Réf.

: P-APP-ASF
Date : 01/03/2019
PROCEDURE APPROVISONNEMENT, GESTION DES
I.E. : 03
STOCKS ET GESTION DES FOURNISSEURS Page : 1

1 Objet :
Cette procédure décrit les activités d’approvisionnement, de gestion des stocks et de la gestion des fournisseurs ayant un impact sur la qualité
du produit et/ou des prestations de BENPLAST.
2 Domaine d’application :
Cette procédure s’applique à tous les produits et prestations achetés de BENPLAST.
3 Référence :

 ISO 9000 v 2015 : Système de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaires.

 ISO 9001 v 2015 : Système de management de la qualité – Exigences.

4 Définitions et abréviations :
RMQ : Responsable management qualité.
Resp. appro : Responsable Approvisionnement
PDR : Pièces de rechange

5 Responsabilité :
La mise en application de cette procédure est sous la responsabilité du responsable approvisionnement et celui de la gestion des stocks.

6 Description :
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6.1. Approvisionnement
N° Action Qui Comment Enregistrement
Besoins Les demandes d’approvisionnements sont établies par les responsables de services qui les ERP
1 Responsable
d’approvisionnement transmettent au responsable de stock (MP, PDR, Accessoires, consommables, encres, solvants, Demande
approvisionn
autres intrants de production, …) qui les transmet au responsable d’approvisionnement. Les d'approvisionnement
ement,
demandes d’appro. du type achat équipements, prestations de services et fournitures sont Bon d'intervention externe
Responsable
transmis directement au responsable appro.
Gestion des
D’autres achats sont déclenchés automatiquement en cas d’atteinte du seuil de commande.
stocks
Une demande d’appro est établie par le resp. appro dans ce cas.
Autres Les gravures de clichées sont gérées par le service commercial.
pilotes de
processus.
Validation des Le responsable appro transmet ces besoins à la direction générale ou à une autre personne Demande
2 La direction
besoins d’appro. autorisée pour validation des achats. d'approvisionnement
générale
Bon d’intervention externe
Bon d'approvisionnement
Demande d'importation
Lancement de En cas de refus de la demande le Resp. Appro. informe le demandeur du motif de refus puis
3 Resp. Appro Tableau de suivi de bon
l’approvisionnement classe la demande.
d’approvisionnement
Certaines demandes sont reportées et replanifiées par le responsable appro.
En cas de validation de la demande, le resp. appro l’enregistre au niveau du tableau de suivi Tableau de suivi des
des commandes locales ou bien au niveau du tableau de suivi des importations. importations.
Vérification et Avant de demander les offres, le responsable appro. vérifie la disponibilité des informations
4 Resp. Appro.
transmission des suivantes et les complètes avec le demandeur en cas de besoin :
informations à - les spécifications des produits et services devant être fournis,
l’attention du - la méthode d’approbation de la conformité,
fournisseur. - les compétences, y compris toute qualification requise des personnes,
- les exigences de BENPLAST en terme de : communication, de maîtrise des produits et
services,
- toute autre information pertinente.
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N° Action Qui Comment Enregistrement

Consultation et Le resp. appro consulte la liste des fournisseurs agrès au niveau de Qualipro ainsi que leurs
5 Resp. Appro Qualipro
comparaison des dernières évaluations. Puis il transmet une demande d’offre de prix aux fournisseurs
fournisseurs / offres. sélectionnés avec toutes les informations nécessaires (généralement par mail ou par fax). Tableau de consultation
A la réception des offres, le resp. appro. établie un tableau de consultation en cas de besoin et
choisie un fournisseur.
Passation et suivi de Le bon de commande est transmis au fournisseur par mail par fax ou en main propre. Bon d’approvisionnement
6 Resp. Appro
bon de commande Les informations à l’attention du fournisseur sont vérifiées selon l’étape 4 de cette procédure. Bon d'intervention
Les commandes lancées sont suivis périodiquement et des rappels sont envoyés aux Tableau de suivi de bon
fournisseurs en cas de besoin. d’approvisionnement
Tableau de suivi des
importations.
7 Importations et suivi Resp. Appro Pour les approvisionnements étrangers, des étapes supplémentaires sont réalisées par le resp. Imprimé de domiciliation
des importations appro. Imprimé d'assurance
1- Domiciliation bancaire et assurance Facture Proforma
2- Confirmation du transporteur maritime Note de couverture
3- Suivi de dédouanement et du transit d'assurance
4- Etablissement d’un bon de réception Avis d'arrivée de la
commande
Bordereau de transmission
État du suivi du transit
Bon de réception
Réception et contrôle Le magasinier réceptionne la marchandise et vérifie les références, la quantité et l’état général Bon de réception
8 Magasinier
des produits achetés (emballage, intégrité, colisage, …) selon le bon de réception. Bon de livraison
(local / import) Contrôleur Il renseigne la partie qui lui est réservée au niveau du bon de réception et la transmet au resp.
qualité Appro.
Demandeur Le contrôleur qualité ou le demandeur contrôle la qualité des produits et leurs conformités
par rapport aux spécifications d’approvisionnement et renseignent les parties qui leurs sont
réservées.
En cas de non-conformités, ils déclenchent une réclamation (voir 6.3 gestion des fournisseur /
étape 4).
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N° Action Qui Comment Enregistrement

9 Validation et Demandeur Les prestations achetées sont validées et acceptées par les demandeurs y compris pour les Bon d’intervention externe
acceptation des Resp. Appro aspects relatifs à la compétence des personnes pouvant impacter la qualité et la conformité
prestations achetées des produits de Benplast.

10 Propriété des Resp. Appro Lorsqu’un fournisseur confie sa propriété à BENPLAST (équipements, outillage, matières, Tableau de maîtrise des
fournisseurs propriété intellectuelle, …), le resp. appro. enregistre cette propriété au niveau du tableau de propriétés des fournisseurs.
maîtrise des propriétés des fournisseurs qui comporte :
- l’identité du fournisseur
- l’identification de cette propriété
- son lieu de stockage ou d’utilisation
- les précautions de protection et de sauvegarde
- les notifications potentielles en cas d’endommagement ou de perte.
6.2. Stockage
N° Action Qui Comment Enregistrement
Stockage Après réception, les bons de livraison ou de réception sont saisis au niveau du logiciel ERP.
1 Resp. Stock
Les produits achetés sont stockés au niveau des magasins selon leur nature :
- Dépôt MP : Films, granulés, colorants
- Dépôt encre : encres, peintures
- Dépôt solvant : solvants
- Dépôt emballage : cartons, mandrin, poignets, autre accessoires.
- Magasin PDR : Pièces de rechange, consommables outillages…
Sortie du stock Les chefs de département rédigent des bons de prélèvement et les transmettent au responsable
2 Demandeur Bon de prélèvement
du stock qui leur fournit les quantités demandées.
Resp. Stock Les quantités résiduelles sont restituées au stock à travers un bon de retour Bon de retour
Suivi du stock Le suivi du stock est réalisé hebdomadairement par le responsable du stock
3 Resp. Stock État de seuil de sécurité
Afin de déterminer les commandes à déclencher.
Resp. Appro
Les seuils de sécurité sont préalablement définis comme suit :
1. Analyse des consommations : Le resp. appro. établit un état de la consommation
prévisionnelle des articles sur la base de :
- La consommation semestrielle de l’année précédente (n-1)
- Les statistiques des ventes et des prévisions
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- Le rapport trimestriel des ventes

2. Définition des seuils de sécurité : Le resp. appro définit le seuil de sécurité en
considérant les données relatives à la consommation prévisionnelle et au délai de
livraison
3. Validations des seuils de sécurité : La direction générale valide l’état de seuil de sécurité
4. Saisie & communication des seuils de sécurité : Le resp. appro saisi les états de stocks
validés et les communique aux Magasinier et au responsable planification

6.3. Sélection et évaluation des fournisseurs

N° Action Qui Comment Enregistrement
Gestion des Le responsable appro gère la liste des fournisseurs agrées dans le cadre fournitures de produits
1 Resp Appro Qualipro
fournisseurs et services impactant la conformité des prestations de BENPLAST en utilisant Qualipro.

Sélection du La sélection des fournisseurs est réalisée

2 Resp. Appro Rapport d’essai
fournisseur - En cas de besoin en produits ou en prestations nouvelles
- En cas d’inaptitude des fournisseurs habituels Qualipro
- En cas de démarche spontanée d’agrément et de nouvelles opportunités Grille d’évaluation des
d’approvisionnement. fournisseurs
La sélection se fait sur la base des critères de sélection au niveau de Qualipro.
Pour les fournisseurs de MP et d’accessoires, un échantillon est demandé pour réaliser un essai. Cahier des charges
Les essais sont pris en compte au niveau du planning de production.
Suite à la réalisation des essais par le service concerné le rapport d’essai est transmis au resp.
appro.
En cas de non validation de l’échantillon, le fournisseur est informé du motif pour lequel il n’a
pas été sélectionné.
Le fournisseur est agréé lors de sa première évaluation après établissement d’une fiche
fournisseur au niveau de Qualipro (après la première livraison).
Un cahier des charges est élaboré et transmit par la suite à chaque fournisseur agrée pour
signature.
L’évaluation des fournisseurs se fait en se référant à la grille d’évaluation des fournisseurs.
Evaluation des Les critères d’évaluation sont paramétrés par type de produit et de prestation.
3 Resp. appro Qualipro
fournisseurs L’évaluation des fournisseurs se fait semestriellement au niveau de Qualipro.
Autres resp. La responsabilité de l’évaluation est définie par critère et par type de produit et elle est
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N° Action Qui Comment Enregistrement

attribuée à la personne la plus apte à la réaliser.
d’évaluation
Une réévaluation supplémentaire est réalisée en cas de non-conformité ou de réclamation
impactant la qualité des produits de BENPLAST pouvant aller jusqu'à l’élimination du
fournisseur.
Réclamation Lorsque les produits ou les prestations fournis s’avèrent non-conformes aux exigences internes
4 Déclencheur Fiche de non-conformité
fournisseur de BENPLAST, une fiche de non-conformité est établie par la personne ayant détecté l’anomalie.
de
La non-conformité est vérifiée par le CQ qui décide de bloquer et d’isoler ces produits en cas de Qualipro
réclamation
besoin.
Resp. Appro. Cette fiche est transmise au resp. appro qui analyse le bien fondée de la réclamation en
collaboration avec le RMQ, puis l’enregistre au niveau de Qualipro et en informe
immédiatement le fournisseur.
Les non conformités détectées ainsi que les actions qui en découlent sont gérées au niveau de
Qualipro.