ÍNDICE

Pagina

Introducción 2

¿Qué son las tablas dinámicas en Excel? 3

¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel? 3

Cómo crear una tabla dinámica en Excel 4

Organizar una tabla dinámica 8

Tablas dinámicas recomendadas 11

Quitar un campo de una tabla dinámica 14

Mover un campo de una tabla dinámica 14

Nuevo campo en una tabla dinámica 15

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica 15

Crear un gráfico dinámico 17

Mover un gráfico dinámico 19

Modificar el estilo de un gráfico dinámico 19

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 INTRODUCCIÓN

Una tabla dinámica es un resumen de datos estadísticos que se obtienen

de otro conjunto de datos de mayor tamaño.
Esos datos resumidos pueden tener cálculos como la suma, la cuenta, el
promedio u otro tipo de cálculo que se obtendrá automáticamente al
momento de agrupar los datos de origen.
Se les llama tablas dinámicas porque no tienen una estructura fija, sino
que podemos organizarlas de una u otra manera hasta encontrar
información útil en los datos.
En palabras simples, podemos decir que una tabla dinámica es un reporte
flexible, es decir, un reporte donde podremos cambiar fácilmente las
columnas y las filas que queremos visualizar en pantalla.
Dicho reporte será tan flexible que también podremos elegir el tipo de
cálculo que se realizará sobre los datos de origen y todo eso sin la
necesidad de escribir una sola fórmula.
Frecuentemente encontrarás en la literatura impresa y en Internet que las
tablas dinámicas también son conocidas como “tablas pivote” por su
nombre en inglés (pivot tables).

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¿Qué son las tablas dinámicas en Excel?

En términos simples, podemos decir que las tablas dinámicas en Excel son
una herramienta que permite resumir, analizar y agrupar datos para
realizar comparaciones, ver patrones y tendencias en ellos. Es decir, que
las tablas dinámicas son un reporte flexible y práctico para procesar datos
e información en nuestras hojas de cálculo de Excel.
Una tabla dinámica en Excel nos permite visualizar la información de
forma compacta, algo muy útil para tomar decisiones. Para ponerlo
mucho más en contexto, las tablas dinámicas en Excel nos brindan una
mejor perspectiva de una base de datos, facilitando su trabajo y operación.

¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?

Las tablas dinámicas en Excel nos ayudan a trabajar con grandes

volúmenes de información, nos permite filtrar de manera adecuada los
datos que necesitamos, visualizar los campos de la base de datos que
estamos utilizando y cambiar fácilmente las columnas y filas con las que
queremos trabajar en la hoja de cálculo.

Las tablas dinámicas en Excel o tablas pivote de Excel nos ayudan

especialmente a:

 Consultar de manera sencilla grandes cantidades de datos o

información trabajada.
 Visualizar los datos por categorías o subcategorías.
 Trabajar con cálculos y fórmulas de Excel personalizadas o más
avanzadas.
 Profundizar en los detalles de las bases de datos o información que
deseamos trabajar.
 Expandir y contraer la información y destacar resultados.
 Filtrar, ordenar y agrupar la información
 Obtener distintos resúmenes de datos: Trasladar filas a columnas y
viceversa (“Pivotar”)
 Presentar informes más profesionales de manera impresa o de
manera online.

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La principal finalidad de las tablas dinámicas es resumir y analizar los datos
de toda la tabla o base de datos que estamos trabajando, de modo que
nos permita trabajar casi que de manera automática en cualquier ámbito
(laboral o personal).
Cuando tenemos tablas dinámicas en Excel de una o varias hojas
podemos realizar análisis más profundos mediante la agrupación o
filtrado de cada valor numérico. Así mismo, apoyados con los gráficos en
Excel podemos comparar grandes cantidades de datos, o mediante las
tablas, realizar cruces de datos para describir data relevante que nos
permita ser más eficiente en el trabajo, los negocios o en los asuntos
personales.

Cómo crear una tabla dinámica en Excel

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas en Excel
y siempre serán de mucha utilidad al momento de analizar nuestros datos.
La creación de una tabla dinámica es una tarea sencilla, pero es
importante conocer todos los detalles de este proceso para obtener el
máximo provecho.
PREPARACIÓN DE LOS DATOS
Es importante que antes de crear una tabla dinámica te asegures de tener
datos tabulares, es decir, datos que están organizados en filas y columnas
donde cada columna tiene un título.
Los datos tabulares (también conocidos como datos de la cesta o de la
tabla de verdad) tienen elementos representados por marcadores
diferentes, donde cada campo de marcas representa la presencia o
ausencia de un elemento específico. Cada registro representa un conjunto
completo de elementos asociados. Los campos de marcas pueden ser
categóricos o numéricos, aunque ciertos modelos pueden tener requisitos
más específicos.

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La siguiente imagen muestra un ejemplo de datos tabulares.

Para crear tablas dinámicas en Excel tienes que seguir los siguientes
pasos:
1. Lo primero que debemos hacer, es seleccionar las celdas con los datos
que queremos crear en nuestra tabla dinámica en Excel.
Nota: Al seleccionar las celdas debes verificar que no se tengan filas
o columnas vacías y debe haber un solo encabezado de una sola fila.
Una vez que hayamos seleccionado toda la información de nuestra tabla
nos quedará de la siguiente manera:

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2. Ahora para crear tablas dinámicas en Excel debemos dirigirnos a la
opción insertar – Tabla dinámica.

Al hacer clic en Tabla dinámica nos aparecerá la siguiente ventana

emergente:

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En esta ventana se nos muestra unas opciones para crear tabla dinámica
y vemos el rango que ha seleccionado. En la siguiente parte, nos permitirá
elegir donde deseamos colocar el informe de la tabla dinámica, que para
el caso le vamos a decir que nos cree una nueva hoja.
Al darle clic en Aceptar veremos que se nos crea una nueva hoja con el
espacio creado para una tabla dinámica y al lado derecho un panel que
nos ayudará a ordenar la información de nuestra tabla dinámica.

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En este punto hemos creado una tabla dinámica, sólo que se encuentra
vacía, y lo único que tendremos que hacer es configurar los campos que
deseamos visualizar en nuestro informe, con el panel campos de tabla
dinámica.
Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas
de nuestra hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera
de crear el informe: “Para generar un informe, elija los campos de la lista
de campos de la tabla dinámica”.

Organizar una tabla dinámica

Como lo hemos dicho anteriormente, en la parte derecha de nuestra hoja
de cálculo se nos ha creado un panel de campos de tablas dinámicas y en
el recuadro superior se han agregado todos los títulos de la columna de
nuestra tabla o base de datos. Seleccionando cualquiera podremos
arrastrarlo a una de las cajas ubicadas en la parte de abajo.
En la tabla dinámica, ¿Qué son las cajas de la parte inferior?
Filtros: permite que podamos filtrar la tabla entera seleccionando
uno o varios elementos.
Columnas: nos permite organizar la información por columnas.
Podemos utilizar uno o varios elementos.

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 Filas: nos permite organizar la información por filas. Podemos
utilizar uno o varios elementos.
Valores: nos permite visualizar valores como suma, máximo, media,
contar valores…
En la siguiente imagen te mostraremos los filtros que hemos aplicado, en
nuestro ejercicio.

Para este ejemplo, arrastré el campo MARCA hacia el área Columnas, el

campo VENDEDOR hacia el área Filas y el campo COSTO hacia el área

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Valores y una vez realizados estos cambios tendremos listo nuestro
informe tal como se observa en la siguiente imagen:

Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el

resultado de calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y
dicho cálculo se ha realizado de manera automática sin la necesidad de
que ingresemos una fórmula.
Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos
elegir cualquier campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que
se encuentran en la parte inferior del panel derecho: Filtros, Columnas,
Filas o Valores.
También podemos mover los campos aún después de haber creado la
tabla dinámica, por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he
arrastrado el campo VENDEDOR al área Columnas y el campo MARCA
hacia el área Filas.

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Como resultado tendremos los nombres de los VENDEDORES en los
encabezados de columna y las MARCAS como los encabezados de filas.

Tablas dinámicas recomendadas

Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla
dinámica usando el comando Tablas dinámicas recomendadas con los
siguientes pasos:
Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas dinámicas
recomendadas que está dentro del grupo Tablas.

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Se mostrará un cuadro de diálogo con una lista de tablas dinámicas que
podremos crear con solo seleccionarla y pulsar el botón Aceptar.

Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos
seleccionado en el paso anterior.
Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas
dinámicas, la realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios

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que son nuevos en el uso de las tablas dinámicas ya que nos permitirá
visualizar una amplia gama de opciones que tenemos disponibles.
La creación de tabla dinámicas es un proceso fácil de llevar a cabo y lo
importante será aprender a usar las configuraciones disponibles que nos
permitirán hacer un análisis profundo de los datos.

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Quitar un campo de una tabla dinámica
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y
cuando el puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del
ratón para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es
haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente
arrástralo de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las
opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a
rótulos de columna o Mover a valores.

Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y
viceversa.

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Nuevo campo en una tabla dinámica
Finalmente, para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la
lista de campos hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de
selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas
predeterminadas.

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel

muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para
manipular la información de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la
función SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinámica
sin embargo es probable que necesites utilizar
alguna otra función diferente como el promedio
o la cuenta de elementos.
Para cambiar la función que se utiliza en los
valores resumidos debes hacer clic sobre el
campo de valor y seleccionar la opción de menú
Configuración de campo de valor:

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En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas
utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

 Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción

predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
 Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
 Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
 Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
 Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si
existe algún campo de texto será ignorado.
 Contar números. Obtiene el número de registros con valor
numérico.
 Desvest. Obtiene la desviación estándar.
 Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la
población.
 Var. Calcula la varianza de una muestra.
 Varp. Calcula la varianza en función de la población.
Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo
seleccionado.

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Crear un gráfico dinámico
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una
tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro
sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la
comprensión de los datos de una tabla dinámica.
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de
la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente
hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del
grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás

seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

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Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la
hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de
aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de

filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar

la tecla Suprimir.

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Mover un gráfico dinámico
Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia
hoja de Excel para poder trabajar con él de manera independiente e
inclusive aplicar algún estilo y formato personalizado.
Mover un gráfico dinámico a otra hoja
Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente
seleccionar el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo
Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Modificar el estilo de un gráfico dinámico

Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su
ubicación original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha
Diseño, Analizar y Formato:

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Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para
seleccionar un nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la
ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico dinámico
agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato
permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.

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