Modulo 1

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CURSO

“AUXILIAR CONTABLE”

Módulo I: Introducción,
Aspectos generales y
conceptos básicos.

Curso: Auxiliar Contable Página 1


Concepto de Organización.
Una organización, es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y
administraciones que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción,
tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su
misión. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más
personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una
organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están
dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de
cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros,
y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de
disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros).
Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos
propósitos.
Los elementos principales de toda organización son los siguientes:

 Un objetivo.
 Elementos personales (RHH).
 La dirección.
 La división del trabajo, que es la especialización y cooperación de las fuerzas
laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Finalidad:

 Con fines de lucro (empresas).


 Sin fines de lucro (ONG).
 Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios (organismos
gubernamentales).

La Empresa. Recursos y fuentes

Concepto.
Una empresa es un tipo particular de organización que combina recursos para la obtención de
un beneficio o lucro.
Se constituye en base a un aporte de capital inicial que permita, como mínimo, la supervivencia.
En el largo plazo, será necesaria la productividad para el crecimiento y desarrollo.

Recursos y fuentes.
Una empresa basa su desarrollo en el manejo eficiente de sus recursos. Estos son los diferentes
medios con los que cuentan los individuos que administran el ente para llevar a cabo su
actividad.
Los recursos pueden ser transitorios o permanentes. En el primer caso se trata de una
perspectiva a corto plazo, son los elementos que permiten la realización de las operaciones
habituales de la organización. Los recursos permanentes son los que sirven de base a la actividad
que desarrolla la empresa en el largo plazo. Constituye el sustento o la estructura sobre la cual
se manejan y renuevan los recursos operativos.

Los recursos pueden clasificarse en:


• Recursos para efectuar la actividad específica:
• Dinero
• Dinero depositado en una cuenta bancaria (cuenta corriente o caja de ahorro)

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• Materia Prima para producir bienes
• Bienes en proceso de fabricación. En caso de empresa que fabrica bienes
• Bienes terminados
• Mercaderías de reventa
• Importes a cobrar por ventas de mercaderías a crédito o en cuenta corriente
• Bienes de inversión transitorias (depósito a plazo fijo)
• Recursos para dar una estructura permanente:
• Edificios donde lleva a cabo sus actividades
• Equipos, maquinarias
• Mobiliario necesario para realizar labores comerciales: vitrinas, escritorios, etc.
• Derechos exclusivos a procesar (patentes) o nombres (marcas)

Por otra parte la empresa posee distintas fuentes o formas de generar fondos
necesarios para financiar sus operaciones.

• Fuentes de los recursos:


• Aportes de los propietarios
• Créditos otorgados por los proveedores
• Créditos otorgados por tercero (préstamos bancarios u otros)

El proceso decisorio.

El manejo de una organización, requiere la realización continua de las siguientes actividades:


 Detectar situaciones que requieren la toma de alguna decisión, quizá desvíos de
lo planificado.
 Identificar los posibles curos de acción, a fin de buscar soluciones posibles a los
desvíos observados.
 Evaluar los efectos esperados, de la adopción de cada curso de acción del punto
anterior.
 Selección de un curso de acción, que puede significar hacer algo o no hacer nada.
 Actuar de acuerdo a lo decidido.
 Captar los resultados reales de lo actuado.
 Comparar los resultados reales con los esperados y establecer si hubo desvíos
importantes o no

La información, aspecto clave de la decisión. Importancia de la Información.

Cuando nos referimos a la Información, lo hacemos como:

 elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones


(información sobre variables controlables, recursos, etc.)
 producto del proceso de control de gestión (información sobre las desviaciones
respecto de lo programado que a su vez es utilizada para tomar nuevas decisiones.

Es decir que la Información juega un papel esencial en la gestión administrativa. “Para tomar
buenas decisiones hay que tener buena información”. Si contamos con Información incorrecta,
desviada, incompleta, etc. Seguramente, nuestras decisiones irán en el mismo sentido. Razón
por la cual, hay que determinar los medios, fuentes, que buscamos y los actores que realizarán
la búsqueda de Información.

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A estos efectos, puede considerarse que la Información es un conocimiento que debe ser
presentado bajo una forma “comunicable” y que resulte útil para la toma de decisiones.

La Información necesaria, para toma de decisiones, puede referirse a la Organización y/o al


contexto donde está inmersa.

Concepto de Contabilidad: Ciencia, Arte o Técnica. La información y la Contabilidad.

La contabilidad es una técnica que por medio de un Sistema de Registración, en libros y demás
anotaciones, permite conocer el ESTADO DEL PATRIMONIO ( bienes propios, derechos a cobrar
y deudas) y el ESTADO DE RESULTADO obtenido (Perdidas o Ganancias) de una empresa.. Cuya
finalidad es brindar a sus propietarios, como también a terceros interesados. Ejemplo, un banco
al momento de decidir dar un préstamo.
Como dijimos anteriormente, dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la
información contable pueden ser divididos en usuarios internos y externos. El grupo de usuarios
internos comprende a todas aquellas personas u órganos que utilizan la información desde
dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma.
Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la empresa objeto
de la información, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestión, como
accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administración
pública, especialmente la administración tributaria, y que necesitan básicamente de la
información contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples
puntos de vista. En función de los usuarios de la contabilidad se distingue entre contabilidad
financiera y contabilidad directiva o de gestión:5

Contabilidad financiera (externa): proporciona la información esencial del funcionamiento y


estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes,
inversores, proveedores, administraciones públicas, etc.). La legislación de la mayoría de los
países regula las normas de la contabilidad financiera para homogeneizar la información
resultante y darle mayor fiabilidad y comparabilidad. La contabilidad financiera suele tener poco
detalle porque contiene una información muy agregada.

Contabilidad de gestión o contabilidad directiva (interna): que engloba a la contabilidad de


costos. Es la contabilidad elaborada con una finalidad interna o de autoconsumo en la propia
empresa y se utiliza para el cálculo de los costos, estados económicos y productivos en el interior
de la empresa que servirán para tomar decisiones en cuanto a producción, organización,
mercadotecnia, etc. Se caracteriza por ser más flexible, dado que se basa en la autorregulación,
está sometida únicamente a las normas que se autoimponga la propia empresa y no a normas
legales, suele ser más detallada que la contabilidad financiera y también es más inmediata que
esta, porque ha de servir para decisiones muy próximas. Por su parte, la contabilidad de costos
es una herramienta muy útil para el uso interno de los directivos de las empresas para el
desarrollo de las funciones de planificación, control y toma de decisiones

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El Control Patrimonial

Además de los Controles de Gestión (sobre las consecuencias de las decisiones de los
administradores) hay otros que apuntan a la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de la
sociedad, incluyendo a los que no objeto de la Toma de Decisiones, Control Patrimonial.

Así una organización necesita conocer, en cualquier momento y con grado razonable de
aproximación a la realidad:

 Las mercaderías recibidas para su venta en Consignación;


 Matrices (por ejemplo) recibidas de un cliente que se emplean para la producción de
determinadas piezas para la venta;
 Materias Primas recibidas para realizar trabajos por el sistema fasson.

Esta información debería, también, ser brindada por el Sistema Contable. Por tal razón, surge
que la Contabilidad integra el Sistema de Información de una organización y brinda Información
útil para la Toma de Decisiones y Control Patrimonial. En este último caso, por ejemplo,
detectar faltante de dinero, de mercaderías, etc.

Origen de los Datos a registrar contablemente.

El Origen de los Datos a Contabilizar, tienen estricta relación con los movimientos, que se
realizan en la Organización.
Dichos movimientos podemos enumerarlos, someramente, en Compras, Fabricación (si es el
caso), Ventas, Pagos, Cobros, Depósitos Bancarios, Ventas de Contado, Presentación de
Cupones de Tarjeta de Crédito para su posterior Cobro, Entregas de Mercaderías, Recepción
de Mercaderías.

La mayoría de estos movimientos, son Operaciones Comerciales, y deben sr registradas en el


Sistema Contable, para obtener la Información necesaria para Toma de Decisiones, de variada
importancia, con la mayor eficiencia
Para ello, existen los Documentos Comerciales, los cuales serán contabilizados, por las partes
involucradas.

Documentos Comerciales.

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial, de acuerdo con los
usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresa.

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La documentación cumple las siguientes funciones:

Función Contable:

 dejan constancia escrita de las operaciones realizadas;


 respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad
(Fuente de Registración).

Función Jurídica:

 son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente (precisan la


relación jurídica entre las partes).

Función de Control:

 individualiza a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo


responsabilidades.

Función Impositiva:

 los comprobantes respaldan lo registrado en los libros de comercio obligatorios y lo


manifestado en las declaraciones juradas, también facilitan la fiscalización que se realiza
mediante las inspecciones.

En cada transacción comercial intervienen dos partes, la que "compra" (deudor) y la


que "vende" (acreedor).

Utilidad:

 Son una constancia de las operaciones realizadas por la empresa, en un periodo de


tiempo.
 Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas, dado que
constituyen el respaldo escrito de cada Operación.

Clasificación:

• Externos: Emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.


Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

• Internos: Emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la


misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, Órdenes
de Compra, Informes de Recepción, etc.

Conservación:

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez (10) años, contados desde la fecha
de emisión del documento.

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Ejemplo Factura

Orden de Compra

Concepto

Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando


cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, lugar y forma de entrega. También se la llama
"Nota de Pedido".

Requisitos

Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema
anterior), y además:

 detalle de la mercadería solicitada,


 lugar y fecha de entrega,
 forma de envío.

Formas de emisión

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 Original: para el vendedor.
 Duplicado: para el comprador.

Importancia

 Comprador: sirve como constancia de las mercaderías que solicitó.


 Vendedor: sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser
aceptado.

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Remito

Concepto

Es el comprobante que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías.

Requisitos

Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema
anterior), y además:

 detalle de la mercadería solicitada,


 lugar y fecha de entrega,
 forma de envío (medio de transporte),
 firma de la persona que recibe la mercadería,
 colocar la letra "R" los responsables inscriptos en el IVA, o "X" los exentos, no alcanzados
y monotributistas.

Formas de emisión

 Original: para el comprador.


 Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).
 Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador).

Importancia

 Comprador: controla las mercaderías recibidas.


 Vendedor: sirve de constancia de que el comprador recibió conforme.
 Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

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Factura

Concepto

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, indicando el importe de las mercaderías


vendidas o prestación de servicio realizada.

Requisitos:

Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema 1.3
de ésta unidad), y además:

 identificación del modelo "A", "B", o "C" y “M”


 detalle de la mercadería vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total),
 condiciones de venta.

Formas de emisión

 Original: para el comprador.


 Duplicado: para el vendedor.

Importancia

 Comprador: registra la compra a plazo o al contado y la deuda contraída si la condición


es en cuenta corriente.
 Vendedor: registra la venta a plazo o al contado y la cuenta a cobrar si la condición es
en cuenta corriente.

Otro Ejemplo de Factura, en este caso Tipo A

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Ticket

Concepto

Cumple la misma función que la Factura. Lo emite el vendedor por medio de máquinas
registradoras (autorizadas por la AFIP) y se lo entrega al comprador. En la memoria de la
máquina queda el duplicado de la operación realizada.

Las máquinas registradoras emisoras de ticket, deben estar autorizadas por la AFIP, que es el
ente de control fiscal.

Requisitos

 Fecha de emisión.
 Numeración consecutiva y progresiva.
 Apellido y Nombre o Razón Social del emisor.
 Domicilio comercial del emisor.
 CUIT del emisor.
 La leyenda " A CONSUMIDOR FINAL".
 Importes parciales y monto total de cada operación.

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Nota de Debito

Concepto

Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda


por motivos que en el mismo comprobante se especifican.

Requisitos

Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en el tema 1.3
de ésta unidad), y además:

 motivo e importe del aumento de la deuda (subtotal, IVA resultante y total),


 número de la factura que corresponde al débito efectuado.

Motivos

 Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, etc.).
 Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).
 Por el cobro de intereses.

Formas de emisión:

 Original: para el comprador.


 Duplicado: para el vendedor.

Importancia:

 Comprador: le sirve para registrar el aumento de su deuda.


 Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar el importe a
su favor.

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Nota de Crédito

Concepto: Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuyó


su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican.

Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados
en el tema 1.3 de ésta unidad), y además:

 motivo e importe de la disminución de lo adeudado (subtotal, IVA resultante y total),


 número de la factura que corresponde al crédito efectuado.

Motivos

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 Devolución de mercaderías por parte del comprador.
 Por haberse facturado de más (cantidad o precio).
 Por bonificaciones, quitas o descuentos no realizados.
 Rescisiones de operaciones.

Formas de emisión

 Original: para el comprador.


 Duplicado: para el vendedor.

Importancia:

 Comprador: le sirve para registrar la disminución de lo que adeuda en cuenta corriente.


 Vendedor: le permite salvar errores ajustándolos a la realidad y registrar una
disminución en la cuenta corriente del comprador.

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Recibo

Concepto: Es el documento que entrega el vendedor al comprador como constancia de haber


recibido dinero, cheque u otros valores en forma de pago total o parcial de lo adeudado.

Requisitos: Debe cumplir con los requisitos exigidos a todos los comprobantes (estudiados en
el tema 1.3 de ésta unidad), y además:

 lugar y fecha de emisión,


 nombre de quien recibe (vendedor o beneficiario),
 cantidad recibida en letras y números,
 detalle de lo que se recibe (dinero en efectivo, cheques, etc),
 firma y aclaración de la persona que recibe.

Formas de emisión

 Original: para el comprador o pagador.


 Duplicado: para el vendedor o beneficiario (el que recibe).

Importancia

 Comprador: es un medio de prueba, certifica que pagó. Además le sirve como medio
de registro y control de la salida o egreso de dinero u otros bienes.
 Vendedor: medio de registración y control de los ingresos de dinero u otros bienes.

Clases de Recibos

 De Sueldos y Jornales.
 De Alquileres.
 De Cancelación de facturas y Notas de Débito.
 Otros.

Nota Aclaratoria:

Los comerciantes deben entregar recibo con los requisitos que hemos mencionado. Si vos
realizas un acto de comercio y necesitas dar recibo podes usar los que ya vienen impresos, los
podes comprar en cualquier librería y tienen el siguiente formato:

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Si no tenés uno impreso, podés hacerlo en una hoja en blanco, ya que también sirve como
recibo:

Datos que no pueden faltar en la confección de un recibo:

 lugar y fecha de emisión,


 la palabra RECIBÍ o RECIBO,
 el nombre de la persona que paga,
 el monto o cantidad que se recibe en números y letras,
 la forma en que se recibe el pago (efectivo, cheque, mercaderías, etc.),
 motivo del pago,
 firma y aclaración de la persona que recibe el pago.

Pagare

Concepto: Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de
dinero a una fecha cierta o determinada. Es una promesa de pago.

PAGARÉ, está en primera persona del singular y en futuro, está diciendo "yo pagaré", es decir
que el firma y es el deudor o pagador.

Requisitos

 Lugar y fecha de emisión.


 Lugar y fecha de pago, es decir el vencimiento del pagaré.
 Nombre del beneficiario.
 Importe en letras y número.
 La cláusula "o a su orden".
 La palabra "Pagaré".
 La cláusula "Sin protesto".
 Motivo por el cual se emite.
 Nombre y firma del librador, deudor o firmante.
 Sellado correspondiente.

Personas que intervienen

 Librador, Pagador, Deudor o Firmante: es la persona que emite el pagaré, lo firma y


promete pagarlo.
 Beneficiario: es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden
se realice el pago.
 Tenedor o portador: es la persona que tiene el documento por habérselo transferido el
beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o para que lo endose
nuevamente.
 Endosante: es la persona que transfiere el pagaré.

Importancia

 Permite realizar operaciones sin entregar dinero en forma inmediata.

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 Permite obtener préstamos de dinero o comprar a crédito.
 Ofrece al beneficiario seguridad de cobro.
 Permite su negociación antes del vencimiento, ya que el beneficiario puede transmitir
el derecho de cobro a otra persona mediante el endoso.

Vencimientos

 A la vista: se paga cuando el documento es presentado para su cobro. Es una forma


poco usual, ya que el beneficiario puede presentarlo para el cobro en cualquier
momento. Ejemplo: "A la vista Pagaré ..."
 A los tantos días o meses de la fecha: la fecha de vencimiento se cuenta a partir de la
fecha de emisión. Por Ejemplo: "A los treinta y dos días de la fecha Pagaré ..."
 A día fijo, cierto o determinado: se expresa directamente el día de vencimiento.
Ejemplo: " el 4 de setiembre Pagaré ..."

Partes de un pagaré

 Talón: queda en poder del librador o firmante y representa una deuda documentada.
 Cuerpo: sé entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar.

Endoso: Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro del pagaré,
firmando al dorso del mismo. Esto se puede hacer por la cláusula "o a su orden", que convierte
al pagaré en un "instrumento cambiario". Existen dos formas de endoso:

 En Blanco o Simple: el beneficiario firma al dorso del documento con aclaración de firma
y Nª de D.N.I.
 Completo: el beneficiario además de la firma, aclaración, Nª de DNI, tiene que colocar
la fecha, nombre y DNI del nuevo beneficiario.

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Protesto:

Es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un


escribano público que el pagaré no ha sido pagado o abonado a su vencimiento.

Sin Protesto

Los pagaré que traen impreso la cláusula "sin protesto", permiten al beneficiario o tenedor
iniciar juicio por cobro sin realizar previamente el trámite de protesto. Es decir, no necesitan
que el escribano certifique que el pagaré ha vencido y el librador no lo canceló. En la actualidad
los Pagares, ya vienen con la cláusula “ SIN PROTESTO”

Recuerda que el pagaré firmado queda en poder del beneficiario, cuando el librador lo paga,
éste recibe el dinero y devuelve el documento, por lo tanto si el pagaré está vencido y en poder
del beneficiario significa que el deudor no pagó, eso es lo que certifica el escribano cuando es
emitido sin la cláusula "sin protesto".

Sellado

Los pagarés están sujetos a un impuesto nacional de sellos, que se paga por medio de
estampillas fiscales que se adhieren al mismo. El sellado debe realizarse dentro de los 15 días de
su emisión. Si el beneficiario necesitara hacer juicio para cobrar el pagaré porque el librador no
pagó al vencimiento, además del sellado deberá abonar una multa por mora.

Observa el siguiente Pagaré "emitido a los tantos días de la fecha de emisión"

Lugar: La Punta, San Luis. Fecha: 10 de octubre de 20... Forma de Emisión: a los 20
días de la fecha.

Vencimiento: 30 de octubre de 20.... Beneficiario: La Papelera S.A.

Firmante: Azul S.A. Importe: $ 5300,50

Lugar de pago: San Martín 2222 Villa Mercedes San Luis.

Motivo: venta de mercaderías. Nª: 01/01

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Cheque

Concepto: Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, o emitir
cheque con fecha diferida.

Analicemos el concepto anterior

 "Orden de pago": porque el titular de la cuenta corriente o firmante del cheque ordena
al banco que pague. El texto dice "Páguese este cheque a ..." el verbo está usado en
presente: pague ahora.
 "Librada contra un banco": librar significa expedir, extender. El titular expide el cheque
y le ordena al banco que pague.
 "El librador tiene fondos depositados": el librador es el titular de la cuenta y para poder
expedir un cheque necesita tener dinero depositado en su cuenta.
 "Girar en descubierto": significa librar cheques sin tener fondos o dinero suficiente,
previa autorización del banco.

Requisitos

 Lugar y Fecha de emisión.


 Nombre y número de comprobante impreso en el cuerpo y talón del cheque.
 Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra el cheque.
 Especificación de si es un cheque "al portador", a "favor de una determinada persona o
a la orden" o "no a la orden".
 La cantidad expresada en letras y números y clase de moneda (pesos).
 Nombre, domicilio y número de cuenta del titular.
 Número de CUIL o CUIT del titular de la cuenta.
 Firma del librador.

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