Docente. Lic. Percy Sebastián Turpo S.

Arequipa 2023
  LA COMUNICACIÓN EN EL TRABAJO: ¿A QUÉ HAY
QUE PRESTAR ATENCIÓN?
 Nadie puede negar la importancia de la
comunicación en el ámbito laboral. Sin embargo,
muchos se limitan a establecer una buena
comunicación con los clientes y se olvidan que esto
sirve de poco si dentro de la empresa hay algo que
no funciona. Por eso, la comunicación en el trabajo
tiene tanta importancia. Cuando los compañeros
interactúan entre sí de forma adecuada y hablan
abiertamente unos con otros, la empresa al
completo avanza. Pero ¿cómo garantizar una
comunicación efectiva en el trabajo?
  VENTAJAS DE UNA BUENA COMUNICACIÓN EN EL
TRABAJO
 En la comunicación laboral hay que tener en cuenta
varios aspectos. Por un lado, es necesario considerar
a los interlocutores: ¿la comunicación tiene lugar a
un mismo nivel, es decir, entre colegas en la misma
posición o supeditada a una jerarquía? Por el otro,
además de considerarse en el ámbito macroscópico
de toda la empresa, la comunicación también ha de
analizarse en relación con cada individuo. Sea como
fuere, implementar una comunicación efectiva lleva
consigo una serie de ventajas:
 EVITA CONFLICTOS
 Si la comunicación entre miembros de un mismo equipo
o entre superiores y empleados no es todo lo rica que
debiese, pueden surgir problemas rápidamente. En
principio, si se emplea tiempo en discutir diferentes
temas y se apuesta por una comunicación abierta, no
habrá espacio para malentendidos o conflictos. No
obstante, estos pueden aparecer si una de las partes se
expresa de manera poco clara, aunque no se deba a
malas intenciones o falta de interés. En tales
situaciones, no solo es útil aumentar los intercambios
comunicativos, sino también mejorar su calidad.
Ofrecer formación en comunicación puede ayudar a
mejorar el entendimiento entre compañeros y otros
miembros de la empresa.
 Con todo, hay que tener en cuenta que los conflictos
no surgen solo por hechos concretos. Es más, es
común que sean diferentes emociones las que
hacen surgir estos problemas. Por ello, verbalizar
las emociones negativas antes de que se conviertan
en conflictos reales es parte de una estrategia de
comunicación positiva.
 Por ejemplo, si un empleado tiene la sensación de
que otros, sobre todo si se trata de un superior, lo
escuchan y lo comprenden, no hay motivo para que
se desate conflicto alguno.
 MOTIVACIÓN DE LOS EMPLEADOS
 Los lazos interpersonales se pueden fortalecer al mantener
conversaciones. Al mismo tiempo, un buen vínculo dentro del
equipo proporciona más motivación, pues cuando un empleado
percibe a su equipo como un factor importante y no se ve a sí
mismo como un luchador solitario, la voluntad de hacer que
avance el proyecto común aumenta. Esto se aplica tanto en un
grupo de trabajo pequeño como en el contexto de toda la
empresa. Si hay una comunicación abierta, desaparecen las
barreras interpersonales y todos los miembros crecen en una
misma dirección. Es decir, se crea un ambiente de trabajo en el
que todo el mundo está dispuesto a dar más.
 AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD
 Si los superiores emplean tiempo en hablar con
cada uno de los empleados, les puede resultar más
sencillo comprender las fortalezas y debilidades de
cada uno. De esta manera, las tareas se pueden
distribuir de forma más acertada y es posible
ofrecer formación más efectiva así como fomentar
las habilidades particulares. Igualmente, una
comunicación efectiva en el trabajo permite mejorar
la formación de equipo: al conocer a los empleados
con mayor profundidad, es posible unir a diferentes
personas que cuenten con habilidades variadas. A
medio plazo, la productividad de toda la empresa
mejora.
 Otro factor en el contexto de la productividad es
la creatividad: las conversaciones alimentan nuevas
ideas. La creatividad puede desarrollarse en un
ambiente abierto y positivo con conversaciones
constructivas. Las ideas frescas permiten completar
las tareas mejor y más rápido. Esto no solo se aplica
dentro de un equipo, dado que el intercambio de
ideas entre los diferentes departamentos e incluso
cono la dirección puede hacer avanzar a la empresa.
A menudo son personas externas a un grupo
concreto las que suelen tener las ideas más
innovadoras.
 MEJORA LAS PERSPECTIVAS DE CARRERA
 Mientras que los puntos mencionados anteriormente son
ventajosos sobre todo para la empresa, el empleado también
puede beneficiarse de una comunicación efectiva en el trabajo,
pues puede conseguir opciones de crecimiento en su vida
laboral. Los empleadores prestan especial atención a las
habilidades comunicativas de los posibles candidatos para
cargos de responsabilidad, porque cuando hay una diferencia
jerárquica, a veces hay que abordar temas desagradables y saber
cómo hacerlo.
 Aquellos que generalmente evitan tales situaciones o que no
reaccionan de manera constructiva durante las discusiones, no
muestran cualidades de liderazgo. Si, por otro lado, se
demuestran buenas habilidades de comunicación en el trabajo,
es más probable que lo asciendan.
 COMUNICACIÓN EFECTIVA EN EL TRABAJO: ¿EN QUÉ CONSISTE?
 Pero ¿qué se considera una buena comunicación en el trabajo?
Aunque una parte tiene que ver con una actitud abierta hacia los
demás, también tiene en cuenta una forma correcta de expresarse. En
estos casos todos los factores desempeñan un papel importante.
 ACTITUD ABIERTA
 Una actitud abierta es el principio y el fin de una cultura de
comunicación positiva. Los conflictos solo se pueden resolver con
rapidez si los compañeros y los superiores se tratan con honestidad.
Sin embargo, con más frecuencia de la esperada, tienen lugar intrigas,
comentarios negativos e incluso mobbing. Hay quienes hablan a la
espalda de algún compañero u ocultan información de forma
deliberada con el fin de obtener algún beneficio, pero de esta forma
no se forman equipos productivos, motivo suficiente para intentar
eliminar los problemas existentes lo más rápido posible.
 Una actitud abierta es también importante en la
cultura de la discusión. Las discusiones
constructivas solo pueden tener lugar cuando una
parte reconoce la opinión de la otra como una
posible solución. Al aferrarse con obstinación a un
punto de vista, es inevitable que los proyectos se
paralicen. Si, por otro lado, todas las partes tratan
abiertamente las contribuciones realizadas, se
pueden ir alimentando unas ideas con otras,
consiguiendo así fortalecer tanto la creatividad
como la productividad.
 CLARIDAD
 La mala comunicación en el trabajo no siempre se debe a la falta
de voluntad o a las malas intenciones, sino también a la ausencia
de las capacidades necesarias para comunicar. Cuando las
conversaciones carecen de claridad o la información no se
comunica correctamente, se producen malentendidos muy
fácilmente. Por lo tanto, es importante prestar atención a
una formulaciónclara de lo que se quiera comunicar. Ya sea en un
correo electrónico, en una reunión o durante una conversación en
la cafetería: ocultar el mensaje real detrás de palabras vacías es
contraproducente. Es más, aquellos temas especialmente
complicados han de explicarse en detalle para que no causen
desinterés o generen incomprensión en el receptor. Repetir la
información y realizar preguntas son dos formas efectivas que
ayudan a aclarar hechos complejos.
 Tanto empleadores como empleados han de prestar atención al
efecto que tienen las palabras escritas y habladas. Un tono poco
considerado se malinterpreta con rapidez. Es por eso que en estos
casos una expresión clara contribuye a evitar conflictos y a trabajar
con más determinación.
 RESPETO
 Amabilidad, cortesía y respeto mutuo, ya sea entre
iguales o entre superiores y empleados. No hay
nada tan efectivo como la falta de respeto para
crear un mal ambiente de trabajo. Muchas personas
en posiciones de responsabilidad tienden a utilizar
un estilo de liderazgo agresivo para hacer notar su
autoridad. Sin embargo, es mucho más efectivo
tratar a los empleados con respeto. De esta forma,
no solo están más satisfechos en el trabajo, sino que
también están dispuestos a implicarse más. Pero el
respeto ha de ser mutuo, es decir, los empleados
también deben esforzarse por tratar a sus
superiores con consideración.
 DISPOSICIÓN A ESCUCHAR
 La comunicación no se produce en una solo sentido: también hay
que escuchar a quien habla. La capacidad de escuchar a los demás
es tan importante como la habilidad para expresarse con claridad.
Así, se considera esencial en una buena comunicación en el trabajo
que la otra parte cuente con el tiempo necesario para hacer sus
contribuciones sin verse interrumpido a la mitad. Es necesario
también mostrar empatía y tener la capacidad de escuchar y
responder realmente a lo que se ha dicho. Esto no es lo mismo que
estar sentado en silencio mientras alguien más habla, sin
necesariamente prestar atención. Por tanto, una actitud
comprensiva es un factor decisivo, tanto en conversaciones
profesionales como en las de componente emocional. Cuando
entender a otra persona resulta complicado, puede ser de gran
ayuda hacer preguntas, lo que a su vez también envía señales
positivas al interlocutor.
 ADMITIR ERRORES
 Nadie es perfecto. Todo el mundo lo sabe, pero a
muy poca gente le gusta admitirlo. Es precisamente
el hecho de admitir errores abiertamente lo que
proporciona una buena base para la comunicación.
Quien se disculpa con honestidad tiene un efecto
desarmante: admitir abiertamente un error suele
tener un efecto positivo en la otra persona. Por eso
hay que rechazar la idea de que admitir haber
cometido un fallo es un signo de debilidad. Aquellos
que lo hacen y se enfrentan a las consecuencias
demuestran fortaleza de carácter.
  CÓMO GARANTIZAR UNA BUENA COMUNICACIÓN EN EL
TRABAJO
 Una vez se reconozca la importancia de la comunicación laboral
y se sepa distinguirla, es el momento de pasar a la práctica y
establecer cómo crear una cultura de comunicación constructiva
en la empresa. Varias técnicas han demostrado su eficacia.
 Reuniones
 En muchas empresas, las reuniones se consideran molestas
porque suponen un gasto de tiempo y apenas tienen utilidad:
mientras uno habla, los demás escuchan más o menos
aburridos. Pero no tiene por qué ser así. Las reuniones abiertas,
en las que todos pueden participar, establecen una cultura de
discusión que suele caracterizarse por contribuciones
interesantes. Todos los participantes han de sentirse invitados a
realizar sus contribuciones, a hacer preguntas y a presentar sus
propias ideas.
 DOCUMENTO ESCRITO
 No todo el mundo puede comunicar de forma
espontánea hechos complejos. Por eso, los correos
electrónicos y otros documentos escritos son
adecuados para ordenar los pensamientos y
formularlos con claridad. De esta forma se evitan
malentendidos. Sin embargo, los correos
electrónicos siempre deben ser la base para futuras
conversaciones, pues en el contacto personal se
pueden hacer y responder preguntas con mayor
naturalidad. Al fin y al cabo, la comunicación
puramente escrita se convierte en una calle de
sentido único, lo que impide que se produzcan
discusiones constructivas.
 CHARLA CARA A CARA
 Algunos empleados se sienten incómodos hablando en
grupos grandes. Con el fin de dar a estas personas la
oportunidad de involucrarse, las charlas individuales
suelen ser de gran ayuda. Estas no siempre tienen que
tener lugar entre el supervisor y empleado, también
pueden mantenerse discusiones productivas con
compañeros. Una conversación en un círculo reducido
no solo contribuye a que algunas personas se expresen
abiertamente, sino que también facilitan la escucha. Si
sueles distraerte más rápidamente en grupos grandes,
en estas situaciones puedes aumentar tu atención.
Asimismo, en este tipo de conversaciones se pueden
resolver dudas directamente, pues el oyente puede
preguntar sin vacilar lo que en un grupo grande le
causaría reticencia.
 HERRAMIENTAS
 Diversas herramientas pueden ayudar a asegurar que la información
se transmita correctamente. En primer lugar, hay que prestar atención
a la lengua en sí misma: es mejor optar por formulaciones simples
para que sea más fácil para el oyente comprender lo que se está
diciendo. Por el contrario, ocultar la información tras oraciones
sofisticadas e imágenes poco claras no garantiza que el mensaje se
vaya transmitir correctamente, si bien no niega la elocuencia del
emisor.
 Además, existen otros medios para transmitir los hechos con más
facilidad: los medios visuales, por ejemplo, tienen la capacidad de
atraer la atención y simplificar el mensaje. Con un diagrama o un
gráfico puedes apoyar lo que se ha expresado de forma hablada o
escrita. Al mismo tiempo, el lenguaje corporal desempeña un papel
que no debe subestimarse. Sobre todo, las señales positivas como las
sonrisas y el contacto visual garantizan un buen clima y una mayor
disposición a prestar atención. Los gestos apropiados que apoyan la
contribución verbal proporcionan claridad adicional.
 ACTITUD AMISTOSA
 Suena trivial, pero es de gran importancia, pues en
un ambiente amistoso el entrevistado aumenta su
disposición a participar de forma constructiva.
Además de una expresión facial alegre, realizar
bromas ayuda a crear un ambiente distendido. Al
mismo tiempo, se ha de mostrar también confianza
en uno mismo. Por supuesto, esto se aplica
principalmente a las personas que ocupan puestos
directivos. Pero la confianza en uno mismo también
genera efectos positivos entre los miembros de igual
rango: al dudar de uno mismo, los otros empleados
también tenderán a sospechar de las contribuciones
de comunicación.
 TRAINING
 Puedes aprender a comunicarte correctamente, ya
sea a lo largo de los años de experiencia profesional
o con ayuda de formación, talleres o lectura. Paso a
paso aprenderás a mejorar la comunicación en tu
trabajo, desde el lenguaje corporal hasta la
estructura de una conferencia. También se ofrecen
cursos a medida para puestos especiales (como
autónomos o gerentes), que responden a los
desafíos específicos. Además, tiene sentido no dejar
que cada empleado trabaje en la comunicación por
sí mismo, sino reunir a todo el equipo en un taller
de grupo.
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