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REPASO ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
El tiempo. Para los griegos era un Dios “Cronos”. Los diccionarios lo definen como “relación
que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Enciclopedia
Ilustrada Cumbre) “duración de los fenómenos…época, siglo” (Diccionario Larousse),
“duración de las cosas sujetas a mudanza” (Diccionario de la Real Academia), “aspecto
mensurable de la duración” (Diccionario de psicología). La mejor definición es la de
Aristóteles: el número, o la medida, del movimiento, según antes y después. El tiempo es la
dimensión del cambio.
El termino administración proviene del latín ad-ministrare, o ministrare, que a su vez deriva
de minister. Y minister viene de manus, que significa la mano o las manos.
Tiempo físico y tiempo psicológico. El tiempo físico es un fenómeno aplicable a la realidad
objetiva y que esta por encima de las vicisitudes de los seres humanos. El tiempo psicológico
puede considerarse una experiencia subjetiva, o vivencia, como interiorización sujeta a toda
la gama de los caracteres, los caprichos y las neurosis.
La experiencia del tiempo. El tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del
tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza, y lo sentimos y vivenciamos en nuestra
esfera corporal, psicológica y social.
Paso del tiempo: El tiempo lineal, pasado→presente→futuro
La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muere, el sujeto
inicia una nueva vida, y luego otra y otra.
Filósofo alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o ritmos en el centro del
escenario filosófico. Interpretó la historia no como una mera sucesión de fenómenos que
estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y complejísimo campo de
fuerzas. La interacción de ellas, predominando en diversos momentos unas u otras, crea una
dialéctica cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis.
Ladrones del tiempo. Entendemos por enemigo o desperdiciador del tiempo a cualquier
circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o que simplemente nos
apara de nuestros valores.
Ejemplos:
EXTERNOS= Interrupciones del teléfono, interrupciones por visitas inesperadas, mobiliario
incomodo, incapacidad de los subalternos, falta de información adecuada, exceso de
reuniones, liderazgo deficiente, tramites excesivos (burocracia), ruidos y distractores
visuales, sistemas de comunicación deficientes.
INTERNOS= No saber decir “no”, querer acaparar actividades por no saber delegarlas,
sobreestimar las propias capacidades, subestimar las propias capacidades, aplazar; dejar las
cosas para después, indisciplina en el cumplimiento de los propios planes, confusión y
desorden en la propia oficina, falta de motivación; indiferencia, tensión y preocupaciones,
obsesión por lo trivial; meticulosidad, inconstancia; hábito de dejar tareas inconclusas.
Gerry Achenbch, director de la cadena de supermercados Piggly Wiggly Southern lo expresa
con clarisas: “Quien elige vivir una vida plena, debe comprender la importancia del tiempo
y de la autodisciplina. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente
disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para
hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque no son más
fáciles o agradables. Enfrentándonos a los asuntos en vez de posponerlos, tendremos más
tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos
nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar
su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo.
Proceso de administración. 1- Planeación, 2- Organización, 3- Operación, 4-Control.
Principios de administración del tiempo. Principios generales: teóricos.
• El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equitativamente a pobres y

ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo el mundo dispone de todo
el tiempo que hay, ni más ni menos.
• Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de
las personas no sabemos de manera exacta cómo lo estamos administrando.
• La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin
pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato
(objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto
plazo).
• Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo
disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.
• Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda la
programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los
imprevistos.
• En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante (lo urgente
es lo que exige atención inmediata). La tiranía de lo urgente hace postergar los
objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en
exceso a los problemas como si todos fueran crisis.
• El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo
de esfuerzo.
• Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y
dejarlos de lado redunda en un ahorro de tiempo y de energía (principio del
descuido calculado).
• El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo el
tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género.
• Hoy es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las
personas y de las organizaciones (alrededor de 80%), y qué actividades que rinden
mucho consuman poco tiempo (alrededor de 20%). Este principio es conocido como
“la regla de 80/20”.
Mitos:
El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la
ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más… para no llegar a
ninguna parte.
El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en
todo” invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos
los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía en el desempeño laboral: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Hoy se centra el interés en trabajar más en
vez de trabajar mejor.
El mito de la solución de problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a encontrar
soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que en el
manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los
planteamientos correctos, tan difíciles de lograr.
El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo mediante soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que debe emplearse en asuntos difíciles, tratándolos de
manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo mundo, listo
siempre para dialogar”, convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor
de quienes andan buscando cómo matar el tiempo.
Principios sobre el tiempo del ejecutivo:
• Cada hora empleada emplea en planear ahorrará tres o cuatro más al momento de
la ejecución, además de que los resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, hoy empezando en el
extremo opuesto de los objetivos vitales y preguntándose “¿qué es lo que tengo que
-y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se
manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad de la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización
demasiado correcta de tareas que no son las que se tienen que hacer.
• Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos
se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o principio
de Pareto. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales
a la importancia de las tareas.
• No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar
soluciones, cerciorarse de tener bien definido el problema. Podría ser muy
aconsejable inscribirse en algún seminario de manejo creativo de problemas.
• En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto la responsabilidad
como la autoridad correspondiente. Si se hacen las cosas a medias, no se logra la
auténtica liberación del tiempo.
• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no
interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con
“horas de privacía”.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo
cuando prevalecen la claridad, la concesión de los mensajes y la retroalimentación o
feedback.
• Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto más tiempo se debe asignar,
proporcionalmente, a la planeación.
• Concentrarse en las oportunidades antes que en los problemas. Recordar que
“aquellos que viven sepultados en los problemas dejan pasar de largo las
oportunidades”.
• Mejorar la administración del tiempo, no sólo en algunos sino en todos los niveles
de la organización.
• Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar, tener y mantener
a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio de la visibilidad).
• Consistiendo la gerencia en la responsabilidad y el arte de lograr objetivos mediante
otras personas, el mejor aliado del tiempo es la capacidad de llevar buenas
relaciones con el personal. Es aconsejable capacitarse en los temas de Relaciones
humanas, Motivación, Manejo de conflictos, Integración de quipos y Desarrollo de
la creatividad.
• Hacer altamente funcional el equipo “jefe-secretaria”.
El equipo jefe-secretaria. La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del
ejecutivo. Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo
con esto, le comete ser la protectora de su tiempo. Esta responsabilidad la coloca dentro del
equipo administrativo, como parte integrante, y le concede facultad y responsabilidad para:
• Filtrar las llamas y las visitas.

• Filtrar la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y otros
documentos.
• Preparar memoranda para las reuniones.
• Asistir a la mayoría de las reuniones.
• Mantenerse enterada de los planes y compromisos del jefe.
Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación que le permita
considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe. Conviene a éste conversas
periódicamente con ella sobre cómo van los asuntos de la oficina, enterarla de sus propias
intenciones y enterarse de las de ella.
Dos tipos de mal uso del tiempo:
1. Por vaciedad (falta de actividad). Las personas que viven sin objetivos, sin ideales,
matando el tiempo, se exponen a efectos patológicos que en general resultan poco
visibles en la juventud, pero que hacen crisis en la segunda mitad de la vida,
tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial, hastío de la
vida y la tristeza honda de las manos vacías. Dicha crisis se fragua alrededor de los
45 años, cuando se define la vivencia de que la vida pasa volando y de que la frase
más fuerte ya se quedó atrás para siempre. De aquí a de la depresión el paso es muy
corto.
2. Por congestión (sobreactividad). Es el peligro de los líderes, de los organizadores, de
muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados
por un mundo de presiones: diluvios de información, agenda saturada de
compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias de estatus
social, etc. Se habla entonces del estrés, esta palabra de origen inglés conjuga dos
fenómenos diferentes: por una parte, jalar, estirar: y por la otra, comprimir, apretar.
De este modo fusiona el significado de dos palabras españolas: tensión y presión.
Las manifestaciones más conocidas son hipertensión, úlcera gástrica, colitis, jaqueca,
enfermedades cutáneas y propensión al infarto y en el plano psíquico, irritabilidad,
susceptibilidad, obsesividad, tendencia a la suspicacia, así como incapacidad de
relajarse y de disfrutar.
Decálogo de administración del tiempo.
1. El tiempo es un recurso no renovable. Rechazar la ilusión de que se puede recuperar
el tiempo perdido.
2. Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo
lo estas gastando actualmente.
3. Desde el momento en que lo organizas, el tiempo es un amigo y un aliado. Para el
jefe es un activo. La sabiduría popular dice “El tiempo es oro”.
4. El tiempo no vuela. La escasez del tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo
mal. El mejor generador del tiempo es la buena administración.
5. Los peores “ladrones” del tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión,
perder de vista los objetivo y concentrase en las actividades, confundir lo importante
con lo urgente.
6. La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de equipo. El
trabajo en grupo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización.
Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda
una organización.
7. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que
preocuparse más por trabajar inteligentemente que arduamente. El tiempo que un
ejecutivo debe dedicar a la planeación aumenta en la medida en que sube su nivel
jerárquico.
8. Antes de abandonar la oficina, emplea los últimos minutos en planear por escrito la
jornada siguiente para ahorrar varias horas.
9. Todo ejecutivo debe planear periodos de concentración ininterrumpida. La
secretaría es la clave para el uso efectivo del tiempo, pues es la protectora del
mismo.
10. Lo importante en la vida no es hacer lo que se quiere, sino querer lo que se hace.

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• El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equitativamente a pobres y

• Filtrar las llamas y las visitas.

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