Examen T4 Comunicación

T4 Documentos escritos al servicio de la comunicación empresarial
Apartado 1 (Tipo test):

La comunicación escrita Tipo de comunicación en la que el emisor, a través del
lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni en tiempo.
1.1 Características de la comunicación escrita Se dan unas características

específicas que la diferencian del resto de procesos comunicativos, especialmente de
la oral:
No hay retroalimentación: El emisor no recibe una respuesta rápida del

receptor. Por eso es diferida.
Para usarla de manera correcta, se necesita un mayor dominio de las palabras
y la gramática.
Tiene la ventaja de lo que escribes, es una prueba del mensaje. Es una
obligación legal para comunicar algunos mensajes.
Da la posibilidad de enviar documentación adjunta de mayor extensión,
acompañándole de documentos o archivos.
No existe comunicación verbal, no tiene presencia en la comunicación escrita.
1.2 Pasos que se deben seguir en la comunicación escrita Para transmitir un

mensaje de manera eficaz, se deben de seguir los siguientes pasos:
1. Analizar el contexto del mensaje (A quien va dirigidos).

2. Pensar antes la idea que se quiere transmitir.
3. Analizar el contexto del mensaje (A quien va dirigido).
4. Elegir las frases y expresiones adecuadas que se van a usar.
5. Leer y revisar el texto antes de enviarlo.
1.3 Principios fundamentales de redacción empresarial Cuando redactamos un

documento, es fundamental seguir unos pasos para que sea eficaz y alcance sus
objetivos. Un documento bien redactado debe reunir 4 principios básicos: Claridad,
Sencillez, Concisión y Cortesía.
Básico Recomendación Ejemplos

Claridad: Usar las palabras con ✗ Horario de ✓ Horario de
Un mensaje claro, no tiene propiedad y construir frases apertura: de 8 a apertura: 8.00 a
confusiones por lo tanto no sencillas. 2. 14.00 h
deja dudas.
Sencillez: Escribir con nuestras ✗ Rogamos ✓ Rogamos disculpe
Se recomienda un palabras, no hay que usar encarecidamente la falta de
lenguaje usual, resulta palabras rebuscadas, sin disculpe nuestra puntualidad
más cercano y da menos frases liosas. falta de decoro
problemas.
Concisión: Expresarnos con el menos ✗ El pedido llego ✓ El pedido llego
Usar palabras justas para número de palabras, a las seis de la sobre las siete de la
transmitir lo que se desea. usando frases breves. tarde… tarde.
Cortesía: Adaptar el documento al ✗ Hola Javier, te ✓ Estimado señor

Consiste en tratar con destinatario. Siendo escribo para García, me dirijo a
atención y respeto al respetuoso y acorde con decirte que… usted para
receptor. los vínculos que nos unen. comunicarle que…
Apartado 2 (Preguntas corta):

2. Redacción de documentos Requiere usar de manera correcta el lenguaje. Para
transmitir un mensaje concreto, se necesita organizar las ideas que se van a transmitir
en los distintos párrafos que contiene el texto.
2.1 Requisitos formales Las principales normas de presentación que se debe tener
en cuenta para la presentación de un documento son los siguientes:
Papel:
Se suele usar de color blanco, con un espesor de 80 g y tamaño DIN A4. Las
empresas suelen tener un papel especial con membrete para cada tipo de
documentos.
Párrafo:
Los documentos tienen al menos 3 partes diferenciadas: Encabezado, Cuerpo y Pie.
El uso de párrafos hace la lectura más sencilla. Comienzan en mayúscula y terminan
con punto y aparte.
Interlineado:
Se suele usar el sencillo o el de 1,5 y la alineación la proporcionan los procesadores
de texto: izquierda, derecha, centrado o justificado por ambos lados.
Márgenes:
Izquierdo y superior deben ser al menos de 4 cm, y el derecho e inferior de 3 cm o
más.
Tipología:
Conviene adaptar la elección del tipo de letras al público al que va dirigido. Ha de ser
sencilla y eficaz. En las empresas cada empleado usa una letra diferente.
Tamaño:
El tamaño de la letra debe de ser 11 o 12, y el color de la fuente negro, aunque puede
usarse también azul oscuro. Si se quiere resaltar alguna frase o palabra, posemos
usar subrayado o negrita o cambiar el color de la fuente.
2.2 Normas de tratamiento El éxito de un documento escrito depende de su

contenido y su apariencia. Hay 5 tipos de tratamiento para el remitente de nuestro
escrito:
Muy formal:
Se usa en casos en los que el destinatario es de rango superior.
Educado:
Neutral, pero formal. Usado en la correspondencia de oficina.
Neutral:
Amistoso, pero neutral. Recomendado para toda la correspondencia, menos
para la muy formal.
Personal e informal:
Relación personal entre remitente y destinatario, mucha confianza.
Cordial:
Amistoso y respetuoso. Hay relación personal, pero de respeto.
2.4 Puntuación Los signos de puntuación, ayudan a expresarnos con claridad y

precisión. Estos estructuran el texto, ordenando las ideas y delimitando las frases y
párrafos del documento. Ayudándonos a comprender el sentido de las palabras de la
oración.
Punto 3, 4 y 5 (Esquema que nos dio):

Comunicación interna:
Aviso.
Memorándum.
Informe.
Acta.
Convocatoria.
Memoria de actividades.
Comunicación externa:
Carta.
Invitación.
Saluda.
Tarjetas.
Comunicado de prensa.
Administración pública:
Telegrama.
Oficio.
Certificado.
Instancia.
Apartado 6 (Tipo test):

6. Soportes para transmitir documentos escritos Medio a través el cual se
produce la comunicación. Lo primordial es el léxico escrito, no implica que el texto no
pueda llevar gráficos, dibujos o diseños.
6.1 El soporte papel El soporte tradicional e un documento es el papel y la

información se introduce manualmente o mecánicamente.
El formato de papel que se usa normalmente es el DIN A4, excepto en el caso de
algunos documentos específicos (Saluda o invitación), se suelen presentar en formato
de menor tamaño. La empresa debe causar buena impresión en sus comunicaciones.
Por eso es necesario usar un papel de buena calidad que presente un grosor y
blancura apropiado.
Soportes a tener en cuenta:
Sobres Normalmente de papel, en el que se introduce el documento escrito para

entregar o enviar. Hay de muchos tipos y tamaños, se adaptan a las características y
dimensiones del contenido.
Impresos Formularios con las partes fundamentales ya cumplimentadas y otras en
blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando se
rellenan y firman, se convierten en documentos. Si es necesario hacer varias copias,
se usa papel autocopiativo de varios colores.
Tipos de papel:
Offset Usado en fotocopiadoras, impresora láser. Se usa como papel de carta,

sobres…
Estucado Se usa para revistas, catálogos, folletos. Brillante y no se suele usar para
escribir encima, la tinta se resbala.
Ecológico Cada vez más demandado el uso de este tipo de papel para prevenir la
degradación y proteger el medio ambiente.
6.2 Normalización de impresos y documentos Hacer que algo se ajuste a una

norma, modelo o regla. En España existe el AENOR, se encarga del desarrollo y
difusión de las normas técnicas. Las normas indican como debe ser un producto y de
qué modo funciona un servicio para que sea seguro y responda a lo que el consumidor
espera de él. Establece los siguientes criterios:
Serie A: Regula tamaño de los papeles. Partiendo de un papel de 1 m2 (841 x 1189

mm), se dobla por la mitad exacta muchas veces, da lugar a nueve tamaños diferentes
que van desde el A0 (841 x 1189 mm) hasta el A8 (52 x 74 mm).
Serie B: Regula el formato de sobres de gran capacidad. Está realizada en función de

la serie A del tamaño del papel. Cuando hay que hacer un envío numeroso de
documentos de la serie A4, se usan sobres de la serie B4.
Serie C: Regula el tamaño de los sobres con poca capacidad. Realizada en función de
la serie A. cuando se realiza un envío de pocos documentos de la serie A3, se usan
sobre de la serie C3.
6.3 Soportes digitales La mayoría de los mensajes de comunicación escrita que se

envía y recibe, no se realiza en soporte papel. Gracias a los actuales soportes digitales
(Portátil, Tablet, Smartphone). Podemos acceder a una cantidad grande de
información en el momento que se necesita. Cuando se usan medios informativos, el
soporte básico en el que se elabora y transmite el documento es el archivo, que
contiene datos y gráficos creados mediante un programa informático.
Apartado 7 (Pregunta corta):
7. Canales para transmitir documentos escritos En función del canal de

comunicación que se emplee, podemos distinguir varios canales de transmisión de
comunicación escrita. Entre ellos se encuentra el correo, el fax, correo electrónico y el
SMS.
Canal Uso Rapidez Seguridad

Correo Externo Reducida Media/ alta
Fax Externo Alta Media/ alta
Correo Interno/ externo Instantánea Media/ alta
electrónico
SMS Interno/ externo Instantánea Media/ alta
7.1 Correo convencional El teléfono tiene ventaja de rapidez en transmitir

mensajes, pero la correspondencia deja constancia escrita del comunicado. Uno de los
canales más usados en empresas y organismos públicos es el correo convencional.
Para hacer llegar sus comunicados, las empresas pueden elegir entre usar el servicio
de correos, o crear su propio servicio de mensajería. Correo ofrece los siguientes
servicios:
Carta: Ordinaria, certificada, certificada urgente, postal exprés, sobre prepagado,

carta urgente, carta urgente internacional, correo digital, tarjeta postal.
Burofax/ fax: El burofax y el fax.
Telegrama: Telegrama nacional, internacional, internacional urgente, online.
7.2 Fax Nace por la necesidad transmitir, entre dos lugares geográficos alejados,
copias exactas de documentos que contienen un gran volumen de información de
manera rápida. Su uso como medio en envío de documentos está extendido en casi
todas las empresas y organismo públicos, en la actualidad está perdiendo fuerza y se
emplea el correo electrónico. Suele usarse para adelantar documentos y agilizar
trámites, su impresión es de escasa calidad, normalmente se envía una copia del
documento de alguna forma alternativa.
7.3 Correo electrónico Instrumento imprescindible en el ámbito personal como

profesional, nos facilita el envío de documentos a una o varias personas en tiempo
real. El receptor del correo verá en su bandeja de entra el mensaje y si va
acompañado de un documento, imagen o impreso. Podrá imprimirle de forma exacta al
original. Para usarlo, nuestro pc tiene que estar conectado a internet, tener instalado
un programa cliente o usar un servidor web. Las cuentas en servidores web, tienen
una serie de ventajas:
No es necesario tener una aplicación instalada en el pc.

Suelen ser gratuitas.
Se puede consultar el correo desde cualquier parte del mundo.

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1.1 Características de la comunicación escrita Se dan unas características

No hay retroalimentación: El emisor no recibe una respuesta rápida del

1.2 Pasos que se deben seguir en la comunicación escrita Para transmitir un

1. Analizar el contexto del mensaje (A quien va dirigidos).

1.3 Principios fundamentales de redacción empresarial Cuando redactamos un

Básico Recomendación Ejemplos

Cortesía: Adaptar el documento al ✗ Hola Javier, te ✓ Estimado señor

Apartado 2 (Preguntas corta):

2.2 Normas de tratamiento El éxito de un documento escrito depende de su

2.4 Puntuación Los signos de puntuación, ayudan a expresarnos con claridad y

Punto 3, 4 y 5 (Esquema que nos dio):

Apartado 6 (Tipo test):

6.1 El soporte papel El soporte tradicional e un documento es el papel y la

Sobres Normalmente de papel, en el que se introduce el documento escrito para

Offset Usado en fotocopiadoras, impresora láser. Se usa como papel de carta,

6.2 Normalización de impresos y documentos Hacer que algo se ajuste a una

Serie A: Regula tamaño de los papeles. Partiendo de un papel de 1 m2 (841 x 1189

Serie B: Regula el formato de sobres de gran capacidad. Está realizada en función de

6.3 Soportes digitales La mayoría de los mensajes de comunicación escrita que se

Apartado 7 (Pregunta corta):

7. Canales para transmitir documentos escritos En función del canal de

Canal Uso Rapidez Seguridad

7.1 Correo convencional El teléfono tiene ventaja de rapidez en transmitir

Carta: Ordinaria, certificada, certificada urgente, postal exprés, sobre prepagado,

7.3 Correo electrónico Instrumento imprescindible en el ámbito personal como

No es necesario tener una aplicación instalada en el pc.

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