FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

REVISORÍA FISCAL Y ENTORNO GLOBAL ESPRF-202430-3G - 104

Estudiantes

JUAN FELIPE MARQUEZ

CLAUDIA ROBLEDO
MARIA JESSICA RANGEL AVILA

Especialización Revisoría Fiscal y Auditoría Forense

Docente

ANDREA CAROLINA RAMIREZ FUERTE

ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 1

 INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA

INFORMACIÓN BÁSICA DE LA AUDITORÍA

Fecha de informe 03 de mayo de 2024 Tipo de auditoría Auditoría Integral

Entidad Auditada Alcaldía de Tunja Proceso Oficina de Cobro

Dependencia Coactivo
Auditada

Fecha de auditoría 29 de abril de 2024 Auditores JUAN MARQUEZ

CLAUDIA ROBLEDO
MARIA JESSICA
RANGEL AVILA

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Analizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el proceso de recuperación

de cartera del municipio de Tunja.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

- Realizar revisión de los actos administrativos debidamente ejecutados, remitidos

desde las diferentes dependencias al área de cobro coactivo.
- Analizar la capacidad del talento humano para llevar a cabo el proceso de cobro
coactivo.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

El Alcance se determinó como resultado de un análisis de:

- Pérdida de la competencia para ejercer la acción de cobro por parte del municipio.
- Detrimiento al presupuesto público, al no ejercer debidamente la gestión de recaudo
municipal y que puede afectar el desarrollo de programas y proyectos sociales que
son financiados con ingresos corrientes de libre destinación de la entidad.

EQUIPO AUDITOR:
JUAN FELIPE MARQUEZ
CLAUDIA ROBLEDO
MARIA JESSICA RANGEL AVILA
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS:

● Tres (03) equipos de cómputo

● Una impresora con escáner

DESCRIPCIÓN DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

RECEPCIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

Remitidos por las diferentes dependencias de la Administración Municipal, constitutivos de
obligaciones claras, expresas y exigibles a favor de la entidad territorial.
Los expedientes deben venir foliados, para proceder al registro en el archivo Excel.
Constancia emitida por la Secretaría competente, respecto a que los actos administrativos
que son remitidos a cobro se encuentren reflejados en los Estados Financieros y
codificados en el rubro presupuestal, dando cumplimiento a la circular No.002 de 2017,
emanada de la Secretaría de Hacienda
Los diferentes actos que se remiten a la oficina de cobro coactivo de las dependencias de
la alcaldía mayor de Tunja son los siguientes:
Secretaria de del interior y Seguridad Territorial:
Código nacional de policía.
Sanciones de espacio público.
Sanción multas y medidas de protección.
Sanciones por no cumplir con requisitos para funcionamiento de establecimiento.
Sanción por ejercicio ilegal de la profesión
Unidad Especial de Contratación:
Multas por incumplimiento contractual.
Unidad Especial de Control Interno Disciplinario:
Sanciones disciplinarias.
Departamento Administrativo de Gestión Jurídica y Defensa institucional:
costas procesales
Agencias en derecho
Acciones de repeticiones
Secretaría Infraestructura territorial:
Infracciones de construcción y urbanismo
Secretaria de hacienda- impuestos
Impuesto de industria y comercio avisos y tableros
Impuesto predial unificado
Impuesto de publicidad exterior visual
Impuesto de espectáculos públicos.
Departamento Administrativo de Gestión de bienes, servicios y función Pública:
cuotas partes pensiónales
Otras multas y sanciones:
sanción violación a la normatividad sanitaria

VALIDACIÓN DE DATOS PARA INICIAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO COACTIVO.

Tratándose de Impuestos, se valida:
1) Que el acto administrativo contenga la correcta identificación del sujeto pasivo y del bien
objeto del impuesto.
2) Que la deuda sea real usando el sistema IMPUESTOS PLUS.
3) Que no se tenga proceso por las mismas vigencias.
4) Tratándose de impuesto predial, se debe corroborar, en la ventanilla única de registro de
instrumentos públicos la titularidad del derecho real del dominio.
Para los demás procesos incluidos el Impuesto Predial, se valida:
Que el trámite de notificación, se encuentre en debida forma
Si el acto administrativo ha sido objeto de recursos, se debe verificar que el mismo sea
remitido y si se encuentra debidamente notificado.
Si el acto no cumple con las validaciones antes mencionadas deberá devolverse a la
dependencia destinataria para su posterior corrección.

REPARTO EXPEDIENTES Y CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA

Se efectúa el reparto de los expedientes entre los profesionales de la unidad.
Tratándose de impuesto predial se debe verificar en la ventanilla única de registro de
instrumentos públicos, la titularidad del derecho real de dominio, para la vigencia objeto de
cobro, tratándose de impuesto predial.
Los funcionarios a quienes se les asigne el trámite de Procesos Coactivos deberán
constatar que los documentos remitidos presten mérito ejecutivo para su cobro coactivo a
favor de la entidad territorial, tal como lo dispone el artículo 99 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y artículo 828 del Estatuto Tributario
Nacional.
Las actuaciones para que presten mérito ejecutivo deben contener:
1) Constancia de notificación y ejecutoria, (artículo 829 y 829-1 Estatuto Tributario Nacional)
en la cual se debe indicar claramente la fecha en la cual se surtió la notificación, a partir de
la cual se encuentran debidamente ejecutoriadas las actuaciones, fecha de expedición de
la constancia. También aplica proceso notificación de que trata la Ley 1819 de 2016
2) Certificación de la dirección a la cual debe notificarse el Proceso Administrativo, la
cuantía a cobrar discriminando capital e intereses (en los casos que aplica debe indicarse
la tasa de interés que se debe cobrar).
3) Debe anexarse copia de la citación que se envió para notificar al deudor del acto
administrativo, si surtió notificación personal se deben enviar los documentos que soportan
esta diligencia. (también aplica proceso de notificación de la ley 1819 de 2016)
4) Si las actuaciones fueron objeto de recurso debe anexarse el Acto Administrativo que los
resolvió, junto con copia del recurso, así como copia de la citación para notificar la actuación
que resuelve el recurso, la notificación personal, si la notificación fue por Edicto o Aviso,
copia del Edicto y el aviso con sus constancias de fijación y desfijación.
5) El deudor debe estar plenamente determinado e identificado, por sus nombres, apellidos,
razón social, número de identificación y en qué calidad funge en el proceso, esto es,
(propietario, obligado, constructor, arquitecto, representante legal, contribuyente o deudor
solidario).
6) Los valores a cobrar deben indicarse claramente, en números y letras, así mismo indicar
si hay lugar al cobro de intereses e indexación, indicando la tasa de interés aplicable en
cada caso.
7) Se debe indicar claramente la dirección para efectos de notificar al deudor y el teléfono
en caso de contar con la información, en caso de ser personas jurídicas debe anexarse
certificado de cámara de comercio, con vigencias no superior a 90 días, en donde se
certifique dirección para efectos de surtir proceso de notificaciones. Así mismo si el
contribuyente o sancionado señala expresamente una dirección para que se notifiquen los
actos correspondientes, se debe anexar dicha información.
8) El título ejecutivo remitido debe ser actualmente exigible, por no encontrarse prescrito,
con pérdida de fuerza ejecutoria o cancelado.
9) En aquellos casos en que la sanción o la multa deba liquidarse, debe remitirse el auto
liquidatario de la multa o la sanción.
10) Si se trata de una sanción disciplinaria debe remitirse resolución que ordena la
ejecución de la sanción y oficio que concede al disciplinado 30 días para cancelar. ( ley
734)
11) Tratándose de copias simples de los actos administrativos, debe remitir constancia de
ser la primera copia la cual prestará mérito ejecutivo.
12) El expediente debe recibirse foliado.
Conforme lo dispuesto en el capítulo tercero del Decreto 0022 de 20 de enero de 2012, se
procede a efectuar la clasificación de cartera en cobro, así: 1) Expedientes de Acuerdo a la
Probabilidad de Recuperación. 2) De Acuerdo a su Antigüedad 3) De Acuerdo a su cuantía.

ELABORAR PERSUASIVO E INVESTIGACIÓN DE BIENES

El profesional encargado revisa los requisitos de los títulos ejecutivos enviados, a fin de
determinar si reúnen los presupuestos de ley y están acompañados de los documentos
necesarios, y él o el personal a cargo, elabora un cobro persuasivo, de conformidad con lo
establecido en el capítulo cuarto del Decreto 0022 del 2012, siempre dependiendo de la
antigüedad de la obligación remitida a cobro y su naturaleza. Dentro de ésta etapa también
puede efectuar visitas a los ejecutados, concretar entrevistas y realizar llamadas en caso
de contar con los números telefónicos.

FACILIDADES DE PAGO
En cualquier etapa del proceso, se puede otorgar al contribuyente o sancionado Facilidad
de Pago, para lo cual se realiza entrevista con el contribuyente o persona ejecutada, se
pactan el valor de las cuotas, y si se cumplen con los requisitos se expide Acto
Administrativo por medio del cual el ejecutado y la entidad territorial acuerda diferir la deuda
en plazos. En caso de ser necesario se aprueba garantía otorgada, por el secretario de
hacienda cuando el plazo supera los doce (12) meses.
Cuando se trate de multas no remitidas a la unidad de cobro, la solicitud de acuerdo de
pago deberá ser autorizada por el funcionario que impuso la multa, debiendo remitir a la
unidad de cobro coactivo, el original del acto administrativo sancionatorio, con su respectiva
notificación, original de la solicitud presentada para el otorgamiento de la facilidad de pago
y oficio por medio del cual se aprueba y acepta el acuerdo de pago.

ELABORAR MANDAMIENTO DE PAGO MEDIDAS DE EMBARGO

Si la obligación remitida a la Unidad de Gestión de Cobro Coactivo cumple los requisitos de
ley, el profesional a cargo elabora para la firma del Profesional Especializado mandamiento
de pago por medio del cual se libra orden de pago a favor de la entidad territorial a cargo
del contribuyente, o sancionado. El contenido del Mandamiento de Pago debe darse en los
términos del numeral 4.3.2.1 del Decreto 0022 de 2012, Reglamento interno de Recaudo
de Cartera.
El profesional decreta medidas de embargo para la firma del Profesional Especializado, las
cuales pueden ser, previas, concomitantes con el mandamiento de pago, o posteriores a
dicha actuación, lo anterior conforme al artículo 839 y 8391 del Estatuto Tributario Nacional,
entre otras pueden ser: A las entidades bancarias, a la oficina de Registro de Instrumentos
Públicos, a los Institutos de Tránsito y Transporte, a lugar de vinculación laboral, a la
Cámara de comercio, entre otras. Igualmente deben seguirse los lineamientos del Decreto
0022 de 2012 sobre las reglas aplicables en materia de embargo, secuestro y remate de
bienes, numeral 4.3.4 y 4.3.5. Sobre bienes inembargables lo dispuesto en el numeral
4.3.5.1. Los aspectos no contemplados y compatibles al Estatuto Tributario Nacional, se
seguirán por las normas del Código General del Proceso, que regulan la materia.

CITACIÓN
El profesional elabora la citación al contribuyente o sancionado, para que se presente en el
término de 10 días hábiles siguientes para notificar el Mandamiento de Pago

VERIFICAR COMPARECENCIA DEL CONTRIBUYENTE.

SI COMPARECE: Se notifica personalmente al contribuyente o sancionado.
NO COMPARECE: Envía por correo el mandamiento y si es devuelto se pública por aviso
en la web.
CUANDO NO HAYA SIDO POSIBLE, establecer la dirección del contribuyente o
sancionado, por ninguno de los medios establecidos en el artículo 563, los actos
administrativos de cobro se notificarán por medio de publicación en un diario de amplia
circulación.
Para la vinculación a los deudores solidarios y subsidiarios debe tenerse en cuenta lo
establecido en el numeral 4.2.3.4
Se le concede el término de quince (15) días para que presente las excepciones o efectúe
el pago.

RESOLVER ESCRITO DE EXCEPCIONES

Si el contribuyente presentó escrito de excepciones al mandamiento consagradas en el
artículo 831 del Estatuto Tributario Nacional dentro del término concedido, el profesional
sustancia dentro del mes siguiente para la firma del profesional Especializado el Acto
Administrativo que resuelve el escrito de excepciones con fundamento en lo dispuesto en
la normatividad.

RECURSO DE REPOSICIÓN
Si se interpone recurso de reposición, en el término contemplado por la ley, el profesional
sustancia para la firma del profesional Especializado, el Acto Administrativo que resuelve
el recurso, quien tendrá para resolver un mes, contado a partir de su interposición en debida
forma, conforme lo establece el artículo 834 del Estatuto Tributario Nacional.

DICTAR SENTENCIA O RESOLUCIÓN QUE ORDENA SEGUIR ADELANTE EJECUCION.

En la resolución que resuelve escrito de excepciones o en resolución independiente se dicta
sentencia ordenando seguir adelante la ejecución, en la cual se ordena los embargos que
no se hayan decretado, el proceso de Investigación de Bienes cuando fuere el caso, así
mismo se ordena la aplicación de títulos judiciales a que haya lugar y el secuestro y remate
de los que ya se encuentran embargados. Contra esta Resolución no procede recurso.

INVESTIGACIÓN DE BIENES
Si esta etapa no se ha realizado en la etapa final del cobro persuasivo, por la antigüedad
de la deuda remitida a cobro, se ordenará dentro de la Resolución que ordena seguir
adelante la ejecución del proceso. Se libran oficios con el fin de obtener información
económica de los contribuyentes o sancionados a las diferentes entidades, entre las cuales
se encuentra, Oficina de Instrumentos Públicos, Cámara de Comercio, Institutos de Tránsito
y Transporte, Entidades Prestadoras de Salud, Entidades Financieras, etc.

RESOLUCIÓN FIJANDO FECHA Y HORA PARA SECUESTRO DE BIENES

El profesional proyecta para la firma del Profesional Especializado, Resolución fijando fecha
y hora para diligencia de secuestro de los bienes inmuebles, se nombra secuestre de la
lista de auxiliares de la justicia al que se le debe comunicar su designación. Así mismo se
envían oficios solicitando acompañamiento de la Personería Municipal y se solicita
disponibilidad presupuestal a la oficina de presupuesto del Municipio.

DILIGENCIA DE SECUESTRO
Artículo 839-4. Relación costo-beneficio en el proceso administrativo de cobro coactivo.
Decretada en el proceso de cobro coactivo las medidas cautelares sobre un bien y antes
de fijar fecha para la práctica de la diligencia de secuestro, el funcionario de cobro
competente, mediante auto de trámite, decidirá sobre la relación costo-beneficio del bien,
teniendo en cuenta los criterios que establezca el director general de la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución:
1 Si se establece que la relación costo-beneficio es negativa, el funcionario de cobro
competente se abstendrá de practicar la diligencia de secuestro y levantará la medida
cautelar dejando el bien a disposición del deudor o de la autoridad competente, según sea
el caso, y continuará con las demás actividades del proceso de cobro.
2 Si no se establece llegado el día y hora se traslada al sitio de la diligencia el profesional
encargado del proceso, el auxiliar administrativo, el coordinador de la unidad, el secuestre,
el abogado y un delegado de la personería si se presenta; allí se levanta el acta, se entrega
al secuestre el bien inmueble, se le fija la caución y queda con la guarda del bien hasta el
remate.
Parágrafo. En los procesos de cobro que, a la fecha de entrada en vigencia de la ley 1819
de 2016, tengan medidas cautelares decretadas y/o perfeccionadas se dará aplicación a
las disposiciones contenidas en el artículo 839-4 de la presente ley.

AVALÚO DE BIENES
Practicado el embargo y secuestro y en firme la sentencia que ordena seguir adelante
ejecución se procederá el avalúo de los bienes, siguiendo los lineamientos del artículo 264
de la Ley 1819 de 2016, Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural.

LIQUIDACIÓN DE LA DEUDA
Auto por medio del cual se expresa el valor adeudado con especificación del capital y de
los intereses causados hasta la fecha de su presentación.

ACTO ADMINISTRATIVO FIJANDO FECHA PARA REMATE

En firme el Avalúo, el profesional universitario proyecta Resolución y fija fecha y hora para
la diligencia del remate, se hacen las publicaciones en la radio y prensa, se nombra el perito.
Para el efecto se siguen los lineamientos del artículo 266, de la ley 1819 de 2016, por medio
de la cual se adopta una reforma tributaria estructural.

REMATE
Se lleva a cabo la diligencia de remate en la fecha y hora programada.

TERMINACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO COACTIVO. Y ARCHIVO DEL

EXPEDIENTE.
Obtenida la recuperación de lo adeudado a la entidad territorial o una vez se den las
causales de terminación del Proceso Coactivo señaladas en el Estatuto Tributario Nacional,
se ordena el archivo del proceso, y se devuelven las diligencias a la dependencia de origen.

ASPECTOS POR RESALTAR:

1
Se tiene establecido en el manual de recaudo, las deudas que por costo/beneficio no
proceden con la acción de cobro y por ende se dan de baja en comité de saneamiento
contable.

2 Facilidades para suscribir acuerdos de pago por parte del municipio, con el fin que el
contribuyente pueda cancelar lo adeudado.
 3 Debido proceso de notificación en páginas web de la alcaldía, a través de TIC´s y por
periódico de amplia circulación.

4 La validación de datos para iniciar el proceso de cobro coactivo.

5 El sistema de impuestos es eficiente en cuanto muestra información real pertinente a

los cobros.

6 Correcta revisión de la documentación, para validar que presten mérito ejecutivo para
iniciar la acción de cobro.

OPORTUNIDAD DE MEJORA/HALLAZGOS:

A continuación, se registran las observaciones detectadas en la auditoría:

HALLAZGOS MEJORA

Se identifican riesgos en cuanto a Solicitar capacitación por parte del archivo

organización y espacio, por lo que se central, a los funcionarios que desempeñan sus
deben iniciar acciones que permitan funciones en esta área, para una correcta
subsanar las falencias observadas por el disposición del archivo de gestión.
equipo auditor.
Solicitar infraestructura e insumos (cajas de
archivo, carpetas cuatro aletas), para la unidad
de cobro coactivo, que permita una buena
organización y preservación de la
documentación.

Se evidencia la ausencia de controles que Parametrizar el sistema con alertas que

permitan conocer el estado actual de los permitan un seguimiento a las fechas de pago
procesos como es el caso de los acuerdos y cumplimiento por parte de los morosos.
de pago, pues se evidencia un alto
número de acuerdos incumplidos por
parte de los contribuyentes.

Falta de personal operativo para cubrir la Robustecer el talento humano que se dispone
cantidad de procesos que se encuentran en esta unidad, que permita contar con más
 en diferentes etapas del proceso de cobro personal para descongestionar la cantidad de
coactivo. procesos que se encuentran inactivos.

Los cobros están acumulados y no se Se sugiere implementación de controles que

están ejecutando de forma eficiente, lo permitan validar el cumplimiento de cada etapa
que genera que con el paso del tiempo se procesal, a fin de asegurar su cumplimiento de
imposibilite el derecho que tiene la cada una de estas.
entidad para ejecutar esta acción, lo que
Establecer metas mensuales, semestrales y
resulta en una pérdida de recursos
anuales que permitan cumplir los objetivos de
públicos a favor del municipio.
recaudo de deudas, cumplimiento de acuerdos
de pago y descongestión de procesos.

Falta hoja de control en los expedientes Implementar la correspondiente hoja de control

de los procesos, lo que genera ausencia del expediente a cada proceso, como
de trazabilidad al no conocer con qué cumplimiento a la normatividad de archivo.
documentación se alimenta cada carpeta,
ni las actividades ejecutadas por el
funcionario.

Los equipos de computación necesitan Solicitar ante la unidad de contratación se

ser reemplazados por equipos más incluyan en el plan anual de adquisiciones los
actualizados y que tengan el soporte equipos y herramientas necesarias
adecuado para ejecutar los archivos (computadores, impresoras, escáner) que
digitales. permitan un óptimo y ágil desarrollo de las
funciones.

Para el proceso de mejoramiento continuo, se

Ausencia de convenio con la oficina de recomienda la suscripción de un convenio
Instrumentos Públicos, para validar el interinstitucional con instrumentos públicos
derecho de dominio real de los predios. para validar efectivamente la titularidad de los
predios.

PLAN DE MEJORAMIENTO:

La Empresa junto con los responsables de los procesos, suscribirán un Plan de mejoramiento
con las acciones a seguir en cada una de las observaciones presentadas, y lo enviarán a esta
Auditoría ocho (8) días siguientes antes al recibo del Informe Final de Auditoría

ANEXOS

● Acta de reunión
 ● Hojas de chequeo a procesos.
● Entrevistas realizadas a funcionarios de planta y contratistas del área.

Cordialmente,

EQUIPO AUDITOR
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA

15 DE MAYO DE 2024

ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA - OFICINA DE COBRO COACTIVO

AUDITORES:

JUAN FELIPE MARQUEZ

CLAUDIA ROBLEDO
MARIA JESSICA RANGEL AVILA

INTRODUCCIÓN:

El presente informe muestra los hallazgos y plan de acción adelantado por la entidad, luego
de llevarse a cabo la auditoría a la oficina de cobro coactivo de la Alcaldía de Tunja, durante
finales de abril y principios de mayo del presente año. El objetivo de esta auditoría ha sido
evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de cobro coactivo que se desarrolla en el municipio
para el proceso de recuperación de cartera y evidenciar los potenciales riesgos y mejoras del
mismo.

ALCANCE:

La auditoría fue enfocada en el procedimiento de cobro de rentas a favor del municipio,

incluyendo su paso a paso detallado y las partes involucradas en el mismo. Se revisaron los
procesos, documentos y participantes dentro de cada etapa de este.

HALLAZGOS:

Evidenciamos varios puntos a mejorar, a saber:

- Organización y espacio.
- Ausencia de controles en los procesos.
- Falta de personal operativo.
- Acumulación de cobros.
- Falta hoja de control en los expedientes de los procesos.
- Equipos de computación desactualizados.
- Ausencia de convenio con la oficina de Instrumentos Públicos.

RESULTADOS PLAN DE ACCIÓN:

Una vez presentados los hallazgos de auditoría a la oficina de cobro coactivo de la Alcaldía
de Tunja y presentado el correspondiente plan de acción por parte de la entidad, manifiestan
que algunas de estas recomendaciones podrían adelantarse y ejecutarse en un corto y
mediano plazo, con otras no sería posible. Dentro de las que se obtuvieron respuesta a la
observación se encuentran:

- HALLAZGO: Se identifican riesgos en cuanto a organización y espacio, por lo que se

deben iniciar acciones que permitan subsanar las falencias observadas por el equipo
auditor.

DESCARGO AUDITADO: Fueron autorizadas las capacitaciones para el personal,

éstas se llevarán a cabo de manera semestral, de forma presencial y en línea.

- HALLAZGO: Se evidencia la ausencia de controles que permitan conocer el estado

actual de los procesos como es el caso de los acuerdos de pago, pues se evidencia
un alto número de acuerdos incumplidos por parte de los contribuyentes.

DESCARGO AUDITADO: Se inició con la implementación de una hoja de control, que

previa aprobación por parte de comité de archivo, será incluido dentro del proceso de
verificación documental.

- HALLAZGO: Los equipos de computación necesitan ser reemplazados por equipos

más actualizados y que tengan el soporte adecuado para ejecutar los archivos
digitales.

DESCARGO AUDITADO: Si bien subsanar esta observación no es inmediata, la

entidad se comprometió a incorporar la necesidad de los equipos, dentro del plan
anual de adquisición de la entidad, a espera de la aprobación de dicho rubro en el
mismo.

OPORTUNIDADES DE MEJORA:

Todos los hallazgos fueron respaldados por mejoras propuestas de manera específica para
cada uno de ellos, y enviados a la alcaldía, a su oficina de cobro coactivo, entre las cuales
observamos:

- HALLAZGO: Se evidencia la ausencia de controles que permitan conocer el estado

actual de los procesos como es el caso de los acuerdos de pago, pues se evidencia
un alto número de acuerdos incumplidos por parte de los contribuyentes.

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Parametrizar el sistema con alertas que permitan un

seguimiento a las fechas de pago y cumplimiento por parte de los morosos

- HALLAZGO: Falta de personal operativo para cubrir la cantidad de procesos que se

encuentran en diferentes etapas del proceso de cobro coactivo.

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Robustecer el talento humano que se dispone en esta

unidad, que permita contar con más personal para descongestionar la cantidad de
procesos que se encuentran inactivos.

- HALLAZGO: Los cobros están acumulados y no se están ejecutando de forma

eficiente, lo que genera que con el paso del tiempo se imposibilite el derecho que tiene
la entidad para ejecutar esta acción, lo que resulta en una pérdida de recursos
públicos a favor del municipio.
 OPORTUNIDAD DE MEJORA: Se sugiere implementación de controles que permitan
validar el cumplimiento de cada etapa procesal, a fin de asegurar su cumplimiento de
cada una de estas.

Establecer metas mensuales, semestrales y anuales que permitan cumplir los

objetivos de recaudo de deudas, cumplimiento de acuerdos de pago y descongestión
de procesos.

- HALLAZGO: Ausencia de convenio con la oficina de Instrumentos Públicos, para

validar el derecho de dominio real de los predios.

OPORTUNIDAD DE MEJORA: Para el proceso de mejoramiento continuo, se

recomienda la suscripción de un convenio interinstitucional con instrumentos públicos
para validar efectivamente la titularidad de los predios.

CONCLUSIONES:

Como equipo auditor se busca contribuir a la buena Gobernanza, a través de un proceso

fundamental para las arcas de la alcaldía mayor de Tunja, como lo es el de cobro coactivo de
renta a favor del municipio, al cual se presentó una serie de mejoras procesales que deben
acatarse en la medida de lo posible.

Evidenciamos como el municipio está dejando de percibir recursos económicos y cómo los
ciudadanos acceden frecuentemente a que sus procesos prescriben, lo que nos muestra el
evidente margen de mejora tan amplio que este proceso puede tener. Confiamos en que la
oficina de cobro coactivo reciba la atención que se merece por parte de la administración y
cobre la relevancia que inherentemente tiene dentro de dicho ente territorial, con el fin que la
entidad pueda cumplir a cabalidad su plan de desarrollo y financiamiento de los programas y
proyectos en pro de la comunidad y sus necesidades.

Cordialmente,

EQUIPO AUDITOR