Acta de Entrega de Cargo Director Administrativo Merida

PROVINCIA SUDAMERICANA SEPTENTRIONAL
ACTA DE ENTREGA FORMAL DE CARGO
Lugar y fecha :
Preparación Acta: 10/02/2014

Entrega Efectiva: 20/03/2014
1. Dependencia : Hospital / Clinica / Albergue
2. Datos del Hermano / Colaborador que entrega el cargo :
2.1 Apellidos y Nombres : Pinto Soto Pablo Andres
2.2 Cargo que desempeña : Director Administrativo
2.3 Condición laboral :

Plazo fijo ( ) plazo indeterminado ( x )
2.4 Tiempo de servicio: 3 años, 0 meses, 24 días
3. Documentos y trabajos que hace entrega:
Entregables:
1. Organigrama actualizado del Centro (01)…………………………………………..

2. Saldo de las cuentas bancarias del Centro, especificando nombre del banco,
tipo y número de cuenta, tipo de uso (02) …………………………………….
En cuanto a este punto entrega analisis de Disponibilidad al 08/02/2014.
Al momento de la revision existen diferencias significativas entre los estados de
cuentas bancarios y la Contabilidad que afectan a los estados financieros.
Reporte de nómina de Colaboradores contratados al 31/12/2013 (03).
3. Reporte actualizado de juicios pendientes con ex colaboradores y
otros1…………………………………………………………………………………….
4. Staff de Médicos especialistas del Centro, contratados directamente y/o bajo
otro concepto de servicio (04)……………………………………………………….
5. Listado de personal del voluntariado 1………………………………………………..
6. Resumen curricular del personal Directivo, Coordinador y/o Supervisor1………
7. Estados Financieros y Balance General preliminares. Al 31.12.20132
La informacion reflejada en los estados financieros presenta errores
significativos objetos de revision, analisis y determinacion.
8. Detalle de cuentas de ingresos mensuales (05)………………………………
9. Detalle de cuentas en el exterior (02) ………………………………………….
10. Detalle del estado de las Cuentas por Pagar (07)………………………………..
11. Detalle del estado de las Cuentas por Cobrar (08)……………………………
12. Flujo de caja mensual de los últimos 3 meses (05) ……………………………
Se presenta comportamiento economico mas no Flujo de caja mensual
13. Estadísticas asistenciales anuales y mensuales a la fecha. (Preferible de los
últimos 3 años) (05)…………………………………….……………………………
14. Listado de pacientes internos fijos a la fecha. (Si
existe)(09)………………………………………………………………………………
15. Documentos legales de constitución del Centro 3………………………….
16. Listado de proveedores, que especifique direcciones, teléfonos y personal de
contacto 3……………..………………………………………………………………
17. Listado de Bienhechores, que especifiquen direcciones, teléfonos (10)……….
18. Presupuesto financiero 3 ………………………………………………….
19. Directorio general telefónico actualizado 4…………………………………
20. Listado de Proyectos pendientes y/o a futuro 5………………………………..
21. Detalle de usuarios y contraseñas de los sistemas operativos del Centro a los
cuales tuvo acceso……………………………………………………………………
22. Registro de firmas y sellos a su nombre (no aplica)……………………………….
23. Contrato con Comunidad Religiosa de Hermanas. (no aplica)…………………
24. Situación patrimonial y de permisología del Centro 3…………………………..
25. Ejecución presupuestal año 2013 3……………………………………………….
26. Ejecución de Plan Operativo 2013………………………………………………….
27. Informes de auditoria de todos los ejercicios auditados………………………….
4. Inventario de bienes:
Inmuebles, patrimonio cultural, vehículos, equipamiento médico, y de diagnostico,

equipamiento informático y de comunicaciones, entre otros a su cargo : (adjuntar
cada inventario)
5. Datos del Colaborador / Hermano que recibe el cargo :
5.1 Apellidos y Nombres : Sonia Moreno
5.2 Cargo a desempeñar : Director General
5.3 Condición laboral :

Plazo fijo ( ) plazo indeterminado ( )
En señal de conformidad de la presente acta, firman ambas partes
_______________________________ _______________________________
Firma quien entrega el cargo Firma de quien recibe el cargo

Doc.. N° ___________________ Doc. N° ____________________
DEBILIDADES
No se evidencio avance de la auditoría realizada en el año 2012 en lo siguiente:
1.-El permiso sanitario no se encuentra vigente
2.-Módulo de Nómina aún no se encuentra operativo en el sistema Premium Soft
3.- Ausencia de unidad de Auditoría Interna
4.-Falta de segregación de Funciones del Cajero
5.-Ausencia de pólizas de fidelidad para los responsables del manejo de fondos

del Hospital
6.-Dificultad en la aplicación de los pagos de los Pacientes Hospitalizados
7.-A las devoluciones de ventas por servicios no prestados, no se les prepara la

debida nota de crédito
8.-Actualizar las firmas autorizadas para la movilización de la cuenta bancaria en

moneda extranjera
9.- Conciliaciones bancarias
10.- Debe elaborarse mensualmente la conciliación entre el registro auxiliar de

cuentas por cobrar (Modulo Administrativo) y el mayor general (Modulo Contable)
11.- Definir la segregación de funciones del Departamento de Cobranzas y

Donaciones.
12.- Definir la política para la facturación de servicios prestados a los empleados
13.- Debe realizarse la toma de inventario físico de medicamentos
14.- Debe realizarse la toma de inventario físico de activo fijo
15.- Falta de segregación de funciones en compras
16.- Los inventarios deben incluirse como cuenta de activo en los estados
financieros.
17.-No se ha cumplido con informar semestralmente al trabajador del monto que ha
sido acreditado por concepto de garantía de las prestaciones sociales
distinguiendo el monto del capital y los intereses
18.-Los Trabajadores no han autorizado por escrito previamente que la garantía de

sus prestaciones sociales sean acreditadas en la contabilidad del Hospital
19.-No se han cancelado los intereses sobre prestaciones sociales y días de

antigüedad adicionales por año, correspondientes a los años 2008, 2009, 2010,
2011 y 2012
20.-Recalculo del bono vacacional desde 2002 hasta la fecha
INCONSISTENCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA ENTRE REPORTES
Se observo que el ESTADO DE RESULTADO, presentaba un monto en

UTILIDAD O PERDIDA DEL PERIODO y BALANCE GENERAL en las partidas
RESULTADO DEL EJERCICIO otro monto, de tal manera siendo inconsistente
estos reportes financieros. Es necesario revisar a detalle el producto de estas
variaciones que pueden darse por configuración errónea a nivel de sistema, entre
otros.
CUADRES DE CAJA DEBE MEJORARSE
Se evidencio en los cuadres de caja que el efectivo recibido producto de la

prestación del servicio no es depositado de manera específica con el cuadre del
día, generando dificultad al realizar el análisis en la cuenta contable efectivo caja.
Recomendación:
Evaluar el control interno de caja de inicio a fin e implementar un mecanismo de

reingeniería al mismo.
DUPLICIDAD DE INGRESOS
Se pudo evidenciar duplicidad en los Ingresos cuando el responsable hace

entrega de transferencia o deposito al cajero, generando una nota de crédito y
posterior al cierre realizan una factura, el cual el departamento de contabilidad
tiene como proceso eliminar la facturación.
MODULO DE NOMINA AUN NO SE ENCUENTRA OPERATIVO EN EL
SISTEMA PREMIUM SOFT
La elaboración de la nomina es realizada en Excell, tanto la elaboración del

cálculo como sus recibos de pagos, lo que es laborioso y suceptible de errores
por el factor humano.
Recomendación:
Implementar el modulo Premium Soft Nomina y elaborar la integración al modulo

contable, lo que evitara la omisión en cálculos, el retrabajo enfocando sus
esfuerzos en elaboración o actualización de expedientes del personal, programas
de capacitacion, entre otros.
OBSERVACION
Al momento de nuestra revisión en el apoyo brindado al HSJDDM, fue al

departamento de Contabilidad, quien al 20-03-2014, tenía la contabilidad
procesada o revisada al mes de Julio 2013 y conocía parcialmente el
comportamiento del sistema.
Posteriormente se genero los comprobantes integrados, determinando

diferencias significativas en bancos, dado por la importación de comprobantes
que no pertenecían a ese ejercicio económico. Sin embargo faltaba
documentación por procesar.
Básicamente, el apoyo brindado fue de carácter de comportamiento de sistemas

en transcripción de datos, generación de informenes mas no de análisis, dado
por el retraso de la información contable y las observaciones descritas.
Es imprescindible revisar el control interno, procesos y segregación de funciones

para el buen funcionamiento del mismo, apoyado en los informenes de auditoría
realizado por la firma de Auditores Moretti & Asociados, quien desde una visión
más especifica señalan las debilidades encontradas.

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ACTA DE ENTREGA FORMAL DE CARGO

Preparación Acta: 10/02/2014

1. Dependencia : Hospital / Clinica / Albergue

2. Datos del Hermano / Colaborador que entrega el cargo :

2.1 Apellidos y Nombres : Pinto Soto Pablo Andres

2.2 Cargo que desempeña : Director Administrativo

2.3 Condición laboral :

2.4 Tiempo de servicio: 3 años, 0 meses, 24 días

3. Documentos y trabajos que hace entrega:

1. Organigrama actualizado del Centro (01)…………………………………………..

Inmuebles, patrimonio cultural, vehículos, equipamiento médico, y de diagnostico,

5.1 Apellidos y Nombres : Sonia Moreno

5.2 Cargo a desempeñar : Director General

5.3 Condición laboral :

En señal de conformidad de la presente acta, firman ambas partes

Firma quien entrega el cargo Firma de quien recibe el cargo

No se evidencio avance de la auditoría realizada en el año 2012 en lo siguiente:

1.-El permiso sanitario no se encuentra vigente

2.-Módulo de Nómina aún no se encuentra operativo en el sistema Premium Soft

3.- Ausencia de unidad de Auditoría Interna

4.-Falta de segregación de Funciones del Cajero

5.-Ausencia de pólizas de fidelidad para los responsables del manejo de fondos

6.-Dificultad en la aplicación de los pagos de los Pacientes Hospitalizados

7.-A las devoluciones de ventas por servicios no prestados, no se les prepara la

8.-Actualizar las firmas autorizadas para la movilización de la cuenta bancaria en

10.- Debe elaborarse mensualmente la conciliación entre el registro auxiliar de

11.- Definir la segregación de funciones del Departamento de Cobranzas y

12.- Definir la política para la facturación de servicios prestados a los empleados

13.- Debe realizarse la toma de inventario físico de medicamentos

14.- Debe realizarse la toma de inventario físico de activo fijo

15.- Falta de segregación de funciones en compras

18.-Los Trabajadores no han autorizado por escrito previamente que la garantía de

19.-No se han cancelado los intereses sobre prestaciones sociales y días de

20.-Recalculo del bono vacacional desde 2002 hasta la fecha

INCONSISTENCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA ENTRE REPORTES

Se observo que el ESTADO DE RESULTADO, presentaba un monto en

CUADRES DE CAJA DEBE MEJORARSE

Se evidencio en los cuadres de caja que el efectivo recibido producto de la

Evaluar el control interno de caja de inicio a fin e implementar un mecanismo de

Se pudo evidenciar duplicidad en los Ingresos cuando el responsable hace

La elaboración de la nomina es realizada en Excell, tanto la elaboración del

Implementar el modulo Premium Soft Nomina y elaborar la integración al modulo

Al momento de nuestra revisión en el apoyo brindado al HSJDDM, fue al

Posteriormente se genero los comprobantes integrados, determinando

Básicamente, el apoyo brindado fue de carácter de comportamiento de sistemas

Es imprescindible revisar el control interno, procesos y segregación de funciones

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