apuntes de access

1.
Creación de una Base de Datos
 Definición: Proceso inicial donde se crea una estructura para almacenar y gestionar
datos.
 Pasos:
o Abrir Access y seleccionar "Base de datos en blanco".
o Nombrar y guardar el archivo (.accdb).
o Configurar las tablas y sus campos, incluyendo tipos de datos (texto, número,
fecha, etc.).
 Detalles clave:
o Identificar correctamente las entidades y sus relaciones.
o Establecer claves primarias para garantizar unicidad.
2. Diseño de Tablas
 Definición: Tablas son el núcleo de la base de datos; almacenan datos en filas y

columnas.
 Pasos:
o Crear una nueva tabla en la vista de diseño.
o Definir nombres de campos, tipos de datos y descripciones.
o Configurar propiedades de los campos, como tamaño, valores

predeterminados y validaciones.
 Detalles clave:
o Utilizar tipos de datos adecuados para optimizar el almacenamiento.
o Evitar redundancia mediante normalización.
3. Creación de Relaciones
 Definición: Establecer vínculos entre tablas mediante claves primarias y foráneas.
 Pasos:
o Abrir el diseño de relaciones desde el menú "Herramientas de base de datos".
o Arrastrar campos entre tablas para definir relaciones.
o Configurar integridad referencial para evitar datos inconsistentes.
 Detalles clave:
o Relaciones uno a uno, uno a muchos, o muchos a muchos (estas últimas

requieren tablas intermedias).
o Usar combinaciones correctas (inner join, left join, etc.).
4. Consultas (Queries)
 Definición: Herramienta para filtrar, analizar y manipular datos almacenados.
 Tipos comunes:
o Consultas de selección: Extraer datos específicos.
o Consultas de acción: Insertar, actualizar o eliminar datos.
o Consultas de parámetros: Solicitar criterios al usuario.
 Pasos:
o Crear una nueva consulta en la vista de diseño.
o Agregar tablas o consultas existentes.
o Arrastrar campos y definir criterios de filtrado.
 Detalles clave:
o Utilizar operadores lógicos como AND, OR y BETWEEN.
o Crear expresiones calculadas utilizando funciones.
5. Creación de Formularios
 Definición: Interfaz visual para la entrada y modificación de datos.
 Pasos:
o Crear un formulario desde el asistente o manualmente en la vista diseño.
o Vincular el formulario a una tabla o consulta.
o Agregar controles como cuadros de texto, listas desplegables, botones, etc.
 Detalles clave:
o Personalizar diseño para mejorar la usabilidad.
o Validar datos de entrada para evitar errores.
6. Creación de Informes
 Definición: Generar vistas imprimibles y organizadas de los datos.
 Pasos:
o Crear un informe desde el asistente o la vista diseño.
o Seleccionar los campos que aparecerán en el informe.

o Agregar encabezados, pies de página y cálculos.
 Detalles clave:
o Usar agrupaciones y sumarios para reportes más claros.
o Formatear estilos para facilitar la lectura.
7. Automatización mediante Macros
 Definición: Automatizar tareas repetitivas o complejas mediante scripts.
 Pasos:
o Crear una nueva macro desde el panel de navegación.
o Seleccionar acciones predefinidas (abrir formulario, ejecutar consulta, etc.).
o Configurar condiciones y eventos.
 Detalles clave:
o Vincular macros a botones o eventos específicos (ej.: al abrir un formulario).
o Usar macros incrustadas o independientes.
8. Uso de VBA (Visual Basic for Applications)
 Definición: Proceso avanzado para programar funcionalidades personalizadas.
 Pasos:
o Abrir el editor de VBA desde "Herramientas de desarrollo".
o Crear módulos o procedimientos (Sub, Function).
o Escribir y depurar el código.
 Detalles clave:
o Usar eventos como OnLoad o AfterUpdate para ejecutar código.
o Integrar con otras aplicaciones de Office (Excel, Word).
9. Seguridad y Control de Acceso
 Definición: Garantizar que solo usuarios autorizados accedan a la base de datos.
 Pasos:
o Configurar contraseñas para la base de datos.
o Establecer permisos para usuarios y grupos (si se usa en un entorno

compartido).
o Usar cifrado para proteger datos sensibles.
 Detalles clave:
o Habilitar vistas restringidas para ciertos usuarios.
o Realizar copias de seguridad periódicas.
10. Optimización y Mantenimiento
 Definición: Asegurar el rendimiento óptimo de la base de datos a largo plazo.
 Pasos:
o Compactar y reparar la base de datos regularmente.
o Revisar índices para mejorar la velocidad de consultas.
o Monitorear el tamaño del archivo y realizar archivado si es necesario.
 Detalles clave:
o Identificar cuellos de botella en consultas o macros.
o Actualizar estructuras para adaptarse a cambios en los requerimientos.

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1.

Creación de una Base de Datos

o Abrir Access y seleccionar "Base de datos en blanco".

o Nombrar y guardar el archivo (.accdb).

o Identificar correctamente las entidades y sus relaciones.

o Establecer claves primarias para garantizar unicidad.

 Definición: Tablas son el núcleo de la base de datos; almacenan datos en filas y

o Crear una nueva tabla en la vista de diseño.

o Definir nombres de campos, tipos de datos y descripciones.

o Configurar propiedades de los campos, como tamaño, valores

o Utilizar tipos de datos adecuados para optimizar el almacenamiento.

o Evitar redundancia mediante normalización.

 Definición: Establecer vínculos entre tablas mediante claves primarias y foráneas.

o Abrir el diseño de relaciones desde el menú "Herramientas de base de datos".

o Arrastrar campos entre tablas para definir relaciones.

o Configurar integridad referencial para evitar datos inconsistentes.

o Relaciones uno a uno, uno a muchos, o muchos a muchos (estas últimas

 Definición: Herramienta para filtrar, analizar y manipular datos almacenados.

o Consultas de selección: Extraer datos específicos.

o Consultas de acción: Insertar, actualizar o eliminar datos.

o Consultas de parámetros: Solicitar criterios al usuario.

o Crear una nueva consulta en la vista de diseño.

o Agregar tablas o consultas existentes.

o Arrastrar campos y definir criterios de filtrado.

o Utilizar operadores lógicos como AND, OR y BETWEEN.

o Crear expresiones calculadas utilizando funciones.

 Definición: Interfaz visual para la entrada y modificación de datos.

o Crear un formulario desde el asistente o manualmente en la vista diseño.

o Vincular el formulario a una tabla o consulta.

o Agregar controles como cuadros de texto, listas desplegables, botones, etc.

o Personalizar diseño para mejorar la usabilidad.

o Validar datos de entrada para evitar errores.

 Definición: Generar vistas imprimibles y organizadas de los datos.

o Crear un informe desde el asistente o la vista diseño.

o Seleccionar los campos que aparecerán en el informe.

o Usar agrupaciones y sumarios para reportes más claros.

o Formatear estilos para facilitar la lectura.

7. Automatización mediante Macros

 Definición: Automatizar tareas repetitivas o complejas mediante scripts.

o Crear una nueva macro desde el panel de navegación.

o Seleccionar acciones predefinidas (abrir formulario, ejecutar consulta, etc.).

o Configurar condiciones y eventos.

o Vincular macros a botones o eventos específicos (ej.: al abrir un formulario).

o Usar macros incrustadas o independientes.

8. Uso de VBA (Visual Basic for Applications)

 Definición: Proceso avanzado para programar funcionalidades personalizadas.

o Abrir el editor de VBA desde "Herramientas de desarrollo".

o Crear módulos o procedimientos (Sub, Function).

o Escribir y depurar el código.

o Usar eventos como OnLoad o AfterUpdate para ejecutar código.

o Integrar con otras aplicaciones de Office (Excel, Word).

9. Seguridad y Control de Acceso

 Definición: Garantizar que solo usuarios autorizados accedan a la base de datos.

o Configurar contraseñas para la base de datos.

o Establecer permisos para usuarios y grupos (si se usa en un entorno

o Habilitar vistas restringidas para ciertos usuarios.

o Realizar copias de seguridad periódicas.

10. Optimización y Mantenimiento