Á reas funcionales de la empresa

Reflexiona sobre las siguientes preguntas:

 ¿Has tenido la oportunidad de visitar alguna empresa y de hacer un

recorrido por sus departamentos internos? ¿Has trabajado en alguna
empresa?
 En cualquiera de estos casos, ¿cuáles son las principales áreas que
has podido identificar? ¿Finanzas? ¿Ventas? ¿Producción?

Todas las anteriores son ejemplos de áreas funcionales y se les conoce

así porque a través de ellas se llevan a cabo los procesos básicos de la
organización.

Todas las anteriores son ejemplos de áreas funcionales y se les conoce

así porque a través de ellas se llevan a cabo los procesos básicos de la
organización.

El área funcional de una empresa son aquellos departamentos en los que

se divide una empresa para que su trabajo pueda ser eficiente, para ello es
importante acotar que cada área o departamento lleva a cabo funciones
que son específicas.

Hay áreas funcionales que comparten casi todas las empresas sin importar
su tamaño, por ejemplo, finanzas, dirección general y recursos humanos,
mientras que otras se van volviendo necesarias conforme una empresa
crece, por ejemplo, el área legal o de tecnologías de la información.

Las áreas funcionales de una organización deben trabajar de manera

conjunta para lograr los objetivos de la empresa y para vincularse como un
auténtico sistema interrelacionado. A continuación revisarás algunas de las
más representativas.
1. Capital Humano
El departamento de Recursos Humanos, también conocido como Capital
Humano, apuesta a que los individuos que forman parte de la
organización logren los objetivos de la empresa, al mismo tiempo que sus
metas personales.

Las funciones del departamento de Recursos Humanos son las siguientes:

 Realizar la planeación de los recursos humanos, es decir, hacer una

proyección de las necesidades de personal para la organización.
 Cuidar que todos los puestos que integran la organización estén
cubiertos de la mejor forma posible.
 Reclutar personal. Este departamento debe ser capaz de atraer a los
candidatos más aptos para ocupar un puesto determinado.
 Elegir al candidato más idóneo para tomar una posición dentro de la
empresa, por medio de todo un proceso de selección de personal.
 Administrar sueldos y salarios, es decir, conseguir que los
empleados sean compensados de manera equitativa mediante un
adecuado sistema de retribución que evalúe de manera integral el
trabajo realizado por éstos.
 Mantener relaciones favorables entre la Dirección y el personal con la
finalidad de que sean las más adecuadas, conciliando siempre los
intereses de ambas partes. También debe propiciar la búsqueda de la
satisfacción laboral y las oportunidades de trabajo al interior de la
organización.
 Evaluar las necesidades de capacitación que tiene el personal y
brindarle la preparación necesaria con el propósito de mejorar la calidad
del recurso humano.
 Brindar al trabajador bienestar personal por medio de elementos
como prevención, higiene, seguridad, recreación, servicios médicos,
entre otros.
 Recabar información que describa la situación de los empleados en la
organización, por ejemplo, mediante la aplicación de encuestas que
evalúen el clima organizacional.
 Realizar funciones administrativas, es decir, efectuar trámites que la
empresa requiere, tales como altas y bajas de empleados, pago de
nómina, contratación de personal o elaboración de manuales.

Los recursos humanos son indispensables para cualquier empresa que

necesite crecer y contratar a los mejores trabajadores. Ya sea para cada
puesto o ayudar a las personas que se desarrollan en la empresa para
seguir formándose y creciendo.

2. Producción
El departamento de Producción en las organizaciones es el encargado de
la transformación de los insumos en productos o servicios terminados.

Por lo tanto, la producción es cualquier actividad que aprovecha los

recursos y las materias primas para poder elaborar o fabricar bienes y
servicios, que serán utilizados para satisfacer una necesidad.

También se podría decir que la producción es una actividad dirigida a la

satisfacción de las necesidades humanas, a través del procesamiento de
las materias primas, hasta generar productos o mercancías, que serán
intercambiadas dentro del mercado.

Por lo tanto, la definición económica de producción es muy amplia, ya que

se pueden incluir como producción cualquier actividad humana donde se
está elaborando un satisfactor de una necesidad determinada.
Sus funciones principales son:

 Una óptima transformación de los insumos a través de procesos

eficientes y eficaces en cuanto al uso de la materia prima, la
maquinaria, la tecnología, los métodos, la mano de obra y otros
recursos que se utilicen.
 La adecuada localización para futuras plantas de producción
mediante el análisis apropiado de los siguientes criterios: cercanía de
los insumos, del mercado real y disponibilidad del recurso humano
calificado.
 La planeación de la distribución física, es decir, determinar los
espacios necesarios para facilitar los procesos de producción.
 El estudio del trabajo, el cual consiste en determinar mediante un
análisis sistemático, las tareas que se habrán de realizar.
 La prevención de riesgos laborales que tiene como propósito eliminar
o reducir al mínimo los peligros relacionados con las propiedades físicas
de la empresa, la administración o con las actividades de producción
(es decir, con la mano de obra y materiales).

3. Finanzas
Toda organización requiere de un área Financiera para poder tomar sus
decisiones. De acuerdo con Garza (2000), la función financiera de la
organización es tratar de aumentar el patrimonio de los accionistas por
medio de la obtención de fondos módicos y la correcta administración e
inversión de los recursos que generen ganancias económicas.

El objetivo que persigue la administración financiera de toda empresa es

obtener liquidez y rentabilidad, ya que de otra manera la organización
desaparecería, pues no tendría ningún sentido estar perdiendo dinero,
recursos y tiempo.

La contabilidad sirve para proporcionar información relacionada con las

actividades financieras de una empresa o una persona. Dentro de las
principales características de la contabilidad encontramos que es una
técnica de diagnóstico pues registra hechos relevantes, proporciona de
manera sistémica y organizada información útil, confiable, real y de fácil
comprensión. Dicha información facilita la toma de decisiones que deba
tomar la persona o administrador, ya sea de inversión, operación o
financiamiento.

La contabilidad se divide en tres grandes categorías:

 Contabilidad financiera: se enfoca en “elaborar informes de uso

general que describen la situación financiera y los resultados de las
operaciones conocidas como estados financieros” (Kieso & Weygandt,
1987, citados por Garza, 2000, p. 235). Los principales estados
financieros son: balance general, estado de resultados y estado de flujo
de efectivo.
 Contabilidad administrativa: brinda información a los usuarios
internos para facilitar su toma de decisiones a través de herramientas
como los presupuestos y el análisis de costos.
 Contabilidad fiscal: es el sistema de información que sirve para que la
empresa cumpla con sus obligaciones relacionadas con el pago de
impuestos.

Las funciones que se desarrollan en un departamento de Finanzas son:

 Diseño de planes estratégicos financieros: consiste en coordinar,

integrar y evaluar los planes estratégicos establecidos por la
organización.
 Captación de fondos: se trata de captar los fondos necesarios para la
operación de la compañía.
 Optimización de recursos: consiste en mejorar el rendimiento de sus
recursos.
 Estructura financiera sólida: su intención es conservar una estructura
financiera que le permita a la empresa mantenerse ante cualquier
cambio o situación financiera.
 Prever y cubrir las necesidades de información, ya sea interna o
externa.
 Precisar y operar la estrategia fiscal de la empresa.
 Implementar un plan para controlar las operaciones, proteger los
bienes y realizar los objetivos, políticas y procedimientos.
 Mantener una adecuada imagen financiera: consiste en conservar
una imagen financiera apropiada hacia el interior y exterior de la
empresa con la finalidad de generar estabilidad y credibilidad.

4. Mercadotecnia y ventas
El departamento de Mercadotecnia juega un papel muy importante en las
organizaciones. Se encarga de identificar una necesidad y satisfacerla a
través del conocimiento profundo del cliente y busca que el producto o
servicio sea hecho a la medida de éste.

Al interior de esta disciplina se realizan procesos para identificar las

necesidades de los consumidores y potenciales clientes, en los cuales se
toman en cuenta factores como la edad, el sexo, el entorno
socioeconómico y las costumbres culturales.

Para lograr sus objetivos, se basa en el conocimiento del consumidor y

otros conceptos básicos como: necesidad, deseo, demanda, valor, marca,
mercado, intercambio y posicionamiento.
Lo que busca la mercadotecnia es distribuir y comercializar productos que
los consumidores puedan pagar, para eso es necesario que haga una
investigación sobre lo que quiere y necesita el público, efectuar pruebas de
mercado, darlo a conocer a través de la publicidad y definir canales de
distribución.

Las principales funciones del departamento de Mercadotecnia son:

 Realizar investigaciones de mercado: esta actividad consiste en

elaborar estudios para conocer la información más relevante sobre los
clientes potenciales de los bienes o servicios que ofrece la
organización.
 Tomar decisiones sobre los productos o servicios: esto implica
hacer las modificaciones necesarias en sus características de
contenido, calidad y presentación para satisfacer las necesidades de los
clientes.
 Tomar decisiones de precio: consiste en determinar las estrategias a
seguir para la fijación de precios, con base en el análisis de los clientes
y competidores de la organización.
 Toma de decisiones de distribución o plaza: se determinan las bases
para que el producto o servicio llegue a los consumidores finales.
 Diseño de estrategias de promoción: a través de ellas se dan a
conocer los productos o servicios, buscando la forma de incentivar a los
consumidores para adquirirlos.
 Servicios postventa: consiste en dar seguimiento a los clientes
después de realizar una venta para conocer su opinión y nivel de
satisfacción.
5. Área de Tecnologías de la Información
Debido a que cada vez es más común que las empresas implementen
Tecnologías de Información (TI) en sus operaciones y procesos, muchas
organizaciones consideran a TI como un área funcional.

El departamento de Tecnología e Información (TI), es la división de una

empresa encargada de la administración de sus recursos tecnológicos.

Entre sus tareas se encuentra el diseño, desarrollo, administración e

implementación de sistemas de información. También se encarga de
brindar soporte técnico a los usuarios e innovar el área conforme a las
nuevas tecnologías.

Sus principales funciones son:

 Dar mantenimiento al hardware y al software utilizado por los

miembros de la organización.
 Ofrecer soporte técnico.
 Analizar y diseñar sistemas de información.
 Administrar información y procesamiento de datos.
 Elaborar informes y estandarizarlos para facilitar el análisis de la
información y propiciar una adecuada planeación.
 Diseñar sistemas de información acordes a las necesidades de las
distintas áreas de la empresa.
6. Áreas de apoyo
La empresa se debe organizar de acuerdo a su tamaño y finalidad, aunque
todos los autores de administración señalan cuatro áreas básicas
(Recursos Humanos, Producción, Mercadotecnia y Finanzas), pero eso no
significa que todas las empresas al iniciar operaciones deban tenerlas
todas en su organigrama. Sin embargo, no deben olvidarse otras áreas
importantes como: Innovación y Desarrollo, Seguridad e Higiene Industrial,
Compras y Sistemas Informáticos, sólo por mencionar algunas.

Es importante recordar que cada área genera costos. Cuando se funda

una empresa lo que más debe cuidarse son los costos porque las ventas
vendrán después, pero los gastos inician incluso antes que la empresa.
Dado este criterio de gastos y ventas, la empresa se organiza en áreas
básicas y áreas de apoyo.

Son las áreas que dan soporte a la organización, esenciales en la

disponibilidad de recursos, en cuanto a servicios, equipo e insumos, dando
apoyo a todas las áreas para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Las áreas básicas son aquellas que generan ingresos a la empresa

(Producción y Ventas); mientras que las áreas de apoyo son las de
procesos que apoyan a las áreas básicas. Por ejemplo, para que en las
áreas de Producción y Ventas se genere efectivo es necesario contar con
mano de obra, materia prima de calidad, mantenimiento y seguridad
industrial y sistemas informáticos. Por lo tanto, las áreas de apoyo serían:
Recursos Humanos, Finanzas, Sistemas Informáticos, Seguridad
Industrial, entre otras.
7. Técnicas administrativas actuales
Actualmente la administración se apoya en algunas técnicas para
aumentar la competitividad de las empresas; como por ejemplo las
siguientes:

Coaching gerencial.

Actualmente el gerente debe desarrollar no sólo habilidades técnicas, sino

también conceptuales y humanas. También, debe tener un liderazgo
trasformador, a fin de ayudar a los empleados a rendir al máximo de sus
capacidades y trascender en su vida profesional y personal.

Para Dezerega (2007, citado por Thompson, 9 de marzo de 2011), el

coaching:

Es asumido como un sistema de relación profesional que incluye

conceptos, estructura, procesos y herramientas de trabajo específico, que
mejora el desempeño en forma permanente, a través de la comunicación
verbal y no verbal. El Coaching como herramienta gerencial, involucra dos
figuras fundamentales: el Coach y el Coachee.

Bajo la anterior definición podemos identificar los dos elementos

esenciales del coaching que es el Coach (persona que sugiere) y el
Coachee (persona que expresa sus inconvenientes).

Balance Score Card o Cuadro de Mano Integral.

Dentro de la administración estratégica se utiliza la técnica BSC, la cual es

un instrumento que ayuda a tomar decisiones o estrategias en cuatro
perspectivas: formación y crecimiento, financiera, clientes y procesos
internos.

Esta herramienta permite a las empresas medir resultados y con base en

ello tomar decisiones.
Downsizing.

Es la restructuración de las organizaciones a través del rediseño de

puestos y funciones, también es la reducción de fuerza laboral buscando la
competitividad y productividad de las organizaciones.

E-commerce o comercio electrónico.

El uso de Internet ha contribuido al desarrollo del comercio, ya que las

empresas utilizan su página web o redes sociales y dinero electrónico para
hacer las transacciones. Incluso existen compañías cuya actividad
principal es el comercio electrónico, por ejemplo, mercadolibre.com y
amazon.com.

Empresa virtual.

Son las organizaciones que están montadas sobre la tecnología de

Internet o puede ser que sólo un área o unidad de negocio sea virtual. La
UVEG es un buen ejemplo de ello porque es un servicio de educación en
línea, sin embargo, todos los procesos de creación de cursos,
mantenimiento de plataforma, las áreas de Recursos Humanos y Finanzas,
son como en cualquier universidad presencial. Existen otras empresas que
sólo utilizan el Internet como apoyo en algunas áreas, por ejemplo, en
reuniones, almacenamiento de datos, ventas y otras más.

Estos son sólo algunos ejemplos de las nuevas tendencias administrativas.