Identificación documental

Sistema Nacional de Archivos e Inspectoría

809-362-1111 Ext. 242
sna@agn.gob.do
  Definir concepto de identificación
 Analizar la importancia de la misma
Objetivo
 Metodología de la identificación
 Introducción

El Archivo General de la Nación, entidad

rectora de la archivística nacional, apoyado
en la Ley General de Archivos 481-08,
asesora a las instituciones públicas adscritas
al Sistema Nacional de Archivos (SNA) para
la implementación de un sistema
institucional de archivos con el objetivo de
garantizar la gestión y preservación de su
acervo documental.
 Documento
El documento es el mismo desde que se produce
en la oficina como soporte físico de una gestión
determinada hasta que es depositado en un
archivo histórico, donde es considerado, además
de como testimonio al servicio de los ciudadanos,
como fuente primaria de investigación.
MANUAL DE TRATAMIENTO ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, MARIA LUISA CONDE
VILLAVERDE Directora del Archivo General de la Administración , MADRID 1999
 Gestión documental
Son las actividades administrativas y técnicas, para
la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Es la suma de estrategias, normas, actividades y

procedimientos empleados para el control,
conservación, difusión y recuperación de la
información, así como el control y acceso a los
mismos.
Archivística

Disciplina que trata aspectos

teóricos y prácticos, como
tipología documental,
funcionamiento y
planificación de los archivos,
así como el tratamiento
archivístico de los fondos
documentales.
 Archivo

Conjunto de documentos
producidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas
o jurídicas, públicas o privadas,
conservados respetando su orden
original, para servir como
testimonio e información para la
entidad que lo produce, para los
ciudadanos o servir de fuentes
para la historia.
 Archivo de Gestión

Es en el que permanecen
los documentos desde el
momento en que se
generan o se reciben en la
oficina, hasta que su
trámite ha finalizado y su
consulta administrativa
sea frecuente. Custodia
los documentos mientras
estén en trámite.
 1. Fondo: Conjunto de series generadas en el
ejercicio de sus funciones por cada uno de
los sujetos productores que conforman la
estructura de un organismo.
2. Fondo abierto: Aquel que está siendo
generado por un organismo productor que
continúa en el ejercicio de sus
Fondo competencias.
documental
• Fondo cerrado: Aquel cuyas series han
dejado de producirse por desaparición del
organismo que las generaba.

• 4. No importa el tipo de fondo, siempre

requiere de la identificación para su
organización.
 Criterios para la delimitación de los fondos
documentales en el tiempo:

▪ Si una entidad se extingue, su fondo documental queda

cerrado.
▪ Si es sólo cambio de la institución sin alterar las
funciones, se considera que continúa el organismo y,
por ende, su fondo también.
▪ La variación del organigrama tampoco tiene que
suponer un cambio de organismo.
▪ En el caso de traspaso de competencias o funciones de
un organismo a otro, la documentación en trámite que la
entidad traspasa a su sucesor para que continúe la
gestion, se integrará en el fondo de dicho organismo
sucesor.
 Tratamiento archivístico

Conjunto de operaciones
realizadas en cada una de las
fases que componen el
proceso intelectual y físico de
organización de los fondos a
lo largo del ciclo vital de los
documentos.
Procesos del tratamiento archivístico

- Identificación
- Organización: Clasificación + Ordenación
- Valoración: Selección, acceso y transferencia
- Descripción
- Difusión
 Identificación

Es la fase de tratamiento archivístico que consiste en

la investigación de las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo documental.

Al aplicar este proceso es necesario analizar las

competencias, normativas, funciones y actividades
del área productora de documentos.
Hacia un diccionario de terminología archivística Archivo General de Colombia
La identificación por ser la primera fase de la
metodología archivística no puede ser ignorada:
Es una fase de tipo intelectual, su objetivo es
el conocimiento exhaustivo de la entidad productora:

➢ Su evolución orgánica
➢ Competencias administrativas
➢ Tipos documentales para delimitar las series
➢ Aquí radica su importancia, pues cualquier paso del
tratamiento archivístico dependerá de la identificación
 La identificación tiene como fundamento la
aplicación del principio de procedencia en
NORMA DOMINICANAsus dos niveles:
DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)

1- Respetar la procedencia 2- No mezclar la documentación

del fondo, o sea, no mezclar producida por diferentes oficinas
los documentos producidos aunque sean de la misma institución.
por diferentes instituciones. Asimísmo, mantener separados los
expedientes correspondientes a
distintas actividades, aunque se
generen en la misma oficina.
Qué vamos a identificar

La oficina productora
La competencia
Las funciones
Series
Actividades
Tipos documentales
 NORMA DOMINICANA DE
El resultado de la identificación permite determinar
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)
el organismo productor, competencia, funciones y
el tipo documental, para su correcta organización.
 El productor
El productor: es la unidad administrativa que
en el ejercicio de una función genera series
documentales.
Ejemplo: Departamento de compras, Unidad
de presupuesto.
 La competencia
 Comprende las atribuciones encomendadas
con carácter exclusivo a una institución para
resolver los asuntos referentes a una
determinada materia.
 Se establece mediante la legislación:
Constitución, tratados, leyes, decretos,
resoluciones, etc.
Ejemplo:
Ministerio de la Vivienda y Edificaciones:
Diseño y ejecución de las políticas para
construcción de viviendas y edificaciones
en beneficio de los ciudadanos.
 La función
Conjunto de actividades exclusivas de cada
unidad administrativa en una institución,
reglamentadas por las normas de procedimiento
que se materializan en serie documental.

En este paso se procederá a identificar las

funciones del productor y las normas que las
regulan.
Ejemplos:
Función: Dirección, Administración General
Función: Recursos Humanos
 El procedimiento
Actividad: conjunto de acciones reglamentadas
por las normas de procedimiento, que se
materializan en un tipo documental.
Ejemplo:
Función: Recursos Humanos
◼ Actividad 1: Reclutamiento de personal.

◼ Actividad 2: Formación del personal.

◼ Actividad 3: Cooperación Social

 Procedimiento administrativo
Conjunto de trámites con que se realiza una
actividad.
• Función: Recursos Humanos
• Actividad : Reclutamiento de personal.
Procedimiento:
- Publicación de vacantes
- Recepción de currículo
- Entrevistas a candidatos
- Evaluación de candidatos
- Contrato de seleccionados
Trámite: cada uno de los actos que se realizan
sucesivamente en la resolución de un asunto
y que concluyen en un expediente.
 Serie documental
Conjunto de expedientes o unidades
documentales simples producidos por una
unidad administrativa, bajo una misma norma
de procedimiento y en un mismo tipo
documental.
Sujeto productor = Departamento Recursos Humanos
Función = Administración del personal
Serie = Expedientes de personal
Tipo documental currículo, cédula, certificados,
licencia médica, título académico, entre otros.
 Estructura de serie documental
Las series están formadas por tipos documentales:
▪ Simples (libros registros, actas, contratos, etc.)
▪ Compuestos (expedientes).
Ejs.: Libro registro de correspondencia
Expedientes personales:
- Contrato laboral
- Título académico
- Evaluación del desempeño
- Certificados
- Nombramiento
 Tipología documental:
Es la unidad documental producida por un
organismo en el desarrollo de una actividad
específica, regulada por una norma del
procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos.
 Expediente de archivo
El expediente constituye la unidad documental
básica en todo tipo de archivo.
Definición: Se entiende por expediente
administrativo una unidad documental formada
por un conjunto de documentos generados,
orgánica y funcionalmente, por un sujeto
productor en la resolución de un solo asunto.
 Estructura del expediente
▪ Debe ser lógica, coherente y cronológica,
ordenándose los documentos de acuerdo con el
procedimiento o trámite seguido.

▪ Los criterios de formación del expediente

administrativo deberán ser uniformes y
conocidos por todo el personal involucrado en
dicha tarea.
 Tipos de documentos que pueden integrar un
expediente administrativo:
Documentos de decisión: ▪ Resoluciones
Contienen voluntad de la ▪ Acuerdos
organización sobre
competencias.
Documentos de transmisión ▪ Comunicaciones
▪ Notificaciones
▪ Publicaciones
Documentos de constancia ▪ Actas
▪ Certificados
▪ Certificaciones
Documentos de juicio ▪ Informes
Documentos de los ▪ Solicitudes
ciudadanos ▪ Reclamaciones
▪ Denuncias
 La carpeta del expediente

- Cada expediente debe estar contenido en una

carpetilla o guarda exterior en donde se anotan
los datos que lo identifiquen.
Estructura:
a- Nombre del organismo productor.
b- Nombre de la oficina que tramita.
C- Fechas extremas.
d- Resumen del asunto de que trata el expediente.
e- Número de documentos (folio).
f- Código del cuadro de clasificación.
 Etiqueta de identificación de
expedientes
FONDO: Archivo General de la Nación
UNIDAD PRODUCTORA:
Archivo de Gestión: Departamento Sistema Nacional de Archivos
Inspectoría (SNAI)
(División de Control del Sistema e Inspectoría)
FUNCION: Asesorar e inspeccionar los archivos del SNA a los
fines de organizar, conservar y difundir el patrimonio documental
dominicano.
SERIE DOCUMENTAL:
11.2 Asesorías e inspección
11.2.1 Expedientes de asesorías e inspecciones de archivos
INSTITUCIÓN: MINISTERIO DE LA VIVIENDA Y
EDIFICACIONES (MIVED)
FECHAS EXTREMAS: 2002-2017
RESUMEN CONTENIDO DEL EXPEDIENTE : expedientes de
registro de entidades del mercado de valores, registro de firmas
de auditores, contratos de donación de bienes, entre otros
 Organización
NORMA DOMINICANA DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)
Es la fase de tratamiento archivístico
destinada a clasificar y ordenar los
documentos, una vez realizado el
proceso de identificación.
Este proceso permite la elaboración
del cuadro de clasificación
documental
 NORMA DOMINICANA
Organización DE
comprende dos
tareas
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)

CLASIFICACIÓN
ORDENACIÓN
Cuadro de clasificación documental

Instrumento que refleja la estructura del

fondo documental y contribuye a la
eficiencia de su gestión.
 NORMA DOMINICANA
Documento escrito y/o DEgráfico que
contiene las divisiones clasificatorias
DESCRIPCIÓN
Cuadro de ARCHIVÍSTICA (NORDA)
por las cuales se distribuyen los
clasificación documentos y la información
contenida en ellos.

Lista de series documentales a los cuales

se les asigna el valor y tiempo de Tabla de
permanencia en cada fase de archivo. retención
 Ejemplos de series documentales
1. Administración del personal
1.1 Expedientes de personal activo
1.2 Expedientes de personal inactivo
1.3 Programación Anual de Vacaciones
1.4 Manuales de personal
1.5 Informes
1.6 Correspondencia
1.7 Circulares y memorandos
1.8 Nómina de personal fijo
1.9 Nómina de personal contratado
1.10 Nómina de servicios especiales
1.11 Nómina de personal en trámite de pensión
 Ejemplos de series documentales
2. Reclutamiento, selección y capacitación
2.1 Planes de capacitación
2.2 Expedientes de concursos de oposición

3. Compensaciones, beneficios y riesgos laborales

3.1 Planes de seguro de vida
3.2 Planes de salud
3.3 Planes funerarios
3.4 Expedientes de accidentes de trabajo
3.5 Expedientes de ayudas económicas
3.6 Expedientes de préstamos
 Modelo de tabla de Retención
NORMA DOMINICANA DE
Series Documentales
Valor de la
serie T/P
Plazo de retención

AG AC
Aprobación de la comisión
de evaluación y acceso de
fondos documentales
Observaciones

DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)

Planes estratégicos institucionales P 10 30
*series de valor permanente
al término del plazo pasan a
archivo histórico.
P *Destacar formato
Planes operativos anuales documental (físico y/o
5 30 digital)
Expedientes de programas y proyectos P 5 20
Informes de ejecución y cumplimiento P 5 20
Correspondencia enviadas y recibidas P 5 20
Se elimina en Archivo de
Minutas de reuniones T 5 N/A Gestión
Manuales de políticas y procedimientos P 10 30
Manuales de organización y funciones P 10 30
Expedientes de mejora de procesos P 5 20
Expedientes de gestión de calidad P 5 20
Estadísticas institucionales P 5 20
Encuestas T 2 N/A Se elimina (formulario) en
AG, contenido en informes
de encuestas
Informes de encuestas P 10 20
Quejas y sugerencias T 2 N/A Se elimina en AG,
contenido en modernización
y mejora de procesos
Expedientes de proyectos de cooperación P 10 30
internacional
 Transferencia documentalDE
NORMA DOMINICANA
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NORDA)
Una vez organizados los
documentos en el archivo de
Gestión, el siguiente paso será
realizar la transferencia al archivo
Central, luego de haber cumplido
los plazos de permanencia
establecidos en la tabla de retención.
Reflexión
 Conclusiones
La Identificación es una fase de tipo
intelectual que consiste en la investigación del
sujeto productor, competencias, funciones y
tipos documentales que produce.

Es el punto de partida del trabajo archivístico,

no puede ser obviada, de ella dependen los
subsiguientes pasos o fases del tratamiento
archivístico

A través de la identificación se logra designar

las series documentales del fondo institucional,
lo cual es la base para desarrollar una gestión
documental adecuada.
Muchas gracias