INFORME PRÁCTICA PROFESIONAL

Práctica profesional

Procesos de Cartera y tesorería en la empresa agropecuaria la Soria

Andrés camilo Vargas Ramírez

Id: 764512

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Empresariales
Programa de Contaduría Pública

202
INTRODUCCION

La empresa agropecuaria la Soria, es una empresa dedicada a la venta de heno, arroz,

semilla de pangola entre otros insumos agropecuarios se caracteriza como una de las

mejores marcas dentro del sector agropecuario de nuestro país.

Esta práctica profesional se enfoca principalmente en la búsqueda de la mayor

problemática que se presenta dentro del área de Cartera, lo anterior con el fin de poder

mejorar, que se pueda brindar un apoyo al proceso general del área de tesorería, verificando

de esta manera nuevos métodos laborales que afectaran las funciones de cada auxiliar de

cartera enfocando su labor a la recuperación de aquella Cartera que por sus días de mora se

encontraba en deterioro e igualmente aumentar el recaudo de este activo, para tal efecto se

evaluaran riesgos, procedimientos y metodologías que se vienen desarrollando por cada

funcionario del área con el objeto de poder implementar estrategias de cobro más efectivas,

Esto con el fin de lograr un aumento las cifras de los indicadores y mitigar el deterioro de la

cartera.
 RESUMEN

La Cartera y tesorería es una parte fundamental en toda compañía, por lo tanto, es

importante conocer su comportamiento y analizar cómo se puede mitigar su deterioro, por

tal razón en el siguiente trabajo se evaluarán los riesgos, las debilidades y fortalezas de los

procedimientos de cartera y tesorería dentro de la empresa agropecuaria la Soria Para esta

labor se estudió el procedimiento de funciones y se clasificaron los clientessegún sus fechas

o hábitos de pago, lo anterior con el fin de poder ajustar funciones y nuevos reglamentos.

Además de ello, se utilizaron herramientas como Excel, Word, Power Point, módulo

contable HGI y Salas, así como también se trabajó sobre los procedimientos de los procesos

generales que existen dentro del área financiera con el fin de buscar causas y consecuencias

que afectaban directamente el comportamiento de la Cartera y la tesorería.

PALABRAS CLAVE

Deterioro, edades de la Cartera, procesos de cobranza, procedimiento

Planteamiento del problema

Es muy común que en las empresas se presenten problemáticas en el área de cartera esto se debe

a que desde un inicio la empresa que provee no cuenta con una política de crédito y cobranza por

escrito. Por esto el cliente no sabe cuáles son las fechas para realizar su pago, cuándo se

considera su saldo vencido, el proceso de seguimiento, así como las consecuencias en caso de

que el crédito se considera en “mora”; Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de

suma importancia que se asigne a alguien más para que le dé seguimiento hasta que se ponga al

corriente. Es importante tener toda la información a la mano (solicitudes de fletes, cartas porte,

facturas, correos electrónicos claves). Los contactos con el cliente deben de ser constantes; Hay

muchas facturas que no se cobran porque que fueron enviadas a otra dirección o fueron dirigidas

a una persona que ya no trabaja en la empresa y la factura se pierde. Los errores generados por la

organización deberán ser fáciles de corregir al establecer un proceso de actualización de

información de sus clientes; es muy fácil que los clientes eviten las llamadas, correos electrónicos

y otro tipo de comunicación. En este contexto, no se deben permitir evasivas. Por lo que hay que

ser creativo y consistente hasta que se comunique con la persona clave para poder conversar

sobre el saldo vencido o la problemática en el crédito; Uno de los errores más comunes es no

hacer lo que se comentó o aseguró al cliente que haría. Esta incongruencia entre lo que se dice y

lo que se hace genera pérdidas millonarias en la industria. El hecho de que alguien en la

compañía le haya asegurado al cliente que le enviaría alguna información o documento ese

mismo día, y en realidad se la envió 24 horas después o una semana más tarde, es una de las

mejores fórmulas para perder el prestigio y credibilidad de la asociación. Esto parece una

omisión sin mayor consecuencia, sin embargo, impacta el flujo de efectivo de su empresa, ya que

genera efectos en el área comercial y de cobranza.

Formulación del problema a desarrollar en la practica

Ajuste de procedimientos, revisión de procesos operacionales y análisis de gestión con

respecto a la forma de ingresar, clasificar y registrar las cuentas.

lo anterior con el fin de poder dejar en evidencia, la problemática real de la medición de la

cartera e igualmente poder especificar las políticas que se deben tener con los diferentes

aspectos que se manejan en el área de cartera y tesorería en la empresa.

Teniendo en cuenta el planteamiento del problema nos lleva a la siguiente pregunta

¿Qué estrategia implementar para mejorar los procesos de cartera de la empresa

AGROPECUARIA LA SORIA?

Objetivo general

Desarrollar estrategias que permitan mejorar las políticas y los procedimientos del cobro de

la Cartera, con el fin de evitar el aumento de esta y mitigar el deterioro de esterecurso.

Sistematización

• ¿Cómo realizar una caracterización y un diagnóstico del área de Cartera de la empresa

AGROPECUARIA LA SORIA a fin de identificar sus falencias y dificultades?

• ¿Cómo elaborar políticas de procedimientos de cobranza para el área de Cartera a fin

de mitigar el deterioro de esta?

• ¿Cómo evaluar la efectividad en la implementación de las políticas de Cartera a fin

de verificar el mejoramiento en el recaudo de la cartera

Objetivos Específicos

• Conocer el procedimiento de cobranza basados en cada labor, se evaluarán los

procedimientos de cobranza con el fin de poder verificar falencias e identificar

nuevos métodos de recaudo

• Determinar si la aplicación de pagos en la cartera es o no efectiva, teniendo en cuenta

edades de recaudo, se analizará la aplicación de pagos con el fin de poder observar

sus variaciones de mora y el comportamiento de pago de los clientes.

 • Evaluar los casos críticos de cobro y los ajustes generados, a través de un análisis

que permita visualizar las políticas que se manejan en estos casos con el objeto de

idear nuevas estrategias.

JUSTIFICACION

La práctica profesional es una oportunidad que brinda UNIMINUTO, la cual tiene como fin

permitir que sus estudiantes puedan reforzar sus conocimientos y aportar sus diferentes

destrezas en el ámbito laboral.

Razón por la cual es importante desempeñar con calidad cada labor que se asigne en dicha

práctica dentro del ámbito productivo, con el objetivo de brindar apoyo y generar cambios en

aspectos que estén perjudicando la Cartera de la compañía.

Igualmente se debe indicar que el estudiante UNIMINUTO debe hacer uso de todos sus

conocimientos y destrezas ya que estas optimizan la calidad de los procedimientos y genera

aspectos positivos dentro de la organización, no obstante, toda esta labor debe también ser

ejercida con responsabilidad, disciplina, compromiso y sentido de pertenecía, cuyos factores

son indispensables en la búsqueda del crecimiento laboral y profesional.

DELIMITACION

La elaboración de este proyecto será realizada en la empresa agropecuaria la Soria empresa

en la cual el estudiante se encuentra laborando actualmente y que a la fecha continúa

realizando la aplicación de este proyecto con el fin de continuar mitigando esta cartera y

hacer más sencillo el proceso de cobranza a los clientes.

Metodología

El desarrollo de toda la práctica profesional se basa en un análisis y estudio general de los

procedimientos y políticas que maneja el área de Cartera dentro de la organización, con el

fin de poder desarrollar estrategias de trabajo que permitir resultados con efectividad, para

esta labor se midieran indicadores de resultados, se generaran cronogramas de trabajo, se

realizaran capacitaciones donde se escuche la operación que genera cada auxiliar de

cobranza con el fin de conocer su punto de vista frente al plan de trabajo requerido, por otro

lado, se facilitaran herramientas que permitan clasificar los clientes según su

comportamiento con el fin de manejar estrategias dentro de la cobranza según cada esquema

diferencial encontrado bajo esta calificación, igualmente, se realizaran análisis de

aplicaciones de pago dentro del sistema contable con el efecto de conocer su importancia.

Marco referencial

A continuación, se describe el contexto general de la empresa AGROPECUARIA LA

SORIA donde se desempeña la práctica profesional en la función del direccionamiento y

ubicación del estudiante junto con el plan de trabajo realizado en ella.

• Recaudo de Cartera. labor generada por 1 analista de cobranza, quienesrealizan el

cobro telefónico, identifican pagos y reconcilian dichas transacciones.

• Cuenta de anticipos. 1 analista que legalizan las cuentas de anticipos y se encargan

de la depuración general de la misma

• Facturación. 1 analista que controlan la facturación de las salas de velación y

emiten facturas de ventas

 • Elaboración de Notas Crédito. 1 analista que generan las notas crédito, según

cada caso específico.

NOTA: todas estas labores realizadas por el mismo “analista” contador JR

Descripción general del contexto de práctica profesional en donde trabajael estudiante

Descripción del entorno de práctica profesional

Como características de la práctica profesional se debe tener en cuenta el perfil que tiene el

Contador Público, por lo tanto, se debe contar con las siguientes habilidades:

1. Tener la capacidad de obtener toda la información que sea posible respecto al asunto

del cual se vaya a trabajar.

2. Analizar a fondo cada una de las posibles alternativas.

3. Determinar la factibilidad de cada una de ellas, es decir, si realmente pueden llevarse

a la práctica o no.

4. Jerarquizar las alternativas, de tal forma que se pueda identificar cuáles son las de

mayor importancia.

5. Establecer las estrategias y controles a utilizar que permitan iniciar un trabajo.

Una vez identificadas las características profesionales, es importante tener en cuenta el objeto

del informe, así como establecer la dependencia en la cual se va a desarrollar esta práctica

profesional.

La compañía cuenta con un organigrama organizacional, compuesto por la Junta Directiva,

quienes a través de un Gerente General buscan el crecimiento de la compañía.

Esta Gerencia General cuenta con cuatro Gerentes de apoyo quienes son el gerente

Comercial, el Gerente de Mercadeo y el Gerente Administrativo, estos últimos se apoyan en

cada Dirección del área, las cuales cuentan con un líder operativo llamado Coordinador, por

último, la gestión real y operacional la desempeñan los auxiliares de cada área.

 Descripción y diagnóstico del área funcional donde se desempeña

A continuación, se presentan los principales elementos del entorno donde se desarrolló la

práctica profesional.

Nombre de la empresa: AGROPECUARIA LA SORIA, Dirección: Carrera 43 c 9 13, Teléfono:

3104500769
Dentro del área donde se desarrolla la práctica profesional se puede evidenciar que, dentro de

los procedimientos del área de Cartera, se presenta un aumento del deterioro de la Cartera e

igualmente se observan falencias en el control de las partidas conciliatorias y en la aplicación

de los pagos en el módulo contable.

Por otro lado, se observan serias inconsistencias en la medición del deterioro de la cartera, lo

anterior debido a que estas por el tipo de clientes que se manejan dentro del sector solidario,

cuentan con tratamientos especiales según sus acuerdos de pago o contrataciones por lo tanto

no se respeta el verdadero deterioro de la Cartera o la antigüedad de esta.

No se cuenta con una distribución óptima y sana que permita visualizar un buen trabajo de

procedimientos, lo que coloca en riesgo las edades de los saldos que presenta la cartera

morosa.

Por lo tanto, se debe generar un manejo de forma efectiva y adecuada al cobro de la cartera

tanto de personas naturales como jurídicas con el fin de obtener un recaudo positivo en la

cuenta de clientes.

La maduración de la Cartera actualmente se tiene con un máximo de 75 días, por lo tanto,

hasta que los clientes no se encuentren en dicha mora no empiezan aprovisionar, situación

que desmejora la Cartera y perjudica el deterioro, si se tiene en cuenta que no todas las

entidades que llegan a dicha mora son deterioradas.

Descripción de herramientas y recursos a utilizar

• Paquete contable manejado por la empresa que es muy completo y es utilizado

por toda el área contable.

• Word, herramienta que facilita la entrega de informes tipo resumen ejecutivo a la

Dirección de Cartera, Excel, herramienta común y necesaria en el área financiera

ya que en ella se generan las matrices de cobranza e indicadores de recaudo,

Power Point, se utiliza para la presentación final de informes de recaudo de la

Cartera.
Funciones y compromisos establecidos

Funciones

• Generar controles para garantizar el recaudo de Cartera, conciliación de estados de

cuentas de clientes, reportes de facturación para analizar los estados de cobranza y de

cartera,

• Actualizar diariamente los movimientos bancarios, para la validación de pagos por

parte de los auxiliares de cartera

• Generar y entregar semanalmente los inventarios de cartera a los auxiliares de

cartera.

• Analizar los casos críticos de cartera para evitar la maduración de cartera y reportar

los mismos a la Dirección de Cartera para la toma de decisiones

• Detallar los casos que por su comportamiento de cartera deban remitirse o cobro

jurídico o renovación

• Analizar los casos críticos de cartera para prevenir la maduración de cartera y remitir

los mismos a la Dirección de cartera para la toma de decisiones.

• Detallar los casos que por su comportamiento de cartera deban remitirse a cobro

jurídico o revocación.

• Apoyar la gestión de cobranza para aquellos casos de difícil cobro y que no hayan

podido ser resueltos.

• Atender y dar respuesta a los diferentes requerimientos de las áreas de la

Organización cuando así lo soliciten.

 • Evaluar la emisión diaria de la facturación.

• Generar informe de seguimiento y cumplimiento de indicadores de los auxiliares de

cartera.

• Desarrollar todas las actividades conducentes al cumplimiento de las metas e

indicadores asignados por la dirección de cartera.

• Demás labores asignadas por el jefe inmediato para el cumplimiento de los objetivos

del proceso.

• Llevar control y seguimiento de la aplicación correcta de los pagos.

Plan de trabajo

Para el desarrollo de la función de práctica profesional en (Contrato laboral), se exponen en

el siguiente apartado los elementos clave del Plan de trabajo a realizar durante el periodo de

Práctica.

Objetivo de la práctica profesional

La Práctica Profesional hace parte de la estrategia que implementa la UNIMINUTO, con el

fin de poder crear un espacio a sus estudiantes para que puedan colocar en práctica todos los

conocimientos aprendidos en el transcurso de su carrera, por lo tanto, a través de esta

herramienta se puede brindar apoyo en las áreas donde se deseaimplementar lo aprendido

Plan de trabajo semanal

Revisión de funciones y procedimiento para conocer todo el manejo del área.

• Capacitación con respecto a temas de facturación y seguro que afectan el recaudo

• Revisión de cuentas de anticipos

• Revisión de la cartera deteriorada

• Organización de un cronograma general en el equipo de trabajo que permita

abarcar el recaudo hasta la elaboración de un estado de cuenta
productos para realizar

El producto central para realizar en mi práctica profesional es implementar estrategias que

permitieran mejorar los procedimientos y las políticas para el manejo de la Cartera, para

obtener este resultado se generaron cronogramas, capacitaciones, distribución de funciones,

análisis de indicadores de recaudo y consolidados de actividades de trabajos grupales

Análisis

Se planea que dentro de mi práctica profesional con metodología de contrato laborar se logre

realizar el mejoramiento de la cartera de dicha empresa en la cual laboro actualmente, esto se

planea hacer inicialmente mejorando el proceso de facturación y la remisión de las facturas para

que estas lleguen correctamente a los clientes para así hacer el respectivo proceso de cobranza y

conciliación de cartera con los clientes y los proveedores de agropecuaria la Soria.

Resultados a alcanzar

• Se espera obtener en mejoramiento de la Cartera dentro de la organización

• Se generar confianza dentro del grupo de trabajo

• Se espera adquirir mayor capacidad de liderazgo y confianza

• Se enfrentarán nuevos retos

• Se consolidará una planeación estratégica de trabajo dentro del área financiera

queaumento el rendimiento de procesos

• Se estimulará el sentido de partencia propio y colaborativo