Tese
Tese
Tese
Selma Meru Maulide O Papel de Controlo Interno na Mitigação de risco nas organizações, caso
Jafar de estudo: DF Metais 2014-2015
Estudante
Nº
0
Instituto Superior de Comunicação e Imagem de Moçambique
Selma Meru Maulide O Papel de Controlo Interno na Mitigação de Risco nas rganizações, caso
Jafar de estudo: DF Metais 2014-2015
Estudante
Nº 200912030
Selma Meru Maulide Jafar, declara por sua honra que a presente monografia é da sua autoria, nunca foi
apresentada na sua essência para obtenção de qualquer grau, a mesma constitui resultado da sua
investigação pessoal, estando indicadas as bibliografias e fontes por ele usadas.
------------------------------------------------------
(Selma Meru Maulide Jafar )
I
Aprovação do Júri
Este trabalho foi aprovado com a classificação ------------ expressão numérica de -------- valores, no
dia-------- de ---------------------- de 201---- por nós, membros de júri examinador do Instituto Superior
de Comunicação e Imagem de Moçambique.
-------------------------------------------------------
(O Presidente do Júri)
------------------------------------------------------
(O Arguente)
-----------------------------------------------------
(O supervisor)
II
TERMO DE COMPROMISSO
Abílio Simão Muchanga (Supervisor), com competências científicas e académicas para o devido fim,
assume o compromisso de exercer nos meses de ---------------------------------------------------, a
orientação da monografia do Curso de Contabilidade e Auditoria, do aluno Selma Meru Maulide Jafar,
responsabilizando-se por:
_____________________________________________
Orientador
III
EPÍGRAFE
“Ninguém vai apagar meu brilho, porque essa é vontade de Deus” (Adaptado pela Selma Jafar)
DEDICATÓRIA
IV
Dedico este trabalho a minha família inteira e aos amigos que me tem apoiado incondicionalmente nos
momentos mais difíceis durante todo o percurso com mais alto nível de amor e consideração.
AGRADECIMENTOS
V
Agradeço imensamente a Deus todo-poderoso pelo dom da vida, e que a cada dia tem me iluminado
incansavelmente na minha árdua caminhada terrena, e por outro lado, a minha família e ao meu esposo
pelas sábias palavras proferidas quotidianamente.
Uma declaração especial ao meu supervisor, Dr. Abílio Muchanga, pela disponibilidade demonstrada
para a orientação deste trabalho e pelo sábio conhecimento transmitido ao longo da elaboração do
mesmo.
VI
Índice
DECLARAÇÃO................................................................................................................................................................................I
TERMO DE COMPROMISSO........................................................................................................................................... III
EPÍGRAFE...................................................................................................................................................................... IV
DEDICATÓRIA................................................................................................................................................................. V
AGRADECIMENTOS....................................................................................................................................................... VI
RESUMO...................................................................................................................................................................... VII
LISTA DE IMAGENS...................................................................................................................................................... VIII
LISTA DE TABELAS................................................................................................................................................ VIII
LISTA DE ABREVIATURAS E SIMBOLOS.......................................................................................................................... VIII
CAPÍTULO 0.................................................................................................................................................................... 1
0. INTRODUÇÃO............................................................................................................................................................. 1
0.1. JUSTIFICATIVA..................................................................................................................................................................2
0.2. PROBLEMA....................................................................................................................................................................2
0.3. OBJECTIVOS DE PESQUISA............................................................................................................................................2
0.3.1. Objectivo Geral.......................................................................................................................................................2
0.3.2. Objetivos Específicos...............................................................................................................................................2
0.4. HIPÓTESES.................................................................................................................................................................... 3
0.4.1. Hipótese 1:...............................................................................................................................................................3
0.4.2. Hipótese 2:...............................................................................................................................................................3
ESTRUTURA DE TRABALHO..................................................................................................................................................3
CAPÍTULO I..................................................................................................................................................................... 5
1.1. METODOLOGIA............................................................................................................................................................. 5
1.1.1. Métodos...................................................................................................................................................................5
1.1.2. Classificação da Pesquisa.......................................................................................................................................5
1.2.1. Pesquisa Qualitativa...............................................................................................................................................5
1.2.2. Pesquisa Quantitativa.............................................................................................................................................5
1.3. DELIMITAÇÃO DO TEMA...................................................................................................................................................6
1.4. INSTRUMENTOS DE RECOLHA DE DADOS.......................................................................................................................6
CAPÍTULO II.................................................................................................................................................................... 8
2. REVISÃO DA LITERATURA............................................................................................................................................ 8
2.1. CONCEITOS E OBJECTIVOS DE AUDITORIA: AVALIAÇÃO DO CONTROLO INTERNO.........................................................8
2.1.1. Auditoria Interna versus Auditoria Externa............................................................................................................8
2.1.2. Controlo Interno e Sistema de Controlo Interno.....................................................................................................9
2.1.3. Tipos de Controlos.................................................................................................................................................10
Fonte: Informação de Morais & Martins (2007:32) adoptados pelo autor...................................................................13
2.1.4. Princípios de Controlos Internos..........................................................................................................................13
2.1.5. Componentes do Controlo Interno........................................................................................................................14
2.1.6. A Importância de um Sistema de Controlo Interno...............................................................................................18
2.1.7. Limitações do Controlo Interno............................................................................................................................18
2.1.8. Levantamento e Registo do Sistema de Controlo Interno.....................................................................................19
2.2. RISCO.............................................................................................................................................................................19
2.2.1. Conceito.................................................................................................................................................................19
2.2.2. Identificação de eventos de ocorrência do risco...................................................................................................20
2.2.3. Avaliação do Risco nas Organizações..................................................................................................................20
2.2.4. Resposta ao risco...................................................................................................................................................21
Fonte: Informação Andrew Chambers (1994:234) adoptados pelo autor......................................................................22
2.2.5. Gestão do Risco nas Organizações.......................................................................................................................22
2.2.6. Finalidades da Gestão do Risco Organizações.....................................................................................................22
CAPÍTULO III................................................................................................................................................................. 24
3.1. ESTUDO DE CASO...........................................................................................................................................................24
3.1.1. Descrição da Empresa objecto do estudo.............................................................................................................24
3.2. RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................................25
3.2.1. Departamento Administrativo e Financeiro..........................................................................................................25
3.2.2. Departamento de Aprovisionamento.....................................................................................................................26
3.2.3. Departamento Comercial......................................................................................................................................26
3.2.4. Departamento de Produção...................................................................................................................................26
3.2.5. Departamento de Manutenção..............................................................................................................................26
3.2.6. Departamento de Qualidade.................................................................................................................................26
3.2.7. Comunicação.........................................................................................................................................................27
3.2.8. Preço......................................................................................................................................................................27
3.3. CONTROLO INTERNO DA EMPRESA.............................................................................................................................27
3.3.1. ÁREA GERAL........................................................................................................................................................... 28
3.3.2. Análise dos Componentes do Controlo Interno da DF meta.................................................................................29
3.3.3. Avaliação e Gestão de Risco.................................................................................................................................29
3.3.4. Avaliação de Informação e Comunicação.............................................................................................................30
3.3.5. Actividades de Controlo........................................................................................................................................30
3.3.6. Actividades de Monitoria.......................................................................................................................................30
3.4. RESULTADO DO LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO.......................................................................30
3.4.1. Área Financeira.....................................................................................................................................................30
3.4.2. Compras de Bens e Serviços e Dividas a Pagar...................................................................................................31
3.4.3. Produção e Inventários.........................................................................................................................................32
3.4.4. Activos Tangíveis e Intangíveis..............................................................................................................................34
3.4.5. Vendas, Prestações de Serviços e Dívidas a Receber............................................................................................34
3.4.6. Acréscimos, Diferimentos e Impostos Diferidos...................................................................................................35
3.4.7. Imparidades, Provisões e Empréstimos Obtidos...................................................................................................35
3.4.8. Capital Próprio e Investimentos Financeiros.......................................................................................................36
3.4.9. Custo de Pessoal....................................................................................................................................................36
3.5. FORMAS ENCONTRADAS PELA EMPRESA PARA MONITORIZAR OS RISCOS NAS ÁREAS MAIS RELEVANTES....................37
4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES............................................................................................................................ 39
4.1. CONCLUSÃO................................................................................................................................................................39
4.2 RECOMENDAÇÕES.......................................................................................................................................................40
4.3. SUGESTÕES................................................................................................................................................................. 42
BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................................................. 43
Anexos.......................................................................................................................................................................................45
Resumo
O controlo interno tem um contributo na gestão de recursos passando sempre pela eficiência e eficácia
dos processos produtivos; Definindo-se como conjunto de mecanismos, normas que auxiliam o órgão
de gestão, para alcance de eficácia e eficiência nas Actividades. Pinheiro (2010:101-103),” constitui
um elemento chave, na obtenção de ambiente adequado de trabalho ligado direitamente a auditoria
interna, que é responsável pela avaliação do funcionamento, e prestação de informações sobre da
gestão da empresa. é de extrema importância pois direciona a organização para alcançar a maximização
do lucro e do capital social.
Este trabalho tem como objetivo avaliar o papel do controlo interno na mitigação de risco na DF metais
EI, baseado num estudo de caso, orientado por dados reais fornecidos pela empresa mesma organização
no período 2014-2015. A DF Metais é empresa em nome individual representada por António Silvestre
Dimane sedeada em Maputo, operando no ramo de corte e quinagem de chapas de zinco, as
metodologias usadas foram a recolha de informações através de inquéritos, entrevistas a funcionários e
auditores da empresa e observação de sistema de controlo interno aplicado nos sectores da organização
em epígrafe. Onde foi possível avaliar o sistema de controlo interno, identificar deficiências relevantes
nos controles internos e no sistema de extração de informações gerenciais, que possam levar a erros e
fraudes causadores de prejuízo para o patrimônio da empresa, de igual modo recomendamos soluções
de rápido resultado e efeitos permanentes.
VII
Palavras-chave: Controlo Interno, Gestão dos riscos; Auditoria;
LISTA DE IMAGENS
VIII
Figura 1: Imagem 1 Cubo do COSO 1992, pg 9.
LISTA DE TABELAS
CI - Controlo Interno
DD - Dicionário de Dados
IX
OROC - Ordem de Revisores Oficiais de Contas
SI - Sistemas de Informação
TI - Tecnologia de Informação
X
CAPÍTULO 0
0. Introdução
Os responsáveis das organizações e, em particular daquelas em que o sucesso depende do valor gerado,
são confortados permanentemente com novas realidades que os obriga a uma gestão eficiente e a
frequentes alterações de estratégicas, percursos e decisões.
Portanto, torna-se necessário o uso de mecanismos que podem auxiliar o controlo e fiscalização dos
mesmos, proporcionando um controlo maior, no qual resultará um maior grau de eficiência e eficácia
das empresas. A necessidade da tal eficácia na realização dos objectivos e de eficiência na utilização de
recursos escassos exige aos responsáveis das organizações cada vez maior conhecimento e saber no
desempenho das suas actividades. É importante que as empresas percebam a relevância do controlo
interno como ferramenta de gestão, pois o mesmo mostra-se bastante eficiente ao evitar a ocorrência de
erros e procedimentos ilegais e fraudulentos.
Caso não aconteça, perde se equilíbrios comprometem os objectivos, e também princípios orientadores
da acção, ou seja, coloca se em causa o futuro das organizações e de todos os que directa ou indirecta
nele tem interesse.
Nesta perspectiva pretende se com o presente trabalho analisar a importância do controlo interno na
gestão e mitigação do risco e fraudes nas organizações, e teve como caso de estudo a empresa DF
METAIS EI,.
1
0.1. Justificativa
A escolha do tema deveu se por um lado, do conceito de controlo interno ser muito amplo, e torna
difícil compreender o seu paradigma, então no sentido de melhor compreendê-lo torna-se necessário
deter o seu sentido real, que é um instrumento da organização destinado a vigilância, fiscalização e
verificação administrativa, que permite prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se
verifica dentro da organização e que produz reflexos significativos dentro do património da própria
organização.
Por outro lado, escolheu se o tema para perceber como é que deve se usar o controlo interno de forma
eficaz para mitigar e gerir os riscos e fraudes nas organizações.
0.2. Problema
Os problemas com os controlos internos encontram se em todas áreas de organizações modernas, como
exemplo disso pode se citar as seguintes áreas:
Vendas, fabricação, compras, tesouraria, etc, já quando exercido adequadamente sobre cada
uma destas áreas, o controlo interno assume fundamental importância, objectivando atingir os
resultados mais favoráveis com menos desperdícios.
O controlo interno refere se aos procedimentos e normas adoptados como planos permanentes da
organização. Neste contexto reconhecida a sua importância no desenvolvimento das organizações, o
presente trabalho levantou a seguinte problemática: ate que ponto o controlo interno é importante na
mitigação e gestão de risco nas organizações?
0.4. Hipóteses
De acordo com Gressler (1979) as hipóteses constituem uma possível resposta a indagação levantada
no problema. Na perspectiva deste trabalho a hipótese a ser levantada é:
0.4.1. Hipótese 1:
O controlo interno constitui uma eficiência da vigilância e da protecção dos bens, para se saber o que se
investe e o que se obtém de recursos, efectivamente oferece lucratividade, economicidade ou adequada
colimação os fins procurados ou programados.
0.4.2. Hipótese 2:
O controlo interno não constitui uma eficiência da vigilância e da protecção dos bens, para se saber o
que se investe e o que se obtém de recursos, efectivamente oferece lucratividade, economicidade ou
adequada colimação os fins procurados ou programados.
Estrutura de trabalho
3
Capítulo II - falará de forma minuciosa sobre a fundamentação teórica do assunto, tendo como
base que conceitos gerais de controlo interno estar, relacionados com os conceitos de auditoria
interna e externa, procura-se, assim, promover um enquadramento teórico em relação ao
controlo interno, definindo o seu conceito segundo vários organismos e instituições
internacionais. Traça-se da evolução do controlo interno, em paralelo com a evolução do
conceito de auditoria interna e externa. Identifica-se os tipos, princípios e componentes do
controlo interno. Faz-se uma abordagem particular à gestão dos riscos empresariais segundo o
COSO, pela sua importância para o controlo interno, e também aos sistemas de informação
devido ao seu interesse na actualidade.
Capitulo IV- este capitulo destina se apresentação das conclusões e recomendações do estudo.
4
CAPÍTULO I
1.1. Metodologia
1.1.1. Métodos
De acordo com GIL (1999:26), para que uma pesquisa seja considerada cientifica é necessário
identificar ou determinar o método que possibilitou atingir o conhecimento. Neste sentido urge
identificar o método que permitira alcançar os objectivos pretendidos e para o presente trabalho
aprimorou se à recolha directa de dados qualitativos utilizando o método indutivo na sua análise.
A pesquisa classifica se quanto a natureza, a forma de abordagem, aos objectivos e aos procedimentos
teóricos. Importa referenciar a classificação quanto a abordagem que segundo GIL (apud CASSADRA
e SILVA, 2004:14), existem dois tipos de pesquisa, qualitativa e quantitativa.
De acordo com GIL (apud CASSADRA e SILVA, op. cit) «há uma relação dinâmica entre o mundo real
e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável objectivo e a subjectividade do sujeito que não pode ser
produzido em números» baseia se na análise e interpretação de fenómenos e termina com atribuição de
significados.
GIL (apud CASSADRA e SILVA) assume que neste tipo de pesquisa" tudo pode ser quantificável o que
significa traduzir em números opiniões e informações para classificá-los e analisa-los", baseados no
uso de técnicas estatística.
A metodologia utilizada neste trabalho compreendeu pesquisa bibliográfica, que demonstra que a
aplicação do controlo interno é realizada, através de procedimentos contabilísticos e administrativos, os
quais auxiliam garantir a preservação do património. É importante relevar a importância de um
5
ambiente favorável à implementação de um sistema de controlo interno.
Ainda neste presente trabalho aprimorou-se na primeira instância o uso da pesquisa qualitativa, pois é
mais usual para pesquisa económica e financeira.
O presente trabalho será delimitado a estudar a importância de controlo interno na mitigação e gestão
de risco nas organizações, para o caso específico de DF Metais EI.
A utilidade das consultas bibliográficas nesta pesquisa relaciona-se com o facto de garantir a obtenção
de elementos teóricos para a fundamentação e de suporte para a elaboração da monografia científica.
Para efeitos serão consultados obras literárias que versam sobre vários aspectos inerentes ao tema da
pesquisa, com especial enfoque nos que abordam o controlo interno, auditoria interna e externa nas
organizações.
Neste contexto no presente trabalho, irá se incorrer aos seguintes métodos a saber: Observação que
pode ser directa ou indirecta. A directa aquela que o pesquisador assume o papel de espectador,
observando de maneira espontânea, os aspectos que ocorrem. Indirecta quando o pesquisador usa
instrumentos de observação: inquéritos, diários, entrevistas e questionários para a recolha de dados
(DIAS et al, 2008). Assim para a recolha de dados usou se a observação indirecta, pela aplicação da
entrevista e do questionário.
Entrevista definida como uma técnica do qual o pesquisador recolhe dados num "diálogo orientado que
busca através de interrogatório, informações e dados para pesquisa" MARTINS (2000:44). É uma
forma interacção social em que uma das partes busca colectar dados e outra apresenta se como fonte de
6
informação.
A entrevista, é a técnica mais adequada, eficiente e flexível na recolha de dados, divide-se em função
de seu nível de estruturação, entrevista estruturada aquela que pré determina com maior grau as
respostas a serem obtidas e, não estruturadas, aquela desenvolvida espontaneamente sem um modelo
pré estabelecido de interrogação (DIAS et al, 1999). Assim a recolha de dados nesta pesquisa será feita
com recurso a entrevista estruturada com um guião previamente elaborado.
Questionário, de acordo com CHIZZOTTI (apud DIAS et al, 2008), define o como um conjunto de
questões pré-elaboradas sistematizadas sequencialmente dispostas em itens que constituem o tema de
pesquisa, com objectivos de suscitar dos informantes respostas por escrito ou verbalmente sobre o
assunto (…)
7
CAPÍTULO II
2. REVISÃO DA LITERATURA
Não se pode falar de auditoria sem relacionar esta com o controlo interno. Neste contexto considera-se
que a auditoria é o processo organizado e estruturado sem preconceitos ao examinar as informações
com independência e isenção, ao avaliar prova acerca da correspondência entre informações, situações
ou procedimentos e critérios preestabelecidos, assim como comunicar ou divulgar conclusões, através
de um relatório escrito, com um determinado grau de confiança que será posteriormente entregue aos
interessados (Morais & Martins, 2007).
A auditoria é uma actividade de grande importância social e económica, podendo suportar relações
entre os vários agentes económicos, depositando toda a confiança no trabalho dos auditores. De forma
mais complexa, pode ser entendida como um processo em permanente mutação, o auditor analisa todas
as situações e pronuncia-se de acordo com a situação vigente baseando-se nos critérios de comparação
seleccionados, dando solução mais acertada de forma legal aos interessados. No entanto, a auditoria
adaptou-se às constantes transformações para se tornar um motor de inovação e mudança nas
organizações, podendo assim dar resposta às novas necessidades e exigências sociais.
Deste modo, podemos encontrar algumas definições na literatura das quais se destacam:
Para o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA, 1972), “a auditoria é um processo
sistemático de obter e avaliar evidências relacionadas com os pressupostos contidos nas
demonstrações financeiras acerca de situações e transacções económicas da entidade, com vista a
certificar um grau de correspondência entre esses pressupostos e as normas de referência, e
comunicar os resultados dessa avaliação aos interessados, nomeadamente, a um vasto conjunto de
utentes (internos e externos) responsáveis por agir com mais segurança e controlar com mais
conhecimento a tomada de decisões.”
Segundo o Institute of Internal Auditors (IIA, 2004), “a auditoria interna é uma actividade
8
independente, de avaliação objectiva e de consultoria, destinada a acrescentar valor e melhorar as
operações a uma organização, trazendo-lhe uma abordagem sistemática e disciplinada para a
avaliação e melhoria da eficácia dos seus processos, gerindo o risco, controlo e comunicação de
informação, ajudando-a a atingir objectivos”.
O controlo interno é uma consequência do crescimento das empresas. A sua importância aumentou
significativamente com a globalização dos mercados e o aumento da concorrência entre as empresas,
obrigando-as a melhorar e aperfeiçoar os processos de gestão dos seus negócios, de forma a poderem
sobreviver em mercados cada vez mais exigentes.
Segundo algumas entidades internacionais estes conceitos são definidos da seguinte maneira:
Controlo interno (CI) “é o processo concebido, implementado e mantido pela governação, gestão e
outro pessoal para proporcionar segurança razoável que permita atingir os objectivos da entidade
relativamente à credibilidade do relato financeiro, eficácia e eficiência das operações e cumprimento
das leis e regulamentos aplicáveis” (ISA 315).
Controlo interno (CI) é “Qualquer acção empreendida pela gestão, pelo conselho e outros membros da
entidade para aperfeiçoar a gestão do risco e melhorar a possibilidade do alcance dos objectivos e
metas da organização. A gestão planeia, organiza e dirige o desempenho de acções suficientes para
assegurar com razoabilidade que os objectivos e metas serão alcançados” (IIA- Insitute of Internal
Auditors).
O controlo interno deve fazer parte das actividades normais de uma empresa, tendo por função
acompanhar o funcionamento global e recomendar, devido ao seu carácter detectivo, preventivo ou
correctivo, as acções a empreender para garantir um elevado nível de desempenho e os resultados que
9
correspondam aos objectivos inicialmente formulados.
Para conferir relevância ao sistema de controlo interno, torna-se necessário conhecer a sua descrição,
concepção e comportamento identificando os controlos - chave em que o auditor deposite confiança,
reconsiderando, se necessário, a avaliação inicial do enfoque e risco, e bem assim os pontos fracos
encontrados e o efeito sobre o planificado.
Em síntese, o controlo interno deve garantir a eficiência operacional e permitir a melhoria dos
processos empresariais e dos resultados. Acompanhando a permanente adaptação da empresa às
mudanças ocorridas no seu ambiente, o SCI deve ter em vista a minimização de erros e irregularidades,
na sequência de procedimentos e normativos aplicáveis à organização, assegurando a sua prevenção e
detecção.
As transacções são executadas de acordo com autorização geral especifica do órgão de gestão;
10
Os acessos aos activos são apenas permitidos de acordo com autorização do órgão de gestão;
Os registos contabilísticos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo
tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem diferenças.
Qualquer sistema de controlo interno deve incluir os controlos adequados, e podem classificar-se
segundo Morais & Martins (2007:31) em:
Detectivos - Servem para detectar ou corrigir factos indesejáveis que já tenham ocorrido. São controlos
à posteriori.
Orientativos - Servem para provocar ou encorajar a ocorrência de um facto desejável, porque boas
orientações previnem que más aconteçam.
Compensatório - Servem para compensar eventuais fraquezas de controlo noutras Áreas da entidade.
11
Apresentamos no quadro seguinte exemplos destes tipos de controlos:
facturas com as com terceiros. dívidas. dirigentes para total dos créditos
12
em circulação na
entidade.
Segundo Attie (2011), uma entidade ao criar o seu sistema de controle interno, deve ter em atenção os
seguintes princípios:
Eficácia e Eficiência - O controle interno deve ser aplicado consistentemente, e ser bem compreendido
pelos trabalhadores da entidade, a fim de permitir que as políticas do Conselho de Administração ou da
Direcção sejam implementados de maneira eficaz e eficiente. Entretanto, o controle interno não deverá
tolerar quaisquer actos de má gestão tanto da administração como dos principais directores.
Oportunidade - O sistema de controlo interno deve ser aplicado desde o primeiro dia de actividade da
entidade, com a eficácia necessária para despoletar sinais de alerta, permitindo que os corpos gerentes
tomem acções correctivas para reduzir e evitar riscos potenciais.
Independência - A função de avaliar a eficácia do sistema de controlo interno deve estar separada da
formulação e execução do mesmo. A qualidade e a adequabilidade dos controles internos devem ser
avaliadas de forma independente.
Segundo a ISA 315 e o COSO (1992), o controle interno é um processo composto por cinco
13
componentes interrelacionados entre si.
Ambiente de Controlo;
Actividades de Controlo;
Informação e Comunicação;
Monitoria;
14
Comunicar e fazer cumprir os valores éticos e de integridade;
Estrutura organizacional;
Avaliação e Gestão de Risco compreendem a identificação e a contínua avaliação dos riscos, que
possam comprometer o cumprimento dos objectivos definidos pela entidade. Cada entidade tem os seus
próprios riscos quer internos quer externos, e eles têm de ser identificados e avaliados, bem como a
forma como poderão comprometer os objectivos.
O processo de identificação dos riscos pela entidade, inclui a forma como a gestão identifica os riscos
relevantes para a preparação das demonstrações financeiras, que apresentem uma imagem verdadeira e
apropriada de acordo com a estrutura conceptual de relato financeiro aplicável à entidade, estima o seu
significado, avalia a probabilidade da sua ocorrência e decide sobre as acções a tomar.
Novos trabalhadores;
Crescimento rápido;
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Nova tecnologia;
Restruturações da empresa;
Actividades de Controlo são as medidas tomadas pela Administração para mitigar e gerir os riscos de
modo a atingir os objectivos. Estas actividades ocorrem em todas as entidades, em todos os níveis
hierárquicos e em todas as funções.
Estas actividades de controlo podem ser classificadas como políticas e procedimentos, como sejam:
autorização; revisão da execução; processamento da informação; controlos físicos e segregação de
funções.
A autorização que tem a ver com a sequência das mesmas; ou seja, o ciclo autorização / aprovação /
execução /registro / custódia, de acordo com os critérios estabelecidos, isto é, dentro das atribuições de
competência definidas.
A revisão da execução, visa a adoçam de provas e conferências independentes, que possibilitem não só
actuar sobre o sistema, como sobre o trabalho de cada pessoa de forma a minimizar os erros.
A segregação das funções, que está relacionada com o fato de a função contabilística e a função
operacional deverem estar separadas, para que não seja possível que a pessoa que tenha o controlo
físico de um activo possa ter simultaneamente a seu cargo os registos a ele inerentes. Além disso,
nenhuma pessoa pode ser responsável por uma operação desde o início até ao seu termo. A segregação
de funções tem a ver não só com empregados de secções diferentes, mas também da mesma secção. A
rotação periódica dos empregados de cada secção, entre si, contribui para atingir este objectivo.
Monitoria visa o acompanhamento contínuo com a avaliação das actividades, para garantir a qualidade
e desempenho do sistema de controlo interno. Inclui gestão regular de supervisão das actividades e do
pessoal, para o bom desempenho das suas funções. As deficiências encontradas no sistema de controlo
interno devem ser reportadas à Administração ou Direcção.
Há uma sinergia e articulação entre estes componentes, formando um sistema integrado que reage de
forma dinâmica às mudanças nas condições. Existe uma relação directa entre as três categorias de
objectivos, que representam o que uma entidade pretende alcançar, e os componentes, que definem o
que é necessário para atingir os objectivos. Todos os componentes são relevantes para cada categoria
objectivos.
Podemos afirmar que todas as empresas deverão possuir um sistema de controlo interno adequado, por
forma, a salvaguardar eventuais desvios na sua actividade, assim segundo Da Costa (2010:223),
“nenhuma empresa ou entidade, por mais pequena que seja, pode exercer a sua actividade operacional
17
sem ter implementado um sistema de controlo interno, ainda que rudimentar”. A implementação de um
sistema de controlo interno adequado cabe sempre à administração. O sistema de controlo interno a
adoptar depende do tipo de empresa: industrial, comercial ou mista. O sistema de controlo interno deve
ser tanto mais sofisticado quanto mais a empresa for crescendo e as suas actividades se tornarem mais
complexas, de tal forma que a empresa progressivamente passe de um simples sistema de controlos
financeiros - considerando os activos mais vulneráveis - para a utilização de um controlo interno mais
rígido que não controla apenas meios monetários relacionados com compras e vendas, mas que
controla todas as operações decorrentes da actividade da empresa.
A estrutura organizacional, a cultura empresarial, os recursos humanos afectos à empresa, e até mesmo
o próprio estilo de liderança, são barreiras que limitam a fórmula mágica do controlo interno ideal.
Assim segundo a Norma 410 da OROC o sistema de controlo interno “significa todas as políticas e
procedimentos (controlos internos) adoptados pela gestão de uma entidade que contribuem para a
obtenção dos objectivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e
eficiente do seu negócio, incluindo a aderência às políticas da gestão, a salvaguarda de activos, a
prevenção e detecção de fraudes e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos, o
cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de informação financeira credível”.
Tendo em conta o conceito apresentado, é inevitável que o sistema de controlo interno tenha uma
importância acrescida dentro de qualquer organização, quer na óptica preventiva, quer na óptica de
correcção de irregularidades de forma a contribuir para a melhoria organizacional.
18
2.1.8. Levantamento e Registo do Sistema de Controlo Interno
Segundo (Marques, 1999), para fazer levantamento e avaliação do SCI e verificar se o mesmo é ou não
o mais adequado e se ajusta à unidade organizacional. Primeiro vamos proceder ao levantamento e
registo do sistema em uso e daí concluir se o mesmo é ou não o mais adequado, pelo que, no caso de se
constatar que o sistema parece ser o mais adequado, é necessário testar o seu efectivo funcionamento
para que não restem dúvidas sobre tal conclusão (designadamente, teste às vendas e às dívidas dos
clientes; teste às compras e às dívidas aos fornecedores; testes aos gastos com o pessoal). Caso o
sistema de controlo interno não seja adequado há quem defenda que não se justifica “perder” tempo
com a realização de testes aos controlos, concluindo logo que não merece confiança, e que, portanto,
dever-se-á passar de imediato aos testes substantivos.
Um sistema de controlo adequado deve prever ajustamentos de concepção e aplicação, a fim de dar
resposta atempada, a novas situações que surjam cada dia e estejam fora do alcance das empresas,
devido, quer a factores organizacionais, quer a factores de mercado. Os responsáveis do sistema de
controlo interno devem procurar novas formas de conciliar e prever situações de inadaptabilidade,
devendo a estrutura estar dotada de procedimentos e políticas de antecipação de riscos, de forma a
minimizar as consequências e optimizar a performance.
2.2. Risco
2.2.1. Conceito
Para (Chambers, 1994), a avaliação de riscos permite que uma organização considere até que ponto os
potenciais eventos podem ter impacto na realização dos objectivos.A avaliação de riscos é aplicada
primeiramente aos riscos inerentes, após o desenvolvimento da resposta aos riscos, a administração
passará a considerar os riscos residuais.
Risco inerente é aquele que a organização enfrenta, na falta de medidas por parte da administração
para alterar a sua probabilidade e impacto.
Risco residual é aquele que permanece após adoptados procedimentos por parte da administração para
evitar o risco.
A administração reconhece que um risco com reduzida probabilidade de ocorrência e baixo potencial,
geralmente, não requerer grandes preocupações. Enquanto, um risco com elevada probabilidade de
ocorrência e um potencial de impacto significativo requer atenção considerável. Regra geral, segundo
este autor, a administração utiliza dados gerados internamente e baseados na experiência passada da
organização para calcular as estimativas de probabilidade e impacto, os quais fornecem uma base mais
objectiva. Mas tem de ter em consideração que os factores que influenciam os eventos podem
modificar-se com o passar do tempo. Apesar dos dados gerados internamente serem um dado primário,
a organização não pode ignorar os dados externos, que podem ser muito úteis.
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uma correlação entre os eventos, ou os eventos interagem para gerar probabilidades significativamente
diferentes, a administração avalia-os em conjunto.
Para Pinheiro (2005) a gestão do risco nas organizações possibilita aos administradores tratar com
eficácia as incertezas, bem como os riscos e as oportunidades a elas associadas, a fim de melhorar a
capacidade de gerar valor. Permite que a organização antiga os seus objectivos e evite os perigos e
surpresas de percurso, atingindo as metas de desempenho e lucratividade e evitando a perda de
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recursos. A gestão do risco nas empresas/organizações contribui para assegurar uma comunicação
eficaz e o cumprimento de leis e regulamentos, bem como evita a perda de reputação da organização e
as suas consequências nefastas.
Segundo Carvalho (2005) a quantidade total de riscos que uma organização está disposta a aceitar na
busca de sua missão orienta a alocação de recursos entre as unidades de negócios e as iniciativas,
levando em consideração os riscos e o plano da unidade para gerar o retorno desejado dos recursos
investidos. A administração considera esta quantidade no sentido de alinhar a sua organização, o seu
pessoal e os seus processos, e prepara a infra-estrutura necessária para responder e monitorizar riscos
com eficácia. Neste contexto segundo o mesmo autor as finalidades da gestão de risco nas organizações
são:
22
CAPÍTULO III
A DF Metais EI, e uma empresa em nome individual fundado no ano 1998 sedeada no bairro da
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Machava sede avenida Fanny Nphumo nº 838, com instalações própria registada na Autoridade
tributária da Matola, aos 10 de Setembro de 2000, sob responsabilidade de António Silvestre
Ndimande.
Chapas Galvanizadas: é aquela que passa por um processo de galvanização no qual recebe uma
blindagem com metais nobres, normalmente o zinco. Após esse procedimento a chapa aumenta sua
durabilidade e resistência e pode ter diferentes combinações de espessura, largura e peso, de acordo
com as necessidades do cliente e de onde ela será empregada. A quantidade de zinco recebida durante o
processo de galvanização irá determinar os aspectos da chapa e também sua capacidade de resistência.
As Chapas Galvanizadas podem ser aplicadas nos setores agrícolas, como na produção de silos e
equipamentos em geral, além da construção civil, onde pode ser aplicada na fabricação de telhas,
tapamentos e laterais.
A chapa galvanizada é até 20 vezes mais resistente que uma chapa de aço comum, o que faz com que
ela seja a opção para diferentes segmentos onde a durabilidade e resistência sejam fundamentais.
Chapas revestidas
O material usado para o revestimento é o que normalmente diferencia as chapas revestidas das
galvanizadas, que possuem revestimento em zinco. Os revestimentos podem ser utilizados com o
objetivo de melhorar a resistência do produto à corrosão, além de proporcionar um melhor aspecto
24
visual, com uma superfície decorativa, dependo da aplicação da chapa de aço. Conheça alguns tipos de
revestimentos:
•Pintura: usada principalmente para fins decorativos, a pintura pode ser aplicada no aço galvanizado e
possui grande aderência.
A venda nacional é feita por revendedores autorizados e credenciados, estando estes na dependência do
departamento Comercial. A coordenação é feita pelo Director Comercial, o qual, tendo em conta as
indicações da administração, transmite aos revendedores as considerações relativamente a cobranças
25
(tempo, valor ou descontos).
Este departamento de Produção assegura a produção para alimentação do mercado nacional, cuja
primeira preocupação é assegurar diariamente a satisfação das encomendas deixadas pelos
revendedores/clientes.
3.2.7. Comunicação
A comunicação na empresa é efectuada de várias maneiras, que vão desde o papel passando pelo
quadro de informações até à via electrónica.
A via electrónica é utilizada nas encomendas dos clientes e são introduzidas no sistema
informático, ficando assim disponíveis nos sectores da fábrica onde as mesmas são preparadas.
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3.2.8. Preço
Nesta actividade, bem como noutras, a política de preço é uma variável abstrata dado que tem em
consideração, factores como custo de produção, procura ou concorrência, que diferem de caso para
caso e de momento para momento. O preço do produto acabado é segurado pelo Estado moçambicano.
Após análise do enquadramento da empresa, podem-se considerar três áreas de maior risco de distorção
material que são: Meios financeiros líquidos; Produção e inventários; Vendas e dívidas a receber.
Os meios financeiros líquidos - são por natureza, muito vulneráveis, devido à sua facilidade de
utilização abusiva. Havendo necessidade de se averiguar esta área se os controlos são
suficientes para que possam impossibilitar a saída não autorizada deste activo, quer por erro,
quer por conluio.
Com base nos questionários de controlo interno efectuados e outras informações recolhidas na empresa
retiram-se as seguintes conclusões, acerca dos procedimentos de controlo interno instituídos na
empresa:
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3.3.1. Área Geral
A empresa em estudo possui um organigrama permitindo assim, que se saiba quais as funções e
responsabilidades que cada pessoa ocupa dentro da organização.
Para além disso, a empresa possui manual de procedimentos na área de produção e controlo de
qualidade o que facilita a organização no desempenho das actividades e cumprimento de todos os
procedimentos instituídos nestas áreas, verificando-se, também, que o mesmo está a ser aplicado e é do
profundo conhecimento de todos os funcionários que operam em cada uma das referidas áreas.
Portanto, são desenvolvidos planos para atingir as metas traçadas, os métodos são claros mas podem
ser diferentes de acordo com as disponibilidades da empresa.
A empresa possui segregação de funções em relação à área de produção, sem colocar de lado os
seguintes pontos fortes:
Realização de uma gestão constante e participativa por parte da administração, sendo que todas
as opções estratégicas e de liderança têm a sua aprovação.
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As políticas e procedimentos de transacções estão definidos e são cumpridos, essencialmente no que se
refere a margem, preços, autorizações. O sistema informático existente na empresa, não permite
efectuar transacções a pessoal não autorizado e, nem efectuar alterações ao sistema.
Os trabalhadores têm conhecimento e experiência para o desempenho das suas tarefas, pois beneficiam
de uma formação profissional por parte da entidade sempre que se justifique e haja disponibilidade.
A administração tem um plano estratégico para toda a organização, procurando identificar todos os
objectivos operacionais e de controlo. Promove a produção de produtos de qualidade e serviços
compatíveis com a sua missão, não desperdiçando recursos que por sua natureza, são cada vez mais
escassos, alcançando um ponto de equilíbrio entre as metas de crescimento e o retorno, essencialmente
na área dos investimentos.
As transacções seguem o ciclo normal utilizado pela empresa e são registadas em todas as fases do
processamento, ficando nos documentos de suporte para posterior conferência se necessário. As linhas
de comunicação são suficientes e abertas ao pessoal, clientes, fornecedores e outros stakeholders.
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3.3.5. Actividades de Controlo
Após análise dos questionários e informações recolhidas, foi possível extrair os principais aspectos,
conforme se apresenta nos pontos seguintes:
Todas as contas bancárias estão em nome da empresa, os cheques são assinados por duas
pessoas independentes e na presença dos respectivos documentos.
Os livros de cheques utilizados têm copias que permitem a conferência dos cheques emitidos.
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Nunca são assinados cheques em branco ou ao portador.
As reconciliações bancárias são feitas mensalmente e por pessoa diferente de quem assina os cheques
ou manuseia numerário.
Os itens que apareçam nas reconciliações por tempo anormal são objecto de adequada
investigação.
Para as compras que excedam determinadas quantias obtêm-se vários orçamentos e fazem-se
consultas públicas ao mercado;
Existência de relatórios escritos sobre as razões que levam a optar por um fornecedor em
detrimento de outro, nomeadamente na informação ao fornecedor preferido.
As facturas dos fornecedores são objecto de adequada conferência com base em todos os
documentos de suporte, notando-se a evidência da referida conferência.
31
descontos.
Existência de compras a entidades com as quais existem relações especiais, sendo praticados os
preços de mercado.
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Os inventários estão adequadamente ordenados, facilitando o manuseamento, contagens e
localização dos produtos. O registo dos inventários inclui preços e quantidades que são
comprovados periodicamente com as contagens de controlo. As diferenças entre os resultados
das contagens e os registos são adequadamente investigadas sendo os ajustamentos aos
resultados aprovados por empregado responsável.
A existência de uma política relativa à aprovação de compras para os activos fixos, embora
perante a actual conjuntura, a mesma seja nula.
A existência de ficheiro individual dos bens de acordo com o artº 51º do CIVA, e a conferência
dos valores constantes no respectivo ficheiro com os dados da contabilidade.
Fazem parte dos activos fixos tangíveis e intangíveis, apenas os que são propriedade da
empresa e contribuem para a obtenção de rendimentos da mesma.
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Não está definido o procedimento relativamente aos bens totalmente amortizados;
Anotação na ficha individual de cliente do montante de crédito máximo concedido para clientes
menos cumpridores.
As notas de encomenda dos clientes são sujeitas a aprovação pela direcção financeira antes de
serem satisfeitas.
Quem elabora as facturas apenas tem acesso às contas corrente dos clientes e não ao armazém
ou à expedição.
As quantias a expedir são também conferidas pelo distribuidor quando carrega a os produtos
acabados na viatura.
No entanto, anotamos que as imparidades para clientes de cobrança duvidosa são calculadas
atendendo à antiguidade dos saldos, mas de acordo com o critério fiscal e não ao seu valor real da
contingência estimada.
A empresa cumpre com todos os critérios estabelecidos no que respeita ao capital próprio e
investimentos.
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trabalhadores.
O cálculo dos salários é efectuado tendo em consideração o seu vencimento e horas extras.
Existência de uma boa segregação de funções entre quem processa, aprova e efectua o
pagamento dos salários.
3.5. Formas encontradas pela Empresa para monitorizar os riscos nas áreas mais relevantes
Além dos pontos fortes e fracos atrás referidos para as áreas consideradas de maior interesse para a
empresa, há ainda a salientar que, algumas políticas que de algum modo a empresa devia utilizar para,
A empresa tem implantado um sistema de controlo interno, o mesmo está a funcionar, mas
pode necessitar de algumas melhorias.
A empresa analisa os riscos das diferentes áreas e toma as suas opções de modo a monitora-los e
evitando riscos maiores.
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Meios financeiros líquidos:
A empresa privilegia a transferência bancária como meio de pagamento evitando alguns riscos.
Produção e inventários:
A empresa vai produzindo produtos de acordo com as necessidades dos clientes, mas não
descurando a concorrência.
O controlo dos inventários não é diário, devido aos motivos atrás expostos, mas é minimizado pelo
controlo mensal.
Vendas:
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38
4. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
4.1. Conclusão
Das hipóteses levantadas no trabalho, conclui-se que o controlo interno constitui uma eficiência da
vigilância e da protecção dos bens, para se saber o que se investe e o que se obtém de recursos, porque
um adequado SCI é de importância considerável para todas as organizações, pelas consequências
positivas que este possibilita, nomeadamente a salvaguarda de activos, eficácia e eficiência das
operações, cabendo a sua implementação à administração.
Neste contexto, as organizações devem fazer uma adequada gestão do risco empresarial, cabendo a
administração adoptar uma visão de portfólio, em relação a todos os riscos individuais, para determinar
se o seu perfil de risco residual é compatível com as quantidades de riscos incorridos. Todas as
organizações estão sujeitas a diferentes e variados riscos, quer internos, quer externos, e a empresa tem
de estar preparada para constantes adaptações.
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4.2 Recomendações
Não obstante, são oportunas as seguintes recomendações para melhoria de procedimentos de controlo
interno das áreas chaves de uma organização nomeadamente: Área Financeira; Compras de Bens e
Serviços e Dividas a Pagar; Produção e Inventários; Activos Tangíveis e Intangíveis; Vendas,
Prestações de Serviços e Dividas a Receber; Acréscimos, Diferimentos e Impostos Diferidos;
Imparidades, Provisões e Empréstimos Obtidos; Capital Próprio e Investimentos Financeiros e Custo
de Pessoal;
Os funcionários da tesouraria não devem ter acesso às contas correntes dos clientes;
Deve existir seguro contra risco de roubo para funcionários que manuseiam dinheiro;
Deve ser elaborado uma lista com valores recebidos por cheque.
Deve existir um plano integrado entre as compras e a produção não apenas um relacionamento;
Devem- se confrontar os registos contabilísticos com os saldos dos fornecedores com maior
regularidade;
Devem ser passadas à forma escrita as informações verbais existentes sobre a forma de efectuar
contagens;
Deve ser efectuado um seguro para os inventários por valores adequados e periodicamente
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actualizados;
Deve ser efectuada uma reavaliação dos activos de acordo com a sua vida útil esperada;
A depreciação dos activos deve ser efectuada de acordo com a sua vida útil esperada e de
preferência por duodécimos,
Deve ser feita uma inspecção periódica aos activos e confrontar os saldos recolhidos com os dos
ficheiros do imobilizado;
O cálculo das imparidades em dívidas a receber deve obedecer à situação real e não ao critério
fiscal;
Devem existir seguros para todas as áreas em que os bens sejam seguráveis;
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Que os valores éticos sejam acompanhados de orientação específica sobre o que está certo e
errado;
Não obstante, entendemos recomendar ainda que a empresa continue atenta aos vários riscos, a
fim de os monitorizar atempadamente evitando riscos maiores.
Nesta conformidade, recomenda-se que a empresa, registe todas as responsabilidades, que, à data
do balanço, sejam de ocorrência provável.
4.3. Sugestões
Á medida que novas situações ocorrem, deve saber agir prontamente e em conformidade, conseguindo
responder atempadamente, encontrando as soluções necessárias através de um controlo e monitoria
adequados.
Os sistemas de informação têm uma importância e utilidade acrescida na actualidade, por trazer
inúmeras vantagens para as empresas, mas também novos riscos e preocupações que não podem ser
descurados.
Como linhas de investigação futura, sugerimos o aprofundamento desta natureza de trabalhos, quer
através de uma maior extensão dos testes de controlo, quer mesmo de procedimentos substantivos,
completando, deste modo, o trabalho de auditoria.
Bibliografia
42
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GRESSLER, Levique. Introdução à Administração, 3ª Edição, Editora Atlas, São Paulo, 1999;
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SEVERINO, António Joaquim. Metodologia de Trabalho Cientifico. 23ª Edição, São Paulo,
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Anexos
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