Acta de Reunión de Trabajo N °14 Oficial

ACTA DE REUNIÓN DE TRABAJO N°006/DV/RAULETTI/2024
Fecha y hora : 7 de octubre de 2024 (17:00 –

20:00)
Secretario : Adriana Villegas
Lugar : Sala de reuniones del Departamento de
Ventas
Objetivo : Situación del Departamento de Ventas y
propuesta de mejoras.
Participantes : Mariana Portilla, jefa de ventas
Sofía Rubina, jefa de RRHH
Juan Serna, jefe de atención al cliente
Adriana Villegas, jefa de marketing
Moderador : Mariana Portilla
1. Orden del día:
a) Bienvenida y presentación de asistentes

b) Introducción al tema de ventas y su importancia en la
organización
c) Análisis de la situación actual
d) Propuestas de mejora
e) Plan de acción
f) Cierre y próximos pasos
2. Desarrollo de la reunión:
a) Bienvenida y presentación de asistentes:
El moderador dio la bienvenida a todos los asistentes y realizó una

breve presentación de cada uno, y planteó de manera general el
objetivo de la sesión.
b) Introducción al tema de ventas y su importancia en la

organización
Se destacó la importancia de las ventas en la organización y su

impacto positivo en la corporación. La Srta. Mariana Portilla, jefa de
Ventas, subrayó la relevancia de cumplir con los objetivos del área en
las empresas del sector, y expresó lo siguiente:
El buen funcionamiento departamento de ventas en una corporación
es crucial por varias razones:
 Generación de ingresos: El departamento de ventas es el

principal responsable de generar ingresos para la empresa,
lo que permite su sostenibilidad y crecimiento.
 Construcción de relaciones con clientes: Las ventas
exitosas se basan en relaciones sólidas y de confianza con
los clientes, lo que favorece la lealtad y la repetición de
compra.
 Mejora de la imagen de la empresa: Un departamento de
ventas eficaz promueve una imagen positiva de la
organización, proyectando profesionalismo y compromiso
con la satisfacción del cliente.
 Contribución a la estrategia de marketing: La
información que obtiene el departamento de ventas sobre el
comportamiento y las tendencias del mercado puede ser
utilizada para ajustar y optimizar las estrategias de
marketing.
 Optimización de la eficiencia operativa: Un
departamento de ventas bien organizado ayuda a prever la
demanda y, en consecuencia, a planificar mejor la
producción y distribución, reduciendo costos operativos.
 Cumplimiento de metas organizacionales: El éxito en
las ventas permite a la empresa alcanzar sus metas
financieras y estratégicas, asegurando su competitividad en
el mercado.
 Motivación del equipo: Un buen desempeño en ventas
genera un entorno motivador, impulsando a los empleados a
superar sus objetivos y mejorar continuamente.
En resumen, el Departamento de Ventas no sólo estimula el

crecimiento financiero de nuestra empresa, sino también promueve la
expansión de nuestra imagen corporativa.
c) Análisis de la situación actual:
Mariana Portilla, jefa de Ventas, indicó lo siguiente: “Hay una serie de

temas que han afectado nuestra área en el último mes, generando
pérdidas de más del 23%. Por ello, se convocó esta reunión".
Sofía Rubina, jefa de RRHH, manifestó que, tras visitar las distintas
sucursales, identificó que el personal de atención al cliente no estaba
cumpliendo adecuadamente con sus funciones, lo que evidencia
claramente la falta de capacitación.
Además, Sofía Rubina señaló que el personal de atención al cliente

muestra un trato inadecuado hacia los clientes, ya que no los
atienden de inmediato, no los asesoran, y su actitud no es positiva en
lo absoluto.
Por su parte, Juan Serna, jefe de Atención al Cliente, comentó sobre la

reducción en las ventas de nuestros productos de repostería y
panadería, indicando que los principales consumidores parecen haber
cambiado sus preferencias. Esto se evidencia también en el estudio
realizado con los pacientes del área de nutrición del Hospital
Cayetano Heredia. La investigación, llevada a cabo por los
estudiantes de nutrición de la Universidad Cayetano Heredia, reveló
que la población está interesada en reducir los niveles de calorías y
harinas que consumen, lo que podría explicar la reciente baja en
nuestras ventas, añadió.
Adriana Villegas, jefa de Marketing, observó que hubo retrasos en el

proyecto publicitario debido a la inadecuada comunicación entre los
departamentos de Marketing y Ventas. Señaló que el departamento
de Ventas no fue lo suficientemente claro al expresar su idea, lo que
obligó a iniciar el proyecto desde cero.
d) Propuestas de mejora:
Establecer reuniones breves y regulares, una vez a la semana, con el

equipo de ventas y otros departamentos para compartir información
clave, novedades, problemas y logros.
Otra propuesta es diseñar un programa de capacitación continuo para

el equipo de ventas que incluya temas como técnicas de venta,
manejo de clientes difíciles, conocimiento del producto (pasteles,
ingredientes, preferencias del cliente) y el uso de herramientas
tecnológicas.
Asimismo, no se debe enfocar únicamente en la venta, sino también

en desarrollar habilidades de comunicación efectiva, manejo del
tiempo y resolución de conflictos. Estas habilidades blandas
mejorarán el desempeño y las relaciones internas.
Por otro lado, se analizará el perfil de los clientes actuales para
identificar nuevos segmentos de mercado, como empresas, catering
para eventos y ventas en línea. Esto ayudará a diversificar la base de
clientes y reducir el riesgo de depender de unos pocos grandes
compradores.
Se propone crear programas de fidelización para captar nuevos

clientes y mantener a los actuales, ofreciendo descuentos o
promociones exclusivas para aquellos que realicen compras
frecuentes o recomienden nuevos clientes.
Finalmente, se sugiere aumentar la presencia de la pastelería en

redes sociales, participar en ferias o eventos locales y ofrecer
promociones especiales para atraer nuevos clientes y generar una
mayor demanda.
e) Plan de acción:
Mariana Portilla y Sofía Rubina serán las responsables de crear un

comité del área de ventas que se encargará de implementar las
propuestas señaladas, empezando por la organización de
capacitaciones continuas para el equipo y la realización de reuniones
semanales con todos los departamentos involucrados en la empresa.
El plazo estimado para completar este proceso es de un mes.
Por otra parte, Juan Serna y Adriana Villegas formarán otro comité
encargado de analizar a los clientes actuales y nuevos, así como de
desarrollar programas de fidelización y gestionar la presencia de la
empresa en redes sociales. El tiempo estimado para la resolución de
esta tarea es también de un mes.
f) Cierre y próximos pasos
La jefa de Ventas, Mariana Portilla agradeció a todos por su

participación y destacó la importancia de la colaboración conjunta
para fortalecer la comunicación entre las áreas y lograr incrementar
las ventas en el próximo mes.
Se acordó la fecha de la próxima reunión, en la cual se evaluarán los

resultados del plan de acción:
8 de noviembre de 2024.
Firmas de los asistentes:
______________________
Mariana Portilla
____________________
Sofia Rubina
______________________
Ariana Villegas
______________________
Juan Serna
Callao, 7 de octubre de 2024

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ACTA DE REUNIÓN DE TRABAJO N°006/DV/RAULETTI/2024

Fecha y hora : 7 de octubre de 2024 (17:00 –

Moderador : Mariana Portilla

1. Orden del día:

a) Bienvenida y presentación de asistentes

a) Bienvenida y presentación de asistentes:

El moderador dio la bienvenida a todos los asistentes y realizó una

b) Introducción al tema de ventas y su importancia en la

Se destacó la importancia de las ventas en la organización y su

 Generación de ingresos: El departamento de ventas es el

En resumen, el Departamento de Ventas no sólo estimula el

c) Análisis de la situación actual:

Mariana Portilla, jefa de Ventas, indicó lo siguiente: “Hay una serie de

Además, Sofía Rubina señaló que el personal de atención al cliente

Por su parte, Juan Serna, jefe de Atención al Cliente, comentó sobre la

Adriana Villegas, jefa de Marketing, observó que hubo retrasos en el

Establecer reuniones breves y regulares, una vez a la semana, con el

Otra propuesta es diseñar un programa de capacitación continuo para

Asimismo, no se debe enfocar únicamente en la venta, sino también

Se propone crear programas de fidelización para captar nuevos

Finalmente, se sugiere aumentar la presencia de la pastelería en

Mariana Portilla y Sofía Rubina serán las responsables de crear un

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La jefa de Ventas, Mariana Portilla agradeció a todos por su

Se acordó la fecha de la próxima reunión, en la cual se evaluarán los

Callao, 7 de octubre de 2024

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