Manuel de Procedure GIS - VERSION FINALE PDF

MANUEL DE PROCEDURES
EN GESTION LOGISTIQUE DES

INTRANTS DE SANTE
Juillet 2017

Table des Matières
PREFACE ........................................................................................................................................................ 6
REMERCIEMENTS ......................................................................................................................................... 7
I. INTRODUCTION A LA LOGISTIQUE ................................................................................................... 8
BUT D’UN SYSTEME LOGISTIQUE : LA REGLE DES SIX BONS ............................................................................... 8
PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE GESTION LOGISTIQUE DES INTRANTS DE SANTE ................................. 10
NIVEAUX INSTITUTIONNELS DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION ........................ 10
II. ROLES ET RESPONSABILITES DU PERSONNEL IMPLIQUE DIRECTEMENT DANS LA
GESTION DES INTRANTS DE SANTE ................................................................................................... 14
AGENTS COMMUNAUTAIRES (A.C) ........................................................................................................................... 15
DISPENSATEUR ......................................................................................................................................................... 15
PRESIDENT DU COGE ............................................................................................................................................... 15
CHEF CSB ................................................................................................................................................................ 16
CHEF CHRDI, CHEF ONG AGREEES A BUT NON LUCRATIF ....................................................................................... 17
PRESTATAIRE DE LA PHA-G-DIS ................................................................................................................................. 17
PRESTATAIRE DE L’UNITE DE PHARMACIE/PHARMACIEN HOSPITALIER AU NIVEAU DES HOPITAUX DE REFERENCE /
HOPITAUX SPECIALISES / CHRDII/HOPITAUX DES ONG AGREEES A BUT NON LUCRATIF ............................................. 18
COORDINATEUR/RESPONSABLE AU NIVEAU DE SALAMA / UASM ............................................................................. 18
III. LE SYSTEME DE CONTROLE D’INVENTAIRE ................................................................................ 20
LA COMMANDE FORCEE ....................................................................................................................................... 20
LES NIVEAUX DE STOCK ....................................................................................................................................... 22
EVALUATION DE L’ETAT DE STOCK .................................................................................................................... 22
COMMANDE DES INTRANTS DE SANTE ............................................................................................................... 24
COMMANDE D’URGENCE ..................................................................................................................................... 26
IV. SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION LOGISTIQUE ............................................................ 27
LES SUPPORTS DE COLLECTE DE DONNEES ....................................................................................................... 27
LES AIDE-MEMOIRES ............................................................................................................................................ 29
Fiche de gestion des intrants de santé .......................................................................................................... 29
Bon de commande des Sites Communautaires ............................................................................................ 34
Rapport Mensuel des Activités (Tableau 9 et 10) ................................................................................................... 39
Fiche de Stock ...................................................................................................................................................... 43
Rapport d’Inventaire Physique ............................................................................................................................... 48
Bon de Livraison et de Transfert de Intrants de Santé ............................................................................................ 53
Procès - Verbal de Réception Définitive .................................................................................................................. 56
Registre d’Utilisation des Médicaments et Recettes journalières (RUMER) ............................................................... 59
Rapports – Bons de Commande ............................................................................................................................ 62
Rapport d’Inventaire des Intrants de Santé à détruire ............................................................................................ 77
Livre de caisse ...................................................................................................................................................... 80
Livre de banque ................................................................................................................................................... 82
V. PROCEDURE DE RECEPTION, DE STOCKAGE, DE GESTION DE PEREMPTION ET
D’INVENTAIRE DE STOCK ....................................................................................................................... 84
RECEPTION DES INTRANTS DE SANTE ................................................................................................................ 84
STOCKAGE DES INTRANTS DE SANTE ................................................................................................................. 84
ENTREPOSAGE DES INTRANTS DE SANTE ........................................................................................................... 85
CONDUIRE UN INVENTAIRE PHYSIQUE ............................................................................................................... 86
INSPECTION VISUELLE .......................................................................................................................................... 87
GERER LES INTRANTS DE SANTE ENDOMMAGES OU PERIMES .......................................................................... 88
GESTION DE PEREMPTION DES INTRANTS DE SANTE ........................................................................................ 89
QUESTIONS FREQUEMMENT POSEES ................................................................................................. 92
REFERENCES ............................................................................................................................................... 93

Abréviations
AC Agent Communautaire
CHANNEL Logiciel de gestion des Intrants de santé
CHRDI Centre Hospitalier de Référence de District niveau 1
CHRR Centre Hospitalier de Référence Régionale
CHU Centre Hospitalier Universitaire
CMM Consommation Moyenne Mensuelle
CoGe Comité de Gestion
CU Commande d’urgence
CC Commande en cours
CSB1 Centre de Santé de Base niveau I
CSB2 Centre de Santé de Base niveau 2
DCI Dénomination Commune Internationale
DEP Direction des Etudes et Planification
DGS Direction Générale de la Santé
DLIS Direction de Lutte contre les IST et le Sida
DLMNT Direction de Lutte contre les Maladies Non Transmissibles
DLP Direction de la Lutte contre le Paludisme
DLT Direction de Lutte contre la Tuberculose
DPLMT Direction de la Pharmacie, des Laboratoires et de la Médecine Traditionnelle
DRSP Direction Régionale de la Santé Publique
DSFa Direction de la Santé de la Famille
DSH Direction du Système Hospitalier
DSI Direction du Système d’Information
EMAD Equipe de Management du District
EQD Evaluation de la Qualité des Données
FANOME Financement pour l’Approvisionnement Non-stop en Médicaments
FM Fonds Mondial
FS Formation Sanitaire
GIS Gestion des Intrants de santé
IS Intrants de santé
IST Infections Sexuellement Transmissibles
LNMEIS Liste Nationale des Médicaments Essentiels et des Intrants de santé
MGA Malagasy Ariary
MI Médecin Inspecteur
MINSANP Ministère de la Santé Publique
OMS Organisation Mondiale de la Santé
ONG Organisation Non Gouvernementale
PAM Programme Alimentaire Mondial
PR Période de Revue
PF Planning Familial
Pha-G-Dis Pharmacie de Gros de District
Pha-Ge-Com Pharmacie à Gestion Communautaire
PCU Point de Commande d’Urgence
PPPS Premier Périmé Premier Sorti
PTF Partenaires Techniques et Financiers
PU Prix Unitaire
PV Procès-Verbal
PVRD Procès-verbal de Réception Définitive
QàC Quantité à Commander
RMA Rapport Mensuel d’Activités
RUMER Registre d’Utilisation des Médicaments et des Recettes journalières
RS Rupture de Stock
SALAMA Centrale d’Achats de Médicaments Essentiels et de Matériel Médical
SDSP Service de District de Santé Publique
SDU Stock Disponible et Utilisable
SG Secrétariat Général
SIGL Système d’Information de Gestion Logistique
SLMEN Service de la Lutte contre les Maladies Epidémiques et Négligées
SMax Stock Maximum
SMin Stock Minimum
SMM Sortie Moyenne Mensuelle
SS Stock de sécurité
TTC Toutes Taxes Comprises
UASM Unité d’Approvisionnement en Solutés Massifs
UTGL Unité Technique de Gestion Logistique
UNFPA Fonds des Nations Unies pour l’Assistance à la Population
UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance
USAID Agence des Etats Unis pour le Développement International

Préface
Le Ministère de la Santé Publique, par le biais de la Direction de la Pharmacie, des Laboratoires et
de la Médecine Traditionnelle (DPLMT), a pour mission d’assurer la disponibilité et l’accessibilité
des intrants de santé (IS) de qualité à tous les niveaux du système de santé. Dans cette optique,
sous l’égide du Ministère de Santé Publique, une étude préalable a été effectuée, d’une part pour
mettre en exergue l’existant, et d’autre part, de définir la stratégie et les étapes à suivre pour
atteindre l’objectif.
Ainsi, pour améliorer la gestion logistique des intrants de santé, le Ministère de la Santé
Publique, en collaboration avec les partenaires techniques et financiers, et dans le cadre de
l’intégration des intrants de santé dans la chaîne nationale d’approvisionnement, a mis en place
au niveau de la DPLMT, l’Unité Technique de Gestion Logistique (UTGL), qui sera chargée
d’appuyer la gestion logistique de ces intrants de santé ; à savoir la maîtrise des différentes
techniques de l’approvisionnement, l’estimation des besoins, l’exploitation des données
logistiques, le suivi et la supervision, la coordination entre les différents intervenants dans le
circuit logistique, le suivi et l’appui de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement au
sein de l’ensemble du système logistique du pays.
Par la suite, l’élaboration du manuel de procédure logistique, qui entre dans le cadre de
l’activité de l’UTGL, est plus qu’indispensable.
Ce « Manuel de procédures logistiques des intrants de santé » est destiné à tous les acteurs
de la gestion logistique du système de santé dont l’objectif est de standardiser les outils de
gestion à tous les niveaux, d’intégrer tous les programmes verticaux et d’harmoniser toutes
les approches des partenaires techniques et financières (PTF) en se référant sur ce document
de travail unique.
Je tiens à remercier tous ceux qui ont contribué techniquement et financièrement à

l’élaboration de ce document de travail, et j’invite les agents de santé à l’utiliser.
Pour terminer, je souhaite plein succès au Ministère de la Santé Publique et à tous les PTF dans
l’accomplissement de l’engagement pris pour l’amélioration de la santé de la population
malagasy.
Le Ministre de la Santé Publique
Pr ANDRIAMANARIVO Mamy Lalatiana

Remerciements
Nous tenons par la présente, à remercier tous ceux qui, de loin ou de près, ont contribué à la
conception et à l’élaboration de ce manuel.
Nous remercions particulièrement le personnel du ministère de la santé et tous les partenaires

techniques et financiers pour leur participation effective et remarquable à la production du
manuel.
Nous ne pouvons pas ne pas citer la contribution principale d’USAID, sous ses projets
successivement USAID  Deliver Project mis en œuvre à Madagascar par John Snow Inc. (JSI) et
USAID Global Health Supply Chain Program– Procurement and Supply Management mis en
œuvre à Madagascar par Chemonics International Inc. Sans son appui, la finalisation et la
production de ce manuel ne seraient possibles.
Que tous trouvent ici l’expression de notre profonde considération.
7

I. Introduction à la Logistique
But d’un système logistique : la règle des six bons
La mise en place des procédures de gestion logistique et des outils de collecte de données a
pour but de satisfaire les besoins des clients des services de santé tout en mettant à leur
disposition :
 Les Bons intrants de santé

 En Bonne Quantité
 En Bonne Condition
Et qui soient disponibles
 Au Bon Endroit
 Au Bon Moment
 Au Bon Coût
Sans un approvisionnement continu et fiable en médicaments et autres intrants de santé, la

population perd la confiance aux services de santé. Des chaînes d’approvisionnement qui
fonctionnent bien sont indispensables pour assurer une disponibilité régulière des Intrants de
santé.
REMARQUE :
− Tous les six bons se valent et sont complémentaires, il n’y pas un qui soit plus
important que l’autre.
− Le concept de bons Intrants de santé se réfère aussi bien aux intrants de santé de
bonne qualité qu’à leur variété.
− Le concept de bon coût ne fait pas seulement allusion au prix de vente aux clients
(système de recouvrement des coûts) mais aussi aux dépenses liées à la gestion des
intrants de santé.
La gestion de la logistique recouvre un certain nombre d’activités en appui aux six bons.
Au fil des années, les spécialistes en logistique ont élaboré une approche systématique à la
description des activités d’un système logistique. C’est ce qu’ils ont appelé le cycle
logistique.

Figure 1 : Le Cycle Logistique
9

Principales caractéristiques du système de gestion logistique
des intrants de santé
Système d’approvisionnement
Le système d’approvisionnement des intrants de santé mis en place à Madagascar est un
système de réquisition. Dans un système de réquisition, les quantités livrées sont
déterminées par le personnel de la structure qui reçoit les intrants de santé.
Ainsi :
 Les gestionnaires / dispensateurs des Pha-Ge-Com (CSB1 et CSB2), des organisations
non gouvernementales (ONG) agréées à but non lucratif, des CHRD1 déterminent les
quantités des intrants de santé à commander auprès des pharmacies de gros du district
– Pha-G-Dis. Les sites communautaires s’approvisionnent en intrants de santé au
niveau de leur CSB de rattachement, les AC déterminent leurs besoins.
 Les gestionnaires / pharmaciens / prestataires des Pha-G-Dis, des hôpitaux de
référence, des hôpitaux spécialisés et les hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif
déterminent les quantités des intrants de santé à commander auprès de SALAMA /
UASM (Unité d’Approvisionnement en Soluté Massif).
Niveaux institutionnels de la chaîne d’approvisionnement et

de distribution
La chaîne nationale d’approvisionnement et de distribution est composée de quatre (4)
niveaux opérationnels qui sont :
• Le niveau central
Il est composé de la centrale d’achat des médicaments essentiels (SALAMA) et de
l’unité d’approvisionnement de soluté massif (UASM)
• SALAMA
Créée en 1996, la centrale d’achats des médicaments essentiels et de matériel
médical, SALAMA, a pour mission principale d’approvisionner toutes les
formations sanitaires publiques et privées à but non lucratif en médicaments
essentiels génériques et consommables médicaux, de bonne qualité et à prix
abordable. Elle a pour mission spécifique d’assurer :
− Le stockage et la gestion de tous les intrants de santé ;
− L’approvisionnement des Pharmacies de gros du district (Pha-G-Dis), des
hôpitaux de référence, des hôpitaux spécialisés et des hôpitaux des ONG
agréées à but non lucratif.
• UASM
Elle a pour mission d’assurer :
− Le stockage et la gestion de tous les solutés massifs et alcools
− L’approvisionnement des Pha-G-Dis, des hôpitaux de référence, des
hôpitaux spécialisés et des hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif.

• Le niveau district (Pha-G-Dis), des hôpitaux de référence, des hôpitaux

spécialisés
Les gestionnaires / pharmaciens / prestataires de ces structures sont chargés :
− du stockage et de la gestion des intrants de santé

− de l’approvisionnement des Pharmacie à gestion communautaire (Pha-Ge-Com) i.e.
les pharmacies des centres de santé de base de niveau 1 (CSB1) et celles des
centres de santé de base de niveau 2 (CSB2) ; des centres de santé des
organisations non gouvernementales agréées à but non lucratif ; des hôpitaux
de district (CHRD1).
• Le niveau CHRD1, CSB et ONG agréées à but non lucratif

Les gestionnaires et dispensateurs des pharmacies de ces structures sont chargés :
− du stockage et de la gestion des intrants de santé ;
− de la dispensation des intrants de santé aux clients.
• Le niveau communautaire
À ce niveau, les AC qui sont chargés :
− du stockage et de la gestion des intrants de santé,
− de la dispensation des intrants de santé aux clients.
La Figure 2 ci-dessous est une illustration du flux des intrants de santé et de l’information de
la chaîne nationale de distribution des intrants de santé à Madagascar.
1. Les intrants de santé vont des magasins centraux de SALAMA ou de UASM aux
magasins des hôpitaux de référence, des hôpitaux spécialisés, des hôpitaux des ONG
agréées à but non lucratif et des Pha-G-Dis ;
2. Ensuite des magasins des Pha-G-Dis, les intrants de santé sont retirés par les
gestionnaires et/ou dispensateurs des Pha-Ge-Com des CSB1 et CSB2, par les
responsables des pharmacies des centres de santé des ONG agréées à but non lucratif
et aux pharmacies des CHRD1.
3. Les AC s’approvisionnent en intrants de santé au niveau de leurs CSB de
rattachement.
4. Les intrants de santé sont directement mis à la disposition des clients dans les centres
de prestations de services cliniques.
En retour,
I. Les AC remplissent les formulaires de commande (registres de quantification)
mensuellement et les soumettent aux CSB de rattachement.
II. Les Pha-Ge-Com, les pharmacies des centres de santé des ONG agréées à but non
lucratif, et celles des CHRD1 soumettent leurs formulaires de « Rapport – Bon de
Commande » aux Pha-G-Dis et/ou responsables des programmes.
Les formulaires de « Rapport – Bon de Commande » contiennent les données essentielles
11

de gestion logistique (données de consommation ; pertes et ajustement ; et stocks
disponibles et utilisables) permettant de les réapprovisionner après soumission dudit
rapport. Chaque district consolide dans CHANNEL les données des formations sanitaires
qui sont sous sa juridiction.
Les pharmacies des hôpitaux de référence, des hôpitaux spécialisés, des hôpitaux des ONG
agréées à but non lucratif et les Pha-G-Dis, dès la saisie de leurs mouvements de stock dans
CHANNEL, transmettent leur base de données à l’unité technique de gestion logistique pour
consolidation dans la base de données centrale. Une fois consolidées, ces données seront
accessibles à SALAMA, à UASM et aux programmes pour consultation et utilisation
éventuelle. Le réapprovisionnement des hôpitaux de référence, des hôpitaux spécialisés, des
hôpitaux des ONG agréées et des Pha-G-Dis se fait après validation desdites données par les
responsables de Programme.
Ensuite, l’Unité Technique de Gestion Logistique disséminera les données agrégées aux
programmes respectifs. L’UTGL préparera aussi des rapports de retro-information pour les
institutions du niveau intermédiaire et du niveau périphérique si nécessaires. Les rapports de
rétro-information devront être utilisés par le personnel du niveau central et du district pour
des prises de décisions telles que l’organisation et la réalisation des activités de supervision.

SALAMA ‐ UASM

Unités de Pharmacie Hôpitaux des ONG
des Hôpitaux de agrées à but non
Pha‐G‐Dis Références et des lucratif
hôpitaux Spécialisés

ONG
Pha‐Ge‐Com

agréée des CSB CHRD I

A C

CLIENTS

Flux de l’Information
Flux des Intrants de santé

Figure 2 : Chaîne Nationale de Distribution des Intrants de Santé et Flux de l’Information

13

II. Rôles et Responsabilités du Personnel
impliqué directement dans la Gestion des
Intrants de Santé
Beaucoup d’agents de santé jouent un rôle primordial dans le fonctionnement de la chaîne
nationale de distribution des intrants de santé. Un résumé des rôles et responsabilités de ces
personnes est repris dans le tableau ci-dessous. En fonction de votre travail ou rôle dans la
chaîne nationale de distribution, ce manuel de procédures vous aidera à accomplir vos
responsabilités à temps et de manière efficace.
 Quand on gère au quotidien les intrants de santé, les rôles et responsabilités sont
détaillés par titre de la fonction.
 Il faut s’assurer que les acteurs connaissent parfaitement leurs rôles et responsabilités.
 En cas de supervision, il faut savoir les différents rôles et responsabilités.
 Les rôles et responsabilités d’une ONG partenaire d’exécution peuvent varier en
fonction de l’accord de collaboration avec le Ministère de la Santé Publique.
Dans tous les cas, il faut toujours se référer à la description des rôles et responsabilités.

Rôles et Responsabilités du personnel impliqué directement

dans la gestion logistique des intrants de santé
Agents Communautaires (A.C)
 Remplir correctement et mettre à jour la fiche de gestion des intrants de chaque
produit
 Evaluer la situation de stock de chaque produit à la fin de chaque mois
 Transmettre au Chef CSB la situation des stocks et les rapports lors de la réunion
mensuelle
 Rendre compte au chef CSB de l’existence éventuel de produits périmés en faisant une
liste avec la quantité
 Remplir correctement le RMA intégré communautaire et remettre mensuellement au
chef CSB
 Participer à la réunion mensuelle au niveau du CSB de rattachement
 Assurer la bonne pratique du transport des produits de la Pha-Ge-Com vers le site
 Récupérer les produits commandés au niveau de la Pha-Ge-Com
 Assurer les bonnes pratiques de stockage des produits au niveau du site communautaire
 Délivrer les produits aux clients
 Gérer les fonds générés par la vente des produits.
Dispensateur
Dispensation et Gestion
 Etablir la commande des médicaments vers la pharmacie de gros
 Gérer la pharmacie de détail
 Délivrer les intrants de santé prescrits sur ordonnances
 Expliquer au client l’utilisation de médicaments
 Remplir régulièrement le RUMER
 Percevoir les recettes générées par la vente des produits
 Verser les recettes au Trésorier
 Classer et archiver les souches des ordonnances factures
 Participer avec le Comité de Gestion (CoGe) à l’inventaire physique mensuel des
intrants de santé le dernier jour ouvrable du mois.
Président du CoGe
Approvisionnement et Réception
 Amener la commande transmise par le CSB à la Pha-G-Dis
 Réceptionner les intrants de santé commandés pour la Pha-Ge-Com et inspecter les
cartons reçus
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 Procéder à une inspection visuelle des intrants de santé et signer le bordereau de
livraison
 Assurer la réception provisoire et définitive des intrants de santé livrés par la Pha-G-
Dis
 Enregistrer l’entrée en stock des intrants de santé
 Veiller au rangement des intrants de santé reçus selon les principes d’un bon stockage
 Veiller à la mise à jour et au remplissage correct des outils de gestion des stocks
 Signer les chèques de paiement (le deuxième signataire étant le trésorier), détenir la
première clé de la pharmacie de gros (la deuxième étant avec le Chef CSB)
 Récupérer les intrants de santé commandés auprès de la Pha-G-Dis
 Envoyer la commande transmise par le CSB à la Pha-G-Dis
 Participer à l’inventaire physique mensuel des intrants de santé le dernier jour ouvrable
du mois
 Enlever et isoler immédiatement les intrants de santé périmés ou avariés.
Chef CSB
Rapport
 Rédiger et soumettre le formulaire de « Rapport-Bon de Commande » au Médecin
Inspecteur (MI) tous les deux mois.
Approvisionnement de la Pha-Ge-Com
 Evaluer l’état de stock des CSB
 Vérifier le Calcul de la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) et de la Quantité à
commander (QàC) de la Pha-Ge-Com
 Viser les bons de commande
 Transmettre au Président du COGE le bon de commande de la Pha-Ge-Com et le bon
de commande compilé des AC
 Réceptionner les intrants de santé commandés pour la Pha-Ge-Com en tant que
membre du comité de réception
 Participer à l’inventaire physique des intrants de santé.
Approvisionnement des Sites Communautaires
 Calculer les CMM et QàC de chaque produit des AC ;
 Compiler la commande des AC à partir des formulaires de commande
 Délivrer la commande des AC
 Suivre la disponibilité continue des produits au niveau communautaire
 Procéder à la destruction des produits périmés provenant des AC
 Assurer les formations, les revues mensuelles et les supervisions formatives des AC

Chef CHRDI, Chef ONG agréées à but non lucratif

Rapport
 Rédiger et soumettre le formulaire de « Rapport-Bon de Commande » au médecin
inspecteur (MI) tous les deux mois.
Approvisionnement de la Pha-Ge-Com
 Vérifier le Calcul de la CMM et de la QàC
 Evaluer l’état de stock
 Viser les bons de commande
 Récupérer les intrants de santé auprès de la Pha-G-Dis
 Réceptionner les intrants de santé commandés
 Participer à l’inventaire physique des intrants de santé.
Prestataire de la Pha-G-Dis
Rapport
 Vérifier les calculs des rapports reçus et corriger les éventuelles erreurs
 Appuyer le Point Focal dans la saisie des données des CSB1, CSB2, ONG agréées et du
CHRDI dans CHANNEL
 Appuyer le Point Focal dans la saisie des mouvements de stock de la Pha-G-Dis dans
CHANNEL
 Soumettre un rapport mensuel au Médecin Inspecteur (MI), Responsables de
Programmes et UTGL sur les mouvements de stock du district
 Soumettre un état des ventes ainsi que l’état financier de la Pha-G-Dis au MI
 Soumettre au MI le rapport définitif de condamnation sur les intrants voués à la
destruction.
 Assurer la réception provisoire et définitive des intrants de santé livrés par SALAMA /
UASM
 Inspecter les cartons reçus. Procéder à une inspection visuelle des intrants de santé et
signer le bordereau de livraison
 Ranger les intrants de santé reçus selon les principes d’un bon stockage
 Mettre à jour et remplir correctement les outils de gestion des stocks
 Enlever et isoler immédiatement les intrants de santé périmés ou avariés
du mois
 Assurer la propreté du lieu de stockage
 Signer les chèques.
17

Distribution et gestion
 Emballer, préparer et mettre à disposition des responsables de CSB1, de CSB2, d’ONG
/ Institutions agrées, du CHRDI les intrants de santé
 Honorer les commandes d’urgence
 Aviser l’administration pour les médicaments en voie de péremption
 Assurer le classement des archives et des outils de gestion de façon chronologique
 Préparer la commande dans le système de gestion électronique pour permettre au MI
de voir, analyser et approuver la commande automatiquement
 Assister et participer aux réunions de coordination sur la gestion des intrants dans le
district
 Assurer une relation étroite avec les responsables Pha-Ge-Com
 En l’absence de système de gestion électronique, transmettre le « Rapport – Bon de
Commandes » au MI tous les trimestres pour validation et transmission à SALAMA.
Prestataire de l’Unité de Pharmacie/Pharmacien hospitalier au niveau des

Hôpitaux de référence / Hôpitaux spécialisés / CHRDII/Hôpitaux des ONG agréées
à but non lucratif
Rapport
 Saisir les mouvements de stock dans CHANNEL ; et
 Soumettre un rapport trimestriel à SALAMA et à l’UTGL sur les mouvements de stock.
 Participer à la réception provisoire et définitive des intrants de santé livrés par SALAMA
/ UASM
 Procéder à une inspection visuelle des colis reçus et signer le bordereau de livraison
 Ranger les intrants de santé reçus selon les principes d’un bon stockage
 Mettre à jour et remplir correctement les outils de gestion des stocks
 Enlever et isoler immédiatement les intrants de santé périmés ou avariés
du mois.
Dispensation et Gestion
 Remplir le RUMER (Registre d’Utilisation des Médicaments et des Recettes journalières)
à partir du pré RUMER.
Coordinateur/Responsable au niveau de SALAMA / UASM

 Réceptionner les intrants de santé
 S’assurer que les outils de gestion des stocks sont mis à jour à chaque réception ou
expédition des intrants de santé
 Préparer les commandes faites par les Programmes et assurer leur distribution
 Rendre compte mensuellement du niveau de stock des intrants de santé de Programmes

 En se référant aux bons de commande et aux données de CHANNEL, livrer les intrants
de santé aux hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, hôpitaux des ONG agréées à
but non lucratif et Pha-G-Dis
 Superviser les acteurs de la gestion des intrants
 Suivre les niveaux de stock et évaluer périodiquement le système de distribution.
 Veiller à l’application des principes de bon stockage
 S’assurer que les outils de gestion des stocks sont mis à jour à chaque réception ou
expédition des intrants de santé
 Veiller à l’application des principes de bon stockage
 Coordonner, en fonction du calendrier de distribution des intrants de santé, la
distribution des intrants
 Suivre les expéditions des intrants aux hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés,
hôpitaux des ONG à but non lucratif et Pha-G-Dis.
19

III. Le Système de Contrôle d’Inventaire
Le but d’un système de contrôle d’inventaire est de savoir quand commander et quelle
quantité à commander pour maintenir un niveau de stock adéquat permettant de
satisfaire les besoins des clients. Un bon système de contrôle d’inventaire aide à prévenir
les ruptures de stock, les sur-stockages et à éviter la péremption des intrants de santé.
Un système de contrôle d’inventaire maximum / minimum est un système qui permet d’avoir
des quantités qui oscillent entre un niveau maximum / minimum et à chaque
approvisionnement, tous les intrants de santé seront ramenés à leur niveau de stock maximum.
Le système de contrôle d’inventaire maximum / minimum peut se présenter sous trois formes :
 Système de commande forcée, la fin de la période de revue déclenche une
commande
 Système de revue continue, l’atteinte du niveau minimum déclenche une commande
 Système standard, la fin de la période de revue déclenche une commande pour tout
produit qui a atteint le niveau minimum.
La commande forcée
Le système de contrôle d’inventaire mis en place est la « Commande Forcée ». C’est à dire
que :
 Les AC soumettront le « bon de commande des sites communautaires » au niveau de
leurs CSB de rattachement avant être approvisionnés afin qu’ils s’approvisionnent tous
tous les deux mois.
 Les Pha-Ge-Com, les pharmacies des centres de santé des ONG agréées et les
pharmacies des CHRDI passeront, auprès des Pha-G-Dis, la commande de tous les
intrants de santé qu’ils gèrent tous les deux mois. Pour ce faire, ils soumettront leur «
Rapport - Bon de Commande » avant d’être approvisionnés.
 Les hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, hôpitaux des ONG agréées à but non
lucratif et les Pha-G-Dis passeront la commande de tous les intrants de santé, tous les
trois mois et selon le calendrier de distribution de SALAMA. De même, ils soumettront
leur « Rapport - Bon de Commande » avant d’être approvisionnés.
Le tableau ci-dessous décrit le processus de préparation et de soumission de « Rapport – Bon

de Commande » des formations sanitaires en vue d’un réapprovisionnement.

Tableau 1 : Soumission de « Rapport – Bon de Commande » des formations sanitaires
Structures Qui prépare le Qui approuve Qui reçoit le Délai de

rapport ? le rapport ? rapport ? soumission
La commande
Site Agent
Chef CSB Chef CSB se fera tous
communautaire Communautaire
les deux mois
Pha-Ge-Com Dispensateur et Chef CSB Chef SDSP
(CSB1, CSB2) Président CoGe Responsable
FANOME/
PROGRAMME
Prestataire Pha-
G-Dis Tous les deux
mois : au plus
Centres de Responsable Chef Prestataire Pha-
tard le 15 du
Santé des ONG logistique de l’ONG hiérarchique de G-Dis
mois suivant la
agréées l’ONG
période de
Chef SDSP
rapport
Centre Responsable Unité de Chef de Prestataire de la
Hospitalier de pharmacie l’établissement Pha-G-Dis
Référence du Responsable
District niveau 1 FANOME / Chef du SDSP
PROGRAMME
Centre Responsable de Chef de DRSP, DPLMT,
Hospitalier de l’Unité de l’établissement SALAMA
Référence du Pharmacie/Prestataire Responsable
District niveau 2 FANOME /
PROGRAMME
Pha-G-Dis Prestataire Pha-G-Dis Chef SDSP DRSP, DPLMT,
Responsable SALAMA
Point Focal
CHANNEL Tous les trois
mois : au plus
Hôpital régional Pharmacien ou Directeur de DRSP, DPLMT, tard le 27 du
de référence Responsable de L’Etablissement / SALAMA mois suivant la
l’Unité de Pharmacie Pharmacien / période de
ou Prestataire Responsable rapport
FANOME /
PROGRAMME
Hôpital régional Pharmacien ou Directeur de DRSP, DPLMT,
spécialisé Responsable de L’Etablissement / SALAMA
l’Unité de Pharmacie Pharmacien /
ou Prestataire Responsable
FANOME /
PROGRAMME
Hôpitaux des Pharmacien ou Directeur de DRSP, DPLMT,
ONG agréées Prestataire L’Etablissement / SALAMA
Pharmacien
21

Les niveaux de stock
Le tableau ci-dessous reprend les niveaux de stock minimum, maximum et point de
commande d’urgence établis pour chaque structure/formation sanitaire de la chaîne
nationale d’approvisionnement :
Tableau 2 : Niveaux de stock par catégorie de structure/formation sanitaire

Niveau Période de revue Niveau de Niveau de Niveau de
institutionnel ou fréquence de stock minimum stock point de
réapprovisionneme (en mois) maximum commande
nt (en mois) d’urgence
(en mois) (en mois)
Site
2 2 4 1
Communautaire
Pha-Ge-Com
(CSB1 & CSB2) -
2 2 4 1
ONG Agréées -
CHRDI
Pha-G-Dis -
Hôpital de
3 3 6 2
référence - Hôpital
spécialisé
SALAMA / UASM 4 9 13 6
Evaluation de l’état de Stock
Un système de contrôle d’inventaire maximum / minimum est un système qui permet

d’avoir des quantités qui oscillent entre un niveau maximum et un niveau minimum.
Pour savoir si le niveau de stock se situe entre le minimum et le maximum, vous
devriez évaluer l’état de votre stock ou encore calculer le nombre de mois de stock
disponible.
Quand vous évaluez l’état de votre stock, vous cherchez à savoir quelle quantité d’intrants
de Santé est en stock et Combien de temps cette quantité durera. Pour ce faire, vous procédez
à un inventaire physique des stocks disponibles et utilisables. Après comptage, vous allez
avoir une quantité totale disponible. Ensuite, il est important de savoir si cette quantité des
intrants de santé disponibles est suffisante pour couvrir les besoins des clients jusqu’à la
prochaine livraison de la commande en cours ou à venir. Procéder à un tel exercice, c’est ce
qu’on appelle « déterminer le nombre de mois de stock disponible ».
Le Mois de Stock Disponible (MSD) est le nombre de mois que durera un produit en
tenant compte du taux de consommation actuel. 3 mois de stock disponible signifient que votre
stock durera 3 mois, aussi longtemps que le taux de consommation actuel restera plus ou

moins invariable.
Le calcul du MSD permet de déterminer si votre centre est sous-stocké, surstocké, ou stocké
adéquatement c'est-à-dire stocké entre le minimum et le maximum. Si vous êtes en dessous
de votre minimum (sous-stockés) et que votre commande en cours n’est pas en voie d’être
livrée, vous devez placer une commande d’urgence. Si vous êtes au-dessus de votre maximum
(surstocké) et qu’il y a risque de péremption, retournez le surplus de stock à votre magasin
d’approvisionnement pour redistribution.
1- Comment Calculer le Mois de Stock Disponible
a) Calcul de la Consommation Moyenne Mensuelle
Calculer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) c’est déterminer le niveau

moyen de consommation des clients sur une période de temps donné.
La CMM est une donnée très importante pour la gestion des intrants de santé. Elle est
utilisée pour calculer la quantité à commander et pour calculer les niveaux de stock
disponible. Pour harmoniser le calcul, la période considérée sera toujours de trois (03) mois.
CSB, ONG agréées, CHRD1

 Pour calculer la CMM
Sites Communautaires, CSB, ONG agréées, CHRDI, Hôpitaux de Référence, et Etablissements

Spécialisés
Consommation des 3 derniers mois

CMM =
3
 S’il existe de jours de rupture de stock, il faut calculer la CMM ajustée, la formule
est la suivante :
Consommation des 3 derniers mois x 30

CMMa =
90 - j
j = nombre de jours de rupture de stock
23

Pha-G-Dis
La CMM ajustée ou CMMa de la Pha-G-Dis est égale à la somme des CMMa des formations
sanitaires et des sites communautaires qu’elle approvisionne.
D’où la formule :
CMMa = ∑CMMa CSB + ∑CMMa Sites Communautaires + ∑CMMa ONG agréées + CMMa CHRD I

b) Calcul du Mois de Stock Disponible (MSD)
Pour calculer le MSD, le gestionnaire des stocks devra suivre les 4 étapes suivantes :
1. Faire un inventaire physique des stocks disponibles et utilisables

2. Isoler les intrants de santé périmés, endommagés ou non utilisables
3. Déterminer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) pour chaque intrant de
santé (cf. section a). ci-dessus)
4. Diviser le stock disponible et utilisable par la CMM

SDU
MSD =
CMM
NB : La SDU au niveau de la Pha-Ge-Com = Stock Physique pharmacie de gros (Fiche de

stock) + Stock Physique de la Pharmacie de détail (RUMER)

2- Quand procéder à une évaluation de l’état des stocks
L’état de stock d’un magasin doit être évalué chaque fois que l’on pense que les niveaux de
stock ne sont plus entre les niveaux maximum et minimum recommandés pour la
structure/formation sanitaire. Cette situation peut se produire si les intrants de santé sont
endommagés, périmés, volés, ou si on a une hausse ou une baisse inattendue de la
consommation.
Les districts devront évaluer l’état des stocks des centres de santé durant les visites de
supervision et/ou pendant une visite de suivi de routine.
Commande des intrants de santé

Il existe deux types de commandes : la commande systématique ou routinière et la
commande d’urgence.
• La commande systématique ou routinière est effectuée à la fin de la période de revue :

‐ Tous les deux mois pour les sites communautaires, les Pha-Ge-Com, les ONG

agréées et les CHRDI

‐ Tous les trois mois pour les Hôpitaux de référence, les hôpitaux spécialisés, les
hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif et la Pha-G-Dis.
• La commande d’urgence est effectuée lorsque le niveau de stock disponible (MSD)

est inférieur ou égal au niveau du seuil d’alerte (point de commande
d’urgence).
a) Comment passer une commande ?

Pour passer la commande des sites communautaires, les A.C soumettent leur RMA et leur
« Registre de quantification » aux CSB de rattachement. A partir de ces informations, les Chefs
CSB définissent les besoins des sites communautaires et soumettent un bon de commande
récapitulatif à la Pha-G-Dis.
Les Pha-Ge-Com, ONG agréées et CHRDI doivent remplir et soumettre leur formulaire de
« Rapport- Bon de Commande » à la Pha-G-Dis.
Quant aux Hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, Hôpitaux des ONG agréées à but non
lucratif et Pha-G-Dis, ils doivent générer le formulaire de commande de CHANNEL et le
soumettre à SALAMA ou UASM pour approvisionnement. La base de données de CHANNEL
doit être mise à jour, ainsi le rapport de mouvement de stock est automatiquement mis à jour
et tous les calculs effectués et le formulaire de commande sont prêts à être imprimés.
Cependant, si CHANNEL n’est pas fonctionnel pour une raison ou pour une autre, les
hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, Hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif et
Pha-G-Dis doivent utiliser les formulaires de Rapport - Bon de Commande Trimestriel
respectifs.
Ces formulaires doivent être remplis entièrement et correctement., se référer Référez-

vous aux pages 52 - 66
b) Calcul de la Quantité à Commander (QÀC)
Commander la bonne quantité d’intrants de santé, c’est commander une quantité qui permet
d’éviter à la fois les ruptures de stock et les sur-stockages. Cette quantité est déterminée en
prenant en compte les paramètres suivants :
• L’intervalle de commande ou période de revue

• Le niveau de stock maximum
• Le stock disponible et utilisable
L’intervalle de commande ou encore période de revue définit la périodicité de la

commande. Les Pha-Ge-Com, ONG agréées et CHRDI passeront une commande tous
25

les deux mois. Les hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, hôpitaux des ONG
agréées à but non lucratif et Pha-G-Dis passeront les leurs tous les trois mois.

Le calcul de la Quantité à Commander passe par les 5 étapes suivantes :
1. Calculer la CMM
2. Déterminer le Stock Maximum (SM)
SM = CMM x Niveau Maximum
3. Déterminer le Stock Disponible et Utilisable (SDU)
4. Soustraire du Stock Maximum le Stock Disponible utilisable et la commande
en cours
5. Vérifier les calculs


QàC = (Quantité du Stock Maximum) – (Stock Disponible et Utilisable) – Commande

en cours

Ou encore :

QàC
= (CMM x Niveau du Stock Maximum) – (Stock Disponible et Utilisable)

Remarque : La commande en cours est égale à zéro.
Commande d’Urgence
Le système de distribution des intrants de santé tel que conçu a pour but d’éviter les
commandes d’urgence. Cependant, il est prévu une procédure de commande d’urgence.
Comme signalé dans les sections précédentes, si les niveaux de stock sont au point de
commande d’urgence ou en dessous, une commande d’urgence doit être placée
immédiatement. La procédure de commande d’urgence est identique à celle de la commande
routinière expliquée ci-dessus. A la seule différence qu’il faut préciser qu’il s’agit d’une
commande d’urgence, donc en dehors de la période de revue.
Au niveau national, si les Pha-G-Dis et les hôpitaux passent une commande d’urgence, ils
doivent supporter en totalité les coûts de transport y affèrent.

IV. Système d’Information de Gestion

Logistique
Le but d’un Système d’Information de Gestion Logistique (SIGL) est de collecter, organiser,
analyser, traiter et soumettre les données logistiques à tous les niveaux du système pour une
prise de décision en gestion des intrants de santé.
Seule l’information qui aidera à la prise de décision devra être collectée. Trois types de
données dites essentielles sont requis pour faire fonctionner une chaîne d’approvisionnement.
Ces données sont :
• Le Stock Disponible Utilisable : Quantité d’intrants de santé utilisable disponible à un

moment donné. Il représente le stock physique réellement compté auxquels sont
retranchés les périmés, cassés et endommagés.
• La Consommation : Quantité d’intrants de santé distribuée aux clients pendant une
période donnée en déduisant les quantités redéployées.
• Les Pertes et Ajustements : Les pertes sont des quantités d’intrants de santé retirées de
votre stock pour une raison autre que la distribution aux clients et non transférées à un
autre centre. Il peut s’agir d’intrants de santé périmés, volés, endommagés, etc. Les
ajustements sont des quantités d’intrants de santé reçues ou livrées à une structure de
même niveau. Un ajustement peut être négatif (-) ou positif (+). Ces intrants de santé
viennent en déduction (cas des pertes et/ou des intrants de santé transférés ou prêtés à un
district ou un centre de santé voisin) ou en ajout du stock disponible (cas des intrants de
santé reçus d’un district ou d’un centre de santé voisin).
Un SIGL bien structuré a des supports qui collectent les trois données essentielles ci-
dessus énumérées.
Le système de gestion logistique des intrants de santé mis en place à Madagascar définit par
niveau les formulaires de collecte de données à utiliser. Ces formulaires sont présentés l’un
après l’autre dans les sections suivantes. Chaque formulaire est précédé d’un aide-mémoire
qui décrit étape par étape le processus de son remplissage.
L’aide-mémoire est un outil qui vous aide à remplir correctement chaque support. Il servira
de guide pour le remplissage des différentes parties du support.
Les supports de collecte de données

Plusieurs supports de collecte de données sont utilisés pour la gestion courante des intrants
de sante. Ces supports ont été développés et mis à la disposition des structures et formations
sanitaires. Cependant, pour la gestion des intrants de santé, les supports ci-dessous énumérés
sont les plus recommandés.
27

Tableau 3. Liste des supports par niveau
Sites Communautaires
Fiche de gestion des intrants de santé
Bon de commande des Sites Communautaires
Rapport Mensuel d’Activités communautaire
Pha-Ge-Com (CSB1, CSB2), ONG Agréées, CHRDI
Fiche de stock
Rapport d’inventaire
Bon de livraison et de transfert des intrants de santé
Procès-verbal de réception définitive (PVRD)
RUMER
Rapport - Bon de Commande des Pha-Ge-Com, ONG Agréées, CHRDI
Rapport d’inventaire des Intrants de santé à détruire
Livre de caisse
Livre de banque
Pha-G-Dis
Fiche de stock
Rapport - Bon de Commande des Pha-G-Dis
Rapport d’inventaire des intrants de santé à détruire
Livre de caisse
Livre de banque
Hôpitaux de référence, Hôpitaux spécialisés
Fiche de stock
RUMER
Rapport - Bon de commande des Hôpitaux de référence, Hôpitaux spécialisés
Livre de caisse
Livre de banque
Central (SALAMA / UASM)
Fiche de stock
Procès-verbal de destruction

Les Aide-Mémoires
Fiche de gestion des intrants de santé

Cette fiche cumule deux fonctions : premièrement fonction fiche de gestion des intrants et
fonction fiche de suivi de recette.
Tâche Remplir la fiche de gestion des Intrants de Santé
Effectuée par L’agent communautaire et son superviseur technique
Objectifs Suivre les mouvements de stock, entre autres, les

entrées et les sorties de produits, les pertes et les
ajustements.
Quand A chaque réception, sortie, perte, inventaire
Note Tenir une fiche de gestion des intrants par article

 A chaque mouvement, il faut remplir chaque
colonne. Utiliser un stylo rouge pour les
entrées.
 A chaque changement de fiche, reporter la
quantité de la fiche de gestion des intrants
précédents sur la ligne report.
 Eviter les ratures, gommages, surcharges.
Dans le cas contraire écrire « Je dis bien… »
et signer.
 A chaque fin de période, faire un arrêtage et
la somme des colonnes entrées et sorties.
ETAPES PARTIES A REMPLIR NOTES

1 Site Inscrire le nom du site communautaire. A remplir par
l’AC
2 Fokontany Inscrire le nom du Fokontany administratif. A remplir
par l’AC
3 CSB de rattachement Inscrire le nom du CSB où est rattaché le Site
Communautaire. A remplir par l’AC
4 Programme Le nom du programme qui utilise le produit :
• FANOME ou
• Programmes verticaux : Paludisme, PF ou
PCIMEC.
A remplir par l’AC
5 Désignation La désignation comprend trois éléments :
La dénomination commune internationale (DCI) ou la

dénomination commerciale ; se référer à la LNMEIS
29

Utiliser une fiche pour chaque DCI ou pour chaque

présentation de marque.
La forme c’est la présentation pharmaceutique du

médicament. Exemples : comprimé, ampoule injectable,
gélule etc.
Le dosage c’est la quantité du principe ou ingrédient

actif que compose la forme du médicament. Exemple :
paracétamol comprimé 500mg.
6 Unité La plus petite unité de sortie (Comprimé, flacon) A
remplir par l’AC
7 Prix unitaire Le prix de vente d’une unité au client à la dispensation.
8 Nom de l’AC Inscrire ici le nom complet de l’AC. A remplir par l’AC
9 Niveau de stock C’est le niveau de stock maximum indiqué pour votre
maximum structure sanitaire. Referez-vous à la page 13, A
remplir par l’AC
10 Niveau de stock C’est le niveau de stock minimum Indiqué pour votre
minimum structure sanitaire. Referez-vous à la page 13, A
remplir par l’AC
11 CMM A remplir par l’AC en reportant le Consommation
Moyenne Mensuelle (CMM) à partir du registre de
quantification du mois précédent, mettre à jour au
crayon après chaque réunion mensuelle ou passage du
superviseur. La CMM peut changer à chaque calcul fait
par le superviseur.
Si la consommation augmente ou baisse

significativement d’un mois à un autre, il ne faut pas
utiliser la CMM dans le calcul de la Quantité à
Commander. Il est souhaitable de se référer à la
consommation du dernier mois et l’utiliser comme
« CMM ».
12 Mois de Stock A chaque évaluation de stock, Calculer et inscrire ici le
Disponible (MSD) Mois de Stock Disponible (MSD) qui est le
nombre de mois que durera la quantité du produit en
stock en tenant compte du rythme de consommation
actuel.
Se référer à la page 27
13 Date La date de la transaction, A remplir par l’AC
14 Origine / Destination Le nom de la structure d’où proviennent les produits
ou le nom de la personne bénéficiaire. A remplir par
l’AC
15 Date d’expiration / No La date de péremption du produit
de lot Vous pouvez l’obtenir sur l’emballage (qui doit être


réinscrite au marker à cet emballage pour être bien
lisible même à l’obscurité) ou la notice accompagnant
chaque produit.
Pour les produits qui n’ont pas de date de péremption

inclue, le superviseur devra rechercher la date de
fabrication et y ajouter la durée de vie du produit
concerné (cette information se trouve sur la notice).
Faire attention au fait que différents lots de produits

peuvent avoir des dates de péremption différentes.
Tout intrant de santé en voie de péremption (date de
péremption ≤ 3 mois) et/ou en sur stockage au niveau
du site est à redéployer
Si le même produit a deux ou plusieurs dates de

péremption différentes, inscrire chacune des dates de
péremption sur la fiche de gestion des intrants et sur la
même ligne du lot correspondant.
Numéro de lot de fabrication de médicament indiqué

sur l’emballage (boîte ; carton ; plaquette etc.).
Si le même produit a deux ou plusieurs numéros de
lots différents, enregistrer l’un après l’autre chacun des
lots sur la fiche de stock.
16 Entrées C’est la quantité reçue de chaque produit. La quantité
enregistrée sur la fiche sera équivalente à celle reçue
physiquement. Les entrées doivent être inscrites en
rouge sur la fiche de gestion des intrants. A remplir
par l’AC
Les ajustements positifs (par exemple, produits reçus
d’un autre site ou retrouvés après inventaire physique)
seront enregistrés comme « Entrées. »
17 Sorties C’est la quantité livrée ou sortie, c’est-à-dire dispensé
aux clients.
Les produits périmés ou détériorés qui ne peuvent

plus être utilisés doivent être isolés et sortis du stock.
Inscrire ces quantités dans la colonne « Sorties » avec
commentaire dans la colonne « Observation ».

18 Stock Le stock disponible se calcule après chaque opération
d’Entrée et de Sortie. A remplir par l’AC
31

Cette colonne devrait toujours refléter la quantité
disponible et utilisable du produit.
Les produits endommagés, périmés, ou qui périmeront

avant utilisation sont à retirer du stock et doivent être
inscrits dans la colonne sortie de la fiche de gestion
des intrants. Ils seront ensuite isolés et transmis au
niveau du CSB pour destruction selon la procédure en
vigueur.
19 Recette Inscrire la valeur d’achat de l’Intrant en Entrée. A
remplir par l’AC
20 Dépense Inscrire la valeur de vente de l’Intrant en Sortie. A
remplir par l’AC
21 Solde en caisse Calculer la valeur relative au produit qui doit être
disponible en caisse. A remplir par l’AC
22 Observations Doivent être inscrits ici l’explication : Pertes,
Ajustements, Vols, Périmés, Cassés, Lot de démarrage,
Achat, Dotation. A remplir par l’AC
23 Report de stock A la mise en place du système et à chaque changement
de fiche, inscrire ici le nombre de produits décomptés
à l’inventaire ou le stock à reporter de la fiche
précédente. A remplir par l’AC
24 Report de solde A chaque changement de fiche, inscrire ici le solde à
reporter de la fiche précédente. A remplir par l’AC
25 Stock à reporter A chaque épuisement de fiche, faire la vérification de
calcul : inscrire ici le nombre de produits qui sera à
reporter. A remplir par l’AC
26 Solde à reporter A chaque épuisement de fiche, faire la vérification de
calcul : inscrire ici le solde de caisse relatif au produit
qui sera à reporter. A remplir par l’AC

FICHE DE GESTION DES INTRANTS DE SANTE
Niveau de
CSB de Stock
Fokontany : 4
Rattachement : Maximum
(Mois) :
Programme : Site :
Niveau de
Stock
Nom de Produit : 2
Minimum
(Mois) :
Unité : PRIX (Ar) :
CMM (A
Noms de l’AC : remplir en

crayon):
MSD
A REMPLIR AVEC UN STYLO, SANS RATURE OU
BLANCO
Date
Origine / d’expiratio Recette Dépense Solde en caisse Observati
DATE Entrées Sorties Stock
Destination n / No de Ar Ar Ar ons
lot
Report de stock Report de solde

Stock à reporter Solde à reporter
33

Bon de commande des Sites Communautaires
Tâche Remplir le bon de commande des Sites Communautaires

Effectuée par L’agent communautaire et son superviseur technique
Objectifs Définir la quantité à commander.
Quand Tous les deux mois
Note Le registre de quantification doit être en quatre
exemplaires destinés aux fournisseurs du produit, au chef
CSB et à l'AC lui-même pour archive
ETAPES PARTIES A NOTES

REMPLIR
1. Région de Indiquer le nom de la Région A remplir par l’AC
2. District de Indiquer le nom du District. A remplir par l’AC
3. CSB de Inscrire le nom du CSB où est rattaché le Site

rattachement Communautaire. A remplir par l’AC
4. Site Inscrire le nom du site communautaire. A remplir par l’AC
Communautaire
5. Fokontany Inscrire le nom du Fokontany administratif. A remplir par
l’AC
6. Année Inscrire l’année en cours. A remplir par l’AC
7. Période Inscrire les mois concernés par le trimestre, pris en compte

pour le présent bon de commande. A remplir par l’AC
8. Noms des La désignation comprend trois éléments :
produits
La dénomination commune internationale (DCI) ou la
dénomination commerciale ; se référer à la LNMEIS
Utiliser une fiche pour chaque DCI ou pour chaque
présentation de marque.
La forme c’est la présentation pharmaceutique du

médicament. Exemples : comprimé, ampoule injectable,
gélule etc.
Le dosage c’est la quantité du principe ou ingrédient actif

que compose la forme du médicament. Exemple :
paracétamol comprimé 500mg.
9. Unité La plus petite unité de sortie (Comprimé, flacon) A remplir
par l’AC
10. Quantités Inscrire la quantité totale de chaque intrant disponible au
disponibles au site communautaire au premier jour du mois.
début de période Cette quantité doit être égale à celle notée dans la colonne
J du bon de commande du trimestre précédent.

REMPLIR
11. Quantités reçues Inscrire la quantité totale de chaque intrant reçu au cours
au cours de la des trois derniers mois. Les quantités reçues sont obtenues
période à partir de la fiche de gestion des intrants de santé si elles
sont à jour.
12. Quantité C’est la quantité distribuée réellement aux clients deux
distribuée en mois avant la commande reportée à partir de la fiche de
mois n-2 gestion des intrants de santé. A remplir par l’AC
13. Quantité C’est la quantité distribuée réellement aux clients un mois
distribuée en avant la commande reportée à partir de la fiche de gestion
mois n-1 des intrants de santé. A remplir par l’AC
14. Quantité C’est la quantité distribuée réellement aux clients pour le
distribuée en mois en cours de la commande reportée à partir de la fiche
mois de gestion des intrants de santé. A remplir par l’AC
15. Quantités Pour chaque intrant, inscrire le total des pertes enregistrées
perdues au cours au cours du trimestre
de la période Les pertes sont des quantités d’intrants de santé retirées de
(pertes) votre stock pour une raison autre que la distribution aux
clients et non transférées à un autre centre. Il peut s’agir
d’intrants de santé périmés, volés, endommagés, etc.
16. Quantités Pour chaque intrant, inscrire le total des quantités ajustées
transférées au enregistrées au cours du trimestre
cours de la Un ajustement peut être négatif (-) ou positif (+). Ces
période intrants de santé viennent en déduction (cas des pertes
(ajustement) et/ou des intrants de santé transférés ou prêtés à un district
ou un centre de santé voisin) ou en ajout du stock
disponible (cas des intrants de santé reçus d’un district ou
d’un centre de santé voisin).
17. Quantités Inscrire la quantité de chaque intrant disponible au dernier
restantes en fin jour du trimestre
de période Ces quantités sont obtenues après un inventaire physique
des stocks de la pharmacie. Si les mouvements de stock
sont corrects, on obtient le même chiffre en faisant le calcul
suivant :
I = C+D-E-F-G-H
18. Nombre de jours Inscrire le nombre de jours de rupture de stock de chaque
de rupture de produit.
stock de la Inscrire le nombre de jours de rupture de stock de chaque
période intrant.
Le nombre de jours de rupture de stock est le nombre de
jours couvrant la période où la formation sanitaire ne
dispose plus de quantité suffisante pour servir les clients
jusqu’au jour où elle reçoit une livraison des intrants
concernés.
Le nombre de jours de rupture de stock peut s’obtenir à

partir de la fiche de gestion des intrants de santé
35

REMPLIR
19. CMM ajustée de C’est la quantité moyenne distribuée aux clients durant les
la période trois derniers mois en tenant compte des jours de rupture
de la période. Se référer à la page. A remplir par TA/Chef
CSB, soit la formule :
K= [(E+F+G) *30] /(90-J)
20. Stock Maximum Calculer et noter le stock maximum
Pour chaque produit, multiplier la « CMM ajustée de la

période » (col.K) par le niveau de stock max ce qui donne:
L = K* Niveau de stock max
21. Quantité à Calculer et noter la quantité à commander pour chaque
commander intrant
La quantité à commander est égale à la différence positive

entre le « Stock Maximum » (col.L) et le « Stock restant en
fin de trimestre» (col.I) :
M=L - I
Si le résultat de cette opération est négatif ou égal à zéro,

vous avez suffisamment d’intrants de santé. Vous n’avez rien
à commander. Inscrire zéro dans la colonne M « quantités à
commander »
22. Quantités livrées Ce sont les quantités effectivement reçues de CSB
23. Nombre de jours C’est le total du nombre de jours de rupture des trois
de rupture de derniers mois (le mois en cours inclus), reporté à partir de
stock de la la fiche de gestion des intrants de santé. A remplir par l’AC
période
24. Nom et L’AC inscrit son nom et signe le bon de commande avant
signature de de l’envoyer au Chef CSB
l’AC/date
25. Nom et Le Chef CSB compile la commande des Sites
signature du Communautaires, après vérification, inscrit son nom et
Chef CSB/date signe le bon de commande avant de l’envoyer au Prestataire
de la Pha-G-Dis.
26. Nom et Le fournisseur inscrit son nom et signe le bon de
signature du commande
fournisseur/date
27. Commande de Cocher la case si c’est une commande de routine
routine
28. Commande Cocher la case si c’est une commande d’urgence
d’urgence

REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE

Région de : CSB de rattachement : Année :
District de : Site communautaire : Période :
Fokontany :
BON DE COMMANDE DES SITES COMMUNAUTAIRES
Noms des Unité Quantités Quantités Quantité Quantité Quantité Quantités Quantités Nombre de CMM ajustée Stock Quantité à Quantités
produits disponibles reçues au distribuée distribuée distribuée perdues au restantes en jours de de la période Maximum commander livrées
au début cours de en mois en n‐1 en mois cours de la fin de rupture de
de période la n‐2 période période stock de la
période (pertes) période
A B C D E F G H I J K L M N

I = C+D‐E‐F‐G‐ K= [(E+F+G) * L = K*4 M=L‐I

H 30] / (90‐J)
Microgynon
Pilplan
Ovrette/
Microlut
Dépo‐provéra
Confiance
Sayana press
Spermicides
Condom
masculin
Condom
feminin
Rojo
ASAQ
nourrisson
(> 2 ‐11 mois)
ASAQ jeune
Enfant (1‐5
ans)
RDT
Artesunate
Cotrimoxazole
480 mg
Cotrimoxazole
240 mg
Cotrimoxazole
120 mg
37

Paracétamol
500 mg
Paracétamol
100 mg
Cotrimoxazole
240 mg
Cotrimoxazole
120 mg
Paracétamol
500 mg
Paracétamol
100 mg
Pneumostop
comp
Pneumostop
Sirop
Amoxicilline
DT 250mg
Zinc Comp 20
mg
SRO sachet
ViaSur
SurEau 40 ml
Chlorhexidine
MID
Famonjy
Test de
grossesse

Nom et signature de l’AC/date Nom et signature du Chef CSB/date Nom et signature du fournisseur/date
Commande de Commande
routine d’urgence

Rapport Mensuel des Activités (Tableau 9 et 10)

Tâche Remplir la partie logistique du RMA (tableau 9 et 10)
Effectuée L’agent communautaire et son superviseur technique
par
Objectifs Collecter les données sur la gestion logistique
Quand Une fois par mois
Note Le RMA doit être tiré en trois exemplaires destinés au chef CSB, au TA et à l’AC
lui-même. Le tout ne peut être diffusé qu’après validation du chef CSB. Les
opérations doivent être faites à part et reportées sur RMA après vérification.
Noter que si l’AC ne dispose pas du RMA com, les tableaux 9 et 10 doivent être
photocopiés et mis à sa disposition pour être envoyés en annexe de l’ancien RMA
REMPLIR
1. Site Inscrire le nom du site communautaire. A remplir par
Communautaire l’AC
2. Fokontany Inscrire le nom du Fokontany administratif. A remplir par
l’AC
TABLEAU 9 : Gestion des intrants
3. Stock début du Inscrire la quantité disponible en début du mois à clôturer
mois (a) (en cours du rapport) reporté à partir de la fiche de gestion
des intrants de santé. A remplir par l’AC
4. Quantité reçue Inscrire la somme des entrées du mois à clôturer (en cours
(b) du rapport) reporté à partir de la fiche de gestion des
intrants de santé. A remplir par l’AC
5. Quantité Inscrire la somme des sorties du mois à clôturer (en cours du
distribuée (d) rapport) reporté à partir de la fiche de gestion des intrants
de santé. A remplir par l’AC. NE PRENDRE EN COMPTE
QUE LES DISPENSATIONS
6. Quantité Inscrire la somme des quantités perdues du mois à clôturer
perdue : (en cours du rapport) reporté à partir de la fiche de gestion
expirée, cassée des intrants de santé. A remplir par l’AC. Sont inclus là-
(e) dedans les périmés, cassés, redéployés ; et perdus.
7. Stock fin du Inscrire le résultat du calcul suivant la formule f= (a+b) -
mois (d+e)
f= (a+b)- (d+e)
8. Nombre de Inscrire le nombre de jours de rupture de stock qui sont
jours de rupture relevés à partir de la fiche de gestion des intrants de santé. A
de stock remplir par l’AC.
TABLEAU 10 : Gestion financière
1. Avoir total fin du Faire la somme des soldes en caisses des produits par programme
mois précédent à partir des fiches de gestion des intrants de santé et reporter ici.
(1) A remplir par l’AC
2. Recettes (2) Faire la somme des recettes des produits par programme à partir
des fiches de gestion des intrants de santé et reporter ici. A
39

remplir par l’AC
3. Montant Achat Faire la somme des achats des produits par programme à partir des
de médicaments fiches de gestion des intrants de santé et reporter ici. A remplir
au CSB (3) par l’AC
4. Autres dépenses Faire la somme des autres dépenses et reporter ici. A remplir par
(4) l’AC
5. Motivation de Porter la valeur ici au cas où il ya des octrois de motivation à partir
l’AC (5) des recettes de l’AC. A remplir par l’AC
6. Avoir total fin du
mois (6)

TABLEAU 9 : GESTION DES INTRANTS

Stock Quantités Quantités Quantité Stock fin Nombre de

début du reçues (b) distribuées (d) perdue : du mois (f= jours de rupture
mois (a) expirée, (a+b)- de stock
cassée (e) (d+e))
Lofemenal/ Microgynon
Pilplan
Ovrette/ Microlut
Dépo-provéra
Confiance
Mégestron
Spermicides
Kapaotin-dehilahy
Kapaotim-behivavy
Rojo (Vakana)
ASAQ zazakely
(> 2 -11volana)
ASAQ zaza (1-5 taona)
RDT
Artesunate Fisisika
Cotrimoxazole 480 mg
Paracétamol 500 mg
pilina
Paracétamol 100 mg
pilina
Pneumostop pilina
Pneumostop Sirop
Amoxicilline DT 250mg
Zinc pilina 20 mg
SRO sachet
ViaSur
SurEau 40 ml
Chlorhexidine arofoitra
Lay misy odi-moka
41

TABLEAU 10 : GESTION FINANCIERE

Avoir Recettes Montant Achat Autres Motivation Avoir total fin
total fin (2) de dépenses de l’AC du mois
du mois médicaments (4) (5) (6= (1+2) -
précédent au CSB (3+4+5))
(1) (3)
PLANNING
FAMILIAL
PCIMEc

Fiche de Stock
Tâche Remplir une fiche de stock
Effectuée par  Le responsable des magasins de SALAMA et
d’UASM
 Le Prestataire de la Pha-G-Dis
 Le Prestataire de la pharmacie de l’hôpital
 Le Pharmacien de l’Unité de la Pharmacie
 Le Président CoGe / Chef CSB (Pha-Ge-Com)
Objectifs  Enregistrer les entrées et les sorties des intrants de
santé
 Déterminer les consommations/distributions
 Enregistrer les résultats d’inventaire physique
 Evaluer l’état de stock
Quand  Entrée et/ou sortie des intrants de santé
 Sortie d’intrants pour avarie, péremption et/ou
dommage
 Enregistrement du résultat d’un inventaire
physique : mettre en rouge toutes les informations
relatives à l’inventaire
Note Tenir une fiche de stock par marque / présentation du
produit
 A chaque mouvement, il faut remplir chaque
colonne.
 A chaque changement de fiche de stock, reporter la
quantité de la fiche de stock précédente sur la ligne
report (ne pas remplir les colonnes grisées).
 Eviter les ratures, gommages, surcharges. Dans le
cas contraire écrire « Je dis bien… » et signer.
 La fiche de stock doit toujours accompagner chaque
produit.

Etapes Parties à Notes Exemples
remplir
1. Site Inscrire le nom de la structure / Pha-G-Dis
formation sanitaire qui stocke les Mahajanga I
intrants de santé.
43

remplir
2. Programme Inscrire le nom du programme qui est FANOME
bénéficiaire des intrants de santé.
3. Désignation, Indiquer la dénomination commune Cotrimoxazole
Forme et internationale (DCI) ou la dénomination 240 mg susp.
Dosage commerciale du produit ; se référer à la buv.
LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de la
forme qui est la présentation
pharmaceutique du médicament
(comprimé, gélule, sirop, suspension
buvable, pommade, etc.) et du dosage
qui est la quantité de chaque principe ou
ingrédient actif qui compose le
médicament. Cette quantité peut être
exprimée en milligrammes (mg),
grammes (g), concentration (%), etc.
4. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la Flacon
plus petite unité de sortie du produit
5. Niveau de Indiquer le niveau de stock maximum de 03
stock votre formation sanitaire. Se référer à la
maximum page 25
6. Niveau de Indiquer le niveau de stock minimum de 06
stock votre formation sanitaire. Se référer à la
minimum page 25
7. Consommat A la fin de chaque mois, calculer et noter
ion votre Consommation Moyenne
Moyenne Mensuelle (CMM) au crayon. La CMM
Mensuelle peut changer avec chaque
consommation.
Si la consommation augmente ou baisse

significativement d’un mois à un autre, il
ne faut plus utiliser la CMM dans le
calcul de la Quantité à Commander. Il
est souhaitable de se référer à la
consommation du dernier mois et
l’utiliser comme « CMM ».
Se référer aux pages 26 -27
8. Mois de A chaque évaluation de stock, Calculer
Stock et inscrire ici le Mois de Stock


remplir
Disponible Disponible (MSD) qui est le nombre
(MSD) de mois que durera la quantité du
produit en stock en tenant compte du
rythme de consommation actuel.
Se référer à la page 27
9. Date Inscrire la date de chaque opération 10/09/15
d’entrée ou de sortie des intrants de
santé.
Si un même produit est reçu ou livré

avec différents numéros de lot et dates
de péremption, utiliser une ligne pour
chaque lot en précisant toujours la date
de réception et la quantité
correspondante.
10. Origine/Des Indiquer le nom de la structure qui livre REPORT
tination les intrants de santé ou le nom de celle
qui les reçoit.
11. Date de La date de péremption peut être 05/17
péremption obtenue sur l’emballage (qui doit être
réinscrite au marker à cet emballage
pour être bien lisible même à
l’obscurité) ou la notice accompagnant
chaque produit. Différents lots des
intrants de santé peuvent avoir des dates
de péremption différentes.
Tout intrant de santé en voie de

péremption (date de péremption ≤ 6
mois) et/ou en sur stockage au niveau du
magasin est à redéployer.
12. No de lot Le numéro de lot du médicament se BPB9408A
trouve sur l’emballage (boîte ; carton ;
plaquette etc.).
Si le même produit a deux ou plusieurs BPB9409A

numéros de lots différents, enregistrer
chaque lot et la quantité correspondante
sur la même fiche stock.
13. Entrées Enregistrer la quantité de chaque produit
45

remplir
reçu. Cette quantité doit être exprimée
en unité de comptage.
Les ajustements positifs (quantité reçue

d’un autre site et/ou retrouvée après
inventaire physique) seront enregistrés
comme « Entrées » avec un
commentaire dans la colonne
« Observation ».
14. Sorties Enregistrer la quantité de chaque produit
livré ou sorti du magasin. Cette quantité
doit être exprimée en unité de
comptage.
Les intrants de santé périmés, détériorés

ou qui ne sont plus utilisables doivent
être isolés et sortis du stock. Inscrire les
quantités correspondantes dans la
colonne « Sorties » avec un
commentaire dans la colonne
« Observation ».
15. Stock Indiquer le stock disponible après chaque 240
opération d’entrée ou de sortie des
intrants de santé. Il est calculé en faisant la
différence entre les entrées et les sorties.
Les intrants de santé endommagés,

périmés sont à retirer du stock. Ils
seront ensuite isolés pour destruction
selon les procédures en vigueur.
16. Observation Inscrire dans cette colonne toute
information utile relative aux entrées et
aux sorties des intrants de santé.

FICHE DE STOCK
Site :Pha-G-Dis Mahajanga I
Programme : FANOME
Désignation Forme et Dosage : Cotrimoxazole Niveau de Stock Minimum : 3
susp.buv. 240mg Niveau de Stock Maximum : 6
Unité: Flacon Consommation Moyenne Mensuelle :
Mois de Stock Disponible :
Date Origine/Destination Date de N° de Lot Entrées Sorties Stock Observation
péremption
10/09/15 REPORT 05/17 BPB9408A 240
17/09/15 CSB II Amborovy 05/17 BPB9408A 40 200
30/09/15 INVENTAIRE FIN SEP. 2015 200
30/10/15 INVENTAIRE FIN OCT. 2015 200
16/11/15 SALAMA 05/17 BPB9409A 700 900
18/11/15 CSAT Tsararano 05/17 BPB9408A 200 700
Ambany
18/11/15 CSAT Tsararano 05/17 BPB9409A 160 540
Ambany
19/11/15 CSB II SOTEMA 05/17 BPB9409A 500 40
30/11/15 INVENTAIRE FIN NOV. 2015 40
47

Rapport d’Inventaire Physique

Tâche Remplir le formulaire de rapport d’inventaire physique
Effectuée par  Le responsable des magasins de SALAMA et d’UASM
 Le Prestataire de la Pha-G-Dis
 Le Pharmacien de l’Unité de la Pharmacie
 Le Chef CSB (Pha-Ge-Com)
Objectifs  Déterminer la quantité des intrants de santé disponibles en stock
 Déterminer la valeur du stock physique
 Déterminer les écarts entre le stock théorique (solde de la fiche de
stock) et le stock physique (résultat de l’inventaire)
Quand  Au dernier jour ouvrable du mois
 A la préparation d’une commande
 Au moment de l’audit et/ou de l’inspection.
Note  Avant l’exercice d’inventaire, il faut :
- Ranger les intrants de santé par DCI et date de péremption selon le
principe premier périmé, premier sorti (PPPS). Les intrants
de santé périmés doivent être retirés et isolés.
- Mettre les fiches de stock à jour
 Le rapport d’inventaire est imprimé en 3 copies auto-carbonées de
couleur blanche, verte et rose.
CSB :
- Copie blanche remise au point focal CHANNEL du district
- Copie verte et rose servent de souche
Pha-G-Dis, hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés,

hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif
- Copie blanche remise au point focal CHANNEL du district / de
l’hôpital
- Copie verte remise au point focal CHANNEL de la région
- Copie Rose sert de souche.


remplir
17. Région Inscrire le nom de la Région Boeny
18. District Inscrire le nom du District Mahajanga I
19. Site Inscrire le nom de la structure / formation Pha-G-Dis

sanitaire où sont gérés les intrants. Mahajanga I
20. Date Inscrire la date de l’inventaire physique. 29/02/16
21. Désignation, Indiquer la dénomination commune Amoxicilline
Forme et internationale (DCI) ou la dénomination susp.buv. 250mg/5ml
Dosage commerciale du produit ; se référer à la
LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de la forme
qui est la présentation pharmaceutique du
médicament (comprimé, gélule, sirop,
suspension buvable, pommade, etc.) et du
dosage qui est la quantité de chaque principe
ou ingrédient actif qui compose le
exprimée en milligrammes (mg), grammes (g),
concentration (%), etc.
22. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la plus Flacon
petite unité de sortie du produit
23. Péremption La date de péremption peut être obtenue sur 01/07/18
l’emballage (qui doit être réinscrite au marker
à cet emballage pour être bien lisible même à
l’obscurité) ou la notice accompagnant chaque
produit. Différents lots du même produit
peuvent avoir des dates de péremption
différentes.
Tout intrant de santé en voie de péremption

(date de péremption ≤ 6 mois) et/ou en sur
stockage au niveau du magasin est à
redéployer.
24. No du lot Le numéro de lot du médicament se trouve 150710
sur l’emballage (boîte, carton, plaquette etc.).
Si le même produit a deux ou plusieurs
numéros de lots différents, enregistrer chaque
49

remplir
lot et la quantité correspondante sur le
formulaire de rapport d’inventaire.
25. Quantité Il s’agit du solde de la fiche de stock à la date 2200
théorique de l’inventaire physique.
26. Quantité Aussi appelée « stock physique/stock réel », 2200
physique elle représente la quantité des intrants de
santé disponibles et utilisables qui sont
effectivement en stock.
Le stock disponible et utilisable est obtenu en

faisant un inventaire physique. Il ne prend pas
en compte les intrants de santé endommagés,
périmés, etc. ces derniers sont à retirer du
stock et à isoler pour destruction selon les
procédures en vigueur.
Reporter, le même jour, le résultat de

l’inventaire physique sur la fiche de stock et à
l’encre rouge.
Si vous avez plusieurs lots du même produit,

comptez-les séparément, additionner les
chiffres obtenus pour avoir le total du stock
physique.
27. Prix unitaire C’est le prix de vente par unité du produit. 1750
(MGA)
28. Ecart Faire la différence entre le stock compté et le 0
stock théorique (solde de la fiche de stock) à
la date de l’inventaire.
Ecart = Stock physique – Stock théorique
Si le résultat est positif, enregistrer la quantité
obtenue dans la colonne entrée de la fiche de
stock.
Si le résultat est négatif, enregistrer la quantité

obtenue dans la colonne sortie de la fiche de
stock.
29. Justification Indiquer les raisons des écarts constatés si
elles sont connues


remplir
30. Montant Calculer coût de chaque produit en stock en 3 850 000
(MGA) multipliant la quantité physique par le prix
unitaire de vente correspondant.
31. Montant Faire la somme des coûts de tous les intrants 3 982 000
Total de santé en stock pour obtenir le montant
total.
32. Signatures Le rapport d’inventaire doit être signé par
toutes les parties ayant participé à l’exercice
d’inventaire physique.
51

RAPPORT D'INVENTAIRE PHYSIQUE
Région de : Boeny District de : Mahajanga I Site : Pha-G-Dis Mahajanga Date : 29 fév. 2016
I
Désignation, Forme et Unité Date de N° de Lot Quantité Quantité Prix Ecart Justification Montant
Dosage péremption Théorique Physique Unitaire
(MGA)
(MGA)
Amoxicilline susp.buv. Flacon 07/2018 150710 2200 2200 1750 0 3 850 000
250mg/5ml
Ocytocine sol. inj Ampoule 03/2018 150365 600 600 220 0 132 000
10UI/ml
Depo-provera Flacon 09/2018 A08943 2050 2050 0 0 0
Montant total 3 982 000
Nom et signature : Nom et signature : Nom et signature

Bon de Livraison et de Transfert de Intrants de Santé

Tâche Remplir le bon de livraison et de transfert des intrants de santé.
Effectuée par • Le responsable des magasins de SALAMA et d’UASM
• Le Prestataire de la Pha-G-Dis
• Le Prestataire de la pharmacie de l’hôpital
• Le Pharmacien de l’Unité de la Pharmacie
• Le dispensateur / Chef CSB (Pha-Ge-Com)
Objectif Etablir une liste des intrants de santé livrés à une structure/ formation sanitaire
Quand A chaque livraison des intrants de santé
Note • Le bon de livraison et de transfert des intrants de santé est accompagné de la liste
de colisage (à partir de SALAMA/UASM), de la facture, du relevé de situation pour
FANOME.
• Il est imprimé en trois copies auto-carbonées de couleur blanche, verte et rose :
‐ Copie blanche remise au destinataire.
‐ Copies verte et rose restent dans le carnet et servent de souche.
• Une livraison non conforme doit être constatée et rapportée immédiatement
c’est-à-dire dans les 72 heures ouvrables au fournisseur.
Etapes Parties à remplir Notes Exemples

1. Site Inscrire le nom de la structure / formation sanitaire qui CSB II
recevra les intrants de santé. Amborovy
2. Date de livraison Inscrire la date de la livraison. 08/12/15
3. N° de Rapport-Bon de Ecrire le numéro d’ordre /séquentiel tel qu’il figure sur 01643
Commande le rapport-bon de commande émis par la formation
sanitaire.
4. N° Bon de Le numéro du bon de livraison et de transfert des 01659
Livraison/transfert intrants de santé doit être séquentiel.
Un feuillet raturé ou inutilisable doit rester dans le
carnet du bon de livraison.
5. Type de transfert En cas de transfert des intrants de santé, cocher la
case « Retour des intrants de santé » ou la case
« Redéploiement »
6. Désignation, Forme et Indiquer la dénomination commune internationale Amoxicilline
Dosage (DCI) ou la dénomination commerciale du produit ; se susp.buv.
référer à la LNMEIS. 250mg/ml
La DCI est suivie immédiatement de la forme qui est la

présentation pharmaceutique du médicament
(comprimé, gélule, sirop, suspension buvable,
pommade, etc.) et du dosage qui est la quantité de
chaque principe ou ingrédient actif qui compose le
53

médicament. Cette quantité peut être exprimée en
milligrammes (mg), grammes (g), concentration (%),
etc.
7. Date de péremption La date de péremption peut être obtenue sur 03/2017
(mois-année) l’emballage (qui doit être réinscrite au marker à cet
emballage pour être bien lisible même à l’obscurité) ou
la notice accompagnant chaque produit. Différents lots
des Intrants de santé peuvent avoir des dates de
péremption différentes.

du magasin est à redéployer.
8. N° de Lot Le numéro de lot du médicament se trouve sur 140303
l’emballage (boîte, carton, plaquette, etc.).

lots différents, lister chacun des lots différemment.
9. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la plus petite unité Flacon
de sortie du produit
10. Quantité commandée Noter le chiffre de la quantité commandée qui figure 342
sur le rapport-bon de commande.
11. Quantité livrée Inscrire la quantité des Intrants de santé livrée à la 340
formation sanitaire.
12. Prix Unitaire (MGA) Inscrire le prix de vente par unité du produit. 1300
13. Montant Calculer coût de chaque produit livré en multipliant la 442 000
quantité par le prix unitaire correspondant.
14. Programme Inscrire le nom du programme qui est bénéficiaire des FANOME
Intrants de santé.
15. Montant total Faire la somme de la colonne « Montant » pour 442 000
obtenir le montant total.
16. Arrêté le présent bon Indiquer le nombre total d’articles/intrants de santé livrés. 3
de livraison et de
transfert à …… articles
17. A la somme de Indiquer en toute lettre le montant total (en MGA) des Quatre cent
intrants de santé livrés. quarante-
deux mille
18. Nom et signature du L’agent qui livre les intrants de santé inscrit son nom et
Remettant appose sa signature.
19. Nom et signature du L’agent qui reçoit les intrants de santé inscrit son nom et
bénéficiaire appose sa signature.

BON DE LIVRAISON ET/OU DE TRANSFERT

DES INTRANTS DE SANTÉ
(Rayer la mention inutile)
Site : CSB II Amborovy
Date de Livraison :08/12/2015
N° de Rapport-bon de commande :01643
N° Bon de Livraison :01659
Type de transfert : /_/Retour de intrants de santé/_/Redéploiement
Date de
Désignation,
péremption N° de Quantité Quantité Programm
Forme et Unité P.U Montant
(mois- Lot commandée livrée e
Dosage
année)
Amoxicilline
Flacon
susp.buv. 03/2017 140303 342 340 1 300 442 000 FANOME
250mg/5ml
Depo- PF
09/2018 A08943 Dose 387 375 0 0
provera
Sulfadoxyne/
Pyrimethamin
Comp Paludisme
e 11/2017 4L24 1 065 1 065 0 0
.
Comp. 500m
g/25mg
MONTANT TOTAL 442 000
Arrêté le présent Bon de Livraison à 03 articles,
à la somme de :Quatre cent quarante-deux mille --------------------------------------- MGA
Nom et Signature du Remettant Nom et Signature du Bénéficiaire
55

Procès - Verbal de Réception Définitive

Tâche Remplir le procès-verbal de réception définitive.
Effectuée par  Le Prestataire de la Pha-G-Dis
 Le Responsable de l’unité de la pharmacie
 Le Chef du CSB
Objectifs  Accuser réception des intrants de santé reçus
 Vérifier la conformité des intrants de santé livrés aux quantités commandées.
Quand Au plus tard 72 heures après la livraison des intrants de santé
Note  Le Procès-verbal de réception définitive n’est valable que s’il est bien rempli
et dûment signé.
 Il est imprimé en quatre (4) copies auto-carbonées de couleur blanche, bleue,
verte et rose :
CSB
- Copie blanche remise au prestataire de la Pha-G-Dis.
- Copie Bleue remise à SDSP
- Copies verte et rose restent dans le carnet et servent de souche
Pha-G-Dis, hôpitaux de référence, hôpitaux spécialisés, hôpitaux des
ONG agréées à but non lucratif
- Copie blanche remise à SALAMA / USAM
- Copie bleue remise à DPLMT
- Copie verte remise à la DRSP
- Copie rose reste dans le carnet et sert de souche
1. Site Inscrire le nom de la structure/formation sanitaire qui Pha-G-Dis
a reçu les intrants de santé. Mahajanga I
2. Date de livraison Inscrire la date à laquelle les intrants de santé ont été 22/02/2016
reçus à la formation sanitaire.
3. N° de Rapport-Bon Inscrire le numéro du Rapport-Bon de Commande.
de Commande
4. N° de Bon de Inscrire le numéro du Bon de Livraison/transfert des L1600786
livraison/transfert intrants de santé. L1600541
5. Fournisseur Indiquer le nom de la structure qui livre les intrants SALAMA
de santé.
6. Désignation, Indiquer la dénomination commune internationale Amoxicilline
Forme et Dosage (DCI) ou la dénomination commerciale du produit ; susp.buv.
se référer à la LNMEIS. 250mg/5ml
La DCI est suivie immédiatement de la forme qui est

la présentation pharmaceutique du médicament

(comprimé, gélule, sirop, suspension buvable,
pommade, etc.) et du dosage qui est la quantité de
chaque principe ou ingrédient actif qui compose le
médicament. Cette quantité peut être exprimée en
milligrammes (mg), grammes (g), concentration (%),
etc.
7. Date de La date de péremption peut être obtenue sur 07/2018
péremption (Mois - l’emballage (qui doit être réinscrite au marker à cet
Année) emballage pour être bien lisible même à l’obscurité)
ou la notice accompagnant chaque produit. Différents
lots des Intrants de santé peuvent avoir des dates de
péremption différentes.
du magasin est à redéployer.
8. N° de lot : Le numéro de lot du médicament se trouve sur 150710
l’emballage (boîte ; carton ; plaquette etc.).

lots différents, lister chacun des lots différemment.
9. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la plus petite Flacon
unité de sortie du produit au niveau des formations
sanitaires.
10. Quantité reçue Inscrire la quantité de chaque marque de produit reçue 2860
(par unité de comptage).
11. Prix Indiquer le prix à l’achat par unité du produit. 1750
Unitaire (MGA) :
12. Montant Calculer coût de chaque produit livré en multipliant la 5 005 000
quantité par le prix unitaire correspondant.
13. Programme Inscrire le nom du programme qui est bénéficiaire des FANOME
intrants de santé.
14. Observations Inscrire dans cette colonne toute information utile relative
aux intrants de santé reçus. Indiquer les résultats de
l’inspection visuelle, les éventuels écarts entre la
commande et la livraison, etc.
15. Montant total Faire la somme des coûts de tous les reçus pour 5 915 000
obtenir le montant total.
16. Date de Réception Indiquer la date à laquelle la réception définitive des 22/02/2016
de la commande intrants de santé a été faite.
17. Signatures des Les membres du comité de réception inscrivent
membres du individuellement leur nom et signent le procès-verbal de
comité de réception définitive.
réception
57

PROCES – VERBAL DE RECEPTION DEFINITIVE
Site : Pha-G-Dis Mahajanga I
Date de Livraison :22/02/2016
N ° de Rapport-Bon de Commande :
N° Bon de Livraison/Transfert des Intrants de Santé : L1600786 – L1600541
Fournisseur : SALAMA
Nous membrons du comité de réception soussignés avons procédé à la réception définitive des
Intrants de santé suivants :
DésignationF Date de P.U

N° de Quantité Montant Program
orme et péremption Unité (MG Observations
Lot reçue (MGA) me
Dosage (mois-année) A)
Amoxicilline
15071 175 FANOME
susp.buv. 07/2018 Flacon 2860 5 005 000
0 0
250mg/5ml
Ocytocine
15036 Ampoul FANOME
sol. inj 03/2018 700 220 154 000
5 e
10UI/ml
Gentamycine 15083 Ampoul
08/2019 5400 140 756 000 FANOME
inj. 80mg 1 e
MONTANT TOTAL 5 915 000
Date de Réception de la commande : 22/02/2016
Signatures des membres du comité de réception :

Registre d’Utilisation des Médicaments et Recettes

journalières (RUMER)
Tâche Remplir le RUMER
Effectuée par • Le Dispensateur de la Pha-Ge-Com
• Le Vendeur de l’unité de pharmacie de l’hôpital.
Objectifs • Enregistrer quotidiennement la quantité des intrants de santé distribuée aux clients
• Enregistrer, si nécessaire, les recettes générées et les versements effectués auprès
du Trésorier.
Quand A la fin de chaque journée.
Note  Les ordonnances factures, bons de soins, carnets à souche servent de pièces
justificatives de l’utilisation des intrants de santé. Ils doivent être conservés
précieusement pour audit et contrôle.
 Les produits de programme doivent être inclus dans le RUMER avec valeur
zéro (0) dans la colonne recette
 Le remplissage doit être effectué de façon bien lisible, sans rature, ni

gommage, ni blanco (Raison d’utilisation de pré-rapport)

remplir
1. Formation Indiquer le nom de la formation sanitaire. CSB II Amborovy
sanitaire
2. Mois de : Indiquer le mois en cours. Février 2016
3. Désignation, Indiquer la dénomination commune internationale (DCI) Amoxicilline

Forme et ou la dénomination commerciale du produit ; se référer susp.buv.
Dosage à la LNMEIS. 250mg/5ml
La DCI est suivie immédiatement de la forme qui est la

présentation pharmaceutique du médicament (comprimé,
gélule, sirop, suspension buvable, pommade, etc.) et du
dosage qui est la quantité de chaque principe ou
ingrédient actif qui compose le médicament. Cette
quantité peut être exprimée en milligrammes (mg),
4. Stock C’est la quantité des intrants de santé disponibles et utilisables 09
Initial (A) : à la fin du mois précédent. Il est aussi le résultat de l’inventaire
physique.
5. Entrées (B) : Inscrire les quantités des intrants de santé reçues au cours du 120
mois.
59

remplir
6. Total Faire le calcul suivant C = A + B. Le résultat représente la
disponible quantité totale de chaque produit qui était disponible à la 129
(C) formation sanitaire pendant le mois.
7. Sorties Inscrire la quantité totale de chaque marque de produit 2-1-5-7-14-13-5-3-
journalières distribuée aux clients à la fin de chaque journée. S’il n’y a pas 5-1-5-1-4-5-1-10-5-
(Colonne 1 à eu distribution au cours de la journée, marquer zéro. 7-5-5-10
31)
8. Sortie totale Pour chaque marque de produit donné, faire la somme des 114
(D) distributions journalières (du premier au dernier jour du
mois).
9. Stock final Pour chaque marque de produit, calculer le stock final 15
théorique (E) théorique à la fin du mois. Il s’obtient en faisant la différence
: entre Total disponible (Col. C) et Sortie Totale (Col. D)
i.e. = C – D
10. Stock réel à Cette quantité est obtenue après inventaire physique du stock 15
l’inventaire disponible auprès du dispensateur ou du vendeur au dernier
(F) : jour du mois.
11. Ecart (G) : C’est la différence observée entre le stock théorique et le 0
stock réel i.e.
G=F–E
12. Recette Inscrire le montant de la recette journalière (MGA). 208 700– 160 000-
200 800- 146 400-
122 200
13. Versement : Indiquer le montant versé au trésorier du CoGe ou au caissier 310 700
de l’hôpital. Les sommes versées doivent être égales aux
recettes générées (MGA).
14. Emargement Le dispensateur appose sa signature après chaque opération
dispensateur de versement. Cette signature est obligatoire.
15. Emargement Le trésorier ou le caissier appose également sa signature pour
trésorier confirmer chaque versement reçu. Cette signature est
obligatoire
16. Observation Expliquer les écarts obtenus.
17. Total du Faire la somme des recettes journalières générées au cours du 3 574 150
mois : mois. Cette somme doit être égale à la somme des
versements effectués(MGA).
18. Contrôle du : Indiquer la date du contrôle effectué par le responsable de la
formation sanitaire.
19. Signature : Le contrôleur appose sa signature. Cette signature est
obligatoire.

REGISTRE D’UTILISATION DES MEDICAMENTS ET RECETTES JOURNALIERES

Mois de : Février 2016
Désignation, forme et dosage SORTIES JOURNALIERES
A B C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Amoxicilline susp.buv. 250mg/5ml 9 120 129 2 1 5 7 14 0 0 13 5 3 5 1 0 0 5
Sulfadoxine/Pyriméthamine comprimé 92 947 2039 45 12 60 33 33 0 0 63 9 27 15 15 0 0 48
500mg/25mg
Observations Recettes perçues au

cours de la journée
12250
24500
22750
3500
1750
8750
8750
5250
8750
1750
8750
0
0
Versement
12250
24500
22750
3500
1750
8750
8750
5250
8750
1750
8750
0
0
Emargements
Dispensateur
Trésorier
SORTIES JOURNALIERES
16 17 18 19 20 21 22 23 23 25 26 27 28 29 30 31 D E F G
1 4 5 1 0 0 0 10 5 7 5 5 0 10 114 15 15
30 26 0 69 0 0 27 9 18 0 33 0 0 54 636 403 403
Total 199 500 ariary

1750
7000
8750
1750
1750
8750
1225
8750
8750
1750
Mois
0
0
Contrôle du
Date
17500
12250
17500
1750
7000
8750
1750
8750
8750
8750
Signature
0
(A) = Stock initial (D) = Sortie totale du mois

(B) = Entrées au cours du mois (E = C-D) = Stock final théorique du mois
(C = A+B) = Total disponible du mois (F) = Stock réel après inventaire
(G=E‐F) = Ecart
61

Rapports – Bons de Commande

a. Rapport-Bon de Commande des CSB1, CSB2 (Pha-Ge-Com), ONG agréées et
CHRDI
Tâche Remplir le Rapport - Bon de Commande des CSB 1, CSB2 (Pha-Ge-Com), ONG agréées,
CHRDI
Effectuée • Le Dispensateur / Chef CSB
par • Le Gestionnaire de la pharmacie de l’ONG agréée,
• Le Responsable de l’unité de pharmacie du CHRDI
Objectifs • Rendre compte de l’utilisation des quantités des intrants de santé reçus
• Rendre compte de l’état de stock de la pharmacie
• Déterminer la quantité des intrants de santé à commander
• Passer la commande des intrants de santé
Quand Tous les deux mois
Note Le rapport - bon de commande des CSB1, CSB2 (Pha-Ge-Com), ONG agréées, CHRDI
est imprimé en trois (3) copies auto-carbonées de couleur blanche, bleue et rose :
‐ Copie blanche remise à la Pha-G-Dis
‐ Copie bleue remise au responsable FANOME/Médecin Inspecteur du district
‐ Copie rose reste dans le carnet et sert de souche

remplir
1. Région Indiquer le nom de la région sanitaire. Boeny
2. District Indiquer le nom du district sanitaire. Mahajanga I
3. CHRD I Indiquer le nom de l’hôpital de district.
4. CSB Indiquer le nom du centre de santé de base ou CSB II Amborovy
ONG de la formation sanitaire de l’ONG agréée.
5. Date du
Inscrire la date à laquelle le présent 24/11/2015
rapport Rapport-bon de commande est soumis.
6. Période Inscrire les mois concernés par le trimestre,
pris en compte pour le présent rapport-bon
de commande. Juillet-août- Sept.
7. Code Identification du produit suivant la 22100201ANF2P
nomenclature de SALAMA
8. Désignation, Indiquer la dénomination commune Diazépam, Comp.,
Forme et internationale (DCI) ou la dénomination 5mg
LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de la forme
qui est la présentation pharmaceutique du
dosage qui est la quantité de chaque principe


remplir
exprimée en milligrammes (mg), grammes (g),
9. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la plus Comprimé (Cp)
petite unité de sortie du produit
10. Quantités Inscrire la quantité totale de chaque intrant 466
disponibles au disponible à la pharmacie et au point de
début de la dispensation au premier jour du mois.
période
Cette quantité doit être égale à celle notée
dans la colonne H du rapport du trimestre
précédent.
11. Quantités Inscrire la quantité totale de chaque intrant 0
reçues au cours reçu au cours des deux derniers mois. Les
de la période quantités reçues sont obtenues à partir des
fiches de stock si elles sont à jour ou des bons
de livraison et de transfert des intrants de
santé des Pha-G-Dis et/ou autres fournisseurs.
En cas des intrants de santé reçus d’un district ou
d’un centre de santé voisin, il s’agit d’un
ajustement positif (+). Ces intrants de santé
viennent en ajout du stock disponible.
12. Quantités Calculer et inscrire la quantité totale de 67
distribuées aux chaque produit livré aux patients / clients.
clients au cours
de la période Les quantités distribuées sont obtenues à
partir du RUMER. Pour chaque intrant,
additionner les quantités des colonnes « Sortie
Journalières » ou de la colonne D du RUMER.
13. Quantités Pour chaque intrant, inscrire le total des 0
perdues au pertes enregistrées au cours du trimestre
cours de la
période (pertes) Les pertes sont des quantités d’intrants de
santé retirées de votre stock pour une raison
autre que la distribution aux clients et non
transférées à un autre centre. Il peut s’agir
d’intrants de santé périmés, volés,
endommagés, etc.
14 Quantités Pour chaque intrant, inscrire le total des
transférées au quantités ajustées enregistrées au cours du
cours de la trimestre
période En cas des pertes et/ou des intrants de santé
(ajustement) transférés ou prêtés à un district ou un centre de
santé voisin, il s’agit d’un ajustement négatif (-).
63

remplir
Ces intrants de santé viennent en déduction du
stock disponible.
15 Quantités Inscrire la quantité totale de chaque intrant 399
restantes en fin disponible au dernier jour du deuxième mois.
de période
Ces quantités sont obtenues après un
inventaire physique des stocks de la pharmacie
et du point de dispensation des intrants de
santé. Si les mouvements de stock sont
corrects, on obtient le même chiffre en faisant
le calcul suivant : I = (D + E) – (F + G +H)
16. Nombre de Inscrire le nombre de jours de rupture de 0
jours de stock de chaque produit.
rupture de
stock Inscrire le nombre de jours de rupture de
stock de chaque intrant.
Le nombre de jours de rupture de stock est le

nombre de jours couvrant la période où la
formation sanitaire ne dispose plus de quantité
suffisante pour servir les clients jusqu’au jour
où elle reçoit une livraison des intrants
concernés.
Le nombre de jours de rupture de stock peut

s’obtenir à partir des fiches de stock
17. CMM Ajustée Calculer la CMM ajustée des trois derniers 22
de la période mois écoulés.
Soit la formule :
K = [F*30] / (90-J)
18. Stock Calculer et noter le stock maximum 88
Maximum
Pour chaque produit, multiplier la « CMM
ajustée de la période » (col. K) par le niveau
de stock max ce qui donne : L = K* Niveau de
stock max
19. Quantités à La quantité à commander est égale à 0
commander différence positive entre le Stock Maximum
(col. L) et la Quantité Restante en fin de mois
(col. I). Soit la formule : M = L – I
20. Quantités Ce sont les quantités effectivement reçues de
livrées la Pha-G-Dis
21. Prix Unitaire Indiquer le prix d’achat unitaire à la Pha-G-Dis 88
TTC (MGA)


remplir
22. Montant Multiplier la quantité livrée par le prix d’achat 0
unitaire TTC (MGA). Soit la formule Q = O*P
23. Commentaires : Noter tout commentaire jugé nécessaire pour
la compréhension des chiffres communiqués et
du rapport
24. Nom et Le chef du CSB/le Médecin Chef du CHRDI/le
Signature du Chef de l’ONG après avoir vérifié tous les
Chef CSB calculs, inscrit son nom et contresigne le
/Médecin Chef rapport. Sa signature engage sa responsabilité
du CHRDI/Chef
de l’ONG
25. Nom et Le Dispensateur/le Responsable de l’unité de
Signature du pharmacie signe le rapport-bon de commande
Dispensateur / avant de l’envoyer à son supérieur
Responsable de hiérarchique. Cette signature est obligatoire
l’unité de
pharmacie
26. Nom et Le Prestataire de la Pha-G-Dis, dès réception
Signature du du rapport-bon de commande et après
Prestataire de vérification et livraison des intrants de santé,
la inscrit son nom et appose sa signature.
Pha-G-Dis
27. Nom et L'agent qui réceptionne les intrants de santé
Signature de signe le rapport-bon de commande après
l'agent qui réception des produits
réceptionne les
intrants de
santé
28. Date de Inscrire la date de la commande 24/11/2015
commande des
intrants de
santé
29. Date de Inscrire la date de la livraison
livraison des
intrants de
santé
30. Date de Inscrire la date de la réception
réception des
intrants de
santé
65

RÉPUBLIQUE DE MADAGASCAR
MINISTÈRE DE LA SANTÉ PUBLIQUE
Région : Boeny CHRD 1 : Année : 2015
District : Mahajanga I CSB 2 : CSB II Amborovy
CSB 1 : Période : Juillet‐août‐ Sept.
ONG agréée :
RAPPORT‐BON DE COMMANDE DES CSB1, CSB2 (Pha‐Ge‐Com), ONG agréées et CHRD1
RAPPORT COMMANDE
Quantités Quantité Nombre
Quantités Quantités
Quantités transférées s de jours CMM Monta
distribuées perdues Prix
Désignation, disponible Quantités reçues au cours au cours de restante de ajustée Stock Quantité à Quantités nt
Code Unité aux clients au au cours Unitaire
Forme et Dosage s au début de la période la période s à la fin rupture de la Maximum commander livrées (Ariary
cours de la de la (Ariary)
de période (ajustement de de période )
période période (pertes)
) période stock
A B C D E F G H I J K L M N O P
I = (D+E)
K=
‐ (F+G+ P =
[F*30] / L = K*4 M = L – I
H) N*O
(90‐J)

22100201ANF2P Diazépam, Comp., 5mg Comprimé (Cp) 466 0 67 0 399 0 22 88 0 0 88 0
0

Commentaires :
Nom, prénoms et signature du Nom, prénoms et signature du Prestataire
Nom, prénoms et signature du Chef CSB ou Chef
Dispensateur/Responsable de la de la Nom, prénoms et signature de l'agent qui réceptionne les produits :
de l’ONG ou du Médecin Chef du CHRDI
pharmacie Pha‐G‐Dis

Date de commande des Intrants de Santé :24/11/2015 Date de livraison des Intrants de Santé : Date de réception des Intrants de Santé :

b. Rapport-Bon de Commande Trimestriel des Pha-G-Dis
Tâche Remplir le Rapport-Bon de Commande Trimestriel des Pha-G-Dis

Effectuée par Le Prestataire de la Pha-G-Dis, Responsable FANOME et Point Focal Channel
Objectifs • Rapporter l’utilisation des quantités des intrants de santé reçus
• Rapporter l’état de stock de la pharmacie
Quand A la fin de chaque trimestre et le 27 du mois suivant la période du rapport ou en cas de
commande d’urgence
Note • Le rapport est à remplir si CHANNEL ne fonctionne pas
• Il est imprimé en quatre (4) copies de couleur blanche, bleue, verte et rose :
‐ Copie blanche remise à SALAMA /UASM
‐ Copie bleue remise au SGIS/DPLMT (à récupérer à SALAMA)
‐ Copie verte remise au DRSP

1. Région Inscrire le nom de la région sanitaire Boeny
2. District Inscrire le nom du district sanitaire Mahajanga I
3. Pha-G-Dis Inscrire le nom de la Pha-G-Dis Pha-G-Dis

Mahajanga I
4. Année Inscrire l’année 2015
5. Période Inscrire les mois concernés par le Sept-Oct.-Nov.

trimestre, pris en compte pour le présent
rapport-bon de commande.
6. Code Identification du produit suivant la 06210102ANC1P
7. Désignation, Indiquer la dénomination commune Amoxicilline susp.
Forme et Dosage internationale (DCI) ou la buv. 250mg/5ml
dénomination commerciale du
produit ; se référer à la LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de la
forme qui est la présentation
buvable, pommade, etc.) et du dosage
qui est la quantité de chaque principe
exprimée en milligrammes (mg),
67

8. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la Flacon
plus petite unité de sortie du produit
9. Quantités Inscrire la quantité totale de chaque 1 400
disponibles en produit disponible à la pharmacie en début
début de la période du trimestre. Ce chiffre est égal à la
quantité disponible au premier jour du
trimestre à la pharmacie.
Cette quantité doit être égale à celle

notée dans la colonne I du rapport du
trimestre précédent
10. Quantités reçues Inscrire la quantité totale de chaque 1 000
au cours de la produit reçu au cours du
période Trimestre. Les quantités reçues sont
obtenues à partir des fiches de stock si
elles sont à jour ou des bordereaux de
livraisons de SALAMA /UASM et/ou
autres fournisseurs
11. Quantités Inscrire la quantité totale de chaque 1 740
distribuées aux produit livré aux Pha-Ge-Com, ONG
Sites Agrées et CHRDI.
communautaires,
Pha-Ge-Com, ONG Les quantités distribuées peuvent être
Agrées et CHRDI. au obtenues à partir des fiches de stock si
cours de la période elles sont à jour. Pour chaque produit,
additionner pour le trimestre
correspondant, les quantités de la colonne
« Sorties »
12. Quantités perdues Pour chaque intrant, inscrire le total des 0
au cours de la pertes enregistrées au cours du trimestre
période (pertes)
Les pertes sont des quantités d’intrants de
santé retirées de votre stock pour une
raison autre que la distribution aux clients
et non transférées à un autre centre. Il
peut s’agir d’intrants de santé périmés,
volés, endommagés, etc.
13. Quantités Pour chaque intrant, inscrire le total des 0
transférées au quantités ajustées enregistrées au cours
cours de la période de la période.
(ajustement) En cas des pertes et/ou des intrants de
santé transférés ou prêtés à un district ou
un centre de santé voisin, il s’agit d’un
ajustement négatif (-). Ces intrants de
santé viennent en déduction du stock
disponible.
14. Quantités Inscrire la quantité de chaque intrant 660
restantes en fin de disponible au dernier jour du trimestre


la période
inventaire physique des stocks de la
pharmacie. Si les mouvements de stock
sont corrects, on obtient le même chiffre
en faisant le calcul suivant :
I = (D + E) – (F + G + H)
15. CMM ajustée des Les sites communautaires, Pha-Ge-Com 2 077
sites des CSB, les ONG Agréées et les CHRDI
communautaires, produisent un rapport tous les deux mois.
CSB, CS des ONG Additionner les consommations ajustées
et du CHRDI du de chaque intrant des rapports de toutes
district les structures rapportant à la Pha-G-Dis.
La CMM ajustée se trouve dans la
« colonne L » du rapport - bon de
commande des sites communautaires,
Pha-Ge-Com – ONG agréées – CHRDI.
16. Stock Maximum Calculer et noter la quantité maximale de 12 462
la Pha-G-Dis.
Pour chaque produit, multiplier la « CMM

ajustée de la période » (col. I) par le
niveau de stock max ce qui donne : K = J *
Niveau de stock max
17. Quantité à Calculer et noter la quantité à commander 11 802
commander pour chaque intrant
La quantité à commander est égale à la

différence positive entre le « Stock
Maximum » (col. K) et le « Stock restant
en fin de trimestre » (col. I) :
L=K-I
Si le résultat de cette opération est négatif

ou égal à zéro, vous avez suffisamment
d’intrants de santé. Vous n’avez rien à
commander. Inscrire zéro dans la colonne
L « quantités à commander »
18. Quantité à Ramener les quantités à commander au 11 802
commander conditionnement de SALAMA
(arrondie au
conditionnement)
19. Prix Unitaire TTC Indiquer le prix d’achat par 1750
en MGA par conditionnement fourni par SALAMA
conditionnement
20. Montant Multiplier la quantité à commander 20 653 500
(arrondie au conditionnement de
SALAMA) par le prix d’achat unitaire TTC
(en MGA) par conditionnement de
69

SALAMA. Soit O=M * N
21. Total Inscrire la somme du montant de la 20 653 500
colonne N
22. Commentaires Noter toute observation jugée nécessaire
pour la compréhension des chiffres
communiqués et du rapport.
23. Date Inscrire la date d’établissement du 26 Novembre
rapport-bon de commande Pha-G-Dis 2015
24. Nom et Signature Le Prestataire inscrit son nom et signe le
du Prestataire de la rapport-bon de commande avant de
Pha-G-Dis l’envoyer au responsable FANOME
25. Nom et signature Le Responsable FANOME, après
du Responsable vérification, inscrit son nom et signe le
FANOME rapport-bon de commande avant de
l’envoyer au Médecin Inspecteur.
26. Nom et Signature Le Médecin Inspecteur, après avoir vérifié
du Médecin tous les calculs, inscrit son nom et
Inspecteur contresigne le rapport. Sa signature
engage sa responsabilité.


Année : 2015
Région : Boeny

Pha‐G‐Dis de : Pha‐G‐Dis Mahajanga I Période : Sept‐Oct.‐Nov.
District : Mahajanga I

RAPPORT ‐ BON DE COMMANDE TRIMESTRIEL DE LA PHA‐G‐DIS

RAPPORT COMMANDE
Code Désignation, Forme et Unité Quantités Quantités Quantités Quantités Quantités Quantités CMM ajustée Stock Quantité à Quantité Prix Montant
Dosage disponibles reçues au distribuées perdues au transférées au restantes à des sites Maximum commander commandée Unitaire (Ariary)
en début de cours de la aux clients cours de la cours de la la fin de la communautaires (arrondie au par
la période période au cours de période période période , CSB, Centre de conditionnemen condition
la période (pertes) (ajustement) Santé des ONG t) nement
et du CHRDI (Ariary)
A B C D E F G H I J K L M N O
I= (D+E) –
K=J*6 L=K – I O=M * N
(F+G + H)
06210102A Amoxicilline susp.
20653500
NC1P buv. 250mg/5ml flacon 1400 1000 1740 0 0 660 2077 12462 11802 11802 1750

Total 20653500

Commentaires : Date : 26 novembre 2015

Nom, prénoms et Signature
du Prestataire de la Pha‐G‐Dis Nom, prénoms et signature du Responsable FANOME et/ou Point Focal Channel Nom, prénoms et signature du Médecin Inspecteur

71

c. Rapport-Bon de Commande Trimestriel des Hôpitaux de Référence, Hôpitaux
Spécialisés, Hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif
Tâche Remplir le Rapport – Bon de Commande Trimestriel des Hôpitaux de Référence,

Hôpitaux Spécialisés, des Hôpitaux des ONG agréées à but non lucratif
Effectuée par  Le Prestataire de la pharmacie de l’hôpital
 Le Pharmacien de l’unité de pharmacie
Objectifs • Rendre compte de l’utilisation des quantités des intrants de santé reçus
• Rendre compte de l’état de stock de la pharmacie
Quand A la fin de chaque trimestre et le 27 du mois suivant la période du rapport ou en cas de
commande d’urgence
Note • Le rapport est à remplir si CHANNEL ne fonctionne pas
• Il est imprimé en quatre (4) copies de couleur blanche, bleue, verte et rose :
‐ Copie blanche remise à SALAMA /UASM
‐ Copie bleue remise au SGIS/DPLMT (à récupérer à SALAMA)
‐ Copie verte remise au DRSP

1. Région de Inscrire le nom de la région sanitaire Boeny
2. District de Inscrire le nom du district sanitaire Mahajanga I
3. Hôpital de Référence / Encerclez le type d’hôpital et inscrire CHU Androva

Hôpital Spécialisé de son nom
4. Période Inscrire les mois concernés par le Sept-Oct.-Nov. 2015
trimestre, pris en compte pour le
présent rapport-bon de commande.
5. Code Identification du produit suivant la 06210102ANC1P
6. Désignation, Forme et Indiquer la dénomination commune Amoxicilline susp. buv.
Dosage internationale (DCI) ou la 250mg/5ml
dénomination commerciale du
produit ; se référer à la LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de
la forme qui est la présentation
buvable, pommade, etc.) et du
dosage qui est la quantité de chaque
principe ou ingrédient actif qui
compose le médicament. Cette
quantité peut être exprimée en
milligrammes (mg), grammes (g),


7. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est Flacon
la plus petite unité de sortie du produit
8. Quantités disponibles en Inscrire la quantité totale de chaque 276
début du trimestre intrant disponible à la pharmacie en
début du trimestre. Ce chiffre est égal à
la quantité disponible au premier jour
du trimestre à la pharmacie.
Cette quantité doit être égale à celle

notée dans la colonne H du rapport
trimestriel précédent
9. Quantités reçues au cours Inscrire la quantité totale de chaque 193
du trimestre produit reçu au cours du trimestre. Les
quantités reçues sont obtenues à partir
des fiches de stock si elles sont à jour
ou des bordereaux de livraisons de
SALAMA /UASM et/ou autres
fournisseurs
En cas des intrants de santé reçus d’un
district ou d’un centre de santé voisin, il
s’agit d’un ajustement positif (+). Ces
intrants de santé viennent en ajout du
stock disponible.
10. Quantités distribuées aux Inscrire la quantité totale de chaque 253
clients au cours du intrant livré aux clients.
trimestre
Les quantités distribuées peuvent être
obtenues à partir des fiches de stock si
elles sont à jour. Pour chaque intrant,
additionner pour le trimestre
correspondant, les quantités de la
colonne « Sorties »
11. Quantités perdues au cours Pour chaque intrant, inscrire le total 0
du trimestre (pertes) des pertes enregistrées au cours du
trimestre
Les pertes sont des quantités d’intrants

de santé retirées de votre stock pour
une raison autre que la distribution aux
clients et non transférées à un autre
centre. Il peut s’agir d’intrants de santé
périmés, volés, endommagés, etc.
12. Quantités transférées au Pour chaque intrant, inscrire le total 0
cours du trimestre des quantités ajustées enregistrées au
(ajustement) cours du trimestre
En cas des pertes et/ou des intrants de
santé transférés ou prêtés à un district ou
un centre de santé voisin, il s’agit d’un
73

ajustement négatif (-). Ces intrants de
santé viennent en déduction du stock
disponible ;
13. Quantités restantes en fin Inscrire la quantité de chaque intrant 216
de trimestre disponible au dernier jour du trimestre

inventaire physique des stocks de la
pharmacie. Si les mouvements de stock
sont corrects, on obtient le même
chiffre en faisant le calcul suivant :
I = (D + E) – (F + G + H)
14. Nombre de jours de Inscrire le nombre de jours de rupture 0
rupture de stock de stock de chaque intrant.
Le nombre de jours de rupture de

stock est le nombre de jours couvrant
la période où la formation sanitaire ne
dispose plus de quantité suffisante pour
servir les clients jusqu’au jour où elle
reçoit une livraison des intrants
concernés.
Le nombre de jours de rupture de

stock peut s’obtenir à partir des fiches
de stock
15. CMM ajustée Calculer la consommation trimestrielle 84
ajustée (trois derniers mois écoulés).
Soit la formule : K = [F*30] / (90-J)
16. Stock Maximum Calculer et noter la quantité maximale 504
de l’hôpital de référence ou de l’hôpital
spécialisé.
Pour chaque produit, multiplier la

« CMM ajustée de la période » (col. K)
par le niveau de stock max ce qui
donne : L =K * Niveau de stock max
17. Quantité à commander Calculer et noter la quantité à 290
commander pour chaque intrant
La quantité à commander est égale à la

différence positive entre le « Stock
Maximum » (col. L) et le « Stock
restant en fin de trimestre » (col. I) :
M=L-I
Si le résultat de cette opération est
négatif ou égal à zéro, vous avez
suffisamment d’intrants de santé. Vous
n’avez rien à commander. Inscrire zéro


dans la colonne M « quantités à
commander »
18. Quantité commandée Ramener les quantités à commander au 290
(arrondie au conditionnement de SALAMA
conditionnement)
19. Prix Unitaire TTC en MGA Indiquer le prix d’achat par 1 750
par conditionnement conditionnement fourni par SALAMA
20. Montant Multiplier la quantité à commander 507 500
(arrondie au conditionnement de
SALAMA) par le prix d’achat unitaire
TTC (MGA) par conditionnement de
SALAMA. Soit P = N * O
21. Commentaires Noter toute observation jugée
nécessaire pour la compréhension des
chiffres communiqués et du rapport.
22. Date Inscrire la date de soumission du 30 Novembre 2015
rapport-bon de commande de l’hôpital
de référence ou de l’hôpital spécialisé.
23. Nom et Signature du Le Prestataire inscrit son nom et signe
Prestataire ou gestionnaire le rapport-bon de commande avant de
de la pharmacie l’envoyer Médecin Chef
24. Nom et Signature du Chef Le Chef de l’établissement hospitalier,
de l’établissement après avoir vérifié tous les calculs,
hospitalier inscrit son nom et contresigne le
rapport. Sa signature engage sa
responsabilité.
75


Région : Boeny Année : 2015

District : Mahajanga I Période : Sept‐Oct.‐Nov. 2015

Hôpital de référence / Etablissement Spécialisé / Hôpital des ONG agréées : CHU Androva
RAPPORT‐BON DE COMMANDE TRIMESTRIEL DES HÔPITAUX DE RÉFÉRENCE, HÔPITAUX SPÉCIALISÉS, HÔPITAUX DES ONG AGRÉÉES

RAPPORT COMMANDE
Nombre
Quantités
Quantités Quantités de Quantité Prix Unitaire
perdues Quantités
Quantités Quantités reçues distribuées transférées) jours commandée par
Désignation, au cours restantes CMM Stock Quantité à Montant
Code Unité disponibles en au cours du aux clients au au cours du de (arrondie au conditionneme
Forme et Dosage du en fin de ajustée Maximum commander (Ariary)
début du trimestre trimestre cours du trimestre rupture conditionnement nt
trimestre trimestre
trimestre (ajustement) de ) (Ariary)
(pertes)
stock
A B C D E F G H I J K L M N O P
I = (D+E) ‐
K = [F*30]
(F+G+ H) L =K*6 M = L ‐ I P = N*O
/90‐J

0621010
Amoxicilline susp.buv.
2ANC1P Flacon 276 193 253 0 0 216 0 84 504 290 290 1 750 507 500
250mg/5ml

Commentaires : Date : 30 novembre 2015

Nom, prénoms et signature du Prestataire ou gestionnaire de la pharmacie Nom, prénoms et signature du Chef de Service de la Pharmacie Nom, prénoms et signature du Chef de l’Établissement hospitalier

Rapport d’Inventaire des Intrants de Santé à détruire

Tâche Remplir le rapport d’inventaire des intrants de santé à détruire
Effectuée par • Le Prestataire de la Pha-G-Dis
• Le Pharmacien/Responsable de l’unité de pharmacie de l’hôpital,
• Le Dispensateur /Chef CSB
Objectif Lister et valoriser les intrants de santé à détruire
Quand Chaque fois qu’il y a des intrants de santé à détruire
Note • Procéder à la destruction si la valeur des intrants de santé est plus de 100
000MGA.
• Ce rapport est généré par CHANNEL pour la Pha-G-Dis, l’hôpital de référence
ou spécialisé.
• Remplir le rapport d’inventaire des intrants de santé à détruire si CHANNEL ne
fonctionne pas ou s’il n’est pas disponible du tout.
• Une copie du rapport d’inventaire des intrants de santé périmés doit être
annexée au PV de destruction des intrants de santé
• Le rapport d’inventaire est imprimé en trois (3) copies auto-carbonées de
couleur blanche, verte et rose :
‐ Copie blanche remise au Médecin Inspecteur
‐ Copie verte remise au membre du comité de destruction

remplir
1. Site Inscrire le nom de la structure /formation sanitaire Pha-G-Dis Mahajanga I
qui envisage de détruire les intrants de santé
2. Désignation, Indiquer la dénomination commune Amoxicilline susp.buv.
Forme et internationale (DCI) ou la dénomination 250mg/5ml
LNMEIS.
La DCI est suivie immédiatement de la forme qui
est la présentation pharmaceutique du
dosage qui est la quantité de chaque principe ou
ingrédient actif qui compose le médicament.
Cette quantité peut être exprimée en
milligrammes (mg), grammes (g), concentration
(%), etc.
3. Unité Il s’agit de l’unité de comptage. Elle est la plus petite Flacon
unité de sortie du produit
4. Numéro de Le numéro de lot du médicament se trouve sur BPB9402A
lot l’emballage (boîte ; carton ; plaquette etc.).

lots différents, enregistrer chaque lot sur la fiche
stock
77

remplir
5. Programme Préciser le nom du programme pour lequel les FANOME
intrants de santé seront détruits
6. Date de Indiquer la date péremption des intrants à détruire. 08/09/2015
péremption La date de péremption peut être obtenue sur
l’emballage ou la notice accompagnant chaque
produit. Différents lots d’intrants de santé peuvent
avoir des dates de péremption différentes
7. Quantité Indiquer la quantité par DCI des intrants de santé à 12
détruire
8. Prix de Vente Inscrire le prix de vente par unité de produit. 2 363
Unitaire
(MGA)
9. Montant Pour chaque intrant de santé, multiplier le prix 28 356
unitaire par la quantité correspondante afin d’obtenir
la valeur de chaque produit à détruire
10. Montant total Faire la somme des chiffres de la colonne 28 356
« Montant » pour obtenir le montant total
11. Date Indiquer la date de l’établissement du rapport 15 Février 2016
d’inventaire des produits à détruire
12. Le Indiquer le nom du Prestataire / Dispensateur qui a
Prestataire / effectué l’inventaire. Il signe le rapport d’inventaire et
Dispensateur appose le cachet de son service
13. Le Chef CSB / Le Chef CSB / Chef de l’établissement, après
Chef de vérification, contresigne le rapport d’inventaire et
l’établisseme appose le cachet du service
nt
14. Autres Si l’inventaire est effectué en présence d’autres
membres de membres du comité de destruction, chaque membre
comité de signera le rapport d’inventaire des intrants de santé à
destruction détruire, apposera sa signature et le cachet du
service

RAPPORT D’INVENTAIRE DES INTRANTS DE SANTE A DETRUIRE
Site :
Désignation, Forme Unité Numéro Programme Date de Quantité PU Montant

et Dosage de lot péremption
Amoxicilline
BPB9402
susp.buv. Flacon FANOME 08/09/2015 12 2 363 28 356
A
250mg/5ml
MONTANT
28 356
TOTAL
Date : 15 Février 2016
Le Prestataire / Dispensateur Le Chef CSB / Chef de l’établissement

Nom et signature, cachet du service Nom et signature, cachet du service
Autres membres du comité de destruction

Nom et signature, cachet du service
79

Livre de caisse

Tâche Enregistrer les entrées et sorties d’argent de la caisse
Effectuée • Prestataire de la Pha-G-Dis
par • Responsable de l’unité de pharmacie
• Trésorier de la Pha-Ge-Com
Objectifs • Faire le suivi des mouvements de la caisse
• Déterminer le solde de la caisse
Quand A chaque mouvement de la caisse (entrées et sorties d’argent)
Note • Le montant de la caisse ne doit pas dépasser 100 000 Ariary
• Toute dépense doit être discutée et approuvée au préalable
• Remplir correctement, lisiblement sans rature ni gommage, ni surcharge jusqu’à la dernière
ligne de la page
• Le contrôle de caisse se fait de façon inopinée
• Le livre de caisse doit être côté et parafé par le chef hiérarchique.

1. N° Inscrire le N° de la page
2. Le livre de caisse doit être côté et parafé par le chef hiérarchique.
3. Date Indiquer la date d’entrée ou de retrait d’argent de la caisse
4. Libellé de Décrire les motifs d’utilisation de l’argent. Le libellé doit être clair,
l’opération sur précis et sans ambiguïté
caisse
5. Crédit Enregistrer dans cette colonne toute entrée de caisse. Les entrées
(Recette) doivent être équivalentes aux versements journaliers effectués
6. Débit Enregistrer dans cette colonne toute sortie de la caisse.

(Dépense)
7. Solde Indiquer le montant restant de la caisse. Le solde ne peut pas être

négatif.
8. Signature du Le trésorier appose sa signature à chaque opération effectuée.
trésorier
9. Solde initial au Inscrire dans la colonne « Solde (Ariary) » le montant de la Solde

début du mois du mois précédent

LIVRE DE CAISSE
N°

……………………………………………………………………………………………………………………………..

Libellé de l’opération sur Crédit Débit Solde Signature
Date
caisse (Recette) (Dépense) (Ariary) du trésorier

Solde initial au début du

mois

81

Livre de banque
Tâche Enregistrer chaque opération de versement et de retrait à la banque
Effectuée par • Prestataire de la Pha-G-Dis
• Responsable de l’unité de pharmacie
• Trésorier de la Pha-Ge-Com
Objectifs • Faire le suivi des opérations bancaires
• Déterminer le solde de la banque
Quand A chaque opération de versement ou de retrait de la banque
Note • Les opérations de retrait ou de dépense doivent être approuvées au
préalable
• Remplir correctement, lisiblement sans rature ni gommage, ni surcharge
de ligne jusqu’à la dernière page du livre de banque
• A la fin de chaque mois, procéder à une réconciliation bancaire
(confronter le solde du relevé bancaire au solde du livre de banque)
• Le livre de banque doit être côté et parafé par le chef hiérarchique.

1. N° Inscrire le N° de la page
2. Le livre de banque doit être côté et parafé par le
chef hiérarchique.
3. Date
Indiquer la date d’entrée ou de retrait d’argent de
la banque
4. Libellé de
l’opération en Décrire les motifs d’utilisation de l’argent. Le
banque libellé doit être clair, précis et sans ambiguïté
5. Crédit Enregistrer dans cette colonne toute entrée en

(Recette) banque. Les entrées doivent être équivalentes
aux versements effectués
6. Débit
Enregistrer dans cette colonne toute sortie de la
(Dépense)
banque.
7. Solde
Indiquer le montant restant en banque. Le solde
ne peut pas être négatif.
8. Signature du
Le trésorier appose sa signature à chaque
trésorier
opération effectuée.
9. Inscrire dans la colonne « Solde (Ariary) » le
Solde initial au
montant de la Solde du mois précédent
début du mois

LIVRE DE BANQUE
N°

……………………………………………………………………………………………………………………………..

Libellé de l’opération Crédit Débit Solde Signature
Date sur banque / Numéro chèque (Recette) (Dépense) (Ariary) du trésorier

Solde initial au début du

mois

83

V. Procédure de réception, de stockage,

de gestion de péremption et d’inventaire
de stock
Réception des intrants de santé
A chaque réception des intrants de santé commandés par la formation sanitaire, nous
pouvons avoir deux étapes :
Réceptions provisoires
• Vérifier qu’ils sont accompagnés d’un bon de livraison/transfert des intrants de santé
• Vérifier la conformité des colis par rapport à la liste de colisage
• Accuser réception des intrants de santé livrés.
Réceptions définitives
• Vérifier que les quantités reçues sont conformes au bon de livraison et de transfert et
correspondent à celles figurant sur le rapport-bon de commande.
• Vérifier qu’ils sont utilisables (bonne condition, non endommagés, non périmés ou non en
voie de péremption à 03 mois).
• Archiver une copie du bon de livraison et de transfert des intrants de santé.
• Inscrire les quantités reçues sur les fiches de stock. Chaque produit a une fiche de stock.
Après ce bref contrôle, les intrants de santé peuvent être rangés et stockés.
Remarques : la réception définitive doit être effectuée par le comité de réception au plus tard
48 à 72 heures ouvrables après la réception provisoire des intrants de santé pour la livraison de
SALAMA et UASM.
Stockage des intrants de santé

Un bon stockage permet d’avoir des intrants de santé toujours disponibles, accessibles et en
bon état.
Une bonne organisation du magasin d’entreposage passe par :
• La mise en place des mesures de sécurité, et
• L’application effective des directives pour un bon stockage
Mesures de sécurité
Les mouvements de stock (entrées/sorties) sont contrôlés en :
− Fermant le magasin clé et en y limitant l'accès aux seules personnes autorisées. La
reproduction de la clé du magasin doit se faire en nombre très limité. Une clé du
magasin doit toujours être disponible auprès du chef de service ou de son intérimaire
en cas d’absence pour maladie, vacances, réunions, etc.

− S’assurant que les livraisons et les réceptions de stocks correspondent aux

pièces justificatives.
− Mettant à jour les fiches de stock
− Protégeant le magasin contre les vols et incendies.
Entreposage des intrants de santé

En général, les intrants de santé doivent être protégés contre le soleil, la chaleur, les poussières
et de l’humidité. Suivez les recommandations de bon entreposage du fabricant. Ces directives
parfois figurent soit sur le carton soit sur la boîte contenant le produit. Le tableau ci -dessous
résume les directives d’un bon entreposage à appliquer dans tous les magasins de stockage.
Tableau 4 : Directives pour un bon entreposage
1. Nettoyer et désinfecter régulièrement le magasin/lieu de stockage

2. Entreposer les Intrants de santé dans une pièce sans humidité, bien éclairée, bien aérée
et à l’abri de la lumière directe du soleil
3. Vérifier qu’il n’y ait pas de fuite d’eau dans la pièce
4. S’assurer que le local soit en dur et fermé à clé
5. Vérifier que le matériel anti-incendie est disponible et accessible, et s’assurer que le
personnel est formé à son utilisation
6. Stocker les Intrants de santé à l’abri des insecticides, des produits dangereux, des
vieux dossiers, des fournitures de bureau et de tout autre équipement
7. Stocker les cartons à au moins 10 cm du sol, 30 cm des murs et des autres piles, et
à une hauteur de 2,5m maximum,
Stocker les Intrants de santé de manière à faciliter le principe de rangement par
8. ordre alphabétique, par forme pharmaceutique et stocker les de manière à faciliter le
comptage et la gestion des Intrants de santé
9. Disposer les cartons de sorte que les flèches (↑) étiquettes d’identification, les
dates de péremption et les dates de fabrication soient clairement visibles.
10. Garder les stupéfiants et autres substances contrôlés dans un endroit fermé à clé.
11. Stocker les Intrants de santé en latex loin des moteurs électriques et des lumières
fluorescentes,
12. Maintenir les conditions frigorifiques, y compris la chaîne de froid pour les
Intrants de santé thermosensibles.
13. Stocker les Intrants de santé par date de péremption en respectant le principe du «
Premier Périmé, Premier Sorti (PPPS) »,
Assurer l’inventaire des intrants de santé à chaque période déterminée et séparer les
14. intrants de santé avariés ou périmés, les retirer du lieu de stockage et les mettre
en quarantaine immédiatement les détruire conformément aux procédures en
vigueur.
15. Eviter de mettre les récoltes et les animaux domestiques au même emplacement
que les intrants de santé.
Au niveau communautaire, disposer les comprimés en haut, viennent ensuite les
16. injectables et flacons, enfin mettre au plus bas les consommables (gants,
compresses, coton…)
17. Eviter de manger et de fumer dans la pièce qui sert d’entreposage d’intrants
85

Conduire un inventaire physique
L’inventaire est un processus qui consiste à :
• Déterminer le nombre exact d’articles disponibles et utilisables de chaque intrant qui se
trouve au magasin ou au lieu de stockage.
• Vérifier que les stocks disponibles correspondent aux quantités enregistrées sur les
fiches de stock.
• Déterminer le nombre d’articles inutilisables en stock (intrants de santé détériorés ou
périmés).
• Identifier toute mesure corrective permettant de garantir que les articles sont reçus,
emmagasinés et comptabilisés selon les procédures en vigueur.
• Prévenir toutes possibilités de fraude, de vol ou de perte.
• L’inventaire physique doit être effectué au moins par deux personnes différentes
Tableau 5 : Les différentes étapes d’un inventaire physique
ETAPES ACTIONS NOTES

1. Séparer et compter les articles Enregistrer la quantité des intrants de santé
périmés ou endommagés. endommagés ou périmés sur la Fiche de
Stock et dans la colonne « Sortie ».
Dans la colonne « Observation » de la fiche

de stock, inscrire une brève explication sur
les intrants de santé périmés ou
endommagés.
2. Compter séparément chaque Si un intrant comprend plusieurs lots avec
produit utilisable. des dates de péremption différente, compter
et enregistrer chaque lot différemment.
3. Inscrire au stylo rouge sur la Les pertes et autres intrants de santé
Fiche de Stock : la date de manquants et les intrants de santé transférés
l’inventaire physique, la mention à une autre structure seront enregistrés
« Inventaire Physique », les dans la colonne « Sortie » tandis que les
pertes et ajustements et les intrants de santé empruntés ou ceux reçus
quantités comptées. d’une autre structure seront enregistrés
dans la colonne « Entrée ».
Pour chaque transfert effectué ou perte

constatée, donner une brève explication
dans la colonne « Observation ».
Enregistrer la quantité comptée dans la

colonne « Stock » de la Fiche de Stock
4. Inscrire lisiblement la date de Certains intrants de santé tels que les
péremption sur chaque boîte ou condoms peuvent ne pas avoir une date de
carton. péremption explicite. Si tel est le cas, alors

ETAPES ACTIONS NOTES

5. Disposer les intrants de santé en référez-vous à la date de fabrication auquel
stock en suivant le principe de vous ajouterez la durée de vie du produit
gestion Premier Périmé, Premier
Sorti concerné.
6 Remplir le Rapport d’Inventaire Apposer les signatures sur le rapport

Physique d’inventaire physique.
Tout éventuel écart entre stock
théorique et physique doit être
expliqué sur la colonne
« Justification »
Inspection visuelle
Une inspection visuelle consiste à examiner visuellement les intrants de

santé et leurs emballages pour identifier des problèmes concernant la
qualité des intrants de santé.
Pour préserver la qualité des intrants de santé, il est important de procéder à une inspection
visuelle. Elle doit être menée chaque fois que les intrants de santé sont reçus, livrés, ou
distribués, ou pendant un inventaire physique. Pendant une inspection visuelle, veuillez vérifier :
• L’intégrité de l’emballage et du produit : rechercher des dommages à l’emballage
(déchirures, perforations, eau ou huile) et aux intrants de santé (comprimés brisés ou
broyés, boites cassées).
• Le défaut de Fabrication : intrants de santé incomplets, information d’identification
manquante ou peu lisible.
• Les étiquettes : s’assurer que les intrants de santé ont des étiquettes avec des
dates de fabrication ou de péremption, le numéro du lot et le nom du fabricant.
Pour les comprimés et capsules, s’assurer que :

− Les comprimés/capsules sont de même taille, forme et couleur
− Les comprimés/capsules ont les mêmes annotations
− Pas de défections telles que des taches, fissures
− Pas d’odeur anormale quand la boite est ouverte
− Pas de comprimés brisés ou de capsules vides, ouvertes, ou cassées.
87

Gérer les intrants de santé endommagés ou périmés
Les systèmes de gestion des intrants de santé essaient toujours de minimiser la quantité
d’intrants de santé endommagés ou périmés. Cependant, si des intrants de santé endommagés
ou périmés sont découverts lors de réception d’une livraison, d’une inspection visuelle ou d’un
inventaire physique, ces stocks doivent être retirés immédiatement du stock et gardés
séparément de sorte qu’ils ne soient plus utilisés ou distribués.
Ils seront ensuite détruits selon les directives du Ministère de la Santé. Ces directives sont
contenues dans le « Guide de destruction des médicaments périmés ou avariés »
développé par la Direction de l’Agence du Médicament de Madagascar. Ce guide décrit
clairement les étapes et procédures à suivre et définit le rôle des différents intervenants au
processus de destruction des intrants de santé périmés ou avariés. Tous les gestionnaires des
intrants de santé sont priés d’obtenir une copie du guide qui leur servira d’outil de référence au
niveau de leur service respectif.

Gestion de péremption des intrants de santé

L’objectif de la mise en place de la procédure de gestion de péremption, c’est d’améliorer la
gestion des dates de péremption et de réduire les risques de retrouver des intrants de santé
périmés au niveau des formations et structures sanitaires.
Chaque responsable de stock (gestionnaires de stock, prestataires Pha-GDis, responsables

d’unité de pharmacie et les dispensateurs) doit avoir l’habitude de bien suivre l’évolution de la
péremption des intrants de santé en stock à son niveau plus particulièrement à partir de 12
mois de péremption.
Ce suivi systématique doit être effectué au moment où ils font :

 L’élaboration des commandes des intrants de santé :
o Toujours respecter la Consommation Moyenne Mensuelle ou CMM ;
o Eviter de passer une commande en dessus du Stock Maximum.
 La réception des intrants de santé :

o Vérification de la date de péremption de chaque intrant (sur la boite ou sur le
carton)
o Noter la date de péremption ;
o Bien afficher la date de péremption comme quoi elle est bien visible.
 L’inventaire de stock :
o Vérification de la date de péremption de chaque intrant (sur la boite ou sur le
carton)
o Noter la date de péremption (surtout ceux qui sont moins de 12 mois de
péremption)
o Ranger les intrants de santé avec la date de péremption la plus courte devant ceux
qui ont une date de péremption plus longue afin que ceux avec la date de
péremption la plus courte soient utilisés en premier.
 Et à la sortie des stocks :

o Respecter toujours le règle de « Premier Périmé, Premier Sorti » ou
P.P.P.S. ;
o Aviser le réceptionnaire sur la date de péremption de l’intrant concerne s’il est en
dessous de 12 mois de péremption.
89

Lorsque les dates de péremption touchent le seuil de 12 mois, il est recommandé aux
responsables de stock de suivre les actions recapitulées dans le tableau ci-dessous :
Période Niveau Actions

A 12 mois Central : Se référer à la procédure de gestion de
de SALAMA et UASM péremption de SALAMA et de l’UASM
péremption District : Faire une distribution normale
Pha-G-Dis, Analyser la couverture de stock en comparant
avec la date de péremption
Unités de pharmacies des CHU, Faire une distribution normale
Etablissements Spécialisés, CHR, Analyser la couverture de stock en comparant
CHRD, ONG et Hôpitaux des ONG avec la date de péremption
agrées à but non lucratif, Pha-Ge-Com
et Sites Communautaires
de SALAMA et UASM péremption de SALAMA et UASM
péremption District : Faire une distribution contrôlée
Pha-G-Dis, Analyser la couverture de stock en comparant
avec la date de péremption.
Si le MSD est supérieur à 3 mois de couverture
par rapport à la péremption :
 Rendre compte aux instances supérieures
 Envisager un redéploiement en fonction du
MSD
 Suivre l’évolution « Alerte » dans Channel
Etablissements Spécialisés, CHR, CHRD Analyser la couverture de stock en comparant
et Hôpitaux des ONG agrées à but non avec la date de péremption
lucratif
Pha-Ge-Com et Sites Communautaires Faire une distribution normale
Analyser la couverture de stock en comparant
A 06 mois Central : SALAMA et UASM Se référer à la procédure de gestion de
de péremption de SALAMA et UASM
péremption District : En cas de réception, analyser la couverture de la
Pha-G-Dis, quantité reçue par rapport à la CMM
Faire une distribution avec suivi de près
Rendre compte aux instances supérieures
Envisager un redéploiement en fonction du MSD
Etablissements Spécialisés, CHR, Analyser la couverture de stock en comparant
CHRD, ONG et Hôpitaux des ONG avec la date de péremption
agrées à but non lucratif
Pha-Ge-Com et Sites Communautaires


de SALAMA et UASM péremption de SALAMA et UASM
péremption District : En cas de réception, analyser la couverture de la
Pha-G-Dis, quantité reçue par rapport à la CMM
Faire une distribution contrôlée.
Unités de pharmacies des CHU, En cas de réception, analyser la couverture de la
Etablissements Spécialisés, CHR, quantité reçue par rapport au besoin du centre
CHRD, ONG et Hôpitaux des ONG Faire une distribution avec suivi de près
agrées à but non lucratif et Rendre compte aux instances supérieures
Pha-Ge-Com et Sites Communautaires Faire une distribution contrôlée
Rendre compte immédiat aux instances
supérieures
A 01 mois Central : SALAMA et UASM Se référer à la procédure de gestion de
de péremption de SALAMA et UASM
péremption District : Ne pas faire une sortie vers les PhaGeCom et
Pha-G-Dis, AC
Voir avec les CHRD la possibilité de
consommation avant la date
supérieures
Unités de pharmacies des CHU, Faire une distribution contrôlée
Etablissements Spécialisés, CHR, Envisager un redéploiement inter établissement
CHRD, ONG et Hôpitaux des ONG en fonction du MSD
agrées à but non lucratif Envisager des actions programmatiques
Pha-Ge-Com et Sites Communautaires Faire une distribution contrôlée
supérieures
Périmés Tous les niveaux Distribution interdite
Mise en quarantaine
Déclencher le processus de destruction (voir
‘Guide de destruction des médicaments
périmés’)
91

Questions fréquemment posées
Questions Réponses
Hôpitaux de référence, CHRDI
Hôpitaux spécialisés, Pha-Ge-Com (CSB1)
Pha-G-Dis Pha-Ge-Com (CSB2)
ONGs
A quelles dates / Passez les commandes des Soumettez votre formulaire de
périodes faut-il intrants de santé au plus tard le « Rapport - Bon de Commande au
passer les 27 du mois suivant le trimestre plus tard le 15 du mois suivant la
commandes pour (période de rapport) période de rapport
éviter une rupture
de stocks ?
Comment calculer Les calculs de la QàC sont faits Utilisez le formulaire de « Rapport -
la quantité à automatiquement pour vous si Bon de commande des Pha-Ge-
commander (QàC) vous utilisez CHANNEL. Com, ONG Agréées et CHRDI » à
? Imprimez le rapport-bon de la page 43. Suivez les instructions de
commande. remplissage de chacune des
Si CHANNEL ne marche pas, colonnes.
Utilisez le formulaire « Rapport -
Bon de Commande Trimestriel
des Pha-G-Dis » à la page 33 ou
« Rapport-Bon de Commande
Trimestriel des Hôpitaux de
Référence et des Hôpitaux
Spécialisés » à la page 38. Suivez
les instructions de remplissage de
chacune des colonnes.
A quel moment Quand le niveau de stock Quand le niveau de stock disponible
doit-on passer une disponible et utilisable atteint ou et utilisable atteint ou est en-
commande est en-dessous de 2 mois de dessous de 1 mois de stock.
d’urgence (CU) ? stock
Que faire en cas de Passez une commande d’urgence Passez une commande d’urgence au
rupture de stock ? à SALAMA ou à UASM. Pha-G-Dis ou demander un transfert
de stock d’une structure sanitaire
voisine.
Comment savoir Consultez les dates de péremption inscrites sur les emballages des
qu’un produit est Intrants de santé. Un produit est périmé quand sa date de péremption
périmé ? est atteinte et/ou dépassée.
Comment stocker Pour les médicaments, utilisez la méthode « Premier Périmé Premier
correctement les Sorti (PPPS) » et respectez les principes d’un bon entreposage. Mettez à
Intrants de santé ? jour les fiches de stock.

Références
Politique Nationale de Santé, Ministère de la Santé Publique, Madagascar, Année 2006
Politique Nationale de Santé Communautaire, Ministère de la Santé Publique, Madagascar, Mars 2017
Plan de Développement du Secteur Santé 2015-2019, Ministère de la Santé Publique, Madagascar, Septembre
2015
Manuel de Logistique : guide pratique pour la gestion de la chaine d’approvisionnement des produits de santé,
USAID/PROJET DELIVER, année 2011
Manuel des Outils de Gestion et d’Information Logistique des Produits Pharmaceutiques, Ministère de la Santé
Publique et de la Lutte contre le Sida, Burundi, Novembre 2014

93

ANNEXES

Liste des participants à la mise à jour du Manuel

‐ Docteur RAKOTOARISOA Vonjy Tiana (AT SG)
‐ Docteur RAHERIVOLOLONA Rasoamanandray (AT DGS)
‐ Docteur RAKOTOARINOSY Lalanirina Vonimboahirana (AT DGS)
‐ Monsieur SOBINSON Ernest (AT DGS)
‐ Docteur ANDRIAMBOLOLONA Zo (DPLMT)
‐ Docteur RAKOTONDRABE Christian Théophile (DPLMT)
‐ Docteur RASOLONDRAOBE Josefa Rakotozafy (DPLMT)
‐ Docteur RATOVOSON Andriamihaja (DPLMT)
‐ Docteur RANDRIANANTENAINA Antoine Elie (DPLMT)
‐ Monsieur RANDRIANANDRASANA Victor (DPLMT)
‐ Docteur RAZANADIMBY Larissa (DPLMT)
‐ Monsieur RAZANAJESY Andrianiaina Manovontsoa (DPLMT)
‐ Docteur MALALANIAINA Iarivo Hasina (DPLMT)
‐ Madame RAJOHANESA Hantaniaina Lilia (DPLMT)
‐ Docteur RAMAHEFAMANANA Jeanne Aimée Ndimbisoa (DPLMT)
‐ Docteur HANTAMALALA Elisa (DDS)
‐ Docteur RAKOTONDRASOA Georges (DDS)
‐ Docteur RAJAOBARY Solo Harimalala (DLP)
‐ Docteur RASOANANDRASANA Vololoniaina (DSFa)
‐ Monsieur RATSIANAVAMANANA Parfait (DSFa)
‐ Monsieur RAKOTOMANANA Jaona Emarka (DLT)
‐ Monsieur ANDRIANIRIANA Lovasoa (DLIS)
‐ Monsieur RABEMANANA Raoby (DSI)
‐ Monsieur RANDRIAMIARANIRINA Philibert (DSI)
‐ Docteur RAKOTOMANANA A. Huberty (SSSD)
‐ Docteur RAKOTOARIMANANA Andrimbazotiana (SFP/DRH)
‐ Docteur RAZANAPIRINGA Gaston Jeannot (SFP/DRH)
‐ Docteur RAZANADRASOA Miary (SFP/DRH)
‐ Docteur RAMAHADISON William (DRSP Vakinankaratra)
‐ Docteur NAMASY RANDRIANANTENAINA Maurille (DRSP Atsimo Atsinanana)
‐ Docteur RASOLOFOMANANA Albert (DRSP Vatovavy Fitovinany)
‐ Docteur RAZAFITSIMIALONA Haja Hariseta (DRSP Boeny)
‐ Docteur RAVELOMAHAZOSOANIRINA Nicolas (DRSP Melaky)
‐ Docteur RAKOTONANDRASANA Herinirina (SDSP Antsirabe I)
‐ Docteur TSITOHERY Christophe (SDSP Befandriana Nord)
‐ Monsieur RAJAOBELINA Tantely (USAID)
‐ Monsieur RAZANAJATOVO Pierre Thomas (USAID Mikolo)
‐ Docteur RANDRIANARIMANANA Georges Jeannot (Mahefa Miaraka)
‐ Madame RANDRIAMANANTSOA Lala Tiana (Mahefa Miaraka)
‐ Madame RAMANAMISATA Rado (Mahefa Miaraka)
‐ Madame Aline MUKERABIRORI (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur Solofo ANDRIAHERINOSY (USAID GHSC-PSM)
‐ Docteur RAKOTOARIMANANA Mamy Tiana (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur SOZA Andriamarovesatra (USAID GHSC-PSM)
‐ Madame RAKOTONIRINA Hariniaina Claudia (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur ANDRIANAIVORAVELONA Jaona (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur BENARIVO Richard (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur RAMAHAZOMANANA Serge (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur ANDRIAMIHARISOA Njaka Natrehana (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur RAKOTONIRINA Florent (USAID GHSC-PSM)
‐ Monsieur RAZAFIMAHATRATRA Faly Erick (USAID GHSC-PSM)
‐ Docteur Jovith NDAHINYUKA (UNFPA)
‐ Docteur RAZAFIARISOA Jeannine (SALAMA)
‐ Docteur HERMAN Luc (UCP)
‐ Monsieur RANAIVOSON H Fortuna (UCP)

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