Modelamiento de Procesos – Grupo 7

MODELAMIENTO DE PROCESOS DE
OLVA COURIER

INTEGRANTES:
 Chávez Flores, Zusana Celeste
 Huamán Rojas, Jhonny Osman
 Peña Luna, Claudia Marita
 Santa Cruz Cabanillas, Vlado
 Tipiana Rosales, Brenda Yomira
 Galindo Alvarado, Víctor

2021
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7
INDICE
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.....................................................................6
1.1. Organización................................................................................................6
1.2. Misión...........................................................................................................6
1.3. Visión............................................................................................................6
1.4. Clientes.........................................................................................................6
1.5. Valores..........................................................................................................7
1.6. Organigrama.................................................................................................8
2. ANÁLISIS DE PROCESOS.................................................................................8
2.1. Cadena de Valor...........................................................................................8
2.2. Identificación y Clasificación de Procesos...................................................9
2.3. Mapa de Procesos......................................................................................10
2.4. Selección de Procesos...............................................................................10
2.5. Descripción de Procesos............................................................................11
2.5.1. Proceso: Gestión de Paquetes............................................................11
2.5.2. Sub Proceso: Almacenamiento...........................................................11
2.5.3. Sub Proceso: Picking...........................................................................11
2.5.4. Sub Proceso: Packing.........................................................................11
3. FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS........................................12
3.1. Ficha de Sub-Proceso de Almacenamiento...............................................12
3.2. Ficha de Sub-Proceso de Picking..............................................................13
3.3. Ficha de Sub-Proceso de Packing.............................................................15
4. DIAGRAMA DEL PROCESO Y SUB PROCESO.............................................17
4.1. Proceso “GESTIÓN DE PAQUETES”........................................................17
4.2. Subproceso de “ALMACENAMIENTO”......................................................18
4.3. Subproceso de “PICKING”.........................................................................19
4.4. Subproceso de “PACKING”........................................................................20
5. FICHA DE INDICADORES DEL PROCESO Y SUB PROCESOS...................21
5.1. Ficha de indicador del Sub proceso de almacenamiento..........................21
5.2. Ficha de indicador del Sub proceso de picking.........................................23
5.3. Ficha de indicador del Sub proceso de packing........................................25
6. INICIATIVAS DE MEJORA...............................................................................27
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7
6.1. Mapa de empatía del proceso gestión de paquetes..................................27
6.2. Service Blue Print.......................................................................................28
6.3. Definición del reto.......................................................................................29
7. Design Thinking: Etapa de Ideación.................................................................30
7.1. Generación de ideas..................................................................................30
7.1.1. Brainstorming.......................................................................................30
7.2. Filtrado de ideas.........................................................................................31
7.2.1. Cuadrante de ideas.............................................................................31
7.2.2. Tabla de selección de ideas................................................................33
7.2.3. Matriz de priorización de ideas............................................................34
7.3. Generación de soluciones / estrategias.....................................................35
7.3.1. Roadmap de proyectos........................................................................35
8. Proceso TO BE.................................................................................................36
8.1. Diagrama del Macro proceso “Gestion de paquetes”................................36
8.2. Diagrama del Sub proceso “Almacén”.......................................................37
8.3. Diagrama del Sub proceso “Picking”..........................................................38
8.4. Diagrama del Sub proceso “Packing”........................................................39
9. Conclusión.........................................................................................................40
10. Recomendaciones.........................................................................................40

Tabla 1: Identificación de los procesos estratégicos.................................................9

Tabla 2: Identificación de los procesos de soporte...................................................9
Tabla 3: Identificación de los procesos misionales o de negocios............................9
Tabla 4: Ficha del Sub proceso "Almacenamiento"................................................13
Tabla 5: Ficha del Sub proceso "Picking"................................................................15
Tabla 6: Ficha del Sub proceso "Packing"..............................................................16
Tabla 7: Ficha de indicador del Sub proceso "Almacenamiento"...........................21
Tabla 8: Tabla 7: Ficha de indicador del Sub proceso "Picking".............................23
Tabla 9: Ficha de indicador del Sub proceso "Packing"..........................................25
Tabla 10: Definición del reto....................................................................................29
Tabla 11: Cuadrante de ideas.................................................................................32
Tabla 12: Tabla de selección de ideas....................................................................33
Tabla 13: Matriz de priorización de ideas................................................................34
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7
Ilustración 1: Organigrama de olva courier................................................................8
Ilustración 2: Cadena de valor, identificando los procesos de soporte y negocio....8
Ilustración 3: Mapa de procesos, identificando los procesos estratégicos,
misionales y de soporte...........................................................................................10
Ilustración 4: Selección de los 3 sub procesos del macro proceso Operaciones...10
Ilustración 5: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir informes
de paquetes no válidos”...........................................................................................22
Ilustración 6: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir
paquetes observados”.............................................................................................24
Ilustración 7: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir
paquetes sin etiquetar”............................................................................................26
Ilustración 8: Mapa de empatía para el Proceso "Gestión de paquetes"................27
Ilustración 9: Diagrama Blue Print...........................................................................28
Ilustración 10: Lluvia de ideas para encontrar nuevas soluciones al reto...............30
Ilustración 11: Cuadrante de ideas..........................................................................31
Ilustración 12: Roadmap de proyectos....................................................................35

Diagrama 1: Diagrama ASIS del Proceso Nivel 1; Gestion de Paquetes...............17

Diagrama 2: Diagrama ASIS del Sub Proceso "Almacenamiento".........................18
Diagrama 3: Diagrama ASIS del Sub Proceso "Picking"........................................19
Diagrama 4: Diagrama ASIS del Sub Proceso "Packing".......................................20
Diagrama 5: Diagrama TOBE del macro proceso "Gestión de paquetes"..............36
Diagrama 6: Diagrama TOBE del sub proceso "Almacén".....................................37
Diagrama 7: Diagrama TOBE del sub proceso "Picking"........................................38
Diagrama 8: Diagrama TOBE del sub proceso "Packing".......................................39
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

INTRODUCCIÓN
OLVA COURIER realiza el servicio de recojo y entrega puerta a puerta
de cartas, encomiendas y todo tipo de carga en todo el territorio
nacional y a nivel internacional.
En el presente documento se realizará la definición, análisis y flujograma del
proceso optimizado del área de Operaciones, aplicando los conceptos aprendidos
durante el transcurso del programa “Modelamiento de Procesos BPMN – Bizagi”.
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Organización
El 23 de marzo de 1987, dos jóvenes empresarios decidieron formar Olva &
Asociados S.R.L., empresa de correo peruano enfocado inicialmente al correo
nacional. Al pasar los años, se convirtió en una empresa con importantes unidades
de negocios. Ya con la experiencia adquirida y en virtud al prestigio ganado por los
servicios brindados, Olva & Asociados S.R.L., alcanza una importante cartera que
supera los 600 clientes corporativos pertenecientes a diversos sectores.
Años más tarde, se decide cambiar la razón social a Olva Courier SAC. Desde
entonces, siendo una marca muy reconocida en el sector, Olva Courier se
convierte en una organización empresarial con alrededor de 289 oficinas a nivel
nacional, todas adecuadamente equipadas y con la debida infraestructura.
Después del cambio, Olva Courier alcanza la expansión en su cobertura
dedicándose al transporte por vía aérea, marítima, fluvial y/o terrestre de carga en
general.
Además, Olva Courier fue la primera empresa peruana que adquirió la máquina
clasificadora. Olva Courier inicia el año integrando una empresa sólida adquiriendo
su primer local de 3.300 m2, funcionando actualmente como el almacén y oficina
central. Posteriormente, hace la segunda obtención de su segundo local propio de
5.000 m2. Continuando con su espíritu de crecimiento, Olva Courier inicia una
nueva etapa al lanzar nuevas unidades de negocio: Olva Carga, Olva Ti, Olva
Export–Import y nuevos servicios de cobertura nacional, servicios de trámites, de
carga, distribución de mercadería, y servicios de exportación e importación
internacional. Asimismo, ingresa al mundo de las compras por internet con el
servicio de Olva Compras.
1.2. Misión
Somos la empresa Courier que brinda soluciones logísticas integrales y eficientes,
cumpliendo con estándares de calidad y un alto nivel de compromiso para cubrir
totalmente las expectativas de nuestros clientes, garantizando la seguridad y
entrega oportuna de sus productos.
1.3. Visión
Para el año 2021, Olva Courier sea reconocida como una empresa de Clase
Mundial, dando soluciones logísticas integradas cumpliendo con los estándares de
calidad, incursionando en el mercado internacional mediante sucursales propias y
franquicias, creando confianza para nuestros clientes y mejorando continuamente
nuestro servicio con responsabilidad social.
1.4. Clientes
 Público en General
 Empresas Privadas
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7
 Empresas Públicas

1.5. Valores
 Responsabilidad
o Con nuestras tareas y actividades encomendadas de acuerdo a los
procesos definidos, de manera eficiente, oportuna y con calidad.
 Honestidad
o Al actuar con la verdad, claridad, coherencia y transparencia en
nuestros actos dentro y fuera de la empresa.
 Puntualidad
o Cumpliendo con nuestros compromisos con exactitud, respetando a
los demás.
 Orden
o Manteniendo organización de nuestras actividades, de nuestro
tiempo, de los útiles, herramientas y equipo de trabajo.
 Iniciativa
o Proponiendo soluciones y alternativas ante eventuales problemas.
 Justicia
o Al reconocer a los demás lo que les corresponda según sus
habilidades y comportamientos.
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1.6. Organigrama

Ilustración 1: Organigrama de olva courier

2. ANÁLISIS DE PROCESOS
2.1. Cadena de Valor

Ilustración 2: Cadena de valor, identificando los procesos de soporte y negocio

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2.2. Identificación y Clasificación de Procesos

Procesos Estratégicos
Código Nivel 0 Código Nivel 1
E.01 Planificación y E.01.01 Planificación y Gestión de los
Gestión Objetivos Estratégicos
E.02 Monitoreo y E.02.01 Seguimiento del Cumplimiento de
Control los Objetivos
E.02.02 Gestión, Control y Cumplimiento
del MOF
Tabla 1: Identificación de los procesos estratégicos

Procesos de Apoyo / Soporte

Código Nivel 0 Código Nivel 1
A.01 Gestión de A.01.01 Mantenimiento de almacén
Infraestructura A.01.02 Mantenimiento de flota
A.02 Gestión de RRHH A.02.01 Selección de personal
A.02.02 Capacitación de personal
A.03 Gestión Desarrollo A.03.01 Gestión de activos tecnológicos y
Tecnológico software
A.04 Abastecimiento A.04.01 Adquisición de combustible
A.05 Finanzas A.05.01 Gestión de pago al personal
Tabla 2: Identificación de los procesos de soporte

Procesos Misionales / Negocios

Código Nivel 0 Código Nivel 1
M.01 Marketing y Ventas M.01.01 Gestión de contrato
M.01.02 Gestión de facturación
M.02 Logística de M.02.01 Gestión de recojo
Entrada M.02.02 Gestión de ambiente
M.02.03 Gestión de materiales
M.02.04 Gestión de transporte
M.03 Operaciones M.03.01 Gestión de paquetes
M.03.02 Gestión de documentos
M.03.03 Gestión de distribución
M.04 Logística de Salida M.04.01 Gestión de entrega de producto
M.04.02 Gestión de acuse de recibo
M.05 Post-Venta M.05.01 Gestión de reclamos
M.05.02 Gestión de garantías
Tabla 3: Identificación de los procesos misionales o de negocios
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2.3. Mapa de Procesos

Ilustración 3: Mapa de procesos, identificando los procesos estratégicos, misionales y de soporte

2.4. Selección de Procesos

Ilustración 4: Selección de los 3 sub procesos del macro proceso Operaciones

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2.5. Descripción de Procesos
2.5.1. Proceso: Gestión de Paquetes
 El proceso “Gestión de Paquetes” se encarga de supervisar la paquetería y
se desarrolla desde la recepción del informe del servicio aceptado hasta el
producto listo para su distribución.
 La principal finalidad del proceso es gestionar el tipo de paquete según la
fragilidad o el peso, para su posterior empaquetamiento.
 Uno de los controles del proceso es tener la coherencia y seguimiento entre
la cantidad de informes recepcionados y productos salientes de forma
correcta entre los informes de productos dañados que pudieran presentarse
en el proceso.
 El objetivo estratégico del proceso “Gestión de Paquetes” es, reducir los
envíos con contenido ilegal y poder incrementar la seguridad de los
productos a trasladar.
2.5.2. Sub Proceso: Almacenamiento
 El Sub Proceso “Almacenamiento” se encarga de supervisar, asignar y
llenar información sobre el espacio adecuado asignado para los productos
que se recepcionan.
 La principal finalidad del sub proceso es gestionar el espacio adecuado
para cualquier tipo de paquete según la fragilidad o el peso.
 Uno de sus principales controles es verificar que los paquetes estén en
buen estado y que sea legales para su distribución.
2.5.3. Sub Proceso: Picking
 El Sub Proceso “Picking” se encarga de Recepcionar la información de los
productos en almacén, ubicar el área del paquete en la cual está asignado,
luego realizar la agrupación correspondiente y/o verificar que ambas
informaciones coincidan para conformar el pedido del cliente de sus
productos.
 La principal finalidad del sub proceso es gestionar y validar que el Picking
List sea conforme para que los productos pasen por el subproceso Packing.
2.5.4. Sub Proceso: Packing
 El Sub Proceso “Packing” se encarga del acondicionamiento y
empaquetamiento de los productos para su posterior distribución.
 La principal finalidad del sub proceso es que, de acuerdo a la información
del paquete se realice el correcto empaquetamiento dentro de la caja que
corresponde, se verificará el estado del paquete, el peso, el tamaño de la
caja y embalaje según corresponda.
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3. FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

3.1. Ficha de Sub-Proceso de Almacenamiento
Nombre del Proceso Almacenamiento

Dueño del Proceso Jefe de Almacén

Gestionar el espacio adecuado y el cuidado de los paquetes

Objetivo
según sus características.

El proceso de almacenamiento, es el que se encarga de la

Descripción supervisión, asignación y llenado de información del paquete
recepcionado.

Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes

1. El proceso inicia cuando

el paquete es recepcionado
Registro
2. Se comprueba el estado
de Orden
del paquete según las
entradas y de Área de
políticas de Olva
salida de entrega operacio
3. Si el paquete cumple con
Logística, Cliente, paquetes, conform nes,
las políticas, se traslada a
Área comercial orden de e, Operario
un área temporal del
entrega, paquete s de
almacén, sino se genera un
inventario almacen Picking
parte de incidencia.
de ado
4. Informar la conformidad
paquetes.
de la recepción del
paquete.

Recursos

Humanos Jefe de almacén

Computadoras, pallets, teléfonos,

Infraestructura estanterías, montacargas

Documentación

Interna Registro de entradas y salidas

Externa Orden de entrega

Registros Inventario de paquetes

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Riesgos

Maquinarias/ Falla de computadoras, falla del

Infraestructura montacargas

Incumplimiento de registro de entrada y

Métodos salida

Equivocación de paquetes, paquetes

Materiales/Insumos dañados

Mano de Personal no capacitado, maquinaria sin

Obra/Personal mantenimiento

Indicadores

% de eficiencia de recepción

tiempo promedio de recepción

% de paquetes aprobados

% de paquetes desaprobados
Tabla 4: Ficha del Sub proceso "Almacenamiento"

3.2. Ficha de Sub-Proceso de Picking

Nombre del
Proceso Picking

Dueño del Proceso Jefe de Operaciones

Gestionar la preparación de un paquete.

Consiste en tener listo, coordinar y recoger el pedido desde,
Objetivo
pasillos, estantes, carretillas, pallets, tarimas para el sub proceso
de Packing.

Recepcionar la información de los productos en almacén, ubicar el

Descripción área del paquete, realizar la agrupación correspondiente y
verificar que ambas informaciones coincidan.

Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

El subproceso de Picking Picking

inicia cuando se recepciona List del
la información de los paquet
Pedido Área de
paquetes en almacén. e, Guía
preparado por Operacio
interna
el área de Se ubica el paquete de nes,
de
almacén, acuerdo a su código Encarga
Picking
Área de Almacén Orden de establecido en almacén. do de
, Guía
entrega Packing,
Se verifica el estado del de
conforme del Operario
paquete. Salida,
área de s de
paquet
almacén Se realiza el Picking List. Packing
es
Se ordenan los paquetes ordena
para proceder al Packing. dos

Recursos

Jefe de Operaciones, Encargado de Picking y

Humanos Operarios de Picking

Computadoras, pallets, teléfonos,

Infraestructura estanterías, montacargas

Documentación

Interna Orden de entrega del paquete

Externa Picking List, Guía de Salida

Registros Guía Interna de Picking

Riesgos

Maquinarias/ Falla de computadoras, falla del

Infraestructura montacargas, extravío de Picking List

Métodos Incumplimiento de la guía de salida

Materiales/
Insumos Paquetes dañados

Mano de Personal no capacitado, maquinaria sin

Obra/Personal mantenimiento
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Indicadores

Tiempo promedio en preparación de paquete por operario

% de eficiencia de Picking List

Nro. de paquetes ordenados por mes

Nro. de paquetes dañados por mes

Tabla 5: Ficha del Sub proceso "Picking"

3.3. Ficha de Sub-Proceso de Packing

Nombre del
Proceso Packing

Dueño del
Proceso Jefe de Operaciones

Gestionar el acondicionamiento y empaquetamiento de los

Objetivo
productos para su posterior distribución.

Realizar el correcto empaquetamiento dentro de la caja que

Descripción corresponde, verificar el estado del paquete, el peso, el tamaño de
la caja y embalaje según corresponda.

Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes

El subproceso de Packing inicia

en la búsqueda de los
paquetes ordenados.
Paquetes
Realizar Packing List.
Guía de listo para
salida de Agrupar los paquetes en cajas distribució
Área de Almacén, de acuerdo a sus n, Packing Área de
Picking,
área de Picking características. Entrega
Paquetes List, Guía
ordenados Realizar el embalaje. interna de
Packing
Analizar el post-embalaje.
Etiquetar paquete para su
distribución.

Recursos
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7
Jefe de Operaciones, Encargado de Packing
Humanos y Operarios de Packing

Computadoras, pallets, teléfonos,

estanterías, montacargas, materiales (cajas,
Infraestructura embalaje, etiquetas, etc. ).

Documentación

Interna Guía de Salida de Picking

Externa Packing List

Registros Guía Interna de Packing

Riesgos

Maquinarias/ Falla de computadoras, falla del

Infraestructura montacargas, extravío de Packing List

Incumplimiento de la Guía Interna de

Métodos Packing

Materiales/ Productos dañados, Cajas en mal estado,

Insumos stock insuficiente de materiales

Mano de Personal no capacitado, maquinaria sin

Obra/Personal mantenimiento

Indicadores

Tiempo promedio en realizar el empaquetamiento por operario

% de eficiencia de Packing List

Nro. de paquetes empaquetados por mes

Nro. de paquetes dañados por mes

Tabla 6: Ficha del Sub proceso "Packing"
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

4. DIAGRAMA DEL PROCESO Y SUB PROCESO

4.1. Proceso “GESTIÓN DE PAQUETES”

Diagrama 1: Diagrama ASIS del Proceso Nivel 1; Gestión de Paquetes

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4.2. Subproceso de “ALMACENAMIENTO”

Diagrama 2:Diagrama ASIS del Sub Proceso "Almacenamiento"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

4.3. Subproceso de “PICKING”

Diagrama 3: Diagrama ASIS del Sub Proceso "Picking"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

4.4. Subproceso de “PACKING”

Diagrama 4: Diagrama ASIS del Sub Proceso "Packing"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

5. FICHA DE INDICADORES DEL PROCESO Y SUB PROCESOS

5.1. Ficha de indicador del Sub proceso de almacenamiento
PROCES
Almacenamiento
O
OBJETIV
Reducir informes de paquetes no válidos
O
META No superar el 10% de incidencias de paquetes no válidos
PLAZO 6 meses
Nombre: Porcentaje de informes de paquetes no válidos
(Cantidad de paquetes no válidos / Total de paquetes
Expresión matemática:
recibidos) * 100
Frecuencia de medición: Mensual
INDICADOR

Fuente de medición: Informe de paquetes no válidos

Responsable de la Medición: Operario de Almacén
Responsable de toma de acciones Encargado de Almacén
Rojo >= 15% de paquetes no válidos
Umbrales Amarillo > 10% < 15% de paquetes no válidos
Verde < 10% de paquetes no válidos
Tabla 7: Ficha de indicador del Sub proceso "Almacenamiento"
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

Ilustración 5: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir informes de paquetes no válidos”
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

5.2. Ficha de indicador del Sub proceso de picking

PROCES
Picking
O
OBJETIV
Reducir paquetes observados
O
META No superar el 20% de paquetes observados
PLAZO 6 meses
Nombre: Porcentaje de paquetes observados
(Cantidad de paquetes observados / Total de paquetes
Expresión matemática:
válidos) * 100
Frecuencia de medición: Mensual
INDICADOR

Fuente de medición: Packing List

Responsable de la Medición: Operario de Picking
Responsable de toma de acciones Encargado de Picking
Rojo >= 25% de paquetes observados
Umbrales Amarillo > 20% <25% de paquetes observados
Verde < 20% de paquetes observados
Tabla 8: Tabla 7: Ficha de indicador del Sub proceso "Picking"
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

Ilustración 6: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir paquetes observados”

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

5.3. Ficha de indicador del Sub proceso de packing

PROCES
Packing
O
OBJETIV
Reducir paquetes sin etiquetar
O
META No superar el 15% de paquetes sin etiquetar
PLAZO 6 meses
Nombre: Porcentaje de paquetes sin etiquetar
(Cantidad de paquetes sin etiquetar / Total de paquetes
Expresión matemática:
embalados) * 100
Frecuencia de medición: Mensual
INDICADOR

Fuente de medición: Informe de Post-Embalaje

Responsable de la Medición: Operario de Packing
Responsable de toma de acciones Encargado de Packing
Rojo >= 20% de paquetes sin etiquetar
Umbrales Amarillo > 15% <20% de paquetes sin etiquetar
Verde < 15% de paquetes sin etiquetar
Tabla 9: Ficha de indicador del Sub proceso "Packing"
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

Ilustración 7: Seguimiento y presentación gráfica para el objetivo “Reducir paquetes sin etiquetar”
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

6. INICIATIVAS DE MEJORA
6.1. Mapa de empatía del proceso gestión de paquetes
A continuación, se procede a presentar el Mapa de Empatía elaborado considerando las percepciones brindadas por los
órganos y unidades orgánicas de OLVA COURRIER

Ilustración 8: Mapa de empatía para el Proceso "Gestión de paquetes"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

6.2. Service Blue Print

Se procede a presentar el Service blue print elaborado, considerando los 3 subprocesos pertenecientes al macro proceso
“Gestión de Paquetes”
Tiempos (Hrs)
Paquete Válido en
Evidencia Física Paquete Orden de Entrega Conforme Paquete Ordenado Paquete Ordenado Paquete en caja
Almacén
Ingreso del paquete
Acción del Cliente
al local
Confirma recepción de la
Contacto con el Contrato, Orden de Paquete Válido en Guía de Salida
Front End Orden de Entrega sin
empleado Entrega Almacén (Picking)
observaciones
Acciones del Coordinar ubicación Notificar a Packing la
Verificar Ubicación del Verificar código del Adecuar Caja, Embalar Etiquetar paquete para
empleado que no del Paquete en Añadir al Picking List Guía de Salida Validar Packing List
Paquete en Almacén Paquete paquete distribución
ve el cliente Almacén Conforme
Back End Registro de ubicación Actualizar Dar conformidad en el
Procesos internos Registro del Paquete Consultar en el Software Actualizar en el Dar conformidad del Registrar Guía de
del paquete conformidad del software sobre el
que apoyan al Ubicación del Paquete Software agrupación Packing List en el Packing para su
empleado
(Software) almacenado paquete ordenado análisis de post-
Almacenado del paquete Software Distribución
(Software) (Software) embalaje del paquete

Ilustración 9: Diagrama Blue Print

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

6.3. Definición del reto

Habiendo obtenido los datos en el paso anterior, se establece la matriz de definición del reto a elaborar.

Obstáculos - Perjuicio, Impedimento,

Problema/s Resultados solucionandos del reto
dificultad, inconveniente
Personal no capacitado correctamente (se le olvida
que debe etiquetar a los paquetes si son frágiles o
no).

Conseguir que el área de distribución no realice

Tiempo de demora por recibir devolución de paquetes sin etiquetar y así poder
paquetes incompletos (sin realizar su distribución en el tiempo establecido.
etiqueta, falta embalar , algunos Establecer tiempos promedios y alertas al personal Si se cuenta con un seguimiento del paquete
datos vacíos en la guía de salida por paquete entrante si hubieran impedimentos. (software), conseguiremos que se pueda notificar al
de los paquetes). cliente unos días de demora para la recepción de su
paquete.

Actualización del software (dar seguimiento al

paquete, de inicio a fin)
RETO    

¿Cómo mejorar la experiencia del cliente con el proceso de "Gestión de paquetes" para obtener los paquetes a tiempo y proceder a su
distribución correspondiente?

Tabla 10: Definición del reto

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

7. DESIGN THINKING: ETAPA DE IDEACIÓN

Una vez definido el reto, se procede a generar nuevas soluciones que pueden satisfacer las necesidades de la fase
anterior
7.1. Generación de ideas
7.1.1. Brainstorming
RETO: ¿Cómo mejorar la experiencia del cliente con el proceso de "Gestión de paquetes" para obtener los paquetes a
tiempo y proceder a su distribución correspondiente?

Ilustración 10: Lluvia de ideas para encontrar nuevas soluciones al reto

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

7.2. Filtrado de ideas

7.2.1. Cuadrante de ideas

Ilustración 11: Cuadrante de ideas

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

Idea
Apuestas Tácticas Desperdicio
¿Cómo mejorar la experiencia del cliente con el proceso de "Gestión de paquetes" Ideas Locas
Ganadoras Simples de tiempo
para obtener los paquetes a tiempo y proceder a su distribución correspondiente?
Crear un sistema de gestión para el área de almacén. 1
Crear un sistema de gestión para el área de picking. 1
Crear un sistema de gestión para el área de packing. 1
Instalar un sistema ERP que cuente con geolocalización y un módulo de gestión de almacén. 1
Implementar un brazo robótico con inteligencia artificial que detecte el peso, tamaño y fragilidad del
1
paquete y decida su stand de almacén (Picking-Packing).
Mejorar los tiempos para el despacho de los paquetes. 1
Notificaciones de alerta para el área de Distribución en caso de una cauística. 1
Realizar un Tour Virtual para reforzar la capacitación en el proceso de gestión de paquetes. 1
Exoesqueleto robótico para la cargas pesadas. 1
Realizar toma de tiempos promedio por tipos de aquetes en Packing (Empaquetamiento). 1
Mejorar los tiempos para el despacho de los paquetes segmentado por área la entrega éstos. 1
Implementar Drones para el controlar que los paquetes cuenten con su código de barra (Packing). 1
4 3 2 3

Tabla 11: Cuadrante de ideas

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

7.2.2. Tabla de selección de ideas

Una vez clasificadas las ideas se selecciona aquellas a priorizar como posibles estrategias que conllevan a solucionar el
reto.
# Cuadrante Ideas Selección
1 Crear un sistema de gestión para el área de almacén. x
2 Apuestas Crear un sistema de gestión para el área de picking. x
3 Ganadoras Crear un sistema de gestión para el área de packing. x
4 Instalar un sistema ERP que cuente con geolocalización y un módulo de gestión de almacén. x
Implementar un brazo robótico con inteligencia artificial que detecte el peso, tamaño y fragilidad
5
del paquete y decida su stand de almacén (Picking-Packing).
Ideas Locas
6 Exoesqueleto robótico para la cargas pesadas.
7 Implementar Drones para el controlar que los paquetes cuenten con su código de barra (Packing). x
8 Notificaciones de alerta para el área de Distribución en caso de una cauística.
Tácticas Simples
9 Realizar toma de tiempos promedio por tipos de aquetes en Packing (Empaquetamiento).
10 Mejorar los tiempos para el despacho de los paquetes.
Desperdicio de
11 Realizar un Tour Virtual para reforzar la capacitación en el proceso de gestión de paquetes.
tiempo
12 Mejorar los tiempos para el despacho de los paquetes segmentado por área la entrega éstos.

Tabla 12: Tabla de selección de ideas

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

7.2.3. Matriz de priorización de ideas

40% 20% 40% 100%

Iniciativa Valor Facilidad Costo Resultado
Crear un sistema de gestión para el área de almacén. 8 6 5 6.4
Crear un sistema de gestión para el área de picking. 8 6 5 6.4
Crear un sistema de gestión para el área de packing. 8 6 5 6.4
Instalar un sistema ERP que cuente con geolocalización y un módulo de gestión de almacén. 9 9 1 5.8
Implementar Drones para el controlar que los paquetes cuenten con su código de barra (Packing). 6 4 3 4.4

Valor (a la organización) 1 - Pequeño, 5- Moderado, 10 - Alto

Facilidad (de Implementación) 1 - Simple, 5 - Medio, 10 - Complejo
Costo (Por implementar la idea) 1 - Alto, 5- Moderado, 10 - Bajo
Tabla 13: Matriz de priorización de ideas
 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

7.3. Generación de soluciones / estrategias

Con las ideas priorizadas, se procede a establecer las estrategias adecuadas para la mejora del proceso
7.3.1. Roadmap de proyectos
  Proyectos Iniciativas
PY1 SG de Almacén Crear un sistema de gestión para el área de almacén.
PY2 SG de Picking Crear un sistema de gestión para el área de picking.
PY3 SG de Packing Crear un sistema de gestión para el área de packing.
PY4 ERP para gestión de Almacén Instalar un sistema ERP que cuente con geolocalización y un módulo de gestión de almacén.
Implementar Drones para el controlar que los paquetes cuenten con su código de barra
PY5 Drones - Lectores de Barra
(Packing).

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

SG de Almacén

SG de Picking

SG de Packing

ERP para Gestión de

Almacén

Drones
Lectores de Barra

Ilustración 12: Roadmap de proyectos

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

8. PROCESO TO BE
Una vez con las estrategias definidas, se procede a diagramar las soluciones usando la notación BPMN
8.1. Diagrama del Macro proceso “Gestion de paquetes”

Diagrama 5: Diagrama TOBE del macro proceso "Gestión de paquetes"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

8.2. Diagrama del Sub proceso “Almacén”

Diagrama 6: Diagrama TOBE del sub proceso "Almacén"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

8.3. Diagrama del Sub proceso “Picking”

Diagrama 7: Diagrama TOBE del sub proceso "Picking"

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8.4. Diagrama del Sub proceso “Packing”

Diagrama 8: Diagrama TOBE del sub proceso "Packing"

 Modelamiento de Procesos – Grupo 7

9. CONCLUSIÓN
ASIS
 Dentro del análisis del proceso “Gestión de Paquetes”, se detectaron que los sub-procesos de almacenamiento,
Picking y Packing representan un alto nivel de responsabilidad.
 Utilizando el marco de trabajo de innovación “Design Thinking” se profundizó en el conocimiento de la situación
actual del proceso, se definió un reto alcanzable y propuestas de mejora acorde a los problemas detectados, de
las cuales se tomaron 5 iniciativas para la implementación de la solución.
TOBE
 Al implementar el proyecto SG de Almacén nos permitirá tener una mejor gestión en el registro de datos del
paquete.
 Con el Proyecto Sistema “ERP Gestión de Almacén” nos permitirá realizar la geolocalización de forma eficiente el
proceso de “Picking” y “Packing”.
 Con la implementación de los Drones nos permitirá tener una verificación correcta de la etiqueta de barra en los
paquetes.

10. RECOMENDACIONES
 Brindar capacitación en la implementación del Sistema SG de Almacén.
 Brindar talleres y capacitación al personal para reducir los casos de paquete “no validos”.
 Aplicar el análisis “What If” para reconocer el escenario más adecuado.