NOTA TÉCNICA

CAJA CHICA

INTRODUCCIÓN

El efectivo es uno de los activos que las empresas deben de controlar de la mejor manera, ya que es
muy susceptible a robo o fraude.

Por lo tanto, existen mecanismos y medidas de control interno básicas que las organizaciones deben
de implementar para una adecuada administración de su efectivo, entre las que se mencionan algunas:
- Elaborar presupuestos sobre las entradas y salidas de efectivo.
- Tener una adecuada segregación de funciones entre los colaboradores que manejan el
dinero en la empresa y los colaboradores que deben de realizar los registros contables
relacionados con el efectivo.
- Administrar las sumas o cantidades adecuadas de efectivo que la empresa requiere, no
teniendo todo el efectivo en la empresa, sino manejando una parte en la caja general de la
empresa y otra parte en una cuenta corriente en alguna entidad bancaria.
- Administrar parte del efectivo a través de un fondo de trabajo o una caja chica, para
realizar pagos menores del día a día de la empresa.
- Realizar conciliaciones bancarias mensualmente.

En el caso de la presente nota técnica, nos enfocaremos en la administración de la caja chica y la

elaboración de conciliaciones bancarias por el método de saldos ajustados.

Las empresas para un mejor control de las entradas y salidas de dinero, se dice que todos los
desembolsos (pagos, gastos) se deberían de realizar mediante emisión de cheques con firmas
mancomunadas (los cheques los firman dos personas autorizadas de la empresa) o transferencias
electrónicas como actualmente es lo común por el uso de la tecnología en las transacciones
financieras, y demás que cada uno de esos desembolsos debe de estar respaldado por algún
documento justificante, entiéndase, orden de compra debidamente cumplimentado, la factura original
de la compra entre otros justificantes.

También, una buena práctica es que las empresas no tengan todo su efectivo en la caja fuerte, porque
podría ser susceptible a un asalto o tener pérdidas por algún desastre natural, por ejemplo, por lo que
una buena práctica es realizar que la empresa tenga una cuenta corriente en alguna entidad bancaria
de su elección, donde pueda depositar diariamente los excedentes de efectivo y manejar en la
empresa un monto mínimo de dinero.

Además, otra buena práctica es que cada entrada de efectivo que tenga la empresa debe estar
respaldada por un recibo de dinero debidamente pre numerado donde se indique la procedencia del
dinero, se indique el monto en números y en letras y que no tenga tachones o borrones que hagan
dudar su veracidad.

Sin embargo, si bien acabamos de decir que todos los desembolsos de dinero deben ser emitidos
mediante cheque o transferencia bancaria, eso no siempre es práctico en la dinámica financiera de la
empresa, ya que se presentan gastos menores en el día a día de las organizaciones que no pueden

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 1

esperar a que se realice todo el trámite de emisión de un cheque o una transferencia electrónica para
hacer el pago, para ello, es que las empresa pueden recurrir a la apertura de un fondo de trabajo fijo o
transitorio que es comúnmente conocido como la CAJA CHICA.

En el siguiente apartado se explicará el funcionamiento de la caja chica y se irá resolviendo un

ejercicio para explicar los cálculos financieros y los registros contables que se relacionan con este
tema.

ADMINISTRACION DE FONDOS DE TRABAJO (CAJA CHICA)

Para realizar pagos menores que se presentan en el día a día y que por su urgencia o cuantía no
requieren del trámite de emisión de un cheque o transferencia electrónica las empresas pueden tomar
la decisión de constituir o abrir un fondo de trabajo (caja chica) para este tipo de transacciones.

Desde el punto de vista contable la administración de la caja chica conlleva las siguientes
transacciones:
1. Apertura del fondo de caja chica
2. Reintegro de gastos realizados con la caja chica
3. Arqueo y reintegro de la caja chica
4. Aumentos y disminuciones del importe del fondo de caja chica

Seguidamente se explicarán cada una de las transacciones indicadas anteriormente y se ilustrarán con
transacciones que darán pie a los registros contables y los cálculos financieros necesarios.

1. APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA: Cuando una empresa decide constituir un
fondo de caja chica, lo que hace es tomar del efectivo general de la empresa un determinado
monto de dinero que lo destinará para tal fin y se lo dará a algún colaborar dentro de la
empresa, que será el custodio del fondo.

El importe del fondo no es una regla general, para una empresa 100.000 colones puede ser un
monto suficiente, pero para otras no lo será y requerirá de un monto mayor o menor. El
importe del fondo dependerá directamente las necesidades de efectivo que la empresa
requiere para hacer los pagos menores que se le presentan en el día a día de sus operaciones.

También, es imprescindible que una vez que se constituye el importe del fondo se establezcan
las políticas y lineamientos que deberá seguir el custodio de la caja chica para la
administración de ese dinero, algunas empresas elaboran un reglamento de la caja chica en el
que contemplan: el monto máximo de gastos, el tipo de gastos (desembolsos que se pueden
hacer por medio de ese fondo), quien autoriza los desembolsos, la frecuencia con que el
custodia debe de solicitar los reintegros de gastos ejecutados por la caja chica, las
responsabilidad que tiene el custodio sobre la administración de esos dinero, como por
ejemplo, indicar que sucede en caso de que se determine que falta o sobra dinero en la caja
chica, si se responsabilizará al colaborador o el faltante lo asumirá la empresa, entre otras
políticas.

La siguiente transacción corresponde a la apertura de la caja chica:

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 2

 EL 01 de enero de 2015, la empresa Los Minions, S.A. decide constituir un fondo de caja
chica por la suma de ¢500.000, para realizar los pagos menores de la empresa. La chica la
manejará el señor Pablo Pérez, Asistente de la Gerencia General.

El asiento contable que se debe de realizar para la apertura del fondo de caja chica es el
siguiente:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

01-01-2015 Caja chica ¢500.000
Efectivo ¢500.000
Apertura de la caja chica a
favor de Pedro Pérez
************************

La cuenta Caja Chica es una subcuenta de la cuenta mayor de Efectivo de la empresa, lo que
nos dice ese asiento es que se está tomando del efectivo general de la entidad un determinado
monto de dinero que se destinará para pagos menores. La cuenta Caja Chica aumenta al debe
y disminuye al haber.

2. REINTEGRO Y ARQUEOS DE CAJA CHICA : Una vez establecido el fondo para pagos
menores, lo que corresponde ahora es empezar hacer pagos con ese dinero que estén
debidamente autorizados y acordes, con las políticas establecidas para tal fin, y una vez que se
haya gastado un porcentaje importante del dinero, se debe de solicitar al Departamento de
Tesorería el reintegro o la reposición del dinero gastado, ya que la caja chica es un fondo
rotatorio que siempre debe tener efectivo disponible para los gastos que se presenten en el día
a día.

La siguiente transacción corresponde a una transacción para realizar solicitar y registrar un

reintegro de gastos a la tesorería de la empresa.

El 15 de enero de 2015, el responsable de la caja chica decide solicitar al Departamento de

Tesorería un reintegro dinero de los gastos realizados con dinero de la caja chica, ya que se
le ha gastado más del 50% del dinero y tiene que tener suficiente efectivo para realizar otros
gastos menores, por lo envía los comprobantes de gastos (facturas) para la reposición del
fondo.
Los comprobantes (facturas) que Pedro Pérez ha incluido en la solicitud de reintegro son los
siguientes:

# Factura Concepto Monto

7859 Pago combustible vehículo ¢45.000
9077-1 Compra bocadillos reunión ¢30.000
123-AB Compra de tintas de impresora ¢100.000
987-9 Compra de lapiceros y otros suministros ¢75.000
3456 Pago al jardinero ¢50.000

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 3

 Con la información anterior, el registro contable que debe realizar la empresa Los Minions,
S.A. para el reintegro de esos gastos es el siguiente:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

15-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto mantenimiento jardines ¢50.000
Efectivo ¢300.000
Reintegro #1 de la caja chica
************************

Cuando se realiza el reintegro, lo primero que se tiene que hacer es determinar las cuentas de
gasto que se deben utilizar. Nótese que cada cuenta lleva antecedida la palabra GASTO, ya
que son gastos reales que se realizaron, y buscar la adecuada categoría de gasto bajo la cual se
registrarán cada uno de las facturas. En el caso de la factura de las tintas de impresora y de la
compra de los lapiceros y otros suministros se agruparon en una sola cuenta contable
denominada: Gastos Suministros de Oficina, por tratarse de artículos similares, se pueden
agrupar en la misma cuenta. Todos los gastos se deben de registrar al debe y al haber se
registra la cuenta de Efectivo, ya que al custodio se le reintegrará dinero (efectivo).

En otras palabras, lo que sucedió en este caso, es que del dinero inicial de ¢500.000 (monedas
y billetes) se gastaron ¢300.000, es decir, las monedas y billetes se fueron convirtiendo en
facturas (comprobantes de gasto), pero la sumatoria de las monedas y los billetes restantes,
junto con las facturas siempre siguen sumando los ¢500.000 que fue el monto por el cual se
constituyó el fondo. En resumen, el importe del fondo siempre sigue siendo el monto por el
cual se conformó, es decir, los ¢500.000, la cuenta Caja Chica sigue por ese monto, lo que se
ve disminuido es el Efectivo de la empresa.

Ahora, al reintegrarle al señor Pedro Pérez los ¢300.000 se vuelven a tener disponibles para
gastar los ¢500.000.

Como ya se ha mencionado anteriormente, el efectivo de la empresa debe controlarse para

evitar su uso indebido o cualquier irregularidad, la caja chica también debe de controlarse.

Una forma básica y común de controlarla es realizando arqueos sorpresivos del fondo de caja
chica al custodio, esos arqueos sorpresivos pueden ser realizados por el personal del
Departamento de Auditoría Interna o cualquier otra instancia de control dentro de la
organización y consisten en realizar un conteo de las monedas y billetes disponibles, así como
de sumar las facturas existentes y que la sumatoria de ambos (monedas, billetes y facturas)
sea igual al importe del fondo.

Al realizar este control, se previene que la persona responsable del fondo administre de forma
indebida el dinero de la caja chica, ya que en ocasiones los custodios toman dinero del fondo
para uso personal y luego hacen la debida reposición, eso es lo que se conoce con el nombre
de Jineteo de Dinero o que realicen pagos que no están debidamente autorizados, entre otras
situaciones.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 4

 Desde el punto de vista contable, cuando se realizan estos arqueos sorpresivos a la caja chica,
lo que se pretende es determinar que no existan sobrantes o faltantes de dinero y que se estén
cumpliendo con las políticas y lineamientos para su correcta administración.

Cuando se realiza un arquero sorpresivo, por lo general, además del arqueo se solicita un
reintegro de los gastos existentes, por lo que deben de seguirse los seguir los siguientes pasos:

1. Contar todas las monedas y billetes existentes en la caja chica.

2. Verificar y sumar todas las facturas y comprobantes existentes en la caja chica.
3. Realizar la sumatoria del efectivo y las facturas (suma punto 1 y punto 2) y comparar ese
monto con el importe del fondo establecido como caja chica.
4. Si existe alguna diferencia en el cálculo del punto anterior, debe de determinarse si la
diferencia corresponde a un sobrante o a un faltante.
5. Se determina un faltante si la sumatoria del punto 1 y 2, es menor que el importe del
fondo de caja chica. Si la sumatorio es mayor, entonces existe un sobrante.

Dependiendo las políticas de la empresa, los sobrantes y faltantes de caja chica deberán
registrarse en cuentas contables distintas. Para esto, la empresa puede utilizar una cuenta
genérica que se llama: SOBRANTES Y FALTANTES DE CAJA CHICA, que se le debe de
registrar un movimiento al debe cuando se determine un faltante (ya que se asume que la
empresa es la que va a asumir el dinero faltante) y un movimiento al haber, cuando se trate de
sobrantes, tal y como se muestra a continuación.

Sobrantes y Faltantes
_ +
Faltante Sobrante

La otra alternativa para el registro de los sobrantes y faltantes es cuando se trate de un

faltante, entonces se hace responsable al colaborador responsable del fondo, por lo que
entonces se le debe abrir una CUENTA POR COBRAR EMPLEADO, que al momento del
arqueo la empresa aportará el dinero faltante, pero luego cuando tenga que pagarle el salario
al empleado hará la recuperación de esa cuenta por cobrar, ya que se lo rebajará de su salario.
La Cuenta por Cobrar Empleado se le registrará el saldo al debe. Cuando se trate de un
sobrante, la empresa registrará el importe en la cuenta OTROS INGRESOS, con saldo al
haber.

La siguiente transacción ilustra el tratamiento contable cuando se realizan arqueos de la caja

chica y se solicita el reintegro de las facturas existentes al momento del reintegro:

El 20 de enero de 2015, la Auditoría Interna le realiza un arqueo sorpresivo de la caja chica

al señor Pedro Pérez encontrándose lo siguiente:

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 5

 Al realizar el arqueo, existía un saldo de ¢110.000 en monedas y los billetes y también, se
encontraron las siguientes facturas de gastos:

# Factura Concepto Monto

9274 Pago combustible vehículo ¢45.000
9050-3 Compra bocadillos reunión ¢30.000
345-AB Compra de tintas de impresora ¢100.000
566-9 Compra de lapiceros y otros suministros ¢75.000
307 y 33256 Pago de peajes y parqueos ¢50.000
6669944 Pago de reparación del vehículo de la empresa ¢75.000

Siguiendo los pasos descritos anteriormente, se tiene lo siguiente:

1. Saldo en monedas y billetes: ¢110.000

2. Sumatorio de facturas: ¢375.000
3. Disponible en el fondo: Suma 1 y 2: ¢485.000
4. Importe del fondo de caja chica: ¢500.000
5. Faltante de caja chica: ¢15.000

Con la información del cuadro anterior, se determinó que existe un faltante de la caja chica,
ya que entre las monedas y los billetes y las facturas, da un resultado de ¢485.000, cuando
tenía que dar ¢500.000, que es el importe del fondo.

Para registrar el faltante de ¢15.000, si la empresa tiene la política de utilizar la cuenta de

Sobrantes y Faltantes de Caja Chica, entonces el asiento contable que debe hacer la empresa
Los Minions, S.A., es el siguiente:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

20-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto reparación vehículo ¢75.000
Gastos varios o misceláneos ¢50.000
Sobrantes y faltantes caja chica ¢15.000
Efectivo ¢390.000
Reintegro #2 de la caja chica y
registro de faltante
************************

Al reintegrarle al custodio ¢390.000, al sumarle los ¢110.000 que existen disponibles en

monedas y billetes (efectivo en caja) se vuelve a completar la suma de ¢500.000, que es el
importe del fondo de caja chica.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 6

 En el caso anterior, la empresa Los Minions, está asumiendo el faltante de ¢15.000, si de
acuerdo a la política de la empresa, el faltante se le va a cobrar al empleado (el faltante lo
paga el empleado) entonces, en lugar de utilizar la cuenta Sobrantes y Faltantes, se tiene que
abrir una Cuenta por Cobrar Empleado, según se presenta en el siguiente registro contable:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

20-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto reparación vehículo ¢75.000
Gastos varios o misceláneos ¢50.000
Cuenta por cobrar empleado ¢15.000
Efectivo ¢390.000
Reintegro #2 de la caja chica y
registro de faltante
************************

Una vez realizada este reintegro y registrado el arqueo se tienen los ¢500.000 completos.

Si en el caso anterior, al momento del hacer el arqueo se hubiese encontrado que en monedas
y billetes en lugar de haber contado ¢110.000, se hubiese encontrado la suma de ¢135.000 y
las facturas fueran los mismos ¢375.000, entonces lo que se tendría es un sobrante de la caja
chica según se detalla a continuación, siguiendo el procedimiento siguiente:

1. Saldo en monedas y billetes: ¢135.000

2. Sumatorio de facturas: ¢375.000
3. Disponible en el fondo: Suma 1 y 2: ¢510.000
4. Importe del fondo de caja chica: ¢500.000
5. Sobrante de caja chica: ¢10.000

Entonces, para registrar el reintegro de los gastos y el sobrante encontrado, se presenta el

siguiente asiento contable, asumiendo que la empresa tiene como política utilizar la cuenta
genérica Sobrantes y Faltantes de Caja Chica, con saldo al haber:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

20-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto reparación vehículo ¢75.000
Gastos varios o misceláneos ¢50.000
Sobrantes y Faltantes caja chica ¢10.000
Efectivo ¢365.000
Reintegro #2 de la caja chica y registro
de sobrante
************************

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 7

 Si la empresa tuviera la política de registrar los sobrantes en la cuenta Otros Ingresos,
entonces el asiento quedaría de la siguiente manera:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

20-01-2015 Gasto por combustible ¢45.000
Gasto productos alimenticios ¢30.000
Gasto suministros de oficina ¢175.000
Gasto reparación vehículo ¢75.000
Gastos varios o misceláneos ¢50.000
Otros Ingresos ¢10.000
Efectivo ¢365.000
Reintegro #2 de la caja chica y registro
de sobrante
************************

En los casos anteriores de sobrantes, lo que sucede es que al momento de hacer el reintegro,
va a reintegrar la sumatoria de las facturas de gastos existentes, menos el sobrante. Al
reintegrarle, en este caso únicamente ¢365.000, más los ¢135.000 de monedas y billetes que
están disponibles en la caja chica, se vuelve a completar el fondo de ¢500.000. En el caso de
sobrantes, lo que hace la empresa es que al momento del reintegro le repone menos efectivo,
para que con el sobrantes el fondo vuelva a quedar en los ¢500.000. En la caja chica no puede
ni sobrar ni faltar dinero, siempre debe de estar el monto exacto entre las monedas y los
billetes y las facturas de gastos.

3. AUMENTOS O DISMINUCIONES DE LA CAJA CHICA : Otras transacciones que

pueden ocurrir con el fondo de la caja chica es que la empresa de acuerdo a sus operaciones,
decida aumentar o disminuir el importe de la caja chica. La empresa puede disminuir la caja
chica por que ve que el monto es muy alto o por el contrario, determina que el monto original
se le está haciendo insuficiente por lo que requiere tener una caja chica por un monto mayor.

La siguiente transacción muestra cómo la empresa Los Minions, S.A. decide aumentar su caja
chica.

El 31 de enero de 2015, la empresa decide aumentar el fondo de caja chica a la suma de

¢800.000, ya que tendrá un evento especial, que le requerirá realizar pagos menores en
efectivo, por lo que al aumentar el fondo, se estaría preparando para dicho evento.

Para registrar la transacción anterior, la empresa Los Minions, S.A. debe realizar el siguiente
asiento contable:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

31-01-2015 Caja chica ¢300.000
Efectivo ¢300.000
Aumento de caja chica
************************

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 8

 Con el registro anterior, se está tomando la suma de ¢300.000 del efectivo general de la
empresa y se le está entregando al señor Pedro Pérez, con esto ahora el custodio tiene la suma
de ¢800.000 disponibles para realizar gastos menores.

En este tipo de transacción, se debe tener sumo cuidado la redacción de la transacción, ya que
en este caso se dice se decide aumentar “a” la suma de ¢800.000, por lo que el asiento se
debe hacer por la diferencia entre los ¢500.000 y los ¢800.000, que son los ¢300.000, para
que así la caja chica quede en una suma de ¢800.000.

Si en la redacción de la transacción se dijera que se decide aumentar “en” ¢800.000 la caja

chica, el ajuste sería por los ¢800.000 y el importe de la caja chica quedaría en ¢1.300.000.

El otro escenario que se puede dar es que la empresa por alguna razón decida disminuir o
cerrar el fondo de caja chica, tal y como se describe en la siguiente transacción:

Una vez que pasó el evento que tenía la empresa Los Minions, S.A. en la primera semana de
Enero de 2015, el 10 de febrero la empresa decide rebajar el fondo de la caja chica en
¢200.000.

Para registrar la transacción anterior, el siguiente es el asiento que corresponde:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

10-02-2015 Efectivo ¢200.000
Caja chica ¢200.000
Disminución de la caja chica
************************

Ahora el asiento es al revés del anterior, ya que del fondo de la caja chica, se están tomando
¢200.000 y se le están devolviendo al Efectivo general de la empresa, quedando en la caja
chica la suma de ¢600.000 disponibles para realizar pagos menores (¢800.000 menos
¢200.000).

Si la empresa en algún momento decidiera cerrar la caja chica, entonces el asiento que se
tendría que realizar es el mismo que el anterior, solo que por el monto que al momento del
cierre tenga como caja chica.

CONCLUSION

Las empresas para realizar pagos menores en su gestión cotidiana, pueden constituir un fondo
de caja chica, con ciertas políticas y lineamientos, que es un fondo rotativo de dinero para
agilizar pagos sin tener que seguir el trámite ordinario de emisión de cheques o transferencias
electrónicas.

Este fondo de caja chica debe de administrarse de forma controlada para que logre su objetivo
y que la empresa pueda tener orden y eficiencia en el manejo del efectivo.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 9

 En el siguiente apartado, se presenta lo relacionado a conciliación bancaria, definición, tipos,
utilidad y procedimientos de elaboración.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 10

 NOTA TÉCNICA

CONCILIACIÓN BANCARIA

INTRODUCCIÓN

Otra de las herramientas que tienen las empresas para un mejor control de su efectivo, se encuentran
las conciliaciones bancarias.

Como se mencionó en párrafos anteriores, es una buena práctica que las empresas administren su
efectivo en una cuenta corriente bancaria, la cual consiste en un contrato entre la empresa con una
entidad financiera para administrar el dinero mediante el giro de cheques, realizar depósitos,
transferencias electrónicas, pagos mediante tarjeta de débito, tener cargos automáticos para pagos,
entre otros servicios.

La dinámica de la cuenta corrientes es que la empresa deposita su dinero en la cuenta corriente y con
el dinero disponible realiza desembolsos según lo requiera, por lo que de la administración de esa
cuenta corriente se derivan una serie de transacciones que la empresa por cuestiones de control
interno y seguridad financiera debe de monitorear, a través de la elaboración de conciliaciones
bancarias de cada una de las cuentas corrientes que tenga activas y en uso la empresa.

Las empresas deben de llevar un registro auxiliar de las entradas y salidas de efectivo de las cuentas
bancarias, que se conoce como el Libro Auxiliar de Bancos, y al menos una vez al mes al final o
cierre mensual, debe de cotejar esos movimientos de efectivo, contra la información que le remite el
banco en el Estado de Cuenta.

DEFINICIÓN

Una conciliación bancaria consiste en realizar una comparación o verificación de los movimientos de
efectivo que registró la empresa en el Libro Auxiliar de Bancos en un período determinado, contra
los movimientos de entradas y salidas de efectivo que la entidad bancaria consignó en el Estado de
Cuenta, que le remite al final de cada mes a la empresa, producto de esa conciliación se pueden
determinar diferencias en los movimientos, los cuales son lo que se deben de conciliar.

TIPOS DE CONCILIACION BANCARIA

Existen diferentes tipos de conciliación bancaria, entre los que se mencionan de Libros a Bancos o de
Bancos a Libros, las cuales consisten en tomar como referencia inicial el saldo de efectivo ya sea del
banco o la empresa e igualarlos. Estos dos tipos de transacciones no se utilizan mucho en el ámbito
empresarial, ya que dependiendo el saldo de efectivo que se tome como referencia, se está asumiendo
que el saldo correcto de efectivo es el del banco o el de la empresa, lo cual podría no ser el saldo
correcto y real de efectivo que la empresa tenía en una fecha determinada.

El tipo de conciliación bancaria más utilizada por las empresas por tratarse de ser un reporte que
arroja el saldo real de efectivo que disponía la empresa en una fecha determinada y que le permite a
la empresa realizar ajuste con mayor facilidad y poder revelar así en el Estado de Situación

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 11

Financiera, un saldo confiable en la cuenta de Efectivo. Por lo anterior, nos enfocaremos en los
procedimientos para elaborar una conciliación bancaria por saldos ajustados.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS

AJUSTADOS

La conciliación bancaria es un reporte que le permitirá a la empresa determinar el saldo correcto de

efectivo a una fecha específica, y para poder elaborar ese reporte se deben seguir los siguientes pasos:

1. Tenga a mano el Estado de Cuenta Bancario del mes que va a conciliar.

2. Tenga a mano el Libro Auxiliar de Bancos de la empresa con los movimientos (entradas y
salidas de efectivo) del mes que se va a conciliar.
3. Determine la fecha de corte de la conciliación bancaria
4. Determine los saldos al último día del mes según el estado de cuenta del Banco y según el
libro auxiliar de bancos de la empresa. En la mayoría de las ocasiones, ambos saldos no van a
coincidir y es por ello que se tienen que realizar la conciliación bancaria.
5. Determine en orden cronológico y por número de transacción, las transacciones que aparecen
en el Libro Auxiliar de Bancos y que no están en el Estado de Cuenta del Banco y viceversa.
6. Elabore el reporte de la Conciliación Bancaria.
7. Realice los asientos de ajuste necesarios para obtener el saldo correcto de efectivo.

Seguidamente, nos enfocaremos en los puntos del 4 al 6, explicando algunos conceptos importantes
de transacciones, el formato de la conciliación bancaria y el tratamiento contable que se le debe de
dar a cada una de esas transacciones.

a. La primera parte de reporte de la conciliación bancaria es el encabezado que se compone de las

siguientes líneas:

Nombre de la empresa (Razón Social)

Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados
Entidad bancaria – # de cuenta – Moneda
Periodo de la conciliación

b. Para obtener el saldo de efectivo según la empresa y según el banco, se debe de tomar el saldo de
la última transacción del mes de ambas fuentes de información. En caso de que no se tenga esa
información de manera explícita, entonces se debe de calcular de la siguiente manera:

Saldo de Efectivo al inicio del mes o saldo anterior

(+) Créditos (entradas de efectivo)
(-) Débitos (salidas de efectivo)
(=) Saldo de efectivo al final del mes

Para iniciar con la conciliación, tanto en el Estado de Cuenta con el Libro Auxiliar de Bancos, las
transacciones (cheques, depósitos, notas de débito y crédito) están ordenadas en orden cronológico y
por número de transacción o documento.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 12

c. Para conciliar primero se deben de buscar los movimientos de efectivo que están registrados en el
Libro Auxiliar de Bancos y que NO aparecen en el Estado de Cuenta del Banco. Esas transacciones
pueden ser las siguientes:

- CHEQUES PENDIENTES: Corresponden a cheques emitidos por la empresa para

realizar algún pago, pero que a la fecha corte de la conciliación bancaria, esos cheques no
habían llegado al banco a ser cambiados, por lo que aparecen como salidas de efectivo en
la empresa que no se han rebajado del saldo de efectivo en el estado de cuenta. LOS
CHEQUES PENDIENTES RESTAN AL SALDO DEL BANCO.

- DEPOSITOS EN TRÁNSITO: Son depósitos que la empresa mandó a realizar al banco,

pero que a la fecha de corte de la conciliación bancaria, el dinero no había sido acreditado
en la cuenta corriente de la empresa, por que no entraron a tiempo, por que se trata de
cheques de otros bancos y el trámite de compensación (cambio) tarda algunos días, o son
depósitos de cheques internacionales, entre otras razones. LOS DEPOSITOS EN
TRÁNSITO SUMAN AL SALDO DEL BANCO.

Los cheques pendientes y los depósitos en tránsito se deben de enlistar en el reporte de la

conciliación bancaria, indicando el número de transacción o documento y el monto correcto por el
cuál fueron consignados.

d. Seguidamente, se deben de identificar los movimientos de efectivo que aparecen registrados en el

Estado de Cuenta del Banco pero que NO aparecen en el Libro Auxiliar de Bancos, por corresponden
a transacciones que se dieron directamente en el banco y la empresa se percata de ello hasta que
revisa el Estado de Cuenta. En esta situación, aparecerán notas de débito, notas de crédito y errores
en cheques y depósitos, las cuales se explican a continuación:

- NOTAS DE DÉBITO: Corresponde a cargos bancarios o dinero que el banco rebajó

directamente de la cuenta corriente pero que la empresa se percata de esas salidas de
efectivo, hasta que revisa el estado de cuenta. Algunos ejemplos de notas de debito son:
multas bancarias por emisión de cheques sin fondos, cargos automáticos de pago de
servicios públicos, el costo de las chequeras, de las anualidades de las tarjetas de débito o
crédito corporativas, entre otras. Las notas de débito RESTAN AL SALDO SEGÚN
LIBROS.
- NOTAS DE CRÉDITO: Son entradas de efectivo que se dieron directamente en la
cuenta corriente de la empresa y que la empresa se percata de ello (que ingresó el
efectivo), hasta que revisa el estado de cuenta. Algunos ejemplos de notas de crédito son:
acreditación de intereses por saldos promedios en la cuenta corriente, depósitos realizados
por clientes en alguna sucursal bancaria o transferencia electrónica y no le informó a la
empresa de dicha transacción, entre otras. Las notas de crédito SUMAN AL SALDO DE
EFECTIVO SEGÚN LA EMPRESA.

- ERRORES EN CHEQUES Y DEPÓSITOS : Corresponde a transacciones de cheques o

depósitos que están registrados tanto por la empresa como por el banco, pero por montos
distintos, en la vida real habría que determinar cual parte (empresa o el banco) cometió el
error para corregirlo donde corresponda, sin embargo, en los ejercicios académicos se

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 13

 asume que en la mayoría de los casos quien comete los errores es la empresa y no el
banco, ya que se supone que el banco tiene mayores controles que minimizan los errores,
sin embargo, pueden darse errores por parte del banco también. Los errores más comunes
que comete la empresa son errores de digitación y del lado del banco cargar a la cuenta
corriente de la empresa transacciones que no le corresponden. Los errores que se pueden
dar son en cheques o en depósitos.

o ERRORES EN CHEQUES:
 REGISTRADOS POR UN MONTO MAYOR: Si la empresa registra un
cheque (salida de dinero) por un monto mayor al que aparece registrado en
el Estado de Cuenta del Banco, significa que la empresa rebajó más
efectivo del correcto, por lo que para corregir el error en la conciliación LA
DIFERENCIA SE DEBE DE SUMAR AL SALDO DE LA EMPRESA
(SALDO SEGÚN LIBROS), para así reintegrar el dinero que se había
rebajado de más.

 REGISTRADOS POR UN MONTO MENOR: Significa que la empresa

registró un cheque por un monto menor al registrado por el banco, por lo
que para corregir el error la diferencia entre el monto del banco y la
empresa, SE DEBE DE RESTAR DEL SALDO SEGÚN LIBROS.

o ERRORES EN DEPÓSITOS:
 REGISTRADOS POR UN MONTO MAYOR: Cuando la empresa
registra un depósito (entrada de efectivo) por un monto mayor al que
aparece registrado en el Estado de Cuenta significa que la empresa registró
una entrada mayor de efectivo, por lo que para corregir el error se debe de
RESTAR DEL SALDO SEGÚN LIBROS la diferencia entre ambos montos.

 REGISTRADOS POR UN MONTO MENOR: Cuando la empresa

registra un depósito (entrada de efectivo) por un monto menor al que
aparece registrado en el Estado de Cuenta significa que la empresa registró
una entrada menor de efectivo, por lo que para corregir el error se debe de
SUMAR AL SALDO SEGÚN LIBROS la diferencia entre ambos montos.

Las anteriores transacciones se deben de registrar del lado del saldo de la empresa y también
posteriormente, se deberán de hacer los asientos de ajuste.

Una vez identificados y registrados esos ajustes en el reporte de la Conciliación Bancaria, para
obtener el saldo correcto de efectivo y para verificar que el proceso de conciliación se realizó de
forma correcta, al saldo según libros se le suman y restan los ajustes que correspondan y al saldo del
banco se le suman y restan los ajustes respectivos y eso dará los saldos ajustados, es decir, se
determina el saldo correcto de efectivo que se deberá revelar en el Estado de Situación Financiera en
la cuenta de Efectivo o Caja y Bancos.

Cuando se realiza una conciliación bancaria siempre lo que se busca es igualar las entradas y salidas
de efectivo entre lo registrado por la empresa en el Libro Auxiliar de Bancos con los débitos y
créditos registrados en el Estado de Cuenta.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 14

FORMATO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA POR SALDOS AJUSTADOS

De forma simultánea, a la identificación de transacciones que se incluirán en la conciliación bancaria,

el formato que se debe seguir para la elaboración del reporte es el siguiente:

Nombre de la empresa (Razón Social)

Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados
Entidad bancaria – # de cuenta – Moneda
Periodo de la conciliación

Saldo según Libros: xxxxx Saldo según Bancos: xxxxx

(-) Notas débito (xxxxx) (-) Cheques Pendientes (xxxxx)
(+) Notas crédito xxxxx (+) Depósitos Tránsito xxxxx
(+) Errores depósitos y cheques xxxxx
(-)Errores depósitos y cheques (xxxxx)
SALDOS AJUSTADOS XXXXX SALDOS AJUSTADOS XXXXX

A continuación, se presenta un ejercicio de conciliación bancaria resuelto elaborado por la Prof.

Susana Bagnarello Kepfer, para que el o la estudiante pueda aplicar los conceptos descritos
anteriormente sobre conciliación bancaria de la empresa La Luna de Queso, S.A.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 15

 La Luna de Queso, S.A. Banco El Ahorro
Libro auxiliar de efectivo Estado de cuenta bancario del mes de abril
Cuenta en colones Nº 12345 Cuenta en colones Nº 12345

Fecha Nº documento Salidas Entradas Saldo Fecha Nº documento Salidas Entradas Saldo
31-mar Saldo - - 937.020 31-mar Saldo - - 937.020
1-abr Ch. Nº 590 75.000   862.020 1-abr Ch. Nº 591 39.000   898.020
1-abr Dep. Nº 25   200.000 1.062.020 3-abr Dep Nº 26   400.000 1.298.020
1-abr Ch. Nº 591 39.000   1.023.020 6-abr Ch. Nº 593 104.560   1.193.460
2-abr Ch. Nº 592 79.500   943.520 6-abr Dep Nº 27   380.000 1.573.460
3-abr Dep Nº 26   400.000 1.343.520 10-abr Dep Nº 28   586.000 2.159.460
5-abr Ch. Nº 593 104.560   1.238.960 13-abr ND Nº 04 Chequeras 5.600   2.153.860
6-abr Dep Nº 27   380.000 1.618.960 15-abr Ch. Nº 596 239.400   1.914.460
6-abr Ch. Nº 594 100.000   1.518.960 15-abr Dep Nº 29   100.000 2.014.460
10-abr Dep Nº 28   568.000 2.086.960 20-abr ND Nº 05 Comisiones 4.500   2.009.960
11-abr Ch. Nº 595 69.850   2.017.110 25-abr Ch. Nº 599 50.000   1.959.960
14-abr Ch. Nº 596 236.400   1.780.710 27-abr Ch. Nº 600 51.000   1.908.960
15-abr Ch. Nº 597 134.900   1.645.810 27-abr Dep Nº 30   125.000 2.033.960
15-abr Ch. Nº 598 367.905   1.277.905 27-abr Dep Nº 31   239.700 2.273.660
15-abr Dep Nº 29   100.000 1.377.905 27-abr Dep Nº 32   105.000 2.378.660
20-abr Ch. Nº 599 50.000   1.327.905 28-abr Ch. Nº 602 167.800   2.210.860
23-abr Ch. Nº 600 51.000   1.276.905 28-abr Ch. Nº 590 75.000   2.135.860
27-abr Ch. Nº 601 67.900   1.209.005 29-abr Ch. Nº 604 78.900   2.056.960
27-abr Dep Nº 30   125.000 1.334.005 29-abr Dep Nº 33   139.000 2.195.960
27-abr Ch. Nº 602 167.800   1.166.205 29-abr Dep Nº 35   210.000 2.405.960
27-abr Dep Nº 31   239.700 1.405.905 30-abr NC Nº 10 Intereses   3.500 2.409.460
27-abr Ch. Nº 603 35.870   1.370.035
27-abr Dep Nº 32   105.000 1.475.035
27-abr Ch. Nº 604 79.800   1.395.235
29-abr Dep Nº 33   139.000 1.534.235
29-abr Ch. Nº 605 150.000   1.384.235
30-abr Ch. Nº 606 47.510   1.336.725
30-abr Dep Nº 34   150.000 1.486.725
Ejercicio elaborado por Prof. Susana Bagnarello Kepfer, 2015.
La Luna de Queso, S.A.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 16

 Conciliación bancaria al 30/04/2015
Cuenta en colones Nº 12345
   
Saldo según libros   1.486.725 Saldo según bancos   2.409.460
   
Más: Más:  
Intereses abril NC N° 3.500 Depósitos en tránsito N° 150.000
10 34  
Error en cheque Nº 900 Depósitos en tránsito N° 200.000
604 25  
Error en depósito Nº 18.000
28 Total Depósitos en tránsito 350.000
   
  Menos:  
Depósitos no registrados: Cheques pendientes de cobro:  
Dep Nº 35 210.000 Ch. Nº 592 79.500  
Sub-Total 232.400 Ch. Nº 594 100.000  
  Ch. Nº 595 69.850  
Menos: Ch. Nº 597 134.900  
ND N° 04 chequeras 5.600 Ch. Nº 598 367.905  
ND N° 05 comisiones 4.500 Ch. Nº 601 67.900  
Error en cheque Nº 3.000 Ch. Nº 603 35.870
596  
Sub-Total 13.100 Ch. Nº 605 150.000  
  Ch. Nº 606 47.510  
  Total cheques pendientes de cobro 1.053.435
Saldo ajustado   1.706.025 Saldo ajustado   1.706.025
                 
Ejercicio elaborado por Prof. Susana Bagnarello Kepfer, 2015.

Nota técnica: Caja chica y conciliación bancaria 17