Acta No.

ACTA No. 01

FECHA, HORA Y 10 de junio de 2023 – 7:00 a.m. a 1:00 p.m. Centro de Educación para el Trabajo
LUGAR:
DEPENDENCIA: Programa Creciendo Juntos
LÍDER: Claudia Restrepo
RELATOR: Claudia Restrepo Rodríguez
Los relacionados en el listado de
ASISTENTES:
asistencia adjunta a esta acta

OBJETIVO DE LA REUNIÓN
Realizar reunión de equipo con el fin de orientar acciones a realizarse en el mes de junio para dar continuidad y
fortalecimiento al proceso del programa Creciendo Juntos.

Revisar y recibir los soportes generados por las atenciones durante la semana comprendida entre el 05 al 09 de
junio, los cuales deben estar relacionados en el informe 1 a 1 y en el Drive de la SDIS.
CONCLUSIONES SOBRE TEMAS TRATADOS
La monitora de la Red de Engativá Claudia Restrepo, realizó reunión con el equipo con el objetivo de trazar un plan
de trabajo para el mes de junio, teniendo en cuenta que los lunes 12 y 19 de junio no se puede realizar reunión
pedagógicas con el equipo por ser días festivos, lo cual generan que se acorten los tiempos para realizar las
atenciones con las familias, aun más teniendo en cuenta que los colegios e instituciones educativas en general
salen a receso escolar y muchas familias viajan, lo que ocasionaría una posible inasistencia a dichos espacios.

Claudia informó a los integrantes del equipo que de ahora en adelante las cartas de solicitud de egreso deben
contener la dirección y correo electrónico con el fin de notificar a la familia el egreso formal del programa Creciendo
Juntos, como parte del debido proceso.
También informó la importancia de iniciar con el proceso de revisión de las historias sociales por parte de cada uno
de los funcionarios con el fin de hacer un inventario para subsanar los documentos faltantes que hacen parte del
proceso.
Claudia comento al equipo que hay una nueva versión de la Ficha Sirbe para iniciar su implementación de
inmediato, tanto en las jornadas de focalización, de actualización de la información de las familias o en cambios de
modalidad de gestante a lactante. Hizo énfasis en la importancia de diligenciar la ficha Sirbe con la calidad del dato,
diligenciado los espacios en su totalidad según sea el caso, debido a que, si se presenta una novedad, es decir que
le falte algún dato no se puede cargar al sistema misional Sirbe, motivo por el cual se le realizará un llamado de
atención al funcionario y a la monitora por hacer entregado la ficha Sirbe con la información faltante o mal
diligenciada. En la ficha Sirbe no se relaciona el nombre y firma del profesional o del participante, motivo por el cual
hay que hacer una relación del funcionario que la realizó debido a que el sistema solicita la información. Se debe
relacionar con (*) el titular del bono.

La monitora expreso al grupo que era necesario realizar la migración de la información del Drive de SDIS al Drive
de la red en la carpeta número 20, con las orientaciones que brindaba el instructivo para que la monitora realizara
la migración al Drive de Cafam, como parte del proceso de desembolso del recurso económico por parte de la SDIS
a la Cafam, de los meses de marzo, abril, mayo y junio y los meses subsiguientes, cumpliendo cada paso por
componente y obligación.

Instructivo cargue drive

Fecha 09/06/2023

Cargue de Obligaciones Convenio de Asociación N° 1920 de 2023.

Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 1 de 7
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De acuerdo con las obligaciones de la minuta de Convenio de Asociación, con relación a cada una se verifica el
soporte con las siguientes características:

Componente Obligaciones Pedagógicas:

Obligación 1
Entregar soportes de acuerdo con lineamientos del SIG que den cuenta de la planeación y realización de los
encuentros pedagógicos, llevados a cabo con los participantes asignados acorde al sentido de la educación inicial
y a las orientaciones emitidas por la SDIS para la atención de las personas gestantes, lactantes las niñas y los
niños beneficiarios de la modalidad.

Cargar, cantidad de planeaciones las cuales deben coincidir con los profesionales contratados por red.
Carpeta encuentros grupales: carpetas por red: carpeta por PDI: Las planeaciones marcadas apellido y nombre del
profesional -número de participantes, ejemplo; TORRES MANUEL – 80. Las actas de ausencias marcadas así;
TORRES MANUEL – A80.

Carpeta encuentros en casa: carpetas por red: carpeta por PDI: Las planeaciones marcadas apellido y nombre del
participante; ejemplo TORRES MANUEL, la visita fallida se sustenta con acta denominada apellido y nombre del
participante ejemplo; TORRES MANUEL.
(apellido y nombre mayúscula sostenida, un solo apellido y un solo nombre).

Todos los documentos como actas y planeaciones quedarán en PDF.

Obligación 2
Elaborar proyección de cronograma por profesional que incluya lugar, fecha, hora de encuentro y actividad, formato
excel

Carpeta por RED: cronograma por profesional de desarrollo que incluya lugar, fecha, hora de encuentro y actividad.
Marcado apellido y nombre del PDI, Ejemplo TORRES MANUEL.

Obligación 3
Diligenciar y reportar el cumplimiento del acuerdo de Corresponsabilidad establecido para la modalidad.
Carpetas por red: Acuerdos de corresponsabilidad: marcados; Apellido y nombre, deben coincidir con la cantidad
de participantes atendidos.

Obligación 4
Desarrollar los procesos de Transiciones Efectivas y armónicas de acuerdo con las orientaciones emitidas por la
SDIS
carpeta por red: actas de acciones realizadas, en PDF, marcada apellido y nombre del profesional, número de
participantes asistentes. TORRES MANUEL – 80.

Compromisos Componente Psicosocial

Obligación 1. Entregar soportes de acuerdo con lineamientos del SIG que den cuenta de la planeación y realización
de los encuentros psicosociales, llevados a cabo con los participantes asignados acorde al sentido de la educación
inicial y a las orientaciones emitidas por la SDIS para la atención de las personas gestantes, lactantes las niñas y
los niños beneficiarios de la modalidad.

Se revisa, cantidad de planeaciones las cuales deben coincidir con los profesionales contratados por red.
Carpeta encuentros grupales: carpetas por red: carpeta por Psicosocial: Las planeaciones marcadas apellido y
nombre del profesional -número de participantes, ejemplo; TORRES MANUEL – 80. Las actas de ausencias
marcadas así; TORRES MANUEL – A80.

Carpeta encuentros en casa: carpetas por red: carpeta por Psicosocial: Las planeaciones marcadas apellido y
nombre del participante; ejemplo TORRES MANUEL, la visita fallida se sustenta con acta denominada apellido y
nombre del participante ejemplo; TORRES MANUEL.
Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 2 de 7
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Obligación 2. Elaborar proyección de cronograma por profesional psicosocial que incluya lugar, fecha, hora de
encuentro y actividad, formato excel.
Carpeta por RED: cronograma por profesional de desarrollo que incluya lugar, fecha, hora de encuentro y actividad.
Marcado apellido y nombre del Psicosocial, Ejemplo TORRES MANUEL.

Obligación 3. Activar la Ruta Administrativa de Restablecimiento de Derechos ante las autoridades competentes,
frente a cualquier situación de inobservancia, amenaza o vulneración de los derechos de persona gestantes,
lactantes, las niñas y los niños de la modalidad creciendo juntos, conforme la Ley 1098 del 2006 y realizar el
seguimiento a los casos de los participantes asignados, que hayan requerido activación de ruta especializada para
la garantía de los derechos según las orientaciones emitidas por la SDIS.

Carpeta por red: Actas y soportes de activación: marcada apellido y nombre del participante. TORRES MANUEL

Obligación 4. Socializar con familias, cuidadoras y cuidadores a través de diferentes estrategias, las rutas internas
y externas para cada tipología de violencia, así como el directorio institucional.

Carpeta por red; Actas o planeaciones de socialización: marcada apellido y nombre del profesional y número de
participantes.
TORRES MANUEL- 20.

Obligación 5. Delegar profesionales que asistan a los comités internos locales de seguimiento a casos establecidos
por cada Subdirección Local.
Cargar certificación donde se relacionan las personas asignadas (se genera desde la gerente del proyecto)

Obligación 6. Registrar información de las activaciones de ruta ante presuntas situaciones de vulneración de
derechos en las herramientas que la Subdirección para la Infancia disponga para tal fin.

Carpeta por red: Actas y soportes de activación: marcada apellido y nombre del participante. TORRES MANUEL

Compromisos Componente Salud Y nutrición

Obligación 1. Entregar soportes de acuerdo con lineamientos del SIG que den cuenta de la planeación y realización
de los encuentros de nutrición y salud, llevados a cabo con los participantes asignados acorde al sentido de la
educación inicial y a las orientaciones emitidas por la SDIS para la atención de las personas gestantes, lactantes
las niñas y los niños beneficiarios de la modalidad establecidos en el anexo técnico.

Se revisa, cantidad de planeaciones las cuales deben coincidir con los profesionales contratados por red.
Carpeta encuentros grupales: carpetas por red: carpeta por auxiliar de enfermería: Las planeaciones marcadas
apellido y nombre del profesional -número de participantes, ejemplo; TORRES MANUEL – 80. Las actas de
ausencias marcadas así; TORRES MANUEL – A80.
Carpeta seguimiento en casa: carpetas por red: carpeta por auxiliar de enfermería: Las planeaciones marcadas
apellido y nombre del participante; ejemplo TORRES MANUEL, la visita fallida se sustenta con acta denominada
apellido y nombre del participante ejemplo; TORRES MANUEL.

Obligación 2. Elaborar proyección de cronograma por profesional que incluya lugar, fecha, hora de encuentro y
actividad. Garantizando la actualización permanente.

Carpeta por RED: cronograma por auxiliar de enfermería que incluya lugar, fecha, hora de encuentro y actividad.
Marcado apellido y nombre del Psicosocial, Ejemplo TORRES MANUEL.

Obligación 3. Activar la póliza de la SDIS de accidentes personales, una vez ocurrido el siniestro, de conformidad
con la normatividad vigente en la entidad. Informar mediante comunicación o correo electrónico a la supervisión del
convenio de manera inmediata y realizar seguimiento a las situaciones atípicas o extraordinarias que se presenten
en la prestación de la modalidad que ponga en riesgo el bienestar de personas gestantes, lactantes, las niñas y
niños.
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Carpeta por localidad: si se presenta activación informe y soportes, marcados nombre de

Obligación 4. Realizar de manera permanente el tamizaje de peso y talla de los participantes de la modalidad en
estado “En atención”, de acuerdo con las orientaciones descritas en el anexo técnico.

Tamizajes, se compara archivos, carpetas por red, carpeta por profesional marcada apellido y nombre ejemplo
TORRES MANUEL; formato 161 o 163 y número de participante, ejemplo FORMATO 161- 20, o FORMATO 163-
20. Las rejillas 161 y 163 se cargarán en Excel.

Obligación 5. Realizar el cargue de la toma de medidas de datos antropométricos en el sistema misional SIRBE,
de acuerdo con los lineamientos establecidos por la SDIS.
No aplica para monitoras, se carga desde coordinación

Obligación 6. Realizar la vigilancia nutricional a los participantes de acuerdo con las orientaciones de la SDIS, al
procedimiento y documentos asociados establecidos en el Sistema Integrado de Gestión -SIG, ante lo cual se debe
entregar un informe mensual de las actividades desarrolladas.
No aplica para monitoras, se carga desde coordinación.

Obligación 7. Establecer el sistema de información o plataforma en la cual se pueda realizar el control en tiempo
real de los bonos que han sido canjeados por las familias y a final de cada mes generar un informe detallado de los
bonos generados vs. efectivamente canjeado.
No aplica para monitoras, se carga desde coordinación.

Obligación 8. Entregar un informe de gestión mensual de entrega de apoyos nutricionales con el reporte de bonos
generados y canjeados, adicionalmente una muestra del 10% aleatoria con las tirillas escaneados del total de
apoyos alimentarios entregados.
9. El asociado deberá garantizar que el titular del bono corresponda al acudiente del participante en atención, el
cual debe estar registrado en el sistema misional SIRBE.

No aplica para monitoras, se carga desde coordinación.

Compromisos Componente Ambiental

Obligación 1: Carpeta por localidad: Actas; marcadas apellido y nombre profesional, número de personas
participantes. TORRES MANUEL – 80

COMPROMISOS TALENTO HUMANO

Obligación 1: Socializar con el talento humano contratado para la atención de la modalidad creciendo juntos los
documentos que forman parte integral del convenio de asociación y acaten el lineamiento y procedimiento que
forma parte integral del proceso:

Carpeta por red: actas marcadas apellido y nombre profesional, número de personas participantes. TORRES
MANUEL – 80

10. Implementar el Plan de respuesta ante emergencias y contingencias en el marco de la operación de la

modalidad.
Carpeta por red: planes de emergencia marcado: nombre del salón comunal: SC LAS ACACIAS

Compromisos Componente Ambientes Adecuados Y Protectores

Entregar mensualmente soportes que den cuenta del diligenciamiento del FORMATO FICHA CARACTERIZACIÓN
DE ESPACIOS- FOR-PSS-047 y plan de emergencia para el desarrollo de los encuentros grupales en los espacios
que se desarrollarán dichas acciones.

Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 4 de 7

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Obligación 1: Carpeta por red; dos archivos en PDF; primer archivo caracterización de espacios marcado
CARACTERIZACION ESPACIOS 1, CARACTERIZACION ESPACIOS 2 de acuerdos a los espacios que se tengan
en la localidad, Segundo archivo PDF, plan de emergencia marcado con el nombre de la localidad. Ejemplo: SC
LAS ACACIAS (ejemplo; Salón comunal SC, manzanas de cuidado MC, CDC, y cualquier otro espacio que utilicen
solo colocar la letra inicial)

Nota;
Crear las carpetas según las necesidades de cada localidad y solicitar a las coordinadoras cuando se requiera la
eliminación de archivos
Apellido y nombre mayúscula sostenida, un solo apellido y un solo nombre.
Todos los documentos como actas y planeaciones quedarán en PDF
Los cronogramas deben venir en letra minúscula y solicitar revisar que no haya espacios en blanco.

Claudia dejo el espacio para que cada uno de los funcionarios iniciara con el proceso de renombrar los archivos,
según el instructivo compartido.

La monitora posteriormente procedió a ajustar las carpetas en el Drive de la red, para que iniciaran con la migración
de dichos soportes y explico al equipo el debido proceso para el cargue de la información y dio la fecha que la
información debería estar en su totalidad la del mes abril el miércoles a la 1:00 pm.

Claudia recordó al equipo las atenciones por componente por parte de cada una de las disciplinas con las familias
a cargo.

PDI: encuentro grupal para 240 familias y 80 visitas al hogar

PS: encuentro grupal para 240 familias y 80 visitas al hogar

AUX enfer: encuentro grupal para 240 familias, visitas al hogar según casos y seguimientos a malnutriciones o
temas de salud que corresponda, tamizajes correspondientes al mes todos los participantes que iniciaron
atenciones en marzo deben tener el segundo tamizaje
realizar los respectivos procesos de cualificación en lactancia materna

7 y 9 de junio proceso de cualificación de las personas convocadas para lactancia materna, en este caso Carolina
Riaño.

Hacer seguimientos pertinentes y permanentes a los participantes garantizando siempre el contacto con ellos o
saber en tiempo real la situación de cada uno.

También recordó las fechas de las conmemoraciones a tener en cuenta para el mes de junio, las cuales se deberían
ver reflejadas en las planeaciones o en un acta. A continuación, cito cada una de las fechas:

2 de junio día del campesino (lo realizaremos en la semana del 5 al 9 de junio)

21 día INTIRAYMI
27 día de la sordoceguera
28 día LGBTI

15 de junio participación de los profesionales convocados para diligenciamiento de baterías del servicio en los
diferentes horarios programados, asistiendo al auditorio del CET en el primer piso.

Para finalizar Claudia inicio con la revisión de los soportes a entregar por parte de cada uno de los funcionarios,
revisando que las fechas estuvieran bien relacionadas en el informe 1 a 1 y en el Drive de SDIS. Cada profesional
hace entrega de los soportes acompañado del acta número 1, primera del mes.

Los funcionarios durante la jornada contaron con un receso a las 10:00 de la mañana hasta las 10:40 a.m.

Sin otro en particular se da por finalizada la reunión siendo la 1:00 de la tarde con los compromisos establecidos.

Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 5 de 7

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FECH
COMPROMISOS_ A RESPONSABLE
O
Asignación Límite K
ok
Realizar entrega de los soportes generados por las 10/06/2023 17/06/2023
atenciones en la semana comprendida del 05 al 09
de junio en reunión de equipo. Los relacionados
en el listado de
asistencia
10/06/2023 14/06/2023
Realizar el ejercicio de renombrar los soportes como
los solicita la supervisión para el miércoles 14 de
junio a la 1:00 pm.
FECHA, HORA Y LUGAR 17/06/2023- Casa de la Juventud-aldea de pensadores de la localidad de Engativá
DELA PRÓXIMA a las 7:30 de la mañana.
REUNIÓN:

CRR

Firma Líder
CRR

Firma Relator

Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 6 de 7

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Anexos: A continuación, se anexa listados de asistencia de la reunión con el equipo interdisciplinario, realizada el 10
de junio de 2023.

Aprobado por: Jefe Departamento Gestión Procesos y Operaciones V 2 de 30/10/2015 Página 7 de 7