MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE CONTRATO

RESPONSABLE:

CONTRATO N°:

CONTRATISTA: PROYECTO N°:

APROBADO – GERENTE DE PROYECTO

Formación de Ingreso al Programa de Asignación Desarrollo del Coordinar el Ingreso a la Preparar la requisición, Identificar los Desarrollar y Revisar las propuestas,
Contrato – de Materiales documento de desarrollo del sección de alcance técnico, servicios, entregar los entregar información para
Contratos Emitidos proforma y paquete, reunión de precios y de la especificaciones y planos instalaciones o requisitos del el criterio de evaluación de
de la Oficina determinación de las pre-licitación y propuesta elementos programa y las la propuesta, evaluación
Central cláusulas a traspasar a licitación/ suministrados por estimaciones de de la propuesta y reunión
los contratos desde el adjudicación del el cliente costo para el aclaratoria de licitación
contrato principal contrato paquete del
contrato

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reunión de pre- Desarrollar la agenda; Dirigir y conducir la Revisar la Revisar el control Cubrir los requisitos Describir los Explicar los
licitación procedimiento de licitación; reunión; cubrir el administración de de calidad, operacionales de terreno, requisitos de requisitos del
aspectos comerciales; preparar las alcance del proyecto, cambios, seguros, requisitos de relaciones laborales, interfase informe del Plan de Salud y
minutas de la reunión reglas laborales, informe de avance y ingeniería de y coordinación con el programa y costo Prevención de
condiciones generales; documentación de terreno contratista Riesgos y los del
ética y código de pago Proyecto
conducta

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Matriz de División Asignaciones iniciales (por nombre) Actualizaciones Archivo Histórico
de
Responsabilidad
(DOR)

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Entrega del Revisar el paquete de entrega para Crear el punchlist de Monitorear el Establecer la
Paquete de verificar que esté completo los elementos avance del punchlist responsabilidad
Contrato desde la faltantes en el por la resolución
Oficina Central a paquete de entrega de los temas
Terreno pendientes

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reunión de Pre- Definir al Representante Preparar la agenda, Discutir los requisitos de Cubrir los requisitos Cubrir los requisitos de Cubrir los Cubrir los requisitos Revisar la ética y el
Construcción autorizado conducir la reunión operaciones de construcción, de Relaciones Salud y Prevención de requisitos del administrativos del código de conducta
tales como instalaciones, Laborales Riesgos informe de contrato incluyendo
equipo, coordinación avance del las entregas y
programa y facturación
costos

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reunión de Pre- Preparar las minutas de la reunión Monitorear el

Construcción y el listado de temas de acción o avance de los
(continúa) pendientes temas de acción o
pendientes

Asignado a: Asignado a:

Relaciones Administrar el Acuerdo Laboral del Coordinar los Recibir los avisos del Registrar la
Laborales Proyecto, si corresponde temas laborales contratista sobre disputas naturaleza,
con el laborales potenciales o duración e impacto
contratista reales de las paradas de
trabajo

Responsable: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Correspondencia y Designar a la persona que recibe Registrar la Asignar las acciones Informar y hacer Preparar el registro de Revisar la Revisar y firmar toda Archivo y
Avisos toda la correspondencia correspondencia y seguimiento a los correspondencia salida y correspondencia la correspondencia almacenaje
contractual (excepto lo que se mantener los archivos temas de acción monitorear los temas salida a fin de salida permanente
indica más abajo) pendientes pendientes cumplir con el
contrato y los
procedimientos

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Solicitudes de Designar a la persona que las Registrar los RFIs, Asignar la acción Informar y hacer Revisar y firmar las respuestas Revisar las RFIs
Información (RFIs) recibe mantener los archivos seguimiento a los emitidas “después de
temas pendientes ejecutadas” para ver
el impacto comercial

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Archivar/Rutear Archivos de Contratos Planos Documentos Envíos del Archivos de Pago Informes de Informes de Fotos de Avance
Documentos Técnicos (no planos) Programa Activación Inspección
Misceláneos

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Archivar/Rutear Archivos de Seguridad/

Documentos Prevención de Riesgos
Misceláneos
(Continúa)

Asignado a:
Seguros y Obtener y revisar los Certificados de Verificar la validez de Verificar que las Mantener un
Garantías Seguros y las letras de garantía para los Certificados y empresas que sistema de registro
verificar que cumplen con el contrato cartas de los Seguros emiten los seguros para las
y las garantías expiraciones de las
están aprobados pólizas

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Entregas Desarrollar la lista de las entregas del Revisar y registrar las Asignar los temas Conducir y Conducir o coordinar las Aprobar las Monitorear el cierre
Técnicas del contratista entregas del de acción y coordinar las revisiones del costo y programa entregas de los de los requisitos de
Contratista contratista monitorear el revisiones técnicas de las entregas técnicas contratistas las entregas del
avance de los temas contratista
pendientes

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Programa del Fijar los hitos del programa Obtener el programa Verificar que la Coordinar el Aprobar el programa entregado Monitorear el Obtener/ revisar las Revisar los impactos
Contrato inicial del contratista entrega del programa enviado avance contra actualizaciones reclamados que afecten
programa cumpla con el programa el programa periódicas del la ruta crítica o los hitos
con los requisitos del proyecto aprobado del programa del del programa
contractuales contrato contratista

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Programa del Procesar los cobros revertidos de Evaluar si los cambios Emitir la Orden de Emitir los avisos Dirigir la aceleración para Dirigir la
Contrato terceros que resulten del desempeño de fecha de los hitos Cambio para en caso de que los recuperar algún atraso en el aceleración de las
(Continúa) atrasado con respecto al programa contractuales son confirmar cambios hitos contractuales programa fechas de los hitos
justificados justificados o se vean afectados con respecto a las
aprobados al fechas
programa contractuales
contractual

Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Programas de Obtener, revisar si cumple con el Establecer el método y Revisar, comparar Aprobar las
Estados de Pago contrato verificar las cantidades con el programa de cantidades de
y métodos de construcción y cálculo de avance
medición del trabajo desarrollar la curva
de flujo de caja

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Facturación y Revisar las facturas y que el precio Verificar que el trabajo Verificar que se Verificar que se Aprobar los pagos
Pago esté de acuerdo con el contrato facturado concuerde cumple con los hagan las
con el avance requisitos deducciones
aprobado contractuales antes apropiadas por
de emitir los pagos retención, cargos
revertidos u otros
cargos

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Envíos Técnicos Recibir copias de los envíos, preparar Firmar las Juntar y preparar
de Ingeniería las Notificaciones de Cambio Notificaciones de los envíos al
Cambio Contratista

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Cambios Iniciar las solicitudes de cambio Revisar las solicitudes Preparar las Firmar las Emitir, controlar y monitorear Registrar los Negociar los
Contractuales de cambio Notificaciones de Notificaciones de las Notificaciones de Cambio costos de los cambios
Cambio, Ordenes de Cambio cambios que aún
Cambio y estén pendientes
Enmiendas de negociación

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Propuestas del Recibir y registrar las propuestas del Evaluar el puntaje Evaluar el puntaje Evaluar el puntaje Preparar las respuestas al Autorizar los Planear y conducir Aprobar los acuerdos
Contratista contratista técnico del programa comercial contratista límites las negociaciones finales
negociados

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Propuestas del Preparar los cambios de costo y

Contratista compromisos y obtener las
(Continúa) aprobaciones

Asignado a:
Informes Diarios Observar, juntar e informar sobre la Revisar los Revisar los Informes Diarios Registrar y tener
información importante (preparar los Informes Diarios en caso de importancia para los Informes Diarios
Informes Diarios) en caso de el Proyecto
importancia
comercial

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Informes del Obtener los informes Revisar y Registrar y guardar los

Contratista de Fuerza analizar los informes
laboral, utilización de informes
equipos y uso de
material

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Programa de Calidad Obtener copia del programa Analizar, revisar Resolver los temas de acción
del Contratista y aprobar pendientes

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Inspección de Inspeccionar el trabajo que se está Inspeccionar las Verificar que las Determinar la Revisar las acciones Determinar la Monitorear el cierre
Control de ejecutando y coordinarlo con el fabricaciones fuera de inspecciones aceptación o correctivas propuestas por el mejor acción de los temas
Calidad contratista terreno o en talleres cumplen con los rechazo del contratista correctiva e pendientes
requisitos del trabajo instruir al
contrato contratista

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Informe Diario Obtener los informes del contratista Resumir la Aprobar los Retener los
de Fuerza información e informar informes originales con las
Laboral facturas del
contratista

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Cobros Identificar el alcance del trabajo de Determinar si el Preparar los avisos Obtener las Establecer un código de costo Resumir la Aprobar los
Revertidos cobro revertido; preparar un resumen trabajo aplica para un de cobros revertidos aprobaciones del único para el trabajo de cobro información acuerdos de los
cobro revertido contratista revertido y verificar que el trabajo diaria e informar cobros revertidos
esté debidamente codificado

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Salud y Obtener la copia del Programa de Monitorear el Obtener el nombre Identificar y Preparar los avisos al Firmar/ aprobar Enviar los avisos, Verificar las acciones
Prevención de Salud y Prevención de Riesgos del cumplimiento del del empleado del evaluar las contratista los avisos de mantener el correctivas del contratista
Riesgos Contratista contratista con el contratista violaciones violaciones registro y
programa de Salud y designado para el monitorear el
Prevención de Riesgos área de Salud y estado de los
Prevención de avisos de
Riesgos violaciones

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Medioambiental Identificar las agencias, Obtener copia del Preparar un plan o Revisar los Identificar el criterio de diseño Facilitar la Monitorear el Preparar un Plan de
regulaciones y restricciones Programa escrito de matriz de permisos requisitos de ambiental e incorporarlo en preparación y avance y la Control Ambiental de
ambientales para el proyecto Cumplimiento Ambiental permisos del las bases de diseño proceso de obtención de los Construcción (CECP)
del Contratista, si se contratista y revisión de la permisos
requiere y obtener el monitorear su Evaluación de
nombre de la persona cumplimiento Impacto
encargada de esto por Ambiental, si se
parte del Contratista requiere

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Medioambiental Obtener la Lista de Materiales Revisar el uso propuesto Determinar si el Monitorear el aviso Desarrollar e implementar
(continúa) Peligrosos y Desechos por por el contratista de contratista necesita escrito al EPA o a la un plan de capacitación
parte del contratista y, según materiales peligrosos y inspección de agencia designada por ambiental
corresponda, las Hojas de monitorear el almacenaje asbesto en caso que el gobierno 10 días
Datos de Seguridad del y retiro de materiales el trabajo incluya antes de alguna
Material (MSDS) peligrosos y desechos demolición o demolición o
renovación renovación si se
requiere

Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Informes de Avance Entregar datos u otra información Resumir y juntar los Aprobar y emitir el
Mensual datos o información informe mensual

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reuniones de Liderar las reuniones Preparar la agenda, las Obtener Revisar la Evaluar los Coordinar el plan del Resolver los Aprobar los programas
Revisión/ minutas de la reunión y actualizaciones información más programas de contratista con los planes conflictos del actualizados del trabajo del
Coordinación de monitorear los temas periódicas del reciente del revisión de las de los otros contratistas y programa contratista y cualquier
Avance del Contrato pendientes programa de trabajo programa próximas (3/4 con el plan de Propietario cambio a estos programas
del contratista semanas)

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reuniones de Liderar las reuniones Preparar la agenda, las Resolver los conflictos
Coordinación para minutas de la reunión y de coordinación
los Contratistas monitorear los temas
pendientes

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Multas por Identificar los requisitos de los Monitorear el Cobrar/deducir las

Incumplimiento factores determinantes (ej. desempeño multas por
envíos, hitos, etc.) incumplimiento

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reclamos o disputas Monitorear y mitigar las Recibir y registrar los Monitorear Conducir la Evaluar el puntaje Evaluar el puntaje del Evaluar el puntaje Preparar la respuesta al
potenciales situaciones de reclamos del contratista diariamente la mano búsqueda de técnico programa comercial contratista
reclamo de obra, equipos y hechos (fact
uso de material finding)

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Reclamos o Disputas Autorizar la negociación y fijar Planear y conducir la Preparar los cambios Aprobar el acuerdo Preparar la Orden de Emitir la Orden de
(continúa) los límites negociación de costo y final Cambio o Enmienda Cambio o Enmienda y
compromisos y al Contrato (si se obtener las firmas
obtener las requiere)
aprobaciones

Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Inspección Final Preparar el paquete final de Reunir, estado del Coordinar y realizar la Preparar la Lista de Coordinar el término de la Lista
y Aceptación aceptación punchlist caminata de Chequeo de Cierre de Chequeo de Cierre del
inspección final, del Contrato Contrato
recomendar la
aceptación final

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

Liberación de Obtener el certificado del Emitir el pago final al

Retenciones y contratista de que se les ha contratista
Pago Final pagado a todos los
subcontratistas y proveedores

Responsable Asignado a: Asignado a:

Reclamos por Preparar el reclamo por garantía Notificar al contratista Monitorear una Evaluar la acción Monitorear el término de la Inspeccionar/Ace
Garantía pronta respuesta correctiva acción correctiva ptar la acción
propuesta y dirigir correctiva
la mejor solución

Responsable Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a: Asignado a:

FIRMA DE APROBACIÓN: _______________________________________