PLAN

Pasos para una adecuada gestión de cartera
La eficiencia del recaudo de cartera, depende de la ejecución de un plan

cuidadosamente ejecutado que requiere de un alto nivel de experiencia y
conocimiento del gestor de crédito, que deberá tener un perfil y competencias
en análisis de datos, comunicación asertiva, capacidad de negociación,
seguimiento y orientación al logro y el resultado. Se recomienda que la gestión
de crédito, especialmente con clientes vencidos o con niveles altos de riesgo,
sea desarrollado en coordinación con el área comercial y de acuerdo con la
materialidad de las cifras por la gerencia de la compañía.
1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es

indispensable tener los estados de cuenta totalmente conciliados con el
cliente, cada vez que puedan presentarse diferencias podría servir de
excusa para el no pago de las obligaciones y entorpecer el proceso de
negociación. Para el desarrollo de la actividad, se debe tener en cuenta en
caso de morosidad el cálculo de los intereses de mora, análisis de garantías
del cliente y documentos soportes de la deuda, consulta del historial
crediticio en centrales de riesgo, referenciación con clientes y proveedores
del cliente, identificación de las alertas de deterioro de las condiciones de
pago del cliente, las cuales pueden darse por situaciones financieras de la
empresa, por dificultades directa de los propietarios, administración y manejo
del negocio o por situaciones relacionadas con la operación (Devoluciones,
baja rotación de inventario, etc.) y por último se deberá establecer la
estrategia de negociación y recaudo.

2. Comunicación y negociación: Una vez se tiene definido estado de crédito del
cliente y establecida la estrategia de negociación, se procede a establecer el
contacto directo, siendo importante para el efecto tener presente las
siguientes consideraciones: Verificar exhaustivamente el no pago de la
obligación, recordarle la honorabilidad, si se encuentran evasivas tomar
medidas correctivas de inmediato, hacerle ver la obligación que adquirió,
preguntar al cliente por el motivo de no pago de la obligación, escuchar y
tomar nota de las razones del cliente, recordarle los títulos valores que firmó,
recalcarle en los costos de un proceso prejurídico o jurídico y estar abiertos
a la negociación. Una planeación y estrategia de negociación efectiva se da
cuando el cliente acepta la cuenta y que éste dispuesto a su cancelación.
3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro,

para evitar interpretaciones y evasivas, elaborar un acta de negociación
donde se detallen los compromisos adquiridos en términos de cumplimiento,
garantías adicionales, responsabilidades comerciales y fechas de
cumplimiento, de tal forma que se le pueda hacer el estricto cumplimiento.
En relación con los compromisos adquiridos, se recomienda ser firmes a la
hora de exigir su cumplimiento y en caso contrario, cumplir con la gestión de
envío de reporte del cliente a Bases de Datos o a procesos prejurídicos o
jurídicos.
4. Cobro prejurídico y jurídico: En caso de no lograrse dar un acuerdo con el
cliente o un incumplimiento se los compromisos acordados, será en estos
eventos que debe considerarse la exigibilidad mediante el cobro prejurídico o
jurídico. En todo momento se debe tratar que el cobro de la cartera llegue
hasta la instancia de cobro prejurídico, ya que al pasar a un cobro jurídico se
reduce visiblemente la probabilidad de recaudo y por consiguiente la
eficiencia en el proceso de recaudo.
5. Avaluación y medición: La compañía debe desarrollar actividades de

evaluación de desempeño de las áreas de gestión de crédito y activar un
programa reglamentado de salario variable a través de incentivos
dependientes de un porcentaje de recaudo.
Indicadores para la medición de la administración de
crédito y cartera
Una vez definidos los indicadores meta corporativos e individuales,
periódicamente se deben evaluar los siguientes:
 Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)

 Rotación de cartera por cliente (Mensual)
 % de cartera vencida sobre cartera total
 % de cartera incobrable sobre cartera total
 % de cartera incobrable sobre patrimonio
 % cartera en cobro jurídico sobre cartera total
 % de Cobertura de la provisión sobre cartera total
 % de crecimiento en las ventas frente al % de crecimiento de la cartera por
canal. Premisa: Crecimiento en ventas > Crecimiento en cartera
Plan por diana escobar 12/07/19
1. El primer paso es cruzar cuentas con los copropietarios identificados como

deudores morosos, para así poder diseñar un acuerdo
2. de pago con estos. Identificando que clase de cuota es la que tiene en mora
(Ordinaria o Extraordinaria) y desde hace cuánto tiempo se encuentran en
mora.
3. Hacer la invitación de manera didáctica a los deudores morosos para

acercarse a la administración a normalizar la cartera.
4. Realizar la actualización de datos del libro de registro de los copropietarios

del Edificio, teniendo en cuenta la ley de protección de datos (Ley 1581 de
2012 y Decreto 1377 de 2013), esto con el fin de que al iniciar un proceso
ejecutivo, se tengan datos fidedignos para realizar las respectivas
notificaciones.
5. Una vez realizado el cotejo de la información de las cuentas por cobrar en

mora, se hace la evaluación de cartera con los indicadores de gestión
propuestos; esto con el fin de identificar la cartera con posibilidad de ser
recuperada en la brevedad, aquellas en las que se hace necesario iniciar
proceso ejecutivo y aquellas que posiblemente tendremos que catalogar
como de difícil recaudo. Con el dato de estas últimas revisar rubro de
provisión de cartera.
6. Al tener datos exactos de los montos a cobrar y las personas responsables de

dichos pagos, emitir la se dará inicio al cobro PERSUASIVO. Este busca
mediante argumentos positivos llegar a un acuerdo de pago, para este es de
suma importancia tener un adecuado acercamiento con los copropietarios, ya
que estos vienen mal acostumbrados por las prácticas extremadamente
flexibles manejadas por la administración en el cobro de dichas expensas.
El acercamiento se hará en un tono formal, pero amable, de tal manera que

con los argumentos expresados acerca de la importancia de generar la
normalización de la cartera sin necesidad de iniciar un proceso ejecutivo, se
logre llegar a dicho acuerdo y que este se cumpla; pero que a su vez esta
persona entienda que de no ser posible llegar a un acuerdo, la copropiedad
iniciará de manera inmediata el proceso legal correspondiente.

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Pasos para una adecuada gestión de cartera

La eficiencia del recaudo de cartera, depende de la ejecución de un plan

1. Preparación y planeación: En la preparación y planeación del cobro, es

3. Compromisos y seguimiento: Es importante dentro del proceso de cobro,

5. Avaluación y medición: La compañía debe desarrollar actividades de

 Rotación de cartera Mensual ((CxC clientes promedio / ventas) * 360)

Plan por diana escobar 12/07/19

1. El primer paso es cruzar cuentas con los copropietarios identificados como

3. Hacer la invitación de manera didáctica a los deudores morosos para

4. Realizar la actualización de datos del libro de registro de los copropietarios

5. Una vez realizado el cotejo de la información de las cuentas por cobrar en

6. Al tener datos exactos de los montos a cobrar y las personas responsables de

El acercamiento se hará en un tono formal, pero amable, de tal manera que

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