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    7-Pourquoi Un Audit Documentaire PDF

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    Volume

    www.Open-soft.fr
    Les livres blancs

    Pourquoi
    Un Audit Documentaire ?

    Patrick Barantal :

    patrick.barantal@open-soft.fr Version 1.0.1

    09 50 19 51 72

    N’hésitez pas à nous rejoindre sur notre site :


    www.open-soft.fr
    Table des matières

    HISTOIRE DE L’AUDIT: ....................................................................................................... 3


    L’AUDIT DOCUMENTAIRE :................................................................................................ 3
    LES BONNES PRATIQUES DE L’AUDIT DOCUMENTAIRE :............................................ 3
    UN PROJET D’ENTREPRISE :.................................................................................................... 3
    LA PHASE PREPARATOIRE EST IMPORTANTE : ........................................................................... 3
    IMPLICATION DES UTILISATEURS ET ACTEURS DU PROJET : ........................................................ 4
    UNE ETUDE DE L’EXISTANT ..................................................................................................... 4
    L’EXPERIENCE DES UTILISATEURS : ......................................................................................... 4
    OPTIMISATION DES COUTS :.................................................................................................... 4
    UN ROI IMMEDIAT :................................................................................................................ 5
    DEROULEMENT D’UN AUDIT DOCUMENTAIRE :............................................................. 5
    COMMENT CE DEROULE CET AUDIT ? ....................................................................................... 5
    Réunion de début d’audit :................................................................................................ 5
    Identification des services, des projets des interlocuteurs : .............................................. 5
    Analyse des archives physiques et de la nature des documents :.................................... 5
    Etudes spécifiques à chaque service :.............................................................................. 5
    Rédaction et remise du rapport : ...................................................................................... 5
    LES RAISONS POUR FAIRE REALISER UN AUDIT DOCUMENTAIRE :.......................... 5
    Chapitre

    Histoire de l’audit:
    Audit est un anglicisme qui vient du verbe latin audire, qui signifie écouter. Les romains
    employaient ce terme pour désigner un contrôle au nom de l’empereur sur la gestion des
    provinces.
    Le terme d’Audit fut introduit au début du XIIIe siècle pour la gestion, le premier cabinet
    d’audit fut fondé au XIVe siècle à Londres.
    L’Audit est une activité de contrôle et de conseil qui consiste en une expertise d’un agent
    compétent et impartial, l’audit est surtout un outil d’amélioration continue car il permet de
    faire le point sur l’existant ‘état des lieux), c’est écouter les différents acteurs pour
    comprendre et faire comprendre le système en place ou à mettre en place.
    L’audit peut s’exercer dans différents domaines, audit de gestion, audit qualité, depuis ces
    dernières années devant la quantité croissante d’informations et de documents, l’audit
    documentaire représente un enjeu important pour toutes les entreprises et collectivités.

    L’audit documentaire :
    C’est avant tout un outil pour les dirigeants en charge de la mise en œuvre d’un système de
    gestion électronique des documents, généralement appelé GED ou GEIDE
    Les bonnes pratiques de l’audit documentaire :
    Un projet d’entreprise :
    L’audit documentaire constitue à une dynamique de réduction des dépenses pour une
    organisation et une meilleure efficacité au quotidien pour les utilisateurs ayant franchi le
    stade de la réaction au changement.

    La phase préparatoire est importante :


    La numérisation des documents est un projet d’entreprise qui doit être piloté par la direction
    générale et qui demande l’adhésion de tous les services et l’acceptation des utilisateurs.

    Un chef de projet est indispensable à la réussite du projet, il fera le lien entre la direction
    générale et les autres acteurs de l’entreprise.

    L’implication de la direction générale est indispensable, tous les projets ont réussis lorsqu’il
    ont été imposé et piloté par cette dernière, la non implication mène à l’abandon par les
    utilisateurs et à l’échec du projet.

    Dans le cas de l’une mairie, le succès est à la clef lorsque le projet est initialisé et piloté
    par la Direction Générale des Services (DGS)

    7-pourquoi un audit documentaire.doc 3/5


    Implication des utilisateurs et acteurs du projet :
    Le passage au numérique représente de nombreux avantages pour l’entreprisse et ses
    collaborateurs, mais hélas tous ces bénéfices ne sont perçus qu’une fois la solution mise
    en place. Nous avons des clients qui ne peuvent plus se passer de Papyrus, un client m’a
    même dit que les personnes des plus réticentes sont devenues des inconditionnelles, elles
    apprécient le confort apporté dans leur travail au quotidien, mais pour cela il a fallu se
    battre contre les réticences à tous changement organisationnel imposé par un nouvel outil
    informatique.

    Une étude de l’existant


    Dans un premier temps l’auditeur analysera la nature des documents, leur origine (courrier,
    e-mails, factures, procédures, Word, Excel etc…), le format de ces derniers et la
    volumétrie de l’ensemble.
    Dans un second temps, il analysera le flux des documents et les règles métiers, les
    obligations : exemple délai de réponse pour les courriers ( Loi du

    L’expérience des utilisateurs :


    Si le projet est initié par la direction générale, qui doit prouver son engagement dans ce
    dernier, il est vrai que la réussite d’un tel projet passe par l’adhésion des utilisateurs.

    L’auditeur passera dans les différents services concernés, il rassurera les utilisateurs sur la
    mise en place du projet en leur démontrant comment chaque service gagnera du temps en
    passant au traitement numérique du document.

    Optimisation des coûts :

    7-pourquoi un audit documentaire.doc 4/5


    Un ROI immédiat :
    Voir la simulation sous Excel

    Déroulement d’un audit documentaire :


    L’audit documentaire se déroule sur une période de 1 à 3 jours sur site, suivi de la
    rédaction du rapport d’audit.

    Chaque audit est personnalisé et correspond aux besoins et attente des clients.

    Comment ce déroule cet audit ?


    La phase communication auprès du personnel est importante, en effet elles vont voir
    intervenir des personnes extérieures à leur entreprise.

    Réunion de début d’audit :


    Introduite par la direction générale qui délègue à un responsable du projet, cette réunion
    décrit l’enjeu pour l’’entreprise, le planning et les objectifs.

    Identification des services, des projets des interlocuteurs :


    Il est hélas souvent constaté que l’organigramme de l’entreprise est inexistant, même s’il
    existe de façon non formalisée.
    Sa mise en place est indispensable pour le fux de l’information et surtout la mise en place
    des profils des utilisateurs et des permissions.

    Analyse des archives physiques et de la nature des documents :


    Analyse de l’existant, recensement des archives physiques : emplacement, volumétrie,
    nature des documents.
    Analyse des méthodes de classement.
    Analyse des méthodes de recherche.

    Etudes spécifiques à chaque service :


    Certain processus sont propre à chaque service, il est indispensable d’étudier ces derniers
    pour adapter la solution de façon optimale : nature des documents, identification des
    critères de recherche : les métadonnées ( voir livre blanc N° 12), méthodolgie actuelle du
    traitement de documents.

    Rédaction et remise du rapport :


    Rapport écrit, présentation des solutions, présentation orale à la direction générale.
    Les raisons pour faire réaliser un audit documentaire :

    Des experts en gestion du document


    Un regard extérieur à l’entreprise

    7-pourquoi un audit documentaire.doc 5/5

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