Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK) DOI: 10.25126/jtiik.

202184648
Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976 p-ISSN: 2355-7699
Akreditasi KEMENRISTEKDIKTI, No. 36/E/KPT/2019 e-ISSN: 2528-6579

PENGUKURAN KAPABILITAS TATA KELOLA TI SISTEM INFORMASI TIRAS

DAN TRANSAKSI BAHAN AJAR UNIVERSITAS TERBUKA MENGGUNAKAN
COBIT 5
Denisha Trihapningsari*1, Dewi Agushinta R.2, Lintang Yuniar Banowosari3
1,2,3
Universitas Gunadarma Depok
Email: denishatrihap@gmail.com, 2dewiar@staff.gunadarma.ac.id, 3lintang@staff.gunadarma.ac.id
1

*Penulis Korespondensi

(Naskah masuk: 14 Februari 2020, diterima untuk diterbitkan: 15 Oktober 2021)

Abstrak

Layanan bahan ajar Universitas Terbuka (UT) menerapkan Sistem Informasi Tiras dan Transaksi Bahan Ajar
(SITTA) yang dalam prosesnya ditemui masalah terkait operasional dan optimalisasi Teknologi Informasi. Oleh
sebab itu evaluasi perlu dilakukan untuk mengetahui sejauh mana sistem telah memenuhi kebutuhan organisasi
tata kelola TI. Sebelumnya sistem belum pernah dievaluasi menggunakan mekanisme kontrol audit sistem
informasi dengan framework COBIT 5. Penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat kapabilitas tata kelola
TI SITTA menggunakan framework COBIT 5. Fokus evaluasi pada sistem ini yaitu terkait manajemen layanan
TI sehingga disepakati untuk mengevaluasi domain proses EDM01, EDM04, DSS01, DSS02, dan DSS03. Hasil
penelitian diperoleh kapabilitas proses EDM01, EDM04, dan DSS01 saat ini berada di level performed process
(level 1), proses DSS02 dan DSS03 berada di level managed process (level 2). Capaian tingkat kapabilitas yang
diharapkan manajemen untuk proses yang dievaluasi tersebut yaitu level optimizing process (level 5). Hal ini
menunjukkan bahwa organisasi belum sepenuhnya menerapkan beberapa best practices untuk tujuan proses
yang dievaluasi, meski telah ada standar layanan tata kelola TI namun belum dapat diimplementasikan secara
maksimal. Rekomendasi aktivitas kebijakan tata kelola layanan TI yang diperoleh dari penelitian ini diharapkan
menjadi referensi prosedur monitoring dan pengukuran kemampuan TI di layanan bahan ajar UT yang lebih
bersifat efektif dan implementatif. Penelitian ini menghasilkan pengukuran tingkat kapabilitas proses TI pada
COBIT 5 domain terpilih, analisis kondisi organisasi untuk capaian tingkat kapabilitas proses, kriteria prioritas
perbaikan, dan rekomendasi perbaikan untuk tiap proses agar dapat mencapai level kapabilitas optimizing
process (level 5) di kemudian hari.

Kata kunci: Framework COBIT 5, Tata Kelola Teknologi Informasi, Kapabilitas Proses, Rekomendasi
Perbaikan

IT GOVERNANCE CAPABILITY MEASUREMENT USING COBIT 5 FRAMEWORK

(CASE STUDY: INFORMATION SYSTEM OF TIRAS AND TEACHING MATERIALS
TRANSACTIONS IN UNIVERSITAS TERBUKA)

Abstract

The Open University (UT) teaching material service implements the Information System for Learning Materials
and Transactions (SITTA) which in the process encountered problems related to the operation and optimization
of Information Technology. Therefore, it is necessary to evaluate to determine the extent to which the system has
met the needs of the IT governance organization. The SITTA system had never been evaluated before using an
information system audit control mechanism with the COBIT 5 framework. This study aims to measure the level
of SITTA IT governance capabilities using the COBIT 5 framework. The focus of evaluation on the system is
related to IT service management so it was agreed to evaluate the domain of the EDM01, EDM04, DSS01,
DSS02, and DSS03 processes. The results showed that the capabilities of the EDM01, EDM04, and DSS01
processes are currently at the performed process level (level 1), while the DSS02 and DSS03 processes are at the
managed process level (level 2). The achievement of the capability level is expected by management for the
process being evaluated is the optimizing process level (level 5). It can be shown that the organization has not
fully implemented some best practices for the process being evaluated, even there are already IT governance
service standards but it has not been implemented optimally. The recommendations for IT service governance
policy activities obtained from this study are expected to become a reference for monitoring procedures and
measuring IT capabilities in UT teaching material services that are more effective and implemented. This

965
966 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

research produces measurement of IT process capability level in selected COBIT 5 domains, analysis of
organizational conditions to achieve process capability level, improvement priority criteria, and
recommendations for improvement for each process to achieve optimizing process capability level (level 5) in
the near future.

Keywords: COBIT 5 Framework, Information Technology Governance, Process Capability, Improvement

Recommendations

1. PENDAHULUAN dengan institusi pendidikan tinggi tatap muka. Di

UT, bahan ajar menjadi sumber belajar utama bagi
Perkembangan teknologi yang semakin modern
mahasiswa. Dengan adanya bahan ajar yang
diiringi dengan kemajuan era digitalisasi informasi
dirancang UT secara khusus, mahasiswa dapat
mendorong masyarakat, pelaku usaha, bahkan
dengan mudah mempelajari materi dan belajar
institusi akademik untuk ikut beradaptasi dan
secara mandiri. Hal itu membuat UT lebih banyak
meningkatkan produktivitasnya dalam penerapan di
aktivitas tutorial online (tutor online) dengan
bidang sistem informasi. Menurut (IT et al., 2012),
kontribusi nilai 40 % terhadap nilai Ujian Akhir
dalam rangka mendukung aktivitas sebuah
Semester (UAS) yang dapat diakses oleh mahasiswa
organisasi, informasi menjadi bagian yang penting
melalui laman web https://elearning.ut.ac.id/.
bagi perkembangan organisasi. Manfaat dari
Karena bahan ajar menjadi hal yang utama bagi
teknologi informasi dalam peningkatan layanan dan
mahasiswa, maka UT mewajibkan mahasiswa untuk
proses kerja suatu organisasi berpengaruh untuk
membeli buku berupa Buku Materi Pokok (BMP)
menunjang kinerja suatu organisasi. Penerapan dari
dan bahan ajar pendukung lain dengan sistem Wajib
sistem dan tata kelola teknologi informasi sangat
Beli (WB) melalui terbitnya pesanan nomor
membantu aktivitas proses bisnis, akan tetapi perlu
Delivery Order (DO). DO inilah yang menjadi acuan
disadari bahwa suatu sistem informasi perlu untuk
dalam aktivitas operasional layanan bahan ajar
ditinjau/dievaluasi kembali sampai mana proses
mahasiswa yang dikelola oleh salah satu unit UT
tersebut berjalan untuk mengetahui sejauh mana
yaitu Pusat Layanan Bahan Ajar (Puslaba). Puslaba
sistem tersebut telah memenuhi kebutuhan
memiliki peran utama dalam mengelola layanan dan
organisasi agar ke depannya dapat dilakukan
mendistribusikan kebutuhan bahan ajar bagi
pengembangan sistem dengan perolehan hasil yang
mahasiswa. Dalam mengelola layanan tersebut,
lebih optimal. Oleh sebab itu, penerapan mekanisme
Puslaba memiliki fasilitas layanan dalam bidang
audit sistem informasi dirasa perlu untuk dilakukan
teknologi informasi yaitu Sistem Informasi Tiras dan
untuk peninjauan kembali (evaluasi) pada sistem
Transaksi Bahan Ajar (SITTA) dan tersedia dalam
informasi yang saat ini sedang berjalan.
bentuk layanan aplikasi web yang dapat diakses
Hal yang berhubungan dengan tata kelola TI
melalui jaringan internal UT di pusat dan 39 kantor
memerlukan mekanisme audit pengelolaan teknologi
lokasi UPBJJ-UT.
informasi. Control Objective for Information and
Berdasarkan hasil observasi dari aktivitas
Related Technology atau COBIT diartikan sebagai
layanan bahan ajar, tata kelola TI pada layanan
framework TI yang dirilis oleh ISACA dan dapat
bahan ajar belum dikelola secara baik dan maksimal
digunakan sebagai alat bantu organisasi dalam
sehingga masih ditemui adanya permasalahan dalam
melakukan evaluasi penilaian TI yang optimal untuk
manajemen dan operasional pelaksanaan.
memperoleh keseimbangan antara manfaat yang di
Permasalahan terkait optimalisasi teknologi seperti
inginkan dan mengoptimalkan penggunaan sumber
melakukan pengembangan aplikasi berbasis mobile
daya dan nilai tingkat risiko (ISACA, 2012a). Di
belum dapat dilakukan secara maksimal karena
dalam COBIT terdapat sekumpulan dokumen Best
keterbatasan sumber daya (developer) yang ada.
Practice untuk IT Governance (tata kelola TI) yang
Aplikasi web SITTA pada kondisi tertentu perlu
digunakan untuk membantu Auditor, User, dan
dilakukan pemeliharaan ketika terjadi masalah dan
Manajemen serta berfungsi sebagai gap antara
adanya penyesuaian penambahan fitur (menu) di
resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah yang
tengah aktivitas proses yang sedang berjalan. Selain
ada pada teknis sistem TI (ISACA, 2012b). Menurut
itu kapasitas bandwith yang rendah juga membuat
penelitian yang telah dilakukan, COBIT 5 dapat
waktu traffic dan transfer data aplikasi menjadi
memberi evaluasi keadaan tata kelola Teknologi
lambat. Permasalahan operasional lain diantaranya
Informasi sekaligus memberi masukan yang dapat
belum adanya sistem operasi kendali pekerjaan
digunakan untuk perbaikan di masa mendatang
untuk kebutuhan update pekerjaan di unit Puslaba,
(Surjandy et al., 2020).
belum dilakukan pemantauan kerja secara langsung
Universitas Terbuka (UT) sebagai salah satu
ke vendor pengiriman bahan ajar sehingga
Perguruan Tinggi Negeri menerapkan sistem
ditemukan adanya ketidakcocokan dokumen antara
Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh atau biasa
fisik dan real di lapangan, fasilitas
dikatakan dengan sistem PTJJ. Sistem PTJJ yang
tracking/pelacakan pengiriman bahan ajar yang
dimiliki UT membuat UT memiliki perbedaan
 Trihapningsari, dkk, Pengukuran Kapabilitas Tata Kelola … 967

dikirim ke alamat mahasiswa secara teknologi belum Kantor Kecamatan Baturraden (Fajarwati et al.,
berfungsi dengan maksimal pada aplikasi mobile dan 2018). Penelitian ini menghasilkan kesimpulan
web yang salah satunya dikarenakan belum evaluasi yaitu berupa tingkat kapabilitas yang telah
terintegrasinya sistem API milik vendor pengiriman dicapai oleh proses yang dievaluasi (EDM01,
dengan aplikasi SITTA, adanya delay update karena EDM02, EDM03, dan EDM05) dan saat itu
petugas di gudang ketika mengambil dan memproses implementasi teknologi informasinya memperoleh
bahan ajar harus kembali ke Personal Computer nilai sebesar 1,75 atau berada pada tingkat 1 (proses
(PC) untuk melakukan update data, dan adanya berjalan/ performed).
keterbatasan sumber daya yang mampu dalam Penelitian lain yang sejenis terkait COBIT 5
bidang TI terutama terkait hal inovasi juga telah dilakukan mengenai evaluasi tingkat
pengembangan TI pada SITTA. maturitas tata kelola TI di Pusat Sistem Informasi
Pusat Layanan Bahan Ajar UT berharap (PSI) STMIK Mikroskil (Nyonawan et al., 2018).
teknologi informasi dapat memberikan kontribusi Pada penelitian ini digunakan alat ukur Process
yang maksimal bagi kelangsungan aktivitas Assessment Model untuk mengukur capaian proses
operasional unit dan berharap peran TI dapat yang dievaluasi dengan hasil EDM01 ada pada level
menyesuaikan dengan kebijakan tata kelola 3 (Established Process).
manajemen TI pada layanan bahan ajar UT yang Berdasarkan permasalahan yang telah
meliputi lingkup manajemen hardware, software, dipaparkan, layanan bahan ajar UT perlu dilakukan
dan brainware. Dalam rangka memperoleh sebuah mekanisme yang dapat membantu kontrol
implementasi tata kelola TI yang baik, evaluasi pada audit dan evaluasi pada tata Kelola TI agar ke
aktivitas layanan dan distribusi bahan ajar perlu depannya sistem dapat berjalan lebih baik lagi,
segera dilakukan untuk peningkatan kinerja dan mengingat penggunaan TI dapat memberikan
layanan berbasis teknologi informasi. Hal ini kontribusi maksimal bagi layanan Universitas
menjadi peluang untuk mewujudkan sasaran mutu Terbuka ke mahasiswa. Tata Kelola TI pada Sistem
dan kualitas manajemen yang baik sesuai standar Informasi Tiras dan Transaksi Bahan Ajar (SITTA)
tata kelola TI. Dalam penelitian yang dibuat Fenny di UT sebelumnya memang belum pernah dilakukan
dan Johanes (2017) terdapat pernyataan menurut IT evaluasi menggunakan alat ukur (tool) kapabilitas
Governance Institute (ITGI), bahwa IT Governance dengan model COBIT 5. Oleh karena itu penelitian
atau tata kelola Teknologi Informasi ini dilakukan dengan maksud untuk mengukur
menginstitusikan dan mengintegrasikan praktik yang kapabilitas tata kelola TI pada proses kegiatan
baik untuk memastikan TI mendukung tujuan usaha layanan dan distribusi bahan ajar UT yang terdiri
suatu organisasi. dari evaluasi implementasi aplikasi SITTA dan
Penelitian yang telah dilakukan sebelumnya mekanisme pemanfaatan sumber daya (hardware,
mengenai tata kelola TI menggunakan framework software, dan brainware) yang berbasis TI sebagai
COBIT 5 diantaranya adalah penelitian oleh (Astuti objek penelitian menggunakan model referensi
et al., 2019) yang membahas terkait evaluasi TI COBIT 5 serta memberikan rekomendasi perbaikan
dengan kerangka kerja COBIT 5, berfokus pada untuk pengembangan sistem di masa mendatang.
studi kasus PT. Garam (Persero) yaitu proses Penelitian yang dilakukan oleh (Putri et al., 2019)
DSS02, DSS03, dan DSS04. Hasil pengukuran level menjelaskan bahwa setiap atribut yang ada pada tiap
kapabilitas menyimpulkan capability level yang level dinilai menggunakan skala peringkat (rating
diperoleh dari proses subdomain DSS02, DSS03, scale) yang terdefinisi pada standar ISO/IEC 15504.
dan DSS04 adalah 1 dan pada setiap proses COBIT 5 menggunakan ISO/ IEC 15504 sebagai
subdomain memiliki nilai GAP sebesar 1. Penelitian alat ukur tingkat kemampuan di setiap proses
ini menghasilkan rekomendasi dan melakukan (domain) saat evaluasi karena pengukuran dengan
pelengkapan pendokumentasian dokumen output ISO/ IEC 15504 dapat memastikan hasil pengukuran
work product. yang lebih obyektif, imparsial, konsisten,
Penelitian lainnya yaitu mengenai tata kelola di repeatable, dan dapat merepresentasikan proses
lingkungan Universitas juga pernah dilakukan yang diukur (ISO/IEC 15504-2, 2003) (ISACA,
dengan menggunakan framework COBIT 5 dan ISO 2013).
38500 (Ardima, Gernowo, Slamet, 2020). Penelitian Penulisan ini memiliki tujuan seperti berikut:
ini mengukur tingkat kapabilitas tata kelola TI pada 1. Mengukur tingkat kapabilitas pada kinerja
Sistem Informasi di UPT TIK Universitas Negeri tata kelola TI SITTA yang sedang berjalan
Semarang. Hasil penelitian diperoleh 17 domain saat ini pada pusat layanan bahan ajar UT
COBIT 5 memiliki tingkat kapabilitas level 2 yaitu dengan menggunakan model referensi
ada pada tingkat managed process, dimana institusi COBIT 5 sebagai aturan standar dan alat
telah melakukan perencanaan, pengontrolan dan ukur Process Assessment Model (PAM)
penyesuaian terhadap proses TI yang sedang untuk mengukur tingkat kapabilitas proses.
berjalan. 2. Mengidentifikasi praktik tata kelola TI yang
Selanjutnya penelitian lainnya membahas berjalan, sehingga dapat memberikan saran/
mengenai evaluasi tata kelola TIK di lingkungan rekomendasi perbaikan dan peningkatan
968 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

sistem layanan pada proses kegiatan TI Menentukan Unit Pusat Pengelolaan Bahan Ajar
dengan mengacu pada best practice dan implementasi aplikasi SITTA sebagai studi
berdasarkan model referensi COBIT 5 kasus penelitian.
untuk memberikan hasil lebih baik dan 4. Melakukan Pemetaan Masalah ke Proses
terstruktur pada pengelolaan TI di unit Tahapan ini yaitu berupa pemetaan masalah ke
Puslaba-UT serta dapat mengatasi proses COBIT 5 terpilih. Pada tahap ini
permasalahan yang ada sesuai dengan dilakukan perancangan model penelitian dengan
proses COBIT 5 relevan. cara menyelaraskan kebutuhan pada
permasalahan yang ada dengan COBIT 5 pada
2. METODE PENELITIAN
proses EDM (Evaluate, Direct, & Monitor) dan
2.1. Tahapan Penelitian proses DSS (Delivery, Service, & Support)
sebagai domain terpilih dan relevan dengan
Tahapan yang dilakukan pada penelitian ini
masalah-masalah yang ada.
dilakukan dengan langkah-langkah seperti pada
5. Melakukan Pengumpulan Data
Gambar 1. Proses pengumpulan data yang digunakan pada
penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode
observasi, wawancara kepada stakeholder serta
kuesioner untuk memperoleh hasil pengukuran
tingkat kapabilitas proses pada domain proses
terpilih.
6. Melakukan Analisis dan Olah Data Kuesioner
Pada tahap ini dilakukan analisis dan olah data
kuesioner untuk mengukur tingkat kapabilitas
dari proses-proses COBIT 5 terpilih yang relevan
dengan masalah-masalah yang ada. Pengukuran
dilakukan menggunakan alat ukur Process
Assessment Model (PAM) terhadap hasil
jawaban responden pada kuesioner COBIT 5.
Hasil analisis dan pengolahan data tersebut,
kemudian ditentukan target tingkat kapabilitas
yang diharapkan sekaligus menganalisis hasil
kesenjangan (gap) antara pencapaian proses saat
ini (sedang berjalan/as in) dengan tingkat
kemampuan yang diharapkan (akan datang/to be)
melalui evaluasi sistem tata kelola teknologi
Gambar 1 Tahapan Penelitian informasi pada sistem layanan bahan ajar dan
implementasi Sistem Informasi Tiras dan
Gambar 1 menunjukkan tahapan penelitian yang Transaksi Bahan Ajar (SITTA).
dilakukan, sebagai berikut: 7. Menentukan Prioritas Proses Perbaikan
1. Identifikasi Masalah Melakukan penentuan prioritas dari proses yang
Tahap identifikasi masalah dilakukan untuk akan dilakukan perbaikan. Dengan begitu dapat
mengetahui masalah yang ada pada sistem terpilih proses mana yang akan dijalankan
pengelolaan bahan ajar dan implementasi SITTA terlebih dahulu untuk perbaikan. Pemilihan
Universitas Terbuka dengan ruang lingkup prioritas dilakukan dengan menggunakan metode
penelitian pada tata kelola manajemen layanan matriks pemilihan prioritas.
teknologi informasi Pusat Layanan Bahan Ajar 8. Pembuatan Rekomendasi Perbaikan
Universitas Terbuka. Melakukan perbaikan pada tiap proses COBIT 5
2. Melakukan Studi Literatur terpilih yang telah disesuaikan dengan
Tahap studi literatur dilakukan sebagai bahan permasalahan/kendala operasional yang ada
referensi dan landasan teori yang digunakan pada berkaitan dengan penyediaan fasilitas teknologi
penelitian ini terkait framework COBIT 5, informasi dan analisis best practices.
pengetahuan mengenai tata kelola dan 9. Kesimpulan dan Saran
manajemen teknologi informasi, dan landasan Bagian ini merupakan bagian akhir pada
teori terkait lainnya yang berhubungan dengan penelitian. Saran berisi penjelasan untuk
evaluasi tata kelola, seperti teori untuk penelitian selanjutnya yang dapat dilakukan
menghitung skala kapabilitas proses, perolehan untuk menyempurnakan hasil dari evaluasi
hasil kuesioner dengan alat ukur dari Process manajemen tata kelola teknologi informasi
Assessment Model (PAM) terkait penelitian. terkait sistem layanan pengelolaan bahan ajar.
3. Menentukan Ruang Lingkup Penelitian
 Trihapningsari, dkk, Pengukuran Kapabilitas Tata Kelola … 969

2.2. Metode Pengumpulan Data 1. Pengisian Kuesioner

Hasil pengisian kuesioner diperoleh dari
Pada penelitian ini menggunakan metode
jawaban responden penelitian terhadap evaluasi
pengumpulan data diantaranya sebagai berikut:
penilaian tata kelola TI pada proses EDM01 –
1. Metode Observasi
Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan
Melakukan aktivitas peninjauan secara langsung
Kerangka Tata Kelola, EDM02 – Memastikan
pada unit layanan bahan ajar dalam mengelola
Optimalisasi Nilai, DSS01 – Mengelola
aktivitas operasional dan proses tata kelola yang
Operasi, DSS02 – Mengelola Permintaan dan
sedang berjalan, seperti penggunaan hardware,
Layanan Insiden, dan DSS03 – Mengelola
software, database, network, hotspot, data
Masalah. Butir pernyataan pada kuesioner yang
center, administrasi, laporan kinerja, penanganan
didistribusikan telah disesuaikan dengan
masalah aplikasi, dan monitoring sistem.
template standar kuesioner COBIT 5
2. Metode Wawancara
berdasarkan Self-Assessment Guide.
Wawancara dilakukan secara langsung kepada
2. Pengukuran Tingkat Kapabilitas
pihak yang berkaitan/ stakeholder dalam
Hasil dari pengisian kuesioner kemudian
pengelolaan sistem layanan bahan ajar. Informasi
dilakukan proses perhitungan tingkat
yang diperoleh digunakan untuk
kapabilitas dengan menggunakan alat ukur
mengidentifikasi kondisi tata kelola TI
Process Assessment Model (PAM) pada setiap
berdasarkan praktik terbaik/ best practices yang
proses evaluasi terpilih.
telah dilakukan saat ini. Wawancara dilakukan
3. Hasil Perhitungan Kapabilitas Proses
terhadap dua orang stakeholder yang memiliki
Hasil perhitungan yang diperoleh dari tingkat
latar belakang bidang TIK, memahami arsitektur
kapabilitas proses tata Kelola TI pada sistem
pengembangan TI dan memiliki kontribusi dalam
layanan bahan ajar dan penggunaan aplikasi
pengambilan keputusan terkait tata kelola TI,
SITTA akan diperoleh nilai kapabilitas proses
yaitu Kepala Unit UPT-TIK dan Penanggung
saat ini yang sedang berjalan dan menentukan
Jawab Bidang Pemeliharaan UPT-TIK.
kapabilitas proses yang diharapkan.
3. Metode Kuesioner
4. Analisis Kesenjangan
Kuesioner didistribusikan kepada stakeholder/
Hal ini dilakukan untuk menganalisis nilai
pemangku kepentingan sebagai manajemen
ketercapaian proses dengan nilai kapabilitas
strategis yang berperan dalam pengambilan
proses yang diharapkan guna memperoleh
keputusan pada pemeliharaan tata kelola TI
rekomendasi dan usulan perbaikan sistem ke
sehingga dapat diperoleh penilaian yang jelas
depan terkait tata kelola dan manajemen
untuk dapat mengukur tingkat kapabilitas tata
teknologi informasi di setiap permasalahan/
kelola teknologi informasi yang berjalan saat ini
kendala pekerjaan untuk dilakukan evaluasi.
pada unit layanan bahan ajar. Kuesioner
diberikan kepada tujuh orang stakeholder
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
sebagai pengambil keputusan terkait manajemen
strategis dari SITTA.
3.1. Identifikasi Masalah
2.3. Tahapan Pengolahan Data Kuesioner Permasalahan diperoleh dari hasil observasi
yang dilakukan bersama dengan Penanggung Jawab
Pengolahan data kuesioner pada penelitian
Bidang Sistem Informasi Data pada Unit Pusat
menggunakan langkah-langkah dengan tahapan
Layanan Bahan Ajar yang memiliki latar belakang
seperti pada Gambar 2.
dalam bidang teknologi informasi dan memahami
arsitektur dan pengembangan teknologi informasi
serta memiliki kontribusi dalam pengambilan
keputusan implementasi SITTA UT. Masalah-
masalah yang diperoleh tersebut diantaranya adalah:
1. Pelaksanaan pengembangan teknologi informasi
belum dapat menggunakan perencanaan
(planning) yang baik, sehingga membuat
stakeholder dapat mengganti kebijakan kerja
secara tidak tentu, terlebih ketika pimpinan unit
layanan bahan ajar mengalami pergantian.
2. Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah
ada terkadang belum dijalankan dengan baik.
Selain itu juga belum ada SOP-SOP beserta
Gambar 2 Tahapan Pengolahan Data kelengkapan dokumen terkait mekanisme
pengembangan dan pemeliharaan sistem
Tahapan pengolahan data pada penelitian ini
informasi internal.
memiliki penjelasan sebagai berikut:
970 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

3. Sumber daya manusia yang mampu dalam No Masalah Proses COBIT

bidang TI masih belum mencukupi dari aspek 7 Adanya delay update data DSS01
kualitas. dikarenakan petugas di (Mengelola
Gudang saat mengambil/ order Operasional)
4. Pengukuran untuk tingkat kesiapan dan picking dan memproses bahan
kemampuan dari aspek teknologi informasi ajar harus kembali ke PC
untuk melayani bahan ajar mahasiswa UT masih (Personal Computer) untuk
dilakukan secara konvensional. melakukan updating data.
8 Ketersediaan item bahan ajar DSS01
yang belum dapat dikendalikan (Mengelola
3.2. Pemetaan Masalah dengan Proses COBIT dengan baik. Operasional)
5 9 Masih terdapat mahasiswa DSS02
yang melakukan layanan (Mengelola
Proses terpilih pada COBIT 5 yang dilakukan keluhan/ pengaduan pada Permintaan
pada penelitian ini mengacu pada permasalahan/ informasi pengiriman bahan Layanan dan
ajar melalui nomor help desk Insiden)
kendala yang dihadapi Pusat Layanan Bahan Ajar Layanan Bahan Ajar dan
(Puslaba) dalam melayani, mengelola bahan ajar dan aplikasi Hallo UT pada SIAP
hal yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi Contact Center yang dieskalasi
SITTA. Pemetaan atas permasalahan dan kendala ke Unit Pusat Layanan Bahan
Ajar.
yang dihadapi oleh Puslaba terkait manajemen tata 10 Proses pengambilan barang/ DSS03
kelola dan penggunaan sistem SITTA terhadap order picking dilakukan sesuai (Mengelola
proses terpilih ditujukkan seperti Tabel 1. dengan preferensi petugas Masalah)
yang ditugaskan (belum ada
rules yang jelas dan pasti).
Tabel 1 Pemetaan Masalah dengan Proses COBIT 11 Layanan bahan ajar UT saat ini DSS03
belum memiliki sistem (Mengelola
No Masalah Proses COBIT kontrol/ kendali operasi untuk Masalah)
1 Pelaksanaan pengembangan EDM01 memberi pengaturan pada
teknologi informasi belum (Memastikan setiap proses dan aktivitas
memiliki master perencanaan Pengaturan dan pekerjaan dalam melayani
yang baik untuk meningkatkan Pemeliharaan distribusi bahan ajar ke
kualitas layanan bahan ajar ke Kerangka Tata mahasiswa.
mahasiswa. Selain itu dalam Kelola)
pelaksanaan SOP belum 3.3. Perhitungan Kapabilitas Proses
terdapat mekanisme yang jelas
terkait pengembangan dan Pada kelima proses COBIT 5 terpilih,
pemeliharaan tata kelola dilakukan penyebaran kuesioner evaluasi tata kelola
teknologi informasi. TI berdasarkan kelima proses COBIT yaitu EDM01,
2 Pemanfaatan sarana digital EDM01
dalam bentuk layanan (Memastikan
EDM04, DSS01, DSS02, dan DSS03 yang telah
teknologi informasi yang Pengaturan dan disesuaikan dengan standar template kuesioner
belum diterapkan secara Pemeliharaan COBIT berdasarkan Self Asessement Guide.
optimal pada beberapa fungsi Kerangka Tata Responden pada penelitian ini berjumlah tujuh orang
kerja dalam melayani dan Kelola)
mengelola bahan ajar kepada
yang terdiri dari stakeholder sebagai manajemen
mahasiswa. strategis seperti Tabel 2.
3 Keterbatasan sumber daya EDM04
manusia, terutama dalam (Menjamin
Tabel 2 Responden Kuesioner Penelitian
mengelola dan menggunakan optimasi sumber No Responden
sarana teknologi informasi, daya) 1 Kepala Unit Pusat Layanan Bahan Ajar
sehingga masih bergantung 2 Kepala Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi
kepada staf yang memiliki Komunikasi
latar belakang di bidang TI. 3 Penanggung Jawab Bidang Pemeliharaan UPT TIK
4 Sumber daya yang digunakan EDM04 4 Penanggung Jawab Bidang Sistem Informasi dan Data
untuk menunjang kegiatan dan (Menjamin 5 Penanggung Jawab Bidang Pergudangan Bahan Ajar
kelangsungan jalannya optimasi sumber 6 Penanggung Jawab Bidang Pengiriman Bahan Ajar
operasional pada distribusi daya) 7 Penanggung Jawab Bidang Administrasi dan Tata
bahan ajar belum optimal Usaha
terutama ketika volume
pekerjaan sedang bertambah.
5 Optimalisasi proses waktu DSS01 Pada Tabel 2, tujuh orang responden yang
belanja/order picking bahan (Mengelola merupakan stakeholder manajemen strategis dalam
ajar yang belum dilakukan Operasional) pengambilan keputusan diberikan instrumen
dengan baik sehingga
efektivitas waktu jika evaluasi untuk seluruh objek audit COBIT 5 pada
menangani DO dalam jumlah proses EDM01, EDM04,D DSS01, DSS02, dan
banyak belum dapat memenuhi DSS03.
target kerja. Jawaban yang diberikan oleh responden terhadap
6 Proses pengambilan barang/ DSS01
order picking masih (Mengelola
pengisian dokumen kuesioner kemudian dilakukan
berdasarkan pengambilan satu- Operasional) pengukuran tingkat kapabilitas capaian evaluasi
persatu nomor DO sesuai pada kelima proses terpilih dengan alat ukur Process
dengan nomor batch DO.
 Trihapningsari, dkk, Pengukuran Kapabilitas Tata Kelola … 971

Level
Assessment Model (PAM) dan informasi peringkat 1 (%)
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
atribut seperti Tabel 3. Asesmen
PA PA PA PA PA PA PA PA PA
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Tabel 3 Tingkat Kapabilitas Proses (ISACA, 2012a) Nilai 64, 64,2 62,
66,67 50 0 0 0 0
29 9 86
Tingkat Atribut 1 2 3 4 5 Rating
Kapabilitas Proses L L L L P N N N N
Level
Level 1: PA 1.1 L/F Level
1
Performed Kapabilitas
Level 2: PA F L/F
Managed 2.1&2.2 Tabel 7 Persentasi Pengukuran Proses DSS01
Level 3 PA F F L/F Level
Established 3.1&3.2 Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
1 (%)
Level 4: PA F F F L/F Asesmen
PA PA PA PA PA PA PA PA PA
Predictable 4.1&4.2 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
Level 5: PA F F F F L/F Nilai 66, 64,2 62, 57, 35,7
67,35 0 0 0
Optimizing 5.1&5.2 67 9 86 14 1
Rating
L L L L L P N N N
Level
Standar ISO/IEC 15504 menjadi standar skala Level
1
Kapabilitas
penilaian yang dapat memeringkatkan setiap atribut
proses COBIT 5. Pada Tabel 4 tersaji skala penilaian Tabel 8 Persentasi Pengukuran Proses DSS02
menurut ISO/IEC 15504. Level
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
1 (%)
Tabel 4 Skala Penilaian ISO/IEC 15504 (ISACA, 2012a) Asesmen
PA PA PA PA PA PA PA PA PA
Peringkat Persentasi Deskripsi 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
(%) Nilai 83, 65, 61, 59,5 28,
85,71 75 0 0
33 71 90 2 57
N – Not achieved 0-15 Tidak ada atau hanya ada Rating
(Tidak Tercapai) sedikit pencapaian dari F L L L L L P N N
Level
atribut proses yang dinilai. Level
2
P– Partial achieved >15-50 Ada beberapa pencapaian Kapabilitas
(tercapai sebagian) dari atribut proses yang
dinilai namun beberapa Tabel 9 Persentasi Pengukuran Proses DSS03
aspek dari pencapaian atribut Level
masih belum dapat Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
1 (%)
diperbaiki. Asesmen
PA PA PA PA PA PA PA PA PA
L – Largely >50-85 Pada atribut ini ada bukti 1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2
achieved usaha secara sistematis dan Nilai 85, 82,1 57, 33, 19,0
85,71 0 0 0
(Hampir Tercapai) pencapaian yang signifikan 71 4 14 33 5
dari atribut yang Rating
F F L L P P N N N
didefinisikan dari proses Level
Level
yang dinilai. Kelemahhan 2
Kapabilitas
yang terkait dengan atribut
terdapat pada proses yang
dinilai. 3.5. Analisis Kesenjangan Kapabilitas Proses
F – Fully achieved >85-100 Ada bukti lengkap dari
(tercapai pendekatan sistematis, Hasil analisis yang diperoleh terkait
sempurna) pencapaian sempurna dari kesenjangan (gap) adalah nilai pada kemampuan
atribut pada proses penilaian.
Tidak ada kelemahan
proses tata kelola TI saat ini pada layanan bahan ajar
signifikan yang berkaitan UT pada proses-proses COBIT yang dievaluasi
dengan atribut pada proses dengan nilai kemampuan yang ingin dicapai. Target
penilaian. atau capaian kapabilitas proses evaluasi tata kelola
teknologi informasi yang diharapkan ada pada level
3.4. Hasil Analisis dan Olah Data Kuesioner 5 yaitu Optimizing Process, dimana organisasi
Hasil pengukuran tingkat kapabilitas kelima mampu untuk melakukan dan memiliki inovasi-
proses COBIT terpilih terdapat di Tabel 5, Tabel 6, inovasi serta membuat otomasi dalam bidang
Tabel 7, Tabel 8 dan Tabel 9. teknologi informasi yang dapat mendukung proses
operasional layanan SITTA yang ada pada Unit
Tabel 5 Persentasi Pengukuran Proses EDM01 Pusat Layanan Bahan Ajar Universitas Terbuka.
Level
Level 2 (%) Level 3 (%) Level 4 (%) Level 5 (%)
Selain itu juga diharapkan mampu dalam melakukan
1 (%)
Asesmen perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan
PA PA PA PA PA PA PA PA PA
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2 kemampuan teknologi informasi yang dapat
Nilai
52,38 50
46, 45, 45,
0 0 0 0
terintegrasi dengan semua aktivitas bisnis dan
43 71 24
Rating
operasional organisasi agar kinerja organisasi
Level
L L P P P N N N N menjadi efektif, efisien, dan transparan.
Level
1 Selain itu organisasi juga diharapkan mampu
Kapabilitas
menjalankan dengan baik standar khusus atau
Tabel 6 Persentasi Pengukuran Proses EDM04 Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terdefinisi
dari kebijakan terkait dengan aktivitas operasional
972 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

dan pengembangan teknologi informasi pada Unit No.

Kriteria Bobot (skala 1—9)
Layanan Bahan Ajar – UT untuk mencapai tujuan Kriteria
dilakukan
organisasi dari proses hulu ke hilir pada setiap
Kesiapan organisasi terhadap 5
aktivitas bisnis dan operasional. Gambar 3 berikut 3.1
sumber daya manusia
diagram visualisasi kesenjangan/ gap antara capaian Kesiapan organisasi terhadap 7
3.2
tingkat kapabilitas proses saat ini dengan nilai teknologi
harapan/ target yang ingin dicapai. 4 Kepatuhan terhadap aturan 8

Tabel 11 merupakan hasil perhitungan skor dengan

nilai dari kriteria untuk tiap proses COBIT 5 yang
terpilih. Skor berasal dari hasil pengisian kuesioner
oleh responden yaitu Kepala Unit Pusat dan
Penanggung Jawab Bidang Sistem Informasi Data di
Unit Layanan Bahan Ajar, dikalikan dengan bobot
nilai ke 4 proses terpilih.

Tabel 12 Hasil Pengukuran Prioritas Proses COBIT

Proses Kriteria Total
Dam Kemudahan SDM Tekno Atur
pak Implementa (3.1) logi an
(1) si (2) (3.2) (4)
EDM
72 42 25 35 40 214
01
EDM
72 42 25 35 40 214
Gambar 3 Visualisasi Analisis Kesenjangan 04
DSS
72 42 25 35 40 214
Hasil analisis kesenjangan (gap) yang diperoleh 01
DSS
seperti pada Tabel 10. 72 49 25 35 40 221
02
DSS
72 49 25 35 40 221
03

Tabel 10 Hasil Gap Analisis

Tabel 12 memiliki penjelasan sebagai berikut:
No Proses Capaian Kapabilitas Target Gap 1. Kolom Dampak: merupakan kolom yang berisi
1 EDM01 1 (performed process) 5 4
nilai kriteria ―Dampak Positif Penerapan Dari
2 EDM04 1 (performed process) 5 4
3 DSS01 1 (performed process) 5 4 Proses‖ pada tiap proses COBIT 5 terpilih
4 DSS02 2 (managed process) 5 3 (EDM0, EDM04, DSS01, DSS02, dan DSS03).
5 DSS03 2 (managed process) 5 3
Kolom ini diperoleh dari hasil perhitungan skor
3.6. Prioritas Proses Perbaikan jawaban yang diisi oleh responden dikalikan
3.6.1. Menentukan Kriteria Prioritas bobot yang diperoleh pada Tabel 11. Sebagai
Perbaikan contoh perolehan total di Proses EDM01:
(skor jawaban = 9, bobot yang diperoleh = 8,
Kriteria diperoleh dari hasil diskusi dengan
Penanggung Jawab Bidang Sistem Informasi Data hasil pengukuran 9 8 = 72).
pada Unit Pusat Layanan Bahan Ajar. Kriteria 2. Kolom Kemudahan Implementasi: merupakan
diperoleh dari hal-hal apa saja yang harus kolom yang berisi nilai kriteria ―Kemudahan
diperhatikan pada saat pelaksanaan perbaikan proses Implementasi Dilihat Dari Upaya Yang Harus
COBIT 5. Penentuan bobot kriteria ditentukan Dilakukan‖ pada tiap proses COBIT 5 terpilih
berdasarkan pada hasil Kuesioner Prioritas Matriks (EDM0, EDM04, DSS01, DSS02, dan DSS03).
seperti penelitian sebelumnya oleh (Hidayat, 2018).
Kolom ini diperoleh dari hasil perhitungan skor
Pada hasil perhitungan prioritas matriks, skala nilai
untuk masing-masing kriteria akan dikalikan jawaban yang diisi oleh responden dikalikan
terhadap nilai bobot yang diperoleh (Indriati, 2014). bobot yang diperoleh pada Tabel 11, Sebagai
Kriteria pemilihan proses untuk dijadikan prioritas contoh perolehan total di Proses EDM01:
perbaikan menggunakan skala nilai (1-9) pada 4 (skor jawaban = 6, bobot yang diperoleh = 7,
butir kriteria seperti pada Tabel 11. hasil pengukuran 6 7 = 42).
Tabel 11 Nilai Bobot Kriteria Prioritas Proses (skala 1-9) 3. Kolom Kriteria SDM: merupakan kolom yang
No. berisi nilai kriteria ―Kesiapan Organisasi
Kriteria Bobot (skala 1—9)
Kriteria Terhadap Sumber Daya Manusia‖ pada tiap
Dampak positif penerapan 8
1
proses proses COBIT 5 terpilih (EDM0, EDM04,
2
Kemudahan implementasi 7 DSS01, DSS02, dan DSS03). Kolom ini
dilihat dari upaya yang harus
diperoleh dari hasil perhitungan skor jawaban
 Trihapningsari, dkk, Pengukuran Kapabilitas Tata Kelola … 973

yang diisi oleh responden dikalikan bobot yang memesan dan membeli bahan ajar ke UT.
3 Melakukan identifikasi dan pendefinisian terhadap
diperoleh pada Tabel 11. Sebagai contoh permintaan layanan dan insiden yang terjadi terkait
perolehan total di Proses EDM01: layanan TI, implementasi aplikasi seperti penambahan
fitur aplikasi, maintenance sistem secara berkala, dan
(skor jawaban = 5, bobot yang diperoleh = 5, kebutuhan infrastruktur TI di Unit Pusat Layanan
hasil pengukuran 5 5 = 25). Bahan Ajar.
4. Kolom Teknologi: merupakan kolom yang Tabel 14 Rekomendasi Proses DSS03
berisi nilai kriteria ―Kesiapan Organisasi
No Rekomendasi Proses DSS03
Terhadap Teknologi‖ pada tiap proses COBIT 1 Menyediakan pengaturan/ rules yang jelas dan sesuai
5 terpilih (EDM0, EDM04, DSS01, DSS02, standar SOP yang terkait dengan pengambilan barang/
order picking berikut dengan pengembangan/ inovasi
dan DSS03). Kolom ini diperoleh dari hasil TI untuk optimalisasi kinerja proses ke depan,
perhitungan skor jawaban yang diisi oleh sehingga proses order picking tidak hanya
mengandalkan preferensi dari petugas yang
responden dikalikan bobot yang diperoleh pada
ditugaskan. Misalnya mekanisme pembagian
Tabel 11. Sebagai contoh perolehan total di kelompok untuk proses belanja/ order picking bahan
Proses EDM01: ajar dan pengembangan Artificial Intelligence berbasis
aplikasi untuk optimasi proses ini.
(skor jawaban = 5, bobot yang diperoleh = 7, 2 Menyediakan pengelolaan pengembangan berbasis
hasil pengukuran 5 7 = 35). sistem real-time pada proses pengelolaan data baik
proses input, delete maupun update data, mekanisme
5. Kolom Aturan: merupakan kolom yang berisi hak akses, dan hal terkait pengelolaan data lainnya
nilai kriteria ―Kepatuhan terhadap aturan‖ pada pada aktivitas operasional di Unit Pusat Layanan
Bahan Ajar.
tiap proses COBIT 5 terpilih (EDM0, EDM04, 3 Menyediakan sistem kontrol/ kendali operasi untuk
DSS01, DSS02, dan DSS03). Kolom ini memberi pengaturan pada setiap proses dan aktivitas
diperoleh dari hasil perhitungan skor jawaban pekerjaan dalam melayani distribusi bahan ajar ke
mahasiswa di Unit Pusat Layanan Bahan Ajar.
yang diisi oleh responden dikalikan bobot yang
Tabel 15 Rekomendasi Proses EDM01
diperoleh pada Tabel 11. Sebagai contoh
perolehan total di Proses EDM01: No Rekomendasi Proses EDM01
1 Pelaksanaan pengembangan Teknologi Informasi
(skor jawaban = 5, bobot yang diperoleh = 8, dapat memiliki master perencanaan yang baik ke
hasil pengukuran 5 8 = 40). depan untuk meningkatkan kualitas layanan bahan ajar
ke mahasiswa. Selain itu dalam pelaksanaan Standar
Operasional Prosedur (SOP) dapat dilakukan
Dari Tabel 12 proses DSS02 dan DSS03 mekanisme yang jelas terkait pengembangan dan
memperoleh urutan prioritas paling besar dengan pemeliharaan tata kelola TI agar ke depannya dapat
jumlah total nilai terbesar yaitu 221 pada proses sesuai dengan rencana strategis UT pada capaian tata
mengelola permintaan layanan dan insiden TI dan kelola TI, khususnya di Unit Pusat Layanan Bahan
Ajar.
proses pengelolaan masalah pada unit layanan bahan 2 Melaksanakan praktik yang berkaitan dengan
ajar UT. Hal ini menunjukkan bahwa Unit Pusat pengoptimalan pemanfaatan TI, seperti penggunaan
Layanan Bahan Ajar lebih berorientasi pada layanan, sistem berbasis mobile apps sebagai supporting
baik terhadap permintaan pengguna sistem terkait portable device pada aktivitas operasional layanan
bahan ajar di Unit Pusat Layanan Bahan Ajar.
aplikasi dan layanan insiden TI serta layanan kepada 3 Melakukan evaluasi optimalisasi dari pemanfaatan
mahasiswa yang berhubungan dengan operasional teknologi informasi yang telah digunakan.
penanganan fasilitas yang berkaitan dengan
Tabel 16 Rekomendasi Proses EDM04
memanfaatan TI pada pemesanan bahan ajar serta
manajemen pengelolaan masalah lainnya. No Rekomendasi Proses EDM04
1 Menambah jumlah SDM khusus bidang TI yang
memiliki keterampilan dan literasi TI yang baik dan
3.7. Rekomendasi Perbaikan kompeten pada Unit Pusat Layanan Bahan Ajar
Universitas Terbuka.
Rekomendasi perbaikan dilakukan 2 Membentuk tim/ staf khusus bagian TI yang dapat
berdasarkan urutan prioritas yaitu pada proses yang membantu aktivitas operasional di Unit Pusat Layanan
Bahan Ajar sekaligus mengembangkan dan melakukan
memiliki nilai kesenjangan/ gap paling kecil inovasi-inovasi terkait perbaikan sistem dan
sehingga proses lebih mudah untuk kebutuhan
dimplementasikan ke sistem. pengembangan aplikasi secara internal di Unit
Puslaba.
Tabel 13 Rekomendasi Proses DSS02 3 Memberikan pelatihan khusus untuk keahlian dan
keterampilan dalam bidang SI/ TI kepada staf di Unit
No Rekomendasi Proses DSS02
Puslaba agar mengetahui dan menjadi terampil dengan
1 Menyediakan pengawasan lebih lanjut pada efektifitas
pelatihan yang diberikan.
proses untuk mendukung tujuan organisasi.
2 Mengembangkan aplikasi SITTA untuk internal dan Tabel 17 Rekomendasi Proses DSS01
aplikasi untuk mahasiswa untuk fitur fasilitas
tracking/ lacak status pengiriman bahan ajar secara No Rekomendasi Proses DSS01
khusus (tracking keberadaan bahan ajar saat dikirim 1 Menyediakan layanan berbasis Teknologi Informasi
oleh kurir pengiriman saat pengiriman berlangsung) seperti implementasi pada mobile apps sebagai inovasi
yang dapat dilacak/ dipantau oleh mahasiswa yang layanan berbasis portable device yang dapat
974 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

No Rekomendasi Proses DSS01 Indikator PA 3.1 Process Definition:

mempermudah proses belanja/ order picking 1. Standar dalam proses sudah ada, disertai
(pengambilan bahan ajar di Gudang) dengan layanan
fitur scan QR Code nomor pemesanan (DO) dan dengan panduan-panduan untuk modifikasi TI.
lokasi 2. Adanya standar urutan dan cara interaksi
item BA, sehingga proses diharapkan menjadi lebih diantara sub-proses atau proses-proses lain.
efektif. 3. Adanya standar penilaian kompetensi dan
2 Memberikan teknologi berbasis algoritma dengan
penerapan pada aplikasi mobile apps sebagai peran untuk menjalankan proses TI telah ada.
supporting portable device untuk mendukung 4. Standar dari penilaian lingkungan kerja dan
efektivitas proses belanja berdasarkan batching system infrastruktur dalam menjalankan proses TI
dengan melakukan cluster terhadap nomor DO bahan telah ada.
ajar yang memiliki kemiripan barang dan lokasi yang
sama menjadi satu nomor batch DO. 5. Telah ada pengawasan efektifitas proses yang
3 Membuat Standar Operasional Prosedur yang jelas sesuai dengan proses TI.
dan menjalankan tugas operasional dengan konsisten Indikator PA 3.2 Proses Deployment:
dan tanggung jawab yang benar. 1. Adanya data dan informasi dari pelaksanaan
proses untuk mendukung tujuan organisasi.
Proses EDM01, EDM04, dan DSS01 dapat 2. Menggunakan data dan informasi dari
mencapai kapabilitas level 2 apabila dievaluasi dan pelaksanaan proses untuk alat ukur kinerja
memenuhi pelaksanaan indikator kerja sebagai pelaksanaan.
berikut (Dewantara, 2015) 3. Pengukuran kuantitatif digunakan terhadap
Indikator PA 2.1 Performance Management: kinerja yang relevan dengan masing-masing
1. Dapat melakukan identifikasi dengan baik tujuan bisnis.
terhadap sasaran kinerja proses secara objektif. 4. Adanya penyesuaian unit ukuran proses dengan
2. Kinerja proses terencana dan termonitor model output dari proses tersebut, dan
dengan baik pada perencanaan proses. frekuensi pengukuran proses disesuaikan
3. Terdapat penyesuaian kinerja proses untuk dengan model kuantitatif penilaian kinerja
memenuhi perencanaan yang dibuktikan proses tersebut.
dengan dokumentasi/ rekaman kualitas dari 5. Pengumpulan dan analisis terhadap hasil
kinerja. pengukuran dilaporkan untuk memonitor
4. Organisasi dapat mendefinisikan dan secara kuantitatif kualitas dari kinerja proses
mendokumentasikan mekanisme tanggung apakah telah tercapai atau belum.
jawab dan wewenang untuk menjalankan 6. Mencari karakteristik pola tertentu dalam
proses (EDM01, EDM04, dan DSS01). proses menggunakann hasil pengukuran
5. Tersedia dan teralokasi dengan baik sumber kapabilitas.
daya dan informasi yang dibutuhkan organisasi
untuk melakukan proses identifikasi tata kelola Proses EDM01, EDM04, DSS01, DSS02, dan
TI dengan adanya dokumen perencanan. DSS03 harus memenuhi dan melaksanakan indikator
6. Mengelola interaksi pihak-pihak terkait untuk kerja untuk dapat meningkakan kapabilitas dari level
memastikan bahwa komunikasi berjalan secara 3 ke level 4. Poin-poin indikator kerja untuk
efektif dan adanya penugasan yang jelas mencapai target organisasi tingkat kapabilitas level 4
terhadap tanggung jawab serta terbukti dengan adalah (Dewantara, 2015)
dokumentasi dan perencanaan proses. PA 4.1 Process Measurement:
Indikator PA 2.2 Work Product Management: 1. Kebutuhan proses informasi telah tersedia
1. Persyaratan dari proses sudah terdefinisikan lengkap dengan tujuan organisasi yang relevan.
yang ditandai dengan adanya perencanaan 2. Kebutuhan proses internal yang menjadi tujuan
kualitas. dari pengukuran proses telah terpenuhi dengan
2. Persyaratan dokumentasi dan kontrol dari work baik.
product sudah terdefinisi yang ditandai dengan 3. Peningkatan performa organisasi telah dapat
adanya dokumentasi proses dan perencanaan dilaksanakan sebagai tujuan organisasi.
kualitas. 4. Terdapat identifikasi pengukuran dan frekuensi
3. Work product telah diidentifikasi, performa proses secara terstruktur.
didokumentasikan, dan dikontrol dengan baik. 5. Hasil dari pengukuran proses dapat dilakukan
4. Work product yang dihasilkan dikaji sesuai analisis, pengumpulan dan pelaporan untuk
dengan perencanaan dan pesyaratan yang memantau tujuan organisasi kepada
diharapkan. stakeholder.
6. Dapat dilakukan gambaran performa proses
Proses EDM01, EDM04, DSS01, DSS02, dan pada hasil pengukuran proses.
DSS03 harus memenuhi dan melaksanakan indikator PA 4.2 Process Control:
kerja untuk dapat meningkatkan kapabilitas dari 1. Telah dapat dilakukan pengaplikasian kontrol
level 2 ke level 3. (Dewantara, 2015) menjelaskan dan teknik analisis pada kinerja proses.
poin-poin indikator kerja untuk mencapai target
organisasi tingkat kapabilitas level 3 yaitu:
 Trihapningsari, dkk, Pengukuran Kapabilitas Tata Kelola … 975

2. Telah dapat menetapkan standar performa organisasi belum sepenuhnya menerapkan beberapa
proses dalam keadaan normal. best practices untuk tujuan proses COBIT 5 terpilih,
3. Analisis pengukuran data dapat menjadi telah terdapat standar layanan tata kelola TI namun
penyebab khusus adanya suatu variasi dalam belum diimplementasikan secara maksimal.
implementasi kinerja proses. Beberapa saran yang dapat ditindaklanjuti dan
4. Adanya tindakan korektif sebagai cara untuk dilakukan untuk kepentingan pengembangan
mengetahui penyebab khusus dari variasi pada penelitian selanjutnya di kemudian hari, diantaranya
kinerja proses. adalah usulan tata kelola rekomendasi aktivitas
5. Adanya sistem kontrol untuk membatasi respon kebijakan tata kelola layanan TI yang diperoleh
pada tindakan korektif pada kinerja proses. diharapkan dapat menjadi referensi prosedur
monitoring dan pengukuran kemampuan TI di
Proses EDM01, EDM04, DSS01, DSS02, dan layanan bahan ajar Universitas Terbuka yang lebih
DSS03 harus memenuhi dan melaksanakan indikator bersifat efektif dan implementatif, unit Pusat
kerja untuk dapat meningkakan kapabilitas dari level Layanan bahan ajar mampu mempersiapkan sumber
4 ke level 5. Menurut (Dewantara, 2015), poin-poin daya dan lingkungan kerja yang secara maksimal
indikator kerja untuk mencapai target organisasi dapat mengimplementasikan layanan berbasis
tingkat kapabilitas level 5 sebagai berikut: teknologi informasi untuk mendukung
PA 5.1 Process Innovation: pengembangan sistem yang baik, dan Unit Pusat
1. Terdapat tujuan bisnis/ organisasi yang inovatif Layanan Bahan Ajar dapat melakukan perancangan
sebagai capaian untuk kebutuhan organisasi di tata kelola dengan suatu standar tertentu yang telah
masa perkembangan TI ke depan. dilengkapi dengan panduan-panduan yang baik
2. Mampu melakukan ketepatan analisis untuk seperti pada COBIT 5. Dengan begitu, aktivitas
mengetahui performa proses yang diterapkan. operasional untuk melayani bahan ajar dapat
3. Terdapat inovasi dan wawasan terbaik untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam
melaksanakan aktivitas operasional dan analisis implementasi tata kelola layanan TI, serta ke
data. depannya perlu melakukan implementasi evaluasi
4. Adanya proses yang didefinisikan untuk tata kelola TI juga untuk perbaikan sistem secara
meningkatkan inovasi pada pengembangan merata pada 39 lokasi UPBJJ UT.
teknologi baru.
5. Meningkatkan strategi implementasi kinerja DAFTAR PUSTAKA
proses untuk memenuhi tujuan organisasi.
PA 5.2 Process Optimising: ARDIMA, M. B., GERNOWO, R., & SLAMET, V.
1. Memiliki teknis analisis dan kontrol pada G. 2020. Pengukuran Tingkat Kapabilitas
Sistem Tata Kelola Ti Menggunakan Cobit 5
pengelolaan proyek pada pengembangan sistem
Dengan Iso 38500 Capability Level
informasi dan teknologi.
Measurement of It Governance System Using
2. Menerapkan variasi limit kontrol pada proses
Cobit 5 With Iso 38500. 7(3), 645–652.
pengelolaan proyek pengembangan sistem
informasi dan teknologi. https://doi.org/10.25126/jtiik.202073059
ASTUTI, M. W., SUPRAPTO, &
3. Dapat dilakukan aktifitas menganalisis data PERDANAKUSUMA, A. R. 2019. Evaluasi
yang sudah diukur untuk memperoleh variasi Teknologi Informasi menggunakan COBIT 5
yang unik pada proses pengelolaan proyek Fokus Proses DSS02 , DSS03 , dan DSS04 (
pengembangan sistem informasi dan teknologi. Studi Kasus : PT . Garam ( Persero )). Jurnal
Pengembangan Teknologi Informasi Dan Ilmu
4. KESIMPULAN DAN SARAN Komputer, 3(9), 8874–8881.
Implementasi tata kelola layanan teknologi DEWANTARA, A. D. 2015. Pengukuran Tingkat
informasi menggunakan kerangka kerja COBIT 5 Kapabilitas Tata Kelola Teknologi Informasi
dengan studi kasus Sistem Informasi Tiras dan Berdasarkan COBIT 5 Studi Kasus Pusat Data
Transaksi Bahan ajar di lingkup Unit Pusat Layanan dan Informasi (Pusdatin) Arsip Nasional
Bahan Ajar memperoleh tingkat kapabilitas level 1 Republik Indonesia (ANRI). 314.
(performed process) untuk proses EDM01, EDM04, FAJARWATI, S., SARMINI, S., & SEPTIANA, Y.
dan DSS01 dengan hasil persentase kapabilitas 2018. Evaluasi Tata Kelola Teknologi
proses EDM01 sebesar 52,38 %, EDM04 66,67 %, Informasi Menggunakan Kerangka Kerja
dan DSS01 67,35 %. Hasil pencapaian tingkat COBIT 5. JUITA : Jurnal Informatika, 6(2),
kapabilitas untuk proses DSS02 dan DSS03 yaitu 73. https://doi.org/10.30595/juita.v6i2.2019
berada pada level 2 (managed process) dengan hasil FENNY, C., & JOHANES, A. 2017. Audit Sistem
persentase kapabilitas untuk DSS02 dan DSS03 Informasi Menggunakan Framework Cobit 4.1
yaitu 85,71 %. Nilai harapan tingkat kapabilitas Pada PT. Aneka Solusi Teknologi. Simetris:
yang dihasilkan adalah berada pada level 5 Jurnal Teknik Mesin, Elektro Dan Ilmu
(optimizing process). Hal ini dapat diartikan Komputer, 8(1), 377–382.
https://doi.org/10.24176/simet.v8i1.1024
976 Jurnal Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer (JTIIK), Vol. 8, No. 5, Oktober 2021, hlm. 965-976

HIDAYAT, A. 2018. Model Pengukuran Tingkat

Kemampuan Teknologi Informasi.
INDRIATI, S. S. 2014. Evaluasi Tata Kelola
Teknologi Informasi Berdasarkan Kerangka
Kerja Cobit 5 : Studi Kasus Direktorat Jendral
Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). In
Tesis, MTI Universitas Indonesia. Universitas
Indonesia.
ISACA. 2012a. Enabling Processes.
ISACA. 2012b. Preview Version. COBIT 5 for
Information Security.
ISACA. 2013. COBIT ® Process Assessment Model
(PAM): Using COBIT ® 5.
IT, GOVERNANCE, & INSTITUTE. 2012. COBIT
4.1 Framework, Control Objectives,
Management Guidelines, Maturity Models.
USA : IT Governance Institute.
NYONAWAN, M., SUHARJITO, & UTAMA, D.
N. 2018. Evaluation of Information
Technology Governance in STMIK Mikroskil
Using COBIT 5 Framework. Proceedings of
2018 International Conference on Information
Management and Technology, ICIMTech
2018, November, 137–142.
https://doi.org/10.1109/ICIMTech.2018.85281
38
PUTRI, L. D. M., PERDANAKUSUMA, A. R., &
RACHMADI, A. 2019. Evaluasi Maturitas
Manajemen Risiko Teknologi Informasi
Menggunakan Process Assessment Model
COBIT 5 (Studi Kasus PT . XYZ Indonesia).
Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi
Dan Ilmu Komputer, 3(6), 6089–6098. http://j-
ptiik.ub.ac.id/index.php/j-
ptiik/article/download/5647/2673
SURJANDY, FERNANDO, E., CONDROBIMO,
A. R., & YUDHO, M. R. 2020. Evaluasi
Penerapan It Governance Pada Bank
Berdasarkan Cobit 5 ( Study Kasus Pada Bank
Xyz ) Evaluation Implementaion Of It
Governance At Bank Xyz Based On Cobit 5 (
case study at bank xyz ). Jurnal Teknologi
Dan Ilmu Komputer (JTIIK), 7(3), 453–460.
https://doi.org/10.25126/jtiik.202071457
UNIVERSITAS TERBUKA. 2019. Tentang UT.
Retrieved 19 September 2019, from
www.ut.ac.id website:
https://www.ut.ac.id/tentang-ut.
UNIVERSITAS TERBUKA. 2016. Layanan Bahan
Ajar Universitas Terbuka. from
http://kupang.ut.ac.id/index.php/seputar-
berita/layananbahan-ajar.