Guia Rapida DMS Versión A

SOMA
Sistema Operativo de Mantenimiento
Guía de Referencia Rápida

para crear MAF Utilizando DMS
Dirección Corporativa de Gestión

de Mantenimiento
JUNIO 2020
Guía rápida de referencia para crear MAF Utilizando DMS
El Módulo SAP de Gestión de Documentos DMS (Document Management System) se utiliza, principalmente, para:
• Crear documentos SAP que se enlacen un servidor o a un Sharepoint, que contenga varios tipos de archivos, tales
como Pautas de Mantenimiento, Procedimientos de Trabajo, etc., en formatos tales como PDF,DOC, JPG, XLS.
• Enlazar los documentos creados, a los objetos de PM, como las Hojas de Ruta u Ordenes de mantenimiento, para que
puedan ser impresos o visualizados directamente desde el objeto de SAP PM.
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2020 | www.codelco.com
| ABRIL 2020 | www.codelco.com Página 2
ÍNDICE DE TEMAS
1.- Creación de documentos en PDF
2.- Sharepoint
- Como enlazar el Sharepoint con el PC.
- Estructura de Carpetas.
- Estructura de Archivos.
3.- Crear Documento MAF en SAP

4.- Asociar Documento MAF a Operación en Hoja de Ruta
5.- Asociar Documento MAF a Operación en OT
6.- Como Imprimir la OT y la pauta adjunta
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1.- Creación de documentos en PDF
Debido a la configuración de la aplicación, se definieron solo carga de documentos en formato PDF, por lo que, previo a la
carga de los documentos en el sharepoint creado para la administración de los documentos, estos deben ser creados en el
1 formato que requiere, ya sea en Word, en Excel, etc., para posteriormente transformarlos a formato PDF.
Para transformar un documento original, en PDF, Windows tiene un función estándar que permite esto. Para realizarlo, se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Grabar el documento original y luego ir a la sección Archivo

2 2. Seleccionar la opción Exportar
3. Seleccionar la opción Crear documento PDF/XPS
4. Grabar el documento PDF en su computador.
Existen igual otros programas que permiten transformar un documento cualquiera, a PDF, los que también pueden ser
utilizados.
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2.- Sharepoint-Como enlazar el Sharepoint con el PC
Una vez creado los documentos que se desea añadir a

los objetos técnico, se accede al sharepoint con la
siguiente ruta: \\shpcorpapp.codelco.cl\sites\redm
Para conectar con la red de Codelco, solicitará la
1 contraseña correspondiente a su usuario de red.
El usuario debe ser “codelco\usuario” y luego la
password de red.
Una vez autentificado en el sitio, se abrirá el sharepoint

en el cual están las carpetas creadas para cada división.
En la pestaña Biblioteca buscar ícono “Abrir con
2 Explorador”
Esto crea un acceso directo al sharepoint, en el
explorador de Windows, de esta forma se hace más fácil
el movimiento de archivos desde el pc al servidor.
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2.- Sharepoint-Como enlazar el Sharepoint con el PC
Al autentificar al usuario, se crea un acceso directo al

sharepoint, en el explorador de Windows, lo que da
acceso a todas las carpetas creadas para cada división
y mover los archivos que desea cargar, de forma
directa.
3 Una vez realizada esta acción, que permite abrir el
sharepoint en su explorador de Windows, es posible
conectar el DMS directamente con su explorador
cuando requiere crear un documento en SAP DMS.
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2.- Sharepoint- Estructura de Carpetas
Distrito Descripción División Descripción Fase Descripción
DNT Distrito Norte AN División Andina CTOS Complejo Tostación
Distrito Centro CH División FUND Fundición
DCS
Sur Chuquicamata
La estructura de carpetas del
FV Fundición GPLN Gerencia de Plantas
SharePoint se compondrá de la Ventanas
siguiente manera: HM División Ministro GSER Gerencia de Servicios

Hales
PG División Gabriela MRAJ Mina Rajo Abierto
Distrito\División\Fase
Mistral
RT División MSUB Mina Subterránea
1 Ejemplo: Radomiro
Tomic
• DNT\CH\PCON\ SA División El PASU Planta de Ácido

Salvador Sulfúrico
TE División El PCHA Planta de Chancado
EL detalle de cada carpeta se
Teniente
especifica en la siguiente tabla PCON Planta Concentradora
PHID Planta de

Hidrometalurgia
PLIX Planta de Lixiviación
POXD Planta de Óxidos
POXG Planta de Oxígeno
PSUL Planta de Sulfuros
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2.- Sharepoint- Estructura de Documentos
Tipo
Proceso Descripción Descripción Tipo Doc Descripción Corre.
Objeto
Alimentador de
ABS Absorción AAGU CL Check List 0001
Agua
Alimentación Estándar de
ACL AAIR Alimentación Aire ES 0002
Cloro Seguridad
Los documentos tendrán el mismo ACO Acopio ACOM Aire Comprimido FT Ficha Técnica 0003
número que identifica el documento AGL Acidificación ACON

Equipo de Aire
HC
Hoja de
0004
Acondicionado Calibración
en SAP y se compondrá de la
siguiente manera: ALC
Almacenamiento
de Calcina
ACUE Acueducto HS
Hoja de
Seguridad
0005
Hoja de Vida del

• Proceso - Tipo de Objeto - Tipo ALS Almacenamiento ACUM Acumulador HV
Equipo
0006
Documento - Correlativo Aspiración de Instrucción para

APS AETR Aerotransportado r IA 0007
Pisos Aislamiento
1
Ejemplo: Captación y Agitador Estanque
Instrucción de
ASA Conducción de AGIT de Polvo IM 0008
Mantención
Aguas Ácidas Fundición
• CHS-CHCO-FT-0001
Agua Sello Alimentador de Manual de
ASB ALCI MM 0009
Bombas Cinta Mantenimiento
EL detalle de cada carpeta se Captación y

Alimentador Manual de
especifica en la siguiente tabla ASC Conducción de ALVI
Vibratorio
MO
Operación
0010
Aguas Claras
Alimentación Analizador de
AXM ANCO OT Orden de Trabajo 0011
OxMO Concentrado
Bombeo Pauta de
BBI ASCE Ascensor PI 0012
Intermedio Inspección
Flotación Primer Aspiradora de
BPL ASPO PL Plano 0013
Barrido Polvo
Alimentador de
ABS Absorción AAGU CL Check List 0001
Agua
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3.- Crear un Documento en SAP DMS
1 Ingresar con la Transacción CV01N
Se ingresa a la Pantalla: Crear documentos:

2 Acceso
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En esta pantalla, se deben completar los

siguientes campos, con la información indicada:
3 • Documento: El sistema está parametrizado

para un rango de numeración interna y
externa (ver Tip) Si no se indica nada en el campo Documento, el sistema asigna
• Clase de Documento: DPM automáticamente, un número correlativo,
• Documento Parcial: 000 Se recomienda utilizar la numeración externa, ingresando
el mismo nombre del documento que está en Sharepoint, lo que
• Versión Documento:00 facilita futuras búsquedas o asociaciones.
En la Pantalla Crear documento: Datos básicos

Docum. Mantenimiento (DPM), se debe
completar la siguiente información:
4
En la etiqueta Datos de doc.:
• Descripción: Por ejemplo, Pauta de
Mantenimiento XXXXX.
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Al dar Enter, aparecerá una ventana de Entrada de

5 log de status, aquí no hay que ingresar datos, solo
dar Enter.
El Documento, mientras está en proceso de creación,

6 queda con el Estatus en ejecución y No liberado.
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7 Una vez que el acceso al sharepoint está realizado, es posible ingresar el archivo requerido.
Para esto hay 2 opciones
7.1 Una opción es ir directo a la pestaña Originales

y desde ahí, seleccionar el icono Crear original
7.2 La otra opción, es seleccionar directamente, en la

pestaña Datos de doc., el icono Crear original
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En ambos casos, al pinchar el icono Crear original,

8 se abre la ventana Crear documento: Datos básicos
Docum. Mantenimiento (DPM) - Original
principal
En esta ventana, se debe ingresar la siguiente

información:
9 • Aplicación: PDF
• Soporte datos: SER_PM_DOC
• En el campo Original, se selecciona el
matchcode para abrir el fichero del sharepoint
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Una vez abierto el fichero del sharepoint, se

selecciona la carpeta en donde esté el archivo
10 que se desea asociar al documento y luego se
selecciona Abrir.
El paso anterior, dejará en el campo

Original, el archivo seleccionado, con la ruta
11 asociada. Una ves realizado esto, se da un
enter.
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Al dar enter, el archivo queda cargado en el

12 documento que se está en creación.
Una vez cargado el archivo en el fichero, se

puede proceder a grabar el Documento, el
13 que queda asignado con un número interno Si no se indica nada en el campo Documento, el sistema
del sistema. asigna un número correlativo.
Se puede indicar un número o código manualmente, lo
que podría facilitar futuras búsquedas o asociaciones.
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Para que el documento quede liberado, es

necesario ingresar a modificar el documento
14 creado, con la transacción CV02N
Una vez dentro del documento, se abre el

matchcode del campo Status del
15 documento y se selecciona la opción
liberado (LO) y se da un enter y se graba.
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Aparecerá una ventana de entrada del log.

Se da solo un enter y el documento se
graba, con la modificación realizada. Queda
16 con estatus liberado, listo para ser utilizado
y asignado a algún objeto SAP PM.
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En el ejemplo, se selecciona una Hoja de ruta

para Ubicación Técnica, con la transacción
IA12, ingresando al resumen de
operaciones.
1 En esta pantalla, se selecciona la operación a
la cual se asociará un MAF, y luego se
selecciona el icono MAF.
Se abrirá una ventana que permite agregar

2 distintos tipos de MAF a la Hoja de Ruta. Por
defecto abre la opción Material, pero se debe
seleccionar la opción Documento
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Se debe indicar la unidad (UN)

Al seleccionar la opción Documentos,
se despliegan los campos requeridos
para el ingreso del documento
previamente creado en SAP DMS. Si
tiene el número del documento creado, Se ingresa una clave de control, la
cual determina que acciones se
se puede ingresar directamente, de lo realizan para el MAF que se está
contrario, se busca en el directorio de asociando a la HR.
SAP DMS, pinchando el matchcode de
3 búsqueda.
Una vez seleccionado el documento, se
da un enter.
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Una vez aceptado el documento, éste

queda asignado a la posición de la hoja de
4 ruta y es posible grabar para tomar los
cambios realizados.
Si desea visualizar el documento asignado a la

Hoja de Ruta, seleccione, en el menú superior,
5 la opción Entorno > VisualMediosAuxFabr
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Al seleccionar visualizar el documento

MAF, el sistema lo lleva al documento
asociado al MAF.
Si desea imprimir el documento desde

esta aplicación, debe marcar la línea del
fichero y luego seleccionar el icono de
impresión.
6
Para visualizar el documento, se debe
marcar la línea del fichero y luego
seleccionar el icono de visualización.
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En el ejemplo, seleccionamos la opción

Visualizar, al pinchar el icono
correspondiente, aparece una ventana de
7 seguridad, que le solicita permitir el acceso al
servidor donde se encuentra el documento.
Debe seleccionar Si
Una vez otorgado el permiso para abrir el

8 documento, este se visualiza en el formato
PFD.
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En el ejemplo, se selecciona una Orden de

Trabajo ya creada, con la transacción IW32,
1
ingresando al resumen de operaciones.
En esta pantalla, se selecciona la operación a

2 la cual se asociará un MAF, y luego se
selecciona el icono para agregar el MAF.
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Se abrirá una ventana que permite agregar

distintos tipos de MAF a la Hoja de Ruta.
3
Por defecto abre la opción Material, pero
se debe seleccionar la opción Documento
Al seleccionar la opción Documentos, se

Se debe indicar la unidad (UN)
despliegan los campos requeridos para el
4 ingreso del documento previamente creado
en SAP DMS.
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Si tiene el número del documento creado,

se puede ingresar directamente, de lo
contrario, se busca en el directorio de
5 SAP DMS, pinchando el matchcode de
búsqueda. Una vez ingresado el
documento, se selecciona Copiar
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Una vez copiado el documento, éste queda

asignado a la posición de la Orden y es
6 posible grabar para tomar los cambios
realizados.
Si desea visualizar el documento asignado

7 a la Orden, marque la posición y
seleccione, en el menú superior, el icono
MAF
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Al seleccionar visualizar el documento

MAF, el sistema lo lleva al documento
asociado al MAF.
Si desea imprimir el documento desde

esta aplicación, debe marcar la línea del
fichero y luego seleccionar el icono de
8 impresión.
Para visualizar el documento, se debe

marcar la línea del fichero y luego
seleccionar el icono de visualización.
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DE MANTENIMIENTO
En el ejemplo, seleccionamos la opción

Visualizar, al pinchar el icono
correspondiente, aparece una ventana de
9
seguridad, que le solicita permitir el
acceso al servidor donde se encuentra el
documento.
Debe seleccionar Si
Una vez otorgado el permiso para abrir el

10 documento, este se visualiza en el formato
PFD.
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Para imprimir los documentos MAF

enlazados a la posición de una orden, se
debe ingresar a la OT, con la transacción
1 IW32.
Para Imprimir, seleccione, en el menú

2 superior, la opción Orden, luego
Imprimir y finalmente la opción
Selección operación
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Al seleccionar la opción Selección

operación, se abre la ventana Orden PM:
Impresión individual de las
3
operaciones. Seleccione la operación que
desea imprimir y de un enter.
Al dar enter, se abre la ventana

Seleccionar documentos de trabajo.
Selección las opción 2029 para imprimir Al momento de imprimir la OT se debiera seleccionar las líneas
4 el documento MAF y luego seleccione 2010 y 2029 para que aparezca la cabecera de la OT con sus
Impr/Enviar fax. Esto enviará la operaciones (2010) y el documento MAF (2029)
impresión, a la impresora definida para
esta acción y la OT se grabará con la
modificación realizada.
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3.- Crear Documento MAF en SAP

1. Grabar el documento original y luego ir a la sección Archivo

Una vez creado los documentos que se desea añadir a

Una vez autentificado en el sitio, se abrirá el sharepoint

Al autentificar al usuario, se crea un acceso directo al

número que identifica el documento AGL Acidificación ACON

Hoja de Vida del

Documento - Correlativo Aspiración de Instrucción para

EL detalle de cada carpeta se Captación y

1 Ingresar con la Transacción CV01N

Se ingresa a la Pantalla: Crear documentos:

En esta pantalla, se deben completar los

3 • Documento: El sistema está parametrizado

En la Pantalla Crear documento: Datos básicos

Al dar Enter, aparecerá una ventana de Entrada de

El Documento, mientras está en proceso de creación,

7.1 Una opción es ir directo a la pestaña Originales

7.2 La otra opción, es seleccionar directamente, en la

En ambos casos, al pinchar el icono Crear original,

En esta ventana, se debe ingresar la siguiente

Una vez abierto el fichero del sharepoint, se

El paso anterior, dejará en el campo

Al dar enter, el archivo queda cargado en el

Una vez cargado el archivo en el fichero, se

Para que el documento quede liberado, es

Una vez dentro del documento, se abre el

Aparecerá una ventana de entrada del log.

En el ejemplo, se selecciona una Hoja de ruta

Se abrirá una ventana que permite agregar

Se debe indicar la unidad (UN)

Una vez aceptado el documento, éste

Si desea visualizar el documento asignado a la

Al seleccionar visualizar el documento

Si desea imprimir el documento desde

En el ejemplo, seleccionamos la opción

Una vez otorgado el permiso para abrir el

En el ejemplo, se selecciona una Orden de

En esta pantalla, se selecciona la operación a

Se abrirá una ventana que permite agregar

Al seleccionar la opción Documentos, se

Si tiene el número del documento creado,

Una vez copiado el documento, éste queda

Si desea visualizar el documento asignado

Al seleccionar visualizar el documento

Si desea imprimir el documento desde

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Una vez otorgado el permiso para abrir el

Para imprimir los documentos MAF

Para Imprimir, seleccione, en el menú

Al seleccionar la opción Selección

Al dar enter, se abre la ventana

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