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    PROCEDIMIENTO AUDITORIAS

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    PROCEDIMIENTO PARA LA

    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG


    SST

    ESTRUCTURA

    Definición del método para medir y verificar la eficacia del SG SST de COMPLEX
    Actividad
    DITAIRES por medio de Auditorías Internas

    Establecer los lineamientos generales para realizar los procesos de Auditoría Interna,
    Objetivos
    con la finalidad de determinar la conformidad con las actividades planificadas para
    los requisitos del decreto 1072 de 2015, resolución 0312 de 2019 y los requisitos
    propios

    Alcance Este Procedimiento aplica a todos los procesos, proyectos y operaciones tanto para
    el personal directo y todas las partes interesadas en el negocio.

    PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

    Definiciones generales

    Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado


    para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin
    de determinar la extensión en que se cumplen el conjunto de
    políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

    Auditor interno: Persona calificada para realizar auditorías


    internas.

    No-conformidad: Incumplimiento con los requisitos especificados

    Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la


    evidencia recopilada frente a los criterios de auditoría.

    Participantes

    Gerencia: Selecciona el equipo de Auditores y define el alcance


    bajo los criterios del sistema y teniendo en cuenta de asignar
    personal que no tenga nada que ver con el proceso que se audita

    Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas del Sistema de


    SST

    Evalúa los resultados presentados por el Administrador del SG


    SST y preparar las acciones necesarias para mejorar los
    procesos.
    PROCEDIMIENTO PARA LA
    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG
    SST

    Administrador del SG SSTA:

    Elaborar proponer y difundir el Programa de Auditorias.

    Proponer a los equipos de auditores y a los Auditores Líderes.

    Supervisar la ejecución de las Auditorias.

    Consolidar el informe de Auditorias.

    Consolidar la información de la Evaluación de Desempeño de los


    Auditores.

    Efectuar el seguimiento de las acciones correctivas y/o


    preventivas propuestas para dar solución a las no conformidades.

    Elaborar el estado de las Solicitudes de acción correctiva y


    preventiva y remitir mensualmente por e- mail a todos las áreas
    para que procedan a solucionarlas.
    Consolida Responsable SST
    Remitir a la gerencia un Informe sobre el resultado de las
    auditorías

    Mantener al día la información de las no conformidades


    detectadas.

    Auditores:

    Revisar la documentación correspondiente al / los procesos que


    van a auditar y preparar los informes de auditoría.

    Coordinar con los Auditados el día y hora, y ejecutar la auditoria.

    Ejecutar las auditorías internas de acuerdo a los planes y


    comunicar sus hallazgos.

    Comunicar al / los auditados, si hubiera, las No Conformidades ,


    Acciones Correctivas / Preventivas

    Hacer el seguimiento a las Acciones correctivas y preventivas e


    informar de los avances al Administrador del Sistema de SSTA
    PROCEDIMIENTO PARA LA
    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG
    SST

    PROCEDIMIENTO GENERAL

    1. Planeación de las Auditorías

    1.1. El Administrador del SG SST elabora la propuesta del


    Programa Anual de Auditorias Integrales, en función al estado, la
    importancia de la actividad a auditar y resultados de auditorías Administrador del SG SST
    previas. En el Programa se definirán las fechas correspondientes
    para realizar una auditoría.

    1.2. La Gerencia aprueba el Programa Anual de Auditorias, caso


    contrario plantea las modificaciones correspondientes de acuerdo Gerencia
    al criterio estratégico o requerimientos especiales y coordina con
    el Vigía SST para su ejecución.

    1.3. Una vez elaborado el Programa Anual de Auditorias, el


    Administrador del SG SSTA procede a comunicar a las Áreas y Administrador del sistema SST
    partes interesadas

    1.4. Administrador del Sistema, cuando sea necesario, solicitará


    nuevas auditorias o modificará el programa de acuerdo con el Administrador del sistema SST
    resultado de las auditorías internas. En este caso se aprobará
    nuevamente.

    2. Selección de auditores

    2.1. El Administrador del sistema SST deberá verificar que el


    personal que va a realizar la auditoria tenga la competencia o
    calificación apropiada para realizar auditorías y que además no Administrador del sistema SST
    tengan compromiso directo con el proceso a auditar. Los
    auditores no podrán auditar su propio proceso.

    2.2. Los requisitos para calificar como auditor serán los siguientes:
    • Haber recibido inducción específica de los requisitos del SG SST
    basados en el decreto 1072 de 2015 y resolución 0312 de 2019 Gerencia
    • Haber aprobado el curso de Auditorías internas
    • Tener como mínimo 6 meses trabajando en la empresa
    PROCEDIMIENTO PARA LA
    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG
    SST

    3. Preparación de la Auditoria

    3.1. El Administrador del sistema de SST elabora un itinerario


    para la auditoría, donde incluye las fechas, horas, relación de
    auditores y auditados. Una vez elaborado este, se envía por Administrador del sistema SST
    correo electrónico a todas las áreas involucradas con un mínimo
    de 15 días de anticipación

    3.2. El auditor con dos días hábiles de anticipación confirma con


    la empresa o contratista a auditar, la fecha, hora e itinerario de la Auditor
    auditoria, con la finalidad de contar con todo el personal del área
    para ejecutar la auditoria.

    3.3. En el caso que el proceso o contratista no pueda participar de


    la auditoria, enviará un correo electrónico al auditor y al
    Administrador del sistema SSTA comunicando los motivos por los Auditado
    cuáles no podrá ser auditado, proponiendo una fecha para su
    reprogramación.

    3.4. El auditor, antes de la auditoria, realiza el estudio de escritorio


    de la documentación del área a auditar y elabora una Lista de Auditor
    Verificación.

    4. Ejecución de la Auditoría

    4.1. Los auditores proceden a realizar la reunión de apertura, en


    la cual hacen referencia a los objetivos y metodología a seguir
    durante la auditoría interna. Luego procederá a recoger Auditor
    evidencias objetivas del área auditada, a través de entrevistas,
    observaciones de las actividades y revisiones de registros, con la
    finalidad de verificar la implementación del Sistema SST.

    4.2. Los auditores no tienen que obligarse a realizar la auditoria


    solo con la base a la Lista de Verificación, pudiendo solicitar
    mayor información o profundizando en los puntos que el auditor
    requiera.
    Para la evaluación de los hallazgos encontrados, se deben de
    considerar los siguientes criterios: Auditor
    Conforme: Cumple con los requisitos especificados, el proceso
    está controlado y la prueba existe.
    No conforme: Incumplimiento con los requisitos especificados,
    puede originar no conformidades de consecuencias limitadas o
    mayores.
    PROCEDIMIENTO PARA LA
    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG
    SST

    Observación / Potencial no conformidad: Falta evidencia para


    declarar que se incumple con los requisitos especificados.
    Situación potencial de incumplimiento de un requisito.
    No aplica: El requisito evaluado no es aplicable a la oficina,
    proceso o contratista

    4.3. El auditor genera la Acción Correctiva y/o Preventiva para los


    hallazgos encontrados durante la ejecución de la Auditoría
    Interna. En el caso de una no conformidad genera una AC y en el Auditor
    caso de una observación o potencial no conformidad, genera una
    AP.

    4.4. El auditor prepara el informe de la Auditoría Interna realizada


    en cada proceso o contratista, de acuerdo con los documentos
    auditados, declarando las no conformidades y observaciones Auditor
    encontradas, requisitos de la norma que afecta, conclusiones y
    recomendaciones. El informe de Auditoría será presentado
    durante una reunión de cierre.

    4.5. El auditor entrega al Administrador del Sistema de SST una Auditor


    copia de las Acciones generadas así como el informe de auditoría,
    para su análisis, registro y posterior seguimiento. El Administrador Administrador del sistema SST
    del Sistema de SSTA con base a ello, prepara un informe general
    de la auditoria, el cuál es presentado a la Gerencia para su Gerencia
    evaluación. Los resultados de la auditoría interna también serán
    divulgados por los medios seleccionados por la dirección para tal
    fin

    Aspectos generales para auditar:

    El proceso de auditoría de que trata el presente capítulo deberá abarcar entre otros lo siguiente:

    1. El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo

    2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado

    3. La participación de los trabajadores

    4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas

    5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud


    en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores

    6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el


    Trabajo (SG-SST)
    PROCEDIMIENTO PARA LA
    REALIZACIÓN DE LAS AUDITORIAS INTERNAS DEL SG
    SST

    7. La gestión del cambio

    8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones

    9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)


    frente a los proveedores y contratistas

    10. La supervisión y medición de los resultados

    11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su


    efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa

    12. El desarrollo del proceso de auditoría

    13. La evaluación por parte de la alta dirección

    Control de cambios. Este campo es acumulativo; un archivo debe ser incluido en la tabla para cada
    versión administrada por el documento.

    Fecha Versión Causas del Cambio

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