Procès-verbal

de réunion :
le guide complet
pour bien rédiger
ce compte rendu de
réunion formel

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 Table of contents

1 Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?

2 Quand rédiger un procès-verbal de réunion ?

3 Comment rédiger un procès-verbal de réunion ?

- Style et approche générale d’un procès-verbal de réunion

- Éléments essentiels du compte rendu de réunion
- Approbation du procès-verbal de réunion
- Publication et droits d’accès au procès-verbal
de réunions
- Pour terminer : checklist pour un procès-verbal de
réunion efficace

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1. Qu’est-ce qu’un
procès-verbal de réunion ?

Le procès-verbal d'une réunion est communément reconnu comme le compte

rendu d’une réunion formelle, incluant des informations sur le processus de
prise de décision et les décisions, actions et responsabilités résultantes. Il est
généralement rédigé par un secrétaire ou un participant à la réunion à qui la
responsabilité de sa rédaction a été confiée.

Les procès-verbaux des réunions, en particulier ceux du comité exécutif et du

conseil d'administration, sont reconnus comme des documents officiels par
les tribunaux et les auditeurs. Dans de nombreux cas, si une entreprise doit se
rendre au tribunal pour défendre ou nier une position, celui-ci s'appuie sur le
procès-verbal de la réunion. Lorsqu'une entreprise prend une décision et ne
l'enregistre pas dans le procès-verbal, le tribunal peut écarter cette décision des
preuves.

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2. Quand rédiger
un procès-verbal
de réunion ?
La question de savoir quand rédiger un procès-verbal de réunion varie en
fonction de plusieurs facteurs distincts :

• Le type de réunion,
• La région où se tient la réunion,
• Le secteur de l'organisation, et
• Le statut de l'organisation.

Par conséquent, avant la tenue de toute réunion, il est important que toutes les
parties concernées comprennent l'importance et l’objectif de la réunion, le rôle
de chaque participant et leurs obligations légales respectives.1

Par exemple, en France, la recommandation officielle de l'IFA, l'Institut français

des administrateurs, est de formaliser les procès-verbaux des réunions du
Conseil d'administration. D'autre part, l’ICSA, l'Institut sur la gouvernance,
définit spécifiquement les réunions du Conseil d'administration comme "la forme
la plus élevée de prise de décision interne d'une organisation". Selon cette
définition, les procès-verbaux des réunions sont considérés comme le compte
rendu interne le plus exact de ces dernières.2

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3. Comment rédiger un
procès-verbal de réunion ?

Style et approche générale d’un

procès-verbal de réunion
De nombreux éléments doivent être pris en considération en ce qui concerne le
style de rédaction et le format des procès-verbaux de réunions. Les voici ci-
dessous :

Le niveau de détails
D'après les experts en science des réunions - avis que nous partageons - les
procès-verbaux de réunions ne devraient pas se concentrer sur un niveau de
détails trop élevé, sous peine de créer de la confusion chez les personnes
qui les lisent. D'un autre côté, le procès-verbal ne doit pas être trop vague et
général non plus.

Ainsi, assurez-vous de trouver le bon niveau de détails : notez non seulement

ce qui a été discuté pendant la réunion, mais veillez aussi à bien enregistrer
les mesures qui ont été prises suite aux débats (décisions, tâches et
responsabilités).3 Ceci permettra par la suite de favoriser un meilleur suivi des
décisions et de l’exécution.

Lorsque vous rédigez un procès-verbal de réunion, gardez à l'esprit les

recommandations suivantes :

• Chaque point de l'ordre du jour doit être expliqué en détail, y compris le nom
du responsable de chaque point, ainsi que, en cas de vote, ceux qui ont
voté pour, contre et se sont abstenus.
• Le procès-verbal doit contenir des détails essentiels, notamment les noms
des participants et des parties prenantes externes, leur rôle dans la réunion,
ainsi que les documents utilisés ;
• Consignez la date, l'heure et le lieu de la réunion, un aperçu des
discussions, le contexte et l’objectif de la réunion, les conclusions des
réunions précédentes, les décisions prises et les tâches et décisions qui en
découlent.

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Le temps des verbes
Vous devez toujours rédiger les procès-verbaux des réunions en utilisant le
passé avec des verbes au conditionnel qui font référence à des actions futures
possibles.4

Ayez à portée de main un guide de rédaction

Votre organisation doit disposer d'un guide de style qui vous indique comment
utiliser les caractères gras et les majuscules pour des mots clés tels que
: Approuvé, Décidé, Résolu, Noté Accepté, et Convenu, etc. Vous devez
enregistrer toutes ces actions avec leur(s) conclusion(s).5

Mots utiles et acronymes

Les procès-verbaux doivent être rédigés aussi clairement et concis que
possible. Les adjectifs inutiles, le langage ambigu et les acronymes non définis
devraient être évités. En outre, vous devez également éviter toute référence ou
terminologie interne à l'entreprise, sauf si cela est absolument nécessaire.6

Éléments essentiels du
compte rendu de réunion
Les procès-verbaux incluent des éléments essentiels qui apparaissent non
seulement dans son corps, mais aussi au début et à la fin. Les voici :

Éléments au début du procès-verbal

Avec l'augmentation de la durée et de la fréquence des réunions au cours des
50 dernières années, les dirigeants passent aujourd'hui 23 heures par semaine
en réunion.7 Toutefois, ces heures supplémentaires passées en réunion ne sont
pas toutes efficaces.8

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Les réunions sont considérées comme efficaces lorsqu'un objectif est fixé à
l'avance et que les points de l'ordre du jour de la réunion reflètent cet objectif.
Il faut aussi inclure le partage des documents de référence pour chaque point
afin que les participants puissent se préparer correctement avant le début de la
réunion :

En plus de cela, partagez des informations préliminaires telles que :

• La date de la réunion ;
• L’heure et le lieu de la réunion ;
• Si la réunion est sous format présentiel, hybride ou à distance ;
• Les fonctions complètes des personnes présentes ainsi que leur rôle lors de
la réunion ;
• La présence éventuelle d'un quorum (conformément aux statuts de
l'organisation).

Éléments à la fin du procès-verbal

Une fois la réunion terminée, vous devez publier et distribuer le procès-verbal
de la réunion et le plan d'action établi. En faisant cela immédiatement après la
réunion, vous vous assurez que les détails du procès-verbal sont exacts et vous
encouragez tous les participants à se responsabiliser quant aux actions et à
commencer à les exécuter.9

Les meilleures pratiques en matière de gestions des réunions montrent que pour
la conclusion du procès-verbal de la réunion, vous devriez également envisager
d'enregistrer les informations suivantes :10, 11

• L'heure à laquelle la réunion s'est terminée ;

• Les noms du responsable de la réunion et du rédacteur du procès-verbal ;
• Les noms de tous les membres présents et la raison pour l’absence
des autres ;
• Un résumé rapide du procès-verbal et des conclusions des réunions
précédentes ;
• L'ordre du jour de la réunion ; dont chaque point est résumé en 1-2 lignes ;
• Toute décision prise, ainsi que le nom de la personne chargée de chaque
action qui en découle ;
• La date et l'heure de la prochaine réunion.

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Éléments au corps du procès-verbal
Lorsque l'on réfléchit à la manière de rédiger un procès-verbal de réunion, il est
important de se rappeler que les procès-verbaux sont des comptes rendus de
décisions stratégiques essentielles et que ces décisions doivent être comprises
par ceux qui n'ont pas assisté à la réunion.12

Communiquez les décisions et leur contexte : en tant que rédacteur du procès-

verbal, l'un de vos plus grands défis est de communiquer à la fois le processus
de prise de décision et les décisions prises, sans trop entrer dans les détails.
En outre, vous devez garder à l'esprit que les procès-verbaux des réunions - en
particulier ceux du comité exécutif et du conseil d'administration - sont reconnus
par les tribunaux comme des enregistrements juridiques. Il est donc important
d’être exact et concis sur ce point.

Incluez l’ordre du jour : l'ordre du jour de la réunion est un élément crucial

dans le corps du procès-verbal. Avec ce dernier, qui sert de soutien et de fil
conducteur, le responsable de la réunion peut donner le ton juste et positif pour
que la réunion soit productive, en commençant par exemple en demandant aux
participants leur avis sur chaque point.13

Lorsque vous incluez l’ordre du jour, il est aussi intéressant d'examiner le

procès-verbal de la dernière réunion.14 Cela permet d'assurer la continuité sur un
défi spécifique à relever, ou des objectifs à atteindre.

Le responsable de la réunion doit ainsi faire de son mieux pour diriger et animer
la réunion, en gardant les discussions ciblées sur les points de l’ordre du jour,
dans les temps, et en évitant les biais à la prise de décision.

Vote et décisions : l'ordre du jour de la réunion est approuvé par un vote des
participants et signé par le responsable de la réunion, et les changements ne
sont possibles que par consentement général, ou par un vote à la majorité des
deux tiers.15

En outre, les décisions finales de la réunion doivent être enregistrées ainsi que
certains noms spécifiques des présentateurs relatifs à des points donnés de
l'ordre du jour. Selon les experts, les rédacteurs de procès-verbaux, tels que les
secrétaires d'entreprise, ne doivent enregistrer le nom de personnes spécifiques
dans le procès-verbal de la réunion que si elles se sont exprimées, si elles font
une recommandation ou si elles ont une expérience professionnelle spécifique
sur un sujet.16

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Robert’s Rule of Order:
les décisions ne sont pas prises par des individus isolés, mais par un groupe
- ou quorum. Le Robert's Rule of Order, considéré comme la norme pour la
gestion des réunions aux États-Unis, définit ainsi le quorum.17

Vote majoritaire du quorum : La plupart des comités de direction précisent les

conditions du quorum dans leurs statuts individuels. Un vote majoritaire du
quorum signifie qu'une décision a été prise. Mais, parfois, ce vote majoritaire
n'est pas atteint - parce que tous les membres du quorum ne se présentent
pas à la réunion, par exemple. Bien que les affaires officielles ne puissent
être menées en l'absence de quorum, il existe des exceptions, comme la
définition du quorum par le conseil ou la décision de lever la séance. Le procès-
verbal de la réunion doit refléter tout débat ou discussion qui a eu lieu, sans
mentionner les noms individuels des administrateurs ou des intervenants - sauf
demande expresse de ces derniers. L'idée sous-jacente est de démontrer que
la discussion a abouti à un consensus tout en évitant de pointer du doigt un
individu - et de risquer sa responsabilité à tout moment à l'avenir.18 En outre,
l'enregistrement des discussions doit faire une distinction claire entre les sujets
importants et les questions habituelles.

Dissidence : une autre exception à l'obligation de nommer les personnes est

le cas de la dissidence. Étant donné que la plupart des résolutions du comité
exécutif et du conseil d'administration sont unanimes, il est essentiel de
nommer les personnes qui s'abstiennent ou qui sont dissidentes afin de refléter
fidèlement le débat.19 Lorsque cela est demandé, les noms des personnes
dissidentes spécifiques doivent être enregistrés dans les procès-verbaux des
réunions avec la raison de leur opinion dissidente.20

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Responsabilités liées à l'exécution : en outre, les rédacteurs de procès-verbaux
peuvent inclure les noms des personnes responsables d'actions spécifiques
pour l'exécution des décisions à enregistrer. Certains comités disposent même
d'un calendrier distinct pour les actions, qui comprend les personnes qui en
sont responsables, ainsi que les délais correspondants. Il est essentiel d'inclure
le calendrier car il s'agit d'une partie essentielle de l'exécution des actions
convenues. L'inclusion d'un calendrier dans le procès-verbal de la réunion
contribue également à responsabiliser la direction.21

Abstention : l'abstention en raison d'un conflit d'intérêts est un autre cas où les
noms des personnes doivent être consignés dans le procès-verbal de la réunion.
Il n'est pas nécessaire d'enregistrer la raison du conflit d'intérêt de l'individu
dans le procès-verbal de la réunion.22 Les administrateurs, en particulier, doivent
faire de leur mieux pour éviter les situations dans lesquelles leurs intérêts
personnels sont en conflit avec ceux de la société. Cela n'est pas toujours
possible, et lorsqu'un conflit d'intérêt survient et ne peut être évité, il incombe
au secrétaire général de se renseigner sur les mesures que l'administrateur peut
prendre en vertu de la loi (par exemple, informer le conseil d'administration et
voter ou s'abstenir complètement de voter).23 Lorsque cela est nécessaire, les
administrateurs doivent déclarer leur intérêt et le faire autoriser par les autres
administrateurs - soit en personne, lors d'une réunion, soit par écrit.24 Il peut
alors être discuté et enregistré dans le procès-verbal de la réunion suivante.

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Approbation du procès-verbal de réunion
Après une réunion, le rédacteur du procès-verbal, ou dans le cas des réunions
du conseil d'administration, le secrétaire général, est chargé de veiller à ce que
les projets de procès-verbaux soient examinés et approuvés par les participants.
Une fois l'examen terminé, le procès-verbal de la réunion peut être distribué à
tous les participants.25

Les procès-verbaux sont souvent approuvés officiellement lors de la réunion

suivante.26 Une fois qu'ils sont approuvés, ils ne peuvent plus être modifiés,
à moins qu'une autre réunion ne soit organisée, et la modification est notée
dans le procès-verbal de cette réunion.27 En outre, dans le cas des réunions du
conseil d'administration, il incombe au secrétaire général de conserver une copie
permanente de ces procès-verbaux finalisés pour l'organisation.28

Le processus de révision des procès-verbaux, ainsi que leur approbation, est

beaucoup plus rapide avec l’aide d’une solution centralisée et numérique, que
ce soit pour le conseil d’administration ou pour les équipes de direction. Ceux-ci
peuvent être facilement tracés - ce qui peut être particulièrement important dans
les cas où les procès-verbaux de réunion sont utilisés devant les tribunaux.

Une solution de gestion des réunions facilite donc ce processus, en plus de

permettre un gain de temps et d'efficacité considérables : les procès-verbaux
peuvent être approuvés peu de temps après la réunion, ce qui accélère
l'exécution des tâches de suivi.29

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Publication et droits d’accès
au procès-verbal de réunion
Les procès-verbaux de réunion contiennent souvent des informations
importantes et sensibles concernant le fonctionnement interne d'une
organisation. C'est pourquoi il existe différentes politiques qui précisent
clairement quelles parties sont autorisées à y accéder.

Au Royaume-Uni, par exemple, les procès-verbaux sont considérés comme des

documents internes de l'entreprise et les PDG, les comités et les membres du
conseil d'administration sont autorisés à y accéder, mais pas les actionnaires.
Il existe toutefois des exceptions à cette règle. Certains organismes de
réglementation ont commencé à publier les procès-verbaux sur le site web
de leur entreprise, et les auditeurs ont parfois besoin de les consulter pour
compléter leur inspection. Certaines organisations résolvent le problème de
l'octroi de l'accès à des tiers, tout en protégeant la confidentialité, en limitant
l'accès aux partenaires d'audit principaux, ou en accordant un accès visuel
uniquement si les documents sont accessibles sous forme numérique.30

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Pour terminer : checklist pour
un procès-verbal de réunion efficace
Maintenant que nous avons exploré le contexte du procès-verbal de réunion et
examiné en profondeur les différents éléments qui le composent, nous avons le
plaisir de partager avec vous une courte checklist à utiliser lors de la rédaction
de vos procès-verbaux de réunion :31

Le nom de l'organisation ;

L'heure, la date et le lieu de la réunion ;

L'objectif de la réunion ou le résumé de l'ordre du jour ;

Le nom des participants, ainsi que leur rôle dans la réunion ;

Les noms des personnes absentes de la réunion et la raison de leur absence ;

Si le quorum a été atteint ou non ;

Un registre clair des résolutions demandées et si elles ont été exécutées ou

rejetées, ainsi que le nom du membre qui a demandé, s'est abstenu ou a
rejeté la résolution ;

S'il y a eu un conflit d'intérêts ;

L'heure à laquelle la réunion s'est terminée ;

La date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion.

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 Sources

1 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting

meetings. September 2016.
2 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
3 Panning, Jeanette. Do’s and Don’t for Meeting Minutes. ASAE. September/
October 2016 Issue.
4 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
5 Releise, Dossier. Le procès-verbal du conseil d’administration en 15 questions/
réponses. Les Echos Entrepreneurs. May 13, 2013.
6 Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals. Corporate
Minutes: A Publication for the Corporate Secretary. February 2014.
7 Sherpany website. Breaking away from today’s meeting madness.
February 28, 2019.
8 Heathfield, Susan M. How to Run Effective Business Meetings That Produce
Results. The Balance. October 22, 2018.
9 Releise, Dossier. Le procès-verbal du conseil d’administration en 15 questions/
réponses. Les Echos Entrepreneurs. May 13, 2013.
10 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
11 Jay, Antony. How to Run a Meeting. Harvard Business Review.
March 1976 Issue.
12 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
13 Shekshnia, Stanislav and Zagieva, Veronika. The 3 Es of Effective Board
Leadership. Knowledge. Insead: The Business School for the World.
August 24, 2017.
14 Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals. Corporate
Minutes: A Publication for the Corporate Secretary. February 2014.
15 Article 11-A. The Order of a Business Meeting. West Side Toastmasters Meeting.

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16 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
17 Robert’s Rules Online. RulesOnline.com. 2013.
18 Corporate Board Minutes: A Director’s Guide. National Association of Corporate
Directors. 2013.
19 Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals. Corporate
Minutes: A Publication for the Corporate Secretary. February 2014.
20 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
21 Corporate Board Minutes: A Director’s Guide. National Association of Corporate
Directors. 2013.
22 Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals.
Corporate Minutes: A Publication for the Corporate Secretary. February 2014.
23 Pearse Trust. A Conflict of Interest: When & How to Make the Declaration.
August 29, 2016.
24 Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals. Corporate
Minutes: A Publication for the Corporate Secretary. February 2014.
25 Ibid.
26 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
27 Corporate Board Minutes: A Director’s Guide. National Association of Corporate
Directors. 2013.
28 Fiechter, Raffael. Digitalisation, a key tool in decision-making? Sherpany website.
April 19, 2018.
29 ICSA, The Governance Institute. Feedback statement: The practice of minuting
meetings. September 2016.
30 Wright, Porter. Developments in Corporate Minute Taking Best Practices.
Banking and Finance Law Report. Porter Wright. February 17, 2011.
31 Matulich, Serge and Currie David M. Handbook of Frauds, Scams and Swindles:
Failures of Ethics in Leadership. CRC Press. April 19, 2016. Pgs 225 -281.

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