Gestión de Contratos en Producción

CÓDIGO ANH-GCP-CR-01 TIPO MISIONAL VERSIÓN 9

LÍDER Gerente Seguimiento a Contratos en Producción

Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales previstas en los contratos de hidrocarburos suscritos por la entidad a través
OBJETIVO
del seguimiento oportuno y permanente de los compromisos en etapa de producción

- Aviso de descubrimiento validado por la Gerencia de Seguimiento de Contratos en Exploración.

INICIO
ALCANCE - Convenio suscrito

FIN Devolución de área y/o liquidación del contrato, si la última área a devolver se encuentra en etapa de producción.

PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

₋ Gestión estratégica ₋ Políticas y directrices ANH
₋ Procedimientos e ₋ Gestión contratos en
₋ Talento humano ₋ Manual de funciones ₋ Definir lineamientos de seguimiento a
P instructivos Producción
₋ Promoción y Asignación ₋ Contratos E&P, convenios de los contratos en etapa de producción.
₋ Manual de funciones ₋ Compañías operadoras
de áreas Explotación y convenios E&P
₋ Correo electrónico a los
responsables en el
evento de nuevo
contrato o convenio.
₋ Asignación en Controldoc
₋ Gestión contratos en ₋ Asignar el responsable para realizar el del memorando de
₋ Memorando informando que el
exploración respectivo seguimiento a las Gerencia Seguimiento ₋ Gestión contratos en
aviso de descubrimiento procede P
₋ Promoción y Asignación obligaciones y compromisos Contratos en Exploración. producción.
₋ Convenio Suscrito
de áreas contractuales. ₋ Asignación de los
responsables del
contrato en el Sistema de
Seguimiento y Control de
Contratos de
Hidrocarburos.
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PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Necesidades del proceso.
- Planes, programas y
- Metodología estandarizada para la - Estructurar los planes, programas y
- Gestión de Proyectos P proyectos del proceso - Gestión de Proyectos
definición de proyectos. proyectos del proceso.
para aprobación.
- Requisitos de las normas y legales.
- Requisitos para elaborar, actualizar - Realizar el control de documentos del
- Gestión Integral - Estructura documental - Gestión Integral
y controlar la estructura Sistema Integrado de Gestión (crear,
- Gestión Contratos en P del proceso actualizada - Gestión Contratos en
documental. actualizar y modificar la documentación
Producción en el SIGECO. Producción
- Caracterización del proceso. del proceso).
- Matriz de Riesgos del
- Gestión Integral - Gestión Integral
- Caracterización del proceso. - Identificar las condiciones de riesgo del proceso Actualizada
- Gestión Contratos en P - Gestión Contratos en
- Matriz de Riesgos del proceso proceso. - Normograma
Producción Producción
Actualizado.
- Gestión Integral - Gestión Integral
- Caracterización del proceso. - Identificar los requisitos legales - Normograma
- Gestión Contratos en P - Gestión Contratos en
- Normograma aplicables al proceso. Actualizado.
Producción Producción
₋ Normatividad Aplicable
₋ Contratos E&P, convenios de
Generar alerta al operador, según aplique,
Explotación y convenios E&P
para la entrega de:
₋ Comunicación informando que el
₋ Gestión Contratos en - Programa de Evaluación (PEV).
Aviso de descubrimiento procede
Exploración. - Informe de Resultados del programa de
(PEV)
₋ Promoción y Asignación evaluación (RPEV).
₋ Correo informando nuevo Convenio
de Áreas H - Declaración de Comercialidad (DC). ₋ Comunicado Externo ₋ Compañías operadoras
Suscrito.
₋ Gestión Contratos en - Plan de Explotación (PLEX o PD).
₋ Alerta Sistema de Seguimiento y
Producción - Programa de Trabajos de Explotación (PTE
Control de Contratos de
₋ Compañías Operadoras o PAO).
Hidrocarburos (RPEV – DC)
- Informe ejecutivo semestral (IES)
₋ Comunicación del Operador
- Garantías según la minuta del contrato.
presentando DC (PLEX o PD, PTE o
PAO, garantías)
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PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

₋ Compañías operadoras ₋ Compañías operadoras
₋ Normatividad Aplicable
₋ Identificación de ₋ Identificación de
₋ Contratos E&P, convenios de
oportunidades ₋ Comunicación Externa en oportunidades
Explotación y convenios E&P
exploratorias caso de Requerimientos exploratorias
₋ Programa de Evaluación ₋ Verificar la entrega y completitud de los
₋ Gestión de regalías y de información faltante, ₋ Gestión de regalías y
₋ Declaración de Comercialidad informes enviados por las operadoras,
derechos económicos aclaraciones, solicitudes, derechos económicos
positiva incluyendo análisis y conceptos de otras
₋ Control operacional y y reiteraciones de ser ₋ Control operacional y
₋ Resultado Programa de Evaluación H áreas internas cuando se requieran y
gestión volumétrica necesario. gestión volumétrica
₋ Plan de Explotación / Plan de alimentar el Sistema de Información de
₋ Gestión legal ₋ Informes de verificación ₋ Gestión legal
Desarrollo Inicial y Actualizaciones / los Contratos de Hidrocarburos y las
₋ Revisión y consolidación de la información ₋ Revisión y consolidación
Plan Anual de Explotación. respectivas bases de datos.
de reservas de técnica. de reservas de
₋ Programa de Trabajo de Explotación
hidrocarburos ₋ Tableros de Control. hidrocarburos
/ Programa anual de operaciones
₋ Gestión contratos en ₋ Gestión contratos en
₋ Informe Ejecutivo Semestral I y II
producción producción

₋ Operador
₋ Gestión contratos en
₋ Normatividad Aplicable
producción
₋ Contratos E&P, convenios de
₋ Revisión y
Explotación y convenios E&P ₋ Comunicaciones internas y
consolidación de ₋ Realizar el seguimiento al cumplimiento
₋ Programa de Evaluación externas ₋ Gestión contratos en
reservas de de las obligaciones contractuales de los
₋ Resultado Programa de Evaluación ₋ Bases de Datos producción
hidrocarburos H contratos y convenios E&P y convenios de
₋ Programa de Trabajo de actualizadas ₋ Compañías operadoras
₋ Control operacional y explotación en los respectivos tiempos
Explotación / Programa anual de ₋ Reporte de contratos en ₋ Gestión legal
gestión volumétrica designados y alimentar las bases de datos.
operaciones producción con novedades
₋ Gestión Social, HSE y
₋ Informe Ejecutivo Semestral I y II del estado de las áreas.
de Seguridad de
₋ Formas Operacionales
contratos de
Hidrocarburos
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₋ Solicitud PQR ₋ Participación ciudadana y

₋ Participación ₋ Comunicación de
comunicaciones
ciudadana y ₋ Normatividad Aplicable respuesta al peticionario
H ₋ Gestionar requerimientos de terceros. ₋ Peticionarios
comunicaciones ₋ Contratos E&P, convenios de ₋ Comunicación de traslado
₋ Entidades gubernamentales
₋ Peticionarios explotación y convenios E&P (si aplica).
₋ Compañías operadoras

₋ Revisar el tipo, términos, monto y

₋ Informe de verificación del ₋ Gestión contratos en
₋ Compañías Operadoras vigencia de los instrumentos financieros
instrumento financiero producción
₋ Entidades Emisoras de remitidos.
₋ Normatividad Aplicable ₋ Comunicación interna y ₋ Gestión Legal
los Instrumentos ₋ Adelantar y solicitar las confirmaciones a
₋ Contratos E&P, convenios de H externa ₋ Gestión Financiera
Financieros los bancos o empresas emisoras de dichos
explotación y convenios E&P ₋ Alimentar las bases de ₋ Compañías operadoras
₋ Gestión contratos en instrumentos.
datos de la GSCP. ₋ Entidades Emisoras de los
producción. ₋ Registrar en Confecámaras los
₋ Registro en Confecámaras Instrumentos Financieros
instrumentos financieros que apliquen.
- Contratos E&P, convenios de
Explotación y convenios E&P - Informe de verificación
- Verificar la estimación fondo de
- Compañías Operadoras - Plan de Explotación / Plan de estimación fondo de - Gestión contratos en
abandono remitido por el contratista y el
₋ Gestión de operaciones y Desarrollo y Actualizaciones H abandono producción
cumplimiento de la cláusula de
gestión volumétrica - Formas de Producción - Comunicación Interna y - Compañías Operadoras
inventarios
- Correo con información del Informe Externa
de recursos y reservas
₋ Declaración de comercialidad
₋ Programa de evaluación
₋ Gestión contratos en ₋ Gestionar información de las novedades
₋ Producción acumulada
producción sobre el estado de las áreas para la
₋ Resolución de inicio de
₋ Compañía operadora aplicación de las clausulas de derechos ₋ Gestión de regalías y
explotación (RIE) H ₋ Comunicación Interna
₋ Gestión de económicos pactados en los contratos, derechos económicos
₋ Renuncia o terminación del
operaciones y gestión convenios E&P y convenios de
periodo de Explotación /
volumétrica explotación.
producción
₋ Suscripción de convenios
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₋ Informe de verificación de
₋ Contratos E&P, convenios de
cumplimiento.
Explotación y convenios E&P
₋ Gestión contratos en ₋ Acta de devolución.
₋ Declaración de comercialidad
producción ₋ Comunicación interna y ₋ Gestión contratos en
negativa
₋ Identificación de externa. producción
₋ Renuncia o terminación del ₋ Gestionar la devolución de áreas en
oportunidades H ₋ Hoja de vida del contrato ₋ Compañías operadoras
periodo de explotación / evaluación y en explotación / producción
exploratorias actualizada en el Sistema ₋ Identificación de
producción
₋ Equipo de Información de los oportunidades exploratorias
₋ Alinderación y Coordenadas
interdisciplinario Contratos de
₋ Informe interdisciplinario para
Hidrocarburos y bases de
áreas en explotación / producción
datos
- Correo electrónico con
Reporte de actividades
- Informar al SGC las actividades ejecutadas durante el
- Contratos E&P, convenios de
ejecutadas durante el programa de programa de evaluación - Servicio Geológico
Explotación y convenios E&P
- Gestión contratos en Evaluación y periodo de Explotación / y en cada vigencia del Colombiano
- Normatividad Aplicable.
producción H Producción. periodo de explotación / - Compañías Operadoras
- Informes de verificación Informes
- Compañías Operadoras - Solicitar y gestionar con el Operador la producción. - Gestión contratos en
Ejecutivos Semestrales IES y de los
entrega de constancia de cumplimiento - Comunicación Externa producción
RPEV.
EPIS. - Base de datos Estado
Constancias EPIS
Actualizada
- Comunicación Interna y
- Comunicación Externa - Gestionar los trámites y solicitudes
Externa - Gestión contratos en
- Contratos E&P, convenios de allegadas por las compañías operadoras
- Compañías Operadoras H - Informe de verificación producción
Explotación y convenios E&P atendiendo el marco contractual y las
- Base de datos de - Compañías Operadoras
- Normatividad Aplicable directrices internas.
Trámites Actualizada
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- Renuncia al contrato / convenio o
- Informe con Balance final
devolución última área - Gestión contratos en
para la liquidación
- Información necesaria del producción
- Compañías Operadoras - Verificar el estado de obligaciones y - Certificado de
contratista para la liquidación - Compañías Operadoras
- Todas las Dependencias H pendientes para adelantar la liquidación Cumplimiento VCH
- Información de las dependencias - Identificación de
de la ANH del contrato / convenio. - Acta de liquidación
de la ANH respecto al Oportunidades
suscrita o informe de
cumplimiento del contrato. Exploratorias
terminación.
- Viabilidad Jurídica
- Cumplimiento de
políticas y directrices del
Sistema de Gestión.
- Medición indicadores de
gestión y cumplimiento
- Políticas y directrices del Sistema
de ANS.
de Gestión.
- Reporte gestión del
- Gestión Integral - Indicadores de gestión y ANS del - Realizar seguimiento y evaluar la - Gestión Integral
desempeño del proceso
- Gestión estratégica proceso. H eficacia, eficiencia y efectividad del - Gestión estratégica
para revisión por la
- Gestión de proyectos - Gestión de riesgos proceso. - Gestión de proyectos
dirección .
- Planes, programas y proyectos del
- Plan de tratamiento y
proceso aprobados.
análisis del riesgo.
- Informes y reporte en
SICECO de ejecución de
proyectos, planes y
programas del proceso.
₋ Recomendaciones y/o
oportunidades de
₋ Revisar y analizar la ejecución de las
mejora.
₋ Gestión Contratos ₋ Directrices, procedimientos e actividades planeadas en la estrategia ₋ Gestión de contratos en
V ₋ Identificación de
en Producción instructivos de seguimiento con el fin de verificar Producción
mejoras en la
su cumplimiento.
estructuración de
contratos
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₋ Contratos E&P, convenios de
‐ Gestión de control y ₋ Tomar las acciones necesarias para ₋ Acciones de Mejora ₋ Gestión de contratos en
explotación y convenios E&P
mejoramiento A propiciar el cumplimiento de los ₋ Solicitudes de Inicio de Producción
‐ Plan de mejoramiento.
‐ Auditoria interna compromisos contractuales. Incumplimiento ₋ Gestión Legal
‐ Informes de auditorias.

₋ Contratos E&P, convenios de

Explotación y convenios E&P ₋ Recomendaciones y/o
‐ Plan de mejoramiento oportunidades de
- Informes auditorias de gestión mejora.
(NC, observaciones y ₋ Identificación de mejoras
oportunidades de mejora). en la estructuración de
- Reporte de gestión del contratos
desempeño del proceso. ₋ Generar oportunidades de mejora, - Mejoras adoptadas , ₋ Gestión de contratos en
‐ Gestión contratos en documentar e implementar acciones producción
- Medición indicadores de gestión A documentadas y
producción preventivas y correctivas, y ₋ Gestión Integral
y seguimiento ANS. cerradas.
retroalimentación del proceso. ₋ Gestión estratégica
- Producto no conforme. - Informe verificación
- Resultados de la revisión por la cierre de hallazgos y
dirección. observaciones del
- Plan de tratamiento y análisis del sistema de gestión.
riesgo - Medidas adoptadas para
- Recomendaciones y seguimiento la prevención del riesgo.
por procesos
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REQUISITOS DE NORMA APLICABLES

Tema ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018
Liderazgo 5.1. Liderazgo y Compromiso 5.1. Liderazgo y Compromiso 5.1. Liderazgo y Compromiso

6.1. Acciones para abordar riesgos y

oportunidades
Planificación
6.3. Planificación de cambios

7.1. Recursos
Apoyo
7.3. Toma de Conciencia 7.3. Toma de Conciencia 7.3. Toma de Conciencia

8.1. Planificación y control operacional 8.1. Planificación y control operacional 8.1. Planificación y control operacional

8.2. Requisitos para los productos y servicios

Operación 8.5. Producción y provisión del servicio

8.6. Liberación de los productos y servicios

8.7. Control de las salidas no conformes

Evaluación del 9.1. Seguimiento, medición, análisis y 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1. Seguimiento, medición, análisis y
desempeño evaluación del desempeño del desempeño evaluación del desempeño

10.1 Generalidades 10.1. Generalidades 10.1. Generalidades

Mejora 10.2. No Conformidad y Acción Correctiva 10.2. No Conformidad y Acción Correctiva 10.2. No Conformidad y Acción Correctiva

10.3. Mejora Continua 10.3. Mejora Continua 10.3. Mejora Continua

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DIAGRAMA DE FLUJO

P H V A
Generar alerta al Verificar la entrega y Revisar el tipo, términos, Informar al SGC las

Revisar y analizar la ejecución de las actividades planeadas en la estrategia de seguimiento con el fin
Verificar el estado de obligaciones y pendientes para
Asignar el responsable para realizar el respectivo seguimiento a las

Generar oportunidades de mejora, documentar e implementar acciones preventivas y correctivas, y

Gestionar la devolución de áreas en evaluación y en
completitud de los informes actividades ejecutadas
Definir lineamientos de seguimiento a los contratos en etapa de

operador, según aplique, monto y vigencia de los

Tomar las acciones necesarias para propiciar el cumplimiento de los compromisos contractuales.
adelantar la liquidación del contrato / convenio.
para la entrega de: enviados por las operadoras, instrumentos financieros durante el programa de
• Programa de incluyendo análisis y remitidos. Evaluación y periodo de
Evaluación (PEV). conceptos de otras áreas Adelantar y solicitar las Explotación /
obligaciones y compromisos contractuales.

• Informe de Resultados internas cuando se requieran confirmaciones a los Producción.

explotación / producción
del programa de y alimentar el Sistema de bancos o empresas Solicitar y gestionar con
evaluación (RPEV). Información de los Contratos emisoras de dichos el Operador la entrega
• Declaración de de Hidrocarburos y las instrumentos. de constancia de
Identificar los requisitos legales aplicables al proceso.

Comercialidad (DC). respectivas bases de datos. Registrar en cumplimiento EPIS

Identificar las condiciones de riesgo del proceso.
producción.

• Plan de Explotación Realizar el seguimiento al Confecámaras los Gestionar información

(PLEX o PD). cumplimiento de las instrumentos financieros de las novedades sobre
• Programa de Trabajos que apliquen.

retroalimentación del proceso.

obligaciones contractuales el estado de las áreas

de verificar su cumplimiento.
de Explotación (PTE o de los contratos y convenios Verificar la estimación para la aplicación de las
PAO). E&P y convenios de fondo de abandono clausulas de derechos
• Informe ejecutivo explotación en los remitido por el económicos pactados en
semestral (IES) respectivos tiempos contratista y el los contratos, convenios
• Garantías según la designados y alimentar las cumplimiento de la E&P y convenios de
minuta del contrato. bases de datos cláusula de inventarios explotación.

Gestionar requerimientos de Terceros

Gestionar los trámites y solicitudes allegadas por las compañías operadoras atendiendo el marco contractual y las directrices
internas.
documentación del proceso).
Integrado de Gestión (crear,
programas y proyectos del

documentos del Sistema

actualizar y modificar la
Estructurar los planes,

Realizar el control de
proceso.

Realizar seguimiento y evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso.

 Gestión de Contratos en Producción

MATRIZ DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Gerente
seguimiento a Experto Experto Experto Experto Gestor Gestor Analista Asistencial
Actividades VCH
contratos en G3 G7 G3 G7 G3 G6 G3 G6 T1 G17 T1 G15 T2 G5 O1 G10
Producción
Definir lineamientos de seguimiento a los contratos
A R C C C C C C C C
en etapa de producción.
Asignar el responsable para realizar el respectivo
seguimiento a las obligaciones y compromisos I R I I I I I I I I
contractuales.
Estructurar los planes, programas y proyectos del
A R R R R R R R C C
proceso.
Realizar el control de documentos del Sistema
Integrado de Gestión (crear, actualizar y modificar la C A C C C R C C C C
documentación del proceso).
Identificar las condiciones de riesgo del proceso C A R C C R C C C C

Identificar los requisitos legales aplicables al proceso. C A C C R R C C C C

Generar alerta al operador, según aplique, para la
entrega de:
- Programa de Evaluación (PEV).
- Informe de Resultados del programa de evaluación
(RPEV).
I A R R I R R R I I
- Declaración de Comercialidad (DC).
- Plan de Explotación (PLEX o PD).
- Programa de Trabajos de Explotación (PTE o PAO).
- Informe ejecutivo semestral (IES)
- Garantías según la minuta del contrato.
R: Responsable A: Aprueba C: Consultado I: Informado
R**: Responsable de bases de datos y administración de la información
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MATRIZ DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Gerente
seguimiento a Experto Experto Experto Experto Gestor Gestor Analista Asistencial
Actividades VCH
contratos en G3 G7 G3 G7 G3 G6 G3 G6 T1 G17 T1 G15 T2 G5 O1 G10
Producción
Verificar la entrega y completitud de los informes
enviados por las operadoras, incluyendo análisis y
conceptos de otras áreas internas cuando se
C A I R C R R R I I
requieran y alimentar el Sistema de Información de
los Contratos de Hidrocarburos y las respectivas bases
de datos.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de las
obligaciones contractuales de los contratos y
convenios E&P y convenios de explotación en los I A I R R R R R R** I
respectivos tiempos designados y alimentar las bases
de datos.
Gestionar requerimientos de terceros. A R R R R R R R R** I
Revisar el tipo, términos, monto y vigencia de los
instrumentos financieros remitidos.
Adelantar y solicitar las confirmaciones a los bancos o
A R R C R C C C I R**
empresas emisoras de dichos instrumentos.
Registrar en Confecámaras los instrumentos
financieros que apliquen.
Verificar la estimación fondo de abandono remitido
por el contratista y el cumplimiento de la cláusula de A R R C I C C C I R**
inventarios
Gestionar información de las novedades sobre el
estado de las áreas para la aplicación de las clausulas
C A I R C R R R I I
de derechos económicos pactados en los contratos,
convenios E&P y convenios de explotación.

R: Responsable A: Aprueba C: Consultado I: Informado

R**: Responsable de bases de datos y administración de la información
 Gestión de Contratos en Producción

MATRIZ DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Gerente
seguimiento a Experto Experto Experto Experto Gestor Gestor Analista Asistencial
Actividades VCH
contratos en G3 G7 G3 G7 G3 G6 G3 G6 T1 G17 T1 G15 T2 G5 O1 G10
Producción
Gestionar la devolución de áreas en evaluación y en
A R C R R R R R I I
explotación / producción
Informar al SGC las actividades ejecutadas durante el
programa de Evaluación y periodo de Explotación /
Producción. I A I R I R R R I R**
Solicitar y gestionar con el Operador la entrega de
constancia de cumplimiento EPIS
Gestionar los trámites y solicitudes allegadas por las
compañías operadoras atendiendo el marco A R R R R R R R R** I
contractual y las directrices internas.
Verificar el estado de obligaciones y pendientes para
A R R R R R R R I I
adelantar la liquidación del contrato / convenio.
Realizar seguimiento y evaluar la eficacia, eficiencia y
I A C C C R C C C C
efectividad del proceso.
Revisar y analizar la ejecución de las actividades
planeadas en la estrategia de seguimiento con el fin A R C C C C C C C C
de verificar su cumplimiento.
Tomar las acciones necesarias para propiciar el
A R R R R R R R I I
cumplimiento de los compromisos contractuales.
Generar oportunidades de mejora, acciones
preventivas, acciones correctivas y retroalimentación C A C C C R C C C C
del proceso.

R: Responsable A: Aprueba C: Consultado I: Informado

R**: Responsable de bases de datos y administración de la información
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INDICADORES
FRECUENCIA
NOMBRE Tipo DECRIPCION CALCULO META
DE MEDIDA
Promedio de días en la gestión de los PLEX
Seguimiento Oportuno y/o actualizaciones.
de los Planes de La oportuna ejecución a los informes de
EFICIENCIA 13 días Trimestral
Explotación de Contratos verificación a los PLEX. (Número total de días calendario en la
en Producción. gestión de los PLEX yo actualizaciones /
Número total de PLEX gestionados)

El indicador muestra la eficacia en la (Número de Trámites Atendidos dentro

Nivel de Respuesta a las respuesta a las solicitudes del Operador del término acumulado fin del mes/
EFICACIA 90% Mensual
Solicitudes del Operador por parte de la gerencia de seguimiento Número de Trámites con término
a contratos en producción. cumplido acumulado a fin del mes)

(Número de fondos de abandono

Seguimiento a El indicador muestra la efectividad de la
estimados acumulados durante el
Estimación de fondos de EFECTIVIDA gestión en la estimación de los fondos
trimestre/Número de fondos de abandono 100% Trimestral
Abandono para D de abandono para los contratos que se
a estimar acumulados durante el
Contratos en Producción. encuentran en producción.
trimestre)