Proyecto integrador: Análisis de caso

Nombre del estudiante: Karen Itzel López Sosa

Nombre del profesor: Mtra. Virginia Corona Leal

Nombre de la materia: Administración y dirección del

factor humano en direcciones educativas (1258)

Maestría en Gestión Educativa

Fecha de entrega: 11 de octubre de 2020

Desde que el ser humano tiene conciencia de su existencia, en tiempos lejanos y aun siendo

primitivos, ha pertenecido a distintos tipos de organizaciones para satisfacer sus

necesidades (Herrera, 2016). Se ha puesto de acuerdo con otros para realizar actividades en

conjunto y lograr una meta común. Si bien, estas organizaciones en ocasiones son más

formales o informales, buscan el trabajo de un grupo de personas con distintas

características que llevarán al logro del objetivo.

Cuando esto se ha llevado a cabo de forma consciente y constante en una

organización, comenzamos a hablar entonces de administración, donde se requiere, de

manera más formal, trabajar distintos procesos como la planificación, organización,

dirección y control de trabajo de los miembros que la conforman, utilizando los recursos

disponibles para alcanzar las metas establecidas (Stoner, 1996).

En relación a lo anterior, se presenta un análisis de caso hipotético referido a la

Universidad Pach, la cual está enfrentando diversas dificultades debido a errores

administrativos que afectan los servicios que se ofrecen en dicha institución, causando

estragos en estudiantes y sobre todo en docentes, quienes se han quejado de errores en su

pago de nómina. Situación que va generando malestares continuos en el personal que ahí

labora.

Esta situación nos llevará a reflexionar sobre la importancia de los procesos

administrativos y su correcta aplicación para el logro de metas comunes, que beneficien a

cada uno de los integrantes de la organización y permitan la continuidad y mejora de los

servicios que ofrecen. Lo cual se verá reflejado en la tabla de diagnóstico, donde se evalúa
la situación actual de la Universidad Pach, y se proponen acciones para subsanar las áreas

de oportunidad, como un ideal.

Desarrollo

ANÁLISIS/DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN. CASO DE LA UNIVERSIDAD

PACH.

Se nos presenta el caso de la Universidad Pach, una institución que cuenta con 500

profesores y 100 empleados administrativos, es decir, 600 personas conforman su personal.

Todos, profesores y empleados administrativos, están dados de alta ante el IMSS y reciben

las prestaciones de ley. Del total de los profesores, 200 son de tiempo completo y 300 por

asignatura o contrato temporal por horas de clase a la semana. Éstos últimos, han tenido

quejas recientes sobre la falta de pago a tiempo, otros a quienes les habían suspendido el

pago por transferencia interbancaria y ahora sería por cheque nominativo.

Posteriormente el área fue auditada, y al encontrarse diversos errores en los

procesos de contratación y pago del personal académico. Terminaron corriendo a quienes

no tenían conocimientos suficientes en el área, pero los errores persistieron. Habiendo

menos personas en el área de nóminas, la carga de trabajo era mayor y eso aumentaba su

estrés, lo anterior acumulado a que en el área de docentes había discrepancias entre los

datos que ellos tenían registrados para cada docente por asignatura y lo que el área de

Nóminas les pagaba. Al parecer, la información del número de horas a pagar por cada

docente de asignatura se enviaba por correo electrónico al área de Nóminas sin exigir acuse
de recibido. Se han acumulado las quejas y problemas pues hubo cambio de Rector y de

muchas autoridades.

Lo anterior nos da un panorama de una situación problemática que está sucediendo

debido a fallas en el proceso administrativo, pues la organización del personal y su trabajo

en conjunto no está llevando a la institución al logro de sus objetivos.

Este proceso administrativo, cuyas fases (Espínola, s/f) deberían estar visibles y

claras en su cumplimiento para el manejo de esta institución, están teniendo un corte que no

les permite avanzar adecuadamente. Teniendo como primer punto la planeación, en la cual

se determinarían los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. Considerando que

es una institución grande en cantidad de personal, dicha planeación indica qué se pretende

realizar, además de generar una misión y visión institucionales relacionadas con la meta

que se pretende alcanzar en conjunto de todas las áreas que la conforman.

La siguiente fase del proceso es la organización, que permite distribuir el trabajo

entre los miembros del grupo, de acuerdo a las necesidades, a la meta, y al perfil del

personal, que pueda aportar según sus habilidades y áreas de conocimiento. Esta

organización está establecida desde el momento en que se designaron roles para cada

integrante, quiénes serían docentes, de qué asignatura, quiénes serían de tiempo completo,

quiénes serían del personal administrativo, y quiénes serían autoridades. A pesar de que los

roles están claros, han existido cambios, pues se sabe que recientemente hubo cambio de

autoridades en la institución.

Posteriormente tenemos la fase de ejecución-dirección de las actividades

correspondientes a cada miembro de la organización. Cada integrante realiza las actividades

existe alguien que guía dichas actividades para que tomen el rumbo adecuado hacia la meta.

En el caso de la Universidad Pach, parece que la ejecución por parte de los miembros del

área de nómina y docentes no está clara, por lo que ocurren errores, dando a entender, que

quien se encarga de la dirección y supervisión de dichas tareas, tampoco tiene claridad en lo

que se pretende hacer.

Finalmente se encuentra la fase de control de las actividades, para que se

conformen los planes. Es decir, se tiene claridad de qué se pretende hacer, se verifica que se

realiza de forma correcta y se lleva un seguimiento de ella. Para la Universidad Pach, es un

área de oportunidad, pues al no haber un control correcto, las actividades toman un rumbo

distinto y provocan anomalías en los resultados.

Este proceso administrativo se explica en el siguiente diagrama de flujo:

Planeación. Organización.
Distribución de trabajo entre los
Determinar objetivos.
miembros del grupo(?).

Control. Ejecución-dirección
Realizar actividades de acuerdo a
Seguimiento y su rol, y supervisar que estas se
redireccionamiento de las hagan correctamente (?)
actividades (?)
Explicación del diagrama de flujo:

Como se puede apreciar en el diagrama, el error surge en el proceso administrativo, en la

fase de organización, pues se tienen establecidos los objetivos, pero la distribución del

trabajo parece no haber sido la adecuada. Eso se constata en el momento en que se realizó

la auditoría y se verificó que había personal que no tenía los conocimientos suficientes para

el puesto que desempeñaba y por ello fueron despedidos. Por lo tanto, si los miembros,

además de no estar capacitados, no tienen claras sus funciones, eso altera también el

proceso de ejecución.

El proceso de dirección, que debe ser llevado a cabo principalmente por las

autoridades de la institución, y de ahí al encargado de cada área, se ve mermado por el

cambio de personal.

Por último, todo lo anterior se ve reflejado en el proceso de control. Si las primeras

fases del proceso no se llevan adecuadamente en primera instancia, los resultados serán

erróneos, causando inconformidades con los mismos, como es el caso de la Universidad

Pach, donde sus docentes principalmente no están conformes con algunos procesos, y eso

puede afectar su efectividad en el aula.

Problemáticas identificadas sobre el proceso de pago de nómina de personal docente de asignatura en la Universidad
Pach
Nombre de la Descripción de la situación actual Descripción de la situación ideal Referencias
problemática (acciones correctivas) consultadas
Falta de Los objetivos y metas están establecidos - Designar y/o capacitar al personal en el Argudo C.
organización. en la institución. Aunque para alcanzarlos, área que atenderá para que desempeñe (2018).
la distribución de roles no fue la adecuada. correctamente sus funciones. La
Eso es visible en el momento en que se - Dividir el trabajo, de acuerdo a la organización en
realizó la auditoría y se verificó que había especialización de cada quién. el proceso
personal que no tenía los conocimientos Jerarquizar para apoyar el proceso de administrativo.
suficientes para el puesto que desempeñaba, dirección.
indicando que no eran especialistas en el
área, por lo tanto sus funciones no estaban
- Programar actividades según los
claras, y por ello fueron despedidos. objetivos. Fijando tiempos específicos,
claridad en su ejecución y procurando
que direccione la meta, reduciendo
costos.

Falta de Existe discrepancia entre la información y - Especificar las relaciones entre el Argudo C.
comunicación. trabajo realizado por el área de Personal personal. Para que su trabajo unifique (2018).
docente, entre los datos que ellos tenían esfuerzos para el logro del mismo La
registrados para cada docente por asignatura objetivo/meta. organización en
y lo que el área de Nóminas les pagaba. Al - Precisar y concretar, acciones de el proceso
parecer, la información del número de horas comunicación entre el personal de administrativo.
a pagar por cada docente de asignatura se ambas áreas (juntas, equipos de
enviaba por correo electrónico al área de trabajo, presentación de resultados).
Nóminas sin exigir acuse de recibido. Favaro, D.
- Crear un esquema de comunicación
(s.f.).
que profundice en cada caso, el Comunicación
objetivo de la interlocución, acciones a organizacional:
realizar, medio de comunicación, Planificación
periodos y recursos. de las
comunicaciones
en grupos y
organizaciones.
Cambio de Posterior a la auditoría, hubo despidos de - Generar juntas que permitan a las Favaro, D.
personal. personal. Generando mayor carga de nuevas autoridades, comunicarse con (s.f.).
trabajo al área de nóminas, donde su personal, conocer la organización y Comunicación
persistían los errores. planificación para poder intervenir y organizacional:
Además, la dirección del proceso se ve guiar para el cumplimiento de Planificación
mermada por el cambio de rector y otras objetivos y metas. de las
autoridades, quienes guían que la - Contratación de nuevo personal comunicaciones
ejecución de actividades sea coherente con especialista en el área para bajar la en grupos y
la planificación y organización. carga de trabajo y estrés en el área de organizaciones.
Nóminas.
Dificultades Como consecuencia de los problemas - Comparar las actividades realizadas con Espínola, O.
en el control. anteriores, no existe un control que las planificadas y organizadas. (a.f.). Proceso
verifique cómo se están llevando a cabo - Comparar el resultado esperado con el administrativo.
las actividades por parte del personal, obtenido en cada actividad.
generando esfuerzos por separado, que no
se están conjugando en el mismo objetivo.
- Evaluar los resultados contra los
estándares de desempeño.
- Comunicar cuales son los medios
de medición.
- Sugerir las acciones correctivas cuando
sean necesarias.

En esta tabla se hace un análisis de la situación por la que pasa la Universidad Pach, y se

proponen algunas soluciones de acuerdo con los ideales del proceso administrativo,

indicando cómo desde la planificación y claridad en los objetivos, pasando por la

organización y designación de roles y actividades de acuerdo a la especialización de su

personal, para ejecutar de mejor manera el puesto que desempeña, la comunicación entre

áreas, y el conocimiento de las nuevas autoridades sobre la situación para llevar un mejor

control, podrían apoyar a la institución a mejorar sus procesos y obtener mejores resultados.

Conclusiones

La administración de toda empresa u organización, en este caso de una institución

educativa, es el proceso más importante para el logro de sus objetivos. La planeación,

organización, ejecución-dirección y control de todas las actividades y áreas en que se

encuentre distribuida la institución, son pilares para mantenerla en pie, y brindar el servicio

que ofertan de la mejor manera, generando beneficios para todos los que laboran dentro, y

quienes son receptores de dicho servicio.

Cuando no se cumplen de forma adecuada las fases de dicho proceso, habrá que

hacer una revaloración y proponer soluciones de acuerdo a la situación diagnosticada. Que

llevará incluso a una reestructuración, que lleve a la mejora de la institución.

 Aliat (s/f) El caso de la Universidad Pach. Análisis de caso. Documento.

Recuperado de:

https://aliat.brightspace.com/d2l/common/dialogs/quickLink/quickLink.d2l?

ou=216820&type=coursefile&fileId=AdmyDirecc_S2_Caso+Universidad+Pach_vf

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 Herrera, M. (13 de febrero de 2016). Historia y evolución de la administración.

(Archivo de video). Recuperado de https://www.youtube.com/watch?

v=cKPJvB_KtTI Revisado el 27 de septiembre de 2020.

 Stoner, J. A. F.; Freeman, R. E., &Gilbert, D. R. (1996). Las organizaciones y la

necesidad de administrarlas. Recuperado

de https://aliat.brightspace.com/d2l/le/content/45399/viewContent/919526/View

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 Argudo C. (2018). La organización en el proceso administrativo. Emprende pyme

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 Favaro, D. (s.f.). Comunicación organizacional: Planificación de las

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 Espínola, O. (a.f.). Proceso

administrativo. Recuperadode https://mestradoadmin.files.wordpress.com/

2013/01/clases-de-proc-administrativos.pdf Revisado el 11 de octubre de 2020.