Teoría de Sistemas

Administración General

Dr. Julio Palomino Silva

 TEORIA DE SISTEMAS

Concepto de Sistemas

La palabra sistemas tiene muchas connotaciones

“conjunto de elementos interdependientes e
interactuantes; grupo de unidades combinadas
que forman un todo organizado”.
El ser humano es un sistema que consta de varios
órganos y miembros, sólo cuando éstos funcionan
de modo coordinado, el hombre es eficaz.

De igual manera, se pueden pensar que la

organización es un sistema que consta de partes
interactuantes”. (producción, finanzas, ventas,
ninguna es mas que la otra en sí).

En realidad el sistema es “un todo organizado o

complejo; un conjunto o combinación de cosas o
partes que forman un todo complejo o unitario.
 El concepto de sistemas no es una
tecnología en si, pero es la
resultante de ella, permitiendo una
visión comprensiva, amplia y
“gestaltica” de un conjunto de
elementos complejos (“gestalt-”
es una corriente de la psicología,
cuya tesis principal es la que “el
todo es mayor que la suma de las
partes” (sinergia)

 El todo no debe ser comparado

con agregados adicionales.

 No se trata de sumar las partes. El

todo puede ser por lo tanto un
objeto concretamente organizado
como es en el caso de una
organización
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
El aspecto mas importante del concepto sistema es
la idea de un conjunto de elementos
interconectados para formar un todo que presenta
propiedades y características propias que no se
encuentran en ninguno de los elementos aislados.
Es lo que se denomina emergente sistémico: una
propiedad o característica que existe en el sistema
como un todo y no en sus elementos en particular.
Como el sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas, de él se deducen dos
conceptos; el de propósito (u objetivo) y el globalismo (o
totalidad).
Esos dos conceptos reflejan dos características básicas en
un sistema:

a)Propósito u Objetivo: todo

sistema tiene uno o algunos
objetivos o propósitos. Las
unidades o elementos (u objetos)
como las relaciones, definen una
distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o Totalidad:
Todo sistema tiene una
naturaleza orgánica, por la cual
una acción que produzca
cambio en una de las unidades
del sistema, con mucha
probabilidad producirá cambios
en todas las otras unidades de
este.
En otros términos, cualquier
estimulación en cualquier
unidad del sistema afectara
todas las unidades, debido a la
relación existente entre ellas.
 El sistema siempre
reaccionara globalmente a
cualquier estimulo
producido en cualquier
parte o unidad. Así, el
sistema sufre cambios y el
ajuste sistémico es
continuo.

 De los cambios y de los

ajustes continuos del
sistema se derivan dos
fenómenos el de la entropía
y el de la homeostasia.
Entropía:
Es la tendencia que los
sistemas tienen al
desgaste, a la
desintegración.
A medida que la entropía
aumenta, los sistemas se
descomponen en estados
más simples.
Entropía en los sistemas
aumenta con el correr del
tiempo.
 A medida que aumenta la
 información la entropía
disminuye, pues la información
es la base de la configuración
y del orden.
Por falta de comunicación o
por ignorancia de individuos y
de grupos, los estándares de
autoridad, las funciones, la
jerarquía, etc. de una
organización formal pasan a
ser gradualmente más simples
y rudimentarias, sobreviene el
concepto de megantropia o
sea, la información como
medio de instrumento de
ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las
partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia
a adaptarse con el fin de alcanzar el equilibrio interno
frente a los cambios externos del medio ambiente.
TIPOS DE SISTEMAS
Existe una gran variedad de sistemas y una
amplia gama de topologías para clasificarlos,
de acuerdo con ciertas características básicas:

a) En cuanto a su constitución:
Los sistemas pueden ser físicos o abstractos.

- sistemas físicos o concretos: cuando están

compuestos por equipos, por maquinaria y
por objetos y cosas reales. En resumen,
cuando están compuestos de “Hardware”
pueden ser descritos en términos
cuantitativos de desempeños.
- Sistemas Abstractos: cuando están compuestos por
conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí los símbolos
representan atributos y objetos, que muchas veces solo
existen en el pensamiento de las personas. En resumen
cuando son compuestos de “Software”.

En realidad, en ciertos casos, el sistema físico

(Hardware) opera en consonancia con el sistema abstracto
(Software). Ejemplo: una Universidad con sus salones de
clase, iluminación, pizarras, etc. (sistema físico) para
desarrollar un programa de educación (sistema abstracto)
b) En cuanto a su naturaleza
Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
- sistema cerrado: son los sistemas que no
presentan intercambio con el medio
ambiente que lo rodea, pues son
herméticos a cualquier influencia
ambiental.
- Sistemas Abiertos: son los sistemas que
presentan relaciones de intercambio con el
ambiente, a través de entradas y salidas.
Los sistemas abiertos intercambian materia
y energía regularmente con el medio
ambiente. Son eminentemente adaptativos,
esto es para sobrevivir deben ajustarse
constantemente a las condiciones del
medio.
- Los sistemas abiertos no pueden vivir
aislados
Los sistemas cerrados: esto es los sistemas que están
aislados de su medio ambiente, generan “una cierta cantidad de
desgaste, llamada entropía positiva que tiende a aumentar a un
máximo”.

Los sistemas abiertos por lo tanto “evitan

el aumento de la entropía y pueden desarrollarse
en dirección a un estado de creciente orden
y organización (entropía negativa).
A través de la interacción ambiental los sistemas abiertos
“restauran su propia energía y reparan perdidas en su propia
organización”.
El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos
niveles de enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al
nivel de la organización y
al nivel de la sociedad yendo desde un
microsistema hasta un suprasistema.
El Sistema Administrativo
CONTROL

ADMINISTRACIÓN

ENTRADAS / INSUMOS PROCESOS SALIDA DE PRODUCTOS

RECURSOS: ESTRUCTURAS Bienes/Servicios
Humanos Normas
Materiales Opiniones
Financieros Información
Mercadológicos

DIRECTRICES
Políticas Para obtener los
Normas objetivos propuestos
Personal Estructuras Operaciones
Instrucciones
Información
RELACIÓN DE EFICIENCIA

RETROALIMENTACIÓN
MEDIO AMBIENTE
SISTEMA DE INFORMACIÓN Social, Tecnológico,
Cultural, Regional,
Nacional y Mundial
RELACIÓN DE EFICACIA
PARAMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza
por una serie de parámetros
o constantes arbitrarias que
determinan por sus
propiedades, el valor y la
descripción dimensional de
un sistema específico o de
un componente del mismo.
Los parámetros de los sistemas son:
- Entradas o insumos (“imput”).
- Procesamiento o transformador (“throughput”).
- Salida o resultado o producto (“output”).
- Retroalimentación o retroacción o retroinformación (“feedback”).
- Ambiente (“environment”).

Ambiente Entrada Salida

PROCESAMIENTO

RETROACIÓN
 EL SISTEMA ABIERTO

La descripción de sistema abierto

puede aplicarse a una
organización empresarial. Una
empresa es un sistema creado
por el hombre, la cual mantiene
una interacción dinámicas con
su ambiente, sean los clientes,
los proveedores, los
competidores, las entidades
gubernamentales o muchos
agentes externos.

.
 Existen diferencias fundamentales
entre los sistemas abiertos (como
los sistemas biológicos y sociales,
a saber La célula, las plantas, el
hombre, la organización, la
sociedad) y los sistemas cerrados
(como los sistemas físicos, las
maquinas, el reloj, el termostato):

1. El sistema abierto esta en

constante interacción dual con el
ambiente ya que lo influencia y es
influenciado por él, el sistema
cerrado no interactúa con su
ambiente.
 . El sistema abierto tiene
capacidad de
crecimiento, cambio,
adaptación al ambiente y
auto reproducción,
naturalmente bajo ciertas
condiciones ambientales.

 3. es contingencia del
sistema abierto competir
con otros sistemas, lo
que no ocurre con el
sistema cerrado.
 MODELO GENERICO DEL SISTEMA

Entradas Salidas

Información Procesamiento Información

Ambiente
Ambiente

Energía o Energía
Recursos Transformación Recursos
Materiales Materiales

Retroalimentación
Tal como los organismos vivos, las
empresas tiene seis funciones primarias
o principales que mantienen estrecha
relación entre si. Pero que pueden ser
estudiadas individualmente, a saber:
a)Ingestión:
Las empresas hacen o compran
materiales para procesarlos de alguna
manera. Las empresas adquieren dinero,
maquinas, y personas del ambiente en el
sentido de asistir a otras funciones,
exactamente como los organismos vivos
(animales y plantas) ingieren alimentos,
agua y aire para suplir otras funciones y
mantener su fuente de energía.
 b) Procesamiento:

En el animal la comida es ingerida y

procesada por el organismo y
transformada en energía y en
provisión de células orgánicas.

 En la empresa la producción es
equivalente a un ciclo animal. Los
materiales son procesados, habiendo
cierta relación entre las entradas y
las salidas en la cual el exceso es el
equivalente a la energía necesaria
para la supervivencia de la empresa.
La venta es el estado final del
procesamiento
c) Reacción al ambiente:
El animal reacciona a los cambios
ambientales y para sobrevivir, debe
adaptarse a esos cambios
ajustándose; debe huir o si no debe
atacar. Esas reacciones varían de
acuerdo con las situaciones
específicas.

También la empresa reacciona a su

ambiente, cambiando sus materiales,
consumidores, empleados y recursos
financieros. Las alteraciones se
pueden efectuar en el producto, en el
proceso o en la estructura.
 d) Provisión de las partes:
Las diversas partes del organismo
vivo pueden ser suplidas con
materiales, exactamente como el
sistema sanguíneo abastece de
alimento a las partes del cuerpo
humano.
 Los participantes de la empresa son
reemplazados no solo por el
significado de sus funciones, sino son
remplazados con datos de compras,
producción, ventas o contabilidad y
son recompensados principalmente
bajo la forma de salarios y beneficios.
El dinero es muchas veces
considerado como la sangre de la
empresa.
e) Regeneración de las partes:
Las partes del organismo vivo
pierden su eficacia, se enferman o
mueren por una serie de causas y
deben ser regeneradas o
relocalizadas en el sentido de
sobrevivir en el conjunto. Los
miembros de la empresa también
pueden enfermarse, pueden
jubilarse, desligarse de la firma o
morir.

Las maquinas pueden volverse

obsoletas. Los dos, hombres y
maquinas deben ser mantenidos o
relocalizados de allí las funciones de
personal y de mantenimiento
.
f) Organización:
La organización de las cinco funciones
descritas es una función que requiere un
sistema de comunicaciones para el control y
la toma de decisiones.
La organización necesita de un sistema
nervioso central, que coordine las diversas
funciones de producción, compras,
comercialización, y mantenimiento.

Esto se logra a través de la administración la

cual implica control, toma de decisiones y
planeación para adaptar la empresa al
ambiente. En un ambiente de constante
cambio, la previsión, el planeamiento, la
investigación y el desarrollo son aspectos
necesarios para que la administración pueda
asegurar el ajuste.
LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA ABIERTO
La idea de tratar la organización como un sistema abierto no es
nueva. Herbert Spencer ya lo afirmaba a inicios del siglo XX.
“Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los
siguientes rasgos esenciales:

-En el crecimiento.
- En el hecho de volverse más complejo a
medida que crece.
-En el hecho que haciéndose más complejo,
sus partes exigen una creciente interdependencia.
-Porque su vida tiene inmensa extensión
comparada con la vida de sus unidades
componentes.
-Porque en ambos casos existe una creciente
integración acompañada por una creciente
heterogeneidad.
CARACTERÍSTICAS DE LAS
ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
ABIERTOS

Comportamiento probabilístico y no
determinístico de las organizaciones:
El comportamiento humano nunca es
totalmente previsible.
Las personas son complejas, responden
a muchas variables que son totalmente
comprensibles, incluyendo aquellas que
pertenecen al autocontrol.
Por estas razones la administración no
puede esperar que consumidores,
proveedores, agencias reguladoras y
otros, tengan un comportamiento
previsibles.
 Las organizaciones como parte de una
sociedad mayor y constituida de partes
menores:
Las organizaciones son vistas como sistemas
dentro de sistemas.

Talcott Parsons, es considerado el precursor de la

teoría de sistemas en sociología, y destaca que
“aquello que desde el punto de vista de la
organización es su meta especifica, constituye
desde el punto de vista del sistema mayor, una
función especializada o diferenciada. Esa relación
constituye el vínculo básico entre una organización
y el sistema mayor del que es parte y proporciona
una base para clasificación de los tipos de
organización.
 Parsons adopta como punto de partida el
tratamiento de la organización como un
sistema social, dentro del siguiente enfoque:
a) La organización debe ser enfocada como un
sistema caracterizado por todas las
propiedades esenciales a cualquier sistema
social.
b) La organización debe ser abordada como un
subsistema funcionalmente diferenciado de
un sistema mayor. Los otros subsistemas de
un sistema mayor componen la situación o
ambiente en que opera la organización.
c) La organización debe ser analizada como un
tipo de organización especial de sistema
social, organizada en torno de la primacía de
intereses por la consecución de
determinado tipo de metas sistemática.
d) Las características de la organización
deben ser definidas por la naturaleza de la
situación que necesita operar la cual estará
determinada, por las relaciones que
prevalecen entre ella y los otros
subsistemas especializados, componentes
del sistema mayor del que forma parte.
Este último sistema será la sociedad.
Interdependencia de las Partes

El sistema organizacional comparte con los

sistemas biológicos la propiedad de una intensa
interdependencia de sus partes, de modo que un
cambio en una de ellas provoca un impacto sobre
las demás

Una organización es un sistema mecánico, en el

cual una de las partes no puede ser cambiada sin
que haya un efecto inmediato sobre las demás.
Frente a la diferenciación de las partes provocadas
por la división del trabajo, las partes necesitan ser
coordinadas a través de medios de integración y de
control.
 HOMEOSTASIS O ESTADO FIRME

La organización puede alcanzar un

estado firme solamente cuando se
presentan dos requisitos: La
Unidireccionalidad y el Progreso.

- La Unidireccionalidad o constancia
de dirección:
Esto es, a pesar de los cambios del
ambiente o de la empresa, los
mismos resultados o condiciones
establecidas son alcanzadas.

Progreso con respecto al fin: Esto

es, el sistema mantiene, en relación
con el fin deseado, un grado de
progreso que esta dentro de los
límites definidos como tolerables.
 - El grado de progreso puede
ser mejorado cuando la
empresa alcanza la condición
propuesta con menor esfuerzo,
con mayor precisión para un
esfuerzo relativamente menor y
bajo condiciones de gran
variabilidad.
 Dados estos requisitos,
-Unidireccionalidad y progreso-
la tarea de la administración es
gobernada por la necesidad de
combinar constantemente las
capacidades actuales y
potenciales de la empresa con
los requisitos actuales y
potenciales del ambiente. Sólo
de esa manera se puede
habilitar la empresa para
alcanzar un estado firme.
Fronteras o Limites
Es la línea que demarca lo que esta dentro y
lo que esta fuera del sistema.
No siempre la frontera de un sistema existe
físicamente.
Los sistemas sociales tienen fronteras que se
superponen. Es el caso de un individuo que
es miembro de dos organizaciones, al mismo
tiempo, el sistema A y el sistema B.
Las organizaciones tienen fronteras que las
diferencias de los ambientes. Las fronteras
varían en cuanto al grado de permeabilidad.
Las fronteras son líneas de demarcación que
pueden dejar pasar mayor o menor
intercambio con el ambiente.
La permeabilidad de las fronteras definirán el
grado de apertura del sistema en relación al
ambiente.
 X
TEORÍA DE SISTEMAS
SISTEMA A

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ILUSTRACION DE SUPERPOSICION DE
SISTEMA B FRONTERAS
6. Morfogénesis.
El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas
mecánicos y aún de los sistemas biológicos, tienen la
capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas,
esta es, la propiedad morfogénica de las organizaciones,
considerada como la principal característica identificadora.

Una maquina no puede cambiar sus engranajes, y un

animal no puede crear una cabeza adicional. Sin embargo
la organización puede crear su constitución y estructura por
un proceso cibernético, a través del cual sus miembros
comparan los resultados obtenidos y detectan los errores
que deben ser corregidos para modificar la situación
El “hombre funcional”
La teoría de sistemas se basa en el concepto de
“hombre funcional”, en contraste con el concepto de
hombre económico de la teoría clásica, el hombre
social de la teoría de las relaciones humanas, y del
hombre administrativo de la teoría del
comportamiento.

El individuo desempeña un rol dentro de las

organizaciones, interrelacionándose con los demás
individuos como un sistema abierto.
 MARCO DE ANALISIS AMBIENTAL
FACTORES FACTORES
ECONOMICOS Ambiente internacional POLITICOS

Ambiente nacional

s
rale

Me ltilat
mu
Ambiente

ca era
ate

nis les
de industria
Transacciones de os Bil

mo
s
Nex

EMPRESA
ESTRATEGIA Y

Globale
OPERACIONES

Industr
mercado

Estructura y

ias
s
dinámica
Estrategia y políticas
del gobierno

FACTORES FACTORES
CULTURALES DEMOGRAFICOS