PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

Objetivo
Garantizar que todas las obligaciones que contraiga la empresa por concepto de
adquisición de bienes, servicios u otros, sean oportunamente causadas y
debidamente registradas en el sistema contable dentro del periodo
correspondiente y pagados en el tiempo establecido.
Alcance
Desde recepción, revisión de las facturas y sus soportes por parte de las áreas
generadoras del gasto, registro contable, pago y conciliaciones con proveedor por
el área de contabilidad y tesorería.
Definiciones:
Causación. Es el procedimiento mediante el cual los hechos económicos deben
registrarse en el momento en que suceden. El registro se efectuará cuando surjan
los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el
hecho, incida en los resultados del periodo.
Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte a la
empresa y atiende las normas generales de causación y prudencia.
Cuentas Por Pagar: Son las obligaciones de la empresa con terceros
relacionadas con la adquisición de bienes y servicios para el desarrollo de su
operación, se reconocen por el valor neto adeudado que se define como la
cantidad a pagar después de realizar las respectivas deducciones de impuestos.
Condiciones Generales:
El proveedor y/o contratista de bienes y servicios enviara al correo electrónico de
la empresa, la factura electrónica luego de haberla registrado en la plataforma de
la DIAN. para revisión y causación.

Para los proveedores de bienes y servicios que no están obligados a ser

facturadores electrónicos, igualmente la recepción de las facturas, documentos
equivalentes, notas crédito y notas débito, se realizará mediante envió al correo
electrónico de la empresa.

Validación de la factura electrónica en plataforma de la DIAN, verificando que la

descripción del servicio corresponda con el servicio o bien que está cobrando, si la
factura no está publicada o presenta alguna inconsistencia, se devolverá al
proveedor para corrección.
Revisión y visto bueno de las facturas por parte de las áreas generadoras del
gasto, para pago.

Revisión y causación en el sistema de información contable SIESA ERP, los datos

de la factura o cuenta de cobro en el periodo contable correspondiente a la
adquisición del bien o servicio,

Creación del contratista, el tercero y/o proveedor en el aplicativo contable SIESA

ERP, si no está registrado en la base de datos.

Elaboración de relación de pagos, clasificado por fecha de vencimientos, con sus

debidos soportes para pago.

Revisión y visto bueno de la relación de pagos por el área financiera.

Visto bueno y aprobación para pago por parte de la gerencia general, de la

relación de pagos.

Preparación de traslados de fondos para cubrir la programación de pagos.

Elaboración de egresos y contabilización de los pagos realizados en el aplicativo

SIESA ERP
Notificación a los proveedores y/o contratistas del pago realizado a su favor.

Archivar ordenadamente la documentación generada durante el procedimiento de

pagos.
Revisión, validación y modificación de la parametrización en el sistema contable
de las tasas impositivas para los pagos realizados.
Conciliación de los pagos realizados dentro del periodo.
Conciliación de Cuentas por pagar Vs cuentas por cobrar de los proveedores.
Para el trámite de pagos, únicamente se atenderán aquellos que cuenten con la
documentación comprobatoria correspondiente.
Descripción:
Responsables Actividad Referencia
enviara al correo electrónico de la
empresa, la factura electrónica luego de
haberla registrado en la plataforma de la
DIAN para revisión y causación por el www.dian.gov.co/
área de contabilidad. impuestos/factura-
electronica
Para los proveedores de bienes y
servicios que no están obligados a ser Correo electrónico:
facturadores electrónicos, igualmente la
recepción de las facturas, documentos contabilidad@agmd
equivalentes, se realizará mediante esarrollos.com
envió al correo electrónico de la
empresa con el asunto: número de
factura, NIT del emisor, orden de
compra, remisión o acta de recibo
(Formato PDF).
Toda factura que ingrese al buzón de
radicación de factura de la empresa es
revisada y validada en la plataforma de
 la DIAN, donde se verificara que la
descripción de los bienes y/o servicios
Área de Contabilidad corresponda con el servicio y/o bien https://
facturado, si la factura no está publicada www.dian.gov.co/
o presenta alguna inconsistencia, será impuestos/factura-
devuelta al proveedor y/o contratista electronica
para corrección y posterior envió
contabilidad@agmd
esarrollos.com

Envió de facturas a cada Área o

dependencia competente vía correo
Área de Contabilidad electrónico para validación y visto Correos Institucional
bueno . de cada área
El jefe de cada área o dependencia
revisará, y dará su visto bueno del
cobro de los bienes y/o servicios
anexando los siguientes documentos
soportes:
- Orden de compras de Bienes y/o
Servicios.
Usuarios ordenadores del - Entrada aplicativo SIESA ERP (si
gasto aplica al caso)
- Acta de recibo de bienes y/o
servicios que contenga las firmas
y sellos de recibido a
conformidad, donde especifique
que la cantidad de los bienes y/o
Servicios facturados sea igual a
los recibidos.
- Notas créditos o débitos
Adicional deberá validar los precios
facturados Vs Orden de Compras.
Una vez realizada la verificación por
parte del Jefe De Área O
Dependencia, y de presentarse
Usuarios ordenadores del diferencias en la cantidad, precios
gasto facturados, notificara al área de
contabilidad para devolución y Correos Institucional
corrección por parte del proveedor, de de cada área
lo contrario notifica al área de
 contabilidad del debido cumplimiento de
los requisitos anteriores.

Realiza verificación de todas las

facturas aprobadas por las diferentes
áreas generadoras del gasto para pago,
Área de Contabilidad validando todos los soportes, a falta de
alguno de estos devuelve factura al
área generadora del gasto para los
correctivos al respecto.
El área de contabilidad después de
haber realizado la revisión de las
facturas, sí el documento cumple con
Área de Contabilidad todos los requisitos se procederá a su Aplicativo contable
causación ingresando al sistema de SIESA ERP
información contable los datos de la
factura o cuenta de cobro en el periodo
contable correspondiente a la
adquisición del bien o servicio, verifica
que las retenciones liquidadas sean
correctas y genera la cuenta por pagar.

Se deberá revisar si el proveedor tiene

o no anticipos, de tenerlo debe realizar
el debido cruce de saldos.

Si el tercero, contratista o proveedor no

está registrado en la base de datos,
Área de Contabilidad procede a la creación en el sistema Aplicativo contable
contable con las respectivas SIESA ERP
obligaciones fiscales

Captura y revisa la información de las

cuentas por pagar del aplicativo
Área de Tesorería/Área contable, clasifica por fecha de Aplicativo contable
Financiera vencimiento y elabora relación de SIESA ERP/Archivo
facturas para pagos, con sus debidos Excel
soportes, posteriormente envía relación
con sus debidos soportes al área
financiera, quien realizar una revisión de
los soportes de las facturas.
De haber inconsistencias en la relación
de pagos , devuelve al área de tesorería
Área Financiera para corrección, si todo está correcto Archivo Excel
procede a dar visto bueno
Gerencia General Visto Bueno a la Programación de
Pagos
Una vez obtenido el visto bueno de la
gerencia general, el área de tesorería
procederá a preparar los traslados de
fondos entre las cuentas bancarias de la
empresa, necesarios que permitan
Área de Tesorería cubrir los pagos programados del día,
comunicando posteriormente a la
gerencia general dichas preparaciones
de traslados están listos para su
realización, si el pago es por cheques,
se procederá a su elaboración
respetando su numeración consecutiva,
debe contar con sus respectivas firmas
de autorizado, sellos secos y húmedos.

los cheques girados a favor de

personas naturales deben llevar sello de
“PÁGUESE ÚNICAMENTE AL
PRIMER BENEFICIARIO”. Los
cheques girados a favor de personas
jurídicas deben llevar además de éste,
el sello de cruce.
Se anularán los cheques que no hayan
sido cobrados en un término de dos (2)
meses a partir de la fecha del giro. Esta
Área de Tesorería anulación se hará por medio de un Correo electrónico
correo dirigido al banco con orden de
no pago, firmado por la gerencia
general.
Una vez realizado el pago, se enviará
correo electrónico a cada proveedor y/o
Área de Tesorería contratista, notificando del pago Correos
realizado a su favor al día siguiente de Electrónicos/SIESA
haberse realizado la operación. ERP

Se elaboran y causan los egresos los

pagos realizados.

Una vez efectuado el pago, se

inhabilitan las Facturas pagadas con
Área de Tesorería sello con la siguiente información: la Tesorera General
palabra “PAGADO”, para evitar su
doble pago, consignando el número de
cheque o transferencia bancaria por el
 que se ejecutó el pago y la fecha.
Realizado los diferentes pagos, se debe
archivar ordenadamente la
Área de Tesorería documentación generada durante el Archivo de Egresos
procedimiento de pagos, para su
comprobación y auditorías posteriores.

Revisión anual de la correcta

parametrización en el sistema contable
Área de Contabilidad de las tasas impositivas para los pagos Aplicativo SIESA
realizados. (Retención Fuente, IVA, ERP / Informe Escrito
Aportes de Nomina, etc.), emitir informe
al área financiera informando de la
revisión y los cambios realizados.

Conciliación de los pagos realizados

dentro del periodo, confrontándolo con
Área de Contabilidad la relación de la programación de pagos Aplicativo SIESA
aprobada por la gerencia general y ERP/Programación
extractos electrónico bancarios e de pagos/Extractos
informar novedades encontradas. bancarios

El área de contabilidad solicitara

mensualmente vía correo a los
Área de Contabilidad Aplicativo SIESA
proveedores un estado de cuenta para
ERP/Estado de
ser conciliados con los saldos de
cuentas por cobrar
cuentas por pagar de proveedores en el
de los proveedores.
aplicativo contable.