Módulo N°5 CONTABILIDAD Y FINANZAS PARA UNA

MYPE.

¿Qué es la Contabilidad?
La definición teórica dice que la contabilidad es el sistema de control y
registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que se
realizan en un negocio, empresa o entidad.

La contabilidad tiene su último origen en la incapacidad de memoria del

humano para almacenar infinitos datos y nace de la necesidad de registrar
todo referencia relacionada con la actividad empresarial.

Y es que, más vale un lápiz corto que una memoria larga.

En definitiva, la contabilidad se encarga de dejar constancia de todo lo que

ocurre en la empresa con repercusión económica: es información
económica.

Hoy en día dicha información queda almacenada en sistemas informáticos,

pero antigüamente todo se plasmaba a mano en los clásicos libros
contables.

¿A quién va dirigida la información contable?

La contabilidad va dirigida a una gran cantidad de agentes aunque

no a todos con la misma utilidad o fin, ni con el mismo nivel de
exigencia:
 En primer lugar, va dirigida a la propia empresa, a los
emprendedores y a las personas de su equipo; ya que,
como se ha dicho antes, la información contable sirve como
apoyo en las tomas de decisiones y permite vislumbrar datos
del futuro.

 Por otro lado, y con mucha mayor exigencia, va dirigida al

Estado en general, y a Hacienda en particular, pues este
organismo público se basa en los resultados contables a la
hora de calcular alguno de los impuestos que debe pagar la
empresa.
  Por último, la contabilidad también se crea en aras a ofrecer
un plus de confianza a los socios, colaboradores,
proveedores, clientes o acreedores de la empresa, que
pueden llegar a exigir informes contables para conocer la
solvencia y equilibrio financiero del negocio.

Esto es especialmente relevante en el caso de las sociedades,

que están obligadas a hacer pública su contabilidad a través
del Registro Mercantil.

¿Qué es la contabilidad de una empresa? ¿Por qué es importante? ¿Qué

se debe tener en cuenta al realizarla? Todos estos aspectos son de profunda
relevancia para una empresa. En especial, porque conllevan consecuencias
fiscales y tributarias.

Con la contabilidad se da cumplimiento a las leyes y se muestra el registro

de las operaciones. Esto ayuda a mostrar la respetabilidad de cada acción
financiera, al tiempo que permite controlar ingresos y egresos.

Además, es necesario tener en cuenta que es esencial declarar impuestos e

imposiciones. El monto de estos depende de los resultados de la
contabilidad. Asimismo, hay que tener clara la importancia del régimen
tributario y categoría de la empresa para realizar el informe tributario.

En tal sentido, independientemente de que tengan una categoría

simplificada, se requieren informes tributarios porque servirán de soporte
para la fiscalización de la contabilidad. Por ello, resulta fundamental que
como contribuyente tengas claros todos estos procesos.

Por ello, en este módulo abordamos cómo llevar la contabilidad de tu

empresa. Siempre teniendo en cuenta que este es un sector dinámico, por lo
que te conviene siempre estar actualizado.

1. Organización y preparación
La contabilidad de un negocio requiere organización y preparación. Por ello,
ambas cosas deben ser consideradas desde el momento mismo en el que se
concibe un emprendimiento. En especial, porque cada acción que se realiza en
un negocio implica costos o ingresos.
Debes tener esto presente al momento de planificar las tareas operativas de un
negocio. En realidad, el registro de operaciones de lo que es la
contabilidad contempla todas las actividades de una empresa. Así que
conviene conocer a cabalidad el tipo de registros que se deben realizar.

No sólo se trata de organización, en el caso de que ejerzas la contabilidad, la

capacitación permanente es fundamental. Existen escuelas virtuales que te
permiten mantenerte al día con los conocimientos de tu área.

Como emprendedor debes informarte de todas las obligaciones tributarias y

fiscales. Así como los pasos para solicitar una autorización al Servicio de
Impuestos Internos (SII) para llevar una contabilidad simplificada.

Esto es viable para todas las empresas, con excepción de los contribuyentes de
primera categoría. En esta clasificación entran los sectores aduaneros, mineros
y de intermediación.

Una ventaja de contar con esta autorización es que se permite llevar una
contabilidad con menos libros. No por esto es menos rigurosa, solo que te será
más sencillo. Otro aspecto que conviene considerar es disponer de un sistema
digital para el control de estos aspectos en su empresa. Esto facilita la gestión
de la contabilidad a ellos y a ti.

2. Registro de transacciones
Ahora corresponde pasar al registro de transacciones. Hay que tener
conciencia de cuáles compras, ventas, ingresos y gastos deben ser asentados
en los libros correspondientes.

Esto es fundamental para que un emprendimiento se mantenga en pie. En este

sentido, la contabilidad implica, entre otras cosas, realizar asientos en el libro
diario y los libros auxiliares, así como en el libro de inventario. Cada uno de
ellos muestra las operaciones de la empresa.

En el libro diario, por ejemplo, se realiza el registro de todas las transacciones

de un emprendimiento en forma cronológica. En este, se anotan tanto los
ingresos como los egresos, lo cual permite llevar un récord de sus
operaciones.

También es bueno saber que los Libros Auxiliares son complementarios al

Libro Diario, cada uno dedicado a una cuenta en particular. Por último, es
necesario acotar que los más utilizados son los de Caja, Nómina, Compra,
Retenciones y Ventas.
Para el registro de transacciones, lo fundamental es estar al tanto de que todas
las operaciones de una empresa se anotan en el Libro Diario. También es
necesario clasificar las operaciones según el tipo de comprobante que tengan;
es decir, en cuál libro auxiliar se registra cada transacción.

3. Conciliación bancaria
Otro aspecto que se debe cubrir es la necesidad de hacer conciliaciones
bancarias. Este proceso permite comparar los registros financieros con los que
emite el banco.

Estos pasos que puedes leer a continuación también te pueden servir si eres un
emprendedor buscando información de valor:

1. Conseguir los extractos bancarios y el saldo final de la cuenta del mes

próximo pasado.
2. Cotejar sus registros contables contra el extracto que el banco les
proporciona. Recuerden que los asientos incluyen compras y ventas, así
como gastos, ingresos e inversiones.
3. Señalar aquellas transacciones que no están en el extracto que el banco
les proporciona o viceversa.
4. Registrar las operaciones faltantes y verificar los comprobantes.
5. El saldo final de tus registros contables y el del extracto bancario deben
coincidir. En caso contrario, deben buscar la diferencia y subsanarla.

Las conciliaciones bancarias son una herramienta para garantizar el control de

las transacciones de un emprendimiento. Por ello, es importante asegurarse de
que las cuentas de tu emprendimiento cuadren.

4. Elaboración de estados financieros

Sin dudas, uno de los servicios más importantes que se ofrece en lo que es la
contabilidad es la elaboración de los estados financieros. A estos se les puede
llamar “informes financieros”, “estados contables” o “cuentas anuales”.

Estos consisten en un resumen de las operaciones contables de una empresa en

un período determinado. Así que con ellos, se puede evaluar la medida de la
rentabilidad de un emprendimiento y si posee la solvencia requerida o es
necesario hacer cambios.

En tal sentido, los emprendedores deben tener, al menos, los estados

financieros básicos: el balance general, el estado de resultados y el estado de
flujo de efectivo.
También, es posible que se requieran algunos complementarios, como el
estado de cambios en el patrimonio y las notas explicativas. Asimismo, todos
los emprendedores deben estar al tanto de los siguientes aspectos:

1. Balance general: también se le llama estado de situación financiera,

consiste en un reporte que detalla claramente la situación financiera de
un emprendimiento. Resume tus activos, pasivos y patrimonio.
2. Estado de resultados: muestra las ganancias o pérdidas que ha tenido
una empresa durante un período determinado. Esto depende de sus
costos, gastos e ingresos en ese tiempo. Permite conocer la rentabilidad
en ese lapso.
3. Flujo de efectivo: es un reporte acerca de la liquidez de un
emprendimiento. Muestra las entradas y salidas de efectivo de tu
negocio en cualquier momento. Es un indicador importante de tu
capacidad financiera.

5. Control de inventario
El control de inventario se refiere a todos aquellos productos y materias
primas que una empresa va a ofrecer en venta. Esta actividad es importante,
ya que en él se encuentran invertidos activos o compromisos de pasivos de la
empresa. El registro de este inventario forma parte de lo que es la
contabilidad de un negocio.

Además, esto permite al emprendedor tomar decisiones administrativas, tanto

para satisfacer a los clientes como para saber cuándo reponer el inventario. La
forma en la que realice el control de inventario y su eficiencia ayudan a tener
conocimiento de la situación real de un emprendimiento.

Del control del inventario dependen los ingresos y siempre conviene conocer
qué ítems se venden más y cuáles menos. No obstante, desde el punto de vista
contable lo que probablemente te interese más es cuánto dinero tienes
invertido en él.

6. Seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Además de los aspectos considerados hasta ahora, es crítico prestar atención a
las cuentas por cobrar. Hay que tener conciencia de los créditos que se han
solicitado y del dinero que se espera recibir.

El seguimiento de las cuentas es crucial para el mantenimiento de un negocio.

Por otro lado, también hay que tener claridad de las cuentas por pagar, que son
aquellas obligaciones que se han adquirido con terceros y que se deben honrar
en un plazo específico.
Cuando haces seguimiento a estas dos cuentas, asegúrate de seguir prácticas
financieras sanas. Así su reputación y la tuya se ven fortalecidas. Ten en
cuenta que esto puede ser un desafío que requiere atención.

El emprendedor debe prestar atención a este hecho a la hora de adquirir

servicios contables con un tercero o a la hora de llevar su propia contabilidad.

7.Cierre del periodo contable

También es necesario estar instruido acerca del cierre del período contable.
Este es el momento en el que se conocen los resultados financieros de tu
emprendimiento.

Con esa información, se pueden tomar decisiones con relación al siguiente

ciclo fiscal, ya que en él se resumen las ganancias o pérdidas de la operación.

Por supuesto, esto tiene consecuencias en las finanzas. De acuerdo con ese
monto, se calculan los impuestos a pagar. Para determinar el resultado del
período, se realiza un informe financiero que detalla de forma ordenada la
situación de la empresa. Al finalizar el cierre, se dejan las cuentas en cero para
iniciar el nuevo ciclo fiscal.

8. Cumplimiento legal y fiscal

El cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales permite a los
empresarios evitar sanciones y multas. Como dueño de una Mype
debes aplicar en tu negocio el nuevo régimen tributario de Chile, lo
que proporciona mayor transparencia fiscal.

Otro aspecto que debes tener en cuenta es la importancia del RUT

o Rol Único Tributario que toda persona jurídica debe poseer en el
país.

Además de ello, volvemos a recalcar la importancia de cumplir con

la declaración y pago de tributos como el IVA y el Impuesto sobre la
Renta.

Proceso de renta
El proceso de renta es fundamental en Chile, se declara una vez al
año. Esto hay que hacerlo teniendo utilidad o pérdida. En ese
momento, se declaran todos los movimientos que como dirigiste en
tu emprendimiento.
Debes realizar la presentación de la declaración anual de impuestos
sobre la renta en abril. Asimismo, debes mostrarle el uso del
formulario 22 de renta. También ten en cuenta que si la declaración
es presentada por internet, el plazo para presentarla puede ser
mayor.

Como encargado de un emprendimiento, estás en la obligación de

presentar ante el SII un informe. Este debe incluir tus pagos a
personas naturales y jurídicas, tus ingresos y rentas recibidas.

En cumplimiento de lo cual deberá presentar tres declaraciones

juradas, a saber:

• Formulario 1879: retenciones efectuadas por Rentas Pagadas

de los Artículos 42 (N.º 2) y 48 de la Ley de Impuesto a la Renta.

• Formulario 1886: retiros y créditos correspondientes.

• Formulario 1887: rentas del numeral 1 del artículo 42 de la LIR

y retenciones de Impuesto Único efectuadas.

En cualquier caso es fundamental el asesoramiento y la

capacitación. De esa forma, se pueden hacer las declaraciones
ajustadas al marco tributario. Además, se evitan sanciones y pagar
de más en tus impuestos.

Conclusión.

En síntesis, cuando hablamos de la contabilidad de un negocio y

cómo llevarla, hay que tener en cuenta algunos elementos
relevantes. Por un lado, es muy importante alentar el manejo
transparente y la ética de la gestión.

Por el otro, para cumplir todos los requerimientos de la contabilidad,

es de suprema importancia mantenerse actualizado en relación con
ella.

Es por esta razón que, te conviene considerar escuelas virtuales,

buscar información relevante, estar actualizado constantemente y
revisar la página del SII, ya que ellos son los primeros en informar
las actualizaciones.

En general, una pequeña empresa podrá presentar la siguiente

situación en relación con su contabilidad:
  La norma general es que, independiente de su tamaño, la
empresa debe llevar contabilidad completa; es decir, Libro
Diario, Mayor e Inventarios y Balances, y de acuerdo con el
sistema de contabilidad adoptado.
 La norma de excepción es obtener autorización del Director
Regional correspondiente a su domicilio comercial para llevar
contabilidad simplificada, consistente en un sólo libro de
ingresos y egresos, o bien una simple planilla, dependiendo
de la actividad económica de que se trate.
 Como situación especial se tiene la de los pequeños
contribuyentes no obligados a llevar contabilidad,
mencionados en el artículo 22 y 34, N° 1, en relación con el
artículo 68, de la Ley sobre Impuesto a la Renta, sin perjuicio
de llevar un registro o libro de ingreso diario, cuando estén
sometidos al sistema de pagos provisionales, en base a
ingresos brutos.

Además, debe implementar los libros auxiliares que le exijan las

leyes o el SII. Por ejemplo:

 Resolución Exenta N° 2, de 2005: Libro Auxiliar de Registro y

Control de Impuesto de Timbres y Estampillas.