PASO 4

FORMULACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN

Entregado por:

SANDRA NATHALIA SANTIAGO ARIAS

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

(126023_23)

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN

Administración de Empresas

2024
 Introducción

En el siguiente trabajo se buscó entender que es la comunicación organizacional y su

importancia, a través del análisis de los diferentes elementos que la integran e identificar la

necesidad de contar una comunicación efectiva dentro de las organizaciones, con responsabilidad

y honestidad para el desarrollo de los procesos de la organización.

De esta manera se buscó analizar nuevamente la problemática encontrada en la fase anterior

donde se analizó los diferentes problemas de comunicación que se están presentando en esta

empresa , obteniendo un claro conocimiento la problemática y de esta manera se genera una

serie de cuestionario de tipo cerrado, permitiendo indagar y determinar el error en la

comunicación de la empresa y con ello elaborar un diagnóstico, el cual será una herramienta para

el comienzo del desarrollo del plan estratégico de comunicación.

 Contenido

1. Informe con descripción de la empresa

✓ Nombre: (Cootranstame)

✓ Razón social de la empresa: Cooperativa De Transportadores De Tame Cootranstame

✓ Misión: COOTRANSTAME, se dedica a la prestación de los siguientes servicios:

transporte terrestre de pasajeros por carretera, transporte de carga por carretera en todas

sus modalidades, mensajería e Izaje de cargas pesadas y extra pesadas a nivel nacional,

apoyada en un proceso de mejoramiento continuo mediante nuestro personal competente

para lograr la satisfacción del cliente, cumpliendo las leyes nacionales vigentes y otras

normas aplicables.

✓ Visión: COOTRANSTAME, para el año 2025 será líder en la prestación de sus

servicios en la región Andina, región Caribe, región Orinoquia y región Pacífica, con el

apoyo de su personal contribuyendo con la preservación del medio ambiente y la

satisfacción de sus partes interesadas.

✓ Valores de la empresa: confiabilidad, confianza, confidencialidad, conocimiento,

excelencia, formación, generosidad, honestidad, integridad, lealtad, perseverancia

Seguridad, transparencia, trabajo en equipo

Objetivos estratégicos:

- Analizar la formulación en diferentes escenarios

 - Determinar factores de autorrealización, agrado y mejora, calculando valores

empresarios y buscando un análisis de fortalezas y debilidades.

- Identificar las amenazas y oportunidades.

- Realizar estrategias que busquen una mejora en la unidad de negocio.

COOTRANSTAME, se dedica a la prestación de los siguientes servicios:

Cootranstame aparte de eso busca generar un ambiente de trabajo sano seguro y adecuado

para aquellos que trabajan en la Organización; por lo tanto promueve un ambiente de

trabajo que erradique el acoso laboral, contando con la participación de todos los

trabajadores.

2. Redactar de manera clara y con base a los resultados del trabajo anterior el análisis de la

situación, relacionando además es un tema interno y/o externo, complementando

precisamente con la relación de los actores que intervienen (personas que están

involucradas en el caso

En este caso se evidencia una falla en la comunicación tipo interna y directa ya que los jefes y

los compañeros no tienen una buena relación para darle el manejo adecuado a este tipo de

problemáticas como lo es la poca organización a la hora de descargar y cargar en un horario fijo

o establecido, además, se debería tener mayor comunicación con el jefe para el mejoramiento en

los vehículos, para que asistan a mantenimiento con mayor frecuencia o que sean mejor

reparados en caso de que estos no estén recibiendo las mejoras adecuadas. Por otra parte, la

comunicación con el arrendatario debería ser mayor y hacerle ver de forma amable y consiente

que las condiciones del sitio no son las mejores para el precio que se está pagando.
 Análisis interno:

- Demandas laborales por insatisfacción del trabajador al terminar su contrato de

trabajo: Factores externos que buscan involucrar a la empresa en procesos juridicos

en ordenamientos laborales.

- Demora en los desembolsos de los recursos para ejecutar las acciones del plan de

capacitación: La importancia de dar cumplimiento dentro del programa de

capacitación y no se cuenta con los recursos suficientes para el inicio de las

capacitaciones externas.

- No se cuenta con un estándar para la elaboración de contratos de personal: Debido a

las diferentes actividades que presta la empresa no hay un modelo estandarizados para

cada unidad de negocio

- Dificultad de retener al personal calificado, ante la existencia de mejores ofertas:

Personal altamente calificado con su retiro de la empresa y conocedora de los

procesos ocasiona afectación a la operación por no revisar un estándar de salario

debido a sus funciones y responsabilidades asignadas.

Análisis externo:

- Competencia: En este caso permite a la empresa generar valor a partir de los

productos o servicios ofrecidos, mejorar y gestionar nuevas alternativas, evitar la

migración de sus clientes, satisfacer necesidades y la empresa debe reaccionar de

 manera rápida ante amenazas y oportunidades emergentes para brindar. Soluciones y

confianza en los usuarios.

- Altos precios de estacionamiento: mientras que las demás empresas tienen altos

precios de estacionamiento debido a la gran cantidad de contaminación ambiental, los

costos de estacionamiento también son altos.

- Impacto de la contaminación: sobre el medio ambiente existe un número de

contaminación igual a e lo que provoca retrasos en las llamadas de carga y descarga

debido a la contaminación, el polvo, el ruido, el calor y los altos precios del

aparcamiento.

3. Análisis de preguntas respondidas por los conductores

Preguntas

Preguntas

1. ¿Cómo cree usted que esta problemática afecte su diario vivir?

a) Generando falta de capacitación laboral y falta de oportunidades de trabajo.

b) Generando Violencia intrafamiliar, inseguridad laboral, salarios justos.

c) Generando Horarios estrictos o inflexibles.

 Análisis pregunta 1: En esta pregunta se buscó conocer cómo afecta el diario vivir en el

conductor, puesto que esta problemática podría generar una serie de molestias para ellos,

donde se logró conocer que a los 62,5% de los conductores encuestados les generaba una

serie de horarios estrictos o inflexibles debido a las horas que laboran, mientras que el otro

12,5% de los conductores indicaron que esta problemática les generaba una serie de

problemas intrafamiliar debido al poco tiempo que pasan en sus hogares o el estrés que

manejan, también se veían afectados por la inseguridad que se tiene en las vías, recordar

que no en todo el trayecto o recorrido que ellos realizan se cuenta con la policía o el

ejercitito nacional y está expuesto a accidentes o robos, además algo que llamo mucho la

atención es que su salió no justifica las horas que laboran, puesto que no se encuentran

satisfechos. El 25% da respuesta errónea a la pregunta.

2. ¿Cómo cree usted que debe ser el personal de la empresa?

a) Un buen profesional con buena atención al cliente, con valores de respeto,

compañerismo, cooperación y amabilidad.

b) Personal Grotesco con falta de ética y profesionalismo

c) Personas poco capacitadas en el manejo al cliente y con problemas de ética.

Análisis Pregunta 2: En la siguiente pregunta se buscó conocer la opinión de los conductores

respecto a cómo debe ser el personal que labora en la empresa, el cual el 87,5 % indicaron que

debe ser un buen profesional con buena atención al cliente, con valores de respeto,

compañerismo, cooperación y amabilidad, pues que contar un buen personal es fundamental para

el éxito de toda empresa. EL 12,5% da repuesta errónea a la pregunta.

3. ¿Con qué frecuencia se manifiesta este problema?

a) De vez en cuando

b) Constantemente

c) No lo ve como problemática
Análisis Pregunta 3: En la siguiente pregunta se buscó conocer con qué frecuencia se presenta la

problemática de la empresa ya sea en las demoras injustificadas de los descargues o los daños

generados en los vehículos el cual el 87,5% indica que esta problemática se genera

constantemente y el 12,5 % a indicado que esta problemática se les ha presentado de vez en

cuando. Del total de los 20 conductores encuestado a más de 15 personas se les ve afectados

4. ¿Qué clase de problemática se vive en esta empresa?

a) Problemas de productividad

b) Problemas de comunicación

c) Problema Económicos
Análisis Pregunta 4: En la siguiente pregunta se busco conocer la clase de problemática que se

vive en la empresa Cootranstame el cual el 100% de los encuestados indicaron que es una

problemática de comunicación ya que mediante le dialogo podemos resolver todos los

inconvenientes que se presenta a diario.

5. ¿Se ha hecho algún trabajo de prevención o intervención como charla, taller o una reflexión

sobre lo que está sucediendo?

a) Si

b) No

Análisis Pregunta 5: En la pregunta número 5 se buscó conocer si la empresa realiza talleres de

Prevención o intervención como charla y reflexiones de lo que se vive a diario el cual el 100% de

los encuestados indicaron que sí, esto indica que la empresa busca reforzar la aplicación de

medidas de seguridad para prevenir accidentes e incidentes que se presentan.

6. ¿Cree que las demoras injustificadas en los descargues tendrán alguna solución pronta?

a) Si
 b) No

Análisis Pregunta 6: En la siguiente pregunta quisimos saber si los conductores creían que las

demoras injustificadas en los descargues tendrían alguna solución pronta el cual el 100% de los

conductores encuestados indicar que sí. Cabe resalta que identificando el problema se puede

llegar a una solución sana y pronto siempre buscando el bienestar y bien para todos.

7. ¿Su vehículo se ha visto afectado en este parqueadero (Sos Araguaney)?

a) Si

b) No
Análisis Pregunta 7: La pregunta numero 7 indica que si los conductores encuestados se habían

visto afectados ya sea en las demoras injustificadas del descargue, en daños a los vehículos etc.

Donde el total de los 20 conductores encuestados indicaron que sí, se evidencia una problemática

muy grave que a la fecha no se ha podido resolver.

8. Usted cree que el problema radica por cual empresa?

a) Su empresa trasportadora Cootranstame

b) Cliente Ecopetrol

c) Todas las anteriores

Análisis Pregunta 8: En la siguiente pregunta se quiso conocer si la problemática que viven a

diario los conductores radicaba desde la Empresa la cual están contratados o de la empresa para

la cual llevan el producto a descargue donde el 50% indica que es para la empresa de Ecopetrol

ya que ellos son los encargados de pedir la cantidad de vehículos para hacer cargue y descargue

de crudo y además a este son los que contratan los parqueadero (Sos) el otro 50% de los
conductores indican que se debe a ambas empresas y es entendible debido a que la empresa para

la cual laboran deben de respaldarlos y buscar la forma evitar esta problemática.

4. Realización de una DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas)

MATRIZ DOFA

ANÁLISIS INTERNO

FORTALEZAS (F) "Aumentar" DEBILIDADES (D) "Disminuir"

Bajo nivel educativo del Personal de

Se cuenta con Personal Calificado
Operaciones

De acuerdo a las actividades operacionales no

Se cuenta con un procedimiento para
se cuenta con el tiempo suficiente para capacitar
contratación de personal
al personal

No se cuenta con un Software para el área de

El personal contratado el 90% es regional
Recursos Humanos

No se cuenta con dependencia del área de

Se cuenta con experiencia en Recursos
Archivos de la empresa, que permita verificar la
Humanos
información oportuna a los requerimientos

Compromiso y sentido de pertenencia del El Plan de capacitación no se ejecuta con el

personal Administrativo. programa estipulado

No se cuenta con un estándar para la

Cumplimiento en las normas
elaboración de contratos de personal.

Todo el personal de la empresa se encuentra al No hay una escala Salarial para el personal

Sistema de Seguridad Social, garantizado con Administrativo y Operativo.

los pagos oportunos.

Cumplimiento en los turnos para la prestación Alta rotación de personal Operativo y

de servicios. Administrativo

Capacitación y formación del personal en temas Personal pendiente por competencias en Cursos

ambientales. establecidos por las normas

No se cuenta con el apoyo profesional en el

proceso de Selección de Personal

No se cuenta con personal disponible y

competente para reemplazos de calamidades e

incapacidades tanto en operaciones como

Administrativos.

Falta de Competencias idóneas para el personal

Coordinador y Supervisor en Operaciones y

HSEQ.

El proceso disciplinario es muy flexible y no se

cuenta actualizado en el reglamento de trabajo.

ANÁLISIS EXTERNO

OPORTUNIDADES (O) "Aprovechar" AMENAZAS (A) "Neutralizar"

Demora en los desembolsos de los recursos para

Trabajo en Equipo
ejecutar las acciones del plan de capacitación.

Comportamientos de Resistencia al Cambio de

Responsabilidad Social
los procesos

Disposición de la Directiva para la toma de Dificultad en el transporte por los desastres

decisiones y mejoramiento de los procesos naturales y orden público

 Dar información de la empresa a la
Interes de Mejorar el nivel educativo
competencia.

Se cuenta con personal competente para las Dificultad de retener al personal calificado, ante

actividades de la empresa. la existencia de mejores ofertas.

Implementación de nuevos sistemas y No hay entidad en la región que certifique

herramientas que permite el manejo de la cursos establecidos por la norma en

información. competencias laborales.

Demandas laborales por insatisfacción del

El personal es proactivo.
trabajador al terminar su contrato de trabajo.

5. Plan estratégico de comunicación organizacional

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

SOPORTES DE

OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS EVALUACIÓN

Mantener y mejorar el ambiente laboral y la Reestructurar los procedimientos de Cumplimiento del Programa de

eficiencia de la prestación del servicio TTHH capacitaciones

mediante el fortalecimiento de las

competencias del personal.

Promover en los colaboradores de la

organización la formación de hábitos,

comportamientos y conductas seguras en la Implementar estrategias de clima

vía. laboral Informes de riesgo psicosocial

Mejorar la satisfacción de los clientes Continuar con el fortalecimiento de Gestiones del cambio,

(internos – externos) y la prestación del los procesos y procedimientos en Implementación del SGC con

servicio. todas las líneas de servicio Agentes Comerciales

Fortalecer el desarrollo de una cultura

organizacional comprometida con los Generar estrategia para llegar al

sistemas de gestión, eficiencia, personal a través de la toma de

competitividad y mejoramiento continuo de conciencia en los diferentes reportes Planeación estratégica

sus procesos y procedimientos. de seguridad. (socialización y seguimiento)

Desarrollar estrategias de mercado y

alianzas estratégicas Seguimiento al Sistema de Gestión Procedimientos actualizados

 Realización del cronograma y presupuesto

Con cada acción propuesta por su compañero en el punto anterior, genera el cronograma

teniendo en cuenta aspectos como acción, área, tiempo de realización y así mismo, con base en

esa misma información genera el presupuesto.

Resumen ejecutivo del plan

Como se menciona anteriormente en las fases ya realizadas Cootranstame es una empresa

dedicada al transporte con una amplia cobertura en el territorio nacional la cual presta los

siguientes servicios: transporte terrestre de pasajeros por carretera, transporte de carga por
carretera en todas sus modalidades, mensajería e Izado de cargas pesadas y extra pesadas a nivel

nacional.

Donde se evidencia una problemática de comunicación entre las dos entidades

(Cootranstame – Ecopetrol) y los conductores de trasporte de carretera (Hidrocarburos).

Los conductores carecen de apoyo por parte de la logística (Seguridad Física)

Como bien se sabe la profesión de un conductor no es una tarea fácil, la soledad es un

factor que los acompaña y peor a este se están juegan la vida a diario, donde se

encuentran están expuestos continuamente a los peligros de las carreteras y a

enfermedades físicas y psicosocial debido a las radiaciones, vibraciones, gases, fatiga,

estrés, turno de noche o presión por parte de la empresa.

Los conductores que transportan sustancias peligrosas (Petróleo) deben realizar

una serie de procedimientos estipulados en la empresa y seguidamente hacer la ruta

asignada para cargar y entregar el producto.

En este caso los conductores padecen de una problemática que se está viviendo en

la zona de entrega (Enturne para descargue) donde no se tiene una hora precisa a la hora

de descargar sus vehículos por la gran cantidad de represamiento que tiene la planta

(Hidrocasanare) adicional a este el parqueadero enturne (Sos Araguaney) no se encuentra

en las condiciones adecuadas, ocasionando daños en los vehículos y de esta manera

causando novedades y hallazgos las cuales deben de ser corregidas para posterior a este

ser llamados para el descargue y esto genera más demora para el llamado, a este se le

suma la gran cantidad de contaminación, polvo, ruido, calor, y precios elevados del

parqueadero
 En este caso los conductores padecen de una problemática que se está viviendo en la zona

de entrega (Enturne para descargue) donde no se tiene una hora precisa a la hora de descargar sus

vehículos por la gran cantidad de represamiento que tiene la planta (Hidrocasanare) adicional a

este el parqueadero enturne (SOS Araguaney) no se encuentra en las condiciones adecuadas,

ocasionando daños en los vehículos y de esta manera causando novedades y hallazgos las cuales

deben de ser corregidas para posterior a este ser llamados para el descargue y esto genera más

demora para el llamado, a este se le suma la gran cantidad de contaminación, polvo, ruido, calor,

y precios elevados del parqueadero

Estos conductores constantemente han dado a conocer esta problemática a la empresa

para la cual laboran con el fin buscar una solución apropiada y pronta pero nunca ha obtenido

respuesta. En este caso problemático se evidencia fallas comunicativas de ambas dependencias

las cuales ocasionan demoras en las operaciones y de esta manera se presentan afectaciones hacia

los conductores.

- Mal Estado de Sos Enturnadero

Los conductores de que laboran para la empresa Cootranstame carecen de una problemática la

cual es el estrés diario, la presión y sumando a este las malas condiciones del (enturnadero

Araguaney) donde este parqueadero presenta cantidad de huecos y piedra sueltas en el área de

tránsito vehicular, le suma la gran cantidad de contaminación, polvo, ruido, calor, adicional a

este no permite la buena movilidad de los vehículos que ingresan y salen del lugar, ocasionando

daños en los vehículos y de esta manera causando novedades y hallazgos las cuales deben de ser

corregidas para posterior a este ser llamados para el descargue y esto genera más demora para el

llamado.
- Demoras injustificadas en los descargues

Los conductores se han visto afectados por las demoras injustificadas en los descargues ya que

por parte de la empresa Ecopetrol solicitan gran cantidad de vehículos los cuales no son

descargados en los tiempos establecidos, como es el caso de los vehículos que envían para

Hidro-Casanare donde los descarguen son inciertos;

- Descortés.

El representante del cliente acá SOS – Araguaney señor MAURICIO ALBA, presenta actitudes

no corte a los conductores debido que al momento de realizarle alguna consulta o solicitud sobre

los descargues contesta de una manera grotesca discriminando los conductores de la empresa

Cootranstame y generando información no real, donde en muchas ocasiones la planta necesita

los carros para descargarlos pero este señor no los reporta o no reporta la cantidad de exacta de

los vehículos que estamos a la espera dejando de esta manera hasta dos días para poder

descargar

En este caso se evidencia una falla en la comunicación tipo interna y directa ya que los

jefes y los compañeros no tienen una buena relación para darle el manejo adecuado a este tipo de

problemáticas como lo es la poca organización a la hora de descargar y cargar en un horario fijo

o establecido, además, se debería tener mayor comunicación con el jefe para el mejoramiento en

los vehículos, para que asistan a mantenimiento con mayor frecuencia o que sean mejor

reparados en caso de que estos no estén recibiendo las mejoras adecuadas. Por otra parte, la

comunicación con el arrendatario debería ser mayor y hacerle ver de forma amable y consiente

que las condiciones del sitio no son las mejores para el precio que se está pagando.
 La capacidad de una organización para reducir o prever los factores de riesgo e

incertidumbre sobre el futuro, permitiéndole realizar de forma rápida y eficaz las operaciones de

comunicación necesarias que contribuyan a reducir o eliminar el impacto negativo que una crisis

organizacional puede tener en su imagen y organización, reputación, estas fallas comunicativas

de ambas dependencias ocasionan demoras en las operaciones y de esta manera se presentan

afectaciones hacia los conductores.

Se le recomendaría a la empresa tener un sistema de software adecuado y actualizado

para que los vehículos tengan una programación ordenada en sus viajes

Conclusiones

Se puedo concluir de este paso -3 propuesta del plan estratégico de comunicación como tal en

proponer un plan estratégico de comunicación para una empresa, en el cual de los resultados de
un diagnóstico situacional relacionando con las formas de la comunicación organizacional actual

en que de la formulación de las estrategias, para así nos permitió en tener un aprendizaje de

lograr un desarrollo en los procesos de la comunicación al interior de las empresas para así como

tal en analizar el caso con profundidad del caso de estudio seleccionado.

Bibliografía

Ramos Ramos, P. (Coord.). (2018). Psicología empresarial y comunicación. Editorial ICB (pp

199-207). https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/106624?page=6
Ladrón de Guevara, M. Á. (2018). Técnicas de recepción y comunicación: MF0975. Editorial

Tutor Formación (pp 45-54).

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/44253?page=4

Ladrón de Guevara, M. Á. (2018). Técnicas de recepción y comunicación: MF0975. Editorial

Tutor Formación (pp 69-85).

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