Módulo “Planificación y Organización del Trabajo

MATERIAL DE APOYO

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 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO Y ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

1. LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Objetivo general:

Optimizar el buen manejo del tiempo como un recurso indispensable para el

cumplimiento de las diversas actividades.

Temario:

1. Definición del tiempo.

2. ¿Qué significa la administración del tiempo?
3. El tiempo como recurso.
4. Proceso de análisis del uso del tiempo y su administración.

Es cierto que el concepto del tiempo forma parte de los temas de discusión cotidiana,
cuántas veces hemos decir, “qué rápido pasa el tiempo”, “no tengo tiempo” y sobre
todo “los tiempos pasados siempre fueron mejores”, y nos cuestionamos cómo otras
personas tienen tiempo de hacer cosas que nosotros ni en sueños podíamos ejecutar,
como hacer ejercicio, ejecutar un instrumento musical o acudir a un instituto a
aprender un nuevo idioma. Sin embargo, un hecho es real, todos tenemos o contamos
con 24 horas, 1440 minutos, o lo que es lo mismo 86400 segundos al día. Así que no nos
queda más remedio que aprender a aprovecharlo.

Existen muchas maneras de definir el

tiempo.

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Definición de tiempo, según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua,
(edición 2001):

Proviene del latín Tempus

1. Duración de las cosas sujetas a cambio o de los seres cuya existencia no es infinita: Le
preocupaba el paso del tiempo.2. Período o espacio cuya duración se especifica; si no se
determina, se entiende que es largo: Este trabajo les llevará poco tiempo. Hace tiempo
que no nos vemos.3. Período o espacio del que se dispone para algo: No tengo tiempo
para ocuparme de ello. 4. Momento oportuno para alguna cosa: Todo se hará a su
debido tiempo. Llegó antes de tiempo. 5. Época durante la cual ocurre alguna cosa, vive
una determinada persona, o está caracterizada por ciertas condiciones: Se conocieron
en tiempos de guerra. Aquéllos eran otros tiempos.

Del mismo modo, encontramos diversos usos cotidianos del concepto tiempo, por
ejemplo:

1. Al correr del tiempo

2. Al mismo tiempo
3. A tiempo
4. Andando el tiempo
5. Con el tiempo
6. Confiar en el tiempo
7. Dar tiempo
8. Dar tiempo al tiempo
9. Perder el tiempo
10. Tomarse tiempo

¿Cómo percibe el tiempo?

Reflexione y determine cuál es su manera personal de percibir el tiempo, y señale por

qué.

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En resumen debemos preguntarnos:

a) ¿Puede mi cambio de actitud hacia el tiempo, mejorar mis niveles de desempeño?

b) ¿Conozco cómo se puede mejorar la administración del tiempo y sacarle el mejor

provecho posible?

La respuesta es sí, veamos ahora como se define la administración del tiempo

¿Qué significa la administración del tiempo?

La administración del tiempo se define como:

El conjunto de conocimientos y habilidades para planear, organizar, dirigir y

controlar las actividades que una persona realiza.

Es necesario señalar un hecho interesante, hay una relación entre la actitud de una
persona hacia el tiempo y hacia el logro de sus metas y la manera en la que sincroniza su
reloj: “Las investigaciones realizadas tienden a demostrar que las personas altamente
motivadas hacia el logro suelen portar el reloj adelantado... El tiempo corre más aprisa
para aquel los individuos que tienen alta necesidad de logro. Ellos, por así decirlo, se
adelantan un poquito a sí mismos, adelantando los relojes”

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2. LOS 14 MITOS DEL TIEMPO

1. El mito de la actividad: los ejecutivos más activos hacen más cosas.

Se tiende a confundir la actividad con los resultados. Los trabajadores inseguros tienden
a trabajar con frecuencia a niveles de energía inversamente proporcionales a la
seguridad que tienen y la confianza en los resultados.

2. El mito del nivel de decisión: las decisiones deben tomarse en lo más alto de la
organización.

Falso, las decisiones deben tomarse en dónde se suceden los problemas. Se pierde
valioso tiempo si esperamos que la gerencia o el jefe tome todas las decisiones que por
nuestro puesto nos corresponde tomar.

3. El mito de demorar las decisiones: la demora indica la calidad en las decisiones;

muchas veces sólo se pospone la decisión para evitar el compromiso que cada una
conlleva.

4. El mito de la delegación: ahorra tiempo.

Es valido si pensamos en el tiempo que se debe invertir en capacitar a las personas, pero
es necesario subrayar que cuando se delega la responsabilidad final, ésta recae en
nosotros, no importa quién haya hecho el trabajo.

5. El mito de la eficiencia

La eficiencia es optimizar los resultados o lograr los mejores resultados con el menor
gasto de recursos, incluyendo el tiempo.

6. El mito del trabajo duro

La clave es trabajar inteligentemente y no arduamente.

7. El mito de la omnipotencia

Se cree que haciendo los trabajos usted mismo, los trabajos se hacen rápidamente y
mejor.

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8. El mito del ejecutivo con exceso de trabajo

Se creen ser indispensables y piensan que la organización no funcionará sin su atención

continua, son perfeccionistas en exceso, lo que les impone demandas irreales sobre ellos
mismos y sobre la gente que trabaja con ellos.

9. El mito de la “puertas abiertas”

Nada más efectivo que la planeación de citas para ver a la gente con la que se trabaja.

10. El mito de la identificación del problema

Se pierde mucho esfuerzo y tiempo resolviendo problemas equivocados. De ahí que un

problema bien planteado (por lo tanto identificado) está resuelto en un 50%.

11. El mito de ahorrar tiempo

Técnicamente no puede ahorrarse, cada cosa tienen su necesidades temporales, ser
eficiente en la realización de las mismas es la clave.

12. El mito de la escasez de tiempo

El problema no está en el tiempo, sino la forma en la que lo utilizamos y que pensamos
que es limitado en nosotros y no en los demás.

13. El mito de que el tiempo vuela

Una de las pocas constantes del universo es el tiempo. Por medio de una planificación
inadecuada y otros errores administrativos similares, nos estamos quedando con mucho
que hacer en muy poco tiempo.

14. El mito de que el tiempo está en nuestra contra

El tiempo es nuestro aliado desde el momento en que lo organicemos.

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¿Cuáles son mis mitos?

Determine ¿En qué mitos se mueve y qué piensa hacer para romperlos?

Mito Compromiso
El mito de la actividad.

El mito del nivel de decisión

El mito de demorar las decisiones

El mito de la delegación

El mito de la eficiencia

El mito del trabajo duro

El mito del ejecutivo con exceso de trabajo

El mito de la puerta abierta

El mito de la identificación del problema

El mito de ahorrar el tiempo

El mito de que el tiempo vuela

El mito de que el tiempo está en nuestra

contra

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El tiempo como recurso

Respondamos estas preguntas:

• ¿Es escaso?
• ¿Va con tú personalidad?
• ¿Seremos capaces de cambiar?

Los recursos con los que cuenta

¿Cuáles son los recursos con los que usted cuenta actualmente, para desarrollar las
acciones que lo llevaran a lograr sus metas?

Recursos Lista

Humanos

Afectivos

Económicos

Intelectuales

Otros

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El concepto del tiempo ha cambiado y ahora se le considera un recurso, y no un recurso
cualquiera, sino el recurso más crítico, tanto así que en el panorama gerencial “la
minimización de las demandas sobre el tiempo del ejecutivo merece en la actualidad
tanta atención como la maximización de las ganancias” (Mackenzie)

El verdadero significado del tiempo es:

Utilizar eficientemente los recursos que se poseen, incluyendo el tiempo, de tal

modo que se puedan alcanzar con eficacia las metas importantes.

3. PROCESO DE ANÁLISIS DE USO DEL TIEMPO Y SU ADMINISTRACIÓN

Analicemos el proceso en 4 etapas:

1. Compromiso

2. Análisis

3. Planeación: Metas

4. Seguimiento y nuevo análisis

1. Compromiso:
El mal hábito de desperdiciar el tiempo es como librarse de cualquier otro mal hábito.

2. Análisis:
Debes averiguar cómo y dónde gastas el tiempo

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¿Qué tal maneja su tiempo?

Rodee con un círculo la cifra, entre N (nunca) y S (siempre), que mejor refleje su
comportamiento habitual.
N S
1. ¿Tiene claras las metas que desea alcanzar en la vida, tanto en lo personal 0 1 2 3
como en lo laboral?
2. ¿Las ha definido claramente? 0 1 2 3
3. ¿Las ha escrito para aumentar su compromiso? 0 1 2 3
4. ¿Decide de antemano lo que quiere alcanzar en su jornada? 0 1 2 3
5. ¿Puede encontrar períodos de tiempo sin interrupciones cuando los necesita? 0 1 2 3
6. ¿Soporta en su trabajo crisis repetitivas? 3 2 1 0
7. ¿Contesta al teléfono cuando tiene algo importante entre manos (una reunión, 3 2 1 0
una visita o una tarea personal clave)?
8. Cuando lo hacen esperar, ¿sabe utilizar eficazmente ese tiempo, inútil en 0 1 2 3
principio?
9. ¿Utiliza el trabajo y la ayuda de otros, y delega en ellos todo lo posible? 0 1 2 3
10. ¿Le pasan quienes trabajan con usted sus tareas y decisiones? 3 2 1 0
11. ¿Dedica tiempo a diario a pensar acerca de lo que está haciendo y para qué lo 0 1 2 3
hace?
12. ¿Dedica suficiente tiempo al entrenamiento y desarrollo de su equipo? 0 1 2 3
13. ¿Está su entorno de trabajo bien organizado y en orden? 0 1 2 3
14. ¿Sufre ansiedades y tensiones en su trabajo? 3 2 1 0
15. ¿Asiste a reuniones que sólo le ocasionan pérdida de tiempo? 3 2 1 0
16. ¿Tiene tendencia a dejar las cosas para luego y posponer la toma de 0 1 2 3
decisiones?
17. ¿Aborda los asuntos en orden de importancia? 3 2 1 0
18. ¿Hace perder tiempo a otros con su falta de puntualidad? 3 2 1 0
19. ¿Respeta los plazos y termina las cosas a su tiempo? 0 1 2 3
20. ¿Sabe cuáles son las actividades con las que logra alcanzar la mayoría de sus 0 1 2 3
objetivos?
21. ¿Ha podido reducir sus actividades poco útiles? 0 1 2 3
22. ¿Controla eficazmente las interrupciones y visitas inoportunas? 0 1 2 3
23. ¿Es capaz de estar al día en sus lecturas profesionales? 0 1 2 3
24. ¿Ha aprendido a decir que NO cuando le interesa hacerlo? 0 1 2 3
25. ¿Se siente realmente dueño de su tiempo, de su trabajo y de su vida? 0 1 2 3
TOTAL

Sume las cifras marcadas. A menor puntuación, mayor necesidad de mejorar. A partir de
55 la puntuación es excelente.

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Los saboteadores de tiempo

Marque en la primera línea de la derecha los saboteadores de tiempo que considere son su
problema y en la segunda línea ordénelos a fin de determinar un plan para resolverlos.

X Orden Saboteador Plan para resolverlo

Interrupciones
telefónicas
Visitantes
inesperados
Reuniones
(programadas
como no programadas)
Crisis

Falta de objetivos,
prioridades y
plazos
Escritorio
amontonado y
desorganización
personal
Delegación
ineficaz e
participación en
cosas rutinarias y
detalles
Tratar de abarcar
demasiado al
mismo tiempo y
estimados de
tiempos irreales
Falta de
comunicaciones
claras o
instrucciones
Información
inadecuada,
imprecisa y
retardada
Indecisión y
posponer
innecesariamente
Responsabilidad y
autoridad confusas
Incapacidad de
decir “no”
Dejar trabajos sin
terminar
Falta de autodisciplina

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3. Planeación:

• Siempre exige planeación.

• Utilice la agenda.

Podemos utilizar como herramienta de análisis para la planeación los consejos dados por
Peter Druker en el que señala que:

1. Haga un análisis cronológico de todas sus actividades por 15 días

2. Anote cada cosa que haga y la estimación de tiempo invertido
3. No espere a mañana para anotar las actividades del día anterior

Con esta información hagámonos las siguientes tres preguntas:

1. ¿Qué asunto no necesita hacerse?
2. ¿Qué asunto puede ser ejecutado por otra persona?
3. ¿Qué hago yo que provoca que los demás desperdicien su tiempo?

3.1 Establecer metas y clasificarlas:

• Laborales

• Familiares

• Personales

• Comunidad

• etcétera

Recuerde que deben ser realistas y ponerlas en orden de

prioridad

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4. Seguimiento y nuevo análisis:

• Evaluar resultados y volver a planear.

Características de los ejecutivos exitosos, que se aplican perfectamente a los asistentes

ejecutivos.

1. La capacidad para hacerlo ahora.

2. La capacidad para delegar la responsabilidad en la persona más calificada.

3. Deseo de emplear parte del tiempo en apoyar, alentar y mostrar interés para con sus
subalternos.

4. La capacidad para separar los asuntos críticos que requieren una decisión

5. El rehusarse a perder el tiempo en lo “imposible”.

6. Se proyecta hacia el futuro.

7. Posee gran sentido del tiempo. Llega a rápidas conclusiones.

8. Posee sentido real del tiempo que pasa (realista)

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4. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Objetivo general:

Reconocer la importancia del uso de la agenda, la planeación de actividades y

reuniones.

Temario:

1. Importancia de la planeación y la organización de actividades.

2. El uso de la agenda.

3. Organización de reuniones y actividades.

La planeación es la base del éxito laboral, yo pienso que a la mayoría de nosotros nos
gustaría ejercer mas control sobre nuestras vidas, y no sólo me refiero al ámbito
profesional, sino también al personal, por ello es muy importante aprender a planear las
actividades que realiza cotidianamente

Cuántas veces hemos escuchado o dicho que no tenemos tiempo para nada, pero
realmente la respuesta correcta, es que no hemos destinado dentro de la planeación, un
espacio para algunas actividades que hemos postergado bajo argumento de “no tengo
tiempo”.

1. LA PLANEACIÓN

1.1 La importancia de la planeación

Comencemos definiendo el concepto eje de nuestro curso desde el punto de vista

general:

Planear: Trazar o formar el plan de una

obra.

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La planeación es una actividad que da previamente las respuestas a las interrogantes:

¿Qué? Defina lo que quiere hacerse. A lo que se desea dedicar.

¿Cómo? Defina qué actividades se van a realizar
¿Cuándo? Defina el tiempo.
¿Quién? Defina quién o quiénes harán el trabajo.
¿Para qué? Defina las razones de la o las actividades.
¿Dónde? Defina el lugar dónde se llevarán a cabo.

La planeación puede recurrir a medios que nos faciliten el trabajo, entre los que se
destaca el uso de la agenda.

2. EL USO DE LA AGENDA.

Reflexión del uso de la agenda

Antes de comenzar con el tema... analice la siguiente afirmación:

¿Qué sería de mí sin mi agenda?

Claro que la memoria es un don maravilloso que nos dio la vida, pero cuando sólo
queremos depender de ella, las cosas se ponen feas.

Definamos el concepto agenda:

• La agenda es: un libro “diario”, con los días del año impresos en las páginas,
dejando espacio en blanco suficiente, en cada día, para tomar notas.
• La más usada es la de escritorio.
• Puede ser de papel o electrónica.

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Los usos y aplicaciones de la agenda.

Antes de seguir, hagamos una lluvia de ideas sobre los usos y aplicaciones de la agenda.

La agenda me permite:

1.- ________________________________________________________

2.-_________________________________________________________

3.-_________________________________________________________

4.-_________________________________________________________

5.-_________________________________________________________

6.-_________________________________________________________

7.-_________________________________________________________

8.-_________________________________________________________

9.-_________________________________________________________

10.-________________________________________________________

En otras palabras la agenda es:

Es un “recordatorio a la vista” de asuntos pendientes, tareas a realizar, compromisos,

citas, visitas, llamadas telefónicas, correspondencia pendiente, temario de reuniones,
sugerencias o ideas, entre otros.

Además es:

En suma, un sistema de control y de previsión de todas las tareas a cargo del asistente
ejecutivo y de cualquier persona exitosa.

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Pero además de planear las actividades la agenda es multifuncional, ya que nos permite:

1. Tomar nota diaria de citas y visitas que han de tener durante el día, especificando la
hora.
2. Anotar la correspondencia que ha de ser contestada.
3. Registrar llamadas telefónicas que deben hacerse durante el día y a cierta hora.
4. Ideas que puede sugerir o poner en marcha para mejorar los sistemas existentes,
etcétera.

Por lo que la agenda además de ser un valioso instrumento, también nos exige cierta
disciplina para su uso, por lo que la agenda entonces:

• Ha de llevarse al día.

• Ha de estar al día.

• Debe revisarse a cada momento y ser un instrumento de planeación y de control.

• Debe estar en sincronía con la del jefe

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Exigencias de la agenda.

De las exigencias anteriores definidas, ¿cuáles lleva de manera poco efectivas? y ¿qué
acciones podría llevar a cabo para solucionarlas?

Exigencias Si / No Compromiso
Ha de llevarse al día.
Ha de estar al día.
Debe revisarse a cada
momento y ser un
instrumento de planeación
y de control.
Debe estar en sincronía con
la del jefe.

3. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y ACTIVIDADES.

Nadie admite de forma abierta que se está planificando la forma de fracasar y, sin
embargo, mucha gente va por la vida sin un plan. Si usted es una de esas personas que
no manejan la agenda y no hace planes, que no se marca objetivos o que no prepara una
lista diaria de cosas por hacer, lo que sí hace es planificar su fracaso.

Es por esto que debemos preparar una lista diaria, pensando en cada uno de los
siguientes aspectos.

Elaboración de la lista diaria.

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Haga una evaluación personal en cada uno de los siguientes aspectos, y señale cómo se
comporta usted en cada uno de ellos.

Aspecto Comentario

1. Adquiera el hábito de preparar la lista

todos los días.

2. Sea realista: reconozca las limitaciones

impuestas por muchos factores.

3. No recargue los programas.

4. Deje margen de tiempo.

5. Revise la lista cada mañana.

6. Añada nuevos asuntos cada día.

7. Antes de empezar diga ¿por qué yo?

Y delegue.

8. Agrupe las actividades para ser más

eficiente.

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Cómo tratar las actividades de alto rendimiento:

1. Organice el día en torno a las actividades de alto rendimiento; asigne las de menor
importancia a su “tiempo libre”.

2. Manténgase centrado, aparte las distracciones y tenga en mente la meta.

3. Establezca una fecha límite, especifíquela.

4. Fraccione los proyectos grandes en unidades menores.

5. Consiga ayuda.

6. Aproveche las horas de máximo rendimiento.

7. Prémiese a sí mismo. Motívese.

8. Comprométase con lo que hace.

Una vez que hemos identificado las actividades de alto rendimiento, es tiempo de echar
un vistazo a las que más tiempo nos quitan, las actividades de bajo rendimiento, que son
de todas maneras, un mal necesario.

Cómo tratar a las actividades de bajo rendimiento.

1. Deléguelas.
2. Negócielas con algún otro.
3. Sistematícelas. Use listas de control y un buen archivo.
4. Rebaje las normas de calidad
5. Ignórelas
6. Agrúpelas: haga archivo, llamadas, etc. a una hora determinada.

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