Informe de Auditoría OC-25-02
Informe de Auditoría OC-25-02
Informe de Auditoría OC-25-02
INFORME DE AUDITORÍA
OC-25-02 1 de julio de 2024
Departamento de Hacienda
(Unidad 5250 - Auditoría 15651)
Contenido
Opinión 2
Objetivos 2
Hallazgos 4
1 - INVERSIÓN DE MÁS DE $32.3 MILLONES PARA LA REIMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP SIN OBTENER
LOS BENEFICIOS ESPERADOS 4
2 - FALTA DE INFORMACIÓN DETALLADA DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS PARA LA REIMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA ERP, Y TARDANZAS EN LA FACTURACIÓN DE LOS SERVICIOS 9
Recomendaciones 12
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA 12
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA 13
CONTROL INTERNO 14
ALCANCE Y METODOLOGÍA 14
INFORMES ANTERIORES 14
Anejo - Funcionarios principales de la entidad durante el período auditado 15
Fuentes legales 17
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Objetivos
General Específicos
Determinar si las operaciones 1 - ¿El Departamento recibió los beneficios No Hallazgo 1
del Departamento, en lo que concierne
esperados de la inversión realizada para
a los sistemas de información
computadorizados, se efectuaron de
la implementación del sistema Enterprise
acuerdo con la ley y la reglamentación Resource Planning PeopleSoft v9.2
aplicables. (sistema ERP) conforme a lo establecido
en la Ley de Contabilidad de 1974, y en el
Information Technology Investment
Management (ITIM)?
2 - Evaluar el proceso de contratación y
pagos de la implementación del
sistema ERP, para determinar lo
siguiente:
a. ¿Se solicitaron propuestas para los Sí No se comentan
servicios contratados y se documentó hallazgos
la evaluación de estas conforme
a lo establecido en las órdenes
administrativas 18-10 y 19-03;
y la Política ATI-013?
b. Antes de formalizar los contratos Sí No se comentan
y sus enmiendas, ¿se realizaron hallazgos
las asignaciones presupuestarias
necesarias y se requirieron al
proveedor las certificaciones,
conforme a lo establecido en
las cartas circulares 1300-12-93
y 1300-16-16?
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Hallazgos
1 - Inversión de más de $32.3 millones para la reimplementación de un
sistema ERP sin obtener los beneficios esperados
Criterios Las entidades gubernamentales deben realizar sus gastos dentro de un
Artículo 2(h) de la Ley de Contabilidad marco de utilidad y austeridad. Además, deben adquirir y desarrollar e
de 19741; las políticas ATI-013 y ATI-017; implementar aplicaciones, programas, equipos y productos tecnológicos con
y la Sección 5 del ITIM soluciones de alta calidad y efectividad.
Estas soluciones deben proveer una infraestructura que cuente con la
capacidad de funcionar e intercambiar datos con otros componentes
(interoperabilidad) y de adaptarse y responder a demandas futuras
relacionadas con cambios tecnológicos o niveles de servicio (adaptabilidad).
Esto, para mejorar las capacidades operacionales, la productividad y la
ejecución de las agencias que resulte en un servicio gubernamental de alta
calidad. También deben asegurarse de que estas estén alineadas con sus
necesidades, metas y objetivos.
Las agencias en cualquier contratación de bienes o servicios de informática
deben desarrollar la documentación que justifique la compra del bien o la
contratación de dichos servicios. Para esto las agencias deben establecer las
necesidades y prioridades; asignar un presupuesto y dar seguimiento
durante el proceso de adquisición de los bienes y servicios.
Previo a la contratación se requiere la aprobación y autorización de fondos
necesarios por parte de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, y de la
Secretaría de la Gobernación conforme a la cuantía 2 del contrato y la
reglamentación vigente3.
Una vez otorgado el contrato 4, el jefe5 del área peticionaria es responsable
de su administración, que incluye dar seguimiento y constatar que las
cláusulas y condiciones se cumplan según lo acordado. Además, es
responsable de examinar, verificar y autorizar o denegar las facturas
presentadas por el proveedor de servicios. Para ello, debe asegurarse de
que los servicios se hayan recibido de acuerdo con lo estipulado en el
contrato, ya sea mediante el desglose de horas o de un informe de labor
realizada.
1
El 27 de agosto de 2020 la Ley 133-2020 enmendó el Artículo 2 de la Ley de Contabilidad de 1974. A partir de dicha enmienda, el
requisito de que los gastos del Gobierno se hagan dentro de un marco de utilidad y austeridad pasaron al inciso (h) del Artículo 2.
Dichas disposiciones anteriormente estaban en el inciso (g) del Artículo 2.
2
En exceso de $10,000, según se estableció el Memorando Núm. OSG-2017-001 y la Carta Circular-141-17. Mediante el Memorando
Núm. OSG-2023-001 y la Carta Circular 008-2023 se aumentó la cuantía de los contratos a $50,000 o más.
3
A partir del 12 de abril de 2021, se requiere la autorización o aprobación del Puerto Rico Innovation and Technology Service
(PRITS), conforme con la Orden Administrativa PRITS-2021-001 enmendada por la Orden Administrativa PRITS-2023-001.
4
Mediante la Orden Administrativa 17-02 se estableció que los contratos de servicios profesionales y consultivos pueden ser
firmados por el secretario, el subsecretario o el secretario auxiliar de Administración.
5
El jefe del área peticionaria puede ser un secretario auxiliar o un director.
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6
El Plan Fiscal se compromete con la responsabilidad fiscal e implementa mejoras específicas en los ingresos y reducciones de
gastos dirigidos para devolver a Puerto Rico a la estabilidad fiscal y al crecimiento económico.
7
La Junta fue creada bajo la Ley de Supervisión, Administración y Estabilidad Económica de Puerto Rico de 2016. (Ley PROMESA,
por sus siglas en inglés).
8
Proceso sistemático de reintroducir una intervención en el mismo entorno, a menudo con cierto grado de modificación, ofrece otra
oportunidad para abordar fallos, realizar ajustes y, en última instancia, alcanzar los resultados deseados.
9
La compañía presentó al Departamento la propuesta Proposed Hacienda Projects FY19 del 10 de julio de 2018. Esta propuesta no
se incluyó como parte del contrato.
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10
La compañía presentó al Departamento la propuesta FY 2020 Services Proposal del 31 de julio de 2019. Esta propuesta no se
incluyó como parte del contrato.
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11
En dicha carta, la Junta informó al Gobernador que había autorizado un gasto incremental de $36 millones, adicionales a
los $57 millones gastados a octubre de 2020, en contratos de consultoría que incluían la implementación de ERP, entre otros.
Este financiamiento de gastos de capital se proporcionó para la implementación del nuevo sistema: $14 millones para la fase 1
y $22 millones para la fase 2.
12
El Comité está compuesto por la secretaria de la Gobernación, el secretario de Hacienda, la directora ejecutiva del PRITS, el
director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), el director ejecutivo de la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal
(AAFAF), la administradora de la Administración de Servicios Generales (ASG), la directora de la Oficina de Administración y
Transformación de los Recursos Humanos (OATRH) y cualquier otro miembro que el gobernador o la secretaria de la Gobernación
designen.
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Comentarios de la gerencia
[…] en noviembre de 2022 se retomó la implementación con
nuevos planes, fechas, alcance y contrato, que son distintos
a lo realizado hasta noviembre de 2019. […]
[…] el Departamento en coordinación con los demás
miembros del Comité Directivo del ERP han realizado todos
los esfuerzos para establecer planes de trabajo, metas y
objetivos definidos, y mantienen reuniones recurrentes de
monitoreo de estatus y progreso, con miras a lograr la
implementación del nuevo ERP de manera exitosa.
El Departamento continuará trabajando arduamente junto
con las demás agencias del Gobierno Central y el Comité
Directivo del ERP para alcanzar las metas establecidas. […]
[sic]
secretario interino
Los expedientes de mis comunicaciones y documentos
relacionados a este proyecto de ERP no me fueron
entregados al cesar mis funciones por lo tanto mi
contestación adolece de fechas puntuales. Sin embargo, no
vi en el informe referencia a los informes semanales de
monitoreo del proyecto preparados por mis consultores […],
y recuerdo que mientras estuve como Secretario de
Hacienda el proyecto estaba cumpliendo con los benchmarks
establecidos y de acuerdo al cronograma. Estos Informes
se utilizaron para los reportes a la junta. [sic] [Hallazgo 1]
exsecretario Maldonado Gautier
Consideramos las alegaciones del exsecretario, pero determinamos que
el Hallazgo prevalece. Esto, debido a que los informes semanales de
monitoreo, que pudieran validar que los consultores estuvieran cumpliendo
con las fechas de entrega establecidos no fueron presentados por el
Departamento y el exsecretario para el examen de nuestros auditores. Recomendaciones de la 1 a la 5
13
Mediante estos informes la compañía debía justificar las cuantías incluidas en las facturas.
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Comentarios de la gerencia
[…] El contrato aprobado para la implementación del ERP
iniciada en noviembre de 2022, incluyen la información
detallada y precisa y las cláusulas necesarias para proteger
los mejores intereses del Gobierno. […] [sic]
14
Estos términos no eran aplicables para las facturas sujetas a procedimientos del Tribunal Federal de Quiebras de Puerto Rico.
15
Catorce facturas correspondían al contrato A y 4, al contrato B. Además, al 14 de agosto de 2019 la compañía presentó otras
11 facturas por $2,443,601 por los gastos incurridos por los consultores que realizaron labores para la reimplementación del sistema
ERP.
16
La preparación de la factura requería la recopilación, por parte del contratista, de las tareas realizadas por múltiples consultores
con variedad de tarifas por hora, de acuerdo con las diferentes categorías de trabajo.
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Recomendaciones
Al secretario de Hacienda
1. Realizar un estudio de necesidades antes del otorgamiento de los contratos para proyectos de implementación de
los sistemas de información. [Hallazgo 1]
2. Una vez identificadas las necesidades y el costo real del proyecto, solicitar y asignar los fondos necesarios para
completarlos. [Hallazgo 1]
3. Incluir cláusulas en los contratos otorgados con toda la información pertinente, de forma clara, detallada y precisa,
para proteger los mejores intereses del Departamento. [Hallazgos 1 y 2-a.]
4. Se asegure de que el personal del Departamento responsable de los proyectos entienda y domine el alcance de
estos y el idioma utilizado por el personal de la compañía. Esto para garantizar una comunicación efectiva entre
ambos y asegurarse de que cuentan con el conocimiento y los criterios necesarios para validar los servicios
facturados, entre otros. [Hallazgo 1]
5. Completar la implementación del ERP. [Hallazgo 1]
6. Velar por que los secretarios auxiliares o jefes de las áreas donde se prestan los servicios:
a. Soliciten la colaboración del personal del ATI y del PRITS para que les orienten sobre los procesos de las
soluciones tecnológicas y las cláusulas de los contratos relacionadas con la descripción de los servicios que son
necesarias para proteger los mejores intereses del Departamento. Dicha información debe ser incluida en los
memorandos de justificación referidos a los asesores legales para la redacción de los contratos. [Hallazgo 2]
b. Se aseguren de que la compañía presente las facturas y los informes de labor realizada con descripciones
específicas y detalladas de los servicios prestados, y dentro del término establecido en los contratos y la
reglamentación aplicables. Además, de que se mantenga la documentación de los proyectos y se archive en los
expedientes de los contratos. [Hallazgo 2]
17
El Área de Administración estaba compuesta por las oficinas de: Administración de Instalaciones Físicas; Correspondencia y
Conservación de Documentos Públicos; Finanzas; Presupuesto; y Servicios Generales.
18
El Área de Finanzas Públicas estaba compuesta por los negociados de Contabilidad Central de Gobierno; y del Tesoro.
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19
Ocupó el puesto de secretario interino del 28 de enero al 24 de febrero y del 25 de junio al 7 de julio de 2019.
20
Este puesto estuvo vacante el 31 de julio de 2018.
21
Ocupó el puesto de subsecretario interino del 25 de junio de 2019 al 27 de diciembre de 2020.
22
Este puesto estuvo vacante del 16 al 26 de enero de 2024.
23
Este puesto estuvo vacante del 1 de febrero al 3 de marzo de 2019.
24
Este puesto estuvo vacante del 1 de agosto al 30 de septiembre de 2018.
25
Este puesto estuvo vacante del 9 al 18 de enero de 2021.
26
Este puesto estuvo vacante del 28 de febrero al 3 de marzo y del 9 de julio al 8 de agosto de 2019.
27
Este puesto estuvo vacante del 5 al 25 de noviembre de 2018.
28
Este puesto estuvo vacante del 5 al 8 de diciembre de 2020.
29
Este puesto estuvo vacante del 16 de abril al 7 de mayo de 2019.
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30
Este puesto estuvo vacante del 25 de julio al 2 de agosto de 2018 y del 8 al 26 de enero de 2024.
31
El 21 de noviembre de 2022, mediante la Orden Administrativa 22-12, se creó el Área de Finanzas Públicas como un componente
operacional del Departamento; y se otorgó la supervisión de las operaciones de las áreas de Contabilidad Central de Gobierno; y del
Tesoro, ahora negociados, a una secretaria auxiliar.
32
Este puesto estuvo vacante del 5 al 29 de diciembre de 2020.
33
Este puesto estuvo vacante del 8 al 20 de junio de 2019.
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Fuentes legales
Estatutos Federales
Puerto Rico Oversight, Management and Economic Stability Act. (Ley Promesa). 48 U.S.C. 20. 30 de junio de 2016.
Leyes
Ley 18 de 1975, Ley de Registros de Contratos. 30 de octubre de 1975.
Ley 48-2013, Ley para Establecer una Aportación Especial por Servicios Profesionales y Consultivos; Aumentar la
Proporción de Máquinas en los Casinos y Reestructurar la Distribución de Dichas Ganancias (Ley para
Establecer una Aportación Especial de 2013). 30 de junio de 2013.
Ley 75-2019, Ley de la Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS). 25 de julio de 2019.
Ley 133-2020, Ley para enmendar el Artículo 2, 3, 4 y 9 de la Ley 230 de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno
de Puerto Rico. 27 de agosto de 2020.
Ley 230 de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico (Ley de Contabilidad de 1974). 23 de julio de 1974.
Ley 237-2004, Ley para Establecer Parámetros Uniformes en los Procesos de Contratación de Servicios Profesionales y
Consultivos para las Agencias y Entidades Gubernamentales del ELA (Ley de Contratación de 2004). 31 de agosto
de 2004.
Plan de Reorganización Núm. 3 de 1994, Plan de Reorganización del Departamento de Hacienda. (Plan de
Reorganización del Departamento). 22 de junio de 1994.
Reglamentación
GAO-04-394G. (2004). [Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de Estados Unidos]. Information Technology
Investment Management (ITIM). Marzo de 2004.
Procedimiento P-FIN-14. [Departamento de Hacienda]. Pago de Contratos. 8 de junio de 2022.
Cartas Circulares y Memorandos
Carta Circular 140-16 34 [Oficina de Gerencia y Presupuesto]. Normas Generales sobre la Implantación de Sistemas,
Compra de Equipos y Programas y Uso de la Tecnología de Información para los Organismos Gubernamentales.
7 de noviembre de 2016.
Carta Circular 1300-02-10 [Departamento de Hacienda]. Pago a Suplidores. 14 de julio de 2009.
Carta Circular 1300-03-14 [Departamento de Hacienda]. Aportación Especial Contratos de Gobierno.
9 de agosto de 2013.
Carta Circular 1300-12-93 [Departamento de Hacienda]. Pagos por Concepto de Servicios Profesionales y Consultivos.
19 de marzo de 1993.
Carta Circular 1300-16-16 [Departamento de Hacienda]. Documentos Requeridos Previo a la Formalización de los
Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos. 19 de enero de 2016.
Carta Circular Núm. OSG-2021-017 [Secretaría de la Gobernación]. Implementación del Nuevo Sistema Financiero y de
Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico. 23 de julio de 2021.
34
La Carta Circular 140-16 establece las políticas ATI-013 y ATI-017, entre otras.
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Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
QUERELLAS
Apóyenos en la fiscalización de la propiedad y de los fondos públicos.
� 1-877-771-3133 1 (787) 754-3030, ext. 2803 o 2805
@ querellas@ocpr.gov.pr
Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente,
por correo o teléfono o mediante correo electrónico. Puede obtener más información en la página de Internet de la Oficina,
sección Queréllese.
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