PROCESOS ESTRUCTURALES

3. ANALISIS DE LAS TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; están disponibles durante
el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Las principales técnicas de organización son:

➢ Organigramas
➢ Manuales

ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de
sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión
y asesoría

Proporciona una imagen formal de la organización y facilita el conocimiento de una organización,

así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

1. Por su naturaleza

2. Por su ámbito

3. Por su contenido

4. Por su presentación

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A su vez se observa una subclasificación de cada uno de los criterios

Microadministrativos

Por su naturaleza Macroadministrativos

Mesoadministrativos

Generales
ORGANIGRAMAS

Por su ámbito
Específicos

Integrales

Por su contenido Funcionales

De puestos, palzas y
unidades

Verticales

Horizontales
Por su presentación
Mixtos

De bloque

ACTIVIDAD: Considera el esquema anterior e investiga las características de cada una de las
subclasificaciones e ilustra.

No olvides poner la referencia de tu investigación

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3.1 Análisis de los manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de
una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para
que desempeñe mejor sus tareas.

Objetivos
✓ Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
✓ Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
✓ Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

Los manuales se clasifican de acuerdo con su naturaleza, su contenido y su ámbito

ACTIVIDAD: Observa el esquema que se muestra a continuación e investiga las

características de cada uno de los manuales

No olvides poner la referencia de tu investigación

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3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales

IDENTIFICACIÓN DE LOS MANUALES

Un manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos

➢ Logotipo de la organización.
➢ Nombre de la organización.
➢ Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de ésta.
➢ Lugar y fecha de elaboración.
➢ Número de páginas.
➢ Sustitución de páginas (actualización de información).
➢ Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
➢ Clave de la forma; en primer término se deben escribir las siglas de la organización; en
segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en
tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad,
entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guion o una diagonal, v. gr.,
ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de
Información; formulario número 2, y año 2009).

CONTENIDO DE LOS MANUALES

✓ Índice o contenido
✓ Prólogo, introducción o ambos
✓ Antecedentes históricos
✓ Legislación o base legal
✓ Objetivo
✓ Atribuciones
✓ Estructura orgánica
✓ Organigrama
✓ Misión
✓ Áreas de aplicación
✓ Responsables
✓ Políticas
✓ Funciones
✓ Diagramas de flujo
✓ Descripción de puestos

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✓ Formularios
✓ Instructivos
✓ Directorio

3.1.2 Elaboración de manuales

PROCEDMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos
tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien los
consulta.
Por ello debe ponerse mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando
un proyecto en el que se consignen todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamenten la ejecución del trabajo

Los pasos son los siguientes:

1. Diseño del proyecto
2. Elegir responsables
3. Delimitación de universo
4. Estudio preliminar
5. Fuentes de información

PREPARACIÓN DEL PROYECTO

Una vez recabados los elementos preliminares para elaborar el manual debe prepararse el
documento de partida que quedará integrado de la siguiente manera:
• Propuesta técnica, que debe incluir:
o Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
o Alcance: área de influencia que abarca el manual en cuanto a ubicación en la
estructura orgánica, territorial o ambas.
o Justificación: demostración de la necesidad del manual en función de las ventajas
que reportará a la organización.
o Antecedentes: recuento de todos los manuales preparados con anterioridad.
o Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
o Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de acción y
asignación de recursos.
o Acciones: iniciativas o actividades necesarias para elaborarlo

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o Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para

desarrollarlo.
o Costo: estimación global y específica de recursos financieros que requiere su
elaboración.
o Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la
organización, el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su
cultura organizacional y las relaciones con el entorno.
o Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.
• Programa de trabajo, que debe especificar:
o Identificación: nombre del manual.
o Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración del manual.
o Área(s): componentes de la estructura orgánica involucrados.
o Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
o Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar y procesar los
datos.
o Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
o Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
o Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
o Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
o Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
o Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

4. ANALISIS DE LAS TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

4.1 Diagramas de flujo

Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos

de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o
unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no accesible transmite un

mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende estudiar.

4.1.1 Símbolos y formas usados en los diagramas

Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados por las
instituciones siguientes:

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Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo. La American National Standard
Institute (ANSI) ha preparado una simbología para representar flujos de información del
procesamiento electrónico de datos

4.1.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de los símbolos

EN CUANTO A DIBUJO

• Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo.
• Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
• El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
• Las líneas de unión deben representarse mediante líneas rectas; en caso necesario se
pueden utilizar ángulos rectos.

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• Para efectos de presentación es recomendable que el tamaño de los símbolos sea

uniforme, salvo en caso de que se requiera hacer resaltar alguna situación especial.

EN CUANTO A SU CONTENIDO, USO O AMBOS

• Para facilitar su comprensión, el contenido del símbolo de operación debe redactarse

mediante frases breves y sencillas.
• Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa debe incluir el nombre
completo de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su
significado al pie de la hoja del diagrama.
• El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que
se trate.
• Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la
letra “o” y las copias mediante los dígitos “1”, “2”, “3”, etc. Se recomienda hacer esta
anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.
• El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual en
los conectores de entrada y salida.
• Cuando haya una gran cantidad de conectores, conviene adicionar un color al símbolo o a
su contenido para facilitar su localización. Otra opción es colocar antes o después del
conector el símbolo terminal cuya identificación sea el nombre de la unidad
administrativa, el nombre de una operación, etc., en donde se encuentre el conector
destino

4.1.3 Clasificación de los diagramas de flujo

Por su amplia utilización y debido a todas las adaptaciones a que son sometidos para satisfacer las
necesidades particulares de cada trabajo, los diagramas de flujo presentan muchas variantes, en
diversas formas y con diferentes títulos. Para efecto de estudio los diagramas pueden clas ificarse en
los grupos siguientes:
Que indican
sucesión de
hechos

Con escala de
tiempo

Que indican
movimiento
DIABRAMAS DE
FLUJO
Por su
presentación

Por su formato

Por su propósito

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ACTIVIDAD: Utiliza el material que se encuentra en el documento anexo (CLASIFICACION DE

LOS DIAGRAMAS) y describe cada uno de los tipos de diagramas que se encuentran
mencionados en el esquema anterior.

No consideres las imágenes solo los conceptos

4.1.4 Elaboración de mapas de proceso

MAPAS DE PROCESOS

Algunos autores utilizan el término trazo de mapas de proceso, mapeo de procesos o simplemente
mapeo para referirse a la representación gráfica de procesos, considerada como una herramienta
indispensable para el análisis organizacional. Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo,
realizarse por computadora, o representar una secuencia lógica de eventos

También pueden representarse por medio de los símbolos del flujograma de ingeniería de
operaciones y de administración y mejora de la calidad del proceso (DO). La contribución
fundamental de la diagramación con los símbolos del DO es la posibilidad de compactar información
e integrar la relación operación/función en forma clara.

Ejemplo de mapas de procesos

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Referencias Bibliográficas

• Stephen P. Robbins, Comportamiento Organizacional, Edit. Prentice Hall, décima edición

• Idalberto Chiavenato, Comportamiento Organizacional La dinámica del éxito en las
organizaciones, Edit. McGraw Hill segunda Edición
• Hellriegel Slocum. Comportamiento Organizacional. 12Ed. CENGAGE Learning

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