THEME : Traitement des données comptables dans une clinique : cas de la polyclinique de Yopougon.

SOMMAIRE
DEDICACE…………………………………………………………………………. 3
REMERCIEMENTS……………………………………………………………..… 4
AVANT-PROPOS…………………………………………….................................. 5
INTRODUCTION…………………………………………………………….......... 6
PREMIERE PARTIE PRESENTATION DE LA POLYCLINIQUE DE
7
YOPOUGON ………….............................................................................................
CHAPITRE I- HISTORIQUE, MISSIONS ET FONCTONNEMENT……………. 8
I- Historique, Missions. …………………………………………………………….. 8
1- Historique, Fiche d’identité de l’entreprise et statut juridique. ………………… 8
2- Les missions et situation géographique………………………………………….. 8
II- ORGANIGRAMME, COMPOSANTE ET FONCTIONNEMENT. ………….. 9
1- organigramme de la polyclinique de yopougon. ………………………………… 9
2- Composantes ou services proposés par la polyclinique de Yopougon…………... 9
3. Fonctionnement…………………………………………………………............... 9
DEUXIEME PARTIE TRAITEMENT DES DONNEES COMPTABLES..………. 10
CHAPITRE I: PRINCIPES ET PROCEDURE DE LA FACTURATION…………. 11
I. PRINCIPES DE LA FACTURATION…………………………………………… 11
II- LA PROCEDURE DE FACTURATION…………………………………….. 11
III-DEROULEMENT DU STAGE…………………………………………………. 11
CHAPITRE II : MISE EN EVIDENCE DE LA PROCEDURE DE
13
FACTURATION…………………………………………………………………….
I -CAS DES ACTES EXTERNES…………………………………………………. 13
1- L’élaboration des bons médicaux………………………………………………. 13
2- LA VERIFICATION…………………………………………………………... 13
3- LAVALIDATION……………………………………………………………...... 14
4- LE DEPOT DES RELEVES DE FACTURES. ……………………………… 14
. CHAPITRE IV : LE TRAITEMENT DES DONNEES
15
COMPTABLES…….…….
I- L'ENREGISTREMENT DES VENTES…………………………………………. 15
1. Enregistrement et expédition des factures dévente………………..................... 15
2. Le traitement des factures de vente avec le logiciel SGH.…………………….. 15
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 THEME : Traitement des données comptables dans une clinique : cas de la polyclinique de Yopougon.

II – L’ENREGISTREMENT DES ACHATS ET DES DEPENSES…………….. 15

1. Procédure de décaissement……………………………………………………. 15
2. La procédure des fiches d’engagement des dépens…………………………....... 16
2.1. L’exécution de la dépense par la comptabilité selon les soldes des comptes:
16
caisse, banque………………………………………………………………………..
TROISIEME PARTIE CRITIQUES ET SUGGESTIONS………………………… 17
I- LES CRITIQUES………………………………………………………………… 18
1- Au niveau de la communication………………………………………………….. 18
2-Au niveau des produits……………………………………………………………. 18
3- Au niveau du prix………………………………………………………………… 19
II- SUGGESTIONS…………………………………………………………………. 19
1-Proposition d’un plan de communication…………………………………………. 19
a- Objectifs………………………………………………………………………. 19
b- Cible…………………………………………………………………………. 19
CONCLUSION……………………………………………………………………. 22
LISTE DES ABREVIATIONS …………………………………………………….. 23
ANNEXE
24
…………………………..............................................................................

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DEDICACE

Ce travail est la preuve de reconnaissance envers le tout puissant

DIEU ; ma famille précisément à mon père SIMEON N’GUESSAN et à
ma mère BEAN ODILE ainsi qu’aux autres membres de ma famille.

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REMERCIEMENTS

La réalisation de ce rapport est la preuve d’un stage qui s’est bien

déroulé ; et cela a été possible grâce à des responsables de services qui
ont créé les conditions idoines.

Nous adressons donc nos remerciements à :

 Monsieur Kouassi Kossonou ; LE PCA,

 Monsieur Kossonou Ban Ange ;le DG,
 Monsieur Kouame Florentin ; le comptable et mon maitre de stage
 Monsieur COULIBALY ; RH
 Madame BOTTO NATHALIE : la responsable de la facturation
Je tiens à remercier vivement toutes ces personnes qui ont bien voulu
accepter de diriger ces présents travaux sans oublier mes formateurs en
comptabilité

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AVANT-PROPOS
Situé dans la commune de YOPOUGON précisément au millionnaire à
100 m de l’institut des aveugles , l’établissement privé qui a pour vocation de
former les élites ,l’ Institut d’Enseignement Supérieur LE-CAMPUS
Yopougon (IES LE-CAMPUS) est créé en 2018 et dirigéaujourd’hui par Dr
OUATTARA. Ledit Etablissement est agréé par l’Etatde Côte D’ivoire.
Cette excellente grande école prépare plusieurs techniciens supérieurs dans la
quasi-totalité des filières industrielles et tertiaires. Cela dit nous yavons été
admissible au BTS option Finance Comptabilité et Gestion desEntreprises
(FCGE).
C’est suite à une formation de deux (02) ans que nous avons obtenu notre
admissibilité.
Le thème que nous nous proposons de développer en vue de notre
admission définitive est :<<TRAITEMENT DES DONNEES COMPTABLES
DANS UNE CLINIQUE : CAS DE LA POLYCLINIQUE DE
YOPOUGON>>
Nous sommes conscients que malgré les nombreux efforts consentisen
vue de présenter un travail digne de la formation précieuse que nous avons
reçue, il pourrait avoir des insuffisances. Nous sollicitons donc votre indulgence
et vous prions de bien vouloir nous signaler toutesimperfections afin que nous
puissions-nous améliorer.

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THEME : Traitement des données comptables dans une clinique : cas de la polyclinique de yopougon.

INTRODUCTION
La comptabilité est une technique qui permet à partir de la collecte
des données émanant des flux financiers d’une entreprise, de connaitre sa
situation passive et active à une période déterminée et d’en suivre les
variations. En ce sens, le service comptabilité apparait comme l’outil
Essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est dans cette
perspective que l’Etat de côte d’Ivoire, à travers ses établissements
Publics ou privés nationaux (EPN) a mis en place un système de gestion
qui obéit à la même règle. C’est dans ce contexte que la Polyclinique de
Yopougon fonctionne avec une organisation dans laquelle les
informations sont traitées par ordre hiérarchiques. Notre travail
s’attarderadonc sur le circuit et le traitement des données comptables.
D’où le thème : « Traitement des données comptables dans une
clinique : cas de la polyclinique de Yopougon».
Ici, notre travail consistera d’abord à faire la présentation de la
Clinique avant d’exploiter le thème proprement dit ensuite énumérer les
différents travaux effectués et enfin les critiques et les suggestions
éventuelles.
Cette période passée dans cette entreprise nous a permis de rédiger ce
rapport qui s’articule autour de trois parties à savoir :
- La présentation de l’entreprise la Polyclinique de Yopougon;
- L’enregistrement des données comptables
- Enfin une partie comprenant les remarques et suggestions suivies de
l’annexes permettant d’élucider les deux premières parties.

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PREMIERE PARTIE

PRESENTATION DE LA POLYCLINIQUE DE

YOPOUGON

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CHAPITRE I- HISTORIQUE, MISSIONS ET

FONCTONNEMENT

I- Historique, Missions.

1- Historique, Fiche d’identité de l’entreprise et statut juridique.

 Historique

Créée en 2016, la Polyclinique de Yopougon est une entreprise

opérante dans le domaine de la santé. Elle est spécialisée dans la prise en
charge médicale.
 Fiche d’identité de l’entreprise
 NOM : POLYCLINIQUE DE YOPOUGON
 STATUIT JURIDIQUE : S.A.
 DATE DE CREATION : 2015
 SITUATION GEOGRAPIQUE : Yopougon toit rouge
Carrefour Koweït
 ADRESSE : Email : sa.médicale@gmail.com
 TELEPHONE : 27 23 45 08 06 / 07 49 13 13 12
 DOMAINE : Santé.
 MISSION : Prise en charge médical

2- Les missions et situation géographique.

 Les missions
La Polyclinique de Yopougon pour mission la prise en charge médicale,
quel que soit le type de patients (assurés ou non assurés).
 Situation Géographique
La polyclinique de Yopougon est située à Yopougon toits rouges
carrefourKoweït (Côte d’Ivoire, Yopougon district d’Abidjan).
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II- ORGANIGRAMME, COMPOSANTE ET FONCTIONNEMENT.

1- organigramme de la polyclinique de yopougon.

2- Composantes ou services proposés par la polyclinique de Yopougon

 Médecine générale
 Gynécologie –Obstétrique
 Pédiatrie
 O.R.L
 Dermatologie
 Hématologie
 Ophtalmologie
 Néonatologie
 Chirurgie générale
 Chirurgie spécialisée
 Cancérologie
 Réanimation
 Maternité

3. Fonctionnement
La polyclinique de Yopougon est soumise aux règles de fonctionnement des
Etablissements Privés Nationaux (E.P.N) sanitaires, cette polyclinique
fonctionne 24 h sur 24 h sur la base des horaires de travail aménagés pour chaque
catégorie de personnel. Le personnel soumis à ces aménagements horaires
bénéficient des mêmes garanties et sont soumis aux mêmes obligations que
tous les agents de la fonction publique.

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DEUXIEME PARTIE

TRAITEMENT DES DONNEES COMPTABLES

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CHAPITRE I : PRINCIPES ET PROCEDURE DE LA

FACTURATION

I- PRINCIPES DE LA FACTURATION

La facturation est un système mis en place pour établir tous les

documents de ventes d’une entreprise d’où la facture des prestations
vendues par la clinique. elle permet de traiter les bons des actes médicaux
pratiquer par les médecins sur les patients (assuré ou non assuré) à l’aide
d’un logiciel appelé Système de Gestion Hospitalière (SGH).
II- LA PROCEDURE DE FACTURATION

Les procedures de la facturation sont les étapes à suivre de l’entrée du

patient jusqu’à sa sortie. il s’agit de s’assurer que les accords entre les
assureurs et les assurer sont respectés et les conventions entre les
établissements et assureurs sont aussi respecter. La procédure de
facturation prend en compte tous les soins effectués par le patient dès son
entré jusqu’a sa sortie de la polyclinique avant d’envoyer les relevés de
facture aux assurances qui les régleront. La facturation collabore avec tous
les services au sein de l’Etablissement, nous nous ferons fort de vous
détailler dans le déroulement du stage.

III- DEROULEMENT DU STAGE

Le stage est d’une durée de trois (03) mois allant du 05 avril au 05 juillet 2022.
Notre tâche essentielle au cours de ce stage était fondée principalement surLe
traitement des donnés comptables en entreprise précisément dans un centre

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sanitaire d’où la Polyclinique de Yopougon. Il s’agit d’un travail à la chaine

dans lequel interviennent plusieurs services. A la tête, le service Accueil est
chargé d’enregistrer les informations des patients et leurs actespratiqués sur le
logiciel (SGH). Les informations collectées sont les suivantes : son identité,
son adresse, la date et l’heure de son entrée au seinde la polyclinique, l’état civil
et les renseignements de la mutuelle à laquelle il appartient, s’il est Assuré ou
non Assuré. Toutes ces informations sont enregistrées et stockées dans le
logiciel (SGH).
En cas d’Hospitalisation, elles doivent s’assurer de faire parvenir la prise en
charge du patient auprès de son assurance; Ensuite, le service des Infirmiers,
se chargera de créer un dossier pour le patient hospitalisé. Les renseignements
collectés sur ce dossier sont : son identité, son régime (Assuré ou non Assuré),
sa date d’entrée, sa situation géographique et son contact. Ce dossier comprend
toutes les informations sur les actes pratiqués sur le patient, les visites des
médecins en chambre, en un mot c’est un dossier complet.
A la sortie du patient le dossier sera rendu au service de la facturation pour
contrôler, vérifier et taxer tous les actes enregistrés dans le dossier et sur le
logiciel selon le barèmes des actes médicaux des Associations des Cliniques
Privées de Côte d’Ivoire (ACPCI) ou les tarifs préférentiels entrela Polyclinique
et les Assurances.
Enfin, lors de la vérification le service Pharmacie intervient pour actualiserle
montant des médicaments pris par le patient pendant son hospitalisation.

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CHAPITRE II : MISE EN EVIDENCE DE LA PROCEDURE DE

FACTURATION

I -CAS DES ACTES EXTERNES

1- L’élaboration des bons medicaux

Les bons sont des prises en charges accordées par les assurances aux
assurés selon leurs tarifs préférentiels. C’est une fiche qui relate les
informations sur l’acte pratiqué par le patient. On y trouve les identités du
patient, l’assurance a laquelle il en fait partie, le prix, le taux d’assurance…
Lorsqu’un patient se présente pour un acte médical, le service accueil
l’enregistre sur le logiciel et tire le bon de l’acte.

2- CONTROLE DES BONS

La vérification des bons se fait quotidiennement par le service facturation.

Il s’agit de vérifier si le cout de l’acte est identique a celui du tarifs
préférentiel ou du barèmes ACPCI, si le patient a été enregistrer dans son
assurance sur le logiciel(SGH). La vérification des bons se fait de manière
prudente et délicate parce que si un bon est mal traité, l’assurance ne paiera
pas donc il reviendra impayé et cela sera une perte pour la polyclinique.

3- LA VALIDATION

La validation des bons c’est le fait de valider les bons vérifier suivant les
tarifs préférentiels des assurances et le barème des actes médicaux ACPCI
sur le logiciel (SGH). Il s’agit de valider les bons correct et d’apporter des
corrections aux bons mal traités ou incorrects. Apres la validation, la
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facture du bon est imprimée et tirée sur un relevé à la fin du mois pour être
déposé en assurances.

4- LE DEPOT DES RELEVES DE FACTURES.

Les relevés de factures sont imprimés en deux exemplaires, une pour
l’assurance et l’autre appelé souche est pour la polyclinique. Le dépôt des
relevés se fait avant le délai donné par les assurances et chaque assurancea
son délai. Par exemple : le délai de MUDCI est fixé au 5 du mois suivant.

Il s’agit ici de déposer les relevés de factures, les souches pour la décharge,
et les bons des actes dans chaque assurance. Les assurances ont un délai
de 45 jours minimum à compter du jour de dépôt pour le règlement.

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CHAPITRE IV : LE TRAITEMENT DES DONNEES

COMPTABLES

I- L’ENREGISTREMENT DES VENTES

Au niveau des enregistrements, la polyclinique de yopougon fonctionne
avec deux differents logiciels dont le premier sert à enregistrer et à expedier les
différentes factures de ventes et le deuxième sert à créer des numeros des
comptes et à comptabiliser les differents types de services achats et ventes.
1. Enregistrement et expédition des factures de vente

L’enregistrement et expédition des factures de vente se traite avec le

logiciel SGH. Ce traitement rentre dans le système comptable après dépôt
des factures chez les clients. Après cela, les assurances font un retour de
factures déchargées accompagnés des bordereaux dans le but de faire
l’expédition. L’expédition ici se fait par assurance et chaque mois dans le
seul but de pouvoir comptabiliser ce qui a été réglé et connaitre ce qui reste
à régler.
2. Le traitement des factures de vente avec le logiciel SGH.
Ici, les factures de ventes suivent un trajet avant d’arriver à la comptabilité,
et une fois à la comptabilité, nous prenons le soins de les saisis avant tout
autre traitement.
II – L’ENREGISTREMENT DES ACHATS ET DES DEPENSES

1. Procédure de décaissement
La procédure de décaissement n’est rien d’autre que des besoins
provenant de la direction logistique. Ces besoins sont exprimés et arrivent
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à la direction pour que le directeur puisse donner son avis et aprèsces

étapes, le service comptabilité vérifie les comptes caisse et banque avant
de prendre la décision finale.

2. La proceduire des fiches d’engagement des depenses

La procédure des fiches d’engagement des dépenses suit un trajet, le

service logistique exprime les besoins sur une fiche en termes de
dépense.Après cela cette fiche est visitée par la comptabilité et par le
directeur pour une analyse finale avant de valider cet engagement.

1. L’exécution de la depense par la comptabilité selon les

soldes des comptes : caisse, banque.

Ce stade n’est rien d’autre que la comptabilisation des différents

services (achats et ventes) avec le logiciel SAGE.

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TROISIEME PARTIE

PARTIE CRITIQUES ET SUGGESTIONS

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I- LES CRITIQUES

1- Au niveau de la communication

- La communication interne de la polyclinique de Yopougon est basée sur

la communication descendante,
- Les stagiaires ne participent pas aux réunions et aux prises de décisions.

- Inexistence d’un service de communication et Marketing pour faire la

promotion des activités de la Polyclinique,
- Inexistence de carte professionnelle pour le personnel,
- Inexistence de carte de fidélité pour les patients,
- Inexistence de politique de communication externe efficace.
-Pas de suivi des patients après leur passage a la clinique.
-Pas de rigueur dans l’exécution des taches à temps réel à tous les niveaux.

2- Au niveau des produits

Non-disponibilité de certains médecins dans des services entrainant

l’insatisfaction des patients.

Manque de certains produits médicaux nécessaires pour les soins des

patients.
Spécifiquement au niveau de la caisse on constate le manque de logiciels
et de fonds de caisse, aussi nous constatons trop de sorties d’argent
(dépenses).

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3- Au niveau du prix

Les remises de prix sur les produits sont validées par le Manager Général
qui souvent injoignable entrainant une perte de temps et insatisfaction des
clients.
II- SUGGESTIONS
Pour pallier ses insuffisances, nous proposons une stratégie de
communication.

1- Proposition d’un plan de communication

a- Objectifs
- Accroître la notoriété de la polyclinique de Yopougon à 50% ;
- Faire en sorte que dans un délai de 2 ans, les services de la polyclinique
de Yopougon soient perçus par plus de 50% des patients comme l’une des
marques prestigieuses du marché ;
- Accroître le chiffre d’affaire.

b- Cible
Les employés et les patients de la polyclinique.
Cette communication va cibler les employés(en interne) et les patients (en
externe). Au niveau interne : Pour une communication interne éfficace,
l’entreprise devra considérer les trois types de communication à savoir la
communication descendante, la communication ascendante et la
communication horizontale. En effet, le président du conseil d’admiration
(PCA) doit organiser des réunions d’informations. Elles permettent de
communiquer avec le personnel concernant un thème commun, faire

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remonter des informations à la hiérarchie, renforcer la cohésion du personnel.

Elles font l’objet d’un ordre du jour et doivent être complétées par un support
écrit rassemblant toutes les informations échangées afin de ne pas émettre
d’oubli ou de confusion. Nous devons mettre en place uneboîte àidées,
représentée sous forme d’une urne, son but est d’impliquer les salariés de
l’entreprise afin de recueillir leurs idées, projets pour l’entreprise. Les
informations soumises peuvent être anonymes ou non et peuvent concerner
les méthodes de travail, les conditions de travail, l’organisation de
l’entreprise par exemples.
Au niveau de la communication externe: il s'agira pour nous de
transmettre des informations sur l'entreprise (ses valeurs, ses actions, ses
missions) aux partenaires extérieurs afin d'accroitre sa notoriété, d'atteindre
de nouveaux patients ou fidéliser ces derniers et accroitre le chiffre
d'affaire. Pour ce faire, la polyclinique devra utiliser des outils de
communication externe tels que les médiats et hors médiats.

 Communication medias

- Les différentes chaines de radio : pendant les émissions radio ouvertes

aux auditeurs sur nostalgie, frequence2 et radio Côte d’ivoire.
- Affichages : mettre des affiches dans les différents grands carrefours des
communes où les matériels informatiques sont distribués avec les couleurs
et le slogan de l'entreprise.

- La presse : occuper un espace dans les différents journaux du pays à

savoir fraternité matin, Nord-Sud, Soir-infos, les magazines de santé : pour

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faire connaitre l’entreprise la polyclinique de Yopougon et ses services.

 Communication hors medias

- La promotion : doit faire des promotions sur lieu de vente (PLV). Cela
non seulement va permettre de booster les ventes, mais va permettre aussi
de faire connaitre l'entreprise.
Les salons: La présence sur un salon reste un excellent moyen de générer
du business pour les professionnels plus qu’une vente. C’est l’occasion de
prendre un premier contact à relancer ensuite par voie téléphonique plutôt
que d’investir uniquement dans un stand d’exposition classique, participer
aux conférences qui sont organisées sur place et qui drainent de nombreux
clients potentiels. Après une intervention orale, des clients présents dans
l’assistance viendront d’eux-mêmes à votre rencontre. Organiser une
caravane de soins gratuits à l’endroit des populations en général, des
familles démunies, réduira le coût des actes.

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CONCLUSION
Le stage pratique en entreprise accordé aux étudiants de fin de cycle
du Brevet de Technicien Supérieur (BTS), permet à ceux-ci de compléter
leur formation théorique. Son aspect obligatoire répond au souci d’initier
les étudiants à la pratique qu’exigent les entreprises.
Notre stage à la polyclinique nous a permis d’associer nos connaissances
théoriques et académiques aux réalités du terrain (entreprise).
Au terme de ce stage nous sommes heureux d’avoir découvert le
monde des affaires.Il nous a également permis de découvrir le monde du
travail et l’entreprise qui est, certes difficile à cause de sa rigueur mais
passionnant grâce à l’esprit de familiarité qui existe entre le personnel.
Il faut souligner que la gestion comptable au sens actuel est un concept
très vaste qui est quasi presente dans tous les secteurs de l’entreprise.
Nous sortons enrichie de ce stage qui nous a fait prendre conscience de
l’importance du traitement des données comptables comptable au sein
d’une entreprise. Nous espérons que nos observations seront prises en
compte par la direction générale de la polyclinique de Yopougon.

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LISTES DES
ABREVIATIONS
LES SYMBOLES DES ACTES

C : Consultation
CG : Consultation générale
CS : Consultation spécialisée
B : Laboratoire
Z : Radiologie
PC : Pratique
D : Dentiste
KCC : Cotation de l’anesthésisteK :churigie
AMK : Kinesiste thérapie
AMI : acte infirmier
VS : Visite médicale
V : Visite
NA : Non assuré
A : Assuré
CPN : Consultation prénatale
ECHO : Echographie
AB : Analyse biographique
CP : Consultation pédiatrie
CGY : Consultation gynéco graphique

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ANNEXES

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