Crear gráficos

1. INTRODUCCIÓN

P ara mejorar la presentación y diseño, además de incluir dibujos

e imágenes, también tenemos la posibilidad de incluir
elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los
valores que hay en una tabla de datos.

El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para

mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo
entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y
montones de cifras.

Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de

una hoja de cálculo.

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 Crear gráficos

Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien

crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico) );
Lo normal es
en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra
seleccionar hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla,
rangos etc.).
rectangulares
de celdas, pero
Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan
también
puedes selec- automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio
cionar celdas que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.
no adyacentes,
que no estén Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los
seguidas
(recuerda que, datos que se mostrarán en el gráfico.
para esto,
puedes utilizar En el gráfico se representa el valor que hay en la celda de la hoja
la tecla ). de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla
los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.

Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de

datos, y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas,
etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos
puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen
entre sí por sus colores o diseños.

2. CREACIÓN DEL GRÁFICO

U n gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de

cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro
elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición
También se donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.
usan los
gráficos Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o
incrustados
imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo,
cuando
quieres la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).
mostrar más
de un gráfico Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir
en la misma de los que se creará el gráfico.
hoja de
cálculo.
Además de las series de datos, puedes incluir en la selección los
rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que
se muestren en el gráfico. Si no incluyes los títulos, los puedes añadir
posteriormente.

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 Crear gráficos

En el grupo de comandos Gráficos de la pestaña Insertar de la

Cinta de opciones están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar
en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de
gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.

Podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros

tipos, aunque lo mejor es utilizar la opción Gráficos recomendados, de
forma que Excel nos muestre los tipos de gráficos más adecuados para

los datos seleccionados. Para ello, pulsa el botón y se muestra

el siguiente cuadro.

El cuadro
Insertar
gráfico
también se
muestra
pulsando el
Iniciador de
cuadro de
diálogo de
este grupo de
comandos
Gráficos.

En la parte izquierda de la pestaña Gráficos recomendados

podemos seleccionar los tipos de gráficos sugeridos por Excel, cuyo
aspecto se muestra en la parte derecha.

De esta forma, dependiendo del tipo de datos, Excel elije los tipos
de gráficos que mejor se adaptan para mostrarlos de forma gráfica.

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 Crear gráficos

Si no te gusta ninguno de los gráficos recomendados, en la pestaña

Todos los gráficos puedes seleccionar el tipo de gráfico que desees
aplicar.

En la parte izquierda se muestra la lista de todos los tipos de

gráficos para elegir uno de ellos. A la derecha se muestra el tipo de
gráfico elegido con los datos que hayamos seleccionado en la hoja.

Muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y

tridimensionales. Selecciona en cada caso el que más te interese.

Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no

te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás
cambiarlo fácilmente.

Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el

gráfico en la hoja. A continuación podremos modificarlo de la forma
que queramos, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato,
etc., para personalizarlo completamente.

También podemos situar el gráfico en cualquier posición de la

hoja. Para ello, pulsa en cualquier parte del gráfico que no tenga ningún
elemento (barras, títulos, etc.) y arrástralo a la nueva posición donde
quieras colocarlo.

Para cambiar el tamaño del gráfico, arrastra los controladores que

están en las esquinas o en la parte media de cada lado.

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 Crear gráficos

Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones dos

pestañas: Diseño y Formato, así como tres iconos para modificar
distintos aspectos del gráfico: Elementos de gráfico , Estilos de
gráfico y Filtros de gráfico .

Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con

el gráfico seleccionado y todos sus elementos.

Desde la pestaña Diseño puedes seleccionar distintas opciones de

diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su
ubicación o los datos que está mostrando.

La pestaña Formato permite cambiar el formato de los distintos

elementos: colores, estilos de línea, efectos especiales, etc.

Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el

tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo.

Puedes cambiar su tipo pulsando el botón con lo que se

muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico para que elijas unos de
los gráficos recomendados o cualquier tipo de gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál

es el rango que está siendo representado en el mismo.

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 Crear gráficos

Según lo que Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros
te interese elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de
comprobar en
los datos de la datos y las que representan a las distintas categorías de valores.
hoja, será más
conveniente
poner los Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del
datos
representados gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje
de una forma horizontal y viceversa.
u otra. Ten en
cuenta que, a De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también
veces, la
información
puedes eliminar un gráfico. Para ello, primero selecciónalo y luego
que tengas en pulsa la tecla .
la hoja de
cálculo solo
tendrá sentido Al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico
de una (leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el
determinada gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona
forma.
libre del gráfico para seleccionarlo.

3. CAMBIAR EL ASPECTO

E l tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el

aspecto general del gráfico, aunque también podemos realizar
otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño.

Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los

grupos de comandos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la
pestaña Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes
aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo
o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.

El eje vertical Hay diseños con título del gráfico, con

del gráfico leyenda, con títulos en los ejes, etc.
también se
llama eje Y o
valor, mientras Para cambiar el título del gráfico o los
que el eje títulos que puedas añadir al eje vertical y al
horizontal horizontal, pulsa en dicho título para
también se
llama eje Y o
seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra
categoría. vez para que aparezca el cursor de texto.

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 Crear gráficos

En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a

los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y
formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su
aspecto general. Puedes elegir cualquier de ellos pulsando en el botón
Más de los Estilos de diseño.

Al pulsar el botón Estilos de

gráfico se muestra un menú
También con distintas opciones.
puedes
cambiar los
colores Con la opción ESTILO
desplegando puedes elegir entre aplicar distintos
el botón tipos de estilos ya configurados.

en la
Si seleccionas la opción
pestaña
COLOR, podrás elegir un tema de
Diseño. colores a aplicar al gráfico.

Aunque hayas aplicado un

diseño o un estilo determinado al
gráfico, siempre puedes
Normalmente personalizarlo, añadiendo o
pondrás un eliminando los elementos que
gráfico en una
hoja de gráfico
quieras o cambiando el formato de
cuando los ya existentes.
quieras ver
un gráfico Otra característica que podemos establecer es la ubicación del
separado de gráfico, es decir, dónde estará situado.
los datos de la
hoja de cálculo
en los que se Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo
basa. También (como en este caso) o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en
puede ser útil una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el gráfico, llamada
si quieres ver o
cambiar
hoja de gráfico.
gráficos de
gran tamaño Tras seleccionar el gráfico (o seleccionar la hoja de gráfico en la
o muy
complejos,
porque así
que se encuentra el gráfico), este comando permite transformar un
podrás
trabajar mejor gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.
con ellos.

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 Crear gráficos

Al incluir un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja

situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se
representan en el gráfico.

Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar

la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo
predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación
de teclas + crea directamente un gráfico incrustado).

4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO

V amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos

mostrar en el gráfico. Esto lo podemos hacer tanto desde el
botón Elementos de gráfico como pulsando en la pestaña Diseño
de la Cinta de opciones, el botón .

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 Crear gráficos

Desde las opciones del botón Agregar elemento de gráfico

podemos mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por
ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la
leyenda, las líneas de cuadrícula, etc.

Por ejemplo, desde esta opción puedes seleccionar si quieres

mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del
gráfico o superpuesto en el mismo.

Pulsando el botón Elementos de gráfico , disponemos de las

mismas opciones para mostrar, ocultar o cambiar los elementos del
gráfico.

Accediendo a
Más opciones
se muestra un
panel donde
puedes ajustar
cualquier
parámetro de
cualquier
elemento del
gráfico.
Al pulsar el botón en forma de flecha que se muestra al situar
el puntero del ratón en una de las opciones, puedes mostrar u ocultar los
distintos elementos del gráfico o ajustar sus características, etc.

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 Crear gráficos

Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de

gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos
correspondiente. Para ello selecciona la opción Tabla de datos para
activarla.

También
puedes incluir
la tabla de
datos en
un gráfico
incrustado,
aunque la
mayoría de
veces no
tendrá mucho
sentido hacer-
lo, porque
normalmente
incrustarás un
gráfico en la
misma hoja
de cálculo En la imagen se muestra la tabla de datos que está siendo
donde tengas representada pegada a la parte de abajo del gráfico.
los datos
representados.
Para eliminar cualquiera de los elementos del gráfico, simplemente
pulsas sobre la opción para desactivarla. Otra forma de hacerlo consiste
en seleccionar el elemento del gráfico y pulsar la tecla . También
puedes utilizar la opción Ninguno del elemento a ocultar al desplegar
las opciones del botón .

Con la opción
Línea de Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los
tendencia se puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están
muestra un
cuadro donde
representando en estos puntos. Para mostrarlos, selecciona la opción
elegir Etiquetas de datos para activarla.
una serie de
datos,
mostrándose
en el gráfico
una línea
indicando la
tendencia o
inclinación
que sugiere la
evolución de
los datos.

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 Crear gráficos

Al desplegar el botón Filtros de gráfico , desde la opción

Valores, puedes establecer filtros para mostrar solo algunos de los datos
los datos que quieras.

Por ejemplo, para mostrar solo uno o algunos de los datos,

desactiva primero la opción Seleccionar todo dentro de Series o de
Categorías, y activa las opciones que quieras mostrar en el gráfico. Por
último, pulsa Aplicar. Desde la opción Nombres puedes cambiar u
ocultar los nombres de las Series, así como de las Categorías.

5. FORMATO DE ELEMENTOS

A parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el

gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que
tengan el aspecto que quieras.

Una forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es

seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar las opciones de la
pestaña Formato que aparece al seleccionar el gráfico.

Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar

algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar
su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.

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Desde el botón , además de elegir un color

como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una
imagen o una textura como relleno.

En la lista del Desde las otras opciones del botón puedes

grupo de
comandos seleccionar el grosor de la línea del contorno del elemento y el tipo de
Selección línea (continua, a puntos, a rayas, etc.).
actual
se muestra el Ya hemos visto que, para seleccionar un elemento del gráfico,
elemento del debes pulsar sobre él.
gráfico que
tienes
seleccionado Con el teclado también puedes seleccionar los distintos
en cada componentes del gráfico: pulsando las teclas y pasarás de un
momento,
para que elemento a otro, y pulsando y accederás a los elementos de
sepas sobre lo una misma categoría.
que estás
trabajando.
También Pulsando en el botón
puedes utilizar
esta lista para , que
seleccionar está en el grupo de comandos
los distintos Selección actual, también puedes
elementos
cambiar el formato del elemento
del gráfico.
seleccionado desde el panel que se
muestra.

En el panel se mostrarán
distintas opciones que dependerán
del elemento del gráfico que hayas
seleccionado. Dispondremos de
distintos parámetros al seleccionar
Relleno y línea , Efectos
y Opciones de leyenda .

Dentro de estas tres categorías dispondrá de una gran cantidad

opciones para configurar los distintos elementos: línea de contorno y
relleno, sombras, efectos tridimensionales, etc.

Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento

(cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra
característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea
haciendo utilizando el ratón o con el teclado.

De esta forma podríamos establecer las propiedades que

quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que
aplica Excel según el estilo seleccionado.

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6. AÑADIR DATOS

S i, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico

otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.
Desde el
apartado
Entradas de Desde el botón del grupo de comandos Datos en la
leyenda
(Series)
pestaña Diseño de la Cinta de opciones, puedes cambiar el rango de
puedes celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las
cambiar el que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este
orden en el cuadro de diálogo.
que se
muestran las
series en el
gráfico, lo que
puede ser útil
en ocasiones.
Este cuadro
también
permite
intercambiar
los datos
representados
en las filas y
columnas del
gráfico.

Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también

puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados
en el gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul,

el rango de datos representados, y con dos rectángulos en otro color, los
Ten en cuenta rótulos de las series de datos.
que el tamaño
del gráfico no
cambia al
añadir más
datos al
mismo, por lo
que es posible
que, al añadir Si ahora quieres cambiar la serie de datos a incluir en el
nuevos datos, gráfico, arrastra uno de los controladores de tamaño del rango, es decir,
tengas que
cambiar uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango.
manualmente
el tamaño, Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos
para que el de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que
gráfico quede
más claro. quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.

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Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará

inmediatamente el gráfico.

Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en

el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: si se elimina una
serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

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