Auditoría Administrativa

Sección 27 Intersedes

Sesión 8
 07
Indicadores:
• Concepto
• Características que debe reunir un indicador
• Aspectos a considerar en su formulación
• Niveles de aplicación
• Dimensiones a evaluar por medio de indicadores
• Indicadores financieros
• Indicadores de gestión
 INTRODUCCION

EL USO DE LOS INDICADORES EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

OBEDECE A LA NECESIDAD DE CONTAR CON UN INSTRUMENTO QUE
PERMITA ESTABLECER EL MARCO DE REFERENCIA PARA EVALUAR LOS
RESULTADOS DE LA GESTION DE UNA ORGANIZACIÓN

EN ESTE SENTIDO, APORTA ELEMENTOS SUSTANCIALES PARA

PROMOVER LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS, BIENES Y
SERVICIOS, EL EMPLEO PUNTUAL DE SUS RECURSOS Y ABRE LA
POSIBILIDAD DE INSTRUMENTAR LOS CAMBIOS NECESARIOS PARA
LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO
Concepto
• Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de
un sistema dentro de un contexto de interpretación

• Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o
procesos diferentes. Por sí solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les
compara con otros de la misma naturaleza

• Un indicador pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema, programa u

organización, sirviendo como una medida aproximada de algún componente o de la
relación entre componentes
 Concepto

• Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y

predecir cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de
una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la
efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con
necesidades específicas

• Es conveniente contar con varios indicadores para garantizar la exactitud de la medición. Por
cada aspecto que se evalúa es recomendable definir un máximo de 15 a 20 indicadores
Características que debe reunir un indicador

Ser relevante o útil para la toma de decisiones

❑ Factible de medir
❑ Fácil de conducir información de una parte a otra
❑ Altamente discriminativo
❑ Verificable
❑ Libre de sesgo estadístico o personal
❑ Aceptado por la organización
❑ Justificable en relación a su costo-beneficio
❑ Fácil de interpretar
❑ Utilizable con otros indicadores
❑ Precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Aspectos a considerar en la formulación de un
indicador

▪ Definir el objetivo que se pretende alcanzar

▪ En su formulación se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación por el personal
normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operación.

▪ Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y no hacia la descripción de procesos

o actividades intermedias.

▪ Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que intervienen son
tanto sujetos como objetos de evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la organización.

▪ Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el método inductivo, y se validan a

través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están
midiendo

▪ Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos, y aplicar acciones

inmediatas para evitar una desviación negativa.
Niveles de aplicación

Estratégicos

Niveles De Gestión

De Servicio
 Niveles de aplicación

Indicadores estratégicos

Permiten identificar: La contribución o aportación al logro de los

objetivos estratégicos en relación con la misión de la unidad
responsable.

Miden el cumplimiento de los objetivos en:

- Actividades
- Programas especiales
- Procesos estratégicos
- Proyectos organizacionales y de inversión
 Niveles de aplicación

Indicadores de Gestión
Informan sobre procesos y funciones clave:

Se utilizan en el proceso administrativo para:

- Controlar la operación

- Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos

- Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control

- Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones

 Niveles de aplicación

Indicadores de servicio

Miden la calidad con que se generan productos y/o servicios en función de estándares y
satisfacción de clientes y proveedores

Se emplean para:
- Implementar acciones de mejora
- Elevar la calidad de la atención a clientes

Permiten identificar:
- Desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio
- Satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido
Dimensión a evaluar por medio de indicadores
Impacto (Efecto)
- Mide el cumplimiento de los objetivos
- Cuantifica valores y efectos en clientes
- Mide el desarrollo de los procesos
Cobertura
- Informa sobre el alcance de las acciones
Eficiencia
- Mide costos unitarios y productividad
- Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos,
para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo
Calidad
- Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes
- Cuantifica la satisfacción del cliente
Indicadores financieros

Son los que tradicionalmente emplean las

organizaciones para apoyar la evaluación
cuantitativa de los hallazgos que, durante una
auditoría se obtienen, y que sirven para
determinar las relaciones y tendencias de los
hechos. Esta claro que su adecuada utilización esta
subordinada al correcto conocimiento de su
significado y alcance
Indicadores financieros
(ejemplos)

RENTABILIDAD

RENDIMIENTO DE VENTAS UTILIDAD NETA X 100

VENTAS NETAS
LIQUIDEZ

CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CIRCULANTE – PASIVO CIRCULANTE

FINANCIAMIENTO

GRADO DE OBLIGACIÓN PASIVO TOTAL

ACTIVO TOTAL
VENTAS

ROTACIÓN DE INVENTARIOS VENTAS NETAS

INVENTARIOS
 Indicadores financieros
(ejemplos)

PRODUCCIÓN

CAPACIDAD UTILIZADA PRODUCCIÓN REAL

CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN

ABASTECIMIENTO

IMPORTANCIA
DE LOS COSTO MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES
AUXILIARES
ABASTECIMIENTOS COSTO DE FABRICACIÓN

FUERZA LABORAL

NIVEL DE CAPACITACIÓN EMPLEADOS CAPACITADOS

TOTAL DE EMPLEADOS
 Indicadores de gestión

El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo, es el de poder evaluar

en término cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito
estratégico, a partir de la revisión de sus Componentes.

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se
le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e
indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización

El manejo de éstos dos indicadores en forma simultánea, es con el propósito de que el auditor
tenga una visión global y completa de la organización, asociando la esencia con las acciones
y el comportamiento con los resultados
 Aspectos a considerar

• Proceso seguido para su formulación

• Asignación de responsabilidad de su preparación
• Difusión de su preparación
• Aceptación por parte de la organización
• Interpretación adecuada de los miembros de la organización
• Acceso a la información para su consulta
• Plazo o período de ejecución estimado
• Claridad en su definición
• Consistencia en su conceptualización
• Congruencia con las condiciones de la organización
• Revisión y actualización de los contenidos
• Vínculos con las instancias con las que interactúa la organización
 Indicadores de gestión
(ejemplo por etapa de proceso administrativo)

PLANEACIÓN

Visión

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional

DIRECCIÓN

Liderazgo

CONTROL

• Niveles
 Planeación

Visión

Indicadores cualitativos
Indicador cuantitativo
• Nivel en que enmarca el logro de Empleados que la conocen
aspiraciones comunes Total de empleados
• Cómo fomenta el nivel de Empleados que la comparten
compromiso Empleados que la conocen
• Cómo eleva la moral y el espíritu
de equipo
 Organización

Estructura organizacional

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

Áreas sustantivas
Total de áreas

• Precisión con que se determinan Áreas adjetivas

los niveles de autoridad y Total de áreas

responsabilidad Áreas desconcentradas

Total de áreas

• Manera como traducen el Áreas descentralizadas

objeto de la organización en Total de áreas

un mecanismo de trabajo Unidades de línea

Total de unidades

Unidades asesoras
Total de unidades
 Dirección

Liderazgo

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• En qué forma el liderazgo Estilos de liderazgo actual

constituye una conducta que Total de estilos empleados
guía y provee el soporte
Estilos de liderazgo empleados
necesario a la organización
Estilos propuestos
• Cómo el líder ejerce su poder Personal que identifica el estilo
de influencia en las personas Total del personal

• Capacidad que tiene para Personal que acepta el estilo

lograr que las acciones se Total del personal
implementen de la mejor
manera posible
 Control

Niveles

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• Capacidad de la organización Controles estratégicos

para jerarquizar controles
Total de controles

• De qué manera efectúa el Controles tácticos

señalamiento del ejercicio
Total de controles
de controles en los niveles
directivos, mandos medios Controles operacionales
y nivel operativo
Total de controles
Elementos complementarios
Adquisiciones
Almacenes e inventarios
Asesoría externa
Asesoría interna
Coordinación
Distribución del espacio
Exportaciones
Globalización
Importaciones
Informática
Investigación y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Sistemas
 Adquisiciones

Indicadores cuantitativos
Indicadores cualitativos
Adquisiciones realizadas
Adquisiciones programadas
• Capacidad que tiene la organización Monto de las adquisiciones
para obtener los recursos que Presupuesto de adquisiciones
atiendan sus requerimientos
Adquisiciones directas
Total de adquisiciones
• De qué manera efectúa el
Adquisiciones por licitación
señalamiento del ejercicio
Total de adquisiciones
de controles en los niveles
directivos, mandos medios Base de datos de clientes
y nivel operativo Total de bases de datos

Portafolio de clientes
Inventario de clientes
 Almacenes e inventarios

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

Procedimientos para el manejo de almacenes
• Capacidad para salvaguardar el Total de procedimientos existentes

patrimonio de la organización Normas aplicables a los almacenes

Legislación de la organización
• De qué manera agilizan el Catálogos de materiales, artículos y productos disponibles
desplazamiento de recursos Catálogos necesarios
materiales Materiales, artículos y productos con un código de barra
Total de materiales, artículos y productos que se manejan

• Cómo preservan los bienes Inventarios practicados_

muebles e inmuebles Inventarios programados

Monto de las pólizas de seguro de almacenes

• En qué forma posibilitan el puntual Total de seguros en la organización
control de los recursos
 Asesoría externa

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• Nivel en que el apoyo técnico Consultores contratados

especializado colabora con una Consultores autorizados
visión independiente que aporta Presupuesto ejercido
a la organización elementos de Presupuesto aprobado
decisión valiosos
Estudios realizados
Estudios propuestos
• Medida en que brinda soluciones
imparciales a factores específicos Tiempo de respuesta
que permiten percibir, comprender Tiempo programado
y resolver problemas específicos Calidad del servicio
Requisitos pactados
Impacto logrado
Impacto esperado
 Asesoría interna

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• Hasta qué punto la asesoría interna Áreas asesoras

Total de áreas
ofrece el apoyo técnico especializado
que la organización requiere para Personal asignado
atender aspectos específicos que se Total de personal
traducen en elementos de decisión Acciones realizadas_
Acciones programadas
• Grado de contribución con propuestas
Estudios efectuados
de acción que complementan y Total de estudios
fortalecen las acciones de los órganos
de línea de la organización Recursos asignados
Total de recursos

Resultados obtenidos
Resultados programados
 Coordinación

Indicadores cualitativos
Indicadores cuantitativos

Lineamientos de coordinación formulados

• De qué manera la coordinación fomenta la
Lineamientos requeridos
interacción institucional
Lineamientos
• Forma como apoya la reducción del margen Áreas
de error en el trabajo
Estudios para mejorar la coordinación
Estudios requeridos
• Medida en que integra las actividades de
los diferentes ámbitos Mecanismos de coordinación aprobados_
Mecanismos de coordinación establecidos
• Grado en que facilita la implementación de
acciones Mecanismos de coordinación
Total de áreas
 Distribución del espacio

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• Grado en que la distribución del espacio Estudios de distribución de espacio realizados

apoya la secuencia lógica del flujo del Estudios programados
trabajo
Estudios para la distribución de mobiliario y equipo realizados
Estudios programados
• Forma en que optimiza el uso de espacios
Asignación de personal y equipo por unidad
Total de unidades
• Cómo fomenta el cuidado de las
instalaciones Normas dictadas para el uso y cuidado de instalaciones
Pautas observadas para el uso y cuidado de instalaciones

• Grado en que permite el respeto de la Estudios para la expansión de instalaciones

Total de estudios programados
planeación urbana y ecológica
 Exportaciones

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

Fuentes de información seleccionadas

• Nivel en que contribuye a orientar los Fuentes de información disponibles
esfuerzos de exportación
Estrategias competitivas
• Forma en que reduce el margen de Total de estrategias
incertidumbre para exportar
Investigación del mercado meta
Estudios de mercado
• Grado en que capitaliza las fortalezas
y convierte las debilidades en oportunidades Clientes potenciales
Clientes detectados
• Capacidad para definir criterios en el
desarrollo de un plan de exportación Oportunidades reales
Oportunidades estimadas

Monto de las exportaciones

Exportaciones realizadas
 Globalización

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(31)

Franquicias
• Evalúa el calibre de la capacidad Total de empresas por giro industrial
para crear y operar empresas de
primera clase Alianzas estratégicas
Total de empresas por giro industrial
• Define el modelo de negocio requerido
para producir resultados con un Adquisiciones
Total de empresas por giro industrial
desempeño superior
Estrategias de liderazgo en costos
• Grado en que se consolidad la alternativa Total de estrategias globales
de convertirse en un estándar por tipo de
industria Estrategias de concentración
Total de estrategias globales

Estrategias de diversificación
Total de estrategias globales
 Importaciones

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(10)

• En qué proporción la organización Adquisiciones de importación

integra recursos de importación para Adquisiciones programadas
atender sus requerimientos y funcionar
Monto de las adquisiciones de importación
adecuadamente Monto de adquisiciones

• Forma en que las importaciones Certificados de calidad solicitados

constituyen una fuente de recursos Comprobación de calidad
que coadyuvan a la reducción de
costos y elevación de la calidad de Monto de las adquisiciones de importación
Presupuesto aprobado
los procesos, productos y servicios
 Informática

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(16)

• Cómo fortalece la calidad de la gestión

Normas para preservar la información
Normas de seguridad diseñadas
• Forma en que determina cuándo y
Estudios para evaluar el área de procesos electrónicos
cómo son salvaguardados los activos Estudios de evaluación de la gestión organizacional
de los sistemas computarizados
Evaluación de los equipos de cómputo instalados
Estudios para evaluar la infraestructura organizacional
• Manera en que mantiene la integridad
de los datos Equipos de cómputo necesarios
Total de equipos
 Investigación y desarrollo

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(6)

• De qué manera la investigación y Proyectos de investigación y desarrollo

desarrollo fortalece la capacidad de Total de proyectos
cambio
Personal responsable de la función
• Medida en que permite la diversificación Total de personal
de productos y/o servicios
Presupuesto asignado
• Forma en que impulsa la generación de Presupuesto total
mejores servicios y productos
Productos mejorados
Total de productos
 Marketing

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(18)

Programas de comercialización
• Grado en que el marketing Total de programas
constituye un vínculo estratégico
entre la organización y sus clientes Estrategias comerciales___
Programas de comercialización
• Cómo aumenta el conocimiento del
mercado y la capacidad competitiva Estrategias comerciales
de la organización Estrategias de negocio

• Forma en que posibilita el Fuerza de ventas

posicionamiento de la organización Total de personal

Proyectos de e-commerce
Total de proyectos
 Operaciones

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(19)

• Cómo el área de operaciones administra Procesos productivos

los recursos necesarios para generar Total de procesos
los bienes y servicios requeridos por la Personal asignado a la función
organización Total de personal

• Cómo promueve la rentabilidad de Costo de los insumos

recursos productivos Costo de producción

Costo de producción
• Forma en que fomenta el respeto a las Artículos producidos
condiciones ambientales
Valor de los equipos y maquinaria
Activo fijo

Depreciación
Activo fijo
 Proveedores

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(10)

• Grado en que los proveedores Número de proveedores actual

Cartera de proveedores
abastecen de recursos que pueden
ampliar las ventajas competitivas Asistencia técnica recibida
Asistencia técnica solicitada
• Cómo aumentan la capacidad de
respuesta Monto de las líneas_
Líneas de crédito de proveedores
• En que medida permiten elevar la Sistemas de información de proveedores
calidad de los productos y/o servicios Total de sistemas de información
 Proyectos

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

• Dimensión de los proyectos como

mecanismo de trabajo que hace Proyectos aprobados
posible el definir y realizar las Proyectos presentados
acciones en tareas específicas
Proyectos instrumentados
• En qué medida crean un marco de Total de proyectos
referencia en cuanto al tratamiento
de procesos, productos y servicios Financiamiento por proyecto
Total de proyectos
• Forma en que se constituyen como
marco de acción para ordenar el Proyectos rentables
trabajo organizacional Total de proyectos
 Recursos financieros y contabilidad

Indicadores cuantitativos(19)
Indicadores cualitativos
Circulante o capital de trabajo Activo circulante_
• Hasta qué punto la organización Pasivo a corto plazo
administra de una manera inteligente
Margen de utilidad bruta Utilidad bruta
sus recursos financieros Ventas netas

• Capacidad que tiene para obtener Utilidad por acción Utilidad neta____
Número de acciones
ventaja competitivas derivadas de
la captación y uso de recursos Precio a valor en libros Precio____
económicos Valor en libros por acción

Rotación de la planta Ventas netas

• En qué grado el manejo que hace de Activos fijos
sus registros le posibilita el seguimiento
y control sistemático de todas y cada
una de sus operaciones realizadas
 Servicio a clientes

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

Servicios al cliente
• Nivel en que el área de servicio Total de servicios
a clientes ha integrado de un portafolio
servicios Personal responsable de la atención a clientes
Total de personal
• Grado en que permite el conocimiento
de las necesidades y expectativas de Personal capacitado en trato a clientes_ ____
Total de personal
los clientes
Estadística de servicios brindados
• Forma en que promueve el desarrollo Servicios programados
de una actitud de servicio, así como de
habilidades y destrezas para tratar a los Inversión en servicios a clientes
clientes Total de servicios brindados
• De qué manera fortalece la imagen
institucional
 Servicios generales

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos(34)

Personal de vigilancia
• Medida en que el área de servicio Total del personal
generales conserva los medios
Personal de limpieza
productivos en buen estado Total de personal

• Cómo mejora las condiciones de Servicios de transporte realizados

Servicios necesarios
higiene y seguridad
Correspondencia tramitada
• En qué forma coadyuva con la Total de correspondencia
racionalización del uso de Documentos archivados
instalaciones y medios de Total de documentos
operación Servicios de mensajería realizados
Servicios de mensajería solicitados
• Manera en que apoya el desahogo
de las actividades Vehículos propios
Total de vehículos
• Como contribuye a simplificar el Vehículos arrendados
tránsito de personas y documentos Total de vehículos
 Sistemas

Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos

Normas aplicadas en el diseño de sistemas

• Nivel que tiene la organización en el Normas aprobadas en el diseño de sistemas
desarrollo de mecanismos de información
consistente y oportuna Sistemas aceptados
Sistemas propuestos
• Capacidad que muestra para realizar un
manejo efectivo de la información Sistemas de información
Total de sistemas

• Grado en que fortalece el proceso de Sistemas de información

toma de decisiones a través de Total de sistemas de control
información oportuna y específica
Sistemas de información administrativa
Total de sistemas