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    Gestion de Projet Cours 2

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    Samba Keita
    Ce document traite de l'organisation d'événements. Il décrit les étapes clés de la planification comme la recherche de financement, la gestion de projet, la communication et le bilan. Les outils présentés incluent les diagrammes de Gantt et les logiciels de collaboration.

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    Gestion de projet

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    Gestion de projet cours 2

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    L’ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT:

    FEUILLE DE ROUTE
    SÉANCE 2
    • 1) Réaliser une demande de
    subvention
    • 2) Demander des aides privées
    La recherche de • Les avantages pour les entreprises

    financements • Cibler, contacter et intéresser les


    sponsors
    • Relancer, suivre l’avancée du dossier
    Rétroplanning, diagramme de Gantt

    Les outils de Comptes-rendus de réunion


    la gestion
    de projet Outils collaboratifs : Google Drive, Dropbox

    … et le bon vieux cahier et post-its, pour


    garder une trace des tâches faites et à faire
    Exemples de diagrammes de Gantt

    Source : Management de projets événementiels, Philippe Claveau, p.122-123


    Comment faire un diagramme de Gantt
    • Logiciels spécialisés : Trello, Asana, Lucidchart…
    • Sur Excel
    • Sur Canva
    Le jour J

    Fournir une liste des


    Réaliser un repérage
    Faire un planning contacts importants
    sur le terrain au
    heure par heure aux bénévoles et/ou
    préalable
    participants

    Savoir gérer les


    Être joignable … Et profiter !
    imprévus
    Après l’événement
    • Mettre par écrit le déroulé de l’événement
    • Faire un bilan de ce qui a fonctionné / des problèmes rencontrés
    • Capitaliser l’information : réunir les contacts et infos nécessaires pour le
    reconduire
    • Réaliser une enquête de satisfaction
    • Remercier le public / les participants (par mail, sur les réseaux sociaux…)
    • Réaliser un aftermovie

    Exemple de bilan disponible sur Moodle


    Pour résumer
    • Les grandes phases d’un événement :
    - Gestion financière, budget
    - Gestion logistique, réalisation des plannings, relations avec les participants, sélection de
    fournisseurs, passage de commandes…
    - Gestion commerciale, recherche & suivi sponsors…
    - Gestion administrative et réglementaire, demande d’autorisations, assurances…
    - Gestion de la communication : sélection et réservation d’emplacements publicitaires, gestion des
    relations publiques, relations avec la presse…
    - Gestion des bénévoles

    - Chacune de ces tâches peut être attribuée à une personne.


    COMMUNIQUER SUR UN ÉVÉNEMENT
    Comment déterminer les cibles ?
    • Les cibles directes ou cœur de cible
    • Les cibles indirectes ou secondaires
    • Ne pas oublier la communication interne
    • Décrire les cibles : les catégories socioculturelles
    • Age
    • Genre
    • Ressources financières, pouvoir d’achat
    • Situation familiale
    • Centres d’intérêt
    • Catégories socio-professionnelles
    • Catégories politiques, associatives
    et médiatiques
    Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir
    ses actions de communication », 2012
    Construire un référentiel de ciblage

    > À quel public s’adressent directement les actions de communication et quel est le
    public qui contribue à les véhiculer ?
    > Quelles sont les caractéristiques des cibles à viser : sont-elles
    socioprofessionnelles, commerciales, politiques… en bref quel est le profil auquel je
    veux m’adresser ?
    • Ne pas multiplier les cibles : aller à l’essentiel
    • Ne pas oublier les cibles indirectes (journalistes)

    Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir


    ses actions de communication », 2012
    Supports de com’ et plan média
    • Le plan de communication • Relations presse
    • Coordination des actions, vision • Réaliser un communiqué de
    stratégique presse, voire un dossier de presse
    • Répond aux questions Quoi ? À qui et
    pourquoi ? Comment ? Combien et quand ? • Après l’événement : mesurer la
    • Mise en place d’un calendrier performance du plan média
    • Enquêtes
    • Le media planning
    • Réserver tôt • Analyse des statistiques web
    • Identifier la cible, cerner le message • Analyse de l’engagement sur les
    approprié réseaux sociaux
    • Identifier les moyens à investir
    • Supports « hors média » / média
    Construire une identité de communication
    • Elle doit être : • Agit via:
    • Simple; • La présentation (aspect
    • Représentative; visuel);
    • Cohérente; • L’univers / les valeurs de
    • Différente.
    référence.

    Source : Marie-Christine Sarboni, « Réussir


    ses actions de communication », 2012
    Exemple d’identité de communication :
    la charte graphique du NL Contest

    Affiche
    Page Facebook
    L’exemple des Eurockéennes de Belfort

    Site Web

    Affiche
    Ressources pour aller plus loin

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