PROJECT

MANAGEMENT

Alcance de un Proyecto

www.aden.org
 PROFESOR
Gustavo Rivarola
MBA con especialización en Finanzas y Master of Science en Gestión de
Sistemas de Información, University of Pittsburgh, Estados Unidos.
Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo. Profesor de
Economía de la Facultad de Ciencias Económicas de la UNC. Profesor de
Finanzas de Alta Direccion Escuela de Negocios (ADEN). Profesor
invitado de la Universidad de Chile. Autor de trabajos publicados.
Consultor de diversas empresas en el área de Finanzas Corporativas,
negocios inmobiliarios, evaluación de proyectos, etc. Trabajos
realizados para Heitman Financial LLC (Chicago, USA), Universidad de
California, Irvine Extension, Grumenco Developer S.A., Distribuidora
HYR, etc. Autor del libro “Claves para el Éxito de los Proyectos”.

Dirección: 9 de Julio 1140, 3° 1° (5500) Mendoza, Argentina

Tel. +54 - 261- 420 0511

E-mail. grivarola@masconsulting.com.ar

f
 ESTRUCTURA
Examen
Abastecimiento
Riesgo

Calidad
Recursos Humanos

MS Project

Alcance
Tiempos y Costos
OBJETIVOS
Desarrollar una metodología integral para la
concepción, planificación y puesta en marcha
de proyectos
Identificar los procesos de administración de
proyectos
Introducir los conceptos básicos del Project
Management Body of Knowledge (PMBOK)
Justificar la necesidad e importancia del
Alcance del Proyectos
Elaborar estructuras de División del Trabajo.
METODOLOGÍA
Enfoque teórico- práctico
Interactividad entre participantes y
profesor
Debates y resolución de casos prácticos en
equipos de trabajo
Evaluación escrita para acceder a los
créditos del MBA
CONTENIDOS
Conceptos claves
Análisis estratégico
Definición de éxito
Causas de fracaso
Project Management Institute (PMI)
Proceso de inicio => Charter
Alcance del proyecto => Plan
Estructura de división del trabajo (EDT)
Verificación y control del alcance
Gestión tradicional vs gestión eficiente
 BIBLIOGRAFIA
“Claves para el éxito de los proyectos”
Autor: PABLO LLEDO y GUSTAVO RIVAROLA
Editorial: INCA, Argentina (Cap. 1 y 2)

“Administración profesional de proyectos”

Autor: YAMAL CHAMOUN, IAN Ediciones, México (Cap. 3)

“Administración exitosa de proyectos”

Autor: GUIDO – CLEMENTS, Thomson

“Proyectos y procesos”
“Madurez en la administración de proyectos”
“Aumente su productividad administrando mejor sus
proyectos”
+ “Diseño y administración de proyectos de
innovación tecnológica”
+ “PMBOK Guide, PMP Handbook, PMP Questions”
 PROYECTO vs TAREA
• PROYECTO:
PROYECTO desafío temporal que se enfrenta para
crear un único bien o servicio
* Resultado deseado
* Fecha limite
* Presupuesto

• ‡ TAREA:
TAREA actividad repetitiva que se mantiene en el
tiempo

GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS:
aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas
y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar
los objetivos del proyecto.
 STAKEHOLDERS
• STAKEHOLDER
– personas u organizaciones activamente
comprometidas en el proyecto o cuyos intereses
puedan ser afectados como resultado de la
ejecución o finalización del Proyecto
– Propietarios, administrador del proyecto,
clientes, empleados, acreedores, gobierno, etc.

Quedar bien con todo el

• Conflicto de intereses: mundo => asegurar el fracaso
– Propietarios: $$
– Investigador: alta tecnología
– Gobierno: protección del medio ambiente
– etc., etc., etc.
 EL CONTEXTO DEL PROYECTO
• Cambio constante de las condiciones
económico-sociales
• Avance tecnológico y costos
decrecientes
• Intensa competencia
• Información amplia y accesible
 PROYECTOS EXITOSOS
¿Qué tienen en común los proyectos
exitosos?
• Definieron una misión
• Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles)
• Implementaron una ESTRATEGIA
• ADMINISTRACION EFICIENTE

Misión
Definir el Plan
Objetivos
problema Estratégico
Metas
 ESTRATEGIA
Modelo de 5 Fuerzas de Michael Porter

Nuevos Competidores

Amenaza

Proveedor Cliente
Clientes
Poder de Poder de
Negociación Competencia Negociación
Mercado

Amenaza

Sustitutos

Ej. Análisis estratégico

VISION Y MISION VISION

N
I O
IS
M
DEFINICION DE ÉXITO - Harold Kerzner

Periodo tradicional (1960-1985)

Éxito técnico = buena calidad!
Es normal no cumplir con tiempo y costo
Habilidades enfocadas a la experiencia
Estilo de liderazgo autoritario
DEFINICION DE ÉXITO - Harold Kerzner

Periodo de renacimiento (1985-1993)

Cumplir con la calidad técnica!
Terminar el proyecto a tiempo
No sobrepasar el presupuesto
Estilo de liderazgo participativo
Manejo efectivo de recursos humanos
DEFINICION DE ÉXITO - Harold Kerzner

Periodo moderno (1993-HOY)

Cumplir con calidad, tiempo y costo.
Aceptación del Cliente
Conocimiento del negocio,
administración de riesgos, liderazgo
integrando equipos, comunicación,
negociación, solución de problemas,
hacer que las cosas sucedan
 FRACASO DE PROYECTOS
*Fuente: Standish Group, USA.
9 17 %: proyectos exitosos.
9 50% : proyectos con cambios en los objetivos
9 33%: proyectos cancelados

USA => fracasos supera los USD 80.000 M

Fracaso Tecnológico
– Cohete Espacial Challenger

Fracaso Comercial
– Concorde
 RAZONES DE FRACASO

1. Planificación Inadecuada
2. Problemas con Recursos Humanos
3. Controles Inapropiados
4. Factores Externos
FRACASO POR MALA PLANIFICACION
No participan en la planificación los
responsables de implementar las tareas.

No incluir todos los recursos necesarios para

cumplir con los objetivos y alcance.
os

Fo
Personas
p

n
ui

do
Eq

s
RECURSOS
M

os
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Tecnología
er

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Ed
le
s

Objetivos o agendas irreales. No

comprender la restricción triple.
 LA RESTRICCION TRIPLE

S
PO

CO
EM

ST
TI

OS
CALIDAD

ALCANCE
Quedar bien con todo el mundo => Fracaso
Paradigma: mas rápido, mas barato y mejor!
 FRACASO - Mala gestión de RRHH

El rol del administrador del proyecto no está

bien definido. Falla de autoridad.

Falta de comunicación y coordinación para

trabajar en equipo.
Si no comunica sospecharán que no hace nada

Rotación excesiva de personas en las

actividades de trabajo. Menor especialización!
FRACASO - Controles inadecuados
No realizar informes de avance periódico.

El administrador del Proyecto pierde la visión

de conjunto al controlar detalles minuciosos.

No comparar el estado del proyecto con el

plan original. Análisis del valor ganado.
 FRACASO - Factores exógenos
Riesgo programático
Originado por factores fuera del
control del administrador.

Riesgo de soporte

Asociado al mantenimiento de
sistemas o procesos que están
en desarrollo.
Como mitigarlos => Gestión de Riesgo
“El riesgo no se puede eliminar pero si administrar”
 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
¿En qué etapa los stakeholders tienen mayor influencia?
Uso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo Cierre

Concepción

Tiempo
Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa
 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
FASE I FASE II FASE III FASE IV
Concepción Desarrollo Implementación Cierre

• Establecer • Plan de • Organización • Negociar

objetivos Recursos • Comunicación • Desactivación
• Investigar • Personal • Liderazgo del • Reducción
• Estudiar • Materiales Proyecto progresiva de los
alternativas • Equipos • Motivación equipos
• Establecer • Fondos • Tomar • Evaluación
• Plan General Final
criterios decisiones
• Alcance • Lecciones
• Estimar • Resolver aprendidas
programa • Tiempos problemas
• Desarrollar • Costos • Monitoreo
Presupuesto •Especificaciones • Acción
Preliminar • Riesgos Correctiva
• Aprobación
DISPARADORES DE PROYECTOS
INTERNOS EXTERNOS
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE

www.pmi.org
1969, Filadelfia
+ 150 países ; + 150.000 miembros
Fijación de estándares, procesos y
terminología para la administración de
proyectos
PMBOK – Project management Body of
Knowledge
PMP – Project Management Professional
9 Graduados: 4.500 hs de experiencia en
PM + 35hs educación en PM
9 Aprobar examen (200 preguntas de
opción múltiple)
 AREAS DE CONOCIMIENTO
Administración
de
Proyectos

Visión
Alcance
Integral

Tiempos Costos Calidad

Recursos Comunicación Riesgos Abastecimiento

Humanos
PROCESOS DE ADMIN DE PROYECTOS

Iniciación

Planeamiento

Control

Ejecución

Cierre
 CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Interacción entre los procesos del Proyecto

Nivel de Actividad

Ejecución

Planificación

Inicio Control Cierre

Tiempo
 ALCANCE DEL PROYECTO
• PROPOSITO
– Inclusión de todos los procesos
– Realización de todas las tareas necesarias para el
éxito del Proyecto
• ALCANCE
– Del Producto: conjunto de características y
funciones que se incluyen en un producto o servicio
– Del Proyecto: trabajo que debe ser realizado para
que el producto del proyecto sea provisto con todas
las características y funciones requeridas

Producto
Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4
Servicio

Generación Características y Funciones Materialización

 ALCANCE DEL PROYECTO
Charter
Iniciación “Autorizacion formal para empezar”

Declaración escrita Base de Decisiones

Planificación “Metas y objetivos”

Subdivisión del Proyecto

Alcance del “ Estructura de Division del trabajo”
Definición
Proyecto

Aceptación formal del Alcance

Verificación del Proyecto

Control de Cambios en el Alcance

Control del Proyecto
 PROCESO DE INICIO
• INSUMOS
Iniciación – Descripción de las Características del
Producto
– Plan Estratégico
– Criterios de Selección del Proyecto
– Información Histórica

• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
– Métodos de Selección de Proyectos
– Juicios de Expertos

• RESULTADOS
– Declaración de inicio del proyecto (Charter)
Charter
– Asignación del Gerente de Proyecto

Ej. Criterios
Charter de selección & Charter
 DECLARACIÓN DE INICIO (Charter)
¿Cuáles son los principales
objetivos que se logran con el
Charter?
Iniciativa formal
* Identificar al proyecto y justificar su CHARTER
importancia para la empresa
* Designar al administrador y otros
responsables
* Definir los rangos de autoridad y Iniciativa informal
responsabilidad
* Definir proceso de control Viabilidad
presupuestario
* AUTORIZAR al administrador del
proyecto a comenzar el mismo
Disparadores de
Proyectos
 PROCESO DE PLANIFICACION
• INSUMOS
Planificación – Descripción del Producto
– Declaración de inicio (Project Charter)
– Restricciones y Supuestos
• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
– Análisis de características del Producto
– Brainstorming
– Análisis Costo Beneficio de alternativas
– Juicios de Expertos
• RESULTADOS
– Definición del Alcance
– Detalles de Soporte
– Plan de Gestión de Alcance
 PLANIFICAR EL ALCANCE
PLAN => Qué? CONTENIDOS DEL PLAN:
Cómo? Quién?
– Justificación del Proyecto
Cuándo? Cuánto?
– Descripción del Producto
– Descripción de entregables
– Objetivos del Proyecto:
PLANIFICACION tiempos, costos, niveles de
ALCANCE calidad
PLAN DE GESTIÓN – Requerimientos: personal,
equipamiento, materiales,
servicios de apoyo
– Análisis de riesgo
– Mecanismos de monitoreo y
control
¡Participar en la elaboración del plan a los
responsables de implementar las tareas!
 PROCESO DE DEFINICION

• INSUMOS
Definición
– Planificación del Alcance
– Restricciones y Supuestos
– Información Histórica

• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
– Plantillas de Estructura de división
del trabajo

• RESULTADOS
– Estructura de división del trabajo
(EDT)
 EDT
• OBJETIVOS
– Mejorar la determinación de tiempos y costos
– Definir un esquema para la medición de resultados y
control del Proyecto
– Facilitar una asignación de responsabilidades clara y
específica
• CONDICIONES
– Mayor grado de detalle posible
– Acción completa
9 Asignable No asignar mas divisiones de
9 Medible las que se puedan manejar!
• ACCIONES
• Asignar responsabilidades por actividades y tareas
• Planificar el Proyecto
 EDT
PROYECTO
Ampliación

1.- PLANEAMIENTO 2.- EJECUCION

AMPLIACION AMPLIACION

1.1. Control de 1.2.- Desarrollo 2.1.- Modificación 2.2.- Control de

Ingeniería de Ingeniería zona de carga Efectividad

1.1.1.- Revisión de Planos actuales

1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones
 EDT
Programa
Provincial de Turismo

Fiesta Provincial Plan Turismo Aventura

Armar plan publicitario Organizar stands alimentos Organizar espectaculos Promocion en el extranjero Promocion en provincias

Prensa Carteleria Escenario Alimentos Artistas Agencias Embajadas Publicidad Gobiernos

Sonido Luces Asientos Prensa Radio y TV

Ej. Estructura de división del trabajo

 EDT
• Estructura de división del trabajo. Gantt Agricola
 REFLEXION

DIVIDIR CADA UNA DE LAS DIFICULTADES

QUE SE EXAMINAN, EN TANTAS PARTES
COMO SEA POSIBLE Y NECESARIO PARA SU
MEJOR RESOLUCION

Descartes
 PROCESO DE VERIFICACION
• INSUMOS
– Resultados Obtenidos
Verificación – Documentación del Producto

• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
– Inspección
• Medición
• Pruebas
• Ensayos

• RESULTADOS
– Aceptación Formal
• Cliente
• Sponsor
 PROCESO DE CONTROL
• INSUMOS
– EDT
Control
– Información de Resultados
– Requerimientos de Cambio
– Plan de Gestión del Alcance
• HERRAMIENTAS Y TECNICAS
– Medición de Resultados
– Planeamiento Adicional
• RESULTADOS
– Cambios en el Alcance
– Acciones correctivas
– Lecciones Aprendidas
 DEL ALCANCE AL PLAN
Planificar Secuenciar
Alcance Actividades
Definir Desarrollar
Actividad Agenda

Definir Estimar
Alcance Duración
EDT Presupuesto

Planificar
Recursos

Desarrollar
Estimar
PLAN
Costos
 GESTION DE PROYECTOS
GESTION TRADICIONAL GESTION EFICIENTE

Improvisación Estrategias y procesos

Unipersonal / Autoritario Equipos comprometidos
Comunicación informal Comunicación efectiva
Cierre – Memoria Lecciones aprendidas
Duplicación / Omisión Distribución efectiva
Riesgos de alto impacto Administración de riesgos
Fuera de presupuesto Eficiencia y control
Fuera de plazo Plazos predecibles
Alto desgaste Calidad de vida
 BIBLIOGRAFÍA OPCIONAL
Título Autor Editorial
Project Management - A systems approach to Harold Kerzner John Wiley & Sons
planning, scheduling and controlling
Applied Project Management Harold Kerzner John Wiley & Sons
Project Management Meredith - Mantel John Wiley & Sons
The Project Workout Robert Buttrick Pitman Publishing
Visualizing Project Management Kevin Forsberg John Wiley & Sons
La Gestión de Proyectos en las Organizaciones S. Davidson Frame Granica
Gestión de Proyectos Antonio Drudis Gestión 2000
Administre sus Proyectos Sunny y Kim Baker Prentice Hall
The PMI Project Management Forms PMI PMI
Total Project Control Stephen Devaux John Wiley & Sons
The AMA Handbook of Project Management Paul C. Dinsmore Amacom
The Project Manager’s desk reference James P Lewis Mc Graw Hill
Building a Project-Driven enterprise Ronald Mascitelli Technology Perspectives
PMBOK Project Management Institute PMI
Administración exitosa de proyectos Gido - Clements Thomson Editores
Risk management Carl Pritchard ESI International
Risk Analysis and management for projects Faculty of Actuaries
LA VISIÓN DEL PROYECTO
LA VISIÓN DEL PROYECTO
 CONCLUSION

ADMINISTRACION PROYECTOS
EFICIENTE EXITOSOS

EMPRESAS
EXITOSAS

¿Estas herramientas con aplicables a mi

Empresa?
Todos los grandes empezaron chicos