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[BASE DE CONNAISSANCE]

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LE FICHIER D’ETAT CIVIL

LES BASES
Collectivité Territoriale
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VERSION 1 – 14/05/2024

COLLECTIVITE TERITORIALE
Objet Pour donner suite à plusieurs demandes concernant la
possibilité d’extraction de données provenance du fichier d’État
Civil, géré par les Mairies, nous avons souhaité faire un point et
dresser une vue d’ensemble des pratiques possibles.

Objectifs • Clarifier les types de données contenues dans les fichiers

d’état civil
• Explorer les diverses utilisations
• Détailler les procédures pour accéder à ces données

Liste de diffusion Collectivités Territoriales

Table des matières

1.1. Comprendre l’utilisation des fichiers d’état civil ____________________________3
1.1.1. Qu’est qu’un fichier d’état civil ? _____________________________________________ 3
1.1.2. Qu’est-ce qu’il contient ? ___________________________________________________ 3
1.1.3. Qui peut accéder aux données d’état civil ? ____________________________________ 4
1.1.4. Quelles sont les conditions d’accès aux informations d’état civil ? __________________ 5
1.1.5. Les obligations d’information des personnes (RGPD) _____________________________ 5
1.2. Les points essentiels concernant le fichier d’état civil ________________________7
1.2.1. Création et tenue des registres ______________________________________________ 7
1.2.2. Publicité de ces registres ___________________________________________________ 7
1.2.3. Informatisation des registres ________________________________________________ 7
1.2.4. Réglementation RGPD _____________________________________________________ 7
1.2.5. Rectification et changement ________________________________________________ 7
1.3. Sur l’utilisation des données d’état civil ? __________________________________8
1.4. Sur la communication des données d’état civil ? ____________________________8
1.4.1. La transmission des données à des « Tiers » ____________________________________ 8
1.4.2. La publication (presse, mariages, décès) _______________________________________ 8
1.5. Sur la conservation des données _________________________________________9

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1.1. Comprendre l’utilisation des fichiers d’état civil

1.1.1. Qu’est qu’un fichier d’état civil ?

Les fichiers d'état civil sont des registres officiels qui contiennent des informations
détaillées sur les événements vitaux des individus, tels que les naissances, les
mariages, les décès, et parfois les divorces, les adoptions, et les reconnaissances
d'enfants.
Ces registres sont essentiels pour l'administration publique car ils servent de preuve
officielle des circonstances et changements dans la vie civile des personnes.
Ils permettent aux citoyens d'exercer leurs droits et facilitent la gestion de nombreux
services publics, de la planification urbaine et de l'allocation des ressources.
En France, l'état civil est encadré principalement par le Code civil, notamment les
articles 34 à 57 qui détaillent les règles de tenue et de conservation des registres
d'état civil.

1.1.2. Qu’est-ce qu’il contient ?

C’est un registre officiel qui documente les événements vitaux des citoyens. On
retrouvera :
1.1.2.1. Les actes de naissance
Informations sur l'enfant : Nom, prénoms, date et lieu de naissance
Informations sur les parents : Noms, prénoms, professions, et domiciles des
parents
Déclarations et témoignages : Identités des déclarants et des témoins
présents lors de l'enregistrement de la naissance
1.1.2.2. Les actes de mariage
Informations sur les époux : Noms, prénoms, dates de naissance,
professions, et domiciles des futurs époux
Détails de la cérémonie : Date et lieu du mariage
Témoins et consentements : Noms et signatures des témoins, ainsi que la
confirmation du consentement des époux
1.1.2.3. Les actes de décès
Informations sur le défunt : Nom, prénoms, date de naissance, profession,
domicile et, le cas échéant, le nom du conjoint
Détails du décès : Date, heure et lieu du décès
Déclarant : Identité de la personne qui a déclaré le décès et son lien avec le
défunt, s'il y en a
1.1.2.4. Les actes de reconnaissances
Enfant : Informations sur l'enfant reconnu
Parent reconnaissant : Identité du parent qui effectue la reconnaissance

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 1.1.2.5. Les actes d’adoptions
Informations sur l'adopté et les adoptants : Noms, prénoms, et résidences
Détails de l'adoption : Date de l'adoption et informations judiciaires ou
administratives pertinentes
1.1.2.6. Les actes de divorces
Informations sur les époux : Noms et prénoms
Détails du divorce : Date du jugement et autorité le prononçant
1.1.2.7. Les actes de changement de Nom ou de rectification
Anciennes et nouvelles informations : Détails avant et après le changement
ou la correction
Autorisation : Documentation de l'autorisation légale ou judiciaire pour le
changement

1.1.3. Qui peut accéder aux données d’état civil ?

L'accès aux données contenues dans les registres d'état civil est réglementé pour
protéger la vie privée des individus tout en permettant la vérification de l'identité et
des statuts civils nécessaires pour diverses procédures administratives et légales.
1.1.3.1. Les personnes concernées
En effet, les individus ont le droit d'obtenir des copies intégrales ou des
extraits de leurs propres actes d'état civil (actes de naissance, de mariage,
de décès) et ceux de leurs ascendants, descendants ou conjoints, pour
autant qu’ils puissent justifier de leur identité et de leur lien avec la personne
concernée par l’acte.
1.1.3.2. Les autorités publiques
Des entités telles que les tribunaux, les administrations publiques, et parfois
les forces de l'ordre peuvent accéder aux registres d'état civil dans le cadre
de leurs fonctions officielles.
1.1.3.3. Le service d’état civil de la marie
Ce service est le principal gestionnaire des registres d'état civil. Il s'occupe
de la rédaction des actes, de leur conservation, ainsi que de la délivrance de
copies ou d'extraits de ces actes aux citoyens et autres entités autorisées.
1.1.3.4. Les services sociaux de la Mairie
Les services sociaux municipaux peuvent accéder à certaines informations
d'état civil pour des raisons de prestation de services sociaux, par exemple
pour aider à la gestion des aides sociales, vérifier l'éligibilité à certains
programmes, ou dans le cadre de procédures d'adoption gérées localement.
1.1.3.5. Le service des affaires juridiques de la Mairie
Pour les besoins de défense et de représentation légale de la municipalité, le
service juridique peut requérir l'accès à des documents d'état civil.
1.1.3.6. Les services de planification et de statistique de la Marie
Ces services peuvent utiliser des données agrégées issues des fichiers
d'état civil pour la planification urbaine, le développement des infrastructures,

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 et la réalisation de statistiques démographiques nécessaires à diverses
évaluations et planifications municipales.
1.1.3.7. Les notaires
Les notaires peuvent accéder aux actes d’état civil pour établir la preuve de
filiation, le statut marital ou la succession en vertu de leurs fonctions légales
de certification et d'exécution des dispositions testamentaires.
1.1.3.8. Les chercheurs et généalogistes
Pour des raisons de recherche historique ou généalogique, l'accès aux actes
de plus de 75 ans (100 ans pour certains documents sensibles comme les
reconnaissances d’enfants naturels) est ouvert à toute personne sans
nécessité de justifier d'un lien de parenté.
1.1.3.9. Les usages juridiques et administratifs
Dans des cas spécifiques, comme les procédures de divorce ou d'adoption,
les avocats ou les agents administratifs peuvent demander l’accès à certains
actes pour leurs clients, avec justifications appropriées.
1.1.3.10. Restrictions et confidentialité
Il est important de noter que même si l'accès est permis, il est encadré
strictement par la loi pour protéger la confidentialité et la sécurité des
données personnelles.
ð Tout abus ou utilisation inappropriée des données d’état civil peut
entraîner des sanctions juridiques.

1.1.4. Quelles sont les conditions d’accès aux informations d’état civil ?
1.1.4.1. Il faut justifier la demande
Une nécessité légale ou administrative, un le lien direct avec la personne
concernée.
1.1.4.2. La demande doit être formelle
La plupart des demandes doivent être soumises par écrit, en indiquant
clairement les raisons de la demande et les spécificités des documents
requis.
1.1.4.3. Respect de la confidentialité et limitation de l’accès
La plupart des demandes doivent être soumises par écrit, en indiquant
clairement les raisons de la demande et les spécificités des documents
requis.

1.1.5. Les obligations d’information des personnes (RGPD)

Les personnes doivent être clairement informés des processus de traitement de
leurs données d'état civil.
Conformément au Règlement Européen (RGPD), l'exigence d'informer les
personnes est renforcée.
Les informations suivantes doivent être communiquées :
• Le nom et les coordonnées du responsable de traitement

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 • Les objectifs du traitement des données, notamment la création, la
conservation, la mise à jour, et la délivrance des actes d'état civil, ainsi que
la base juridique de ces opérations, spécifiée par le Code civil, en particulier
l'article 40
• L'obligation de fournir ces données
• Les destinataires des données, conformément aux dispositions légales (par
exemple, le service municipal de l'état civil, l'INSEE, etc.)
• La période de conservation des données
• Les droits disponibles de l'administré
• Les coordonnées du délégué à la protection des données
o Il est conseillé d’avoir une adresse générique et facilement
transmissible, par exemple dpo@maville.fr
• La possibilité de déposer une réclamation auprès de la CNIL
En outre, les collectivités doivent assurer aux personnes concernées la possibilité
d'exercer facilement et effectivement leurs droits d'accès et de rectification, selon
les modalités prévues par la réglementation en vigueur en matière d'état civil.
Étant donné que les fichiers d'état civil sont maintenus en réponse à une obligation
légale, le droit d'opposition n'est pas applicable.

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1.2. Les points essentiels concernant le fichier d’état civil

1.2.1. Création et tenue des registres

Les actes d'état civil doivent être rédigés immédiatement après la déclaration d'un
événement (naissance, mariage, décès) par un officier d'état civil, généralement le
maire ou un adjoint au maire de la commune où l'événement a eu lieu.
ð La CNIL nous rappelle que la tenue des registres d’état civil constitue une
obligation pour les Maires (Obligation légales : Le droit d’opposition ne
s’applique pas).

1.2.2. Publicité de ces registres

Les informations contenues dans les registres d'état civil sont généralement
publiques, sous certaines conditions et après certains délais, sauf exceptions qui
concernent la protection de la vie privée des personnes.

1.2.3. Informatisation des registres

Avec l'avènement des technologies numériques, il y a eu une transition vers
l'informatisation des registres d'état civil pour faciliter l'accès, la gestion et la
conservation des données.

1.2.4. Réglementation RGPD

Depuis l'adoption du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) par
l'Union européenne en 2018, les données personnelles contenues dans les
registres d'état civil doivent être traitées et protégées selon les principes de la
protection des données personnelles.
ð Cela inclut la limitation de l'accès aux données, leur sécurisation et le droit
pour les individus de demander l'accès à leurs données personnelles, leur
correction ou leur suppression sous certaines conditions.

1.2.5. Rectification et changement

Le Code civil prévoit également des procédures pour la rectification d'erreurs et la
mise à jour des informations dans les registres d'état civil.

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1.3. Sur l’utilisation des données d’état civil ?

L’usage est, par défaut, limité.

En effet, « les données personnelles enregistrées par les services d’état civil,
à l’occasion de l’établissement ou de l’actualisation d’un acte, ne doivent être
utilisées que pour l’accomplissement des missions dont sont investis les
maires en leur qualité d’officier de l’état civil ».
ð Une utilisation en dehors de ce champ d’application sera donc qualifiée de
« détournement de finalité ».

1.4. Sur la communication des données d’état civil ?

1.4.1. La transmission des données à des « Tiers »

Ces données ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en
connaître (administrations, délégataires ou particuliers qui en font la demande) en
vertu de dispositions légales, dans les conditions et pour les finalités prévues par
celles-ci.
ð La transmission de ces données, en dehors de ce champ d’application, n’est
donc pas autorisée.

1.4.2. La publication (presse, mariages, décès)

Par défaut et sans accord de la personne, les données ne peuvent pas être utilisé
par les élus à des fins de message (félicitation, condoléance ou publication dans la
presse).
ð Demander l’accord des personnes au moment de l’inscription sur le registre.
Exemple de formule pouvant être adoptée
afin de recueillir le consentement des personnes
« La mairie de […] vous propose de faire part de la naissance de votre
enfant, de votre mariage, ou du décès de votre proche dans le bulletin
municipal. Afin de respecter votre vie privée, cette diffusion nécessite
votre accord.
M., Mme […] (Nom, Prénom) accepte qu'une information relative à
l'événement d'état civil déclaré ce jour soit publiée dans le bulletin
municipal.

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1.5. Sur la conservation des données

Une attention doit être prise sur la conservation de ces actes et de ce registre
(informatique, papier et signature manuscrite).
Les registres d'état civil sont clôturés annuellement par l'officier d'état civil.
Un exemplaire est conservé aux archives municipales tandis que l'autre est
transmis au greffe du tribunal de grande instance dans le mois suivant leur clôture.
ð Toutefois, si une gestion informatisée est mise en place conformément au
décret de 2017, la duplication des registres n'est pas requise.
L'exemplaire conservé dans les archives de la commune est maintenu selon les
conditions stipulées par le Code du patrimoine, similairement aux tables décennales
(articles L.212-11 et L.212-12).
Quant à l'exemplaire remis au greffe du tribunal de grande instance, il est gardé
pendant soixante-quinze ans avant d'être transféré aux archives départementales.
Ces registres et les données qu’ils contiennent doivent être conservés dans des
conditions garantissant leur sécurité (confidentialité, intégrité et disponibilité) et le
respect des dispositions légales applicables (par ex. celles du décret du 6 mai 2017
relatif à la gestion informatique de l’état civil).

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