Capítulo 5 El ciclo de gasto Parte I: Procedimientos de compras y desembolsos de efectivo

El sistema conceptual
- pretende ser tecnológicamente neutral
- La secuencia de actividades a través de dos de los procesos que constituyen el ciclo de gasto
para la mayoría de las organizaciones minoristas, mayoristas y manufactureras.
1. procesamiento de compras
2. Procedimientos de desembolso de efectivo.
Procedimientos de procesamiento de compras
* Procedimientos de compras : incluyen las tareas involucradas en identificar las necesidades de
inventario, realizar el pedido, recibir el inventario y reconocer la responsabilidad.
* Función de control y planificación de la producción : autoriza las decisiones de compra de la
empresa de fabricación.
* Función de control de inventario : proporciona la autorización de compra de las empresas de
Merchandising.

I. SUPERVISAR LOS REGISTROS DEL INVENTARIO.

* Solicitud de compra : cuando los inventarios caen a un punto de reorden predeterminado, se prepara y
se envía a la función de preparación de orden de compra.

II. PREPARAR ORDEN DE COMPRA.

*La función de preparar orden de compra recibe las solicitudes de compra, las cuales se clasifican por
proveedor si es necesario.
* Se prepara la orden de compra (PO) para cada proveedor.
*Copias de Orden de Compra:
o Proveedor
o Para configurar funciones A/P - para archivar temporalmente en el archivo pendiente
AP
o La copia oculta se envía a la función de recepción de mercancías.
o La última copia se archiva en el archivo de orden de compra abierta/cerrada .
* archivos de proveedores válidos
- proporcionada por la función de control de inventario junto con gran parte de la información de
pedidos de rutina que el departamento de compras necesita directamente del inventario para
hacer que el proceso de compra sea eficiente.
- contribuye tanto al control como a la eficiencia al enumerar solo aquellos proveedores
aprobados para hacer negocios con la organización (ayuda a reducir ciertos esquemas de fraude
de proveedores)
III. RECIBIR BIENES
- Las mercancías que llegan del vendedor se concilian con la copia oculta del pedido de compra.
* copia oculta : no contiene información sobre la cantidad o el precio de los productos que se reciben
- obligar al empleado de recepción a contar e inspeccionar los inventarios bago gumawa el
informe de recepción

* informe de recepción – preparado por el secretario de recepción pagtapos del recuento físico y la
inspección
- indicando la cantidad y el estado de los inventarios
* Copias del informe de recepción
o acompaña a los inventarios físicos
o archivo de PO abierto/cerrado: para cerrar el PO
o Departamento de AP, donde se archiva en el expediente pendiente de AP
o control de inventario
o en el archivo del informe de recepción
IV. ACTUALIZAR REGISTROS DE INVENTARIO
Sistema de costo estándar : lleva sus inventarios a un valor estándar predeterminado
independientemente del precio realmente pagado al proveedor.
Libro mayor de inventario de costos reales : requiere información financiera adicional, como una copia
de la factura del proveedor cuando llega.
V. CONFIGURACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR.
- -Sin embargo, en este punto del proceso la empresa no ha recibido la factura del proveedor que
contenga la información financiera necesaria para registrar la transacción.

Coincidencia triple : cuando llega la factura, el empleado de AP concilia la información financiera con
el informe de recepción y la orden de compra en el
expediente pendiente
- verifica que lo que se pidió se recibió y tiene un precio justo
Libro mayor subsidiario de AP: una vez que se completa la conciliación, la transacción se registra en el
diario de compras y se publica en el registro del proveedor.
cuenta

Método de valoración de inventarios : determinará cómo el control de inventarios habrá registrado la

recepción de los inventarios.
 - Si la empresa utiliza el método de costo real, el empleado de AP enviaría una
copia de la factura del proveedor a
control de inventario
Abra el archivo AP : después de registrar la responsabilidad, el secretario de AP transfiere todos los
documentos originales aquí
- organizado por fecha de vencimiento de pago y escaneado diariamente para garantizar que
las deudas se paguen en la última fecha posible sin perderse
fechas de vencimiento y pérdida de descuentos

* Finalmente, el empleado de AP resume los asientos en el diario de compras para el período (o lote) y
prepara un comprobante de diario para la función del libro mayor.

Sistema de vales por pagar

- el departamento de AP utiliza vales de desembolso de efectivo y mantiene un registro de vales
- Después de que el empleado de AP realiza la comparación a tres bandas, prepara un desembolso
de efectivo.
comprobante para aprobar el pago

Vales : proporcionan un mejor control sobre los desembolsos de efectivo y permiten a las empresas
consolidar varios pagos al mismo proveedor en un
bono único
registro de vales : cada vale se registra aquí
-refleja la responsabilidad AP de la empresa
Archivo de comprobantes por pagar : el secretario de AP archiva el comprobante de desembolso de
efectivo, junto con los documentos originales de respaldo aquí.
I. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES POR VENCER

paquete de vales : cada día, la función AP revisa el archivo AP abierto (o el archivo de vales por pagar)
para dichos

artículos y envía la aprobación de pago en este formulario

II. PREPARAR EL DESEMBOLSO DE EFECTIVO

registro de cheques , también llamado diario de desembolsos de efectivo

- Para cada desembolso, el secretario prepara un cheque y registra aquí el número de cheque, el
monto en dólares, el número de comprobante y otros datos pertinentes.
 a. La parte negociable del cheque se envía por correo al proveedor y se adjunta una copia al
paquete del vale como prueba de pago.
b. El secretario marca los documentos en los paquetes de vales pagados y los devuelve al
secretario de AP.
c. el empleado de desembolsos de efectivo resume las entradas realizadas en el registro de
cheques y envía un comprobante de diario
III. ACTUALIZAR REGISTRO AP
- Al recibir el paquete de vales, el secretario de AP elimina la responsabilidad.
- El paquete de bonos se archiva en el expediente de bonos cerrado.
- El resumen de la cuenta se prepara y envía a la función del libro mayor.

IV. PUBLICAR EN EL LIBRO GENERAL

CONTROLES DEL CICLO DE GASTO

Autorización de transacción
SUBSISTEMA DE COMPRAS

- Las compras no autorizadas pueden generar niveles excesivos de inventario para algunos
artículos.

SUBSISTEMA DE DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

*Un diario de desembolsos de efectivo (registro de cheques) que contiene el número de

comprobante que autoriza cada cheque proporciona un registro de auditoría para verificar la
autenticidad de cada cheque emitido.

Segregación de deberes
SEGREGACIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DEL ALMACÉN

- Dentro del subsistema de compras, el principal activo físico es el inventario.

- El control de inventarios mantiene los registros detallados del activo, mientras el almacén
tiene la custodia

SEGREGACIÓN DEL LIBRO MAYOR Y DISPONIBLES DE LOS DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.

El activo sujeto a exposición en el subsistema de desembolsos de efectivo es el efectivo

Supervisión
- En el ciclo de gasto, el departamento receptor es el área que más se beneficia de la
supervisión
- Una estrecha supervisión aquí reduce las posibilidades de dos tipos de exposición:

(1) no inspeccionar adecuadamente los activos y

(2) el robo de activos.

INSPECCIÓN DE ACTIVOS

Albarán : contiene información sobre la cantidad que podría utilizarse para eludir la
inspección.

El proceso a menudo acompaña a las mercancías entrantes.

*Un supervisor debe custodiar el albarán mientras los empleados de recepción cuentan e
inspeccionan la mercancía.

Registros contables
- mantener un rastro de auditoría adecuado para rastrear una transacción desde su
documento fuente hasta los estados financieros.
- El ciclo de gasto emplea los siguientes registros contables.
 Libro mayor subsidiario de AP
 registro de vales
 comprobar registro
 Libro mayor

Controles de acceso
ACCESO DIRECTO
 - Los controles de acceso directo incluyen cerraduras, alarmas y acceso restringido a
áreas que contienen inventarios y efectivo.

ACCESO INDIRECTO.

- Una empresa debe limitar el acceso a los documentos que controlan sus activos físicos.

Verificación independiente
VERIFICACIÓN INDEPENDIENTE POR CUENTAS POR PAGAR

- El empleado de AP debe conciliar antes de que la empresa reconozca una obligación

VERIFICACIÓN INDEPENDIENTE POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DEL LIBRO GENERAL

1. La orden de compra , que muestra que el agente de compras ordenó solo los
inventarios necesarios a un proveedor válido. Este documento debe conciliar con la
solicitud de compra .
2. El informe de recepción , que es evidencia de la recepción física de la mercancía, su
estado y las cantidades recibidas. La conciliación de este documento con el PO significa
que la organización tiene una obligación legítima.
3. La factura del proveedor , que proporciona la información financiera necesaria para
registrar la obligación como cuenta por pagar. El empleado de AP verifica que los
precios en la factura sean razonables en comparación con los precios esperados en la
orden de compra.
- La función del libro mayor proporciona una importante verificación independiente en
el sistema.

Sistemas fisicos

UN SISTEMA MANUAL

Control de inventario

 Se envía copia de la solicitud a

1. el departamento de compras,
2. el expediente de solicitud de compra abierto.

Departamento de compras

 Se envían copias de la orden de compra a:

1. Dos enviados al vendedor.
 2. control de inventario: el empleado lo archiva con la solicitud de compra abierta
3. AP para radicación en el expediente pendiente de AP.
4. (copia oculta) departamento de recepción- donde se archiva hasta que llegan los inventarios
5. última copia junto con la solicitud de compra en el archivo PO abierto .
Recepción
 copia del informe de recepción
1. almacén- acompaña los inventarios físicos
2. departamento de compras: lo concilia con la orden de compra abierta
o archivo de orden de compra cerrado : el empleado cierra la orden de compra
abierta presentando la solicitud de compra, la orden de compra,
y el informe de recepción aquí
3. control de inventario: se actualiza el libro auxiliar de inventario
4. Departamento de AP, donde se archiva en el expediente pendiente de AP.
5. departamento de recepción.

Departamento AP

- Después de registrar el pasivo, el empleado de AP transfiere los documentos de origen (orden de

compra, informe de recepción y factura) al archivo de comprobantes abiertos por pagar
(APOK).

Departamento de contabilidad general

LOS SISTEMAS DE DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

Departamento AP

- Cada día, el empleado de AP revisa el archivo abierto de comprobantes por pagar (AP) en busca
de artículos vencidos y envía los comprobantes y los documentos de respaldo al departamento
de desembolsos de efectivo .

Departamento de Desembolsos de Efectivo

- Para cada desembolso, el secretario prepara un cheque de tres partes y lo registra

número, monto en dólares, número de comprobante y otros datos pertinentes en el registro de
cheques.
Departamento AP

- Al recibir el paquete de vales, el secretario de AP elimina la responsabilidad registrando el

número de cheque en el registro de vales y archivando el paquete de vales en el archivo de vales
cerrado.

Departamento de contabilidad general

Aplicaciones de compras y desembolsos de efectivo por computadora

Reingeniería

- Implica sustituir los procedimientos tradicionales por procedimientos innovadores que a menudo
son muy diferentes de los que existían anteriormente.
- para eliminar tareas sin valor añadido .

AUTOMATIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS UTILIZANDO

TECNOLOGÍA DE PROCESAMIENTO POR LOTES

Departamento de Procesamiento de Datos: Paso 1

- Cuando los inventarios se reducen por las ventas a los clientes o el uso en producción, el sistema
determina si los artículos afectados en el archivo subsidiario de inventario han caído a sus
puntos de reorden.
- Si se alcanza el punto de reorden, se crea un registro en el archivo de solicitud de compra
abierto.
- el sistema clasifica el archivo de solicitud de compra abierto por número de proveedor
- La información de correo del proveedor se recupera del archivo de proveedor válido para
producir documentos impresos de solicitud de compra.

Departamento de compras

- recibe la solicitud de compra, prepara una orden de compra de varias partes

- Se envían copias al proveedor, AP, recepción, procesamiento de datos y al archivo del
departamento de compras.
- Un programa informático identifica los requisitos de inventario y prepara solicitudes de compra
tradicionales.
- 3 enfoques alternativos para autorizar y ordenar inventarios
1. El sistema prepara automáticamente los documentos de orden de compra y los envía al
departamento de compras para su revisión y firma. Luego, el agente de compras envía por
 correo las órdenes de compra aprobadas a los proveedores y distribuye copias a otros
usuarios internos.
2. distribuir las órdenes de compra directamente a los proveedores y usuarios internos,
evitando así por completo el departamento de compras. El sistema produce una lista de
transacciones de artículos pedidos para la revisión del agente de compras.
3. Intercambio electrónico de datos: los sistemas informáticos de las empresas compradoras y
vendedoras están conectados a través de un enlace de telecomunicaciones dedicado.

Departamento de Procesamiento de Datos: Paso 2

- Se envía una copia de la orden de compra para procesamiento de datos y se utiliza para crear un
registro en el archivo de orden de compra abierto.
- Luego, las solicitudes asociadas se transfieren del archivo de solicitud de compra abierto al
archivo de solicitud de compra cerrado.

Departamento de Recepción
- Cuando las mercancías llegan de los proveedores, el empleado de recepción prepara un informe
de recepción y envía copias a las tiendas (con las mercancías), compras, AP y procesamiento de
datos.

Departamento de Procesamiento de Datos: Paso 3

- El departamento de procesamiento de datos crea el archivo del informe de recepción a partir de
los datos proporcionados por los documentos del informe de recepción.
- El programa por lotes actualiza el archivo subsidiario de inventario desde el archivo del informe
de recepción.
- El programa elimina el indicador "En pedido" de los registros de inventario actualizados y
calcula los totales de los lotes de recibos de inventario.
Cuentas por pagar

- El empleado de AP recibe la factura del proveedor, la concilia con los documentos de respaldo
que se colocaron previamente en el expediente pendiente de AP.
- Luego, el empleado prepara un comprobante y lo archiva en el archivo de comprobante abierto.
- envía copia del comprobante a tratamiento de datos.

Departamento de Procesamiento de Datos: Paso 4

- El archivo del comprobante se crea a partir de los documentos del comprobante.

- El programa por lotes valida los registros de comprobantes con el archivo de proveedor válido y
los agrega al registro de comprobantes.
 - Los totales de lote se preparan para su posterior publicación en la cuenta de control AP.

PROCEDIMIENTOS DE DESEMBOLSO DE EFECTIVO

Departamento de Procesamiento de Datos

- El sistema escanea el campo FECHA DE VENCIMIENTO del registro de comprobantes en

busca de artículos vencidos.
- El número de cheque se registra en el registro de comprobantes para cerrar el comprobante y
transferir los artículos al archivo AP cerrado.

Departamento de Desembolsos de Efectivo

- Concilia los cheques con el listado de transacciones y envía la parte negociable de los cheques a
la gerencia para su firma.
- Copia de cheques: AP, desembolsos en efectivo (con listado de transacciones)

Departamento de pago de cuentas

- El empleado de AP los compara con comprobantes abiertos y transfiere estos elementos ahora
cerrados al archivo de comprobantes cerrados.

REINGENIERÍA DEL SISTEMA DE COMPRAS/DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

IMPLICACIONES DE CONTROL

El sistema automatizado

 CONTROL DE INVENTARIO MEJORADO

- Los errores de programa o los modelos de inventario defectuosos pueden hacer que las empresas
se vean repentinamente inundadas de inventarios o con una escasez desesperada de existencias.
 Proporcionar a la gerencia informes resumidos adecuados sobre compras de inventario,
rotación de inventario, deterioro y artículos de lento movimiento.

 MEJOR GESTIÓN DEL EFECTIVO

- automatizar la firma de cheques, que es más eficiente cuando el volumen de cheques es alto.
Esto, naturalmente, inyecta riesgo en el proceso.
 establecer un umbral de materialidad para la emisión de cheques
  RETARDO DE TIEMPO
- Cuando los vendedores no conocen el estado actual del inventario, se pueden perder ventas.
 CUELLO DE BOTELLA DE COMPRA
- En este sistema automatizado, el departamento de compras participa directamente en todas las
decisiones de compra. Para muchas empresas esto crea trabajo adicional, lo que prolonga el
retraso en el proceso de pedido.
 DOCUMENTOS EN PAPEL EXCESIVOS

El sistema rediseñado

*Las mejoras en este sistema rediseñado son que

(1) Utiliza procedimientos en tiempo real y archivos de acceso directo para acortar el
tiempo de demora en el mantenimiento de registros.
(2) Elimina los procedimientos administrativos rutinarios mediante la distribución de
terminales a las áreas de usuarios.
(3) logra una reducción significativa de los documentos en papel mediante el uso de
comunicaciones digitales entre departamentos y el almacenamiento digital de
registros.

*implicaciones de control del sistema rediseñado

 SEGREGACIÓN DE DEBERES
o El sistema elimina la separación física entre la autorización y el procesamiento de
transacciones.
 REGISTROS CONTABLES Y CONTROLES DE ACCESO
o Los sistemas avanzados mantienen registros contables en medios de almacenamiento
digital, con poca o ninguna copia de seguridad en papel.