Todo Sobre Ferrero

ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO
AUDITORÍA DE GESTIÓ N AL MACROPROCESO DE COMPRAS DE

FERRERO DEL ECUADOR S.A.
AUTOR: JÉSSICA VANESSA ERAS ORDOÑEZ
Ing. Sonia Bueno Ing. Wilson Guillén

DIRECTORA DE TESIS CODIRECTOR DE TESIS
ANTECEDENTES
Industria Chocolatera
Regulación
Organigramas
RESEÑA HISTÓRICA
Segunda
Pasta
Alba Guerra
Gianduja
Mundial
1960 Tic Tac
1964 Nutella
1974 Kínder
Sorpresa
1982 Ferrero
Rocher
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
• Ferrero del Ecuador satisface la demanda de especialidades únicas de confitería
del mercado latinoamericano, aplicando una rigurosa política de calidad y
frescura, que garantiza la fidelidad de los consumidores; contamos con un equipo
humano comprometido y eficiente sistema de gestión que nos aseguran una
MISIÓN privilegiada posición competitiva.
• Ser reconocidos como Modelo de Organización Empresarial capaz de

proporcionar experiencias de gusto inigualables.
VISIÓN
• POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS

• POLÍTICAS DE CONDUCTA
• POLÍTICAS MEDIOAMBIENTALES
POLÍTICAS
ESTRATEGIAS
Ofrecer
información
clara
Relaciones
Publicidad
duraderas
responsable
laboralmente
Productos con
Incrementar la
altos
eficacia de la
estándares de
organización
calidad
Escuchar a los
consumidores
ANÁLISIS INTERNO
Macro
proceso de
compras
Adquisición de
Adquisición de
bienes y
repuestos para
servicios para
maquinaria
el personal
Adquisición Adquisición de
servicios de
de materia comercio
prima exterior
ANÁLISIS EXTERNO
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Productos de calidad con vitaminas y nutrientes.  Tecnología de punta
 Marca posicionada.  Capacidad de investigación.
 Compra de cacao totalmente nacional.  El chocolate no tiene productos sustitutos.
 Cifras macroeconómicas positivas como: Inflación, PIB, Tasa de  Relaciones con el Área Andina.
interés activa, PEA, y tasas de empleo.  Mercado muy grandes no explotados
 Maquinaria exclusiva.
Mantenimiento: Mantenimiento:
 Observar de manera inmediata las necesidades de la maquinaria  Negociación con proveedores para mejorar precios.
de la planta.  Mejorar el mantenimiento a la planta.
Supply Chain: Supply Chain:
 Coordina la logística del comercio exterior.  Cuenta con agencia de coordinación de importaciones y
 Control de todas las importaciones y exportaciones. exportaciones.
Compras y Planificación: Compras y Planificación:
 Rigurosa selección de proveedores.  Proveedores calificados.
 Dotación de materia prima necesaria. Servicios Generales:
Servicios Generales:  Negociaciones
 Centralización de los requerimientos del personal.
DEBILIDADES AMENAZAS
 Algunos procesos no establecidos.  Nueva reforma tributaria
 Reformas tributarias con alza de impuestos.  Grandes multinacionales posicionadas.
 Préstamos a altas tasas de interés.  Creación de nuevos productos sin azúcar, o
 Reforma arancelaria que se dio en 2008. para personas diabéticas o con insuficiencia
 Mayoría de materias primas importadas. renal.
 Tasa de interés pasiva.  Tendencias de consumo de productos light,
sanos y naturales.

FASES DE LA AUDITORIA
1. PLANIFICACIÓN
2. EJECUCIÓN
3. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
PLANIFICACIÓN
• Permite conocer la naturaleza del negocio y sirve de instrumento para la

ejecución planificada de la auditoría.
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
• Ayuda al cumplimiento ordenado de las actividades planificadas, para esto

se requieren objetivos claros y precisos.
• Permite tener un visión global a través de la ejecución de acciones como:
Visita a las Entrevista a los

instalaciones de Gerentes y
la organización personal de áreas
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Evalúa el control interno, determina el nivel de riesgo, confianza y selecciona la
oportunidad, extensión y profundidad de las pruebas.
MOTIVO ●
Detalla la razón por la cual se está realizando el trabajo de auditoría.
OBJETIVO ●
Refiere a lo que la empresa se propone alcanzar con el trabajo de auditoría.
●
Extensión que va a tener la auditoría, también se describe el periodo que va
ALCANCE a ser objeto de análisis.
●
Normativa interna como: reglamentos, disposiciones. También incluye leyes
BASE LEGAL en las que se basa la entidad.
PERSONAL TÉCNICO ●
Personal que va a realizar el trabajo de auditoría.
RECURSOS MATERIALES ●
Material que se necesita para desarrollar la auditoría. Además se considera la
FINANCIEROS Y HUMANOS capacitación y apoyo de servicios externos.
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO ●
Incluye la planeación por cada intervención individual de auditoría, y el
Y TRABAJO compendio de auditorías a practicar.
EJECUCIÓN
Se realiza todos los procedimientos y pruebas apoyadas con técnicas de
auditoría que han sido planificados con el objetivo de identificar el grado de
cumplimiento de los componentes que están siendo objeto de la evaluación
Aplicación del Programa de Trabajo.
Preparación y aplicación de pruebas de auditoría a

través de técnicas
Preparación y elaboración de papeles de trabajo.
Implementación de indicadores de gestión.
Realización de hojas de hallazgos.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
INFORME AUDITORÍA DE GESTIÓN
• INTRODUCCIÓN
• CUERPO DEL INFORME
• CONCLUSIONES
• RECOMENDACIONES
• ANEXOS
• SÍNTESIS
• SEGUIMIENTO
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL MACRO PROCESO DE
COMPRAS DE LA EMPRESA “FERRERO DEL
ECUADOR S.A.” UBICADA EN TUMBACO
PROVINCIA DE PICHINCHA POR EL PERÍODO
SEPTIEMBRE 2009 – AGOSTO 2010.
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Notificación de Comienzo de la Auditoría
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Motivo de la Auditoría de Gestión

Al realizar la auditoría de gestión a los procesos que componen el macro
proceso de compras de “Ferrero del Ecuador S.A.” se podrá determinar la
eficiencia y eficacia que tiene el macro proceso y cada área involucrada en el
mismo, de tal manera que pueda emitir recomendaciones y ayude a la toma de
decisiones acertadas para el mejor desempeño y crecimiento de la empresa.

●
● Realizar una auditoría de gestión al macro
Objetivo
Objetivo

proceso de compras y a los procesos que lo
componen a fin de determinar las oportunidades
General de mejora y poder presentar a la gerencia un
informe que apoye la toma de decisiones.
●
Diseñar
Diseñar los
los indicadores
indicadores de
de eficiencia
eficiencia yy eficacia
eficacia con
con los
los cuales
cuales de
de evaluarán
evaluarán los
los
Objetivos
●
procesos.
procesos.
●Evaluar el sistema de control interno del macro proceso de compras de la empresa
●
Evaluar el sistema de control interno del macro proceso de compras de la empresa
Ferrero
Ferrero del
del Ecuador
Ecuador S.A.
S.A. aa fin
fin de
de determinar
determinar las
las debilidades
debilidades de
de los
los mismos.
mismos.
Específicos
●Aplicar procedimientos de auditoría que permitan determinar si los procesos que se
●
Aplicar procedimientos de auditoría que permitan determinar si los procesos que se
sigue
sigue en
en las
las diferentes
diferentes áreas
áreas de
de adquisición
adquisición de
de bienes
bienes y/o
y/o servicios
servicios son
son eficientes
eficientes yy
eficaces.
eficaces.
Alcance de la Auditoría de Gestión

Se realizará la Auditoría de Gestión al macro proceso de compras y a los 4 procesos que lo
componen: proceso de adquisición de repuestos para maquinaria, proceso de servicios de comercio
exterior, proceso de adquisición de bienes y servicios para personal y proceso de adquisición de
materia prima de la empresa Ferrero del Ecuador S.A. por el periodo septiembre 2009 – agosto
2010. El trabajo de auditoría se realizará desde el 1 de Enero del 2011, y se cuenta con una
planificación de 160 horas para el desarrollo del trabajo y para cada una de las áreas objeto de
análisis.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1. AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIÓN
DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA

DE SERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR

DE MATERIA PRIMA

DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL PERSONAL
1. AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA
MAQUINARIA
DEFINICIÓN RESULTADO
Expectativa antes de considerar el Control Probabilidad mediana que existan

Interno errores.
Riesgo Inherente 40%
Confianza en el Control Interno Confianza Media Alta
Riesgo de Control 46%
Disponibilidad del auditor para permitir
Disponibilidad baja
que existan errores importantes
Riesgo de Detección 25%
Nivel de pruebas de auditoría Alto
RA = RI*RC*RD
RA = 0.40*0.46*0.25
RA = 0.0451*100
RA = 4.60%
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA
PAR
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA
1/2
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010
Objetivo:
1. Obtener el marco legal, normas y políticas para un conocimiento de la empresa, haciendo énfasis en el
departamento de mantenimiento.
2. Medir el riesgo inherente y analizar sus resultados.
3. Evaluar el control interno y determinar el nivel de riesgo y el nivel de confianza, a fin de seleccionar la
oportunidad, extensión y profundidad de las pruebas mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de
auditoría a ser aplicados.
ELABORADO
Nº ACTIVIDADES REALIZADAS REF. P/T OBSERVACIONES
POR
CONOCIMIENTO PRELIMINAR DEL PROCESO
1 Visita al departamento de mantenimiento PTR. 1 JE
2 Entrevista al Jefe del departamento de mantenimiento PTR. 2 JE
3 Conocimiento de la normatividad PTR. 3 JE
4 Medición del riesgo inherente PTR. 4 JE
CONOCIMIENTO ESPECÍFICO DEL PROCESO
Preparación, aplicación del cuestionario de control
1 PTR. 5 JE
interno y evaluación de las respuestas
2 Medición de Riesgos PTR. 6 JE
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA PAR
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA 2/2
EJECUCIÓN AUDITORÍA AL PROCESO
1 Verificar si se realiza selección de proveedores. PTR. 7 IV

2 Analizar si se realiza 3 cotizaciones para decidir el proveedor. PTR. 8 IV
Revisar si los precios de productos de los principales proveedores del
3 PTR. 9 IV, SP
departamento se encuentran de acuerdo al mercado.
Verificar si al momento de recepción de los repuestos, el encargado
4 PTR. 10 IV, SP
de la bodega revisa la factura con el pedido que se realizó.
Comprobar que una vez que llegan los repuestos se revisa que
5 PTR. 11 IV
cumpla con los estándares de aceptación de la empresa.
6 Verificar que se realicen constataciones físicas de forma periódica. PTR. 12 JE
Verificar que el inventario de repuestos se encuentre organizado por
7 PTR. 13 JE, IV
producto y por grupos.
Comprobar que la empresa cuente con controles de acceso hacia la
8 PTR. 14 SP
bodega de repuestos
9 Verificar si se lleva un registro de los repuestos que se utilizan. PTR. 15 IV
ELABORADO POR: JE REVISADO POR: S B
FECHA: 1 Enero 2011 FECHA: 1 Enero 2011
PTR. 7
FERRERO DEL ECUADOR S.A. 1/2 CONCLUSIÓN:
PAPELES DE TRABAJO
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA Para realizar el proceso de
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 adquisiciones de repuestos no existe
un manual escrito donde indiquen los
requisitos en el caso de ingreso de
Adquisición de repuestos para nuevos proveedores por lo que los
Proceso Hallazgos
maquinaria principales proveedores del
departamento son personas naturales o
Procedimiento Verificar si se realiza selección de empresas que no tienen trayectoria en

Nº 1 proveedores. el mercado.
Se acudió al departamento de
mantenimiento donde se constató que no
existe un manual para la selección de
proveedores por lo que el departamento RECOMENDACIÓN:
Aplicación: no solicita ningún requisito a las HHR. 1
A la Gerencia General: Disponer la
personas naturales o jurídicas a
realización de un manual donde se
excepción que se emitan las facturas,
establezcan los requisitos para el
para constar en la base de datos de la ingreso de nuevos proveedores en la
empresa. empresa.
Fecha: 4 Enero
Elaborado por: Jéssica Eras
2011
PTR. 8
CONCLUSIÓN:
1/3
PAPELES DE TRABAJO En algunas ocasiones no se solicita 3
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA cotizaciones a los proveedores por lo
MAQUINARIA que no existen estos documentos de
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 respaldo y la empresa no tiene la
seguridad de que está comprando las
Proceso Adquisición de repuestos para maquinaria Hallazgos mejores opciones.
Procedimiento Analizar si se realiza 3 cotizaciones para RECOMENDACIONES:

Nº 2 decidir el proveedor.
Para realizar las órdenes de compra, se A la gerencia: Formar un comité de
solicitan cotizaciones para comparar precios, adquisiciones con empleados de
varias áreas y con una persona del
características, marcas, series de los diferentes
Aplicación: HHR. 2 departamento financiero donde se
productos o servicios; se procedió a verificar
decidan las diferentes compras para
las órdenes de compra para comprobar si
la empresa, y se revise el
constan con 3 cotizaciones de respaldo. presupuesto.
Calculo de
indicador de A la gerencia industrial: Pedir
gestión: siempre mínimo tres cotizaciones
Fecha: 6 con un cuadro comparativo para
Elaborado por: Jéssica Eras Enero tomar una decisión y autorizar las
2011 compras.
PTR. 9 CONCLUSIÓN:
FERRERO DEL ECUADOR S.A. 1/3 En el departamento de mantenimiento se
PAPELES DE TRABAJO
realizan las compras a proveedores
minoristas por lo que estos no ofrecen precios
de acuerdo al mercado y la empresa debería
tener precios competitivos para optimizar los
recursos y mejorar el tratamiento de las
Proceso Adquisición de repuestos para maquinaria Hallazgos
compras, de la muestra tomada se determinó
Revisar si los precios de productos de los
que al aplicar precios adecuados se hubiese
Procedimiento ahorrado un 51%
principales proveedores del departamento se
Nº 3
encuentran de acuerdo al mercado.
Se ha revisado que los principales proveedores RECOMENDACIONES:

del departamento no tienen trayectoria en el
Aplicación: mercado por lo que se procedió a verificar si los HHR. 3 A la supervisión del departamento de
precios de los productos que compra la empresa mantenimiento: Realizar un estudio de los
se encuentran de acuerdo a precios de mercado. proveedores que mantienen en la base de
datos y seleccionar a los que ofrecen precios
razonables.
Calculo de A la supervisión del departamento de

indicador de mantenimiento: Verificar periódicamente
gestión: que los precios emitidos son los mejores.
Fecha: 7
Enero 2011
PTR. 11
PAPELES DE TRABAJO
1/1
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA CONCLUSIÓN:
MAQUINARIA
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 No existen previamente determinados los
Adquisición de repuestos para estándares de controles y registros sobre los
Proceso Hallazgos cuales se analiza el material comprado, esta
maquinaria
Comprobar que una vez que llegan actividad se la realiza basada en la
Procedimien los repuestos se revisa que cumpla experiencia adquirida a través del tiempo,
provocando que se acepten productos que no
to Nº 5 con los estándares de aceptación de
la empresa. se tiene la certeza de lo que se necesita para el
funcionamiento de la maquinaria
No se encuentran por escrito los
estándares de aceptación de un
producto, en el que se detalle las
características que debe cumplir
para ser aceptado. La empresa RECOMENDACIÓN:
Aplicación: realiza una revisión del material que HHR. 4
recibe, verificando que este se Al Gerente Industrial y Jefe del
encuentre en buen estado para ser departamento: Realizar un manual en el que
ingresado a bodega, basándose en la se señale los parámetros de aceptación y de
experiencia adquirida a través del rechazo de los productos.
tiempo.
Elaborado Fecha: 11
Jéssica Eras
por: Enero 2011
PTR. 12
1/2
PAPELES DE TRABAJO
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA
MAQUINARIA
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 CONCLUSIÓN:
Adquisición de repuestos para Las constataciones físicas se las realiza de

Proceso Hallazgos forma quincenal de forma visual y dos veces
maquinaria
al año a través del sistema únicamente de
Verificar que se realicen repuestos codificados por lo que no se tiene
Procedimiento
constataciones físicas de forma un control total de todo el inventario.
Nº 6
periódica.
Se realiza una constatación física
por parte del Jefe del departamento
de forma quincenal, y por otro lado
la empresa realiza tomas físicas del
RECOMENDACIONES:
inventario de repuestos
Aplicación: HHR. 5
codificados 2 veces al año en Al jefe del departamento de mantenimiento:
Agosto y Diciembre, para los Elaborar actas de constatación física.
repuestos que ingresan como gasto
no existe esta toma física ya que Al gerente industrial: Disponer que se lleve
no consta en el sistema. un control de todos los artículos que no se
Fecha: 14 encuentran codificados.
Enero 2011
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTR. 13 CONCLUSIÓN:
PAPELES DE TRABAJO 1/1
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA El inventario que no es codificado en su
MAQUINARIA mayoría no se encuentra organizado lo que
ocasiona que se incurra en gastos innecesarios
al no tener un control detallado del mismo.
Verificar que el inventario de repuestos se

Procedimiento
encuentre organizado por producto y por RECOMENDACIONES:
Nº 7
grupos.
Al gerente industrial: Establecer políticas
para organizar el inventario de repuestos.
Al realizar la verificación física del
inventario de repuestos se constató que el
mismo se encuentra ubicado en una bodega Al gerente general y gerente financiero:
del departamento de mantenimiento, los Realizar una política para la activación de
materiales no se encuentran organizados repuestos codificados y no codificados.
por productos, esto lo aducen a que dicho
Aplicación: inventario está compuesto de materiales HHR. 6 Al gerente general: Revisar el contrato de
usados y desconocen lo que realmente seguros para garantizar que todos los
poseen. El inventario debe ser organizado y bienes codificados se encuentran cubiertos.
registrado adecuadamente a fin de evitar Disponer el registro contable los sobrantes
usos indebidos del mismo, por motivos de
y establecer el verdadero saldo de
políticas de la empresa no se puede
inventarios.
evidenciar esto a través fotos.
Fecha: 17
Enero 2011
PTR. 14
1/1
PAPELES DE TRABAJO
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA
MAQUINARIA
CONCLUSIÓN:
Proceso Adquisición de repuestos para maquinaria Hallazgos No existe control en el acceso para los
repuestos no codificados y herramientas, los
Comprobar que la empresa cuente con que causa confusión en la ubicación de los
Procedimiento
controles de acceso hacia la bodega de repuestos no codificados y en las herramientas.
Nº 8
repuestos.
El control de acceso que se pudo evidenciar

es de la siguiente manera: El Jefe del
departamento es el único que maneja las RECOMENDACIÓN:
llaves de la bodega, donde se encuentran los
repuestos codificados, pero existe una bodega Al gerente industrial: Establecer controles en
Aplicación: HHR. 7
anexa donde se encuentran herramientas y
toda la bodega para limitar el acceso a la
repuestos no codificados la misma que no
tiene control en el acceso, por lo que no
misma.
existe un conocimiento exacto de donde se
encuentra cada cosa.
Elaborado Fecha: 18
Jéssica Eras
por: Enero 2011
2. AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS COMERCIO
EXTERIOR
Expectativa antes de considerar el Probabilidad mediana que existan
Control Interno errores.
Disponibilidad del auditor para
permitir que existan errores Disponibilidad baja
importantes
Nivel de pruebas de auditoría Bajo
RA = RI*RC*RD
RA = 0.20*0.21*0.25
RA = 0.0105*100
RA = 1.05%
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA PAC
PROCESO DE ADQUISICIÓN DESERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR 1/1
Objetivo:
1. Obtener el marco legal, normas y políticas para un conocimiento de la empresa, haciendo énfasis en el departamento de Supply Chain
3. Evaluar el control interno y determinar el nivel de riesgo y el nivel de confianza, a fin de seleccionar la oportunidad, extensión y profundidad de las
pruebas mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría a ser aplicados.
Nº ACTIVIDADES REALIZADAS REF. P/T ELABORADO POR OBSERVACIONES

1 Visita al departamento de Supply Chain PTC 1 JE
2 Entrevista al Jefe del departamento de Supply Chain PTC 2 JE
3 Conocimiento de la normatividad PTC 3 JE
4 Medición del riesgo inherente PTC 4 JE
Preparación, aplicación del cuestionario de control interno y evaluación de las
1 PTC 5 JE
respuestas
2 Medición de Riesgos PTC 6 JE
Revisar si los precios de los servicios de comercio exterior se encuentran de
1 PTC 7 IV, SP
acuerdo al mercado.
Verificar que los diferentes procesos de importaciones y exportaciones se
2 PTC 8 IV
encuentren debidamente archivados.
Inspeccionar que la empresa cuente con controles de acceso hacia la el archivo del
3 PTC 9 JE
departamento.
4 Verificar si se lleva un registro de control para cada trámite de comercio exterior. PTC 10 JE, IV
ELABORADO POR: J E REVISADO POR: S B
PTC. 3
CONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD 1/1
DEPARTAMENTO DE SUPPLY CHAIN

El departamento de Supply Chain de Ferrero del Ecuador S.A. tiene la
siguientes normatividad:

Código Ético Ferrero.
Políticas de casa matriz
Procedimientos para importaciones y exportaciones.
Ley de comercio exterior e inversiones (LEXI)

HHC.1
Conclusión:
Al no existir el proceso para la adquisición de servicios de comercio
exterior provoca confusión en el desarrollo de las actividades y retraso
de tiempos.
Recomendaciones:
Al jefe de departamento: Disponer el levantamiento del proceso de
adquisición de servicios de comercio exterior.
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTC. 10 CONCLUSIÓN:
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIO El control que se lleva para registrar las
EXTERIOR facturas de cada trámite de importación o
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 exportación presenta dificultades debido a
que no refleja toda la información que se
Proceso Adquisición de servicios de comercio exterior Hallazgos necesita.
Procedimiento Verificar si se lleva un registro de control

Nº 4 para cada trámite de comercio exterior.
Cada trámite de importación o exportación
contiene una serie de facturas por lo que en
este departamento se lleva un control
incompleto ya que únicamente se realiza
cuadros en Excel en los cuales se registra el
número de factura que llega y el valor, RECOMENDACIÓN:
Aplicación: HHC. 2
omitiéndose el detalle, no existe un sistema
Al Jefe del departamento Supply Chain y
informático que agilite este procedimiento,
de sistemas: Analizar y disponer la
además el archivo Excel lo manejan varias
creación de un sistema informático para
personas por lo que en ocasiones existen
incursionar en este procedimiento.
confusiones en el registro de determinado
trámite
Elaborado Fecha: 18
Jéssica Eras
por: Enero 2011
3. AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA
Expectativa antes de considerar Probabilidad mediana que existan
el Control Interno errores.
importantes
RA = RI*RC*RD
RA = 0.20*0.13*0.25
RA = 0.0065*100
RA = 0.65%
PAM
1/2
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA
Objetivo:
1. Obtener el marco legal, normas y políticas para un conocimiento de la empresa, haciendo énfasis en el
departamento de planificación y compras
3. Evaluar el control interno y determinar el nivel de riesgo y el nivel de confianza, a fin de seleccionar la
oportunidad, extensión y profundidad de las pruebas mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de
auditoría a ser aplicados.
ELABORADO
POR
1 Visita al departamento de planificación y compras PTM. 1 JE
Entrevista al Jefe del departamento planificación y
2 PTM. 2 JE
compras
3 Conocimiento de la normatividad PTM. 3 JE
4 Medición del riesgo inherente PTM. 4 JE
Preparación, aplicación del cuestionario de control
1 PTM. 5 JE
interno y evaluación de las respuestas
2 Medición de Riesgos PTM. 6 JE
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA PAM
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA 2/2
1 Verificar si se realiza selección de proveedores. PTM. 7 IV
2 principales proveedores del departamento se PTM. 8 IV, SP
Verificar si al momento de recepción de la materia
3 prima el encargado de la bodega revisa la factura PTM. 9 IV, SP
con el pedido que se realizó.
Comprobar que una vez que llega la materia prima
4 se revisa que cumpla con los estándares de PTM. 10 IV
aceptación de la empresa.
Inspeccionar que se realicen constataciones físicas
5 PTM. 11 JE
de forma periódica.
Verificar que el inventario de materia prima se
6 PTM. 12 JE, IV
encuentre organizado por producto y por grupos.
Revisar que la empresa cuente con controles de
7 PTM. 13 SP
acceso hacia la bodega de materia prima
Comprobar que existe rotación de funciones entre
8 PTM. 14 SP
el personal del mismo departamento.
ELABORADO POR: JE REVISADO POR: SB
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTM. 14
PAPELES DE TRABAJO 1/1 CONCLUSIÓN:
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA En el departamento de planificación y
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 compras no existe rotación de personal por
lo que cada empleado conoce únicamente
Proceso Adquisición de materia prima Hallazgos sus funciones, y tampoco puede desarrollar
un plan de carrera.
Comprobar que existe rotación de
Procedimiento
funciones entre el personal del mismo
Nº 8
departamento.
En el departamento de planificación y
compras existen 4 personas que
RECOMENDACIÓN:
realizan las funciones al interior de
este, mismas que se encuentran al Al gerente de recursos humanos: Realizar
mismo nivel jerárquico, en la empresa un plan de rotación del personal entre los
Aplicación: no existe una política para que los HHM. 1 empleados del mismo nivel y que tengan
empleados roten por lo que las la misma especialización
personas que trabajan en este
departamento han ingresado a sus
respectivos puestos y ahí se han
mantenido hasta la fecha actual.
Elaborado Fecha: 4
Jéssica Eras
por: Febrero 2011
4. AUDITORÍA DE GESTIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA
EL PERSONAL
Expectativa antes de considerar el Probabilidad mediana que existan

Control Interno errores.

importantes
RA = RI*RC*RD
RA = 0.35*0.19*0.25
RA = 0.01663*100
RA = 1.66%
PAB
1/2
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL PERSONAL
Objetivo:
1. Obtener el marco legal, normas y políticas para un conocimiento de la empresa, haciendo énfasis en el departamento de servicios
generales
3. Evaluar el control interno y determinar el nivel de riesgo y el nivel de confianza, a fin de seleccionar la oportunidad, extensión y
profundidad de las pruebas mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría a ser aplicados.
ELABORADO
POR
1 Visita al departamento de servicios generales PTB. 1 JE
2 Entrevista al Jefe del departamento de servicios generales PTB. 2 JE
3 Conocimiento de la normatividad PTB. 3 JE
4 Medición del riesgo inherente PTB. 4 JE
Preparación, aplicación del cuestionario de control interno y
1 PTB. 5 JE
evaluación de las respuestas
2 Medición de Riesgos PTB. 6 JE
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PAB
PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA 2/2
1 Verificar si se realiza selección de proveedores. PTB. 7 IV
Analizar si se realiza cotizaciones para decidir el

2 PTB. 8 IV
proveedor.
Inspeccionar si al momento de recepción de la
mercadería, la encargada de la realización de las órdenes
3 PTB. 9 IV, SP
de compra compara la factura con el pedido que se
realizó.
Comprobar que una vez que llegan los pedidos se revisa
4 que cumpla con los estándares de aceptación de la PTB. 10 IV
empresa.
Verificar si se lleva un registro de los pedidos
5 PTB. 11 IV
entregados a cada departamento.
ELABORADO POR: JESSICA ERAS REVISADO POR: S B
FECHA: 7 Febrero 2011 FECHA: 7 Febrero 2011
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTB. 7 CONCLUSIÓN:
1/1
PAPELES DE TRABAJO
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA Para realizar el proceso de adquisiciones
EL PERSONAL de bienes y servicios para el personal no
existe un manual escrito donde indiquen
los requisitos en el caso de ingreso de
nuevos proveedores por lo que existe
Adquisición de bienes y servicios para una base muy extensa de los mismos y
Proceso Hallazgos
el personal un gran porcentaje son personas
Procedimiento Verificar si se realiza selección de naturales o empresas que no tienen
trayectoria en el mercado.
Nº 1 proveedores.
Se acudió al departamento de servicios

generales donde se constató que no
existe un manual para la selección de RECOMENDACIÓN:
proveedores por lo que el
Aplicación: departamento no solicita ningún HHB. 1 A la gerencia: Realizar un manual de
requisito a las personas naturales o adquisiciones donde se establezcan los
jurídicas a excepción que se emitan las requisitos para el ingreso de nuevos
facturas, para constar en la base de proveedores en la empresa
datos de la empresa.
Elaborado Fecha: 8
Jéssica Eras
por: Febrero 2011
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTB. 8
CONCLUSIÓN:
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA
En algunas ocasiones no se solicita
EL PERSONAL cotizaciones a los proveedores por lo
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 que no existen estos documentos de
Adquisición de bienes y servicios respaldo y la empresa no tiene la
Proceso Hallazgos seguridad de que está comprando las
para el personal
mejores opciones.
Procedimient Analizar si se realiza cotizaciones

o Nº 2 para decidir el proveedor.
RECOMENDACIÓN:
Para realizar las órdenes de compra,
se solicitan cotizaciones para A la Gerencia: Formar un comité de
comparar precios, características, adquisiciones con empleados de varias
marcas, series de los diferentes áreas donde se decidan las diferentes
Aplicación: HHB. 2 compras para la empresa.
productos o servicios; se procedió a
verificar las órdenes de compra para A los jefes de cada departamento: Pedir
comprobar si constan con siempre mínimo tres cotizaciones con un
cotizaciones de respaldo. cuadro comparativo y presentarlo al
comité de adquisiciones para tomar una
Calculo de decisión y autorizar las compras.
indicador de
gestión:
Elaborado Fecha: 9 Febrero
Jéssica Eras
por: 2011
PAPELES DE TRABAJO PTB. 10
1/1
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL PERSONAL CONCLUSIÓN:
Adquisición de bienes y servicios para No existen previamente determinados los
Proceso Hallazgos estándares de controles y registros sobre
el personal
Comprobar que una vez que llegan los los cuales se analiza el material
Procedimient pedidos se revisa que cumpla con los comprado, esta actividad se la realiza
basada en la experiencia adquirida a
o Nº 4 estándares de aceptación de la
través del tiempo y las características
empresa.
solicitadas, provocando que se den
No se encuentran por escrito los
rechazo en algunos productos recibidos.
estándares de aceptación de un
producto, en el que se detalle las
características que debe cumplir para
ser aceptado. La empresa realiza una
revisión del material que recibe, RECOMENDACIÓN:
Aplicación: HHB. 3
verificando que este se encuentre en
buen estado para ser entregado a cada Al Gerente General y Jefe del
departamento basándose en la departamento: Disponer la realización de
un manual en el que se señale los
experiencia adquirida a través del
parámetros de aceptación y de rechazo de
tiempo y en las características
los productos.
solicitadas.
Elaborado Fecha: 10 Febrero
Jéssica Eras
por: 2011
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
CONCLUSIONES GENERALES
En la empresa no existe un Al gerente general: Disponer y analizar la creación de un departamento de auditoría
departamento de auditoría interna, mismo que se encargue de verificar, revisar y controlar todas las transacciones
interna. de los diferentes departamentos al interior de la empresa.
La empresa no tiene Al gerente general: Analizar y disponer la certificación de todos los procesos de la
certificación de normas ISO empresa, para de esta manera manejar criterios, manuales, procedimientos políticas y
9001-2000. estrategias unificadas.
La empresa no tiene un plan de Al gerente de recursos humanos: Realizar un plan anual de capacitación que incluya a
capacitación todos los departamentos y al personal que labora al interior de cada uno de estos.
La empresa tiene divididos los Al gerente general: Disponer la creación de un departamento de compras donde se
procesos para las diferentes centralicen todos los procesos y se creen políticas y manuales para ser aplicados de
adquisiciones. forma unificada en el mismo.
MANTENIMIENTO
No se realiza selección de A la Gerencia: Disponer la realización de un manual donde se establezcan los
proveedores requisitos para el ingreso de nuevos proveedores en la empresa.
A la Gerencia General: Formar un comité de adquisiciones con empleados de varias
No se solicita un número áreas y con una persona del departamento financiero donde se decidan las diferentes
determinado de cotizaciones compras para la empresa, y se revise el presupuesto.
para adjuntar en las respectivas
órdenes de compra. A la gerencia industrial: Pedir siempre mínimo tres cotizaciones con un cuadro
comparativo para tomar una decisión y autorizar las compras.
A la supervisión del departamento de mantenimiento: Realizar un estudio de los
proveedores que mantienen en la base de datos y seleccionar a los que ofrecen precios
Existen productos que han sido
razonables.
adquiridos con un precio

sobrevalorado.
A la supervisión del departamento de mantenimiento: Verificar periódicamente que los
precios emitidos son los mejores.
No existen estándares Al Gerente Industrial y Jefe del departamento: Realizar un manual en el que se señale
definidos para la recepción y los parámetros de aceptación y de rechazo de los productos.
aceptación de los repuestos.
Se realiza constataciones Al jefe del departamento de mantenimiento: Elaborar actas de constatación física.
físicas únicamente de los
repuestos codificados. Al gerente industrial: Disponer que se lleve un control de todos los artículos que no se
encuentran codificados.
MANTENIMIENTO
Al gerente industrial: Establecer políticas para organizar el inventario de
repuestos.
Al gerente general y gerente financiero: Realizar una política para la activación

No tienen organizado los
de repuestos codificados y no codificados.
inventarios por grupos y por
producto.
Al gerente general: Revisar el contrato de seguros para garantizar que todos los
bienes codificados se encuentran cubiertos.
Disponer el registro contable los sobrantes y establecer el verdadero saldo de
inventarios
No cuentan con controles de
Al gerente industrial: Establecer controles en toda la bodega para limitar el
acceso a la bodega donde se
acceso a la misma.
almacenan los repuestos.
SUPPLY CHAIN
No se encuentra establecido el
Al jefe de departamento: Disponer el levantamiento del proceso de adquisición de
proceso para la adquisición de
servicios de comercio exterior.
servicios de comercio exterior.
No se tiene un sistema
computarizado para llevar el
Al Jefe del departamento Supply Chain y de sistemas: Analizar y disponer la creación
control de todas las facturas
de un sistema informático para incursionar en este procedimiento.
que llegan de los trámites de
importación y exportación.
PLANIFICACIÓN Y COMPRAS
No existe rotación del Al gerente de recursos humanos: Realizar un plan de rotación del personal entre los
personal. empleados del mismo nivel y que tengan la misma especialización.
SERVICIOS GENERALES
No se realiza selección de A la gerencia: Realizar un manual de adquisiciones donde se establezcan los requisitos
proveedores. para el ingreso de nuevos proveedores en la empresa.
A la Gerencia: Formar un comité de adquisiciones con empleados de varias áreas
donde se decidan las diferentes compras para la empresa.
No se solicita cotizaciones para
adjuntar en las respectivas
A los jefes de cada departamento: Solicitar siempre mínimo tres cotizaciones con un
órdenes de compra.
cuadro comparativo y presentarlo al comité de adquisiciones para tomar una decisión y
autorizar las compras.
En el departamento de
servicios generales no existen
Al Gerente General y Jefe del departamento: Disponer la realización de un manual
estándares definidos para la
donde se señale los parámetros de aceptación y rechazo de productos.
recepción y aceptación de los
diferentes productos.
VISITA A LAS INSTALACIONES - DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO PTR. 1
1/1

Al realizar la visita a las instalaciones del departamento de mantenimiento se pudo constatar que existen dos grupos
de repuestos: codificados que se ingresan como inventario y los no codificados que se ingresan como gasto, la
pertenencia a cada grupo depende del tiempo de vida útil del repuesto, así menores a un año se consideran como
gasto y mayores a un año como inventario.

El jefe del departamento es el Sr. Carlos Hidalgo, quien es el encargado de coordinar la adquisición, almacenamiento y
utilización de los repuestos en la fábrica; la realización de las órdenes de compra y la negociación con proveedores se
encuentra a cargo de la Sra. Adriana Cáceres; la bodega de repuestos se encuentra a cargo del Sr. Luis Gómez; y
finalmente existe un equipo de 20 personas que son los encargados del mantenimiento de la maquinaria.

Se realizan dos tomas físicas del inventario al año en Agosto y Diciembre, esto únicamente de los repuestos
codificados, y para los que son ingresados como gasto no existe un control.

Por otro lado se observó que no existe un orden en al almacenamiento de repuestos por lo que les
dificulta saber con exactitud la ubicación de cada uno de ellos.
ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PTR. 2
1/2

Nombre del Entrevistado: Carlos Hidalgo.
Cargo: Jefe del departamento de mantenimiento.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de la auditoría de gestión al departamento de mantenimiento de conformidad con
el plan anual de auditoría, que evaluará la eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología del macro proceso de compras.

Se procedió a realizar la entrevista al jefe del departamento de mantenimiento Sr. Carlos Hidalgo y se le realizaron las siguientes
preguntas:

¿Cuáles son las funciones que realiza usted?
Bueno, en primer lugar soy la persona que coordino toda la adquisición de los repuestos para que la maquinaria siempre este
bien y por ende no se paralice la fábrica, también autorizo las órdenes de compra de las diferentes adquisiciones, hago el
presupuesto anual, y superviso que todo el departamento funcione de manera adecuada.
¿De qué forma interviene en el proceso?
Atiendo los requerimientos que traen los mecánicos, y autorizo la elaboración de las órdenes de compra, supervisión en
general del proceso.
¿Qué tipo de controles se manejan al interior del departamento?
Existen los controles que van de la mano con el sistema como es el control de los inventarios para tener todo contabilizado y
registrado, también se tienen comprobantes de egreso de bodega en las que firman la salida de los diferentes repuestos, las
órdenes de compra se elaboran según los requerimientos yo las autorizo y después se las lleva a firmar al Sr. Perrone que es
el gerente industrial, y finalmente se hace un seguimiento de la planificación anual para constatar que no tenemos brechas
muy grandes.
ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
PTR. 2
2/2

¿Cómo da seguimiento a las observaciones hechas por la auditoría externa?
Generalmente no nos han hecho observaciones en las auditorias porque ellos están presentes en los inventarios que se
realizan y se les presenta toda la información que nos solicitan.
¿Cómo mide el logro de las metas y objetivos?
Se realiza la planificación anual y mensualmente acudimos a contabilidad para pedir los reportes de lo que ha gastado el
departamento y vamos comparando con el presupuesto anual que tiene el departamento de mantenimiento.
¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
30 años.

Observaciones de la entrevista:

Se realizó la entrevista al Jefe del departamento de mantenimiento y se tienen las siguientes observaciones:

El jefe de departamento de mantenimiento Sr. Carlos Hidalgo tiene su oficina en la planta donde se elabora el
plástico, es mismo que está apartado del departamento de mantenimiento.
La persona que realiza las órdenes de compra está en ese puesto hace medio año, antes estuvo el Sr. Jaime
Flores quien renunció después de 20 años de trabajo por asuntos personales.
No existe un control definido para los repuestos que son ingresados como gasto, únicamente se lleva el control
de los repuestos codificados a través del sistema PRISMA.

PTR. 3
FERRERO DEL ECUADOR S.A. 1/1
CONOCIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

El departamento de mantenimiento de Ferrero del Ecuador S.A. tiene la siguientes normatividad:

Proceso de adquisiciones de repuestos para maquinaria.
Procedimientos.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA PTR. 5
PERIODO SEPTIEMBRE 2009 - AGOSTO 2010 1/5
Nombre del personal entrevistado: Sr. Carlos Hidalgo
Cargo del personal entrevistado: Jefe del departamento de mantenimiento
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U N TAS OBSERVACIONES
SÍ NO OBTENIDO ÓPTIMO
1. AMBIENTE DE CONTROL
¿El departamento de mantenimiento cuenta con
1.1 documentos normativos debidamente aprobados como x 10 10
Manuales de Procedimientos u Operaciones?
¿Los Documentos Normativos se han actualizado en el La última actualización del reglamento es
1.2 x 0 10
último año? el año 2007
¿Los Documentos Normativos son del conocimiento de No existe una difusión correcta,
1.3 x 0 10
todo el personal? especialmente al personal de planta
¿El jefe del departamento supervisa que los empleados
1.4 bajo su dependencia conozcan las funciones y deberes x 0 10
descritos en los Documentos Normativos?
¿El departamento de mantenimiento cuenta con una
1.5 x 10 10
estructura orgánica aprobada?
¿La negociación directa con proveedores está basada en No existen indicadores que justifiquen
1.6 x 5 10
la honestidad y equidad? esta aseveración.
¿Ha existido rotación del personal de supervisión del La supervisión se encuentra en el puesto
1.7 x 0 10
departamento? más de 30 años.
¿El jefe del departamento visita frecuentemente las
1.8 x 10 10
operaciones que se dan al interior del mismo?
¿Se realizan inventarios físicos periódicamente de las
1.9 x 10 10
existencias de bodega?
Todas las personas del departamento son

¿El Jefe del departamento de mantenimiento tiene
1.10 x 0 10 mecánicos bachilleres o con experiencia
experiencia profesional en su cargo?
aprendida a través del tiempo.
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE REPUESTOS PARA MAQUINARIA PTR. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U NTAS OBSERVACIONES
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
¿Existe coherencia entre los objetivos globales de la
2.1 x 10 10
empresa, versus los objetivos del departamento?
¿Los objetivos establecidos por la empresa son claros y
2.2 x 10 10
medibles?
¿Se toma en cuenta las opciones tecnológicas y técnicas
2.3 x 10 10
para la formulación de las metas y objetivos?
¿Se establecen objetivos, metas y acciones en el tiempo
2.4 x 10 10
para asegurar el éxito?
¿El sistema contable de la empresa, suministra información
No se tiene dato exacto de los repuestos que
2.5 oportuna, completa y exacta de los resultados operativos del x 0 10
se ingresan como gasto.
departamento?
3. IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
¿Es efectiva la capacidad de reacción del departamento ante
3.1 x 10 10
la presencia de un problema?
Se realizan estudios para verificar que los precios se
3.2 x 0 10 No se han realizado nunca estos estudios.
¿Existen medidas de prevención para desastres naturales?,
3.3 así como provisión de recursos financieros para hacer frente x 10 10
a estos desastres
Existen comprobantes de egreso de bodega
¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
3.4 x 0 10 pero no brindan un control real del
inventarios de bodega?
inventario
¿Existen planes de contingencia en cuanto a la seguridad
3.5 x 10 10
industrial del departamento?
4. EVALUACIÓN DE RIESGOS
¿Existen objetivos constantes del departamento durante el
4.1 x 10 10
lapso de un año?
¿Se han efectuado procesos de identificación y evaluación
4.2 x 10 10
de riesgos?
¿La normatividad del departamento permaneció constante No existe una normatividad específica para
4.3 x 0 10
en el último año? el proceso de compras.
¿Ha existido rotación o ingreso de nuevo personal al
4.4 x 10 10
departamento en el último año?
¿Se ha brindado capacitación al personal del departamento
4.5 x 0 10 No existe programas de capacitación
en el último año?
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PTR. 5
3/5
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U N TAS OBSERVACIONES
5. RESPUESTA AL RIESGO
¿En particular se analiza la falla en los controles que
puede haber provocado en el pasado la pérdida de Únicamente se compara presupuesto
5.1 x 0 10
recursos, errores en la información, o incumplimientos versus gastos reales.
legales o normativos?
¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los
5.2 x 5 10 Únicamente de repuestos codificados
registros de repuestos?
¿El departamento maneja la detección, control y
5.3 x 10 10 Existe un departamento para ello.
manejo de riesgos?
¿Existe periodicidad de reuniones de trabajo, para
5.4 establecer las debilidades y amenazas de control y sus x 10 10 Una vez al mes
posibles soluciones?
En el último año se han establecido riesgos
5.5 x 0 10
significativos?
Se realizan exámenes periódicos de salud a los
5.6 x 10 10
empleados del departamento de mantenimiento?
El departamento de recursos humanos, establece un
No se ha dado capacitación al personal
5.7 plan de capacitación para los empleados del x 0 10
del departamento.
departamento?
¿Las operaciones se realizan dentro de horarios de Hay trabajos en horas extras y en
5.8 trabajo, es decir, no exceden la capacidad del x 0 10 ocasiones se envía a mecánicas
departamento? externas.
¿Existen estándares claramente definidos para aceptar No existen estándares establecidos por
5.9 x 0 10
o rechazar los repuestos? escrito.
¿El departamento cuenta con la cantidad de personal
5.10 x 6 10 Incurren en trabajo fuera del horario.
necesaria, es decir no existe déficit ni exceso?
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U NTAS OBSERVACIONES
6 ACTIVIDADES DE CONTROL
¿Los controles descritos en el manual de políticas
Los manuales de políticas no son
6.1 son actualmente aplicados y la forma en que los x 5 10
conocidos por todo el personal.
aplican es la correcta?
¿Sabe qué labores desempeña cada uno de los
6.2 x 10 10
empleados que trabaja con Ud.?
¿Tienen diversificadas las funciones, es decir que no
6.3 se tenga a una sola persona con el control absoluto x 10 10
de todo el proceso?
¿Se elaboran presupuestos y se comparan
6.4 x 10 10
frecuentemente con los gastos reales?
¿Se compara la factura contra la guía de remisión al
6.5 x 10 10
momento que ingresa la mercadería?
Solo existe control en la parte de la
¿Existe control de acceso para el personal que
6.6 x 5 10 bodega donde se almacenan los
ingresa a bodega?
repuestos codificados.
No existe un control ya que los
¿Se lleva un control de ingresos y egresos de
6.7 x 0 10 repuestos en su mayoría ingresan
materiales que salen de la bodega?
como gasto al sistema
Se realizan las adquisiciones según los
6.8 ¿Existen stocks mínimos y máximos? x 0 10
requerimientos.
¿Se revisa la condición en que se recibe la
6.9 x 10 10
mercadería?
¿Cuenta la empresa con un lugar organizado por Únicamente existe el lugar organizado
6.10 x 5 10
producto para almacenar los repuestos? para los repuestos codificados.
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº P R E G U N TAS OBSERVACIONES
7. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿Todos los listados o reportes que emite el sistema El sistema no brinda reportes sobre los
7.1 x 5 10
informático son de utilidad y oportunos? repuestos que son ingresados como gasto.
¿Son satisfactorios los sistemas de información
7.2 computarizados implantados en el proceso y manejo de la x 0 10 No brindan todos los informes necesarios.
información?
7.3 ¿Se tiene back up de la información procesada? x 10 10
¿La información recibida es suficiente y oportuna para las No se realizan cotizaciones suficientes para
7.4 x 0 10
actividades y procesos? el proceso.
¿La información que se brinda es de calidad, permitiendo No informes adecuados, e información
7.5 x 0 10
una adecuada y oportuna toma de decisiones? completa.
¿Se han establecido líneas de comunicación para la No existe apertura para la el personal que
7.6 x 0 10
denuncia de posibles actos indebidos? no es ejecutivo.
¿Existe una comunicación eficaz al personal sobre sus No existe un control adecuado y mala
7.7 x 5 10
funciones y responsabilidades de control? comunicación de funciones.
¿Cuándo a usted le supervisan le indican las desviaciones
7.8 x 10 10
que existen para mejorar sus labores?
¿Los empleados entienden cómo el incumplimiento de sus Su respuesta es realizada en base de
7.9 x 5 10
obligaciones afectan a la empresa? suposiciones.
¿Existe una manera de comunicar los problemas o No existe apertura para la el personal que
7.10 x 0 10
inquietudes a la gerencia? no es ejecutivo.
8. MONITOREO
¿El Gerente General, efectúa un proceso de monitoreo de la
8.1 gestión a fin de prevenir y corregir eventuales x 10 10
desviaciones o deficiencias?
¿El Gerente General realiza con periodicidad el proceso de
8.2 x 0 10 Cada año
monitoreo mencionado en el punto anterior?
¿Existen entidades externas para realizar monitoreos sobre
8.3 x 10 10
la calidad de las actividades?
¿Se consideran las comunicaciones de terceros para
8.4 corroborar la información generada internamente. Por x 10 10
ejemplo, los reclamos de proveedores, etc.?
¿Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias o
8.5 x 10 10
abusos?
TOTAL 326 600
ELABORADO POR: JESSICA ERAS REVISADO POR: SONIA BUENO
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTR. 7
VALOR ANUAL
PROVEEDORES MANTENIMIENTO
PAGADO
GONZÁLEZ ROMERO PATRICIA
MARGARITA 209.093,90
DORIS PATRICIA MOLINA TORRES 133.704,76
MATRYMEC CIA. LTDA. 73.308,07
JOSÉ PATRICIO HIDALGO FLORES 82.164,08
LINDANDRA S.A 74.597,79
GONZÁLEZ GONZÁLEZ FRANCISCO
JAVIER 54.220,35
SERVIVAPOR CIA.LTDA. 25.257,51
ECUATORIANA INDUSTRIAL TERMOVA 28.280,02 @
RECALDE EDGAR OLMEDO 185.153,99
GLADYS CECILIA SÁNCHEZ HERBOZO 7.081,08
PARCESHI S.A 156.776,41
EDUARDO AGUSTÍN VELOZ GÁLVEZ 51.997,76
LUIS JULIO CORTI TAGLIBUE 15.444,85
CORONEL MIÑO MÓNICA ALEXANDRA 13.835,24
IANDCECONTROL S.A. 31.494,78
TOTAL: $ 1.142.410,59
@ Datos tomados del departamento mantenimiento Ferrero del Ecuador S.A.
Elaborado por: Jessica Eras Fecha: 4 Enero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 1
Procedimiento Nº 1
Verificar si se realiza selección de proveedores.
Condición:
Se realiza las órdenes de compra a proveedores que existen en la base de datos del departamento, si se
requiere un nuevo proveedor no se realiza una selección adecuada del mismo ya que no se solicita ningún
requisito, la empresa no cuenta con un manual escrito para la aplicación de este procedimiento.
Criterio:
Par la gestión de una empresa se recomienda que se realice una adecuada selección de proveedores
PTR. 7
tomando en cuenta para esta acción criterios como: Precio, calidad, formas de pago, entrega, servicio post
1/2
venta, experiencia, reputación, localización, convenios, servicio al cliente, tamaño, situación económica,
etc.
Causa:
La empresa no cuenta con un manual escrito para las adquisiciones de repuestos en donde se indiquen los
pasos a seguir y los procedimientos a realizar en el caso de requerir nuevos proveedores, ni los requisitos
de cumplimiento para poder ingresar a la base de proveedores de Ferrero del Ecuador S.A.
Efecto:
Los 15 principales proveedores del departamento de mantenimiento a los mismos que se les ha pagado un
la suma de alrededor de $1´000.000 son personas naturales o empresas nuevas que no tienen trayectoria
en el mercado y no se tiene la certeza de que la calidad y precios son los más óptimos.
Fecha: 4
Elaborado por: Jessica Eras
Enero 2011
PAPELES DE TRABAJO PTR. 8
Nº ORDEN SOLICITUD COTIZACIONES ADJUNTAS DESCRIPCIÓN VALORES
JUEGO DE DESARMADORES DE
RECALDE EDGAR OLMEDO 375,00
JUEGO DE DESARMADORES DE COPA
809876
COPA GONZÁLEZ ROMERO PATRICIA JUEGO DE DESARMADORES DE
120,11
MARGARITA COPA DE 4 A 14 mm PROTO
RECALDE EDGAR OLMEDO ALICATE DE 6" FACOM 42,00
DORIS PATRICIA MOLINA TORRES ALICATE AISLADO 6" TRUPER 4,33
809877 ALICATE DE 6" FACOM
ALICATE UNIVERSAL 165mm FACOM 32,39
MARGARITA
RECALDE EDGAR OLMEDO ENTENALLA DE 6" FORCE 952,00
809878 ENTENALLA DE 6" FORCE

GRUPO PROINTEC CIA. LTDA. ENTENALLA DE 6" FORCE 144,00 @
COMERCIAL KIWY S.A. ENTENALLA DE 8" FIJA SCHULZ 97,54
JUEGO DE DADOS PARA
RECALDE EDGAR OLMEDO 485,00
TORQUIMETRO
JUEGO DE DADOS PARA GONZÁLEZ ROMERO PATRICIA JUEGO DE DADOS 3/4" AMSTRONG
809879 445,10
TORQUIMETRO MARGARITA 17 PZAS 22mm A 50mm
GUTIÉRREZ NAVAS SU FERRETERÍA CIA. JUEGO DE DADOS STANLEY 10-
127,05
LTDA. 32mm MANDO 1/2" 29 PZAS
809880 FAJA DE 3000 KG x 2MTS FAJA DE 3000 KG x 2MTS 115,00
MARGARITA
JUEGO DE DESARMADORES JUEGO DE DESARMADORES
809881 RECALDE EDGAR OLMEDO 345,00
MICROTEH MICROTEH
@Datos tomados departamento de mantenimiento de Ferrero del Ecuador S.A.
PAPELES DE TRABAJO PTR. 8
Nº
SOLICITUD COTIZACIONES ADJUNTAS DESCRIPCIÓN VALORES
ORDEN
COFRES PORTA HERRAMIENTAS CON 7
RECALDE EDGAR OLMEDO 1.750,00
GABETAS WESTWARD
COFRES PORTA HERRAMIENTAS DORIS PATRICIA MOLINA COFRES PORTA HERRAMIENTAS CON 7
809882 372,30
CON 7 GABETAS WESTWARD TORRES GABETAS WESTWARD
COFRES PORTA HERRAMIENTAS CON 6
COMERCIAL KIWY S.A. 478,59
GABETAS CON RUEDAS
809883 MINI BROCHAS DE DIÁMETRO 15mm RECALDE EDGAR OLMEDO MINI BROCHAS DE DIÁMETRO 15mm 12,00
809886 MINI BROCHAS DE DIÁMETRO 30mm RECALDE EDGAR OLMEDO MINI BROCHAS DE DIÁMETRO 30mm 7,50 @
PASTAS DIAMOND PARA
PASTAS DIAMOND PARA ABRILLANTAR DCC
809887 ABRILLANTAR DCC 1MS COLOR RECALDE EDGAR OLMEDO 65,00
1MS COLOR BLANCO
BLANCO
PASTAS DIAMOND PARA DESBASTAR PASTAS DIAMOND PARA DESBASTAR DCC
809888 RECALDE EDGAR OLMEDO 125,00
DCC 15M5 COLOR AZUL 15M5 COLOR AZUL
RECALDE EDGAR OLMEDO TALADRO DE PEDESTAL MANDRIL DE 1/2 2.750,00
TALADRO DE PEDESTAL 1/3 Hp, 110v, DE 620 A

TALADRO DE PEDESTAL MANDRIL COMERCIAL KIWY S.A. 99,00
809889 3100 RPM MANDRIL DE 13mm TW
DE 1/2
TALADRO DE PEDESTAL 5/8" x 17" 1,5 HP
MATRIMEC S.A. 606,85
TRUPER
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 2
Procedimiento Nº 2
Analizar si se realiza 3 cotizaciones para decidir el proveedor.
Condición:
Cuando se acude a la gerencia industrial para que autorice las órdenes de compra
elaboradas con su respectiva firma se deben anexar las cotizaciones solicitadas, pero no
siempre son tres en algunas compras solo se tiene la cotización de un solo proveedor.
PTR. 8
Criterio:
La cotización es el procedimiento de contratación mediante el cual se escoge la oferta más
1/3
favorable para la empresa, presentada por los proveedores más óptimos.
Causa:
La gerencia industrial no exige este requisito cuando se autoriza una orden de compra.
Efecto:
Existen compras en las cuales no se ha realizado el análisis respectivo por lo que no se
tiene la seguridad de que el proveedor está brindando las mejores opciones para la
empresa.
Fecha: 6
Elaborado por: Jessica Eras Enero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 3
Procedimiento Nº 3
Revisar si los precios de productos de los principales proveedores del departamento se
Condición:
Se realizan compras a proveedores minoristas que no brindan los precios más bajos, no existe
un concurso entre los proveedores por lo que se da especulación en los mismos.
Criterio:
La empresa debe tener en su base de datos proveedores mayoristas con trayectoria en el
PTR. 9
mercado, mismos que ofrezcan los mejores productos en precio, marcas, características, etc.
1/3
Causa:
Al realizar compras a proveedores minoristas que no tienen trayectoria en el mercado no se
obtiene las mejores condiciones para una compra ya que a estos pequeños proveedores les
toca competir con las grandes empresas, que venden grandes volúmenes al año, y existen
precios sobrevalorados.
Efecto:
Existen productos de los principales proveedores que no tienen precios de acuerdo al
mercado se constató una muestra y se obtuvo que un 48% se habían adquirido con precios
superiores a los del mercado.
Fecha: 7
Enero 2011

Verificar si al momento de recepción de los

Procedimiento
repuestos, el encargado de la bodega revisa la
Nº 4
factura con el pedido que se realizó.
En el momento que llegan los repuestos el
encargado de la bodega Sr. Luis Gómez revisa la Aplicados los
mercadería con la factura entregada versus el procedimientos y técnicas
Aplicación:
pedido u orden de compra que se realiza para de auditoría no se
determinar diferenciar y comunicar al encontraron hallazgos.
departamento.
Calculo de
indicador de
gestión:
Elaborado por: Jéssica Eras Fecha: 10 Enero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 4
Procedimiento Nº 5
Comprobar que una vez que llegan los repuestos se revisa que cumpla con los estándares de
aceptación de la empresa.
Condición:
Se revisa que los productos que son adquiridos se encuentren en buen estado, pero la empresa
no tiene definidos cuáles son los estándares de aceptación de la mercadería sino que se lo
realiza en base a la experiencia y al criterio del Jefe del departamento de mantenimiento
PTR. 11
Criterio:
Los criterios o estándares de aceptación deben ser analizados al momento de recibir el
1/1
material.
Causa:
No existen previamente determinados los estándares sobre los cuales se analiza el material
comprado, debido a que esta actividad se la realiza en base a la experiencia obtenida a través
de los años de funcionamiento de la empresa.
Efecto:
Baja la calidad de los productos recibidos, falta de controles y registros adecuados.
Fecha: 11
Enero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 5
Procedimiento Nº 6
Verificar que se realicen constataciones físicas de forma periódica.
Condición:
La constatación física la realiza el jefe del departamento Sr. Carlos Hidalgo de forma quincenal
no existe registro por escrito de la toma de física de inventario debido a que el proceso se lo
realiza visualmente y solamente de los productos que se consideran medibles, por otro lado la
empresa en general con el apoyo del departamento financiero realiza dos constataciones físicas
al año en los meses de Agosto y Diciembre, pero únicamente de los repuestos codificados.
PTR. 12
Criterio:
1/2
Realizar constataciones físicas de existencias periódicamente cumpliendo con la norma de
control de los repuestos sean o no codificados.
Causa:
No existe control de todo el inventario y las constataciones físicas solo se las realiza
visualmente basándose en la experiencia adquirida a través del tiempo, y la constatación a
través del sistema se realiza únicamente de los repuestos codificados.
Efecto:
No se determinan las existencias al final del período de los repuestos no codificados.
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 6
Procedimiento Nº 7
Verificar que el inventario de repuestos se encuentre organizado por producto y
por grupos.
Condición:
El inventario de repuestos no se encuentra organizado en la bodega en su gran
mayoría.
Criterio:
El inventario de repuestos debe estar organizado y contabilizado. PTR. 13
Causa: 1/1
El inventario en su gran mayoría ingresa como gasto por lo que no se tiene un
control de las existencias reales, también está compuesto por productos usados
por lo que la empresa no tiene un registro de este último.
Efecto:
Desconocimiento de las existencias totales del inventario, también puede
ocasionar que se incurra en doble gasto y pueden comprar repuestos que ya
existen.
Fecha: 17 Enero
2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
MANTENIMIENTO
HHR. 7
Procedimiento Nº 8
Comprobar que la empresa cuente con controles de acceso hacia la bodega de repuestos.
Condición:
Existen dos partes en la bodega la que tiene los repuestos codificados que tiene acceso
limitado y la que tiene las herramientas y repuestos no codificados donde las personas del
departamento ingresan sin ningún control.
Criterio:
La bodega en su totalidad debería tener un control en el acceso de esa manera se establecen PTR. 14
responsabilidades y se define la ubicación de cada repuesto y herramienta. 1/1
Causa:
No existe una política que señale el control en el acceso para los repuestos no codificados y
herramientas.
Efecto:
No se tiene un control de la ubicación de los repuestos no codificados y de las herramientas
que utilizan los mecánicos.
Fecha: 18 Enero
2011
Procedimiento Nº Verificar si se lleva un registro de los

9 repuestos que se utilizan.
Cuando se necesita un repuesto para su uso se
pide al encargado de la bodega, el mismo
busca el pedido y se pide que la persona que
Aplicados los
hizo el requerimiento llene un formato en
procedimientos y técnicas
Aplicación: donde se establece el material que está
de auditoría no se
saliendo de la bodega o que se dio de baja,
encontraron hallazgos.
junto con la firma de responsabilidad, se
analizó los pedidos para determinar el
cumplimiento de este registro.
Calculo de
indicador de
gestión:
PTC. 1
VISITA A LAS INSTALACIONES - DEPARTAMENTO SUPPLY CHAIN 1/1

Al realizar la visita a las instalaciones del departamento de Supply Chain se pudo constatar que al interior de este se
desempeñan todas las operaciones de comercio exterior tanto en importaciones como en exportaciones.

El jefe del departamento es el Ing. Ricardo Rodríguez, quien es el encargado de coordinar la logística comercial e
industrial para la empresa; y dentro del departamento existen 6 profesionales de comercio exterior que tienen asignadas
diferentes tareas y procedimientos de tal manera que las importaciones y exportaciones se den de forma exitosa.

Ferrero del Ecuador S.A. coordina todo el comercio exterior a través de la empresa “Agencia Logística Andina de
Servicio” y la misión del departamento es verificar y dar seguimiento a todos los tramites que realiza esta entidad,
misma que es el único proveedor del departamento.

También se pudo evidenciar que el departamento cuenta con un espacio físico para el archivo de los diferentes
trámites correspondientes a importaciones y exportaciones.
PTC. 2
ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SUPPLY CHAIN 1/3

Nombre del Entrevistado: Ing. Ricardo Rodríguez
Cargo: Jefe del departamento de Supply Chain.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de la auditoría de gestión al departamento de Supply Chain de
conformidad con el plan anual de auditoría, que evaluará la eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología del macro
proceso de compras.

Se procedió a realizar la entrevista al jefe del departamento de Supply Chain Ing. Ricardo Rodríguez y se le realizaron las
siguientes preguntas:

Soy la persona que coordina el funcionamiento del departamento de tal manera que los trámites de importación,
exportación, logística comercial e industrial se lleven a cabo de manera exitosa y con la mayor eficacia y eficiencia
posible.
¿Cuál es su visión del departamento?
El departamento está bajo mi dirección, cuatro personas trabajan en lo que es importaciones y exportaciones bajo la
coordinación de la Ing. Paulina Córdova, y la Srta. Cristina Núñez conjuntamente con Henry Blanco son los
encargados de coordinar la logística tanto industrial como comercial de estas importaciones y exportaciones.
3. ¿Cuál es el enfoque del departamento?
Está enfocado directamente en coordinar la logística comercial e industrial así como importaciones y exportaciones,
el departamento no realiza los trámites directamente en la aduana, ministerios y otros sino que los realiza a través
de la empresa Agencia Logística Andina de Servicio quien se encarga de realizar todos los trámites, y los integrantes
del departamento de Supply Chain coordinan que estas operaciones estén en orden y se realicen de forma correcta.
PTC. 2
ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SUPPLY CHAIN 2/3

Los controles son varios, primero tenemos los del sistema para coordinar las actividades, después se lleva un control
con tablas pre elaboradas en Excel para saber las facturas que llegan por cada importación, por otro lado soy yo la
persona que autorizo el registro y pago de cada factura del departamento y finalmente cada proceso de comercio
exterior es liquidado por el departamento de costos como última instancia de control.
Son pocas las observaciones de auditoría en general nos han pedido que desglosemos los gastos de cada importación
se ha coordinado con sistemas para realizar este procedimiento.
Los objetivos del departamento se dan desde casa matriz y se hace un seguimiento a través de la aplicación de
indicadores, por otro lado se tiene reglas estrictas en cuento al cumplimiento del presupuesto, y finalmente se evalúa a
los integrantes del departamento según el cumplimiento de la planificación mensual y anual.
11 años.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PTC. 5
PROCESO DE ADQUISICIÓN DESERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR 1/4
Nombre del personal entrevistado: Ing. Ricardo Rodríguez
Cargo del personal entrevistado: Jefe del departamento de Supply Chain
RESPUESTAS PUNTAJES
PUNTAJE
Nº PR E G U NTAS PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO OBTENID
ÓPTIMO
O
¿El departamento de Supply Chain cuenta con No existe el proceso establecido
1.1 documentos normativos debidamente aprobados como x 5 10 para la adquisición de servicios
Manuales de Procedimientos u Operaciones? de comercio exterior
¿Los Documentos Normativos se han actualizado en
1.2 x 10 10
el último año?
¿Los Documentos Normativos son del conocimiento
1.3 x 10 10
de todo el personal?
¿El jefe del departamento supervisa que los
empleados bajo su dependencia conozcan las
1.4 x 10 10
funciones y deberes descritos en los Documentos
Normativos?
¿El departamento de Supply Chain cuenta con una
1.5 x 10 10
¿La negociación directa con proveedores está basada
1.6 x 10 10
en la honestidad y equidad?
¿Ha existido rotación del personal de supervisión del La supervisión se encuentra en
1.7 x 0 10
departamento? el puesto más de 10 años.
¿El jefe del departamento revisa frecuentemente las
1.8 x 10 10
¿El Jefe del departamento de Supply Chain tiene
1.9 x 10 10
PROCESO DE ADQUISICIÓN DESERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR PTC. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº P R E G U N TAS PUNTAJE PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Existe coherencia entre los objetivos globales de la empresa, versus
2.1 x 10 10
los objetivos del departamento?
2.2 ¿Los objetivos establecidos por la empresa son claros y medibles? x 10 10
¿Se toma en cuenta las opciones tecnológicas y técnicas para la
2.3 x 10 10
formulación de las metas y objetivos?
¿Se establecen objetivos, metas y acciones en el tiempo para asegurar
2.4 x 10 10
el éxito?
¿El sistema contable de la empresa, suministra información oportuna, No emiten informes sobre los
2.5 x 5 10
completa y exacta de los resultados operativos del departamento? documentos por cada proceso
¿Es efectiva la capacidad de reacción del departamento ante la
3.1 x 10 10
presencia de un problema?
Se realizan estudios para verificar que los precios se encuentran de Existe un solo proveedor, con previo
3.2 x 0 10
acuerdo al mercado. contrato
¿Existen medidas de prevención para desastres naturales?, así como En la empresa existe un departamento de
3.3 x 0 10
provisión de recursos financieros para hacer frente a estos desastres seguridad.
¿Existe un sistema de control para los documentos que envía el
3.4 x 0 10 No existe un sistema computarizado.
proveedor del departamento?
¿Existen planes de contingencia en cuanto a la seguridad del Únicamente seguridad de acceso, no
3.5 x 0 10
departamento? planes.
¿Existen objetivos constantes del departamento durante el lapso de un
4.1 x 10 10
año?
4.2 ¿Se han efectuado procesos de identificación y evaluación de riesgos? x 10 10
¿La normatividad del departamento permaneció constante en el
4.3 x 10 10
último año?
¿Ha existido rotación o ingreso de nuevo personal al departamento en
4.4 x 10 10
el último año?
¿Se ha brindado capacitación al personal del departamento en el
4.5 x 10 10
último año?
PROCESO DE ADQUISICIÓN DESERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR PTC. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
PUNTAJE
Nº PRE G U NTAS PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO OBTENID
ÓPTIMO
O
puede haber provocado en el pasado la pérdida de
5.1 x 10 10
recursos, errores en la información, o incumplimientos
5.2 establecer las debilidades y amenazas de control y sus x 10 10
Cada departamento establecen la
El departamento de recursos humanos, establece
5.3 x 5 10 capacitación necesaria en un
periódicamente un plan anual de capacitación?
presupuesto.
¿Las operaciones se realizan dentro de horarios de trabajo, Se incurre constantemente en
5.4 x 0 10
es decir, no exceden la capacidad del departamento? horas extras
¿El departamento cuenta con la cantidad de personal Al personal le falta tiempo para
5.5 x 0 10
necesaria, es decir no existe déficit ni exceso? cumplir todas las tareas
¿Sabe qué labores desempeña cada uno de los empleados
6.1 x 10 10
que trabaja con Ud.?
¿Tienen diversificadas las funciones, es decir que no se
6.2 tenga a una sola persona con el control absoluto de todo el x 10 10
proceso?
6.3 ¿Se elaboran presupuestos y se comparan frecuentemente? x 10 10
¿Existe control de acceso para el personal que ingresa al
6.4 x 10 10
archivo del departamento?
¿Cuenta la empresa con un lugar organizado para archivar
6.5 x 10 10
los diferentes procesos?
PROCESO DE ADQUISICIÓN DESERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR
PTC. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U NTAS PUNTAJE PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Todos los listados o reportes que emite el sistema informático No se obtiene informes para llevar un
7.1 x 5 10
son de utilidad y oportunos? control de las facturas emitidas
¿Son satisfactorios los sistemas de información computarizados
7.2 x 5 10 Faltan informes
implantados en el proceso y manejo de la información?
¿La información recibida es suficiente y oportuna para las No se tienen información suficiente
7.4 x 5 10
actividades y procesos? de detalles de cada tramite
¿La información que se brinda es de calidad, permitiendo una
7.5 x 10 10
adecuada y oportuna toma de decisiones?
¿Se han establecido líneas de comunicación para la denuncia de
7.6 x 10 10
posibles actos indebidos?
¿Existe una comunicación eficaz al personal sobre sus funciones
7.7 x 10 10
y responsabilidades de control?
¿Cuándo a usted le supervisan le indican las desviaciones que
7.8 x 10 10
existen para mejorar sus labores?
¿Los empleados entienden cómo el incumplimiento de sus
7.9 x 10 10
obligaciones afectan a la empresa?
¿Existe una manera de comunicar los problemas o inquietudes a
7.10 x 10 10
la gerencia?
8. MONITOREO
¿El Gerente General, efectúa un proceso de monitoreo de la
8.1 gestión a fin de prevenir y corregir eventuales desviaciones o x 10 10
deficiencias?
8.2 x 10 10
¿Existen entidades externas para realizar monitoreos sobre la
8.3 x 10 10
calidad de las actividades?
8.4 ¿Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias o abusos? x 10 10
TOTAL 380 480
ELABORADO POR: JESSICA ERAS REVISADO POR: SONIA BUENO
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTC. 7
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR
Proceso Adquisición de servicios de comercio exterior Hallazgos
Procedimiento Nº Revisar si los precios de los servicios de comercio

1 exterior se encuentran de acuerdo al mercado.
El departamento cuenta con un solo proveedor la
Agencia Logística Andina de Servicio para realizar
las gestiones de comercio exterior, ésta empresa
Aplicados los
realiza y paga los valores en cada dependencia
procedimientos y
como navieras, aduana, ministerios, etc. Y después
Aplicación: técnicas de auditoría
se le cobra a Ferrero del Ecuador vía reembolso con
no se encontraron
una comisión que se encuentra establecida en un
hallazgos.
contrato firmado por ambas partes, estos precios se
compararon con una agencia diferente para
encontrar y analizar las diferencias.
PAPELES DE TRABAJO PTC. 7
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR 2/6
PRECIO AGENCIA
PRECIO LOGÍSTICA
DESCRIPCIÓN LOGÍSTICA ANDINA DIFERENCIA PORCENTAJE OBSERVACIONES
INTEGRAL LIDERSERV
DE SERVICIO
Servicio de
Custodia 490,00 490,00 - 0%
Armada
Servicio de
690,00 740,00 (50,00) -7%
Transporte
En Agencia Logística @
Servicio de
Andina ALAS
generación 351,75 290,00 61,75 18%
incluye el servicio de
combustible
clip on.
Servicio de
tramite/honora 203,71 280,00 (76,29) -37%
rios
@ Datos tomados departamento Supply Chain de Ferrero del Ecuador S.A.
TARIFAS POR SERVICIOS DE COMERCIO EXTERIOR
PTC. 7
Adjunto a carta Nº P-012-2009 de Enero 22/2009 3/6
Desde Feb. 01/2009

ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Quito Guayaquil
1 EXPORTACIONES MARÍTIMAS (INCLUYE CANCELACIÓN)

PARA TODOS LOS DESTINOS
1.1 TRA MITE 203,71 203,71
1.2 TRA MITE DE COMPENSA CIÓN (NOTA 1) 65,00 65,00
1.3 ELA BORA CIÓN Y A PROBA CIÓN DE A ISV - DISV (NOTA 2) - 20,00
GA STOS TEMA S ESPECÍFICOS:

1.4 TRA MITE URGENTE (NOTA 3) 70,00 70,00
1.5 CUSTODIA PA SIV A 155,00 -
1.6 COPIA S (NOTA 7) - -
1.7 A FORO A NTINA RCÓTICOS - 82,80
1.8 CONTRA TA CIÓN DE CUA DRILLA DE ESTIBA DORES (NOTA 4) - 263,93
1.9 TRA MITE DE ELA BORA CIÓN Y A PROBA CIÓN DE CERTIFICA DOS DE ORIGEN (NOTA 5) 31,20 -
1.10 TRA MITE DE ELA BORA CIÓN Y A PROBA CIÓN DE CERTIFICA DOS FITOSA NITA RIOS (NOTA 5) 50,00 -
1.11 OPERA CIÓN DE MONTA CA RGA S PA RA EL CA SO DE CA RGA A L GRA NEL $42,00/hora $42,00/hora
(INSPECCIÓN A NTINA RCÓTICOS - INCLUY E A LQUILER)
2 EXPORTACIONES TERRESTRES (INCLUYE CANCELACIÓN)

PARA COLOMBIA
2.1 TRÁ MITE 203,71 203,71
2.2 TRÁ MITE DE COMPENSA CIÓN (NOTA 1) 65,00 65,00
GA STOS TEMA S ESPECÍFICOS

2.3 TRÁ MITE URGENTE (NOTA 3) 70,00 70,00
2.4 CUSTODIA PA SIV A 155,00 -
2.6 TRA MITE DE ELA BORA CIÓN Y A PROBA CIÓN DE CERTIFICA DOS DE ORIGEN (NOTA 5) 31,20 -
2.7 TRA MITE DE ELA BORA CIÓN Y A PROBA CIÓN DE CERTIFICA DOS FITOSA NITA RIOS (NOTA 5) 50,00 -
3 REEXPORTACIONES MARÍTIMAS (INCLUYE CANCELACIÓN)

PARA TODOS LOS DESTINOS
TRA NSITO A DUA NERO
A PROBA CIÓN Y CA NCELA CIÓN DE GA RA NTÍA ESPECIFICA PA RA A PROBA R EL TRA NSITO
3.1 A DUA NERO 55,00 -
3.2 TRÁ MITE TRA NSITO A DUA NERO (RÉGIMEN 80) 170,00 -
REEXPORTA CIÓN DE MERCA DERÍA
3.3 TRÁ MITE DE REEXPORTA CIÓN DISTRITO DE SA LIDA INCLUY E OBTENCIÓN PROV IDENCIA 203,71 203,71
TRA SLA DO DE INSPECTOR REGÍMENES ESPECIA LES PA RA A FORO DE MERCA DERÍA A
3.4 REEXPORTA RSE (NOTA 6) 45,00 -
TRA SLA DO INSPECTOR ZONA PRIMA RIA Y CUSTODIA SV A PA RA DESPA CHO EN A DUA NA
3.5 DE SA LIDA (NOTA 6) - 15,00
3.6 TRA MITE DE COMPENSA CIÓN (NOTA 1) 65,00 65,00
GA STOS TEMA S ESPECÍFICOS:

3.7 TRA MITE URGENTE (NOTA 3) 70,00 70,00
3.9 V IÁ TICOS CUSTODIO SV A 50,00 -
3.10 A FORO A NTINA RCÓTICOS - 82,00
3.11 CUA DRILLA DE A FORO A NTINA RCÓTICOS (NOTA 4) - 263,93
FERRERO DEL ECUADOR S.A. PTC. 8
Verificar que los diferentes procesos de
Procedimiento
importaciones y exportaciones se encuentren
Nº 2
debidamente archivados.
En el departamento existe un espacio físico para
el archivo de los diferentes trámites ya sean
importaciones o exportaciones, cada uno se Aplicados los
encuentra en carpetas de cartón de diferentes procedimientos y
Aplicación: colores según su naturaleza, así: Importaciones técnicas de auditoría
de materia prima (verdes), importaciones de no se encontraron
activos fijos (rojas), importaciones de repuestos hallazgos.
(amarillas), importaciones varios (tomates) y
exportaciones (azules).
Elaborado Fecha: 18 Enero
Jéssica Eras
por: 2011
PTC. 9
PAPELES DE TRABAJO
Procedimiento Nº Inspeccionar que la empresa cuente con controles

3 de acceso hacia el archivo del departamento.
En el departamento existe un espacio físico para el
Aplicados los
archivo, el acceso a él es limitado ya que solo
procedimientos y
tienen las llaves de ingreso el Jefe del
Aplicación: técnicas de auditoría
departamento Ing. Ricardo Rodríguez y Jefe de
no se encontraron
importaciones y exportaciones Ing. Paulina
hallazgos.
Córdova.
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
SUPPLY CHAIN
HHC. 2
Procedimiento Nº 4
Verificar si se lleva un registro de control para cada proceso de comercio
exterior.
Condición:
Se lleva un control para los trámites de importaciones o exportaciones a
través de cuadros Excel, en donde se detalla el trámite, proveedor, país,
factura principal, orden de compra, y todas las facturas del trámite
aduanero. PTC. 10
Criterio:
La empresa debe contar con un sistema informático, mismo que le permita 1/2
reflejar que conceptos y que valores le están cobrando a la empresa por
cada importación y exportación.
Causa:
El control se lo realiza únicamente a través de cuadros en Excel.
Efecto:
Con este cuadro en Excel no se puede definir los detalles de cada factura
que llega ya que únicamente refleja valores, por otro lado varias personas
manejan el mismo archivo ocasionando duplicidad de pagos.
Fecha: 18
Enero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
SUPPLY CHAIN
HHC.1
Procedimiento
Conocimiento de la normatividad
Condición:
La normatividad para el departamento de Supply Chain simplemente se basa en la Ley de
comercio exterior e inversiones, y en las políticas dictadas por casa matriz, pero no existe
PTC. 3
establecido el proceso para la adquisición de servicios de comercio exterior.
1/1
Criterio:
Todos los procesos de la empresa deben estar debidamente establecidos y escritos.
Causa:
No existe el proceso establecido y escrito para la adquisición de servicios de comercio exterior.
Efecto:
Existe confusión de determinadas tareas y se torna confuso, provocando pérdidas de tiempo.
Fecha: 17 Enero
2011
PTM. 1
VISITA A LAS INSTALACIONES - DEPARTAMENTO PLANIFICACIÓN Y COMPRAS 1/1

Al realizar la visita a las instalaciones del departamento de Compras se pudo constatar que al interior de este se realiza
toda la planificación, negociación y compras de la materia prima que va a ser utilizada en la elaboración de los diferentes
productos.

La jefa del departamento es la Ing. Isabel Baldeon, quien es la encargada de coordinar estos procedimientos para que la
materia prima llegue en óptimas condiciones y nunca se dé un desabastecimiento en la producción así como también no
se puede exceder las compras.

Existe una bodega muy amplia en donde se almacena toda la materia prima, la misma que se encuentra divida en dos
secciones, en una se almacena los productos nacionales y en otra parte las materias primas importadas.

Se realizan dos tomas físicas al año en Agosto y Diciembre, esto se efectúa de toda la materia prima que se
encuentra en bodega, planta tic tac y planta chocolate.

PTM. 2
ENTREVISTA A LA JEFA DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y COMPRAS 1/3

Nombre de la Entrevistada: Ing. Isabel Baldeon
Cargo: Jefa del departamento de Compras.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de la auditoría de gestión al departamento de Planificación y Compras de
conformidad con el plan anual de auditoría, que evaluará la eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología del macro proceso de
compras.

Se procedió a realizar la entrevista a la jefa del departamento de planificación y compras Ing. Isabel Baldeon y se le realizaron las
siguientes preguntas:

Supervisión y coordinación de las funciones de cada persona del departamento para que de esta manera se cumplan los
objetivos que tiene esta área.
¿Cuál es su visión del departamento?
En el departamento trabajamos 5 personas, 2 personas que son Julio Corella y Marlene Heredia que se encargan de toda la
planificación y 2 personas Fernando Parreño y Oscar Socasi quienes se encargan de la negociación con los proveedores, y
finalmente yo quien coordino todas estas operaciones.
¿Cuál es el enfoque del departamento?
En si como su nombre lo indica la misión del departamento en primer lugar es planificar las compras exclusivamente de
materia prima para que de esta manera la producción se dé correctamente y no nos falten materias ni sobren, y en segundo
lugar se negocia con los proveedores con ciertos requerimientos para que la materia sea de calidad y bajo los estándares de
aceptación.
PTM. 2
ENTREVISTA AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y COMPRAS 2/3

Son algunos los controles que se manejan al interior del departamento primero están los del sistema en cuanto a
existencias para la materia prima ya que nada ingresa a la bodega sin registrarse previamente en el sistema, por otro lado
existen controles en cuanto a estándares que se envían desde el departamento de calidad porque las exigencias de las
materias primas y proveedores de las mismas son muy altas.
No nos han realizado observaciones, únicamente se coordina la toma física de los inventarios para que en esta actividad
se encuentre presente una persona de la firma de auditoría.
Existen varios parámetros para esto ya que tenemos objetivos en cuanto a la planificación y esto se da a través de
parámetros y comparaciones, por otro lao existen objetivos de abastecimiento y cumplimiento de la planificación en esto
igual tenemos ciertos objetivos que se los va comparando con el real para medir el cumplimiento de los mismos.
15 años.

Observaciones de la entrevista: PTM. 2
3/3

Se realizó la entrevista a la Jefa del departamento de Compras y se tienen las
siguientes observaciones:

Se tienen estándares de calidad muy estrictos para la compra de la materia
prima.
Del trabajo de este departamento depende la dotación adecuada o el exceso de
materia prima, para que la fábrica termine con éxito la producción de los
diferentes productos.
Se tienen varios controles al interior del departamento tanto de sistemas
informáticos como desde casa matriz para toda la planificación en la materia
prima.
Existen pocas personas al interior del departamento por lo que en reiteradas
ocasiones se exceden los horarios normales de trabajo.

PTM. 3
1/1
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y COMPRAS

El departamento de Compras de Ferrero del Ecuador S.A. tiene la siguientes
normatividad:

Políticas de casa matriz para selección de proveedores.
Políticas internas de selección de proveedores
Proceso para la adquisición de materia prima.
Estándares de calidad.

PTM. 5
1/5
Nombre del personal entrevistado: Ing. Isabel Baldeon
Cargo del personal entrevistado: Jefa del departamento de compras
RESPUESTAS PUNTAJES
Nº PR E G U N TAS PUNTAJE PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿El departamento de compras cuenta con documentos
1.1 normativos debidamente aprobados como Manuales de x 10 10
Procedimientos u Operaciones?
¿Los Documentos Normativos se han actualizado en el último
1.2 x 10 10
año?
¿Los Documentos Normativos son del conocimiento de todo
1.3 x 10 10
el personal?
¿La jefe del departamento supervisa que los empleados bajo
1.4 su dependencia conozcan las funciones y deberes descritos en x 10 10
los Documentos Normativos?
¿El departamento de compras cuenta con una estructura
1.5 x 10 10
orgánica aprobada?
¿La negociación directa con proveedores está basada en la
1.6 x 10 10
honestidad y equidad?
¿Ha existido rotación del personal de supervisión del
1.7 x 0 10 Se mantiene desde hace 5 años
departamento?
¿La jefe del departamento visita frecuentemente las
1.8 x 10 10
¿Se realizan inventarios físicos periódicamente de las
1.9 x 10 10
existencias de bodega?
¿La Jefe del departamento de compras tiene experiencia
1.10 x 10 10
profesional en su cargo?
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PTM. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Existe coherencia entre los objetivos globales de la empresa,
2.1 x 10 10
versus los objetivos del departamento?
¿Se toma en cuenta las opciones tecnológicas y técnicas para la
2.3 x 10 10
formulación de las metas y objetivos?
¿Se establecen objetivos, metas y acciones en el tiempo para
2.4 x 10 10
asegurar el éxito?
¿El sistema contable de la empresa, suministra información
2.5 oportuna, completa y exacta de los resultados operativos del x 10 10
departamento?
3.1 x 10 10
Se realizan estudios para verificar que los precios se encuentran de No se realiza estos estudios porque
3.2 x 0 10
acuerdo al mercado. existe un selección que incluye esto.
¿Existen medidas de prevención para desastres naturales?, así como
3.3 x 10 10
provisión de recursos financieros para hacer frente a estos desastres
¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
3.4 x 10 10
inventarios de bodega?
¿Existen planes de contingencia en cuanto a la seguridad industrial
3.5 x 10 10
del departamento?
¿Existen objetivos constantes del departamento durante el lapso de
4.1 x 10 10
un año?
¿Se han efectuado procesos de identificación y evaluación de
4.2 x 10 10
riesgos?
4.3 x 10 10
último año?
La ultima incursión de personal del
¿Ha existido rotación o ingreso de nuevo personal al departamento
4.4 x 0 10 departamento fue hace 3 años, y no
en el último año?
existe rotación.
4.5 x 10 10
último año?
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA PTM. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
PUNTAJE
Nº PR E G U NTAS PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO OBTENID
ÓPTIMO
O
puede haber provocado en el pasado la pérdida de
5.1 x 10 10
recursos, errores en la información, o incumplimientos
¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los
5.2 x 10 10
registros de materia prima?
¿Existe un departamento de detección, control y manejo
5.3 x 10 10
de riesgos?
5.4 establecer las debilidades y amenazas de control y sus x 10 10
En el último año se han establecido riesgos
5.5 x 0 10 Ha sido un periodo regular
significativos?
Los empleados cuentan con
Se realizan exámenes periódicos de salud a los
5.6 x 0 10 seguro de salud, pero no es
empleados del departamento?
preventivo.
El departamento de recursos humanos, establece
5.7 periódicamente un plan de capacitación para los x 10 10
empleados?
¿Las operaciones se realizan dentro de horarios de
5.8 trabajo, es decir, no exceden la capacidad del x 0 10 Se incurre en horas extras
departamento?
¿Existen estándares claramente definidos para aceptar o
5.9 x 10 10
rechazar la materia prima?
¿El departamento cuenta con la cantidad de personal Constantemente el personal
5.10 x 0 10
necesaria, es decir no existe déficit ni exceso? trabaja fuera del horario normal
RESPUESTAS PUNTAJES
PUNTAJE
Nº PR E GU NTAS PUNTAJE OBSERVACIONES
SÍ NO OBTENID
ÓPTIMO
O
¿Los controles descritos en el manual de políticas son
6.1 actualmente aplicados y la forma en que los aplican x 10 10
es la correcta?
¿Sabe qué labores desempeña cada uno de los
6.2 x 10 10
empleados que trabaja con Ud.?
¿Tienen diversificadas las funciones, es decir que no
6.3 se tenga a una sola persona con el control absoluto de x 10 10
todo el proceso?
¿Se elaboran presupuestos y se comparan
6.4 x 10 10
frecuentemente con los gastos reales?
¿Se compara la factura contra la guía de remisión al
6.5 x 10 10
momento que ingresa la mercadería?
¿Existe control de acceso para el personal que ingresa
6.6 x 10 10
a bodega?
¿Se lleva un control de ingresos y egresos de
6.7 x 10 10
materiales que salen de la bodega?
6.8 ¿Existen stocks mínimos y máximos? x 10 10
¿Se revisa la condición en que se recibe la
6.9 x 10 10
mercadería?
¿Cuenta la empresa con un lugar organizado por
6.10 x 10 10
producto para almacenar la materia prima?
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Todos los listados o reportes que emite el sistema informático son
7.1 x 10 10
de utilidad y oportunos?
7.2 x 10 10
¿La información recibida es suficiente y oportuna para las
7.4 x 10 10
actividades y procesos?
¿La información que se brinda es de calidad, permitiendo una
7.5 x 10 10
adecuada y oportuna toma de decisiones?
7.6 x 10 10
¿Existe una comunicación eficaz al personal sobre sus funciones y
7.7 x 10 10
responsabilidades de control?
¿Cuándo a usted le supervisan le indican las desviaciones que
7.8 x 10 10
existen para mejorar sus labores?
¿Los empleados entienden cómo el incumplimiento de sus
7.9 x 10 10
obligaciones afectan a la empresa?
¿Existe una manera de comunicar los problemas o inquietudes a la
7.10 x 0 10 No existe apertura directa a la gerencia
gerencia?
8. MONITOREO
¿El Gerente General, efectúa un proceso de monitoreo de la gestión
8.1 x 10 10
a fin de prevenir y corregir eventuales desviaciones o deficiencias?
8.2 x 10 10
¿Existen entidades externas para realizar monitoreos sobre la calidad
8.3 x 10 10
de las actividades?
¿Se consideran las comunicaciones de terceros para corroborar la
8.4 información generada internamente. Por ejemplo, los reclamos de x 10 10
proveedores, etc.?
TOTAL 520 600
Proceso Adquisición de materia prima Hallazgos
Procedimiento Nº 1 Verificar si se realiza selección de proveedores.
En el momento que se requiere de un nuevo proveedor se

realiza una selección exhaustiva, si el proveedor es del
exterior la casa matriz es la encargada de homologar el
producto y autorizar la nueva incursión esto en caso de
productos como esencias, aromas, etc.; y en el caso de los Aplicados los procedimientos y
Aplicación: proveedores nacionales el departamento de compras técnicas de auditoría no se
realiza esta selección basando su análisis en parámetros encontraron hallazgos.
como logística, infraestructura del proveedor y capacidad
de producción, se piden muestras y una vez realizado esto
se establecen lotes mínimos de compra y la negociación a
largo plazo.
Elaborado por: Jéssica Eras Fecha: 1 Febrero 2011

RUC:0990270236001
Contribuyente especial
PTM. 7
Señores.- 2/2

Jefes
Departamento de Adquisiciones

Presente.-

Reciban un cordial saludo de quienes conformamos la Empresa VEPAMIL 3M , el motivo de esta carta de presentación es para
darles a conocer la gama de productos , cotizaciones ,descuentos en nuestras líneas, VEPAMIL 3M es una de las empresas que se
ha caracterizado en salvaguardar la seguridad personal e industrial en todos los campos con su Matriz en Guayaquil y sus sucursales
en Quito y Cuenca, hemos y seguiremos dando protección personal e industrial a continuación damos a conocer nuestros productos:

Guantes maraca ANSELL 3M. - Casco’s Omega, Hard Top 3M.
Gafas & Lentes 3M. - Protección Auditiva (Tapones, Orejeras) 3M.
Mascarillas, Respiradores, Filtros 3M. - Cintas Reflectivas & Aislantes 3M.
Tinas & Tachos Industriales, Pallets 3M. - Esponjas, Paños, Cordones absorbentes 3M.
Telas Reflectivas 3M. - Cintas fotoluminicentes 3M.
Cintas para Embalaje 3M. - Chalecos, ponchos reflectivos.
Botas de cuero y caucho puntas acero 3M. - STYCKYBAC en toda medida 3M.
Químicos y Adhesivos en Aerosol 3M. - Selladores y Aplicadores 3M.
Cintas industriales/adhesivo doble lado 3M - CRYOVAC 3M.
Viniles en stock 3M. - Silicón Lubricante 3M.
Pegamento para caucho y metal 3M. - Limpiador para frenos y carburador 3M.
Pulimentos para vehículos 3M. - Lija de agua y hierro 3M.
Plásticos Termoencojible 3M. - Lubricantes Móvil y más productos.

Esperando su respuesta positiva me despido deseándole suerte y felicidades en su carrera profesional.

Atentamente.

Henry Fernández M.
División Comercial E Industrial
hfernandezvepamil@hotmail.com

P.B.X 02-3239058 --- 02-3239059 ext. 117
Av. Orellana N.-877 y Pinzón Edificio La Viña 2do Piso
Quito-Ecuador
PTM. 8
1/2
PAPELES DE TRABAJO

Procedimiento
principales proveedores del departamento se
Nº 2
Se ha revisado los precios de los principales
Aplicados los
proveedores del departamento y al haber pasado
Aplicación: por un proceso de selección se encontraron
de auditoría no se
precios acorde al mercado, con descuentos lo que
optimiza los recursos de la empresa
Calculo de
indicador de
gestión:

PAPELES DE TRABAJO
PTM. 8
CANT DESCRIPCIÓN PROVEEDOR FERRERO VALOR PROVEEDOR EXTERNO VALOR DIFERENCIA PORCENTAJE
1 ETIQ.EXTRA STRONG DFI MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00473 ARTEGRAFICO 0,00500 (0,000) -5,71%
1 ETIQ.TT INTENSE MINT DFI MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00473 ARTEGRAFICO 0,00500 (0,000) -5,71%
1 ETIQ.TT MENTA DFI MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00455 ARTEGRAFICO 0,00500 (0,000) -9,89%
1 ETIQ.RETRO TT CHILL APPLE MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00540 ARTEGRAFICO 0,00600 (0,001) -11,11%
1 ETIQ.TT.NAR.BRASIL 07 MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00540 ARTEGRAFICO 0,00600 (0,001) -11,11%
1 ETIQ.TT.SPEAR.BRASIL 10 MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00540 ARTEGRAFICO 0,00600 (0,001) -11,11%
1 ETIQ.TT.CHERRY PASSION BRASIL MATERPACKIN CIA. LTDA. 0,00473 ARTEGRAFICO 0,00600 (0,001) -26,85%
1 BOLLINO SILV.ADHESIVO PROSERGRAF 1,20000 TERMOPACK 1,20000 - 0,00%
1 PVC TT.P/JABAS S250F1800 PROSERGRAF 3,14000 TERMOPACK 3,14000 - 0,00%
1 CAJA TT.OCTOG.EXT CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 4,17000 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (0,830) -19,90%
1 CAJA TT.OCTOG.INT CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 4,14000 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (0,860) -20,77%
1 TAPA TT.OCTOG. CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 3,98000 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (1,020) -25,63%
1 PALETAS TT.CONTENEDOR INDUSTRIA MADERERA GALO TAPIA 15,00000 MADERAS MORITA 16,00000 (1,000) -6,67% @
1 FUNDA TT.CONT.INT. QUIFATEX S.A. 2,34000 TERMOPACK 2,44000 (0,100) -4,27%
1 FUNDA TT.CONT.EXT. QUIFATEX S.A. 2,65000 TERMOPACK 2,80000 (0,150) -5,66%
1 SUNCHO TT.CONT. QUIFATEX S.A. 3,45600 TERMOPACK 3,50000 (0,044) -1,27%
1 GRAPAS TT.SUNCHO QUIFATEX S.A. 0,45870 TERMOPACK 0,50000 (0,041) -9,00%
1 HOJA TT.BASE CONT. PROSERGRAF 1,23000 TERMOPACK 0,50000 0,730 59,35%
1 PAPEL TT.ABSOR.CONT. PROSERGRAF 1,23450 TERMOPACK 1,25000 (0,016) -1,26%
1 DESECANTE DE ARCILLA PROSERGRAF 1,12000 TERMOPACK 1,25000 (0,130) -11,61%
1 BANDEJA TT.PVC T.14 PROSERGRAF 5,67800 TERMOPACK 5,70000 (0,022) -0,39%
1 CAJA BOLD.FRUIT.T12 CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 4,56400 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (0,43600) -9,55%
1 FORMATELO TT.SPIRM.T14 BRASIL CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 5,87870 CARTONERA PICHINCHA 6,00000 (0,12130) -2,06%
1 CAJA TT.CHERRY PAS T14X24 BRAS CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 4,14300 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (0,85700)
-20,69%
1 CAJA TT.6X24 DFI FRESHNESS CORRUGADORA NACIONAL CRANSA 4,32100 CARTONERA PICHINCHA 5,00000 (0,67900) -15,71%
@ Datos tomados departamento de compras de Ferrero del Ecuador S.A.
Elaborado por: Jessica Eras Fecha: 2 Febrero 2011

Verificar si al momento de recepción de la materia
Procedimiento Nº 3 prima el encargado de la bodega revisa la factura con el
pedido que se realizó.
En el momento que llega la materia prima el asistente
de la bodega Sr. Carlos Cadena en conjunto con el
comprador Sr. Fernando Parreño del departamento de
Aplicados los
compras revisan la mercadería con la factura entregada
Aplicación: versus el pedido u orden de compra que se realiza para
de auditoría no se
determinar diferencias, también se revisan las
condiciones en que llega la mercadería para luego
analizarse los estándares de calidad y finalmente pasar
a ser almacenada en la bodega.
Calculo de indicador
de gestión:

Comprobar que una vez que llega la materia prima se
Procedimiento Nº 4 revisa que cumpla con los estándares de aceptación de la
empresa.
Los estándares de aceptación de la materia prima se
encuentran por escrito, donde se detallan las
características que debe cumplir la mercadería para ser
aceptada. La empresa realiza una revisión externa del
material que recibe; después se realiza un análisis físico
Aplicados los procedimientos
químico donde se determina PH, humedad, cenizas, y
Aplicación: y técnicas de auditoría no se
morfología; luego un análisis microbiológico donde se
verifica que no tenga bacterias, mohos, levaduras,
coliformes y dependiendo el material se compara con
estándares establecidos en normas INEN; y finalmente se
realiza un informe de estos análisis donde se indica la
aceptación o rechazo de determinada materia prima.
FERRERO PTM. 10
DEL ECUADOR S.A.
2/2
INFORME DE CONTROL DE CALIDAD
TIPO DE MATERIAL CODIGO NOMBRE DEL MATERIAL CANTIDAD U.M.

Materia Prima 76000080 ALMIDON DE ARROZ 1700 Kg.
INGRESO Nº PROVEEDOR LOTE PROVEE. ANÁLISIS Nº

MAICENA IRIS CIA. LTDA. 21/01/2011 2
21/01/2012
TIPO DE ENSAYO: Físico - Químico - Microbiológico - Organoléptico
ENSAYOS ESPECIFICACIONES RESULTADOS
Muestreo De 21 a 100 = 10 10 Sacos

Control Externo de Embalaje Ausente de:
- Rotos
- Manchados Sin novedad en el embalaje
- Húmedos
FISICOQUÍMICO
% Humedad Máx. 15% 12.61%
pH 6 +/- 1 6.81
% Cenizas Máx. 0.7% En análisis
Morfología Cristales octogonales pequeños Cristales octogonales pequeños
MICROBIOLÓGICO
Recuento Total de Bacterias Máx. 20000 ufc/g 61667 ufc/g
Rec.Mohos y Levaduras Máx. 100 upm/g Ausencia
Coliformes Totales Ausencia en 10g. Ausencia
Salmonella Ausencia en 750g. Ausencia
ORGANOLÉPTICO Conforme al estándar Conforme
DISPOSICIÓN: RECHAZADO
FECHA DE ANÁLISIS: 25/01/2011
Javier Pérez Vaicilla, Paola Sosa Eunice Vásconez
ANALISTA ASQ GERENTE ASQ

PTM. 11
PAPELES DE TRABAJO
Procedimiento Inspeccionar que se realicen constataciones físicas de

Nº 5 forma periódica.
Se realiza una constatación física al momento que llega
la mercadería por parte del Sr. Fernando Parreño,
Aplicados los
después se ingresa al sistema y finalmente la empresa
procedimientos y
Aplicación: realiza tomas físicas del inventario de materia prima 2
técnicas de auditoría no
veces al año en Agosto y Diciembre de todo el material
se encontraron hallazgos.
que se encuentra en las bodega, planta tic tac, planta
chocolate y semielaborados.
PTM. 12
Procedimiento Verificar que el inventario de materia prima se

Nº 6 encuentre organizado por producto y por grupos.
Al realizar la verificación física del inventario de
materia prima se constató que el mismo se encuentra
Aplicados los
ubicado en una bodega con las condiciones
procedimientos y
adecuadas para cada material, todo lo que se
Aplicación: técnicas de auditoría no
encuentra almacenado esta ordenado por grupos,
se encontraron
codificados y rotulados, por motivos de políticas de
hallazgos.
la empresa no se puede evidenciar esto a través de
fotos.
1/1
PAPELES DE TRABAJO
Procedimiento Nº Comprobar que la empresa cuente con controles de

7 acceso hacia la bodega de materia prima
El control de acceso que se pudo evidenciar se da

de la siguiente manera: La bodega cuenta con
controles electrónicos y puertas lanfor, estos
controles permiten el acceso a las siguientes Aplicados los
personas: Ing. Isabel Baldeon jefa del departamento procedimientos y técnicas
Aplicación:
de compras y planificación, Sr. Fernando Parreño de auditoría no se
comprador industrial, Sr. Gonzalo Vela jefe de encontraron hallazgos.
bodega y Sr. Carlos Cadena asistente de bodega; por
lo que se constató los controles restringidos que
existen al interior de la misma.
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
PLANIFICACIÓN Y COMPRAS HHM. 1
Procedimiento Nº 8
Comprobar que existe rotación de funciones entre el personal del mismo
departamento.
Condición:
En el departamento de planificación y compras existen 4 personas que tienen los
puestos de compradores industriales y planificadores, mismos que en el orden
jerárquico se encuentran en el mismo nivel, pero no existe rotación entre los mismos.
Criterio: PTM. 14
Las normas fundamentales de control interno señalan que debe haber rotación de 1/1
personal, para disminuir el nivel de riesgo al interior de cada área.
Causa:
No se da rotación entre el personal del departamento.
Efecto:
Cada persona solo conoce las funciones de su puesto, por lo que al existir ausencia de
alguno nadie puede sustituir esas funciones, por otro lado los empleados no pueden
desarrollar un plan de carrera profesional.
Fecha: 4 Febrero
Elaborado por: Jessica Eras 2011
PTB. 1
VISITA A LAS INSTALACIONES - DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES 1/1

Al realizar la visita a las instalaciones del departamento de Servicios Generales se nos informó que se encargan de coordinar el
cumplimiento de los requerimientos del personal administrativo, cada departamento realiza su planificación anual de gastos ya
sean bienes o servicios, y después se pide al departamento de servicios generales realizar el proceso de selección y órdenes de
compra para adquirir algún material o servicio.

La jefa del departamento es la Ing. María Isabel Jaramillo, quien es la encargada de coordinar estos procedimientos para que
todos los requerimientos y necesidades del personal sean cubiertos en lo posible.

La planificación de cada gasto o requerimiento se lo realiza al interior de cada departamento solicitante, servicios generales
se encarga de realizar el trámite, buscar el proveedor, realizar cotizaciones y verificar la mercadería, pero los encargados de
autorizar cada orden de compra son los jefes de cada departamento.

En el departamento trabajan 3 personas incluida la jefa del mismo, ellas se encargan de todo el funcionamiento al interior
de este.
PTB. 2
ENTREVISTA A LA JEFA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
1/2

Nombre de la Entrevistada: Ing. María Isabel Jaramillo
Cargo: Jefa del departamento de Servicios Generales.
Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de la auditoría de gestión al departamento de servicios generales de
conformidad con el plan anual de auditoría, que evaluará la eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología del macro proceso
de compras.

Se procedió a realizar la entrevista a la jefa del departamento de servicios generales Ing. María Isabel Jaramillo y se le
realizaron las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son las funciones que realiza usted?
Verificación de las necesidades del personal para coordinar y suplir las mismas, tanto en implementos de ayuda al trabajo así
como servicios por ejemplo capacitación, asesorías, etc.
2. ¿Cuál es el enfoque del departamento?
El enfoque del departamento es básicamente la tramitación y la dotación de servicios y bienes que necesitan tanto el personal
de la planta como el de administración, para las personas de producción se realiza la tramitación de los insumos para su trabajo
como mascarillas, guantes, etc.; y para el personal administrativo se atiende los requerimientos que cada departamento
necesita.
3. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
5 años.

PTB. 2
2/2
ENTREVISTA A LA JEFA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

1. ¿Qué tipo de controles se manejan al interior del departamento?
En si los controles del sistema en cuanto a órdenes de compra y cada departamento es el responsable
de los gastos que realiza con las firmas de autorización de cada jefe.
2. ¿Cómo da seguimiento a las observaciones hechas por la auditoría externa?
No se nos ha informado sobre estas observaciones que usted menciona.

Observaciones

de la entrevista:

realizó la entrevista a la Jefa del departamento de Servicios Generales y se tienen las siguientes
Se
observaciones:

• Es un departamento de servicio que funciona para consolidar los requerimientos de cada
departamento.
• No existen mayores controles para las actividades de adquisición del departamento debido a
que el jefe de cada área tiene que autorizar una compra.
• No se han realizado observaciones por parte de la auditoría externa que contrata Ferrero del
Ecuador S.A

PTB. 3
1/1
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

El departamento de Servicios Generales de Ferrero del Ecuador S.A. tiene la
siguientes normatividad:

Proceso para la adquisición de bienes y servicios para el personal.

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL PERSONAL PTB. 5
Nombre del personal entrevistado: Ing. María Isabel Jaramillo
Cargo del personal entrevistado: Jefa del departamento de servicios generales
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿El departamento de servicios generales cuenta con documentos
1.1 normativos debidamente aprobados como Procedimientos o x 10 10
Procesos?
¿Los Documentos Normativos se han actualizado en el último
1.2 x 10 10
año?
¿Los Documentos Normativos son del conocimiento de todo el
1.3 x 10 10
personal?
¿La jefa del departamento supervisa que los empleados bajo su
1.4 dependencia conozcan las funciones y deberes descritos en los x 10 10
Documentos Normativos?
¿El departamento de servicios generales cuenta con una
1.5 x 10 10
¿La negociación directa con proveedores está basada en la
1.6 x 10 10
honestidad y equidad?
¿Ha existido rotación del personal de supervisión del
1.7 x 0 10 No existe rotación desde hace 3 años.
departamento?
¿El jefe del departamento revisa frecuentemente las operaciones
1.8 x 10 10
que se dan al interior del mismo?
¿Se realizan inventarios físicos periódicamente de las El departamento no maneja
1.9 x 5 10
existencias de bodega? inventarios, ni bodegas.
¿La jefa del departamento de servicios generales tiene
1.10 x 10 10
PTB. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Existe coherencia entre los objetivos globales de la empresa, versus
2.1 x 10 10
los objetivos del departamento?
¿Se establecen objetivos, metas y acciones en el tiempo para
2.3 x 10 10
asegurar el éxito?
¿El sistema contable de la empresa, suministra información oportuna, No suministra informes de todas las
2.4 x 0 10
completa y exacta de los resultados operativos del departamento? órdenes de compra que se realizan.
3.1 x 10 10
Se realizan las adquisiciones de forma
Se realizan estudios para verificar que los precios se encuentran de
3.2 x 0 10 inmediata por lo que no se realizan estos
acuerdo al mercado.
estudio.
¿Existen medidas de prevención para desastres naturales?, así como
3.3 x 10 10
provisión de recursos financieros para hacer frente a estos desastres
¿Existen planes de contingencia en cuanto a la seguridad industrial
3.4 x 10 10
del departamento?
¿Existen objetivos constantes del departamento durante el lapso de un
4.1 x 10 10
año?
¿Se han efectuado procesos de identificación y evaluación de
4.2 x 10 10
riesgos?
4.3 x 10 10
último año?
¿Ha existido rotación o ingreso de nuevo personal al departamento en No se da rotación entre las personas del
4.4 x 0 10
el último año? mismo nivel.
4.5 x 10 10
último año?
PTB. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
Los empleados no requieren estos
exámenes, no tienen contacto con
Se realizan exámenes periódicos de salud a los empleados del
5.1 x 5 10 materiales tóxicos ni químicos, por
departamento de mantenimiento?
otro lado cuentan con seguro
médico.
El departamento de recursos humanos, establece un plan de
5.2 x 10 10
capacitación para los empleados del departamento?
¿Las operaciones se realizan dentro de horarios de trabajo, es
5.3 x 10 10
decir, no exceden la capacidad del departamento?
Simplemente se verifica
¿Existen estándares claramente definidos para aceptar o
5.4 x 0 10 características solicitadas por cada
rechazar los repuestos?
departamento.
¿El departamento cuenta con la cantidad de personal
5.5 x 10 10
necesaria, es decir no existe déficit ni exceso?
¿Sabe qué labores desempeña cada uno de los empleados que
6.1 x 10 10
trabaja con Ud.?
¿Tienen diversificadas las funciones, es decir que no se tenga
6.2 x 10 10
a una sola persona con el control absoluto de todo el proceso?
¿Se elaboran presupuestos y se comparan frecuentemente con
6.3 x 10 10
los gastos reales?
¿Se compara la factura contra la guía de remisión al momento
6.4 x 10 10
que ingresa la mercadería?
6.5 ¿Se revisa la condición en que se recibe la mercadería? x 10 10
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PTB. 5
RESPUESTAS PUNTAJES
SÍ NO
OBTENIDO ÓPTIMO
¿Todos los listados o reportes que emite el sistema informático son de
7.1 x 0 10 Existe faltante de informes
utilidad y oportunos?
7.2 x 10 10
¿La información recibida es suficiente y oportuna para las actividades
7.4 x 0 10 Existe faltante de informes
y procesos?
¿La información que se brinda es de calidad, permitiendo una adecuada
7.5 x 10 10
y oportuna toma de decisiones?
7.6 x 10 10
¿Existe una comunicación eficaz al personal sobre sus funciones y
7.7 x 10 10
responsabilidades de control?
¿Cuándo a usted le supervisan le indican las desviaciones que existen
7.8 x 10 10
para mejorar sus labores?
¿Los empleados entienden cómo el incumplimiento de sus obligaciones
7.9 x 10 10
afectan a la empresa?
¿Existe una manera de comunicar los problemas o inquietudes a la Esto se lo realiza a través de la jefa del
7.10 x 0 10
gerencia? departamento
8. MONITOREO
¿El Gerente General, efectúa un proceso de monitoreo de la gestión a
8.1 x 10 10
fin de prevenir y corregir eventuales desviaciones o deficiencias?
¿El Gerente General realiza con periodicidad el proceso de monitoreo
8.2 x 10 10
mencionado en el punto anterior?
¿Existen entidades externas para realizar monitoreos sobre la calidad
8.3 x 10 10
de las actividades?
¿Se consideran las comunicaciones de terceros para corroborar la
8.4 información generada internamente. Por ejemplo, los reclamos de x 10 10
proveedores, etc.?
TOTAL 390 480
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
SERVICIOS GENERALES
HHB. 1
Procedimiento Nº 1
Verificar si se realiza selección de proveedores.
Condición:
Se realiza las órdenes de compra a proveedores que existen en la base de datos del departamento, si
se requiere un nuevo proveedor no se realiza una selección adecuada del mismo ya que no se solicita
ningún requisito, la empresa no cuenta con un manual escrito para la aplicación de este
procedimiento.
Criterio:
Par la gestión de una empresa se recomienda que se realice una adecuada selección de proveedores
tomando en cuenta para esta acción criterios como: Precio, calidad, formas de pago, entrega, servicio PTB. 7
post venta, experiencia, reputación, localización, convenios, servicio al cliente, tamaño, situación 1/2
económica, etc.
Causa:
La empresa no cuenta con un manual escrito para las adquisiciones de bienes y servicios para el
personal en donde se indiquen los pasos a seguir y los procedimientos a realizar en el caso de
requerir nuevos proveedores, ni los requisitos de cumplimiento para poder ingresar a la base de
proveedores de Ferrero del Ecuador S.A.
Efecto:
Existen una base no depurada y muy amplia de proveedores ya que cada departamento solicitante
tiene determinada cantidad de los mismos y no se tiene la certeza de que la calidad y precios son los
más óptimos.
Elaborado por: Jessica Eras Fecha: 8 Febrero
2011
NUMERO
Nº ORDEN SOLICITUD COTIZACIONES ADJUNTAS
COTIZACIONES
34562 Útiles de oficina NO 0
34563 Teclado multimedia GENIUS SI 2
34564 Servicio asesoría auditores NO 0
34565 Servicio de mantenimiento áreas verdes NO 0
34566 Servicio de fumigación de plagas SI 1
34567 Servicio de publicidad NO 0
34568 Monitor Lcd IBM SI 3
34569 Útiles de oficina varios NO 0
Servicio de seguro médico personal
34570 NO 0
administrativo
34571 Servicio de seguro médico personal planta NO 0 @
Servicio de seguro de vida personal
34572 NO 0
administrativo
34573 Servicio de seguro de vida personal planta NO 0
34574 Tonner hp SI 2
34575 Suministros de limpieza SI 2
34576 Artículos de ferretería NO 0
Elaborado por: Jessica Eras Fecha: 9 Febrero 2011
HOJA DE HALLAZGOS
REF. P/T
SERVICIOS GENERALES
HHB. 2
Procedimiento Nº 2
Analizar si se realiza cotizaciones para decidir el proveedor.
Condición:
Cuando cada jefe departamental autoriza las órdenes de compra se deben anexar las
cotizaciones solicitadas, pero no siempre se realiza este procedimiento en algunas compras
no se tiene ninguna cotización.
Criterio: PTB. 8
La cotización es el procedimiento de contratación mediante el cual se escoge la oferta más 1/2
favorable para la empresa, presentada por los proveedores ms óptimos.
Causa:
Los jefes de cada departamento no exigen este requisito cuando se autoriza una orden de
compra.
Efecto:
Existen compras en las cuales no se ha realizado el análisis respectivo por, lo que no se tiene
la seguridad de que el proveedor está brindando las mejores opciones para la empresa.
Fecha: 9 Febrero
2011
Proceso Adquisición de bienes y servicios para el personal Hallazgos
Inspeccionar si al momento de recepción de la mercadería,

Procedimiento Nº 3 la encargada de la realización de las órdenes de compra
compara la factura con el pedido que se realizó.
En el momento que llegan la mercadería la encargada de

Aplicados los
realizar las órdenes de compra Sra. Ximena Cáceres revisa
Aplicación: los artículos con la factura entregada versus el pedido u
de auditoría no se
orden de compra que se realiza para determinar diferenciar
y comunicar a cada departamento.
de gestión:


HOJA DE HALLAZGOS PTB. 10
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL PERSONAL 1/1
REF. P/T
SERVICIOS GENERALES
HHB. 3
Procedimiento Nº 4
Comprobar que una vez que llegan los pedidos se revisa que cumpla con los
estándares de aceptación de la empresa.
Condición:
Se revisa que los productos que son adquiridos se encuentren en buen estado, pero la
empresa no tiene definidos cuáles son los estándares de aceptación de la mercadería
sino que se lo realiza en base a la experiencia y a las características solicitadas.
Criterio: PTB. 10
Los criterios o estándares de aceptación deben ser analizados al momento de recibir el 1/1
material.
Causa:
No existen previamente determinados los estándares sobre los cuales se analiza el
material comprado, debido a que esta actividad se la realiza en base a la experiencia
obtenida a través de los años de funcionamiento de la empresa.
Efecto:
Baja la calidad de los productos recibidos, falta de controles y registros adecuados.
Fecha: 10 Febrero
Elaborado por: Jessica Eras 2011
PAPELES DE TRABAJO PTB. 11
1/1
Adquisición de bienes y servicios para el
Proceso Hallazgos
personal
Verificar si se lleva un registro de los pedidos
Procedimiento Nº 5
entregados a cada departamento.
Cuando se entrega los pedidos a los
departamentos solicitantes se llena un registro
Aplicados los procedimientos
en el mismo que firman las partes que
Aplicación: y técnicas de auditoría no se
entregan y las que reciben como constancia de
que están de acuerdo con los artículos que se
han recibido.
de gestión:

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