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 As Paletas

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 PALETA A
FUNDAMENTAL

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Piscina
Em BPMN, o elemento chamado Piscina (Pool) serve para conter
atividades, subprocessos, sequências, eventos e qualquer outro elemento
que pertença a um determinado processo. Essencialmente, podemos
entender que uma Piscina BPMN é um repositório de processos – Não é
um repositório de organizações ou áreas dessas organizações. É possível
representar as áreas das organizações, entidades e participantes dos
processos dentro de uma piscina, porém, lembre-se que o objetivo é
representar o processo.

Raia
Uma Raia (Lane) em BPMN é uma divisão lógica e visual para
evidenciar a distribuição ou o fluxo dos trabalhos ao longo de um
processo. A utilização de Raias dentro de uma piscina tem o propósito de
tornar o processo mais “evidente” para quem o lê, porém, essa mesma
utilização de Raias, não possui capacidade de interferir na execução dos

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 processos automatizados com BPMS. Raias só podem existir dentro de
Piscinas.

BPMN não é uma notação posicional, onde ao mover uma atividade para
cima ou para baixo, para dentro ou para fora de uma Raia provocaríamos
uma alteração na execução do processo. Resumindo, Raia é um artificio
para a melhor compreensão de um processo por parte do leitor (pessoa).
Raias, muitas vezes, são utilizadas para ilustrar áreas de negócios,
diretorias, gerências e outras estruturas de um organograma. Nesta paleta
podemos utilizar deste artifício para fornecer uma visão abstrata, porém
abrangente dos processos de uma organização.
Um software de automatização de processos (BPMS) não considera (ao
menos não deveria) o posicionamento de atividades dentro das raias para
definir seus participantes. Para isso são utilizados outros atributos
internos do elemento (fora do escopo desse livro).
Piscinas e Raias são elementos básicos e utilizados em todas as paletas
aqui propostas, desde a criação de um diagrama até o refinamento de um
modelo.

Evento Inicial
Na paleta A utilizaremos apenas o evento de início “vazio”, “não
tipificado” ou apenas “simples”.
Um evento inicial vazio é mostrado na forma de um círculo com bordas
simples e nenhum outro símbolo em sua área interior. Essa tipificação

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simples do evento denota que o evento é o início padrão / comum do
processo.

Para o objetivo da paleta A, ou seja, fornecer elementos simples e

suficientemente significativos para uma representação simplificada de
processos, o uso exclusivo de evento inicial simples é mais que
suficiente.
Nesta paleta não trataremos das variações mais comuns nos eventos de
início, deixaremos esse tipo de refinamento para as paletas B e C.

Processo / Subprocesso
O elemento Processo, ou dependendo do nível de refinamento, chamado
também de subprocesso, é um importante aliado da compreensão de
processos em mais alto nível de abstração – menor nível de
detalhamento.

Este elemento é formado pelo tradicional retângulo de bordas

arredondadas que é utilizado para representar atividades e tarefas, mas
sua diferenciação é feita pelo sinal de mais (+) existente em seu interior.
Para o objetivo da paleta A, o uso deste elemento se dá na abstração de
atividades que compõem os processos, apresentando aos gestores e

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 executivos somente os “grandes passos” dos processos, ou seja, apresenta
o domínio de processos, mas sem detalhar no nível de atividades.

Fluxo de Sequência
Uma sequência em BPMN é um objeto de ligação / conexão entre
elementos da notação. Por parecer um simples direcionamento, por
muitas vezes é subestimado e mal utilizado.

A sequência em BPMN é muito mais que uma conexão entre elementos

na intenção de mostrar “caminhos” do processo. Uma sequência pode ser
entendida como uma “tubulação” por onde passa a informação (dados)
do processo. Além disso, uma sequência tem a capacidade de evidenciar
a “garantia de entrega” ou “sensibilização” para início do trabalho.
Ou seja, uma sequência evidencia a relação existente entre os elementos
do processo. Se os elementos estão unidos por uma sequência, devemos
assumir a garantia de entrega da informação e a sensibilização para início
do trabalho como verdades do processo. Veremos como aplicar essas
condições mais adiante.

Para alcançar e respeitar o objetivo desta paleta basta utilizar as

sequências para criar as “uniões” previstas ou entendidas nos processos,
afinal, estamos no nível mais abstrato e buscando representar processos
de forma sucinta e o mais simples possível.

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Atividade / Tarefa
Um processo diagramado é, basicamente, um conjunto de atividades,
eventos e condições que alcançam resultados.
Uma atividade é um agrupamento lógico de tarefas. O elemento
Atividade em BPMN é formado por um retângulo de bordas
arredondadas e, quando não é tipificado, possui sua área interna
completamente vazia. Veremos alguns tipos de atividades mais adiante
no livro.

Fazendo uma rápida hierarquização, podemos entender

Processo/Subprocesso como o elemento de mais alto nível (maior
abstração), seguido pela Atividade.
Uma atividade também pode ser utilizada para representar uma Tarefa,
que é o elemento de maior detalhamento sobre uma determinada ação
(menor abstração).

Para o objetivo desta paleta, devemos restringir o uso deste elemento ao

nível de atividades (quando muito), evitando assim, detalhar sequências
ou agrupamentos de tarefas.

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Desvio
Este talvez seja o elemento mais equivocadamente utilizado por boa
parcela dos profissionais que buscam diagramar um processo com
BPMN.
O Desvio (Gateway) não é um ponto onde fazemos uma pergunta ao
processo. É um ponto onde devemos receber as informações decorrentes
de uma decisão tomada anteriormente (provavelmente em uma atividade)
e/ou passar o fluxo do processo para os próximos eventos (sendo esta
última, uma forma de uso mais avançada e não prevista neste livro).

Chamar Desvio de “decisão” é um equívoco bastante perigoso, pois

conota uma ação que não existe. A decisão é prévia ou não existe,
portanto, ou já foi definido o caminho, ou deixaremos o prosseguimento
a cargo da ocorrência de eventos.
Na paleta A podemos utilizar o Desvio do tipo “exclusivo”, que é
representado por um losango vazio, ou um losango com um “X” em seu
interior. Esse “X” é a tentativa de evidenciar o operador lógico “OU
Exclusivo” – XOR.

Para ambas as representações, o mesmo comportamento é previsto: um

Desvio exclusivo direciona apenas para um caminho possível dentre
todas as sequências de saída nele conectadas.

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Neste elemento, o desvio para a sequência desejada é feito com base em
uma decisão anterior e nos dados que chegam ao desvio – resultantes da
tomada de decisão.

Grupo / Agrupamento
Um Grupo é um artifício utilizado para evidenciar um agrupamento de
elementos da BPMN, sendo representado graficamente por traços
separados e pontilhados no formato de um retângulo.

Na paleta A podemos pensar na utilização deste elemento como um meio

de reunir processos/subprocessos sob uma mesma perspectiva ou até para
representar a união dos trabalhos (processos) em nome da realização de
objetivos organizacionais.

Esse tipo de artifício é bastante útil quando precisamos evidenciar, por

exemplo, a união de esforços e criar uma relação dos processos com a
cadeia de valor.

Anotação
Este elemento é utilizado para, espantosamente, realizar anotações!
Obviedades a parte, a Anotação serve para destacar pontos onde é

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interessante manter registros visuais sobre alguma peculiaridade do
processo.
É importante evitar cair em tentação e tentar contextualizar cada
elemento do processo com uma anotação. Fazer isso, além de estar
errado, pois não é este o propósito de se criar “lembretes”, é também uma
péssima prática de clareza em modelagem.

Evento Final
Finalmente, o Evento Final...
Desculpe-me, mas foi irresistível fazer essa piada de graça duvidosa.
Mas, não se engane, pois o evento final não necessariamente representará
o fim do processo.

Se você já diagramou com alguma notação anteriormente, provavelmente

aprendeu que um processo deve ter um início e um fim. Essa é uma
grande mudança que BPMN traz, não só para a modelagem em si, mas
principalmente, para a forma como percebemos um processo, como ele
pode começar e quais as maneiras, momentos e resultados que este
processo é capaz de produzir. Um evento final é representado
graficamente pelo mesmo círculo que caracteriza o evento inicial, sendo
que agora possui as bordas duplas e preenchidas – fazendo aumentar a
espessura do círculo externo.

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Devemos entender o evento final como um evento responsável pela
“propagação de resultados” – seja ele qual for, sejam eles quantos forem.

Não há um número máximo de eventos finais possíveis em um processo,

mas devemos sempre verificar se cada evento final representa um
resultado diferente dos outros e se está devidamente evidenciando tal
resultado (escrevendo em cada evento final o resultado que é propagado).

Portanto, pense no seguinte. Com BPMN um processo pode ter tantos

eventos iniciais e finais, quantos forem verdade. Para o objetivo desta
paleta, devemos procurar representar os finais mais significativos dos
processos. Ou seja, se cada evento final é uma propagação de resultado
em nível de atividade, em nível de processo (mais abstrato), os resultados
podem ser o acúmulo de seus níveis inferiores. Essa é uma proposta, mas
nem sempre é possível fazer essa composição, necessitando assim, levar
para o nível mais alto os vários eventos finais.

Lembre-se de que o objetivo da paleta A é ser óbvia, simples e

rapidamente compreensível por qualquer ser humano minimamente
pensante.

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EXERCÍCIO I

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 DIAGRAMAÇÃO INICIAL
Objetivo deste exercício
Ajudar o leitor a dar o seu primeiro passo para a realização prática da
modelagem da verdade usando apenas a Paleta A.

Como fazer este exercício

1. Leia o “descritivo organizacional que contextualiza a

organização, suas estratégias, metas e processos;
2. Abra sua ferramenta de modelagem de processos com BPMN
(qualquer uma serve);
3. Faça a diagramação do que está detalhado textualmente;
4. Consulte a paleta A para tirar eventuais dúvidas sobre os
elementos sugeridos;

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A seguir você conhecerá uma empresa fictícia chamada GC Construtora.
Esta empresa foi criada para ser utilizada nos exercícios do livro e, para
facilitar a didática pensada, possui uma estrutura bastante enxuta e
simplificada, mas minimamente suficiente para aplicação dos conceitos e
técnicas aqui apresentados. Se em uma empresa tão simples e enxuta
quanto a GC Construtora nós conseguimos aplicar o que é proposto neste
livro e obter tantos ganhos, quantos ganhos seremos capazes de promover
em uma organização mais complexa e robusta? Ao fazer os exercícios,
lembre-se disso.

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 Descritivo Organizacional
A GC Construtora é uma empresa que vende serviços de projetos e
contrução de empreendimento imobiliários para clientes de alta renda na
região de Sorocaba. Eles celebram tanto contratos de exclusividade
(make to order) quanto lançam produtos no mercado (make to stock).

Objetivos Executivos
• Aumentar a oferta de produtos diferenciados e exclusivos.
• Minimizar os custos da cadeia produtiva
• Aumentar o Market Share na venda de apartamentos de alto
padrão.

Fatores Chave de Sucesso

• Reduzir o portfólio de fornecedores e estabelecer parcerias
estratégicas.
• Reduzir o tempo desde a concepção até entrega dos produtos
• Reduzir quantidade de produtos em estoque
• Aumentar o número de itens personalizados por produto
• Reduzir o custo total de com matérias-primas.

Estratégias
• Desenvolver Parcerias com Fornecedores
• Aumentar a venda de produtos exclusivos.
• Desenvolver condomínios para famílias sensíveis ao apelo da
Sustentabilidade.
• Desenvolver campanha direcionada para as camadas A e B.

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Metas (para o próximo ano):
• Lançar 6 novos Produtos
• Reduzir em 25% o Opex *
• Vender 200 novas unidades

* Opex (Operational Expenditure)

Podemos simplificar o entendimento deste termo para “gastos realizados
na manutenção do negócio, tais como insumos de escritório, despesas
com aluguel de espaços, folha de pagamento etc.”.

Para a criação dos produtos, os seguintes passos são necessários:

1. Aquisição de terreno. (dependendo do projeto)
2. Desenvolver os vários projetos.
3. Percorrer os marcos legais.
4. Contratar serviços essenciais iniciais.
5. Contratar Mão de Obra.
6. Adquirir Matérias-Primas
7. Executar obras.
8. Formalidades Legais para vendas.

Para a venda dos produtos, os seguintes passos são necessários:

1. Receber os pedidos
2. Cobrar dos compradores
3. Entregar das chaves.

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As áreas responsáveis pela realização dos passos descritos acima, são:
1. Financeiro
a. Fornecedores (Pagamento)
b. Clientes (Recebimento)

2. Engenharia
a. Projetos
b. Acompanhamento da Execução.
c. Manutenção de Estoque de Produtos.
3. Marketing
a. Vendas
b. Novos Produtos (Concepção e Lançamento)

Este é o organograma vigente na GC Construtora:

Percepção de Problemas
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 A GC Construtora está vivenciando uma série de problemas e em uma
primeira reunião, foram identificadas dificuldades no lançamento de
produtos atraentes ao mercado, sendo a lentidão nas fases de concepção,
prototipação, aprovação, construção e entrega uma das causas já
percebidas. Além disso, a GC Construtora identifica outros
complicadores, tais como:

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 1. Grandes dificuldades no pagamento de fornecedores;
2. Manutenção do estoque sem comunicação com as vendas
realizadas gerando transtornos ao cliente.
3. A cobrança dos clientes encontra dificuldades na gestão dos
pagamentos realizados e pendentes;
4. Não há um efetivo controle das entregas dos produtos e se os
prazos acordados foram respeitados.

Prática
Após ter realizado a leitura do descritivo organizacional, você
entendeu o mínimo necessário sobre a GC Construtora. Com as
informações apresentadas anteriormente, e que serão reutilizadas em
outros exercícios, seu primeiro e mais simples trabalho é:

1- Criar um diagrama em BPMN contendo os processos principais

da GC Construtora e utilizando apenas os elementos da Paleta A;
2- Evidenciar no diagrama o organograma da empresa;
3- Salvar o diagrama criado, pois continuaremos sua evolução nos
próximos exercícios.

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