CAPITULO III

1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1. ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Hoy en día la Auditoría sigue evolucionando hacia una orientación que, además de dar
fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras a través de la
presentación de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía,
eficiencia y eficacia de la entidad. A este nuevo enfoque se le ha denominado, entre
otros, Auditoría de Gestión.

En el ámbito internacional se le han concedido diferentes denominaciones análogas a la

Auditoría de Gestión, pero en esencia los objetivos que se persiguen en todos los casos
son coincidentes, siendo las más conocidas las siguientes: Auditoría de las tres “E”,
Auditoría Operacional, Auditoría Operativa, Auditoría de Desempeño, entre otras.

Mientras los avances tecnológicos produzcan cambios a nivel estructural y funcional de

la organización la auditoría es fundamental en el área gerencial-administrativa; puesto
que hoy en día su objetivo de estudio se ha ampliado debido a los cambios sociales y
tecnológicos; es así que su aplicación permite medir tanto la eficiencia y economía con
los que se maneja los recursos de la organización y la eficacia en el logro de los
objetivos.

28
Por esta razón su contribución a la sociedad es importante: pues al conocer que es lo
que no estamos cumpliendo de las metas planteadas y en qué medida somos
ineficientes, la auditoría de gestión nos facilitara a encaminarnos y llevar un control
preciso de los procesos que están fallando.

3.1.1 DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE GESTIÓN

Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definición de

Auditoría de gestión. Veamos algunas de éstas:

William P. Leonard: “La Auditoria de gestión puede definirse como un examen

completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control,
medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales”.

E. Hefferon: “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes,

procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los
campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas
mejoras”. 1

Benjamín Franklin: Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial

de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable2.

Contraloría General del Estado: “La auditoría de gestión, es el examen sistemático y

profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la
gestión operativa y sus resultados, así como, la eficacia de la gestión de una
entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de
determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos

1
http://www.monografias.com/trabajos43/auditoria/auditoria.shtml
2
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, Gestión Estratégica del cambio. Pág.11
29
disponibles; establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención
de la afectación ecológica; y medir la calidad de servicios, obras o bienes ofrecidos,
y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades”. 3

De esta forma se puede definir a la auditoría de gestión como el proceso sistemático

que se realiza a una entidad con el propósito de determinar la eficiencia con la que
manejan los recursos disponibles, el grado de eficacia en el cumplimiento de sus
objetivos y la calidad de servicios y/o bienes que ofrece.

3.1.2 ALCANCE DE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN

La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un departamento o grupo

de departamentos, una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad.
Algunas auditorías abarcan una combinación de dos o más áreas.

El área de influencia que abarca la auditoría de gestión comprende la totalidad de una

organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de
actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

 Naturaleza jurídica
 Criterios de funcionamiento
 Estilos de administración
 Enfoque estratégico
 Sector de actividad
 Giro industrial
 Ámbito de operaciones
3
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 36
30
  Tamaño de la empresa
 Número de empleados
 Relaciones de coordinación
 Desarrollo tecnológico
 Sistemas de comunicación e información
 Nivel de desempeño
 Trato a clientes (internos y externos)
 Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento.
 Sistemas de calidad.4

3.1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

La auditoría de gestión constituye una herramienta fundamental para impulsar el

crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se
requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar
deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al
funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo realizar un análisis causa-efecto que
concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

Por lo que es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya
cobertura encamine las tareas hacia los resultados específicos. Entre los criterios más
sobresalientes para lograrlo se puede mencionar:

a. De control

Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
4
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, Gestión Estratégica del cambio. Pág.13
31
b. De productividad

Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los

recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

c. De organización

Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura,

competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.

d. De servicio

Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está

inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.

e. De calidad

Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización

en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente
competitivos.

f. De cambio

Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a

la organización.

32
 g. De aprendizaje

Permite que la auditoría de transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional

para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.

h. De toma de decisiones

Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido

instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.

i. De interacción

Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para

relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con
los proveedores y clientes.

j. De vinculación

Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un

contexto globalizado. 5

3.1.4 CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría de gestión puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean

públicas, privadas o sociales.

5
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, Gestión Estratégica del cambio. Pág.12
33
SECTOR PÚBLICO

En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones,

ámbitos de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistemas de trabajo
y líneas generales de estrategia. Con base es estos criterios, el ámbito de aplicación se
centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.

El resultado de aplicar la auditoría de gestión en el sector público es mejorar la

actuación de los órganos y mecanismos que lo integran considerando sus acciones
particulares y la interacción proveniente de la naturaleza de sus funciones, a partir de la
idea de que el Poder Legislativo determina el orden jurídico, el Poder Ejecutivo lo
implementa y el Poder Judicial vigila su cumplimiento.

SECTOR PRIVADO

Por lo que toca a este poder, la auditoría se aplica tomando en cuenta la figura jurídica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación
comercial y pensamiento estratégico sobre la base de las siguientes características :

1. Tamaño de la empresa
2. Tipo de industria
3. Naturaleza de sus operaciones
4. Enfoque estratégico

El resultado de implementar una auditoría de gestión en el sector privado es evaluar la

capacidad para crear y operar empresas de primer nivel, con una administración
consciente del modelo de negocio que requieren para producir resultados con un
desempeño superior que les permita lograr una posición de liderazgo para convertirse
en un estándar de su industria.

SECTOR SOCIAL
34
En este sector, la auditoría de gestión se aplica para evaluar aspectos tales como la
promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo
económico, la protección social y el bienestar de los sectores más desprotegidos en
atención al tipo de organización y la naturaleza de su función.

El objeto de aplicar la auditoría de gestión en el sector social es supervisar el manejo

transparente de los recursos, lo que permite destinarlos a lograr una autentica
promoción de la equidad, respeto a la diversidad y la inclusión social para combatir la
discriminación y fomentar la integración de jóvenes, mujeres, adultos mayores,
indígenas, niños y personas con discapacidad, así como impulsar la reconstrucción del
tejido social protegiendo a las personas que se encuentren en situación de abandono,
indigencia o alta vulnerabilidad, a través de una convivencia basada en los valores, el
respeto y la tolerancia.6

3.1.5 PRINCIPIOS FUNDAMENTALES

Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de
controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue
el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economía. De ahí que
también se denomine auditoría 3E.

Eficacia.- La eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus

objetivos o metas que se había propuesto

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos

contenidos en los programas de actuación de la misma, es decir, comparando los
6
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, Gestión Estratégica del cambio. Pág.13,14,15
35
resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia
cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados,
7
independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello.

La evaluación de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros,

concretos y definidos, pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los
hechos y sobre los resultados. Esta evaluación nos permite:

a) Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos.

b) Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado
o suspendido-controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa.
a) Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.
b) Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.
c) Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus
propios controles internos de gestión.

Eficiencia.- Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y

servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción de
bienes y servicios, se expresa como un estándar aceptable o norma; la eficiencia
aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando
una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes
adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos,
económicos y tecnológicos para su obtención.8

La evaluación de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada

información y de una organización suficientemente preparada. Para valorar tanto los
inputs como los outputs, éstos deben estar claramente definidos.

7
http://www.promonegocios.net/administracion/definicion-eficiencia.html. [consulta 12-06-2012]
8
http://www.promonegocios.net/administracion/definicion-eficiencia.html. [consulta 12-06-2012]
36
Dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y nos
permite conocer:

a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación

con su coste.
b) La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
c) Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso,
las críticas de los obtenidos.

Economía.- uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad correctas en el

momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisición o producción al menor
costo posible, con relación a los programas de la organización.

La economía mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los
recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operación sea económica,
la adquisición de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo más bajo
posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable, la economía se produce cuando
se adquieren los recursos apropiados al más bajo coste posible, teniendo en cuenta los
9
factores de calidad, cantidad y precio.

3.1.6 DIFERENCIA ENTRE AUDITORÍA DE GESTIÓN Y AUDITORÍA FINANCIERA

9
www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/.../Capitulo%20%23%203.doc .[consulta 16-06-2012]
37
 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA DE GESTIÓN Y AUDITORIA FINANCIERA

ELEMENTOS AUDITORÌA DE GESTIÓN AUDITORÍA FINANCIERA

Determinar el grado de eficacia, Emitir una opinón o dictamen sobre la
economía y eficiencia de las razonabilidad de lasituación financiera
operaciones para formular las de unaentidad a una fecha dada,así
recomendaciones paracorregir como sobre el resultadode sus
deficiencias o para mejorar dicho grado operacionesfinancieras y el flujo
de eficacia, economía y eficiencia. defondos para el periodo quetermina en
dicha fecha

OBJETO El auditor de gestión utiliza los estados Para el auditor financiero los estados
financieros como un medio financieros constituyen un fin

La Auditoría de Gestión informa sobre La Auditoría Financiera se dirige hacia

el logro de operaciones económicas, la recolección de evidencias que
eficientes y efectivas permitan la emisión de un dictamen
sobre los estados financieros
elaborados por la gerencia.

El alcance de la auditoría de gestión es El alcance de una auditoría financiera

variable y puede aplicarse a toda la se relaciona con los estados financieros
organización o solo a algunas de sus de la entidad.
áreas o actividade

La Auditoría de gestión podría fijar su La Auditoría financiera por lo general

alcance en un período que se extienda fija su alcance a un año calendario
en varios años o tan corto que
comprenda solo unas semanas
La auditoría de gestión, exige un grupo La auditoría financiera, utiliza un grupo
compuesto de profesionales con una de personal entrenado en contabilidad y
amplia gama de habilidades auditoria financiera, y algunos
ALCANCE gerenciales que puedan o no incluir la especialistas en materia tributaria y de
auditoría financiera sistemas
En la auditoría de gestión, es frecuente En la auditoría financiera, la norma se
desarrollar "criterios de auditoría" o extrae de las Normas Internacionales de
unidades de medida para cada examen Contabilidad.

El alcance de trabajo de la Auditoría de En la práctica las auditorias financieras

Gestión está presenta en la realización y de gestión están en muchos aspectos
de la Auditoría Financiera estrechamente relacionados, lo cual les
debería permitir intercambiar
experiencias, tecnología y quizás la
construcción de una base de
metodología común
Pretende ayudar a la Administración a Emite una opinión mediante dictamen
aumentar su eficiencia mediante la sobre la razonabilidad de los Estados
presentación de recomendaciones Financieros.
Promueve la eficiencia de la operación, Da confiabilidad a los Estados
el aumento de ingresos, la reducción de Financieros.
INFORME PRINCIPAL los costos y la simplificación de tareas
Su contenido esta exclusivamente Su contenido esta relacionado con
relacionado con los estados financieros cualquier aspecto de importancia de la
administración o de las operaciones de
la entidad, organismo o empresa
pública.

38
3.2 FASES DEL PROCESO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN 10

3.2.1 Diagnóstico Organizacional

Esta primera fase de la auditoría de gestión, consiste básicamente en obtener un

conocimiento integral de la entidad, dando un mayor énfasis a su actividad principal;
esto nos permitirá realizar una adecuada planificación, ejecución y consecución de
resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.

Es decir en esta fase se realizará:

 Análisis de la visión sistemática

 Análisis de la visión estratégica
 Definición de componentes y sus riesgos inherentes

Esto se logra por medio de las siguientes actividades:

10
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 129-244
39
GRAFICO 3.1.

ACTIVIDADES

1. Visitar las instalaciones, observar el desarrollo de las actividades y operaciones; y,

visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de

auditorías anteriores; y/o la recopilación de informaciones y documentación básica para
actualizarlos.

3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos

de referencia lo que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de
sus operaciones. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una
primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la
entidad desarrollarán los indicadores básicos.

4. Detectar las fuerzas, debilidades, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la

Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener
ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

5. Evaluación de la estructura de Control Interno lo que nos permitirá acumular

información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los
componentes relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes
fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.
6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría

Elaborado por: Tatiana Muñoz

Fuente: Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador.
Acuerdo 031 -CG - 2001 (22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001).

40
Productos

 Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

 Documentación e información útil para la planificación
 Objetivos y estrategia general de la auditoría.

3.2.2 Planificación específica

La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del

trabajo por desarrollar considerando los parámetros e indicadores de gestión; la revisión
debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes
determinados, los procedimientos de auditoría, los responsables, y las fechas de
ejecución del examen; también debe preverse la determinación de recursos necesarios
tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el
desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos
estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la
fuerza y debilidades y de las oportunidades de mejora de la Entidad.

Es decir se realizará lo siguiente:

 Enfoque por componente

 Identificación de procesos
 Establecimiento de controles clave
 Determinación del cumplimiento (confianza y riesgo)
 Enfoque de auditoría
 Programas de trabajo

Se detallan las actividades recomendadas:

41
GRAFICO 3.2.

ACTIVIDADES
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase
anterior, para poder tener los elementos necesarios para la evaluación de control
interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

2. Evaluación de Control interno relacionada con el área o componente objeto del

estudio que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los
controles existente, para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos
adicionales en la fase de “Ejecución”, después de la evaluación tendrán
información suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e
información y los procedimientos de control. La evaluación implica la calificación de
los riesgos de auditoría. Los resultados servirán para planificar la auditoría de
gestión y preparar un informe sobre el control interno.
3. A base de las actividades anteriores, se preparará un Memorando de
Planificación

4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados

específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la
comprobación de la Economía, Eficiencia, Eficacia, Ética y Ecología; por cada
proyecto o actividad a examinarse

Elaborado por: Tatiana Muñoz

Fuente: Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador.
Acuerdo 031 -CG - 2001 (22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001).

Productos:
 Memorando de Planificación
 Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad)

3.2.3 Ejecución del trabajo

En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues se desarrollarán los

hallazgos y se obtendrá toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada
(suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y
procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y
recomendaciones de los informes.

42
Aquí es donde:
 Se aplican procedimientos
 Se obtiene evidencia suficiente, competente y relevante
 Se generan hallazgos

Para ello es necesaria la realización de las siguientes tareas:

GRAFICO 3.3.

ACTIVIDADES
1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente,
comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, y adicionalmente
la utilización de: Estadísticas de las operaciones como base para detectar
tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia
ameriten investigarse. Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y
otros, tanto reales como estándar.

2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la

planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente,
compétete y relevante.

3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser
oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.
4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los
papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.

Elaborado por: Tatiana Muñoz

Fuente: Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador.
Acuerdo 031 -CG - 2001 (22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001).

Productos
 Papeles de trabajo
 Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

43
3.2.4 Comunicación de Resultados

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como el relativo al control
interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere,
pues no sólo que relevará las deficiencias existentes, además contendrá los hallazgos
positivos; pero también se diferencia porque en este informe, en la parte
correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del
incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el
cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la
entidad auditada.

Básicamente se dice que la comunicación existe en todo el proceso:

 Al inicio
 En el transcurso: carta de control interno
 Al finalizar: informe de auditoría de gestión

Se lleva a cabo principalmente las siguientes actividades:

GRAFICO 3.4.

ACTIVIDADES

1. Redacción del informe de auditoría.

2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de
la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas inmediato,
es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido;
esto les permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus
puntos de vistas y ejerzan su legítima defensa.

Elaborado por: Tatiana Muñoz

Fuente: Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador.
Acuerdo 031 -CG - 2001 (22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001).

Productos
 Informe de Auditoría, síntesis del informe y memorando de antecedentes
 Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría

44
3.3 HERRAMIENTAS PARA LA AUDITORIA DE GESTIÓN

3.3.1 Control Interno

3.3.1.1 Concepto

El informe COSO del Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission (Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de Marcas) sobre
Control Interno, publicación editada en los Estados Unidos en 1992, de la versión en
inglés, cuya relación del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand, presenta la
siguiente definición:

El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar
un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones

 Fiabilidad de la información financiera
 Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

3.3.1.2 Características11

El control interno:

 Es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto no es un fin.

11
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 43

45
  Se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que son quienes
establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control,
por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa.
 Aporta un grado de seguridad razonable a la dirección y a la administración de
una entidad, por ende no brinda seguridad total.
 El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza

3.3.1.3 Tiempos de Control12

El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.

a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con
los planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes
y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos
contractuales y las autorizaciones respectivas; y,

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control

posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecución.

12
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. disponible en,
http://www.contraloria.gov.ec/documentos/normatividad/LEYORGACGEyREFORMAS2009.pdf
46
3.3.1.4 Componentes13

Básicamente está conformado por 5 componentes, mismos que se detallan.

1. Ambiente de control interno

“El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo la conciencia

del control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del control
interno, proporcionando disciplina y estructura”.

Los elementos que conforman el entrono de control son:

 Integridad y valores éticos

 Autoridad y responsabilidad
 Estructura Organizacional
 Políticas de Personal

2. La valoración del riesgo

“La valoración del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de los riesgos

importantes para lograr los objetivos, formando una base para la determinación de
cómo los riesgos deben ser manejados”.

Sus elementos son:

 Identificación de los objetivos de control

 Identificación de los riesgos inherentes y externos

13
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 45-55
47
  Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento
 Evaluación del medio ambiente externo.

3. Actividades de Control

“Las actividades de control las constituyen las políticas y procedimientos que ayudan a
asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a cabo”.

Estos son sus elementos:

 Políticas para el logro de objetivos

 Coordinación entre las dependencias de la entidad
 Diseño de las actividades de control.

Entre los tipos de actividades están:

a) Análisis efectuadas por la dirección

b) Gestión directa de funciones por actividades
c) Proceso de información
d) Controles físicos
e) Indicadores de rendimiento
f) Segregación de funciones

4. Información y Comunicación

“La información y comunicación representan la identificación, captura e intercambio de

la información en una forma y tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus
responsabilidades”.

48
 5. Actividades de monitoreo o supervisión

“La vigilancia es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo”.

El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:

 Durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad

 De manera separada por personal que no es el responsable directo de la
ejecución de las actividades, incluidas las de control
 Mediante la combinación de ambas modalidades.

Sus elementos son:

a) Monitoreo de rendimiento
b) Revisión de los supuestos que soportan los objetivos de control interno
c) Aplicación de procedimientos de seguimiento
d) Evaluación de la calidad del control interno.

3.3.1.5 Métodos de evaluación14

Para la evaluación de control interno se utilizan diversos métodos, entre los más
conocidos se tienen:

 Cuestionarios
14
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 55-60
49
Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por
los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa bajo
examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto
óptimo y una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable;
las preguntas que probablemente no resulten aplicables, se utiliza las letras NA “no
aplicable”.

En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de
obtener el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe
validarse las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

 Flujogramas

Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas

relacionadas con la auditoria, así como, los procedimientos a través de sus distintos
departamentos y actividades.

Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbología.
2. Diseñar el flujograma
3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales.

 Descriptico o Narrativo

50
Se trata de describir detalladamente los procedimientos más importantes y las
características del sistema que está evaluando; estas explicaciones se refieren a
funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y departamentos
que intervienen en el sistema. El relevamiento se los hace en entrevistas y
observaciones de actividades, documentos y registros.

 Matrices

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de

debilidades de control interno. Para su elaboración, debe llevarse a cabo los siguientes
procedimientos previos:

1. Completar un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de

los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempeñan.
2. Evaluación colateral de control interno.

 Combinación de métodos

Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura

de control interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos.

51
3.3.2 Riesgos de Auditoría de Gestión15

Al ejecutarse la auditoría de gestión, ésta no se encuentra exenta de errores y

omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe.
Por lo que se deberá planificar la auditoria de modo tal que se presenten expectativas
razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

 Criterio profesional del auditor.

 Regulaciones legales y profesionales.
 Identificar errores con efectos significativos.

El riesgo en auditoría se compone de:

1. Riesgo inherente: de que ocurran errores importantes generados por las

características de la entidad u organismo.

2. Riesgo de control: de que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales

errores.

3. Riesgo de detección: de que los errores no identificados por los errores de

Control Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

3.3.3 Muestreo en la Auditoría de Gestión16

El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita

concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra
representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores
otorgados a elementos tales como el “riesgo”, permite inferir que el comportamiento de
esa muestra es equivalente al comportamiento del universo.
15
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 61
16
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 63-65
52
Sus objetivos son:

 Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control

establecidos.
 Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye
en los registros y controles.
 Los auditores emplean los dos enfoques de las técnicas de muestreo, como son:

De apreciación o no estadísticos.- Los ítems a ser incluidos en la muestra son

determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamaño, selección y
evaluación de las muestras son completamente subjetivos; por lo tanto, es más fácil
que ocurran desviaciones. Esta técnica es la más tradicional que viene aplicando el
auditor; se sustenta en una base de juicio personal.

Estadísticos.- Aplica técnicas estadísticas para el diseño, selección y evaluación de la

muestra; provee al auditor de una medición cuantitativa de su riesgo. Este muestreo
ayuda al auditor a:

 Diseñar una muestra eficiente.

 Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida.
 Evaluar los resultados de la muestra.

3.3.4 Evidencia17
17
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 66-67
53
Las evidencias de auditoría constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor
sobre los hechos que examina y cuando éstas son suficientes y competentes, son el
respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.

3.3.4.1 Elementos:

 Evidencias Suficientes (característica cuantitativa).- Cuando éstas son en la

cantidad y en los tipos de evidencia, que sean útiles y obtenidas en los límites de
tiempo y costos razonables.

 Evidencias Competentes (característica cualitativa).- Cuando de acuerdo a

su calidad, son válidas y relevantes.

3.3.4.2 Tipos de evidencia:

a) Física.- Que se obtiene por medio de una inspección y observación directa de

actividades, documentos y registros.

b) Testimonial.- Que es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y

escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho.

c) Documental.- Son los documentos logrados de fuente externa o ajena la

entidad.

d) Analítica.- Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones

legales, raciocinio y análisis.

54
3.3.4.3 Confiabilidad:

Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creíble y confiable. La calidad de la
evidencia varía considerablemente según la fuente que la origina.

MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD

Obtenida a partir de personas o Obtenida dentro de la entidad
hechos independientes de la
entidad
Producida por una estructura de Producida por una estructura de control
control interno efectivo interno débil

3.3.4.4 Hallazgos:

Se refieren a situaciones reportables sustentados en atributos como:

 Condición: nivel real del rendimiento.

 Criterio: nivel adecuado, esperado o planificado del rendimiento, o norma del

rendimiento.

 Causa: factores determinantes de la variación del rendimiento puede ser

favorable o desfavorable.

 Efecto: impacto de la variación del rendimiento, medido en unidades monetarias

cuando sea posible.

3.3.5 Técnicas más utilizadas18

18
23 Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 67-68

55
En la auditoría de gestión es fundamental el criterio profesional del auditor para la
determinación de la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más
adecuadas; que le permitirán la obtención de la evidencia suficiente, competente y
pertinente para tener una base objetiva y profesional que fundamenten y sustenten sus
comentarios, conclusiones y recomendaciones.

VERIFICACIÓN TÉCNICAS
Ocular a) Comparación
  b) Observación
  c) Rastreo
Verbal a) Indagación
  b) Entrevista
  c) Encuesta
Escrita a) Análisis
  b) Conciliación
  c) Confirmación
  d) Tabulación
Documental a) Comprobación
  b) Cálculo
  c) Revisión Selectiva
Física a) Inspección

3.3.6 Papeles de Trabajo19

19
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 72-74
56
Se definen como el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el
auditor, producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de
auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría
revelados en el informe.

Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los
procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó, de la
obtenida y de las conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden
incluir: programas de trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de
terceros, cartas de confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos
de la institución y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.

3.3.6.1 Características

a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo

número de marcas.
b) Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la
información.
d) Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y
confidencialidad, divulgándose las responsabilidades que podrían dar lugar por
las desviaciones presentadas.

3.3.6.2 Objetivos

Principales:

57
  Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.
 Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General.

Secundarios:

 Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. El auditor ejecutará varias tareas

personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren cierta
secuencia y orden para cumplir con las normas profesionales.
 Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como
de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del
manejo financiero-administrativo de la entidad.
 Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un
tercero.
 Constituir un elemento importante para la programación de exámenes
posteriores de la misma entidad o de otras similares.
 Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos
a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre
otros.
 Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los
papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del
trabajo del auditor, posibilitando su utilización como elementos de juicio en
acciones en su contra.

3.3.6.3 Propiedad

58
Los papeles de trabajo son preparados durante la auditoría, incluyendo todos aquellos
que haya preparado el cliente para el auditor; son propiedad del auditor, las mismas
que tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el lapso de cinco
años y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco años, únicamente pueden ser
exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

3.3.6.4 Archivo

Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada,

sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:

1. Archivo Permanente o Continuo.- Este archivo permanente contiene

información de interés o útil para más de una auditoria o necesarios para
auditorias subsiguientes, tiene como finalidad:

 Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en

un período de varios años.
 Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de las auditorías
realizadas.
 Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años y que no
requieren ser preparados año tras año, ya que no se ha operado ningún cambio.
 La mayor parte de información se obtiene en la primera auditoria, pero como se
indicó su utilización es en ésta y futuras auditorias. Es necesario que en cada
auditoria se vaya actualizando su información.

2. Archivo Corriente.- En este archivo se guardan los Papeles de Trabajo

relacionados con la auditoría específica de un período. La cantidad de legajos o
capetas que forman parte de este archivo de un período dado varía de una
auditoría a otra y aún tratándose de la misma entidad auditada. A su vez se

59
 divide en dos legajos o carpetas, una con información general y la otra con
documentación específica por componentes.

3.3.6.5 Marcas de Auditoría

Son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo
realizado con el objetivo de que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido.
Permiten además conocer, qué partidas fueron objeto de la aplicación de los
procedimientos de auditoría y cuáles no lo fueron.
Estas marcas de la misma forma que los índices y referencias, deben de preferencia
ser escritas con lápiz de color rojo.

3.3.7 Indicadores para la auditoría de gestión 20

3.3.7.1 Concepto

Al indicador se lo define como la referencia numérica generada a partir de una o varias

variables, que muestra aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia,
al ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización, podrá
indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar
acciones.

Los indicadores es la herramienta que nos permite saber en qué medida las actividades
que se realizan en una organización se han ejecutado según lo planificado. Dicho de
otra manera, por medio de estos indicadores podemos determinar el resultado real.

20
Contraloría General del Estado. (2002); Manual de Auditoría de Gestión; Quito – Ecuador. Acuerdo 031 - CG - 2001
(22/11/2001) R.O. 469 (07/12/2001). p. 82-127
60
Bien, y para medir una actividad es necesario saber:

¿Qué medir?
¿Dónde medir?
¿Cuánto medir?
¿Contra qué medir?

Entonces, para poder aplicar estos indicadores es indispensable que se encuentre

implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la
importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación
institucional.

3.3.7.2 Objetivos

El uso de estos indicadores nos permitirá medir:

 La eficiencia y economía en el manejo de recursos.

 Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia).
 El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes
van dirigidos (calidad).

Cabe indicar que todos estos aspectos deberán ser medidos en base a su relación con
la misión, los objetivos y metas planteadas por la institución.

3.3.7.3 Clasificación

1. Cuantitativos y Cualitativos

Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, pueden ser:

61
  Indicadores cuantitativos.- Son los valores y cifras que se establecen
periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento básico.

 Indicadores cualitativos.- Son los que permiten tener en cuenta la

heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional;
permite además evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad
de gestión de la dirección y de más niveles de la organización

2. De uso Universal

Por medio de estos indicadores podemos medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los
objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional, pueden clasificarse de
la siguiente manera:

 Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.- Se basan

en la información del desarrollo de la gestión y los resultados operativos y
financieros de la misma.

 Indicadores estructurales.- La estructura orgánica y su funcionamiento permite

identificar los niveles tanto de dirección y mando; así como su grado de
responsabilidad en la conducción institucional.

 Indicadores de recursos.- Tienen relación con la planificación de las metas y

objetivos, considerando que para planear se requiere contar con recursos.

 Indicadores de proceso.- Aplicables a la función operativa de la institución,

relativa al cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Estos indicadores
sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos.

62
 Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del
comportamiento de la administración de los recursos humanos. Sirven para
medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administración de los
recursos humanos.

 Indicadores Interfásicos.- Son los que se relacionan con el comportamiento de

la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurídicas o naturales.

 Indicadores de aprendizaje y adaptación.- Se refieren a la existencia de

unidades de investigación y entrenamiento, estudios y tareas normales de
adiestramiento, investigación para el mejoramientos y adaptación tecnológica,
mejoramiento de métodos, procedimientos y formatos

3. Globales, Funcionales y Específicos

 Globales.- Son aquellos que miden los resultados en el ámbito de institución y la

calidad del servicio que proporciona a los distintos usuarios. Evalúan los
elementos de la planificación estratégica.

 Funcionales.- Aquí se debe tener presenta la complejidad y variedad de las

funciones que se desarrollan. Por lo que cada función o actividad, se medirá de
acuerdo a sus propias características, los mismos indicadores globales deben
ser adaptados a las funciones o actividades específicas.

 Específicos.- Se refieren como su nombre lo indica a una función determinada,

tarea o proceso en particular.

63