UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

02 de noviembre de 2010
 IIIINTRODUCION

A continuación explicare sobre la importante que es la

administración del tiempo, ya que debemos tener el conocimiento de
como acomodar el tiempo para realizar nuestras asignaciones en el
trabajo, porque eso nos permite lograr hacer mas actividades , eso
nos permitirá realizar las tareas con una mejor eficiencia en nuestras
área laboral.

También se dan los pasos a seguir para tener un mejor control de

tiempo ya que de esa manera podemos organizarnos de manera mas
ordenada con las tareas mas importantes
 Gestión del Tiempo

El tiempo es nuestro recurso mas valioso que si lo administramos bien,

ningún otro recurso puede administrarlo, ya que si organizamos y
controlamos las actividades que una persona realiza y de esa manera
podemos planificar nuestras actividades

El tiempo es fundamental ya que no es renovable , si se gasta se

pierde para siempre, entonces podemos mejorar algunas habilidades
que nos ayuden a sacarle el mejor provecho como como planificarlo,
organizarlo, toma de decisiones y delegación.
¿Qué podemos hacer para controlar
nuestro tiempo y nuestras vidas?

 En primer lugar debemos considerar el tiempo como un

recurso y, por lo tanto, aprender a gestionarlo de forma
adecuada.

 No se puede olvidar que el número de horas dedicadas a

una tarea no es directamente proporcional a la calidad de la
misma. De hecho, el dedicar muchas horas puede provocar
fatiga y con ella aumentar la posibilidad de cometer errores
 Plan diario por tareas por
hacer
 Cúmplalo cada día.
Incluya todo lo pendiente, no solo lo de hoy.
Subraya “debo hacer/ empezar hoy”.
En que secuencia piensa hacerlo, no necesariamente en orden
de prioridad.
 Tachar una vez acabado.
Apunte otras tareas que pueda llevar a cabo si sobra tiempo.
Incluya tareas personales.
Concédase un “premio” cuando acaba antes de tiempo.
No permita acostumbrarse a perder tiempo en tareas rutinarias.
 Técnicas para administrar mejor tú tiempo

1. Crea tu lista diaria de cosas para hacer

2. Organiza tu espacio de trabajo

3. Controla las interrupciones

4. Dirige reuniones eficientes

5. Delega
 Objetivos para gestión del tiempo

A corto plazo- muy específicos y detallados

A medio plazo- más general

A largo plazo- grandes rasgos

Fije objetivos SMART:

 Especifico
 Medible
 Alcanzable
 Realista
 Tiempo Límite
 Contenidos..GESTIÓN DEL
TIEMPO

1. EL TIEMPO COMO RECURSO

2. CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
3. CONTROL DEL TIEMPO
4. FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PERDIDAS DE
TIEMPO
5. LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
6. ¿COMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?
7. LAS LEYES DEL TIEMPO
EL VALOR DEL
TIEMPO
...Siempre el
tiempo
• “Cuando tengas un
• minuto...” “Un día que
• tengas tiempo...” “Me falta
• tiempo...”
• “Los días sólo tienen 24 horas...”
• “Perder el tiempo...”
• “Ganar tiempo...”
• “No tengo tiempo...”
• “Ir por delante de los
demás...” “No bajar el
ritmo...”
Actividad 1: Principales dificultades en la
gestión del tiempo
EL VALOR DEL
TIEMPO
...Siempre el
tiempo
• La sociedad actual está sufriendo una auténtica revolución
referida al tiempo. A ello concurren factores como los
avances de la informática y especialmente las
telecomunicaciones
• Todo hoy en día avanza muy de prisa, tanto que parece que
el tiempo es algo cada vez más escaso y que además tenemos
comprimido. No podemos aumentar nuestro tiempo y es muy
habitual oír a los profesionales quejarse de estar
sobrecargados y no "tener tiempo para nada"
EL VALOR DEL
TIEMPO
...Siempre el
tiempo
• Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin
embargo, no por ello hacemos más o tenemos
mejores resultados. Incluso aparece el "estrés"
y perjudicamos otras facetas de nuestra vida
como son nuestra familia y nuestro ocio

• Es decir, nuestro tiempo personal

disminuye
EL VALOR DEL
TIEMPO

1º- Ordenar
DESARROL
SOCIA
LO
por orden de
L importancia
PERSONA
L
FAMILI OCI
A O 2º- Ordenar
por dedicación
AMISTAD/
tiemp
en
CARRERA o
RELACION PROFESION
ES AL
DINER 3º- Ordenar
O SALU por criterio
D
debería

Actividad 2: Rueda de la
 EL VALOR DEL
TIEMPO
CUALES SON LOS “QUÉS” DE MI
TIEMPO?

Rol
Visión

% de dedicación de mi tiempo
Profesiona
“Macro” l
poco
Rol
realista-
Persona
insatisfactor
l
ia

colabor
Directivador
Visión “Micro” o
compañero

completa- Rol Íntimo Rol social

Rol
satisfactoria familiar
Rol
personal
EL VALOR DEL
TIEMPO

Rol Profesional

Rol Personal
Frente a mi distribución de
Rol-colabor ado
Rol-directivo
Rol-compañero
r
tiempo actual ¿cómo
quiero estar?
Rol Íntimo
Rol familiar

✓La respuesta es la clave para

el equilibrio profesional-
personal

✓supone la identificación
de motivaciones
principales
EL VALOR DEL
TIEMPO
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI
TIEMPO?

✓
Sensación continua de falta
de tiempo
Se trabaja por impulso y en

lo que parece más urgente
(apagafuegos)
✓ No se sabe por donde
✓ empezar
Incumplimiento de plazos SINDROME DE
✓ y compromisos LA FALTA DE
✓ Tensión TIEMPO
✓ nerviosa Estrés
✓ Exceso de
trabajo
Presión del tiempo (el
tiempo determina la vida)
EL VALOR DEL
TIEMPO
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI
TIEMPO?

Interno Externo
s s
Dependen del Dependen del
comportamien entorno
to
 Llamadas telefónicas
 Abarcar
mucho  Atascos de tráfico

 Falta de
 Visitas inesperadas
delegación
 Entorno desordenado
 No saber decir
“no”  Urgencias

 Aplazamientos
EL VALOR DEL
TIEMPO
...Siempre el
tiempo

• La incorrecta gestión del tiempo influye

negativamente en nuestros resultados, objetivos,
toma de decisiones, en definitiva en nuestra
percepción de eficacia, tranquilidad, seguridad
y a la postre felicidad
1 EL TIEMPO COMO
RECURSO
CALIDAD DEL
TRABAJO
Perfeccionismo
V
A
L
O
R
DE

LA
Eficacia
TA

RE
A

Chapuza

Tiempo dedicado a la tarea

1 EL TIEMPO COMO
RECURSO
RENDIMIENTO
DIARIO

D
I
M
I
E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
N

T Nº HORAS

O
1 EL TIEMPO COMO
RECURSO
¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras
vidas?

La eficacia del uso del tiempo deberá medirse

en términos de resultados obtenidos

EL RENDIMIENTO diario de una persona es

ascendente desde las primeras horas del día hasta
aproximadamente las 6 horas de trabajo
continuado, en que comienza a descender. El
punto de máximo rendimiento se encuentra entre
las 4 y 6 horas
1 EL TIEMPO COMO
RECURSO:

• El tiempo como recurso posee las

siguientes CARACTERÍSTICAS:

 Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no se

puede recuperar jamás”
 Es INVARIABLE: “no se puede alargar,
estirar, comprarlo o detenerlo”
 Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone de 24
horas al día para utilizarlo”
 Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y
administrar para obtener la mayor utilidad del
mismo”
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE
TIEMPO

• Uno de los primeros pasos que debemos dar para

gestionar mejor nuestro tiempo es analizar ¿por qué
no tenemos tiempo?

• A esta pregunta se suelen dar múltiples respuestas,

curiosamente muchas veces referidas más a los demás que a
nosotros mismos
• Por ejemplo, muchos directivos/as justifican su falta de tiempo
por: tener que revisar el trabajo de miembros de su equipo,
incompetencia de otros, errores cometidos por personas bajo
su supervisión, interrupciones inesperadas, llamadas
telefónicas…
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE
TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los
demás?
• Según estas afirmaciones podría parecer que no tiene mucho
sentido aprender a gestionar mejor nuestro tiempo, sino el de
los demás. Sin embargo, hay causas que nos cuesta
reconocer, pero que sí dependen de nosotros:

• Falta de organización de nuestro trabajo

• Falta de puntualidad
• Inseguridad
• Aceptación de más trabajo del que podemos
atender
• No delegar en nuestros/as colaboradores/as
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE
TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los
demás?

• Según Willian Oncken, consultor norteamericano

dedicado al estudio del tiempo de los directivos,
desarrolló una teoría relacionada con la aceptación de
cada vez más responsabilidades, asumiendo tareas que
no nos corresponden. A esta teoría la llamó "Teoría de
los Monos"

Según Oncken los problemas son como monos que, si

no tenemos cuidado, acaban subiéndose a la espalda
de los/as directivos/as

Actividad 3: Test como gestiono mi

tiempo
 3 CONTROL DEL
TIEMPO
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente
hacemos

• Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra

actividad:
• Lo que creemos que deberíamos
hacer
• Lo que creemos que hacemos
• Lo que realmente hacemos
• Existen barreras psicológicas que hacen que estas
tres dimensiones no coincidan entre sí
 3 CONTROL DEL
TIEMPO
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente
hacemos

• La solución está en conseguir que lo que

deberíamos hacer coincide con lo que
realmente hacemos

• Podemos disponer de una serie de herramientas que

nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro
tiempo:
• Realizar un diario completo de nuestras actividades
• Establecer prioridades
• Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos
alcanzar
3 CONTROL DEL
TIEMPO

• Realizar un diario completo de nuestras

actividades (recomendación)
• Consiste en realizar un seguimiento de todas y cada una
de las actividades que llevamos a cabo durante un
tiempo determinado. Por ejemplo: una semana o un mes

• Para ello, será útil diseñar un diario de actividades y en él:

• Anotar todas las actividades que desarrollamos durante el día
sin excepción
• Lo mejor anotar las actividades según se vayan produciendo.
• Describirlas con precisión
• Al final del día, anotar los comentarios sobre las actividades
realizadas con una visión autocrítica para tener una visión de
cómo ha transcurrido el día
3 CONTROL DEL
TIEMPO

Establecer prioridades: prioridades A, B, C

Debemos tener en cuenta la repercusión que estas actividades
pueden tener en los objetivos finales

Podemos clasificarlos en tres categorías:

Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser pocas, pero
cualitativamente muy importantes
Categoría B: Actividades de importancia intermedia
Categoría Son las que menos incidencia tienen en los
C: resultados
Adecuar el tiempo a los objetivos
Debemos reflejar cada día los objetivos que queremos
alcanzar y qué actividades haremos para
conseguirlosActividad 4: La agenda fantasma
3 CONTROL DEL
TIEMPO
Cómo utilizar la agenda

✓Una agenda es un instrumento, no un fin en


ND sí mismo
AGE
A
2010
✓Cuanto más sencilla, más útil

✓No planificar más del 40% del tiempo

✓Utilizar una sola agenda, a ser posible

portátil

✓Con una semana completa a la vista

✓Que indique fecha y hora

✓Evitar la dependencia o el olvido

4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO

4 Visitas inoportunas
V Interrupciones
I Llamadas de
Teléfono L Reuniones

En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un

gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no
inciden favorablemente en nuestros resultados

Hay que aprender a controlar estas interrupciones

Actividad 5: Control de
ladrones
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Control sobre los factores que roban el tiempo

VISITAS:
 Acostumbre a los visitantes a solicitar la entrevista

 Establezca horas de incomunicación. Hágalas respetar

 Fije un plan para la entrevista. coméntelo con su interlocutor
y cíñase a él

 Aprenda a decir NO
 Póngase de acuerdo con un/a compañero/a en alguna clave
de interrupción que le permita acortar la entrevista, o
terminarla
 Procure que se agrupen siempre varios asuntos para una
entrevista
 Trate de anticiparse a ciertas entrevistas yendo usted al
despacho de los demás. Controlará mejor su tiempo
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Control sobre los factores que roban el tiempo

INTERRUPCIONES:
Esta entrevista ¿Es realmente necesaria?.En muchos casos con
una simple llamada es suficiente
Controle sus interrupciones, estableciendo citas previas. Las personas
respetarán el tiempo de usted, si les demuestra que usted también lo
hace

Programe reuniones periódicas fijas con sus colaboradores/as.

“Pasaba por aquí”, dice el/la compañero/a de trabajo.Dígales

claramente que está muy ocupado. Sugiérales una mejor ocasión para
la visita
!Escóndase!. Hay quien cae en la cuenta de que les viene muy bien
comer más temprano, para trabajar un rato sin que nadie les moleste
¿En tu mesa o en la mía?. Cuando necesite algo de alguien, vaya a su
mesa. Es así, usted, el que controla la visita. Ponga su mesa con
orientación que no quede mirando a la cara de los que pasan por allí
Si recibe una visita inesperada, quédese de pie. No tenga una silla cerca
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Control sobre los factores que roban el tiempo

LLAMADAS DE TELEFONO:
Programe siempre sus llamadas de teléfono

Concentre sus llamadas en determinados momentos del día

Tenga a mano todos los documentos necesarios

Si la llamada es larga, dirija la conversación con dinamismo.

Acostumbrar a sus interlocutores a que le llamen a
horas determinadas
Si es posible delegar parte de las llamadas, para que nos sirva
de filtro, dándole una lista “negra” de personas con las que no
desea hablar
Tener a mano un instrumento que le permita hacer
anotaciones por escrito, mientras habla por teléfono

Establezca períodos de incomunicación y haga que se respeten

5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO
URGENTE Priorizar tareas

Important No
es importantes
Cualquier tarea que
realizamos tiene un
Urgente grado de importancia y
s un grado de urgencia.

No
urgente
s

Actividad 6: Priorización de
5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO
URGENTE Priorizar tareas

ar Important No
r i z
io es importantes
P r •Hacerlas cuanto antes • Delegarlas si es posible
•Controlarlas a fondo si •Buscar caminos rápidos
requieren la intervención y sencillos para su
de otros ejecución
Urgente
s •Prioridad absoluta sobre •Agruparlas al máximo
el resto en la distribución del
tiempo.
• Se deben planificar •¿Se pueden evitar?
para evitar que caigan •Delegación Automatización
en el olvido.
No •Ocupar vacíos de
urgente • Con el tiempo alcanzan
el grado de crisis. planificación
s •Reconvertirlas (Cambios en
• Se pueden establecer
el método de trabajo,
fácilmente objetivos
formación de terceros...)
sobre ellas.
5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO
URGENTE

Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente

urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero
que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden
ocuparse de esa tarea

Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero

a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser
delegadas

Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas tareas

importantes, que son largas, complejas, no delegables y
que son el núcleo de su actividad directamente
relacionadas con la consecución de los objetivos
6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL
TIEMPO?

1.- Programar las actividades de cada día

2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí
3.- Evitar las interrupciones cuando estamos realizando
tareas importantes
4.- Dedicar un tiempo para cada actividad
5.- Ser flexible ante situaciones
imprevistas
6.- Dedicar un tiempo personal (para
pensar)
7.- Mantener a la vista el programa de
actividades
7 LAS LEYES DEL
TIEMPO

Ley de Parkinson

Todo trabajo se dilata indefinidamente para

ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realización
7 LAS LEYES DEL
TIEMPO

Leyes de Murphy

 Nada es tan sencillo como parece al

principio
 Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al
principio

 Si algo puede ir mal, irá

mal
7 LAS LEYES DEL
TIEMPO

Leyes de
Acosta
 El tiempo que requiere una tarea crece cuando
la interrumpimos y la reanudamos
 Para una tarea corta siempre hay un minuto,
para una larga nunca hay tiempo
 Lo perfecto rara vez resulta rentable
7 LAS LEYES DEL
TIEMPO

Ley de
Pareto

 El 80% de la eficacia de una persona proviene

del 20% de las actividades que hace
 PAUTAS DE ACCION
ACCION, ACCION,
ACCION...
Algunos consejos:
✓Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempo

✓Evita la tentación de abordar antes lo que es corto y

cómodo

✓Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes de las

que podrías hacer

✓Lo urgente nos lleva al estrés, lo importante a los

objetivos

✓Busca la perfección en el conjunto, no en cada tarea

✓El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente

 Reflexión para la
acción
os
rn ¿Qué factores de mi entorno limitan
te
Ex mi tiempo?

Factores Acciones de
control 1.1
1. 1.2
2.1
2. 2.2
3.1
3. 3.2
4.1
4. 4.2

PLAN DE ACCION
PERSONAL