COT-SIG-M-01 Manual SIG 02
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MANUAL SIG
Esta prohibido reproducir o hacer cambios sin autorización de los Dueños de proceso.
Las versiones vigentes son aquellas indicadas en las Listas Maestras de Documentos.
Código: COT-SIG-M-01
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Versión: 01
Fecha: 26-05-21
MANUAL SIG
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1. OBJETIVO
El presente Manual tiene por finalidad establecer los lineamientos generales del SIG, asegurando la
calidad de nuestro servicio, orientación hacia el cliente y partes interesadas, prevención de riesgos y
contaminación, enfocandonos en la mejora continua.
2. ALCANCE
El presente Manual aplica a todos los procesos consignados dentro del alcance del SIG, a los
colaboradres y contratistas de COTRAT SAC.
3. REFERENCIA
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Alta Dirección: Mando más alto de la empresa, que toma todas las decisiones respecto al Sistema
Integrado de Gestión.
Manual SIG: Especificación para el Sistema Integrado de Gestión de una Organización.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los
requisitos.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
materiales y las partes; el histórico del proceso; y la distribución y localización del producto o servicio
después de la entrega.
Documento: Información y el medio en el que está contenida.
Documento Externo: Documento que tiene relevancia para el Sistema Integrado de Gestión, cuya
característica principal reside en que no puede ser modificado por la organización, debido a que es
de procedencia externa (Normas técnicas, normas legales, fichas técnicas, catálogos de medidas,
etc.).
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
5. RESPONSABLES
El Jefe SIG conjuntamente con su equipo de trabajo son responsables de ejecutar y asegurar el
cumplimiento el presente manual.
La Alta Dirección es la responsable de brindar los recursos necesarios y brindar el apoyo necesario
según establece el presente manual
Responsable del SIG, es el responsable del asegurar la correcta ejecución del presente manual y de
brindar el soporte necesario en caso se requiera.
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4.3 Basado en las cuestiones externas e internas, los requisitos de las partes interesadas
pertinentes, las características internas de la organización, la actividad de la misma y su
autoridad y capacidad para ejercer control e influencia, se ha determinado el alcance para el
Sistema Integrado de Gestión, mediante el COT-SIG-A-02 Alcance SIG.
4.4 Sistema integrado de gestión y sus procesos (4.1 ISO 45001)
La organización ha establecido, implementado, mantiene y mejora continuamente su SIG de
acuerdo a lo requerido por las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018,
para ello ha tomado en cuenta las Cuestiones Externas e Internas, y las Necesidades y
Expectativas de las Partes Interesadas.
La organización determina las entradas requeridas, las salidas esperadas de cada proceso,
4.4.1 su secuencia e interacción, los criterios y métodos para asegurar la eficacia de las
operaciones, el control de estos procesos, los recursos necesarios, los responsables de
cada proceso, la prevención de la contaminación y la prevención del daño o deterioro de la
seguridad y salud en el trabajo mediante COT-SIG-A- 05Caracterización de proceso
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5.2.2 La Política del SIG se difundió mediante el mural y correos de la organización, charlas y se
digitalizó el documento original cargándolo en la carpeta “SIG”, para que esté a disposición
de las partes interesadas según sea aplicable.
Roles, responsabilidades y autoridades en la organización (4.4.1 ISO 45001:2018)
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La organización planifica:
b. La manera de:
Integrar e implementar las acciones en los procesos del SIG o en otros procesos de
negocio.
Evaluar la eficacia de estas acciones.
La organización al planificar las acciones toma en cuenta sus opciones tecnológicas y sus
requisitos financieros, operacionales y de negocio
Objetivos del SIG y planificación para lograrlos (4.3.3 ISO 45001)
Dichos objetivos son coherentes con la COT-SIG-A-03 Política SIG. Con el fin de que todos
los colaboradores conozcan los objetivos y como se relacionan con sus procesos, se difunde
mediante publicación, correo electrónico corporativo o charlas periódicas y, además este
documento se encuentra disponible en la carpeta “SIG”.
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a) Qué se va a hacer.
b) Quién será responsable.
c) Cuándo se finalizará.
d) Cómo se evaluarán los resultados.
En cada ocasión que se requiera realizar cambios en el SIG, se realizarán reuniones con los
responsables para revisar la necesidad de cambios, delegar y planificar la ejecución de los
mismos garantizando el ciclo PHVA y los lineamientos del COT-SIG-P-02 Planificación y
seguimiento del SIG, además se realiza la revisión por la dirección según lo programado,
de la cual también pueden surgir cambios de manera planificada. Durante estas revisiones,
6.3 la organización tomará en cuenta:
(ISO 9001)
a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
b) La integridad del SIG.
c) La disponibilidad de recursos.
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Las decisiones que se tomen en estas reuniones deberán ser registradas en el COT-SIG-F-
05 Acta de acuerdos y deberán ser transmitidas a las partes interesadas.
7 APOYO
7.1 Recursos
Generalidades
COTRAT SAC determina y proporciona las personas necesarias para ejecutar las
actividades asignadas de acuerdo a la documentación de funciones y responsabilidades
7.1.2 (COT-RRHH-M-01 Manual de Organización y Funciones) y en concordancia con la COT-
SIG-A-03 Política SIG.
En caso para la ejecución del servicio se requiera incluir nuevos puestos, se elaboran los
perfiles requeridos y se proporciona las personas que sean necesarias
Infraestructura
7.1.3
La infraestructura, así como la distribución física necesaria para la operación eficaz de los
procesos de COTRAT SAC ha sido determinada por la Alta Dirección. Para asegurar que
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Generalidades
COTRAT SAC cuenta con una variedad de equipos para la medición de los resultados que
dan conformidad a los requisitos del SIG. Además, se cuenta con el COT-SIG-F-22
Programa de calibración y verificación de Equipos, en donde se lleva registro de la
situación de los equipos y las periodicidades de las calibraciones o verificaciones que
requieran.
7.1.5
Trazabilidad de las Mediciones
COTRAT SAC ejecuta la trazabilidad de las mediciones, y ha incluido en los formatos en los
cuales se utilizen instrumentos de medición controles con el fin de identificar el instrumento
utilizado, asimismo realiza calibraciones o verificaciones de los equipos a interbalos
especificados en el COT-SIG-F-22 Programa de calibración y verificación de Equipos.
Los equipos son conservados en lugares seguros, protegiéndolos ante cualquier situación
que pueda afectar la integridad de las mediciones
Conocimientos de la organización
Asimismo, los conocimientos se obtendrán por fuentes externas (se recopilará conocimientos
provenientes de proveedores externos creando un back up de documentos como referencia)
Competencia (4.4.2 ISO 45001)
7.2
a. La organización ha determinado las competencias necesarias para que el
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En base a los requisitos legales y otros requisitos, sus aspectos e impactos ambientales y,
los riesgos y peligros de la SST, se ha elaborado el procedimiento COT-SIG-P-11
Comunicación, Participación y Consulta, en el cual se determina:
De esta manera, la organización se asegura que la información del SIG comunicada sea
coherente con la generada dentro del mismo y que sea fiable
Participación y consulta (4.4.3.2 ISO 45001)
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El SIG incluye:
a. Toda la Información documentada exigida por las Normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y ISO 45001:2018.
b. La información documentada que la organización considera pertinente para la eficacia
del SIG, la cual ha sido elaborada acorde a las necesidades de la organización y la
integridad del sistema.
Creación y actualización (4.4.5 y 4.5.4 ISO 45001)
COTRAT SAC controla los cambios planificados y no previstos, y toma acciones para mitigar
las consecuencias adversas, cuando es necesario; asimismo con un COT-SIG-A-14 Plan de
Calidad, en donde se han establecido los procesos necesarios para la ejecución del
servicio, además de los criterios de aceptación y los responsables de los procesos, también
se identifican los procedimientos constructivos y las instrucciones técnicas de trabajo; así
como los requisitos ambientales y de SST que se aplican a los proveedores, colaboradores,
etc. los mismos que son informados durante las negociaciones e incluidos en los contratos u
órdenes de servicio
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.2.1. Comunicación con el Cliente
COTRAT SAC determina los requisitos para la ejecución del servicios mediante la
identificación de todos los requisitos aplicables al servicio mediante los
lineamientos estabelcidos en elprocedimiento COT-COM-P-01 Gestión comercial.
8.4.1 Generalidades
COTRAT SAC se asegura de que los procesos, productos y servicios
suministrados son conformes a los requisitos propios del SIG, del cliente, legales y
otros requisitos; asimismo ha determinado los controles a aplicar a los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cuando:
El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la
organización.
8.5 Producción y provisión del servicio
8.5.1 Control de la Producción y de la Provisión del Servicio
Los proveedores son evaluados para que el producto que entreguen o servicio que
presten, esté dentro de los parámetros de calidad. Previo al inicio de la Ejecución del
servicio, se realiza la solicitud y entrega de recursos.
8.5.4 Preservación
COTRAT SAC preserva las salidas durante la prestación del servicio, asegurando
que se cumpla y mantenga la conformidad con los requisitos. Para ello realiza el
transporte por convoy, asimismo cuenta con la COT-SIG-F-01 Hoja de ruta, la
Bitacora del conductor, el monitoreo constante de las unidades de transporte.
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COTRAT SAC realiza una revisión y un control de los cambios que se presenten en
la prestación del servicio, de tal forma que asegure la conformidad final del servicio.
COTRAT SAC establece dentro de sus contratos con los clientes márgenes de entrega
8.6
(limites permitidos) del producto en la sede del cliente (destino), puesto que los
hidrocarburos son transportados en su estado liquido y dependiendo de las condiciones de la
ruta puedes gasificarse, con lo cual se reduciría la cantidad entregada
Control de salidas no conformes
a) Determinar las deficiencias del SIG que podrían causar o contribuir a la aparición.
b) Identificar las necesidades de acciones correctivas.
c) Identificar oportunidades de aplicar acciones preventivas.
8.8 d) Identificar oportunidades de mejora continua.
e) Determinar las responsabilidades y medios de comunicación y autoridades a las que hay
que comunicar estos resultados
Este procedimiento indica los plazos, para poder investigar en el momento oportuno y de
acuerdo a lo requerido por la normativa legal vigente. En caso se requiera aplicar una acción
correctiva o preventiva, se realizará en base a lo indicado en el punto 10.2 del presente
manual. Además, también indica los medios para el registro de estas investigaciones
realizadas
Preparación y respuesta ante emergencias (8.2 ISO 14001 / 4.4.7 ISO 45001)
La organización también realiza la comunicación del desempeño del SIG a las partes
interesadas externas o internas, la difusión de la información y cumpliendo los requisitos
legales y otros requisitos aplicables, según se requiera
Evaluación del cumplimiento (4.5.2 ISO 45001)
Este procedimiento cuenta con el formato COT-SIG-f-20 Matriz de requisitos legales, para
apoyarse en lo indicado por el procedimiento y mantener los registros de lo requerido por la
presente norma
Satisfacción del cliente
El análisis de datos en el ámbito del SIG se evidencia en varios registros, como en COT-
SIG-F-04 Tablero de control, en los registros de COT-RRHH-F-09 Resultado de la
evaluación de Desempeño, también se evidencia el procesamiento y análisis de los datos
9.1.4 para una retroalimentación efectiva en COT-LOG-F-02 Lista de proveedores
Se prevé que en la medida que se genere información histórica de las mediciones del
sistema, se podrán utilizar también herramientas estadísticas de pronósticos para la
identificación oportuna de nuevos riesgos y oportunidades, dichas herramientas variaran
dependiendo del tipo de información a evaluar
Auditoria interna (4.5.5 ISO 45001)
Las auditorías internas sirven para la evaluación de la eficacia del SIG y para la observación
de la conformidad con las regulaciones y medidas determinadas en el mismo.
Este proceso periódico sigue los lineamientos del procedimiento documentado COT-SIG-P-
9.2 08 Auditoría Interna y revisión por la dirección, el cual contempla planificación, definición
de criterios, alcance, selección de auditores y todos los registros asociados. Se incluye el
COT-SIG-F-32 Programa de Auditoría Interna, el cual se programa anualmente.
Los resultados de la auditoría interna forman parte de los elementos de entrada para la
Revisión por el Dirección y deben ser uno de los principales generadores del cierre del
círculo de mejora continua a través de acciones correctivas
9.3 Revisión por la dirección (4.6 ISO 45001)
Generalidades
9.3.1
Se ha previsto llevar a cabo anualmente las revisiones del sistema por la dirección
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La información para llevar a cabo cada revisión la constituye un resumen que le hace llegar
el Jefe SIG a la Alta Dirección, bajo los lineamientos del formato COT-SIG-F-38 Informe de
Revisión por la Dirección en el cual se incluyen la información de la eficacia del sistema,
9.3.2
de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades, resultados de la
evaluación de desempeño de los proveedores externos, resultados de la retroalimentación
de las partes interesadas, los resultados de las acciones de la revisiones por la dirección
previas, las oportunidades de mejora, las situaciones de emergencia.
Luego de analizar los elementos de entrada, la Alta Dirección expresa sus conclusiones a
los Responsables del SIG y los encargados de los distintos procesos (De ser necesario), en
una reunión donde se registran los resultados dentro del formato COT-SIG-F-38 Informe de
Revisión por la Dirección, los que incluyen la generación de acciones correctivas,
necesidad de recursos, acciones de mejora o cambios en alguna de las partes
9.3.3 constituyentes del mismo, como la declaración de la política o los objetivos.
Las decisiones tomadas, producto de esta revisión, serán registradas en una nueva COT-
SIG-F-04 Acta de acuerdo, de tal manera que los Responsables del SIG darán seguimiento
a las decisiones tomadas para su cumplimiento en las áreas relacionadas para el periodo
siguiente.
Estos resultados se mantienen disponibles en la Carpeta compartida “SIG” para los
trabajadores y es comunicada en las reuniones o charlas al personal.
10 MEJORA
Generalidades
Con el seguimiento y constante monitoreo del SIG se busca identificar y determinar todas
aquellas oportunidades de mejora que beneficiarán el desarrollo tanto de las actividades de
10.1 la organización como de la satisfacción del cliente.
Se busca además realizar las acciones necesarias para mejorar la ejecución del servicio,
corregir, prevenir y reducir efectos no deseados, además de continuar con la mejora del
desempeño y la eficacia del SIG y así lograr los resultados previstos para el SIG
No Conformidad y Acción Correctiva / Preventiva (4.5.3.2 ISO 45001)
Las acciones correctivas detectadas se controlan por medio del procedimiento COT-SIG-P-
06 Servicio No Conforme, Acción Correctiva y oportunidad de mejora. En dicho
procedimiento se establecen los pasos a seguir para tomar acciones ante una no
conformidad y corregirla, y hacer frente a las consecuencias o efectos de estas no
conformidades, la implementación de acciones correctivas producto de auditorías, reclamos
de clientes u otras fuentes, con el fin de eliminar las causas de estas no conformidades.
Dado el diseño del SIG, con base en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar),
podemos evidenciar que en COTRAT SAC, la mejora continua se proyecta como una
constante. Entre los principales componentes del sistema que la propician están:
7. REGISTROS
NO APLICA
8. DISTRIBUCIÓN
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