Resumen Tema 4

Tema 4.
Documentación escrita al servicio de la comunicación

empresarial
1. La comunicación escrita
Es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito,
transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni en tiempo.
Motivos para que la La comunicación escrita se puede registrar

empresa utilice la
comunicación La comunicación escrita facilita la comprensión y permanencia del
escrita en lugar de mensaje que se quiere transmitir y, por tanto, influye en el buen
la oral funcionamiento de la empresa
La comunicación escrita realza la imagen de la empresa
Características Permanencia
de la
comunicación Comunicación diferida
escrita
Mayor elaboración del mensaje
Comunicación múltiple y simultánea
Emisor y receptor desconocidos
Impersonal y voluminosa
Técnicas de Pensar lo que vamos a escribir

comunicación
escrita Pensar a quién vamos a escribir
Expresar las ideas de forma clara y breve
Prestar atención al contenido gramatical y presentación
Normas generales de Cuidar la presentación

comunicación escrita
que caracterizan la Seguir un orden de exposición
correspondencia
comercial Utilizar palabras de uso común
Principios fundamentales de redacción empresarial. Cuatro principios básicos:

- Claridad
- Sencillez
- Concisión
- Cortesía
2. Redacción de documentos
Requisitos formales:
- Papel
- Párrafos
- Interlineado
- Márgenes
- Tipología
- Tamaño de letra
Normas de tratamiento:
● Muy formal: Excelentísimo Sr. Martinez
● Educado: A la atención del Sr. Martínez
● Neutral: Estimado Sr Martínez
● Cordial: A la atención de Carlos Martínez
● Personal e informal: Querido Sr. Martínez
3. Documentos internos de una empresa
3.1. Aviso o anuncios
Es un documento breve que se redacta con el objetivo de comunicar instrucciones o
noticias a un gran número de destinatarios.
3.2. Memorándum o nota de régimen interior

Es un documento escrito que se utiliza en la organización para transmitir órdenes,
solicitar algo o exponer temas.
3.3. Convocatoria
Es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin de
participar en un acto, una reunión, junta de accionistas, asamblea u otro evento
interno.
Estructura:
3.4. Acta
Escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las
posibles votaciones y acuerdos que se hayan adoptado.
3.5. Informe
Documento más extenso que se elabora a petición de alguien.
Tipos de informes: informe valorativo, informe demostrativo e informe descriptivo o
expositivo
3.6. Memoria de actividades
Documento que emiten las empresas y en el que se incluyen datos de contenido
muy diverso.
4. Documentos de comunicación externa en la empresa
4.1. Carta
- Carta circular: documento que comunica alguna noticia o información de interés. Se
envía un mismo mensaje a varios destinatarios. Solo cambia el nombre y dirección
de la persona a la que se dirige
- Carta comercial: documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad
comercial. Con ella busca darse a conocer en el mercado o bien promocionar sus
productos o actividades.
Estructura de carta comercial
4.2. Invitación
Documento de carácter formal que tiene el objetivo de convocar a alguien a un acto.
4.3. Saluda
Documento de carácter breve y ceremonioso, que se utiliza con motivo de agradecimiento,
felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de carácter social.
4.4. Tarjeta de visita
Documento breve de presentación que facilita información comercial
4.5. Comunicado de prensa
Documento escrito dirigido a los medios de comunicación para anunciar un evento de
interés periodístico.
4.6. Telegramas
Documento que permite enviar un mensaje de manera rápida.
5. Documentos de comunicación con la Administración público
5.1. Instancia
Documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública
5.2. Oficio
Documento básico de comunicación dentro de la Administración pública para comunicarse
entre sus distintas entidades y con los particulares.
6. Soporte para transmitir documentos escritos

El soporte tradicional de un documento es el papel.
Tipos de papel:
Offset (fotocopiadoras, impresora láser), estucado (revistas, catálogo, folletos) y ecológico
(reciclado).
6.2. Normalización de impresos y documentos
Normalizar es hacer que algo se ajusta a una norma, modelo o regla. En nuestro país se
encarga AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación)
Criterios: Serie A (), Serie B (sobres de gran capacidad) y Serie C(poca capacidad)
6.3. Soportes digitales
El soporte básico en el que se elaboran y transmiten los documentos digitales es el archivo.
7. Canales para transmitir documentos escritos
En función del comunicación que se emplee, podemos distinguir:correo, fax, correo
electrónico y sms
7.1. Correo convencional
- Cartas
- Burofax/fax
- Telegramas
7.2. Fax
7.3. Correo electrónico
8. Gestión documental
Instrumentos de comunicación interna:
- Buzón de sugerencias
- Tablón de anuncios
- Intranet
- Sitio web corporativo
- Portal
Procesamiento informático de documentos escritos
→ Word, write OpenOffice
Funciones: de los procesadores de texto: crear, guardar, imprimir documentos e insertar
gráficos.

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Motivos para que la La comunicación escrita se puede registrar

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Comunicación múltiple y simultánea

Emisor y receptor desconocidos

Técnicas de Pensar lo que vamos a escribir

Expresar las ideas de forma clara y breve

Prestar atención al contenido gramatical y presentación

Normas generales de Cuidar la presentación

Principios fundamentales de redacción empresarial. Cuatro principios básicos:

3.2. Memorándum o nota de régimen interior

6. Soporte para transmitir documentos escritos

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