COT-SIG-M-01 Manual SIG 02

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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


EDINSON BARDALES CRISAM GALLEGOS WALTER CONDOR
SUAREZ CANTORAL CARHUAS
CARGO: CARGO: CARGO:
COORDINADOR SIG JEFE SIG SUB-GERENTE

FECHA: FECHA: FECHA:


24-05-21 25-05-21 26-05-21
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1. OBJETIVO

El presente Manual tiene por finalidad establecer los lineamientos generales del SIG, asegurando la
calidad de nuestro servicio, orientación hacia el cliente y partes interesadas, prevención de riesgos y
contaminación, enfocandonos en la mejora continua.

2. ALCANCE

El presente Manual aplica a todos los procesos consignados dentro del alcance del SIG, a los
colaboradres y contratistas de COTRAT SAC.

3. REFERENCIA

 Norma Internacional ISO 9001:2015


 Norma Internacional ISO 14001:2015
 Norma Internacional ISO 45001:2018

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

 SIG: Sistema Integrado de Gestión.

 Alta Dirección: Mando más alto de la empresa, que toma todas las decisiones respecto al Sistema
Integrado de Gestión.
 Manual SIG: Especificación para el Sistema Integrado de Gestión de una Organización.

 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los
requisitos.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditoría.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

 No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

 Educación: En nuestro sistema, abarca el nivel de estudios básicos, no específicos, que un


trabajador pueda tener. Se encuentra bajo esta definición, la educación escolar (primaria y
secundaria), idiomas, informática general, entre otros.
 Formación: Son las carreras, estudios técnicos, cursos, seminarios y capacitaciones en general que
se encuentren orientado a determinada actividad laboral en especial. Bajo esta clasificación se
encuentran, carreras universitarias, cursos y seminarios sobre determinado tema específico
(Carreras universitarias, carreras técnicas, cursos, seminarios, talleres de auditor interno, etc.), de las
cuales se pueda evidenciar que el trabajador se ha formado (o moldeado) para determinado tipo de
labor.
 Experiencia: Consta del bagaje laboral que pueda poseer un determinado trabajador o postulante, el
cual pueda ser de utilidad para las labores que deberá realizar en la empresa. (Empresas en las que
laboró anteriormente, tiempo en el puesto, operaciones a las que tuvo acceso y se ocupó, etc.)
 Habilidades: Se refiere a las aptitudes, capacidades innatas o adquiridas, aspectos de la
personalidad, y desempeño personal que pueda poseer determinado trabajador. (Orientación al
Cliente, Orientación por Resultados, Trabajo en Equipo, Tolerancia a la Presión, etc.).
 Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un objeto.
Al considerar un producto o un servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: el origen de los
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materiales y las partes; el histórico del proceso; y la distribución y localización del producto o servicio
después de la entrega.
 Documento: Información y el medio en el que está contenida.

 Documento Externo: Documento que tiene relevancia para el Sistema Integrado de Gestión, cuya
característica principal reside en que no puede ser modificado por la organización, debido a que es
de procedencia externa (Normas técnicas, normas legales, fichas técnicas, catálogos de medidas,
etc.).
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para
proporcionar un resultado previsto.
 Riesgo: Efecto de la incertidumbre.

 Retroalimentación: Opiniones, comentarios y muestras de interés por un producto, un servicio o un


proceso de tratamiento de quejas.
 Queja: Expresión de insatisfacción hecha a una organización, relativa a su producto o servicio, o al
propio proceso de tratamiento de quejas, donde explícita o implícitamente se espera una respuesta o
resolución.
 Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las
expectativas de los clientes.
Las quejas son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de las
mismas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente.

5. RESPONSABLES

 El Jefe SIG conjuntamente con su equipo de trabajo son responsables de ejecutar y asegurar el
cumplimiento el presente manual.

 La Alta Dirección es la responsable de brindar los recursos necesarios y brindar el apoyo necesario
según establece el presente manual

 Responsable del SIG, es el responsable del asegurar la correcta ejecución del presente manual y de
brindar el soporte necesario en caso se requiera.

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6. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

6.1. Desarrollo del manual

NUMERALES DESCRIPCIÓN DE LOS MECANISMOS DE CUMPLIMIENTO


4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Comprensión de la organización y de su contexto

La organización ha determinado las cuestiones externas e internas que le son pertinentes


4.1 para su propósito y su dirección estratégica e influyen en su capacidad para lograr resultados
previstos y son considerardas dentro de su planificación, ademas se incluyen las cuestiones
ambientales que son capaces de afectar o verse afectado, mediante el COT-DIR-A-01
Página unica estrategica.
Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
4.2
COTRAT SAC identifica las partes interesadas, sus necesidades y expectativas mediante el
COT-DIR-A-01 Página unica estrategica.
Determinación del alcance del sistema integrado de gestión

4.3 Basado en las cuestiones externas e internas, los requisitos de las partes interesadas
pertinentes, las características internas de la organización, la actividad de la misma y su
autoridad y capacidad para ejercer control e influencia, se ha determinado el alcance para el
Sistema Integrado de Gestión, mediante el COT-SIG-A-02 Alcance SIG.
4.4 Sistema integrado de gestión y sus procesos (4.1 ISO 45001)
La organización ha establecido, implementado, mantiene y mejora continuamente su SIG de
acuerdo a lo requerido por las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018,
para ello ha tomado en cuenta las Cuestiones Externas e Internas, y las Necesidades y
Expectativas de las Partes Interesadas.

Ha determinado los procesos necesarios y sus interacciones en el COT-SIG-A-04 Mapa de


Procesos, en el que se presentan los PROCESOS ESTRATÉGICOS, PROCESOS
OPERATIVOS y los PROCESOS DE APOYO.

La organización determina las entradas requeridas, las salidas esperadas de cada proceso,
4.4.1 su secuencia e interacción, los criterios y métodos para asegurar la eficacia de las
operaciones, el control de estos procesos, los recursos necesarios, los responsables de
cada proceso, la prevención de la contaminación y la prevención del daño o deterioro de la
seguridad y salud en el trabajo mediante COT-SIG-A- 05Caracterización de proceso

Además, la organización aborda los riesgos y oportunidades identificados en los procesos,


de acuerdo al apartado 6.1 del presente manual.

La organización, a través de los criterios y métodos determinados, evalúa cada proceso e


implementa cambios cuando identifica la necesidad, asegurando así que estos procesos
logran los resultados previstos.
Según las necesidades que se identifican, la organización mantiene información
documentada (Manuales, Programas, Planes, Procedimientos, Instructivos, Registros, entre
4.4.2
otros) para apoyar la operación de cada proceso; además conserva esta información
documentada, para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.
5 LIDERAZGO
5.1 Liderazgo y compromiso
5.1.1 Generalidades (5.1 ISO 14001 / 4.4.1 ISO 45001:2018)

La Alta Dirección, demuestra liderazgo, compromiso y su responsabilidad general con


respecto al SIG de la siguiente manera:

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a) Asume la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del


SIG, brinda el resumen a través de la Revisión por la Dirección (COT-SIG-F-38 Informe
de Revisión por la Dirección).
b) Ha establecido la política en COT-SIG-A-03 Política SIG, los objetivos en COT-DIR-A-
01 Pagina unica estrategica y verifica su desempeño mediante COT-SIG-F-04 Tablero
de control, los cuales son compatibles con la Dirección Estratégica y el contexto de la
organización, además, éstos fueron difundidos y se encuentran a disposición en la
carpeta compartida “SIG” para que los colaboradores puedan acceder a dicha
información.
c) Mediante la implementación se ha asegurado que los requisitos del SIG, se integren a
los procesos y las operaciones de la organización.
d) La Alta Dirección ha dirigido e incentiva charlas periódicas, buscando fomentar en los
colaboradores de la organización el uso del enfoque a los procesos y el pensamiento
basado en riesgos además de generar compromiso y apoyar a las personas de la
organización para desarrollar un SIG eficaz.
e) En función a las necesidades de la organización, se cuenta con medios como COT-
RRHH-P-01 Selección y contratación del personal, COT-LOG-P-02 Gestión de
compras y almacén, COT-MAN-P-01 Mantenimiento de unidades además de otros
con los cuales se busca garantizar y monitorear los recursos necesarios para el SIG.
f) Por medio de los comunicados de Gerencia, correos electrónicos, charlas,
capacitaciones entre otras, se comunica la importancia de una gestión eficaz y
conforme con los requisitos del SIG.
g) Se monitorea constantemente el SIG, mediante los objetivos e indicadores, utilizando el
COT-SIG-F-04 Tablero de control, se realiza el seguimiento y medición de los
resultados, buscando el logro de los objetivos previstos por la organización y controlar
de manera oportuna cualquier desviación de estos.
h) Comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del
SIG.
i) Promoviendo la Mejora Continua en cada una de las charlas, capacitaciones, reuniones,
inspecciones, entre otras.

Apoyando otros roles pertinentes de la dirección, asistiendo permanentemente a las charlas,


capacitaciones, revisando y aprobando la información documentada de las áreas, evaluando
y aprobando campañas y nuevas propuestas para la mejora de la comunicación,
participación y consulta del personal, entre otros, demostrando de esta manera su liderazgo
en sus áreas de responsabilidad
Enfoque al cliente

La Alta Dirección demuestra su compromiso y liderazgo con respecto al enfoque al cliente de


la siguiente manera:

a) Se determinan, se comprenden y se cumplen, para cada caso, los requisitos de los


clientes en base a lo indicado por el proceso COT-COM-P-01 Gestión Comercial y
5.1.2 COT-OPE-P-01 Planificación y seguimiento del servicio; así también, se ha
determinado, se explican y se controla el cumplimiento de los requisitos legales y
reglamentarios aplicables en la COT-SIG-F-20 Matriz de de Requisitos Legales.
b) Se han determinado y se consideran los riesgos y oportunidades de la organización a
través del procedimiento COT-SIG-P- Gestión de Riesgos y Oportunidades.
c) Se ha elaborado el procedimiento de COT-COM-P-02 Retroalimentación del Cliente,
para que constantemente la organización mantenga comunicaciones con sus clientes,
encuestas, entre otros en busca de conocer y aumentar el grado de satisfacción de ellos.
5.2 Política (4.2 ISO 45001:2018)
Establecimiento de la Política del SIG
5.2.1
Se ha elaborado la Política del SIG, la cual se encuentra establecida en COT-SIG-A-03
Política SIG.

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Comunicación de la Política del SIG

5.2.2 La Política del SIG se difundió mediante el mural y correos de la organización, charlas y se
digitalizó el documento original cargándolo en la carpeta “SIG”, para que esté a disposición
de las partes interesadas según sea aplicable.
Roles, responsabilidades y autoridades en la organización (4.4.1 ISO 45001:2018)

La Alta Dirección es responsable total del SIG, su implementación, mantenimiento y los


resultados del mismo; para su apoyo ha establecido las responsabilidades y las autoridades
en los siguientes documentos: el COT-RRHH-A-01 Organigrama general, el COT-RRHH-
M-01 Manual de Organización y Funciones, y en las COT-SIG-A-05 Caracterizaciones
de Procesos.
Además, la Alta Dirección ha designado a un Responsable del Sistema Integrado de
Gestión, quien tiene la responsabilidad y autoridad para que:
5.3
a) Se aseguren de que el SIG es conforme con los requisitos de las Normas ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018.
b) Se aseguren de que los procesos están generando y proporcionando las salidas
previstas.
c) Informe, en particular, a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIG, incluyendo el
desempeño ambiental y las oportunidades de mejora.
d) Se asegure de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización.
e) A través de los Dueños de los Procesos, velar por mantener la integridad del SIG
cuando se planifiquen cambios en el mismo y se ejecuten dichos cambios.
6 PLANIFICACIÓN
Acciones para abordar riesgos y oportunidades

La organización ha planificado el SIG considerando las cuestiones externas e internas, las


necesidades y expectativas de las partes interesadas y el Alcance del SIG, todo esto para
6.1 determinar los riesgos y oportunidades, los que han sido analizados y abordados en la COT-
SIG-F-26 Matriz de Gestión de Riesgos y Oportunidades, y también se relacionan con los
aspectos ambientales, requisitos legales, otros requisitos y otras cuestiones, buscando el
logro de los resultados previstos en el SIG, aumentar efectos deseables, prevenir efectos no
deseados y lograr la mejora continua del sistema
Aspectos Ambientales

La organización ha determinado, en COT-SIG-F-19 Matriz de Identificación de aspectos y


Evaluación de impactos Ambientales, los Aspectos ambientales de las actividades que
realiza, de la ejecución del servicio que puede controlar y de aquellos en los que puede
influir, además, los impactos ambientales asociados, basándose en una perspectiva de ciclo
de vida. La organización ha tomado en cuenta, para determinar sus Aspectos e Impactos:
6.1.2
a) Los cambios, incluyéndose los desarrollos nuevos o planificados y las actividades,
(ISO 14001)
productos y servicios nuevos o modificados.
b) Las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles.

En la COT-SIG-F-19 Matriz de Identificación de aspectos y Evaluación de impactos


Ambientales se ha determinado los aspectos ambientales significativos en base a los
criterios establecidos en el procedimiento COT-SIG-P-04 Identificación de aspectos y
Evaluación de impactos Ambientales; además, ha comunicado sus aspectos ambientales
significativos en los diferentes niveles y funciones de la organización en las reuniones.
Requisitos Legales y Otros Requisitos (4.3.2 ISO 45001)

6.1.3 La organización cuenta con el procedimiento COT-SIG-P-07 Identificación y evaluación de


(ISO 14001) Requisitos Legales, el cual determina los requisitos legales y otros requisitos relacionados
con sus aspectos ambientales y la Seguridad y Salud en el Trabajo.

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Este procedimiento cuenta con la COT-SIG-F-20 Matriz de requisitos legales, en la cual se
han registrado los requisitos legales y otros requisitos que se han determinado; además,
este registro incluye una columna en la que se explica cómo aplican estos requisitos legales
y otros requisitos a la organización.
Planificación de acciones

La organización planifica:

a. Las acciones a tomar para abordar:

 Sus aspectos ambientales significativos: En el COT-SIG-F-20 Matriz de requisitos


legales se ha determinado los tipos de acciones a tomar para abordar los aspectos
ambientales significativos y en el COT-SIG-F-20 Matriz de requisitos legales se
determinan de manera específica las acciones para cada aspecto ambiental significativo.

 Sus requisitos legales y otros requisitos: En la COT-SIG-F-20 Matriz de requisitos


legales, se identificarán las acciones para el cumplimiento de los Requisitos Legales y Otros
Requisitos.
6.1.4
 Riesgos y oportunidades identificados: Se ha establecido el COT-SIG-P-05 Gestión
(ISO 14001)
de Riesgos y Oportunidades, documento que indica la manera de analizar estos riesgos y
oportunidades detectados, y que mediante el COT-SIG-F-26 Matriz de gestión de riesgos
y oportunidades para abordar los riesgos y oportunidades, integrar estas acciones e
implementarlas en los procesos del SIG, de esta manera aseguramos que las acciones
favorezcan a la mitigación de riesgos o al aprovechamiento de oportunidades y podemos
evaluar la eficacia de la acción a implementar.

b. La manera de:

 Integrar e implementar las acciones en los procesos del SIG o en otros procesos de
negocio.
 Evaluar la eficacia de estas acciones.

La organización al planificar las acciones toma en cuenta sus opciones tecnológicas y sus
requisitos financieros, operacionales y de negocio
Objetivos del SIG y planificación para lograrlos (4.3.3 ISO 45001)

Objetivos del SIG

La organización ha establecido y plasmado sus objetivos en COT-DIR-A-01 Página única


estratégica, estableciendo los responsables, meta, metodología de en el COT-SIG-F-04
Tablero de control; los cuales son pertinentes a los niveles necesarios de la empresa y a
los procesos necesarios para el SIG, además se han tomado en cuenta los aspectos
ambientales y los peligros significativos identificados, los requisitos legales y otros requisitos
asociados, y sus riesgos y oportunidades.
6.2
La organización realiza los seguimientos a los objetivos del SIG según se los COT-SIG-F-11
Programa anual de gestión ambiental, COT-SIG-F-10 Programa anual de gestión de la
calidad y COT-SIG-F-12 Programa anual de SST.

Dichos objetivos son coherentes con la COT-SIG-A-03 Política SIG. Con el fin de que todos
los colaboradores conozcan los objetivos y como se relacionan con sus procesos, se difunde
mediante publicación, correo electrónico corporativo o charlas periódicas y, además este
documento se encuentra disponible en la carpeta “SIG”.

Planificación de Acciones para Lograr los Objetivos Ambientales

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La organización también ha planificado cómo lograr los objetivos establecidos, esta
planificación se realiza según el COT-SIG-F-11 Programa anual de gestión ambiental y
COT-SIG-F-06 Tablero de control, donde se ha determinado:

a) Qué se va a hacer.
b) Quién será responsable.
c) Cuándo se finalizará.
d) Cómo se evaluarán los resultados.

Este documento es revisado y según se verifiquen incumplimientos de los objetivos,


ajustándolos o modificándolos con el fin de asegurar el que se alcancen los objetivos
determinados.
Planificación de cambios

En cada ocasión que se requiera realizar cambios en el SIG, se realizarán reuniones con los
responsables para revisar la necesidad de cambios, delegar y planificar la ejecución de los
mismos garantizando el ciclo PHVA y los lineamientos del COT-SIG-P-02 Planificación y
seguimiento del SIG, además se realiza la revisión por la dirección según lo programado,
de la cual también pueden surgir cambios de manera planificada. Durante estas revisiones,
6.3 la organización tomará en cuenta:
(ISO 9001)
a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
b) La integridad del SIG.
c) La disponibilidad de recursos.
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Las decisiones que se tomen en estas reuniones deberán ser registradas en el COT-SIG-F-
05 Acta de acuerdos y deberán ser transmitidas a las partes interesadas.
7 APOYO
7.1 Recursos
Generalidades

La organización brinda los recursos necesarios para el establecimiento e implementación del


SIG, y para que pueda mantenerse y lograr una mejora continua.

La responsabilidad para el abastecimiento de los recursos requeridos recae directamente en


la Alta Dirección, la que aprueba y ejecuta la adquisición de recursos a través del personal
7.1.1
administrativo y operativo. Los elementos esenciales de los recursos requeridos (personal,
equipos, software, hardware, entre otros)

También los resultados de la auditoria interna, Check List de Mantenimiento de


Infraestructura, observaciones, NC, oportunidades de mejora registradas y encuestas de
satisfacción a clientes son usadas como una pauta para identificar los recursos con los que
cuenta la empresa y los que tiene que requerir
Personas

COTRAT SAC determina y proporciona las personas necesarias para ejecutar las
actividades asignadas de acuerdo a la documentación de funciones y responsabilidades
7.1.2 (COT-RRHH-M-01 Manual de Organización y Funciones) y en concordancia con la COT-
SIG-A-03 Política SIG.

En caso para la ejecución del servicio se requiera incluir nuevos puestos, se elaboran los
perfiles requeridos y se proporciona las personas que sean necesarias
Infraestructura
7.1.3
La infraestructura, así como la distribución física necesaria para la operación eficaz de los
procesos de COTRAT SAC ha sido determinada por la Alta Dirección. Para asegurar que

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estas se mantengan en optimas condiciones y/o se detectente anomalias se ha elaborado el
proceso COT-SIG-F-40 Inspección de Infraestructura.

Asimismo la organización puede modificar su infraestructura según los cambios en las


operaciones, ampliaciones o reducciones y como consecuencia de los compromisos de
mejora continua generados.

Para el caso de hardware y software, la Alta Dirección es el encargado de proveer esta


infraestructura y brindarle el mantenimiento necesario para su correcta operación según
corresponda.
Ambiente para la operación de los procesos

El ambiente adecaudo para las operaciones de los procesos es determinado de acuerdo a


7.1.4
las exigencias de orden, limpieza y seguridad, con el fin de lograr la conformidad en la
ejecución del servicio; esto se logra mediante la ejecución de monitoreos, charlas, eventos
de integración, entre otros según se requiera.
Recursos de seguimiento y medición

Generalidades

COTRAT SAC cuenta con una variedad de equipos para la medición de los resultados que
dan conformidad a los requisitos del SIG. Además, se cuenta con el COT-SIG-F-22
Programa de calibración y verificación de Equipos, en donde se lleva registro de la
situación de los equipos y las periodicidades de las calibraciones o verificaciones que
requieran.
7.1.5
Trazabilidad de las Mediciones

COTRAT SAC ejecuta la trazabilidad de las mediciones, y ha incluido en los formatos en los
cuales se utilizen instrumentos de medición controles con el fin de identificar el instrumento
utilizado, asimismo realiza calibraciones o verificaciones de los equipos a interbalos
especificados en el COT-SIG-F-22 Programa de calibración y verificación de Equipos.

Los equipos son conservados en lugares seguros, protegiéndolos ante cualquier situación
que pueda afectar la integridad de las mediciones
Conocimientos de la organización

La organización ha determinado los conocimientos necesarios para sus operaciones y como


evidencia se han generado el COT-SIG-A-04 Mapa de Procesos y la COT-SIG-A-05
Caracterización de Procesos, en donde se ha establecido la interacción de los procesos y
a su vez se han establecido las actividades de cada proceso.
Además, se han establecido los siguientes Procesos Operativos:

Con estos documentos se busca asegurar la correcta ejecución de actividades antes,


durante y luego de la prestación del servicio. Dichos documentos serán revisados
7.1.6
periódicamente y en función de las necesidades cambiantes de la empresa, se procederá a
la actualización en caso se considere necesario.

La organización adquirirá sus conocimientos en base a la experiencia obtenida, mediante el


analisis de las quejas y reclamos presentados, lecciones aprendidas durante la ejecución del
servicio, los cuales seran debatidos en reunión y seran registrados en el COT-SIG-F-05 Acta
de acuerdos para luego ser difundidas a los interesados.

Asimismo, los conocimientos se obtendrán por fuentes externas (se recopilará conocimientos
provenientes de proveedores externos creando un back up de documentos como referencia)
Competencia (4.4.2 ISO 45001)
7.2
a. La organización ha determinado las competencias necesarias para que el

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personal desempeñe sus labores de manera óptima, dichas competencias han
sido establecidas por la Gerencia en COT-RRHH-M-01 Manual de
Organización y Funciones dicho manual cuenta con los COT-RRHH-A-02
Perfil de Puestos, estos últimos describen las funciones generales y los
requisitos de educación, formación y experiencia para ocupar los puestos
necesarios para desarrollar los procesos de la organización.
b. Para confirmar que las personas son competentes, en base a la educación,
formación o experiencias requeridas, se filtra desde el inicio de la convocatoria
a los postulantes, quedando solamente aquellos que presenten los certificados
o constancias que aseguren las competencias requeridas.
c. Se ha implementado el procedimiento COT-RRHH-P-03 Evaluación de
Desempeño del Personal mediante el cual se evalúa el desempeño del
personal y se determinan las necesidades de formación asociadas a las
competencias requeridas y en general al SIG.
Adicionalmente, cuando se haya ejecutado la formación que se determinó en el literal
anterior, se evaluará la eficacia de las acciones tomadas, de acuerdo a los métodos que
correspondan (teóricos o prácticos).
Toma de Conciencia (4.4.2.ISO 45001)

En COTRAT SAC, la toma de conciencia es fundamental para la realización de las labores,


razón por la cual se realizan charlas periódicas además de la constante difusión de la
información documentada del SIG, concientización de la contribución de las labores de cada
uno de los colaboradores para la mejora del SIG además de las implicancias de incumplir
con algún requisito tanto de las normas a certificar, así como de los legales y de los clientes.
De esta manera, la organización asegura que el personal sea consciente de:
7.3  La Política del SIG.
 Sus Aspectos e Impactos Ambientales, así como sus Peligros y Riesgos asociados a su
propio puesto de trabajo.
 Las consecuencias en el SIG de sus actividades laborales.
 Sus Funciones y Responsabilidades respecto de la Política, Objetivos, Procedimientos,
Requisitos, etc.
 Las consecuencias de los desvíos en el SIG.

Entre otra información relevante para el SIG


7.4 Comunicación. participación y consulta (4.4.3 ISO 45001)
Comunicación (4.4.3.1 ISO 45001)

En base a los requisitos legales y otros requisitos, sus aspectos e impactos ambientales y,
los riesgos y peligros de la SST, se ha elaborado el procedimiento COT-SIG-P-11
Comunicación, Participación y Consulta, en el cual se determina:

7.4.1 a) Qué comunicar.


b) Cuándo comunicar.
c) A quién comunicar.
d) Cómo comunicar.

De esta manera, la organización se asegura que la información del SIG comunicada sea
coherente con la generada dentro del mismo y que sea fiable
Participación y consulta (4.4.3.2 ISO 45001)

El procedimiento de COT-SIG-P-11 Comunicación, Participación y Consulta, incluye los


7.4.2
medios mediante los cuales el personal puede participar en el SIG, se informa de los
acuerdos en el SIG y se realizan las consultas correspondientes a las partes interesadas
externas.
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades (4.4.4 ISO 45001)

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NUMERALES DESCRIPCIÓN DE LOS MECANISMOS DE CUMPLIMIENTO

El SIG incluye:

a. Toda la Información documentada exigida por las Normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y ISO 45001:2018.
b. La información documentada que la organización considera pertinente para la eficacia
del SIG, la cual ha sido elaborada acorde a las necesidades de la organización y la
integridad del sistema.
Creación y actualización (4.4.5 y 4.5.4 ISO 45001)

7.5.2 La organización al momento de elaborar la documentación se basará en los criterios


establecidos en el procedimiento COT-SIG-P-01 Control de la información documentada,
el cual cumple con lo requerido por los requisitos de las Normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y ISO 45001:2018.
Control de la información documentada (4.4.5 y 4.5.4 ISO 45001)

Todos los criterios de control de la información documentada han sido establecidos en el


7.5.3 procedimiento COT-SIG-P-01 Control de la información documentada, además para
controlar la difusión y el acceso se ha establecido el COT-SIG-F-01 Lista Maestra de
Documentos. En este último registro también se incluye la información documentada de
origen externo, que la organización ha determinado necesaria para el SIG.
8 OPERACIONES
Planificación y control operacional (4.3.1; 4.4.6 ISO 45001)

Se han implementado los procesos operativos mencionados en 7.1.6 Conocimiento de la


Organización en donde se han establecido de manera general los criterios y lo requisitos
necesarios para la prestación del servicio, los cuales también toman en cuenta documentos
como:

 El COT-SIG-P-04 Identificación de aspectos y de evaluación de impactos


Ambientales, en el cual se evalúan los Impactos Ambientales y se determinan e
implementan controles apropiados para las operaciones.
 El COT-SIG-P-03 Identificación de Peligros, Evaluación y control de Riesgos, en
el cual se evalúan los peligros y, se determinan e implementan controles apropiados
8.1 para las operaciones
 El procedimiento COT-SIG-P-07 Identificación y evaluación de Requisitos Legales,
en el cual se establecen las actividades para identificar los requisitos legales y otros
requisitos, y verificar su cumplimiento en la organización.

COTRAT SAC controla los cambios planificados y no previstos, y toma acciones para mitigar
las consecuencias adversas, cuando es necesario; asimismo con un COT-SIG-A-14 Plan de
Calidad, en donde se han establecido los procesos necesarios para la ejecución del
servicio, además de los criterios de aceptación y los responsables de los procesos, también
se identifican los procedimientos constructivos y las instrucciones técnicas de trabajo; así
como los requisitos ambientales y de SST que se aplican a los proveedores, colaboradores,
etc. los mismos que son informados durante las negociaciones e incluidos en los contratos u
órdenes de servicio
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.2.1. Comunicación con el Cliente

COTRAT SAC mantiene una comunicación constante en la que:

 El cliente proporciona la información relativa a los requisitos servicio


requerido.
 Se tratan, por ambas partes, las consultas, los controles o los pedidos,
incluyendo los cambios.
 Se obtiene la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y
Esta prohibido reproducir o hacer cambios sin autorización de los Dueños de proceso.
Las versiones vigentes son aquellas indicadas en las Listas Maestras de Documentos.
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servicios, incluyendo las quejas de los clientes.
 Se definen los requisitos y cuidados sobre la manipulación o el control de la
propiedad del cliente.
 Se establecen, y cuando corresponda se concilian, los requisitos
específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente

Para una retroalimentación efectiva del cliente, se ha elaborado el procedimiento


COT-COM-P-02 Retroalimentación del Cliente, en el que se han especificado los
mecanismos deseables con los que cuenta el cliente para comunicar sus consultas,
observaciones, quejas, reclamos, felicitaciones u otros. Además, el documento
mencionado brinda los lineamientos para realizar de manera periódica las
encuestas de satisfacción del cliente.

8.2.2. Determinación de los Requisitos para los Productos y Servicios

COTRAT SAC determina los requisitos para la ejecución del servicios mediante la
identificación de todos los requisitos aplicables al servicio mediante los
lineamientos estabelcidos en elprocedimiento COT-COM-P-01 Gestión comercial.

8.2.3. Revisión de los Requisitos para los Productos y Servicios

La revisión de los requisitos para el servicio, asi como la asignación de


responsables, recursos, etc. Se realiza según el COT-COM-P-01 Gestión
comercial.

8.2.4. Cambios en los Requisitos para los Productos y Servicios

Todos los cambios generados que afecten directa o indirectamente al servicio,


deben ser comunicados con los procesos involucrados con el fin de garantizar su
ejecución del servicio sin inconvenientes, según el COT-COM-P-01 Gestión
comercial.
Diseño y desarrollo
8.3 El presente numeral se excluye del alcance del SIG,

Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente (8.1 iso


14001)

8.4.1 Generalidades
COTRAT SAC se asegura de que los procesos, productos y servicios
suministrados son conformes a los requisitos propios del SIG, del cliente, legales y
otros requisitos; asimismo ha determinado los controles a aplicar a los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cuando:

a. Los productos y servicios de proveedores externos están destinados a


incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización,
mediante evaluación directa del cumplimiento de sus requisitos.
8.4
b. Un proceso o una parte del proceso, es proporcionado por un proveedor
externo como resultado de una decisión de la organización, en estos casos se
ejecuta una supervisión directa de sus actividades, confirmando que se cumpla
con todos los requisitos determinados.

8.4.2 Tipo y Alcance del Control


Para la evaluación directa del cumplimiento de requisitos se ha implementado
dentro del proceso COT-LOG-P-01 Selección, evaluación y reevaluación de
proveedores, en ell cual se dan los lineamientos y los criterios para la evaluación
de estos productos y servicios suministrados externamente.

8.4.3 Información para los Proveedores Externos


Esta prohibido reproducir o hacer cambios sin autorización de los Dueños de proceso.
Las versiones vigentes son aquellas indicadas en las Listas Maestras de Documentos.
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La organización realiza sus requerimientos a sus proveedores externos a través del
Proceso Logístico y de Compras, para ello ha implementado el proceso COT-LOG-
P-02 Gestión de Compras y almacén el cual se da los lineamientos para que el
personal en general realice sus requerimientos, definiendo los requisitos para:

a) Procesos y productos requeridos a los proveedores externos.


b) La aprobación de productos y servicios, métodos procesos y equipos, la
liberación de productos y servicios.
c) Las competencias, incluyendo cualquier calificación requerida de las
personas.
d) Las interacciones del proveedor externo con la organización.

El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la
organización.
8.5 Producción y provisión del servicio
8.5.1 Control de la Producción y de la Provisión del Servicio

En COTRAT SAC se trabaja bajo condiciones controladas, estas condiciones son


determinadas en los Procedimientos Operativos, mediante el COT-OPE-P-01
Planificación y seguimiento del servicio y COT-SIG-A-14 Plan de la Calidad.

Asimismo se desarrollan las verificaciones y vseguimiento que se aplican durante la


prestación del servicio. Adicionalmente, el Proceso de COT-MON-P-01
Programación y monitoreo del servicio, tomando en cuenta cada uno de los
aspectos necesarios durante el transporte de hidrcarburos.

Los proveedores son evaluados para que el producto que entreguen o servicio que
presten, esté dentro de los parámetros de calidad. Previo al inicio de la Ejecución del
servicio, se realiza la solicitud y entrega de recursos.

8.5.2 Identificación y Trazabilidad

La empresa ha establecido mediante la COT-SIG-A-15 Matriz de Trazabilidad, los


criterios para identificar de manera adecuada del servicio que la organización
presta, a través de toda su realización

8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos

La organización garantiza la protección de la propiedad perteneciente al cliente o a


proveedores externos mientras este bajo su control o siendo utilizado por la
organización, debiendo comunicar si estos sufren algún daño mediante el COT-
SIG-F-41 Conservación de la propiedad del cliente.

8.5.4 Preservación

COTRAT SAC preserva las salidas durante la prestación del servicio, asegurando
que se cumpla y mantenga la conformidad con los requisitos. Para ello realiza el
transporte por convoy, asimismo cuenta con la COT-SIG-F-01 Hoja de ruta, la
Bitacora del conductor, el monitoreo constante de las unidades de transporte.

COTRAT SAC, cuenta con unidades de transporte modernas (Tracto y Cisterna),


con el cual se garantice la preservación del producto transportado.

8.5.5 Actividades Posteriores a la Entrega

Todas las actividades posteriores a la entrega, incluyendo mantenimientos,


garantías, entre otras, son a requerimiento del cliente o por requerimiento legal.

Esta prohibido reproducir o hacer cambios sin autorización de los Dueños de proceso.
Las versiones vigentes son aquellas indicadas en las Listas Maestras de Documentos.
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8.5.6 Control de los Cambios

COTRAT SAC realiza una revisión y un control de los cambios que se presenten en
la prestación del servicio, de tal forma que asegure la conformidad final del servicio.

Estos cambios en la prestación del servicio se pueden evidenciar mediante las


comunicaciones con el cliente, actas de reunión incluyendo las autorizaciones y las
acciones necesarias que surjan de la revisión de estos.
Liberación de los productos y servicios

COTRAT SAC establece dentro de sus contratos con los clientes márgenes de entrega
8.6
(limites permitidos) del producto en la sede del cliente (destino), puesto que los
hidrocarburos son transportados en su estado liquido y dependiendo de las condiciones de la
ruta puedes gasificarse, con lo cual se reduciría la cantidad entregada
Control de salidas no conformes

8.7 Se cuenta con el procedimiento documentado COT-SIG-P-06 Servicio No Conforme,


acción correctiva y oportunidad de mejora, con el que se asegura que los servicios no
conformes son controlados, y se remedie el percance antes, durante o al final de su
ejecución.
Investigación de incidentes (4.5.3.1 ISO 45001)

La organización ha establecido, implementado y mantiene el COT-SIG-P-09 Investigación


de Accidentes e Incidentes con el cual busca:

a) Determinar las deficiencias del SIG que podrían causar o contribuir a la aparición.
b) Identificar las necesidades de acciones correctivas.
c) Identificar oportunidades de aplicar acciones preventivas.
8.8 d) Identificar oportunidades de mejora continua.
e) Determinar las responsabilidades y medios de comunicación y autoridades a las que hay
que comunicar estos resultados

Este procedimiento indica los plazos, para poder investigar en el momento oportuno y de
acuerdo a lo requerido por la normativa legal vigente. En caso se requiera aplicar una acción
correctiva o preventiva, se realizará en base a lo indicado en el punto 10.2 del presente
manual. Además, también indica los medios para el registro de estas investigaciones
realizadas
Preparación y respuesta ante emergencias (8.2 ISO 14001 / 4.4.7 ISO 45001)

La organización ha establecido, implementado, revisa anualmente, modifica y mantiene el


COT-SIG-M-03 Plan de Contingencia y Emergencias, en el cual define como prepararse y
responder a situaciones de emergencias identificadas. Este documento toma en cuenta:

a) La planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales o en la


SST adversos, provocados por situaciones de emergencia.
b) Las necesidades de las partes interesadas pertinentes.
8.9 c) Actividades para responder a situaciones de emergencia reales.
d) Las acciones a tomar para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de
emergencia y los impactos ambientales potenciales.
e) La práctica de simulacros de las situaciones de emergencia, poniendo a prueba las
acciones de respuesta planificadas.
f) La evaluación y revisión periódica de las acciones planificadas, sobre todo después de
que hayan ocurrido o se hayan simulado situaciones de emergencia y los cambios que
sean convenientes.
g) La obligación de brindar información y formación sobre el propio documento de
preparación y respuesta ante emergencias a las partes interesadas.
9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
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9.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación (4.5.1.ISO 45001)
Generalidades

COTRAT SAC ha definido en el procedimiento de COT-SIG-P-02 Planificación y


seguimiento del SIG aquello que necesita los métodos de seguimiento, medición, análisis y
evaluación, necesita además los criterios contra los que se realiza la evaluación del
9.1.1
desempeño del SIG, la periodicidad del análisis y evaluación.

La organización también realiza la comunicación del desempeño del SIG a las partes
interesadas externas o internas, la difusión de la información y cumpliendo los requisitos
legales y otros requisitos aplicables, según se requiera
Evaluación del cumplimiento (4.5.2 ISO 45001)

Se ha establecido, implementado y se mantiene el COT-SIG-P-07 Identificación y


evaluación de Requisitos Legales, con el cual la empresa identifica y evalúa el
cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. Este documento indica:

 La frecuencia de evaluación del cumplimiento.


9.1.2
 La metodología de evaluación y las acciones a tomar en caso se necesiten.
 La manera de mantener el conocimiento y la comprensión del estado de
cumplimiento.

Este procedimiento cuenta con el formato COT-SIG-f-20 Matriz de requisitos legales, para
apoyarse en lo indicado por el procedimiento y mantener los registros de lo requerido por la
presente norma
Satisfacción del cliente

Se ha desarrollado el procedimiento COT-COM-P-02 Retroalimentación del Cliente, en


9.1.3
donde se han definido los parámetros para medir periódicamente la percepción que tienen
los clientes de la organización acerca del grado en que se han cumplido sus expectativas y
necesidades.
Análisis y evaluación

El análisis de datos en el ámbito del SIG se evidencia en varios registros, como en COT-
SIG-F-04 Tablero de control, en los registros de COT-RRHH-F-09 Resultado de la
evaluación de Desempeño, también se evidencia el procesamiento y análisis de los datos
9.1.4 para una retroalimentación efectiva en COT-LOG-F-02 Lista de proveedores

Se prevé que en la medida que se genere información histórica de las mediciones del
sistema, se podrán utilizar también herramientas estadísticas de pronósticos para la
identificación oportuna de nuevos riesgos y oportunidades, dichas herramientas variaran
dependiendo del tipo de información a evaluar
Auditoria interna (4.5.5 ISO 45001)

Las auditorías internas sirven para la evaluación de la eficacia del SIG y para la observación
de la conformidad con las regulaciones y medidas determinadas en el mismo.

Este proceso periódico sigue los lineamientos del procedimiento documentado COT-SIG-P-
9.2 08 Auditoría Interna y revisión por la dirección, el cual contempla planificación, definición
de criterios, alcance, selección de auditores y todos los registros asociados. Se incluye el
COT-SIG-F-32 Programa de Auditoría Interna, el cual se programa anualmente.

Los resultados de la auditoría interna forman parte de los elementos de entrada para la
Revisión por el Dirección y deben ser uno de los principales generadores del cierre del
círculo de mejora continua a través de acciones correctivas
9.3 Revisión por la dirección (4.6 ISO 45001)
Generalidades
9.3.1
Se ha previsto llevar a cabo anualmente las revisiones del sistema por la dirección
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Entradas de la Revisión por la Dirección

La información para llevar a cabo cada revisión la constituye un resumen que le hace llegar
el Jefe SIG a la Alta Dirección, bajo los lineamientos del formato COT-SIG-F-38 Informe de
Revisión por la Dirección en el cual se incluyen la información de la eficacia del sistema,
9.3.2
de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades, resultados de la
evaluación de desempeño de los proveedores externos, resultados de la retroalimentación
de las partes interesadas, los resultados de las acciones de la revisiones por la dirección
previas, las oportunidades de mejora, las situaciones de emergencia.

Salidas de la Revisión por la Dirección

Luego de analizar los elementos de entrada, la Alta Dirección expresa sus conclusiones a
los Responsables del SIG y los encargados de los distintos procesos (De ser necesario), en
una reunión donde se registran los resultados dentro del formato COT-SIG-F-38 Informe de
Revisión por la Dirección, los que incluyen la generación de acciones correctivas,
necesidad de recursos, acciones de mejora o cambios en alguna de las partes
9.3.3 constituyentes del mismo, como la declaración de la política o los objetivos.

Las decisiones tomadas, producto de esta revisión, serán registradas en una nueva COT-
SIG-F-04 Acta de acuerdo, de tal manera que los Responsables del SIG darán seguimiento
a las decisiones tomadas para su cumplimiento en las áreas relacionadas para el periodo
siguiente.
Estos resultados se mantienen disponibles en la Carpeta compartida “SIG” para los
trabajadores y es comunicada en las reuniones o charlas al personal.
10 MEJORA
Generalidades

Con el seguimiento y constante monitoreo del SIG se busca identificar y determinar todas
aquellas oportunidades de mejora que beneficiarán el desarrollo tanto de las actividades de
10.1 la organización como de la satisfacción del cliente.

Se busca además realizar las acciones necesarias para mejorar la ejecución del servicio,
corregir, prevenir y reducir efectos no deseados, además de continuar con la mejora del
desempeño y la eficacia del SIG y así lograr los resultados previstos para el SIG
No Conformidad y Acción Correctiva / Preventiva (4.5.3.2 ISO 45001)

Las acciones correctivas detectadas se controlan por medio del procedimiento COT-SIG-P-
06 Servicio No Conforme, Acción Correctiva y oportunidad de mejora. En dicho
procedimiento se establecen los pasos a seguir para tomar acciones ante una no
conformidad y corregirla, y hacer frente a las consecuencias o efectos de estas no
conformidades, la implementación de acciones correctivas producto de auditorías, reclamos
de clientes u otras fuentes, con el fin de eliminar las causas de estas no conformidades.

NOTA: El procedimiento COT-SIG-P-05 Gestión de Riesgos y Oportunidades cubrirá


la exigencia de acciones preventivas de la norma ISO 45001:2018.
10.2
La verificación de la ejecución de las correcciones y acciones correctivas, así como la
posterior verificación de la eficacia de la medida es hecha por el Responsable del SIG o Jefe
SIG junto con el responsable de la actividad involucrada.

Cuando una acción de mejora identifique peligros, impactos o controles nuevos o la


necesidad de modificarlos, se deberá actuar en base al procedimiento COT-SIG-P-03
Identificación de Peligros, Evaluación y control de Riesgos o al COT-SIG-P-04
Identificación de aspectos y Evaluación de impactos Ambientales, según corresponda.

Además, la organización realizará cambios al SIG y a su información documentada cuando


considere que son necesarios para afrontar las no conformidades y sus causas
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Mejora Continua

Dado el diseño del SIG, con base en el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar),
podemos evidenciar que en COTRAT SAC, la mejora continua se proyecta como una
constante. Entre los principales componentes del sistema que la propician están:

 Política SIG: La continua adecuación y evolución de la misma genera compromisos más


exigentes para con la calidad, prevención de la contaminación y prevención del daño o
deterioro de la salud del personal.
 Objetivos del SIG: Al ser renovables, se pueden mantener hasta ser alcanzados, para
10.3
luego elevar su exigencia.
 Seguimiento y Medición de Procesos: Se establecen metas dinámicas en el tiempo para
evidenciar la mejora.
 Resultados de Auditorías Internas: Como motor principal de la mejora, generan acciones
correctivas, preventivas y evidencian oportunidades de mejora.
 Análisis de Datos. Está previsto que mediante pronósticos estadísticos se pueden tomar
decisiones de mejora anticipándose a no conformidades reales.
 Revisión Anual por la Dirección: Este evento marca el fin período y el inicio de un nuevo
funcionamiento del sistema, generando decisiones gerenciales para la adecuación y
mejora del SIG.

7. REGISTROS

NO APLICA

8. DISTRIBUCIÓN

Nº ÁREA FIRMA RECIBIDO

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