Planificacin y gestin de proyectos con MS Project

Microsoft Project 2010

PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Planificacin Fijar objetivos generales y asignar recursos
Especificar actividades, estimar su duracin, asignar recursos a cada una, determinar relaciones de precedencia.

Programacin

Supervisin, seguimiento Control

Administracin de proyectos
Proceso de Planear, Organizar y Administrar Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo.

TRIANGULO DEL PROYECTO

Office Project Professional 2010, considera tres factores que conforman cada proyecto:

 Tringulo del proyecto

TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. MBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlo

Administracin proyectos
Fases
Crear un PLAN realista del proyecto. Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios. Comunicacin de los resultados y el progreso. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto

Gestionar el Proyecto
Ajustar el Proyecto Comunicar el Proceso

Seguimiento del Proceso

Comunicar los Cambios en la Programacin

Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto

Proyectos varian en tamao y alcance:

Lanzamiento transbordador NASA Construir un bote Construir un hospital Remodelacin de un edificio Planear una fiesta o boda Organizar olimpiadas Desarrollar un nuevo software Obtener un titulo

Qu es un proyecto?

Tiene un Objetivo bien identificado. Serie tareas o actividades dependientes. Cada actividad tiene periodo de duracin. Se puede identificar actividades que son prerrequisitos para iniciar otras actividades. Es nico. Utiliza varios recursos. Tiene un inicio y un final. Tiene un cliente. Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

Qu es Microsoft Project?
Es una herramienta que permite planear sistemticamente las fases y tareas de un proyecto Microsoft Project le permitir:
Organizar la lista de actividades en una estructura jerrquica. Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la grfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.

Versiones de MS Project
Project Standard 2003, esta orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar informacin de los proyectos. Project Professional 2003, es una versin que posee todas las caractersticas de la versin estandar y adems puede ser utilizado con Project Server provee ms funcionalidad de planeacin y comunicacin. Project Server 2003, esta orientado a trabajar en una intranet, permite colaboracin, reportes de Project Web Access, esta orientado a trabajar desde internet explorer.

 La familia de productos Microsoft Office Project 2007 ofrece una gama de herramientas de software con una gran variedad de mtodos para administrar el trabajo, los niveles de madurez de procesos y los objetivos empresariales Microsoft Office Project versin 2010 aplica procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Novedades de Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 presenta una interfaz nueva y llamativa. Entre las opciones avanzadas, contiene nuevas mejoras en programacin, administracin de tareas y visualizacin que le proporcionan un mayor control sobre la forma de administrar y presentar sus proyectos.

Definir el proyecto.

 Herramienta de Planificacin, gestin y seguimiento de proyectos

Definicin tareas, recursos Asignacin de recursos a tareas Definicin de costos Resolucin de sobreasignaciones Seguimiento de proyectos Comunicacin entre el equipo e informes

En que nos ayuda MS Project?

Es la forma de simplificar las dificultades durante la planificacin, diseo, administracin y evaluacin de proyectos es el MS Project.

Microsoft Project
La primera actividad consiste en determinar las fechas de inicio y fin del proyecto as como especificar opciones del calendario, como das y horas laborales, etc. La parte ms importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a travs de un diagrama de planeacin tambin se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project
Los hitos son puntos clave en la lnea del tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo. Lo ms difcil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemtica del proyecto as como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project
Los recursos pueden ser distintas ndoles:
Grupos de Personas Equipamiento Instalaciones Costos

De las tareas la parte ms importante es la vinculacin de las tareas. La frmula mgica de la gestin de proyectos es:
Trabajo = Duracin * Unidades.

Ventana MS Project

Con Microsoft Project

Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y vinculaciones La duracin de una actividad se puede establecer en minutos, horas, das o semanas Posee un calendario en el cual pueden definirse los das y horas laborales de todo el proyecto La vinculacin entre tareas puede hacerse mediante el ingreso de sus precedencias inmediatas, o a travs de la tabla de Gantt que construye Microsoft Project Permite distintos tipos de vinculacin entre actividades (fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos

VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, grfico de barras. TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas. FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos especficos.

Distintas visualizaciones del proyecto

1
Haga un click en View>>View Bar

Aparece la barra de Herramientas en la parte izquierda de la pantalla

Opciones de visualizacin
Barra de vistas

Una vista es un formato en donde se puede introducir y visualizar informacin de un proyecto. La vista por defecto es el diagrama de Gantt

VER LOS DATOS VISTAS Permiten especificar, organizar y examinar la informacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas.

Los diagramas o los grficos: Representan la informacin

grficamente.
Diagrama de Gantt, Diagrama de Red o de Pert, Grfico de Recursos y Calendario.

Hojas: Representan la informacin en Filas y Columnas. Cada

Fila contiene informacin acerca de las tareas o recursos especficos. Cada Columna contiene un campo en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o recursos.

Formularios: Representan la informacin en un formato similar

al de un formulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una Tarea o de un Recurso individual.

Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt
Creador Henry L. Gantt Es una ayuda grfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo
representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duracin. La posicin del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

LOS GRFICOS GANTT

En unos ejes de coordenadas se representan las actividades de un proyecto en forma de barras con la extensin de su duracin. En las ordenadas se representan las actividades. Teniendo en cuenta precedencias. En las abcisas el tiempo. Sirve para calcular la duracin del proyecto y para el control del mismo.

Los grficos Gantt

Actividades A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo

Qu es una actividad?
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser:
Especficas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

Desglose de tareas:
Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables antes de proceder a su planificacin y puesta en marcha. Una representacin de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Actividades
Duracin de las tareas:
se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT
Representacin estructurada de las tareas Las actividades que no aparecen en el EDT estn fuera del alcance del proyecto A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un cdigo nico, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma ms cmoda

Los grficos Gantt

Actividades A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 Tiempo En la quinta semana controlamos cmo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto
terminado

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Nombre de tarea Planeamiento de proy ecto Anlisis de requerimientos Determinacin del objetiv o Formacin de grupo de trabajo Anlisis de requerimiento Inf orme de av ance

30 ene '00 06 f eb '00 13 f eb '00 20 f eb '00 Duracin D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V 2 das TERESA ABARCA SILVA 2 das 3 das 2 das 2 das 2 das 1 da TERESA ABARCA SILVA TERESA ABARCA SILVA TERESA ABARCA SILVA TERESA ABARCA SILV TERESA ABARCA SILVA TERESA ABARCA SILVA

Determinacin de Requerimientos

Rev isin y elaboracin del inf orme 2 das Ajuste de proy ecto Inf orme de av ance 5 das 3 das

TERE

Recopilacin de informacin detallado 9 das Inf . de documentacin de trabajo 2 das Inf . Plan de Proy ecto Redaccin del Informe Final Rev isin General y Final Inf orme Final 2 das 2 das 1 da 1 da

Cmo programa Microsoft Project?

Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo ms importante cada TAREA se programa as: -->Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Duracin: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est realizada. Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignacin.

Cmo programa Microsoft Project?

Lo ms importante cada TAREA se programa as: Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso Ejemplo:
Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, se tiene: El trabajo de cada recurso es de 16 horas (2 das * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es de 24 horas al da ( 3 pintores * 8 horas) La Duracin es de 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas)

Dependencias entre tareas

Fin a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Comienzo Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo t

Tareas finalizan mismo t

Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora

CALENDARIO

domingo 30

lunes 31

martes 01

mircoles 02

jueves 03

viernes 04

sbado 05

Planeamiento de proy ecto, 2 das

Anlisis de requerimientos, 2 das Determinacin del objetivo, 3 das

06

07

08

09

10

11 Inf orme de avance, 2 das

12

Determinacin del objetivo, 3 das Anlisis de requerimiento, 2 das 13 Inf orme de avance, 2 das Determinacin de Requerimientos, 1 da 14 15 16 17 18 19

Revisin y elaboracin del inf orme, 2 das

20

21

22

23

24

25

26

Ajuste de proyecto, 5 das Inf orme de avance, 3 das

DIAGRAMA PERT

Planeamientode proy ecto 1 2 das

ma 01/02/00 mi 02/02/00

Anlisis de requerimientos 2 2 das ju 03/02/00 v i 04/02/00

Determinacindel objetiv o 3 3 das

v i 04/02/00 ma 08/02/00

Visualizacin de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED) Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (tambin denominado nodo) y la lnea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama de red muestra una lnea diagonal sobre las tareas en curso y lneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas. Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red para mostrar nicamente las tareas que desee ver. Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas. Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada tambin se guarda con el proyecto.

GANTT DE SEGUIMIENTO

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Nombre de tarea Planeamiento de proy ecto Anlisis de requerimientos Determinacin del objetiv o Formacin de grupo de trabajo Anlisis de requerimiento Inf orme de av ance

06 f eb '00 13 f eb '00 20 f eb '00 27 f e Duracin M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L 2 das 85% 2 das 3 das 2 das 2 das 2 das 1 da 85% 100% 80% 100% 95% 90% 100% 100%

Determinacin de Requerimientos

Rev isin y elaboracin del inf orme 2 das Ajuste de proy ecto Inf orme de av ance 5 das 3 das

Recopilacin de informacin detallado 9 das Inf . de documentacin de trabajo 2 das Inf . Plan de Proy ecto Redaccin del Informe Final Rev isin General y Final Inf orme Final 2 das 2 das 1 da 1 da

USO DE TAREAS

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Nombre de tarea Trabajo Planeamiento de proy ecto 16 horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Anlisis de requerimientos 16 horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Determinacin del objetivo 24 horas TERESA ABARCA SILVA24 horas Formacin de grupo de trabajo 16 horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Anlisis de requerimiento 16 horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Inf orme de avance 16 horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Determinacin de Requerimientos 8 horas TERESA ABARCA SILVA 8 horas Revisin y elaboracin del inf16 orme horas TERESA ABARCA SILVA16 horas Ajuste de proyecto 40 horas TERESA ABARCA SILVA40 horas Inf orme de avance 24 horas TERESA ABARCA SILVA24 horas Recopilacin de inf ormacin detallado 72 horas

Detalles Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab. Trab.

19 mar '00 D L

8h 8h

8h 8h

GRFICO DE RECURSOS

J 200% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20%

19 mar '00 D

26 mar '0 D

Recursos asignados:

200%

100% Asignado:

TERESA ABARCA SILVA

Sobreasignado:

HOJA DE RECURSOS

Id 1

Nombre del recurso Iniciales TERESA ABARCA SILVA T

Grupo

Capacidad mxima Tasa estndar Tasa horas extra Costo/Uso Acum 100% $0.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorr

Informes

Creacin de informes

Todos los informes en Project tienen caractersticas en comn. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Generales
Resumen del proyecto Tareas de nivel superior Tareas crticas Hitos Das laborables

Actividades actuales
Tareas sin comenzar Tareas que comienzan pronto Tareas en curso Tareas completadas Tareas que deberan haber comenzado Tareas propuestas

Costos
Flujo de caja Presupuesto Presupuesto sobrepasado
Tareas con presupuesto sobrepasado Recursos con presupuesto sobrepasado

Valor acumulado

Asignaciones
Tareas y recursos humanos Tareas, recursos humanos y fechas Lista de tareas pdtes. Recursos sobreasignados

Carga de trabajo
Uso de tareas Uso de recursos

Conclusiones
MS Project
Nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en l lo que antes anotbamos, esquematizbamos y calculbamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, grficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visin global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. nos resultar fcil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automtica el proyecto completo

Conclusiones
Ms Project
Las fechas se actualizan tambin de forma automtica solo con modificar una duracin, establecer una delimitacin o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que adems mantiene la filosofa de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizs conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...)