ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOS

RAMIRO AYALA BARRANCO

ARLEDIS HURTADO CONDE
YURLEY MORENO BACA

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA CIDBA
LENGUAJES DOCUMENTALES
BARRANQUILLA - ATLNTICO
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:
RAMIRO AYALA BARRANCO
ARLEDIS HURTADO CONDE
YURLEY MORENO BACA
ESTUDIANTES IV SEMESTRE

PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
DOCENTE

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA CIDBA
LENGUAJES DOCUMENTALES
BARRANQUILLA - ATLNTICO
2015

INTRODUCCIN

El siguiente trabajo tiene como finalidad conocer las etapas del ciclo vital de los
documentos en cada fase de archivo, desde el proceso de planeacin hasta su
preservacin a largo plazo; fases que encontraremos descritas en el Decreto 1080
del 26 de mayo de 2015. Y podremos evidenciar en visitas realizadas a diferentes
entidades del sector privado y pblico donde veremos la aplicacin de los
procedimientos establecidos en un PGD a los documentos,

destacando su

produccin, tramite, control, facilidad de consulta, organizacin y conservacin de

los documentos los cuales permiten la toma de decisiones para la entidad e
identificando cules son esos documentos que tienen un valor secundario
convirtindolos que el patrimonio histrico de la institucin.

OBJETIVO GENERAL
Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un
Programa de Gestin Documental que se desarrolla en cada una de estas.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos
Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los
Procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en ella.
Identificar como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los Procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase.
Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas
etapas

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

En equipo mximo de 3 estudiantes desarrolle las siguientes preguntas:

1. Qu son las agrupaciones documentales?
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en
ejercicio de sus funciones que se asocian con un propsito o por
caractersticas comunes.
2. Defina Clasificacin, Ordenacin Archivstica y Descripcin.
Clasificacin: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen
las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.
Ordenacin: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado. Subproceso archivstico que
consiste en la ubicacin fsica de los documentos (series y subseries
documentales) en las unidades de conservacin, y a su vez, estas en los
muebles de archivos bajo un criterio previamente acordado.
Descripcin: Consiste en la elaboracin de instrumentos de localizacin y
recuperacin de la informacin previa el anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, con la finalidad de realizar su gestin o
apoyar a la investigacin

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

Son dos procesos diferentes encaminados a un mismo objetivo general. La
diferencia principal es que se dan en tiempos diferentes, es decir, en la
tarea de organizacin de documentos va primero la clasificacin
documental y posteriormente la ordenacin documental, y esto lo define el
hecho de que para ordenar documentos o series documentales, primero ha
debido haber una clasificacin o haber definido grandes grupos
documentales atendiendo a la estructura organizativa de una entidad.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

La clasificacin documental debe reflejar la estructura de cada entidad de tal
manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones de conforman la institucin. [1].
5. Qu implica la clasificacin?
La clasificacin documental implica un estudio de la estructura de una entidad,
sus documentos y sus trmites para asegurar una agrupacin de documentos
aterrizada en las semejanzas y en sus caractersticas similares.
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste
cada uno de ellos?
Gran parte de la bibliografa relacionada con la clasificacin documental
llegan al punto de fundamentar el este proceso con la aplicacin de los
principio de procedencia y de orden original, por ello es importante
estructurar un concepto al respecto:
Principio de procedencia:
Se encuentran muchas definiciones, pero el eje de todas es que
cada documento debe estar ubicado en el fondo documental de
donde procede, es decir, implica que los documentos deben
permanecer dentro del fondo que los gener.
Principio de orden original:
Este principio est muy ligado al proceso por el que atraviesa un
documento y a su secuencialidad, dicho en otras palabras, este
principio implica que los documentos deben guardar el mismo orden
en el que fueron producidos y consiste en mantener los documentos
de cada fondo en el orden del proceso o la gestin que les dio su
origen.

[1] Cartilla de Clasificacin Documental. Archivo General de la Nacin, Bogot 2001.

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?
En proceso de clasificacin documental, las series documentales apoyan
para identificar las funciones comunes y las especificas en una entidad. Por
ejemplo, las series relacionadas con las funciones genricas o de apoyo
administrativa como el presupuesto, una caja menor o un comprobante de
ingreso, van a determinar las funciones comunes en la entidad; mientras
que series muy especficas como los planos, patentes o un plan turstico, va
a reflejar la razn social de la empresa o lo que tcnicamente hace la
empresa y por eso apoyan en la determinacin de las funciones especficas
de una entidad.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Los pasos metodolgicos para clasificar son:

a. Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin,
Subseccin.
b. Identificar las Subsecciones y Secciones Documentales relacionadas
con la documentacin producida por cada una de las dependencias
de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se
subdividen.
c. Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los
objetivos propuestos

9. Qu son Unidades Documentales?

Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando unidades
simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad
documental compleja).

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja

y de dos ejemplos de cada una.
Unidad documental simple son cuando estn constituidas por un solo tipo
documental.
Ejemplo 1:
ACTAS DE COMIT DE INTENSIVO
Ejemplo 2:
LIBRO MAYOR Y BALANCE
Unidad documenta complejas estn constituidas por varios documento y forman
un expediente documental.
Ejemplo1:
HISTORIA LABORAL
- Acto Administrativo de nombramiento
- Oficio notificacin de nombramiento
- Oficio de aceptacin de nombramiento
- Documentos de identificacin
- Hoja de vida (Formato nico DAFP)
- Soportes de estudios y experiencia
- Acta de posesin
- Certificados de antecedentes penales
- Certificado de antecedentes fiscales
- Certificado de antecedentes disciplinarios
- Certificado BDME de la Contadura.
- Certificado Bono Pensional
- Declaracin de Bienes y Rentas
- Certificado aptitud laboral (examen mdico de ingreso)
- Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de
compensacin, etc.
- Evaluacin del Desempeo
- Embargos ordenados por Tribunal o Juzgado
- Actos administrativos: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa,
pago de prestaciones, sanciones disciplinarias, incapacidades, entre otros.
- Acto administrativo de retiro o desvinculacin de la entidad.

Ejemplo 2:
BALANCE GENERAL
- Balance trimestral
- Balance consolidado

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Tipos documentales son unidades documentales simples originadas en una
actividad administrativa, con formato y contenidos distintos que sirven como
elemento para clasificarla, describirla y asignarle una categora.
Ejemplos:
1)
Hoja de vida
2)
Incapacidad medica
3)
Fotocopia de cedula de ciudadana

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?
El ciclo vital de los documentos se define como las etapas por las que atraviesan
los documentos desde su creacin hasta su disposicin final, el cual puede ser
eliminacin o conservacin permanente.
Etapas de los documentos
Son tres etapas por la que atraviesan los documentos de archivo en una
organizacin que son:
Primera edad: inicia desde la creacin del documento y el trmite de la
informacin que contiene. Forman parte del archivo de gestin por ser de
uso frecuente.
Segunda edad: Es la informacin que no es consultada frecuentemente
pero que todava tiene un valor primario o secundario por lo cual se
conserva por objeto de consulta. Son los documentos que se encuentran en
el archivo central, son de uso poco frecuente.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente que
se puede utilizar como documento investigativo. Se consideran documentos
del archivo histrico se conservan definitivamente.

13. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin,
Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de
documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en
cuenta estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una
entidad pblica e indagar paso a paso cules son las actividades que se
realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con fotografas o
imgenes libres de derechos de autor.
RAMIRO AYALA BARRANCO

La entidad escogida para desarrollar el siguiente ejercicio fue la Fundacin Mario

Santo Domingo, que a pesar de no ser una entidad pblica, le rige la normatividad
archivstica estatal debido a que la razn social de esta entidad se desarrolla con
dineros otorgados por el gobierno nacional como son los recursos destinados para
apoyar a las vctimas de la Ola Invernal o ejecucin de proyectos gestados por el
Estado destinados a las comunidades vulnerables del territorio nacional.
La Fundacin Mario Santo Domingo tiene su oficina principal en Barranquilla y
unas sucursales en Cartagena y Bogot. A nivel de gestin documental, esta
entidad tiene los procesos de gestin documental centralizados en su oficina
principal. En cada proceso destacamos las siguientes actividades:
Planeacin: La entidad ha avanzado en el diseo de instrumentos que le permiten
tener un control sobre la gestin documental y los elementos que le rodean como
por ejemplo, ser parte ntegra del rea de Procesos de la entidad entendiendo que
la gestin documental es transversal a toda la empresa.
Produccin. La produccin documental est controlada debido a que cuentan con
un manual de gestin documental que incluye el manejo de firmas, los modelos de
estndares para elaboracin de comunicaciones oficiales, actas, informes, etc., y
tambin se disponen de un instructivo de organizacin de archivos de gestin y
transferencia de documentos:
Gestin y trmite. En la entidad los procedimientos estn escritos y aprobados lo
que le permite a la gestin documental tener un panorama ms claro del trmite
que deben seguir los documentos que se reciben en archivo central. Por ejemplo,
la gestin de contratos est normalizada de tal forma que existen controles,
tiempos y responsables definidos en el proceso, incluyendo el rea de gestin
documental.

Organizacin. En el proceso de organizacin de los documentos en esta entidad

se puede decir que intervienen dos actores. Por una parte los funcionario de cada
dependencia participan activamente en la organizacin de los archivos de gestin
teniendo unos parmetros normalizados para esta actividad los cuales han sido
elaborados con el apoyo de los funcionario de Gestin Documental, y por otro
lado, los documentos que llegan directamente a la Unidad de Correspondencia
(Facturas y Comunicaciones) debido a que stos no llegan al usuario final en
formato papel sino por medios electrnico lo que obliga al los funcionarios de
Gestin Documental a darle una ubicacin en los expedientes a los que pertenece
cada documento.
Transferencia. El proceso de transferencia se lleva a cabo correctamente. Los
funcionarios utilizan la unidad de conservacin, el sistema de ordenamiento y el
formato nico de inventario documental para realizar las transferencias primarias a
Archivo Central No existe un cronograma de transferencias.
Disposicin de documentos. La entidad tiene Tablas de Retencin Documental
lo cual le permite ejecutar una adecuada disposicin de los documentos en el
Archivo Central y, adems, se tiene claro qu hacer con cada uno de las series
cuando se apliquen las TRD, que hasta el momento no lo han hecho.
Preservacin a largo plazo. En la preservacin a largo plazo si se evidencian
posibilidades de mejoras en esta entidad debido a que no cuentan con un plan
institucional para la salva guarda del acervo documental de la entidad, sobre todo
si se tiene en cuenta el clima de esta ciudad, la humedad y las condiciones del
edificio donde est ubicada la informacin.
Valoracin. La valoracin documental es una actividad que se toma muy en serio
en esta entidad debido a que ac se ejecutan proyectos financiados con recursos
del Estado. Esta situacin hace que en los comits de archivo se fundamente con
claridad y responsabilidad la disposicin final de cada serie documental.

14. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).
En relacin al Ciclo Vital de los documentos, en la Fundacin Mario Santo
Domingo se identifican los archivos clasificados de la siguiente manera:

Archivo de Gestin. En esta entidad se refiere a las series que terminaron

su trmite, tienen an valores pero que se transfieren a archivo Central para
que entren en un proceso de digitalizacin y cargue al software de gestin

documental que usa la entidad. Hay series que se exceptan de este

proceso como lo son las Historias Laborales y los pagars vigentes de las
personas a las que se le otorgan crditos.
Archivos intermedios. Los archivos intermedios representan la
documentacin con mayor volumen que se encuentran en el archivo central
debido a que an no se ha aplicado Tablas de Retencin documental.
Archivos Inactivos. La documentacin inactiva an se encuentra en archivo
central. Por no haberse aplicado Tablas de retencin Documental, no se ha
identificado el volumen que quedara para conformar el archivo histrico de
la entidad.

15. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas
fotografas).
Como sitio fsico, podra afirmarse que la Unidad de correspondencia no existe
pero como proceso, s. Lo anterior debido que en el Archivo Central de esta
entidad existe un funcionario dedicado exclusivamente a la recepcin, radicacin,
digitalizacin y distribucin electrnica de la comunicaciones oficiales y gestin de
paquetera y mercanca. En cuanto al despacho igual: es la nica persona que
recibe las comunicaciones externas enviadas para radicarlas y despacharlas a
travs de las empresas de mensajeras y llevar control de todas las
comunicaciones oficiales de la entidad.

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que
se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a. Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas
desde su produccin hasta su conservacin definitiva o
eliminacin.
b. Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de
estas fases o etapas.
En reas de resolver este punto, se escoge la serie CRDITOS. Este tipo de
documentos se refiere al conjunto de tipologas que hacen parte del proceso de
otorgar dineros en calidad de prstamos a familias emprendedoras capaces de
generar autoempleo y su microempresa.
PROCESO:

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

VALORES

Visita a clientes
potenciales

Asesor

Formato de Visita

Administrativo

Solicitud de crdito

Asesor

Fotografas

Administrativo

Solicitud de crdito
Copia de cdula
Copia de cedula de
codeudor
Estudio del crdito
Autorizacin validacin
Data crdito
Certificados de ingresos
Administrativo

Evaluacin de la
solicitud de crdito

Comit de
Crdito

Acta de aprobacin

Formalizacin del
crdito

Micro finanzas

Pagar

Desembolso del
crdito

Tesorera

Cheque / Transaccin

Recuperacin del
crdito

Cartera

Recibos de pago

Cancelacin del
crdito

Cartera

Paz y Salvo

Administrativo
Legal
Legal / Contable
Legal / Contable
Carta de devolucin del
pagar

Legal
Administrativo

17.Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015

Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin,
Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos
procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pblica e
indagar paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno
de estos procesos e ilustrarlos con fotografas o imgenes libres de
derechos de autor.
YURLEY MORENO BACA

Nombre de la empresa: Metrotel SA

Ciudad: Barranquilla
Planeacin: la empresa METROTEL SA diseo los formatos de cartas, circulares,
informes, memorandos basados en la Gua Tcnica Colombiana 185, estos
fueron socializados con los funcionarios productores de documentos y puesto
en el programa de gestin documental.

OBJETIVOS
Definicin

Objetivos

Conjunto de Actividades encaminadas a la planeacin, generacin y

valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimiento del
contexto administrativo, legal, funcional y tcnico.
Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeacin
de los documentos de archivo de Metrotel S.A en el contexto
administrativo, la normatividad vigente, el ciclo de vida del
documento y la las polticas institucionales

Gestin y trmite: la empresa METROTEL SA cuenta con una unidad de

correspondencia el cual recibe, distribuye todos los documentos que ingresan.
Para el caso de las comunicaciones externas son recibidas en la unidad de
correspondencia despus de verificar lo siguiente:
-Que los documentos vengan dirigidos a METROTEL SA
-Que los documentos contengan la cantidad de anexos que menciona (para el
caso que lo mencione en la comunicacin)

Luego se procede a radicar el documento en el software dominio doc el cual se

asigna un nmero consecutivo y se registran los siguientes datos:
Datos del destinatario, fecha, asunto, datos del remitente, nmero de anexos (en el
caso que los tenga).
METROTEL SA, tiene establecido los siguientes horarios para la distribucin de la
correspondencia que son: 8:00 am, 2:00pm, 4:00pm, el cual el tcnico de archivo
despus de recibir los documentos del medio externo y registrar en el sistema

cada documento recibido, imprime un formato llamado recibo de correspondencia en

el cual relaciona todos los documentos que han llegado para ser distribuidos
fsicamente a los funcionarios competentes.
El tcnico de archivo distribuye los documentos que ingresan llevndolos a cada
funcionario el cual este recibe los documentos y proceden a dar respuesta o en su
caso registran en el sistema para su tramite externo.
Ejemplo: derechos de peticin
En METROTEL SA llega un derecho de peticin, la unidad de correspondencia lo
recibe, lo radica, y lo entrega al rea jurdica, el abogado lo recibe, firma el formato
de distribucin de documentos y procede el abogado a dar respuesta a este
documento, este oficio que se genera es entregado al archivo central, el tcnico de
archivo lo recibe, lo radica en el software dominio doc como correspondencia
interna enviada, luego se guarda en el sobre el cual est marcado con el nombre
de la empresa, el nombre de la persona a quien va dirigido su direccin, luego se
procede a entregar al mensajero con un formato donde debe firmar que se le est
entregando un documento para el envi el cual especifica qu tipo de documento
es y a donde va dirigido.
GESTIN Y TRMITE

OBJETIVOS
Definicin

Objetivos

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculacin

a un trmite, la distribucin incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripcin (metadatos), la disponibilidad,
recuperacin y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trmites que surte el documento hasta la
resolucin de los asuntos. AGN
Realizar un conjunto de actividades que permitan normalizar y
controlar la recepcin, clasificacin, radicacin, registro, distribucin,
trmite y despacho de los documentos generados y recibidos
productos de la gestin documental en la entidad.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

OBJETIVOS
Definicin

Objetivos

Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el

sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. AGN
Realizar un conjunto de actividades que permitan identificar,
clasificar, ordenar y describir los documentos que custodia
METROTEL S.A en las etapas de ciclo de vida del documento.

DESCRIPCIN

Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes

actividades relacionadas con el proceso de organizacin de archivos:
Actividades
a
desarrollar

Realizar capacitacin sobre gestin documental, con nfasis en

organizacin de archivos basados en la TRD.
Organizar los archivos de gestin aplicando las TRD aprobadas
por el comit de archivo interno.
Depuracin del Archivo eliminando series documentales que han
perdido vigencia segn la TRD.

En METROTEL SA cada oficina es responsable de organizar los documentos de

acuerdo a las series documentales establecidas en las tablas de retencin
documental, ara eso el funcionario despus de una capacitacin por parte del
personal especializado en archivo proceder a clasificar los documentos, luego a
ordenarlos teniendo en cuenta un criterio de ordenacin, guardarlos en legajo y
cajas de archivo X 200 o No. 12.

Organizacin de los archivos de gestin

No

Actividades

Responsables

Clasificar la documentacin acorde a

la Tabla de Retencin documental,
identificando cada una de las series
que componen el Archivo de Gestin.

Funcionarios de Archivos de
gestin

Organizar la informacin Fsicamente.

Se procede a separar cada una de las
series documentales y a conformar
los expedientes.

Funcionarios de Archivos de
gestin

Dentro de la conformacin de las

series documentales especficas de
cada dependencia se encuentran
documentos de apoyo, los cuales no
pertenecen a las series de las TRD,
debido a que cumplen una funcin de
soporte o informativa, Todos los
documentos de apoyo, deben ser
identificados, con el fin de facilitar
procesos de localizacin, consulta y
eliminacin
y
no
deben
ser
transferidos al Archivo Central el
proceso de eliminacin se debe
ejecutar una vez se considere que
han perdido vigencia, ya que los
mismos no sern recibidos en la
transferencia documental.

Inicio
Clasificacin de la
documentacin
acorde a la TRD.
Organizacin fsica de
la documentacin

Identificacin de los
documentos de Apoyo

Funcionarios de Archivos de
gestin

Verificacin del
trmite
4

Alistamiento de

Funcionarios de Archivos de

Se tendr especial cuidado de

verificar que efectivamente han
cumplido todos los requisitos exigidos
de los documentos en la Entidad y en
especial las firmas originales

gestin

Cuando se encuentren manuscritos o

documentos en trmite, se verificar
que existe el documento definitivo y
se destruirn los preliminares y las
copias sobrantes.
Funcionarios de Archivos de
gestin

5
La documentacin deber estar libre
de material metlico como clips,
ganchos, legajadores y exceso de
ganchos de cosedora, adems de
otros elementos como separadores o
post-it.

Foliacin de los
documentos
6

Se debe retirar de la unidad de

conservacin
toda
aquella
documentacin considerada como
material no archivstico, por ejemplo:
plegables, tarjetas de invitacin,
recortes de prensa, catlogos,
(cuando no hagan parte de la serie
documental).
Funcionarios de Archivos de
gestin

Identificacin de la
informacin
7

Se debe numerar cada uno de los

documentos que hacen parte del
expediente, esta debe efectuarse en
el extremo superior derecho de cada
hoja, con un lpiz de mina negra y
blanda (HB o B) en forma legible y sin
enmendaduras

Identificacin de la Informacin.
Sin excepcin todas las carpetas y
dems unidades de conservacin se
deben identificar, marcar y rotular de
tal forma que permita su ubicacin y
recuperacin por lo tanto debe
contener la siguiente informacin:

Realizar inventario de
la documentacin

Funcionarios de Archivos de
gestin

Nombre del rea

Nombre de la Dependencia.
Nombre
de
la
serie
documental
Cdigo
de
la
serie
documental.
Nombre de la subserie
Documental.
Cdigo
de
la
subserie
documental
Fechas extremas.
Consecutivos: si aplican

Funcionarios de Archivos de
gestin

Identificacin
del
mobiliario
para
Archivo de Gestin.

Organizar fsicamente
la documentacin en
la estantera

Cada funcionario responsable de los

archivo de gestin debe elaborar un
inventario donde se pueda evidenciar
que
expedientes
van
a
ser
transferidos al archivo central en
concordancia con las TRD

Funcionarios de Archivos de
gestin

9
Realizar la marcacin de la estantera
y archivadores, de manera que la
informacin sea de fcil ubicacin.

Funcionarios de Archivos de
gestin

10

Fin

Se debe realizar una distribucin

secuencial de izquierda a derecha de
los muebles donde se conservan los
documentos.

PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN

Ordenacin
Se ordenan los documentos dentro de una serie, de acuerdo a la secuencia o
continuidad de produccin de los mismos, formando un expediente al interior de
las unidades de conservacin (carpetas, AZ, Libro). La documentacin se debe
organizar de la fecha ms antigua a la ms reciente, teniendo en cuenta que el
primer documento que aparece al abrir la carpeta, debe tener la fecha ms
antigua.
Para este procedimiento es necesario tener en cuenta la presentacin y
composicin de la serie:

Serie documental simple: Es aquella que est conformada por un tipo

documental independientes y son suficientes en si mismos en cuanto a
contenido para denominarse como serie.

Serie documental compleja: Expediente compuesto por varios tipos

documentales diferentes entre s pero relacionados en razn a unos trmites
determinados y por lo general son almacenados en carpetas.

Para la ordenacin de las

siguientes se deben realizar las siguientes actividades.

Seleccionar el sistema de ordenacin, numrico simple o alfanumrico.

Debe reflejar el principio de orden natural, es decir secuencia cronolgica
en la que fueron generados los documentos.
Almacenar las series documentales en unidades de conservacin
adecuadas.
Identificar cada unidad de conservacin.

Serie:

ACTAS

Subserie:

Actas de comit de inversiones

Tipo Documental: Acta de Comit

de inversiones Abril de 2009

Tipo Documental: Acta de Comit

de inversiones Marzo de 2009

Tipo Documental: Acta de comit

de Inversiones Febrero de 2009

Serie: Actas
Subseries: Actas de Comit de
Inversiones
Enero de 2009

Ejemplo de Organizacin de una Serie Simple

Enero de2009.

Organizacin fsica de los documentos

Se ordenan los documentos dentro de una serie, de acuerdo a la secuencia o

continuidad de produccin de los mismos, formando un expediente al interior de
las unidades de conservacin (carpetas, AZ, Libro). La documentacin se debe
organizar de la fecha ms antigua a la ms reciente, teniendo en cuenta que el
primer documento que aparece al abrir la carpeta, debe tener la fecha ms
antigua.

Identificacin de Unidades Documentales

Para la identificacin de las unidades se debe diligenciar en los respectivos

formatos la siguiente informacin:

rea Administrativa: Se debe identificar la unidad administrativa de la cual

depende jerrquicamente.

Cdigo de dependencia se debe registrar el Cdigo que se ha asignado a

cada dependencia de acuerdo a la codificacin de la estructura orgnica.

Nombre de la dependencia: Se debe registrar el nombre de la dependencia

productora de documentos.

Cdigo de serie: Se menciona el cdigo de la serie, tal como aparece

registrada en la TRD.
Nombre de la serie documental: nombre de la serie documental indicado en
la Tabla de Retencin Documental.

Cdigo subserie: cdigos se mencionado para la subserie, tal

aparece registrada en la TRD.

Nombre de la subserie documental: Nombre de la subserie documental

indicado en la Tabla de Retencin Documental.

Fechas extremas: Se debe registrar la primera fecha y la fecha final de los

documentos que componen la unidad de conservacin.

como

Rotulacin para Unidades de Conservacin:

Se rotulan con el rtulo identificado para tal fin.
Organizacin fsica de la documentacin en el mueble de Archivo.
Una vez ordenada fsicamente la documentacin, preparada para ser ubicada en
el mueble archivador asignado a la dependencia u oficina, se ubica fsicamente de
acuerdo al orden asignado en la Serie de la TRD de su respectiva dependencia.
La organizacin se realiza, observando que las series y subseries guarden el
mismo orden en que aparecen relacionadas en la TRD del rea.

Ordenacin de los expedientes en un mueble archivador

Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie
documental, utilizando el sistema de ordenacin de acuerdo a la TRD para que
facilite la localizacin y recuperacin de la informacin.
Contrato 04
Contrato 03
Contrato 02
Contrato 01

Contratos de Obra 01

Sistemas de Ordenacin de Expedientes dentro de un Archivador

Elaboracin de separadores

Al interior de las unidades de almacenamiento (Muebles archivadores o estantes)

se requiere utilizar guas o separadores que permitan identificar las series y
subseries documentales, con sus respectivos cdigos, de tal forma que permita
visualizar su ubicacin y facilite la localizacin fsica de la documentacin.
En cada separador se debe registrar claramente el cdigo y nombre de la
respectiva serie y subserie documental, segn sea el caso.
GUA SERIE

GUA SUBSERIE DOCUMENTAL

DOCUMENTAL
2700

2707

INFORMES

INFORMES A ENTES DE CONTROL

Organizacin Fsica de la Documentacin

Identificacin de la ubicacin fsica

Identifique alfanumricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que
permita la localizacin fsica de los expedientes.
Para la realizacin del inventario documental, se debern utilizar el Formato de
Inventario Documental, donde se relacionar cada una de las unidades de
conservacin a transferir (Carpeta, legajo, expediente).

Identificacin del Formato: Se identifica el nombre del formato establecido.

Versin del Documento: Se establece la versin del documento acorde al

sistema de Gestin de Calidad.

Entidad Productora: Entidad que genera la documentacin

Unidad Administrativa: Dependencia Jerrquica de la cual depende la oficina

productora.

Oficina Productora: Unidad que produce la informacin.

Registro de entrada: Fecha y hora en la cual ingresa la informacin al Archivo

Central.

Cdigo: Cdigo Asignado por el rea de Gestin Documental para la

descripcin de la informacin.

Nombre de las Series, Subseries o Asuntos: Descripcin de la informacin que

se est transfiriendo al Archivo Central.

Fechas Extremas de la documentacin: Deben consignarse la fecha inicial y

final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dgitos
correspondientes al ao.

Unidad de Conservacin: Se debe sealar que unidad de almacenamiento se

maneja para la conservacin de la Informacin.

Folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de

conservacin descrita.

Soportes: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al

papel, anexos a la documentacin: Microfilmes (M), videos (V), casetes (C),
soportes electrnicos, soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.

Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, as como la fecha en que se realiza la
elaboracin del mismo.

Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, as como la fecha en que se realiza
dicha entrega.

Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable recibir el inventario, as como la fecha en que se recibi.

.
Este formato deber ser debidamente diligenciado en original y dos copias, las
cuales sern distribuidas as: Original, deber ser guardado dentro de la caja
donde se empacan los archivos a transferir, la primera copia se deber conservar
en la oficina y/o dependencia que entrega los archivos y la segunda copia deber
ser enviada al rea de Gestin Documental.
Empaque de la Documentacin
Una vez la documentacin sea inventariada, deber ser empacada en las cajas de
archivo tipo x300, que la tiene dispuestas para tal fin, no se podrn empacar
archivos en cajas diferentes a estas.
La documentacin, deber ser empacada de manera organizada, siguiendo el
orden que se ha dado dentro del inventario.
Entrega de Cajas de archivos
Una vez diligenciado y firmado el Inventario, se realizar la entrega de las cajas a
transferir al funcionario de Gestin Documental, debidamente autorizado para
trasladarlas.
El funcionario de Gestin Documental, verificar que las cajas relacionadas en el
formato de Transferencias, correspondan a las entregadas y proceder a su recibo
y posterior traslado hacia al Archivo Central.

Una vez ordenado y rotulado el expediente se transfiere para custodia y

conservacin al Archivo Central de la entidad, de acuerdo al procedimientos
establecidos por el rea de Gestin Documental y diligenciando los formatos en el
mismo de acuerdo al Sistema de Gestin de Calidad y lo establecido por el Comit
de Archivo.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Inicio
Elaborar el Cronograma
transferencias documentales.

de

Elaborar
el
programa
de
transferencias, estableciendo los das
especficos en que se remitir la
informacin al Archivo central,
socializando el mismo con la
suficiente antelacin para que los
funcionarios encargados de los
archivos de gestin inicien el proceso
de preparacin de la documentacin.

2
Realizar la verificacin de las TRD
vs.
el
inventario
del
rea,
identificando
la
informacin
a
transferir a Gestin Documental de
acuerdo con las TRD.

Revisin de la Informacin a
Transferir

Coordinador
central.

de

Archivo

Funcionarios de Archivos de
gestin

Funcionarios de Archivos de
gestin
Se refiere a todas las actividades que
tienen como objetivo garantizar la
preparacin
tcnica
de
los
documentos: ordenacin, seleccin
natural expurgo, foliacin, cambio
de unidades de conservacin,
identificacin y rotulacin de los
expedientes.

Preparar Fsicamente la
documentacin

A
A
Ubicar Fsicamente la
documentacin en cajas

Diligenciar el formato de
Transferencia

Realizacin de la transferencia al
Archivo Central

Los expedientes se deben ubicar

respetando la secuencia lgica (de
izquierda a derecha), as mismo las
cajas deben ir identificadas, es decir
numeradas de manera secuencial, de
forma clara y visible.

Funcionarios de Archivos de
gestin

Diligenciar el formato de inventario

acorde con el establecido por la
empresa

Funcionarios de Archivos de
gestin

Un funcionario del Archivo central

realizar el proceso de revisin de la

Coordinador
central

del

Archivo

transferencia documental, la cual

puede ser puntual o por muestreo,
dependiendo del tamao de la
misma.
Se debe tener en cuenta: ordenacin,
foliacin, identificacin y contenido.
Luego de verificar la revisin se
devolver una copia del inventario
documental debidamente firmada por
el funcionario de Gestin Documental
y por el contrario si se encuentra
alguna inconsistencia se debe hacer
el contacto con el funcionario
competente para que haga las
correcciones del caso.
7
Firmar inventario de entrega
de documentos

Una vez revisada y aprobada la

transferencia el funcionario de
Gestin Documental, proceder a
elaborar y firmar el inventario
recibiendo
la
transferencia
respectiva,
con
la
cual
la
dependencia hace entrega de la
documentacin,
asumiendo
la
responsabilidad
de
recibir,
almacenar, conservar e identificar la
documentacin transferida, para
facilitar su posterior recuperacin y
consulta.

Funcionarios de Archivos de
gestin

OBJETIVOS

Definicin

Consiste en el traspaso fsico de los documentos en sus respectivas

unidades de conservacin, desde los archivos de gestin al Archivo
Central, teniendo en cuenta los trminos de retencin establecidos
en la Tablas de Retencin Documental y el cronograma de
transferencias documentales.

Objetivos

Definir los lineamientos y actividades relacionadas con las

transferencias documentales de METROTEL S.A en concordancia
con las Tablas de Retencin Documental vigente, la normatividad
legal y las polticas institucionales.

ITEM

01

02

03

04

05

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES

Elaborar anualmente un cronograma de

transferencias documentales,
diligenciando el formato establecido y lo
difunde a travs de la intranet de la
empresa la elaboracin del cronograma
constituye una actividad de planeacin,
y con ella se inicia el proceso de transferencia
documental.
Identifica la documentacin que va a transferir,
comprobando que
las series documentales cumplan los trminos
de retencin
establecidos en la TRD e la dependencia; si el
tiempo establecido
es el indicado se procede a realizar la
transferencia documental.
Realiza la preparacin fsica de los
documentos, consistente en:
Efectuar limpieza mecnica de los
documentos, consistente en quitar grapas,
ganchos oxidados cauchos y de cualquier
elemento que con el transcurrir del tiempo
pueda causar deterioro de la documentacin
Revisar y depurar, eliminado copias, folletos,
invitaciones, publicidad, cotizaciones no
vigentes, etc
Foliar la documentacin (si amerita)
Al identificar la documentacin que se va a
descartar, se procede a su eliminacin,
diligenciando el acta de eliminacin de
documentos en archivos de gestin .(ver
anexo no 02)

RESPONSABLE(S)

Coordinador de
Archivo central

El funcionario
responsable de
cada archivo de
gestin

El funcionario
responsable de
cada archivo de
gestin

Soli Por correo electrnico- al archivo central el

nmero de cajas de archivo inactivo necesarias
para realizar la transferencia documental. Una
vez aprobada la solicitud y recibidas las cajas
de archivo inactivo del archivo central procede a
la disposicin de los documentos en dichas
cajas de archivo.
Org
se organiza la documentacin por series El

funcionario

06

07

documentales o grupos documentales, teniendo

en cuenta las trd y las ubica en las cajas, las
unidades de conservacin (carpetas; legajos o
empastes) sobre sus lomos, con la cartula del
legajo debidamente diligenciada (ver anexo no
03)
Realiza un inventario de la documentacin que
se va a transferir diligenciando para ello el
formato de Inventario Documental (Ver anexo
No 05). Se diligencia en original (en formato
electrnico)

responsable
cada archivo
gestin

de
de

El
funcionario
responsable
de
cada Archivo de
Gestin

Recibe las transferencias documentales en la

fecha estipulada en el cronograma de Auxiliar en Archivo
Transferencias documentales
central

08

Verifi Verifica que las series documentales que se

encuentran en las cajas, estn debidamente
relacionadas en el inventario y transferencias
documentales. Adems, que stas cumplan Auxiliar en Archivo
con los trminos de retencin establecidos en la central
TRD de su dependencia y que estn
debidamente legajados, identificados, foliados
(si es necesario) y archivados en sus
respectivas unidades de conservacin

09

Aprueba la transferencia, si la encuentra conforme

con lo establecido en este procedimiento, para lo
cual asigna un nmero consecutivo a la caja segn
el sistema establecido en la organizacin del Coordinador
archivo, as mismo registra su nombre y firma en el Archivo central
campo aprobado por del inventario y finalmente,
se ubican las cajas de archivo en los estantes
metlicos estableciendo la signatura topogrfica
correspondiente.

10

Realiza el seguimiento al cumplimiento del

Director
cronograma y vela por
la realizacin de las actividades establecidas en Administrativo
esta instruccin..

de

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

FECHA ESTABLECIDA
DIA

MES

AO

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA
OFICINA PRODUCTORA QUE REALIZA LA TRANSFERENCIA

FIRMA_______________________________
COORDINADOR DE ARCHIVO CENTRAL

TRANSFERENCIA EN EL ARCHIVO DE GESTIN

VoBo__________________________
DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Disposicin final de los documentos

OBJETIVOS

Definicin

Objetivos

Se denomina disposicin final de los documentos a la seleccin que

de estos se haga en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin (temporal o permanente) o a su eliminacin segn lo
dispuesto en las Tabla de Retencin Documental (TRD)
Realizar acciones orientadas a determinar la disposicin final de
los documentos cuando se apliquen las TRD en METROTEL S.A.

ALCANCE
Este procedimiento comprende desde la seleccin de los documentos segn la
valoracin establecida de TRD aplicando tcnicas de muestreo hasta la
eleccin de la tcnica establecida en la disposicin final.

DESCRIPCIN
Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes
actividades relacionadas con el proceso archivstico de
disposicin final :

Actividades a
desarrollar

Procedimientos
Programas

Aplicar las TRD con la documentacin en soporte fsico que

reposa en Archivo central con la finalidad de aplicar
conservacin (temporal o permanente) o a su eliminacin
segn lo dispuesto en las Tabla de Retencin Documental
(TRD)
Normalizar el proceso de eliminacin de documentos.
Disear formato de actas de eliminacin de documentos
No hay proyectado ningn programa relacionado con este
proceso archivstico

Preservacin a largo plazo

OBJETIVOS

Definicin

Objetivos

Conjunto de acciones y estndares aplicados a los documentos

durante su gestin para garantizar su preservacin en el tiempo
independientemente de su medio y forma de registros y
almacenamiento AGN
Aplicar durante la gestin documental de METROTEL S.A acciones
que garanticen la preservacin en el tiempo de documentos en sus
distintos soportes.

DESCRIPCIN
Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes
actividades relacionadas con el proceso archivstico de
preservacin a largo plazo :
Elabora la poltica de preservacin a largo plazo, en ao 2016.
Actividades a
desarrollar

Establecer un plan de conservacin

soportes anlogos en el ao 2016

para

Para el ao 2016 se disearan los procedimientos de

conservacin documental y preservacin digital a largo plazo

No hay proyectado ningn programa relacionado con este

proceso archivstico

Procedimientos
Programas

y preservacin

Valoracin
OBJETIVOS

Definicin

Objetivos

Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacin de

los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final(
eliminacin o conservacin temporal o definitiva) AGN
Realizar las acciones tcnicas que permitan realizar establecer los
valores primarios y secundarios de la documentacin de
METROTEL S.A a fin de determinar su disposicin final.

DESCRIPCIN

Actividades a
desarrollar

Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes

actividades relacionadas con el proceso archivstico de
valoracin documental :
Establecer lineamientos para la valoracin documental, en ao
2016.

Para el ao 2016 se disear los procedimiento de

valoracin documental

No hay proyectado ningn programa relacionado con este

proceso archivstico

Procedimientos
Programas

18. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).
Clasificacin de los documentos en archivo de gestin: fase activa, valor primario
Archivo central: valores primarios fase semiactiva

Archivo
histrico:
valores
segundario, fase inactiva
Los procesos en la gestin documental que se desarrollan en el archivo de gestin y
central son: organizacin, transferencia, disposicin de los documentos y
valoracin.
Archivo Historico: disposicin de documentos, preservacin a largo plazo y valoracin.
19. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu
importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).
La unidad de correspondencia es importante porque normaliza el recibo y despacho
de todos los documentos que ingresan y salen de la institucin en ejercicio de su
funcin.
Los procesos de gestin documental que se llevan a cabo son: produccin, gestin y
trmite.
20. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
a)

explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.

b)

Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Tipo de documento: legalizacin de gastos de viaje
Los trabajadores de METROTEL SA, por distintos motivos laborales en ocasiones
viajan a otras ciudades el cual la empresa les da una cantidad de dinero que luego
debe ser justificado su gasto.

Para este procedimiento se genera un documento llamado LEGALIZACIN DE

GASTOS DE VIAJES el cual diligencia todos los campos que son:
Nombre del empleado, nmero de identificacin, cargo, fecha, descripcin, total.
Luego de diligenciar el formato se anexan las facturas de compra y copia de los
tiquetes de viajes.
Este documento es entregado al rea de contabilidad para su causacin.

Luego las legalizaciones son archivadas cronolgicamente en el archivo de

gestin con sus anexos hasta conformar un expediente y luego ser transferido al
archivo central cuando cumpla su tiempo de permanencia en el archivo central.
Archivo de gestin: las legalizaciones tienen valor contable y administrativo.
Archivo central: Investigativo.

21. Segn el Artculo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015
Los Procesos de la Gestin Documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y
trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a
largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, cada integrante debe
visitar un archivo de una entidad pblica e indagar paso a paso cules son las
actividades que se realizan en cada uno de estos procesos e ilustrarlos con
fotografas o imgenes libres de derechos de autor.

ARLEDIS HURTADO CONDE

La entidad escogida para desarrollar el siguiente ejercicio fue la Alcalda

Distrital de Barranquilla. En visita realizada que pueden evidenciar cada
proceso de gestin documental:

Planeacin: La Alcalda implementa el programa de Gestin Documental

conforme con las polticas de direccionamiento estratgico de la Administracin y
el desarrollo de los Sistemas Integrados de Gestin as como emplea el ciclo
PHVA. Actualmente se encuentra en un proceso de reingeniera del Programa
Gestin Documental y en miras de la aprobacin del PINAR. Con miras que se
ajusten los principios, procesos archivsticos a los sistemas integrados de gestin.

Produccin: Cuentan con diplomtica de las plantillas, formatos, diseo, atributos

y requisitos conforme con la Ley Antitrmite y la Directiva Presidencial de
Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Cuentan con manuales de produccin
documental basados en la GTC 185.

Gestin y trmite: Realizan

actividades que garantizan que los documentos lleguen
a
su destinatario. La distribucin se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad. Se cuenta con mecanismos de
control y verificacin de recepcin y envo de la documentacin a travs de
planillas y del software de gestin documental que han desarrollado al interior de
la entidad. Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de
trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales en los archivos de gestin de cada dependencia.

Organizacin: Tienen un personal capacitado de nivel tcnico y tecnolgico en

archivstica que realizan el proceso de clasificacin, ordenacin, apertura de
expedientes; incluyendo para ellos actividades como limpieza mecnica y
foliacin; para su posterior digitalizacin facilitando as su divulgacin, custodia y
preservacin.

Transferencia: Existe un cronograma de transferencia que se encuentra en el

archivo central y haciendo uso de las TRD se les informa a las diferentes oficinas
cundo deben trasladar su documentacin al archivo central esta actividad recibe
el nombre de transferencia primaria.

Disposicin de documentos: En este proceso se debe garantizar las condiciones

mnimas como temperatura e infraestructura encaminadas a la proteccin de los
documentos, cuentan con dos depsitos de archivos con equipos y elementos
adecuados para el almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El
almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas, para
este caso hacen uso de cajas x200 y estanteras abierta.

Preservacin a largo plazo: El proceso de preservacin a largo plazo se realiza a

travs del "Sistema Integrado de Conservacin". Los funcionarios del rea de
Gestin Documental de la Alcalda de Barranquilla reciben semestralmente
capacitaciones por parte del AGN, para luego socializarlas en toda la entidad
sobre los factores que afectan la conservacin de los soportes documentales.

Valoracin: los valores primarios y secundarios de los documentos, se

determinan en las tablas de retencin documental donde queda establecida su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Las TRD de la Alcalda de
Barranquilla estn en proceso de actualizacin ya que han surgido nuevas series
documentales que ameritan establecerles el tiempo de retencin.

FLUJOGRAMA
DIGITURNO

VENTANILLA ATENCIN AL CIUDADANO

USUARIO

ORGANIZACIN
RADICADOS
(planillas)

DIGITALIZACIN

RECOLECCIN DE

( Del material fsico al virtual, llega a la plataforma de

Gestin Documental a los Enlaces)

GESTION Y TRMITE

VALORACIN

Documentos fsicos
HISTORIAL

CONSERVACIN Y PRESERVACIN

22. Identificar all mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el
ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).

En relacin al Ciclo Vital de los documentos, la Alcalda de Barranquilla se

identifican los archivos clasificados de la siguiente manera:

Archivo de Gestin: En esta entidad se refiere a las series que se

encuentran en proceso de trmite y su consulta es permanente una vez
cumplido su tiempo de permanencia en las dependencias es transferido al
archivo central. Los proceso de gestin documental que se desarrollan son:
Produccin, Gestin y Trmite.

Archivo Central: En el se encuentra el mayor volumen de documentacin,

su organizacin responde a principio de procedencia y orden original. Los
proceso de gestin documental que se desarrollan son: Organizacin,
Transferencia y Disposicin de los documentos.

Archivo Histrico. La documentacin inactiva se encuentra en archivo

central por su valor secundario y hace parte de la historia de la entidad. Los
proceso de gestin documental que se desarrollan son: Valoracin y
Preservacin a largo plazo.

23. Reconocer cul es la unidad de correspondencia de la entidad, qu

importancia tiene y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografas).

Indudablemente la unidad de correspondencia en la Alcalda juega un papel

fundamental pues es la encargada del recibo, despacho y control de la
documentacin producida o recibida. Por ser una entidad del estado no recibe el
nombre de unidad de correspondencia sino el de ventanilla nica pero cumple las
mismas funciones. Este fue el recorrido permitido en sus instalaciones:

En ventanilla hay asignado cuatro funcionarios uno para comunicaciones internas

y las otras tres para comunicaciones externas. Estos funcionarios verifican que las
comunicaciones sean competencia de la alcalda y de la ventanilla
correspondiente, para as realizar su radicacin y registro con la finalidad de dar

inicio a los trmites; para ello en el programa se ingresan los datos tanto del que
remite como del que recibe la comunicacin, el objeto, el numero de folios, y se
especifica si la solicitud es urgente o normal, la dependencia o secretaria a quien
va dirigida y al final arroja un estique de radicado.

Las comunicaciones que ellos recopilan las recoge un funcionario dos veces en la
maana y dos en la tarde (urgentes) y la normal pasan en la maana y otra en la
tarde. Esta documentacin es trasladada a digitalizacin. All un funcionario se
encarga de los urgentes y los otros tres se reparten por secretaria para agilizar la
digitalizacin,
hacen el proceso de clasificacin tanto electrnica como
fsicamente, de organizacin y alistamiento y comienza a escanear los
documentos.

El funcionario que organiza y digitaliza los urgentes elabora una planilla de control
de salida para el mensajero. Luego de que el proceso de digitalizacin de los
documentos se ha cumplido, pasan al usuario administrador quien genera una
planilla de entrega de las comunicaciones oficiales, envindoselas a los enlaces y
superenlaces para que hagan su trmite respectivo.

Una vez cumplida la entrega de la documentacin las planillas con las firmas de
recibidos pasan al archivo a cargo del la funcionaria Lourdes quien es la
encargada de la organizacin y archivar las planillas entregadas a las
dependencias tanto las urgentes como las normales entregas a los mensajeros.

Cuando hay devoluciones

organizan las comunicaciones a devolver por
dependencia y realizan una comunicacin adjuntando el documento devuelto con
su gua y sticker de la mensajera 472, como tambin antes informan a travs del
correo electrnico dicha devolucin en una planilla en Excel, asimismo se les
informan a los funcionarios de la Alcaldia dos o tres veces al mes sobre el numero
de guas de las comunicaciones enviadas va externa, y por medio de ese sistema
se puede consultar si fue entregada o si presento alguna novedad.

23. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se
produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

c. Explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas

desde su produccin hasta su conservacin definitiva o
eliminacin.
d. Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de
estas fases o etapas.

En reas de resolver este punto, se escoge la serie Peticiones queja y reclamo:

Esta serie documental es recibida en la ventanilla nica, se verifica que sea
competencia de la entidad y es radicada. Una vez hecho este proceso pasa por el
proceso de distribucin para dar inicio al trmite. Previamente a sido digitalizada y
empieza a ser visualizada por la oficina competente en general la respuesta antes
de tener en sus manos el soporte original.
Una vez que se general la respuesta a la solicitud se enva a la unidad de
correspondencia para general el radicado de salida y entregarla al usuario.
Tanto la peticin como la respuesta es almacenada en el archivo de gestin de la
unidad que le dio respuesta a la solicitud por un tiempo de 2 aos segn tablas de
retencin documental, cumplido este tiempo pasan al archivo central y
permanecen 10 aos luego se realiza un proceso de seleccin de una muestra de
lo ms representativo para la administracin y luego se transfiere al archivo
histrico para su conservacin permanente.

CONCLUSION

Con las visitas realizadas de trabajo de campo se pudo apreciar como las
entidades buscan el cumplimiento a las normas archivsticas para este caso el
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 y la necesidad de asumir los retos de
implementar los procesos de gestin documental para as tener un mecanismo
eficaz y eficiente que permita agilizar los procesos de consulta y mejorar la
atencin al usuario o cliente. Es indispensable poner en conocimiento a los
funcionarios involucrados en el proceso de archivo los lineamientos y flujo que
tiene el documento en su ciclo vital.

Se afirma que el ciclo vital del documento est compuesto por un conjunto de
etapas o fases; la cuales se pudieron identificar en entidades del sector pblico y
privado; y como a sus vez estas se integran al sistema de Gestin Documental y
normatividad vigente mediante sus procesos.

BIBLIOGRAFIA

Pasos metodolgicos de la clasificacin documental. Disponible

http://es.scribd.com/doc/4935468/PASOS-METODOLOGICOS-PARACLASIFICAR#scribd

en:

Etapas
del
ciclo
vital
del
documento.
Disponible
en:
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/16934/mod_resource/cont
ent/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf

Gestin documental. Disponible en: www.metrotel.com