INSTRUCTIVO DE FORMULARIO

IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO

Código del formulario:

Nombre del Formulario: MODELO BÁSICO DEL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Elaboración: Llenado en forma digital.

Papel: Tamaño carta.

Objetivos:

1. Desarrollar las funciones de las Unidades Administrativas descritas.

2. Poder verificar la aplicación y cumplimiento de las competencias de las Unidades
Administrativas descritas.

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS

1. NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Escriba la denominación de la

dependencia o Unidad Administrativa a desarrollar.
2. PROCESOS: Enuncie los procesos que desarrolla la unidad Administrativa
3. INSUMOS: Enuncie los insumos: Todo aquel material, información, leyes, decretos,
reglamentos, resoluciones, otros instrumentos sub-legales, solicitudes de usuarios
externos o internos, otros, que resulta indispensable e insustituible, para llevar a cabo
el proceso de elaboración de un Producto, o la prestación de un servicio. Recursos o
medios con los cuales se planifican, dirigen, controlan y organizan las actividades a
desarrollar por las unidades administrativas: información, solicitud de asesorías,
mandatos legales.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Describa las actividades que componen el
proceso: Enuncie el conjunto de acciones afines y sucesivas que realiza la unidad
administrativa para convertir los insumos en productos o servicios.
5. PRODUCTOS/SERVICIOS: Enuncie las correspondientes salidas de la unidad
administrativa. Tales como: Permisos, autorizaciones, certificaciones u otros actos
administrativos que impliquen una responsabilidad administrativa, Civil y penal. Así
como cualquier otro acto administrativo, vinculado a procedimientos sancionatorios,
tales como las Inspecciones, fiscalizaciones, multas, entre otros (en el caso tal que el
organismo contemple dichas atribuciones en el marco legal Correspondiente).
6. TIEMPO / PERIODICIDAD: Enuncie el tiempo en que se genera el Producto (Horas,
días, semanas, mensual, semestral, anual, otros).
7. VOLUMEN DE TRABAJO: Exprese la cantidad aproximada de la demanda de los
producto/ servicios.
8. RECEPTOR(ES):.Enuncie los destinatarios internos o externos de los productos /
servicios.
 PROCESOS GERENCIA GERENCIA GESTIÓN GERENCIA DE GERENCIA GERENCIA TRADE
GENERAL AL CANAL DESARROLLO ANALÍTICA DE MARKETING
DESARROLLO DE COMERCIAL CANALES
CANALES
Formular los Diseñar y ajustar los Controlar y coordinar las Elaborar proyectos Hacer seguimiento de Control y coordinación
estándares de estándares de la estrategias de ventas al para apertura, los procesos en de las estrategias del
modelos de estructura o modelos cliente con las de remodelación y ejecución cliente (ventas) con las
comercialización de comercialización de producto mudanza de oficinas de producto (marketing).
los canales de ventas. comerciales

Diseñar los Determinar las Analizar las perspectivas Nuevos canales Llevar el control y Previsión y análisis de
eventos políticas comerciales y de ventas de los clientes asociativos solidarios realizar las acciones ventas de los clientes
comerciales de esquemas de con los que se pactan correctivas y con los que se pactan
Movilnet y/o incentivos para los programas de trade preventivas, planes de programas de trade
aprobar canales y fuerza de marketing según acción a los productos marketing según
propuestas ventas. escenarios de inversión no conformes, escenarios de inversión
presentadas. reclamos de clientes,
indicadores de
gestión, indicadores de
proceso y satisfacción

Formular los Atender, canalizar y Analizar la evolución de Formular nuevos Brindar apoyo a la Red Análisis de la evolución
indicadores solucionar los la distribución. ¿de que? canales comerciales y Comercial ¿Qué tipo de la distribución
comerciales. requerimientos apoyar o mejorar los de apoyo?
administrativos y actuales
operativos de la fuerza
de ventas de Movilnet.
Diseñar las estrategias Analizar la posición Establecer alianzas Optimizar Procesos Análisis de la posición
de los eventos competitiva del cliente con instituciones del entre las unidades para competitiva del cliente
comerciales de la en cada segmento estado. la futura en cada segmento
Empresa. donde compite, respecto comercialización de un donde compite, respecto
a nuestros productos producto a nuestros productos
Certificar los Establecer la estrategia Apoyar a las Realizar auditoria de Estrategia frente al resto
comunicados de rango ¿de que? frente al resto Coordinaciones las Providencias. de distribuidores,
legal y sub legal de distribuidores, Regiones a través de ¿Qué tiempo? detallando modelos por
dirigidos a los canales detallando modelos por la colocación de segmento y calendarios
y fuerza de ventas segmento y calendarios módulos de ventas
Movilnet
Evaluar y conciliar la Establecer condiciones Ejecutar Realizar y proponer la Establecer condiciones
estrategia comercial comerciales y precios. suspensiones, distribución de metas comerciales y precios
para satisfacer las ¿de que? mudanzas y cierres de de ventas por región y
necesidades de los los canales de venta canales.
consumidores.
Precisar los Sistematizar la actividad Actualizar la Realizar el desbloqueo Coordinar la actividad
indicadores promocional y la aplicación para la y reseteo de claves promocional y la
comerciales de la publicidad ubicación de los OVAM de los agentes publicidad
Empresa. canales a nivel autorizados
nacional
Participar en la toma Ofrecer servicios de Crear y actualizar el Creación y suspensión Ofrecer servicios de
de decisión para la comerialización registro de Gestión al de dealers en OVAM merchandising
determinación de los (merchandising) canal: Creación de
precios /costos de Código Dealers,
productos. Cesión, cambio de
accionista, cambio de
correo electrónico,
cierre de Dealers
Articular con la Prestar los servicios Actualizar números Actualizar datos en Servicios logísticos y
Gerencia General de logísticos y telefónicos y de correo OVAM administrativos
Comunicaciones y administrativos ¿a electrónico para la
Asunto Púbicos todo quien? Tabla Unificada
lo relacionado al uso
de la imagen de la
Marca.
Seleccionar e Impulsar las Generar MC, renovar, Seleccionar e
implementar sistemas de actividades de ventas, aprobar o suspende implementar sistemas
información y gestión de productos y servicios MC de información y gestión
ventas (Inteligencia a nivel nacional de ventas (Inteligencia
comercial) ¿sistemas comercial).
automatizados?
Establecer los precios Hacer seguimiento de Programar las Establecer precios:
de las tarifas por canal los eventos especiales auditorías internas de Tarifas para por canal de
de distribución y tipo de para los canales y la calidad en AA y distribución y tipo de
cliente fuerza de ventas consultores de venta cliente
Movilnet
Trabajar en la Gestión Gestionar Trabajar en la Gestión
por categorías. transacciones de por categorías
¿Es una estrategia? Agentes Autorizados o
Integradores con
incidencias en OVAM,
bien sea por falla del
servicio de internet,
falla con la aplicación
OVAM, PYMES, BTL o
planes de
contingencia. Realizan
Activaciones,
suspensiones, cambio
de serial.
Gestionar nuevos Realizar el seguimiento Gestionar nuevos
modelos de y ventas de nuevos modelos de
implantación de técnicas servicios y/o servicios implantación de
de colaboración, como de valor agregado, a técnicas de
Respuesta Eficiente al clientes actuales colaboración, como
Consumidor ECR, ECR, Efficient Consumer
(Efficient Consumer Response, o respuesta
Response), y Cadena de eficiente al consumidor
Suministro y o Supply Chain
Reaprovisionamiento Management, gestión de
Eficiente (Supply Chain la cadena de suministro
Management). y reaprovisionamiento
eficiente.

Monitorear las tareas y

cumplimiento de los
procedimientos
definidos en los AA a
través del cliente
Realizar encuesta de
satisfacción a los
clientes y AA.
Aplicar evaluación a
Clientes y a AA.
Realiza Cuota de
Ventas
Realizas Ranking de
venta
Comportamiento de
Ventas
Indicadores
comerciales a nivel de
cancelaciones,
reactivaciones,
cambios de serial.

Monitoreo de Ingreso
de ventas
Monitoreo de cartera
de cliente y consumo
de cliente
Detección de fraude
 MODELO BÁSICO DEL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

3.- DESCRIPCIÓN 5.- TIEMPO / 6.- VOLUMEN DE

1.- PROCESOS 2.- INSUMOS 4.- PRODUCTOS /SERVICIOS 7.- RECEPTOR (ES)
DE ACTIVIDADES PERIODICIDAD TRABAJO

Enuncie los Enuncie los insumos: Todo Describa las Enuncie las correspondientes Enuncie el tiempo en Exprese la cantidad Enuncie los
procesos que aquel material, información, actividades que salidas de la unidad que se genera el aproximada de la destinatarios
desarrolla la leyes, decretos, reglamentos, componen el administrativa. Tales como: Producto (Horas, demanda de los Internos o externos
unidad resoluciones, otros proceso: Enuncie el Permisos, autorizaciones, días, semanas, producto/ servicios. de los productos /
Administrativa instrumentos sublegales, conjunto de acciones certificaciones u otros actos mensual, semestral, servicios.
solicitudes de usuarios afines y sucesivas administrativos que impliquen una anual, otros).
externos o internos, otros, que que realiza la unidad responsabilidad administrativa,
resulta indispensable e administrativa para Civil y penal. Así como cualquier
insustituible, para llevar a convertir los insumos otro acto administrativo, vinculado
cabo el proceso de en productos o a procedimientos sancionatorios,
elaboración de un Producto, o servicios. tales como las Inspecciones,
la prestación de un servicio. fiscalizaciones, multas, entre
Recursos o medios con los otros (en el caso tal que el
cuales se planifican, dirigen, organismo contemple dichas
controlan y organizan las atribuciones en el marco legal
actividades a desarrollar por Correspondiente).
las unidades administrativas:
información, solicitud de
asesorías, mandatos legales
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia Analítica de Canales

3.- DESCRIPCIÓN DE 4.- PRODUCTOS 5.- TIEMPO / 6.- VOLUMEN DE

1.- PROCESOS 2.- INSUMOS 7.- RECEPTOR (ES)
ACTIVIDADES /SERVICIOS PERIODICIDAD TRABAJO
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia Desarrollo Comercial

3.- DESCRIPCIÓN DE 4.- PRODUCTOS 5.- TIEMPO / 6.- VOLUMEN DE

1.- PROCESOS 2.- INSUMOS 7.- RECEPTOR (ES)
ACTIVIDADES /SERVICIOS PERIODICIDAD TRABAJO
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia Gestión al Canal

3.- DESCRIPCIÓN DE 4.- PRODUCTOS 5.- TIEMPO / 6.- VOLUMEN DE

1.- PROCESOS 2.- INSUMOS 7.- RECEPTOR (ES)
ACTIVIDADES /SERVICIOS PERIODICIDAD TRABAJO
NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia Trade Marketing

3.- DESCRIPCIÓN DE 4.- PRODUCTOS 5.- TIEMPO / 6.- VOLUMEN DE

1.- PROCESOS 2.- INSUMOS 7.- RECEPTOR (ES)
ACTIVIDADES /SERVICIOS PERIODICIDAD TRABAJO